Accompagnement & Suivi dans la mise en place d une Démarche d Amélioration Continue de la Qualité simple et efficiente

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1 Atelier-Ressources KalitExpert Accompagnement & Suivi dans la mise en place d une Démarche d Amélioration Continue de la Qualité simple et efficiente La Démarche Qualité VOTRE CONTACT COMMERCIAL Antoine LEAU aleau@atelier-ressources.fr VOTRE CONTACT QUALITE Coralie POULET cpoulet@atelier-ressources.fr

2 ... 2 Le Logiciel KalitExpert... 3 Le référentiel Ehpad Les objectifs de l accompagnement La Qualité Vos attentes... 6 Des résultats de vos dernières évaluations... 6 à la conduite de votre prochaine Evaluation Interne Notre accompagnement Nos outils et méthodes Déroulement de l intervention... 8 Etape 1 : premier état des lieux... 8 Etape 2 : analyse documentaire et synthèse... 8 Etape 3 : Harmonisation du PACQ... 9 Vers votre prochaine évaluation interne Les points obligatoires Conditions tarifaires Tableau récapitulatif des prestations et coûts Page 1 sur 12

3 Atelier ressources crée et développe des outils pour les établissements sanitaires et médico-sociaux. Dans un contexte contraint, nous vous aidons à créer de la valeur ajoutée à votre structure en accompagnant vos équipes sur une démarche qualité globale et efficiente. Les résultats généralement constatés permettent aux équipes de se concentrer sur leur cœur de métier tout en assurant la cohésion de l ensemble autour des valeurs, projets et objectifs communs. Nos axes : - Démarche qualité, bienveillance & efficience - Valeurs, fondements, stratégies et projets - Restauration, textures modifiées et manger mains Page 2 sur 12

4 Le Logiciel KalitExpert La solution complète KalitExpert offre un panel d applications qui permet de structurer l ensemble de votre démarche Qualité et de gestion des risques VOTRE DEMARCHE QUALITE & GESTION DES RISQUES 1. MESURER, ANALYSER Constater de manière objective vos risques et la qualité de vos activités, de vos prestations et des pratiques professionnelles Restituer les constats, les actions et les engagements auprès des autorités 2. PRIORISER, ORGANISER Prioriser vos actions et impliquer les acteurs dans la démarche d amélioration continue LES FONCTIONNALITES & SOLUTIONS DE KalitExpert EVALUATION Conduire de façon autonome vos évaluations internes précises et conformes aux exigences réglementaires et aux RBPP de l ANESM Créer, modéliser et personnaliser vos rapports ENQUETE Créer vos enquêtes de satisfaction à partir de modèles : usagers, familles, salariés Saisir vos questionnaires, Analyser et Editer vos résultats en quelques clics DOCUMENT UNIQUE Mesurer, Analyser vos risques professionnels : soins, hébergements, restauration, administration Réaliser, Editer votre Document Unique de Prévention et de Gestion des Risques Les + KalitExpert : Visualiser en direct et sous forme graphique vos atouts et vos points d efforts Comparer vos résultats dans le temps Personnaliser et adapter vos référentiels à votre structure : EHPAD, Logement Foyer, SSIAD, SAD AMELIORATION Intégrer facilement les actions en cours, les préconisations et recommandations de vos évaluations déjà réalisées Créer, fusionner, modifier autant d actions que vous voulez Prioriser vos actions dans le temps et les associés par groupe de travail 3. METTRE EN ŒUVRE, SUIVRE S engager dans la mise en œuvre d un programme actions d amélioration continue dans le temps 4. TRACER, CLASSER Mettre en place un système documentaire souple, simple et adapté à mes besoins AGENDA FICHE ACTION BIBLIOTHEQUE Gérer dans le temps votre programme d amélioration Visualiser et suivre les progrès de votre structure dans le temps Responsabiliser vos équipes dans la gestion et le suivi des actions Associer vos actions d amélioration à des acteurs ciblés Paramétrer vos actions pour les rendre plus opérationnelles : objectifs, étapes, résultats, indicateurs Mesurer l état d avancement pour chaque action, acteurs ou groupes de travail Centraliser vos documents relatifs à votre démarche Qualité, à la gestion et la prévention des risques : outils loi , procédures, protocoles. Créer votre propre bibliothèque Qualité pour retrouver aisément tous vos documents Bénéficier d outils intégrés : modèle de projets, procédures, protocoles, textes réglementaires, guides pratiques Page 3 sur 12

