PROCÉDURE SYSTÈME CHARLEMAGNE

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1 DESCRIPTION DE LA PROCÉDURE TITRE DE LA PROCÉDURE CONTEXTE BUT INFORMATION REQUISE UTILISATEURS LIENS AVEC D AUTRES PROCESSUS OU PROCÉDURES Numériser les pièces justificatives. Cette activité permet aux utilisateurs du Ministère de numériser les pièces justificatives à transmettre à celui-ci, habituellement après avoir reçu une requête à l Agenda. L information à numériser peut être sur papier ou dans des fichiers informatiques. Transmettre des documents appuyant une demande de servicefaite au Ministère (par exemple, une opération hors normes sur un résultat) ou pour répondre à une requête de contrôle d une déclaration. Document papier lisible et clair. Organismes scolaires Accéder à Charlemagne Internet et utiliser ses fonctionnalités. Gérer les tâches à l Agenda (Internet). ACTIVITÉS PRÉALABLES ÉTAPES 1. CONSULTER les informations générales de numérisation. 2. PRÉPARER la numérisation d un document papier. 3. NUMÉRISER un document papier. 4. PRÉPARER la numérisation d un document texte informatique avec les outils Windows. 5. NUMÉRISER par télécopieur. 6. CONSERVER l original du document numérisé. Version 1.2 du 11 octobre 2011 Page 1 de 9 RL100209

2 ACTIVITÉS PAR ÉTAPES 1. CONSULTER les informations générales de numérisation. Normes de numérisation Afin d assurer la durabilité et la qualité des documents numérisés vis-à-vis des traitements informatiques, il a été nécessaire d établir les caractéristiques technologiques minimales requises pour la numérisation, car l information perdue lors de la numérisation ne peut pas être retrouvée par un traitement de l image, quel qu il soit. L objectif essentiel est de pouvoir à la fois travailler sur le document numérique et conserver une image la plus fidèle possible. Normes de gestion documentaire Chaque document ou pièce justificative (contenant une ou plusieurs pages) doit être numérisé distinctement, à savoir un document par fichier informatique. Cette façon de faire permet de définir chaque pièce individuellement au registre des documents numérisés afin d en faciliter la gestion lors de leur réception de même que la recherche ultérieure. Autrement dit, il ne faut pas créer un document qui contiendrait plusieurs pièces pour un même élève ou un même besoin. À titre d exemple, un bulletin de 4 pages doit être numérisé dans un seul et même fichier de format TIFF. Nombre de nuances Il est recommandé d acquérir les images avec un maximum de 256 couleurs ou niveaux de gris. Résolution Pour obtenir une résolution graphique de qualité, les images devraient être balayées/stockées à une résolution de 300 ppp en noir et blanc. Ce balayage permet de réduire le volume des fichiers tout en maintenant une bonne qualité d image. Sauvegarde des images Le format qui est demandé est le «TIFF», car il supporte les niveaux de gris et la couleur, le mode multipage (ne produit qu un seul fichier physique) ainsi que la compression sans perte d informations. Les types de compression pour le format «TIFF» sont «LZW», «Packbits», «groupe-iii» et «groupe-iv». Contrairement aux autres, le mode de compression «groupe-iii» ne supporte que les niveaux de gris. Cette restriction favorise l allégement du poids de l image. C est pourquoi ce mode est fortement recommandé pour les documents monochromes (noir et blanc). Il est utilisé pour la transmission via télécopieurs.1 Taille des fichiers Le système ministériel (Papyrus), qui est utilisé pour l archivage des documents, permet des fichiers d une taille maximale de 2 megaoctets chacun (2 mégapixels ou kilo-octets). Résumé des caractéristiques technologiques requises pour la numérisation : Nuances : maximum de 256 couleurs ou niveaux de gris Résolution : 300 ppp (ppp : pixels par pouce, ou dpi) Format d image : TIFF Compression : groupe III, groupe IV, JBIG, LZW, Packbits Dimension : maximum de 2 mégaoctets si le document doit être conservé par le Ministère. 1 SERVICE DU CADRE DE DÉVELOPPEMENT ET DES OUTILS COMMUNS, DOCUMENTS NUMÉRISÉS, P380S - NORME DE NUMÉRISATION Version 1.1 du 15 avril 2009 Page 2 de 9

3 2. PRÉPARER la numérisation d un document papier. Les numériseurs sont généralement fournis avec leur propre logiciel. SUIVRE les instructions du fabricant pour adapter le fonctionnement aux exigences du Ministère. Les paramètres exigés par le Ministère sont supportés par tous les numériseurs connus. En l absence d un logiciel qui accompagne le numériseur, le logiciel «Imaging» contenu dans la Suite Office à partir de la version 2003 peut aussi convenir et permettre de numériser des documents sous le format «TIFF». Selon les configurations différentes qu il peut y avoir sur chacun des postes, le menu pour accéder au logiciel «Imaging» n est pas toujours visible. Si tel est le cas, voici une méthode simple pour aller chercher le programme en question, qui se nomme «MSPSCAN.EXE», en question et pour l utiliser FAIRE un clic de droite sur le menu «Démarrer» 2.2. CLIQUER «Rechercher» SAISIR MSPSCAN.EXE dans la fenêtre de recherche et faire «Retour». Version 1.1 du 15 avril 2009 Page 3 de 9

