RÈGLEMENT RELATIF A L UTILISATION DES SALLES DES FÊTES ET POLYVALENTE

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1 Conseil municipal du 30 juin 2010 RÈGLEMENT RELATIF A L UTILISATION DES SALLES DES FÊTES ET POLYVALENTE Délibération Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, Considérant qu il y a lieu de mettre à jour le règlement d utilisation des salles des Fêtes et polyvalente lequel n a pas été modifié depuis le 4 avril 2005, Vu l avis favorable de la municipalité en date du vendredi 18 juin 2010, Vu l'avis favorable de la commission des finances en date du mercredi 23 juin 2010, Entendu Monsieur le Maire, Le Conseil municipal après avoir délibéré Fixe ainsi le nouveau règlement d utilisation des salles des Fêtes et polyvalente : Préambule Ce présent règlement s applique aux associations, régies, syndics de propriété, associations de lotissement, entreprises et particuliers. Article 1 - Les salles et leur capacité d accueil Salle des Fêtes : 300 personnes debout personnes assises. Salle polyvalente : 200 personnes debout personnes assises. La salle polyvalente peut se diviser en deux espaces d accueil : le «Petit Côté» pour 40 personnes et le «Grand Côté» pour 70 personnes. Article 2 - Les utilisateurs sont par ordre de priorité La commune. Les associations chasselandes (l ordre de priorité tient compte de l inscription au calendrier des Fêtes annuel, établi en octobre et novembre de l année qui précède), utilisation limitée à deux week-ends par an pour l ensemble des salles, sauf dérogation spéciale accordée par Monsieur le Maire. Les administrés majeurs de la commune, utilisation limitée à deux week-ends par an pour l ensemble des salles. Les formations politiques constituant le Conseil municipal dans la limite d une fois par mois pour l organisation de réunions privées. Les élus et les employés communaux présents depuis plus de 6 mois, utilisation limitée à deux week-ends par an pour l ensemble des salles. Les entreprises chasselandes, utilisation limitée à deux week-ends par an pour l ensemble des salles. Les partis politiques pendant la durée des campagnes électorales (article L du Code Général des Collectivités Territoriales). Les régies, les syndics de propriété et les associations de lotissement pour les assemblées générales.

2 En fonction des disponibilités, les associations, les entreprises et les particuliers extérieurs à la commune. Article 3 - Les activités Manifestations autorisées : réunions ou manifestations publiques et privées, spectacles, bals et banquets. Manifestation interdites : tout spectacle indécent et toute manifestation qui risqueraient de porter atteinte à la tranquillité et à la sécurité publique seront interdits sur décision motivée de Monsieur le Maire. Les activités exclusivement commerciales sont prohibées. Article 4 - Conditions d utilisation 1- Les réservations Les demandes de réservations des salles doivent faire l objet d une demande écrite à l attention de Monsieur le Maire pour tous les utilisateurs excepté les associations chasselandes. Une réponse est adressée par courrier dans les plus brefs délais et les futurs utilisateurs sont invités à prendre attache auprès du coordinateur municipal des manifestations et des demandes associatives qui gère la location et la mise à disposition des salles et du matériel. Pour les associations chasselandes, elles devront prendre attache directement avec le coordinateur municipal des manifestations et des demandes associatives dans les conditions précisées ci-après. Les salles sont fermées tout le mois d août et les jours fériés, excepté les 8 Mai et 11 Novembre en raison des cérémonies commémoratives (réservés à la commune). 2- Disposent des salles des Fêtes et polyvalente dans les conditions suivantes : Les associations chasselandes (sauf associations de lotissement) Mise à disposition gratuite du lundi au vendredi. Location le samedi et le dimanche. La réservation (en semaine ou le week end) s effectue auprès du coordinateur municipal des manifestations et des demandes associatives o en remplissant un imprimé de demande de réservation de salle au plus tard 3 semaines avant la date retenue o en joignant une attestation d assurance Responsabilité civile et un chèque de caution de 300 euros à l ordre du Trésor public (sauf si l attestation d assurance Responsabilité civile et le chèque de caution ont été remis à la municipalité au moment du dépôt de dossier annuel de demande de subvention dans l année civile qui précède ou en début d année civile de l année en cours). La location doit faire l objet d une convention d utilisation des salles (qui comprend les conditions du présent règlement et les consignes de sécurité à respecter) signée par un des responsables de l association. Les administrés majeurs chasselands Location uniquement le samedi et le dimanche. et les consignes de sécurité à respecter), joindre une attestation d assurance Responsabilité civile, un chèque de caution de 600 euros et un justificatif de domicile. Le nom du réservataire doit être celui figurant sur l attestation d assurance Responsabilité civile et sur le chèque de caution. En cas de fraude ou d abus pour une réservation d un extérieur en lieu et place d un Chasseland, ce dernier se verra facturer la réservation au tarif d une personne extérieure à la commune et ne pourra plus réserver de salles municipales.