5 Le référentiel Ehpad Fruit d un travail collaboratif de plusieurs mois avec un grand nombre d'experts et professionnels du secteur médico-social, le référentiel KalitEhpad intègre à la fois les pratiques des professionnelles au sein des EHPAD, les exigences réglementaires, le référentiel Angélique, mais également les recommandations éditées par l ANESM. L architecture de ce référentiel se décompose sur trois niveaux : chapitres (8), critères (56) et items (516). Chaque chapitre reprend les domaines d activité d un Ehpad. Les critères caractérisent concrètement chaque chapitre, ils renvoient aux domaines clés de l activité et permettent de mettre en évidence la politique d accompagnement proposée par l établissement. Les items mettent en évidence les pratiques professionnelles recommandées, souhaitées pour chaque domaine d activité. Le référentiel est découpé en 8 chapitres thématiques : 1. L accueil de la personne dans le respect de ses droits 2. Le droit et la participation des usagers, la personnalisation des prestations. 3. La politique d amélioration continue de la qualité, la gestion des risques et le positionnement éthique 4. Le projet d établissement 5. L organisation de l établissement 6. Prestations hôtelières et logistiques 7. L établissement dans son environnement 8. L autonomie, l accompagnement et les soins. Page 4 sur 12

6 1- Les objectifs de l accompagnement Donner du sens à la démarche d amélioration continue de la qualité Permettre aux collaborateurs d accéder à des outils, méthodes et processus simples Etre guidé et accompagné dans l ensemble de la démarche Disposer d une base documentaire et d une veille sectorielle complètes et mises à jour Disposer de tutoriels et de vidéos rappelant les fondamentaux de l outil Simplifier l ensemble et autonomiser les acteurs, grâce à des étapes intermédiaires et un découpage méthodique du Programme d Amélioration Continue de la Qualité Intégrer les objectifs de la convention tripartite, ceux des projets de vie, de soin etc, mais également les résultats issus des évaluations périodiques. Maitriser, à terme, la démarche et construire son propre référentiel Bénéficier d un accompagnement personnalisé Accéder à des offres de formation, à des prix spéciaux, pour les abonnés Disposer des services de qualiticiens et de conseils de professionnels Etre rassuré quant à la conformité de son établissement et déléguer la mise à jour de la base documentaire Page 5 sur 12

7 2- La Qualité «C est la capacité d un établissement, d un service, de répondre aux attentes, besoins et droits, implicites et/ou explicites des personnes accueillies, de leur entourage, mais également des équipes à leur service quotidiennement. La Qualité est un enjeu stratégique et opérationnel découlant de la déclinaison des valeurs qui vous fondent à agir.» 3- Vos attentes La période qui s ouvre devant vous vous permet aujourd hui de vous recentrer sur certaines priorités en matière de Qualité. Afin de clarifier les étapes de votre Démarche Qualité, KalitExpert et Atelier Ressources mutualisent leurs domaines d expertise pour vous proposer un accompagnement personnalisé, qui prend en considération le rythme de votre établissement et de vos équipes et qui vous fixe des repères temporels et techniques tout au long de sa mise en œuvre. Des résultats de vos dernières évaluations Croiser les résultats des évaluations avec les objectifs de la Convention Tripartite, des projets de services, des projets individualisés et de soins, Donner du sens et simplifier la Démarche d Amélioration Continue de la Qualité, Respecter les attentes, besoins et droits des résidents et leurs libertés fondamentales, Mettre en conformité votre établissement, Développer la culture qualité et rendre les professionnels acteurs et autonomes, S approprier les recommandations de bonnes pratiques professionnelles (RBPP) et réglementations en vigueur, Pérenniser la Démarche d Amélioration Continue de la Qualité à la conduite de votre prochaine Evaluation Interne Page 6 sur 12

8 4- Notre accompagnement Atelier Ressources et KalitExpert mettent une équipe de Qualiticiens et Professionnels du secteur médico-social à votre service (par téléphone, par vidéoconférence ou sur place) Notre équipe ne conçoit pas les documents à votre place mais vous accompagne et vous guide dans la réalisation de vos missions relatives à la Démarche Qualité, afin de : Décliner vos objectifs stratégiques en actions opérationnelles, Harmoniser vos fiches actions et inclure les résultats de vos évaluations dans votre Programme d Amélioration Continue de la Qualité, Mettre en conformité vos outils de la Loi (Livret d accueil, Contrat de séjour, ), Formaliser vos protocoles et procédures (Hygiène, Sécurité ), Aboutir à un référentiel propre à votre ESMS, Réaliser les enquêtes de satisfaction, Former les professionnels pour une meilleure connaissance du public accueilli, Intégrer une démarche éthique, bienveillante et opérationnelle, 5- Nos outils et méthodes Atelier Ressources et KalitExpert disposent d outils performants que nous vous proposons de mettre à votre service afin de vous offrir une plus grande visibilité sur la mise en place de votre Démarche Qualité et grâce auxquels vous pourrez aisément affiner votre approche de la Qualité pour en faire un véritable outil de management. KalitExpert : Un logiciel professionnel dédié à l Amélioration Continue de la Qualité, Un Etat des Lieux pour évaluer la mise en œuvre de votre démarche Qualité, Des entretiens réguliers et à dates fixes pour répondre à votre questionnement et suivre la progression de la démarche, Un diagnostic par la réalisation d une analyse documentaire accompagnée d un document de synthèse, L analyse du plan d amélioration de la qualité à l aide de KalitExpert, Une base documentaire accompagnée d une veille sectorielle mise à jour, Une assistance téléphonique à la carte, Des tutoriels et supports video, Page 7 sur 12