4 2.4. RECHERCHER le fichier désiré, faire un clic de droite dessus et choisir «Créer un raccourci» CLIQUER «Oui» sur ce message. L icône se trouve maintenant sur le bureau CLIQUER sur ce raccourci CLIQUER sur «Option du préréglage» CHOISIR «Créer un préréglage». Version 1.1 du 15 avril 2009 Page 4 de 9

5 2.9. DONNER un nom à ce préréglage et cliquer sur «OK». (Dans notre exemple, le nom est «charlemagne1».) NE PAS COCHER l option «Enregistrer chaque page comme un document séparé» dans l onglet «Page». Version 1.1 du 15 avril 2009 Page 5 de 9

6 2.11. SÉLECTIONNER l onglet «Sortie» et indiquer le répertoire dans lequel les images doivent être déposées. Il est possible de choisir trois types d appellation du fichier, selon ce qui convient le mieux. La numérotation automatique permet d incrémenter automatiquement un compteur à la fin du nom du fichier, et ainsi d éviter d écraser les fichiers précédents REVENIR au premier onglet et cliquer sur «Paramètres avancés». Version 1.1 du 15 avril 2009 Page 6 de 9

7 2.13. SÉLECTIONNER le format «TIFF» et la compression sans perte et CLIQUER sur «OK». À la fin de cette opération, de retour à la fenêtre de départ, la configuration «charlemagne1» devrait y être présente. 3. NUMÉRISER un document papier SÉLECTIONNER la configuration précédemment créée CLIQUER sur le bouton «Scanneur» 3.3. SÉLECTIONNER le numériseur disponible; le document est prêt à être numérisé. Version 1.1 du 15 avril 2009 Page 7 de 9

8 4. PRÉPARER la numérisation d un document texte informatique avec les outils Windows VÉRIFIER si l ordinateur contient la Suite Office 2003 ou une version ultérieure. L exemple est produit avec le système d exploitation de Windows XP Vérifier si «Microsoft Office Document Image Writer» est déjà présent dans les choix d imprimantes OUVRIR le fichier à convertir, quel que soit son format d origine CLIQUER sur «Imprimer» dans le menu «Fichier» de votre logiciel SÉLECTIONNER l imprimante «Microsoft Office Document Image Writer» CLIQUER sur «Propriétés» CLIQUER sur l onglet du centre «Paramètres avancés». Version 1.1 du 15 avril 2009 Page 8 de 9

9 4.8. CLIQUER sur l option «TIFF Télécopie monochrome» SÉLECTIONNER la résolution «300 PPP» CLIQUER sur «OK» Cliquer sur «OK» dans la fenêtre d impression; Windows propose alors de choisir l emplacement où déposer le fichier «TIFF» Cliquer sur «Enregistrer». Le document va être converti en format «TIFF» sous forme de copie. À la fin de cette opération, l éditeur de fichier «TIFF» va s ouvrir avec le document converti pour vérifier le résultat. Par défaut, le fichier «TIFF» est en mode multipage et ne produit donc qu un seul fichier physique. Avec cette méthode, il est possible de convertir différentes sources bureautiques en format TIFF multipage telles que : Format Word (.doc) Format Excel (.xls) Format «PDF» (.pdf) Format «JPEG» (.jpeg). 5. NUMÉRISER par télécopieur. Une méthode commune de numérisation d un document est la télécopie. Le télécopieur transmet toujours un document sous format «TIFF» compressé et le Ministère possède l équipement pour sauvegarder ce document directement. Cette méthode est cependant fortement déconseillée, car elle implique beaucoup de manipulations, demande des délais importants et comporte un risque d erreur élevé. Il est suggéré de ne l utiliser qu en dernier recours S ASSURER d avoir accès à un ordinateur muni d un modem branché à une ligne téléphonique et de pouvoir UTILISER un logiciel de réception de télécopie EXPÉDIER un document par télécopieur à un ordinateur du même groupe. Cet ordinateur enregistrera le document numérisé dans un répertoire, selon les spécifications fournies, où il sera facilement récupérable Pour EXPÉDIER un document au Ministère, communiquer avec le Ministère afin de connaître le numéro à composer et la procédure à utiliser. 6. CONSERVER l original du document numérisé. Un document papier qui a été numérisé garde la même valeur et demeure aussi précieux qu il l était avant la numérisation. Il doit donc être traité de la même façon qu avant sa numérisation et l organisme scolaire doit le conserver au dossier physique de l élève; il doit demeurer accessible pour des vérifications sur place, notamment par des vérificateurs externes. Version 1.1 du 15 avril 2009 Page 9 de 9

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