3 Les élus et les employés communaux présents depuis plus de 6 mois Location uniquement le samedi et le dimanche. et les consignes de sécurité à respecter) et joindre une attestation d assurance Responsabilité civile et un chèque de caution de 600 euros. Les entreprises de la commune Location uniquement le samedi et le dimanche, sauf dérogation de Monsieur le Maire pour un jour de semaine selon l événement. et les consignes de sécurité à respecter), joindre une attestation d assurance Responsabilité civile, un chèque de caution de 600 euros et un justificatif de domicile. Les régies, les syndics de propriété et les associations de lotissement Mise à disposition gratuite du lundi au vendredi. Pas de réservation possible le samedi et le dimanche. La réservation s effectue auprès du coordinateur municipal des manifestations et des demandes associatives après réception du courrier d acceptation signé de Monsieur le Maire ou de son représentant o en remplissant un imprimé de demande de réservation de salle au plus tard 3 semaines avant la date retenue, o en joignant une attestation d assurance Responsabilité civile. Les entreprises, les associations extérieures et les personnes physiques extérieures à la commune Location uniquement le samedi ou le dimanche pour les particuliers extérieurs. Location uniquement le samedi ou le dimanche pour les entreprises et les associations extérieures, sauf dérogation de Monsieur le Maire pour un jour de semaine selon l événement. Après étude de la demande, le Maire ou son représentant adressera une autorisation écrite et individuelle à et les consignes de sécurité à respecter), un chèque de caution de 600 euros et joindre une attestation d assurance Responsabilité civile. 3- L utilisateur s engage à : Respecter la convention d utilisation des salles et la réglementation concernant la sécurité affichée dans les salles et jointe à la dite convention. Utiliser les locaux et le matériel mis à disposition conformément à leur destination. La livraison du matériel est fournie selon l ordre d arrivée des dossiers de réservation auprès du coordinateur municipal des manifestations et des demandes associatives : certaines demandes ne pourront être garanties et ce en raison de la simultanéité de plusieurs manifestations. Prendre les dispositions nécessaires pour que la manifestation se déroule dans le respect des règles sanitaires en vigueur. Prévenir les bruits émanant de la manifestation afin qu ils ne troublent pas le voisinage. Respecter les horaires.

4 Rendre la salle en état (avoir rangé la salle, nettoyé et rangé les tables et le matériel de cuisine, balayé la salle, nettoyé les carrelages au sol de la cuisine, des sanitaires et du hall d entrée de la salle des Fêtes, sorti les poubelles et nettoyé a minima les sanitaires). Annuler la réservation au plus tôt en cas de désistement, une semaine préalablement à l organisation de la réunion ou de la manifestation, auquel cas il se verra reverser l intégralité de sa réservation ainsi que du chèque de caution. Dans le cas contraire et sauf exception liée à un événement majeur, accidentel et indépendant de sa volonté, la réservation lui sera facturée ou lui sera retenue sur le chèque de caution. En cas d abus et de non respect des dispositions ci-dessus, l utilisateur sera tenu personnellement et pécuniairement responsable de toute dégradation résultant de l occupation des locaux ainsi que de toute perte ou détérioration de matériel. Il pourra se voir refuser une nouvelle demande de réservation des salles. 4- Horaires d utilisation des salles Du lundi au vendredi : 8 h 30 à 22 h 30, sauf dérogation de Monsieur le Maire. Le samedi : 8 h 30 à 3 h 30, sauf dérogation de Monsieur le Maire. Le bruit excessif doit cesser à 2 heures. En tenant compte du rangement, la limite de fermeture de la salle est fixée à 3 h 30. Le dimanche : 9 à 20 heures, sauf dérogation du Maire. Le bruit excessif doit cesser à 19 heures. En tenant compte du rangement, la limite de fermeture de la salle est fixée à 20 heures. 5- Remise des clefs, état des lieux, livraison du matériel et astreintes En semaine, du lundi au vendredi, la remise des clefs s effectue le jour de la réservation à l hôtel de ville entre 8 et 12 heures et entre 13 et 17 heures. Pour les réservations du samedi ou du dimanche, la remise des clés s effectue lors des états des lieux. Pour l utilisation des salles le samedi, l état des lieux entrant a lieu à 9 heures et l état des lieux sortant à 7 heures, le lendemain, soit le dimanche matin. Pour l utilisation des salles le dimanche, l état des lieux entrant a lieu à 9 heures. L état des lieux sortant fait l objet d un rendezvous fixé avec un agent municipal. Au cours de ces états des lieux, il est procédé au constat de l état des salles et à l inventaire du matériel emprunté. En cas de problème technique lors de l utilisation des salles, un numéro d appel est affiché dans les salles et sur le présent règlement (tél. Astreinte technique municipale : ). 6- Dispositions diverses Des contrôles de bruit pourront être effectués à tout moment. Des représentants des forces de l ordre sont susceptibles d intervenir dans les salles. Il est rigoureusement interdit de fumer dans l enceinte des salles communales. Ne seront admises que les personnes correctement vêtues. L accès des salles est interdit à tous les animaux même tenus en laisse (sauf si la manifestation inclut des animaux et qu elle a reçu préalablement l accord exceptionnel du Maire ou de son représentant). Article 5 - Utilisations particulières L utilisateur qui souhaite installer une buvette doit faire la demande d autorisation de débit de boisson (licences 1 et 2) auprès du service des Affaires générales de l hôtel de ville. Article 6 - Assurance L utilisateur doit justifier d une assurance couvrant les risques d accidents susceptibles d engager sa responsabilité civile. Article 7 - Tarifs d utilisation des salles

5 Les tarifs des salles des Fêtes et polyvalente sont définis par délibération du Conseil municipal. Article 8 - Caution L utilisation des salles des Fêtes et polyvalente et du matériel est subordonnée au versement d une caution fixée par délibération du Conseil municipal. Cette caution sera versée par chèque bancaire ou postal à l ordre du Trésor public, lors de la signature de la convention d utilisation des salles (cf article 4 du présent règlement). Les régies, syndics de propriété et associations de lotissement ne sont pas soumis à la caution. Elle ne sera restituée qu après l état des lieux sortant et la vérification du matériel. Article 9 - Annulation L annulation de la réservation est confirmée par courrier à l attention de Monsieur le Maire. Article 10 - Divers Un exemplaire du présent règlement sera affiché d une manière permanente dans les halls d entrée des salles communales, sur le site Web de la commune et à l hôtel de ville.

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