9 6- Déroulement de l intervention Etape 1 : premier état des lieux ACTION DUREE MODALITES CONTENU Visite sur site afin de faire un point sur le fonctionnement interne de votre structure et relever les points ayant directement trait à votre Démarche d Amélioration Continue de la Qualité 1 journée sur site* mois M - Entretien avec le (la) référent(e) de la Qualité ou la Direction (s il n existe pas de personne référente) afin de clarifier les attentes et besoins de la structure - Observation des pratiques professionnelles et utilisation d un questionnaire pour faire un premier état des lieux - Compilation des différents éléments nécessaires à la réalisation de l analyse documentaire et à l élaboration de la synthèse Etape 2 : analyse documentaire et synthèse ACTION DUREE MODALITES CONTENU Analyse documentaire et note de synthèse sur l état des lieux 3 à 4 jours à distance* à M + 1 envoi de l analyse sur support numérique et commentaires par téléphone - Analyse de vos différents documents et vérification de leur conformité (Livret d accueil, Contrat de séjour, règlement de fonctionnement ) - Rédaction d une note de synthèse mettant l accent sur les points à améliorer concernant la Démarche Qualité Page 8 sur 12

10 Etape 3 : Harmonisation du PACQ (Programme d Amélioration Continue de la Qualité) ACTION DUREE MODALITES CONTENU - Intégration au logiciel KalitExpert Harmonisation des fiches actions découlant de l Evaluation Interne 4 jours à distance* à M Prise en main à distance de votre logiciel KalitExpert - Aide à l utilisation des différentes fonctionnalités de l outil - Regroupement et simplification des fiches actions selon les grandes thématiques identifiées : Projet d Etablissement, préadmission/admission, bientraitance, - Revue du calendrier des actions - Priorisation des objectifs stratégiques et opérationnels sur 5 ans *Les durées sont mentionnées à titre indicatif et peuvent faire l objet de modifications en fonction de la situation particulière de l établissement POUR UN ACCOMPAGNEMENT DANS LA DUREE Vers votre prochaine évaluation interne ACTION DUREE MODALITES CONTENU Préparation à la prochaine Evaluation Interne Assistance Permanente en fonction de vos besoins et des points identifiés en étapes 1 2 et 3 (une assistance téléphonique, visioconférence, sur place, grâce aux tutoriels videos ) à partir de l année 2 - Aide à l élaboration d un référentiel propre à votre structure - Aide à la réalisation de votre prochaine Evaluation Interne Page 9 sur 12

11 7- Les points obligatoires Afin de nous assurer du meilleur accompagnement possible et de répondre au mieux à vos attentes et besoins nous vous proposons de suivre un calendrier de rendez-vous (téléphoniques ou sur site). Cette incitation n a d autre but que de garantir la fluidité de notre suivi et de vous aider à instaurer une dynamique autour de la Démarche Qualité au sein de votre établissement. ANNEES DATES des RDV MODALITES Année 1 à 3 mois Par téléphone à 6 mois Par téléphone à 9 mois Par téléphone à 12 mois Sur site ET DAVANTAGE Année 2 à 6 mois Sur site à 12 mois Sur site Année 3 1 fois par an Sur site Année 4 1 fois par an Sur site Année 5 1 fois par an Sur site Durant toute la durée de l accompagnement, nous vous proposons une assistance téléphonique (ou par visioconférence) assurée par notre équipe de qualiticiennes grâce notamment à l ouverture d un compte temps soumis à facturation au-delà des heures d assistance comprises gratuitement dans les étapes 1 à 3 et décrites dans les conditions tarifaires décrites plus bas. Toutefois, notre assistance téléphonique peut aussi être accompagnée d un accompagnement sur site adapté à vos besoins. Il fera alors l objet d une tarification complémentaire. Page 10 sur 12

12 8- Conditions tarifaires PRESTATIONS COMPRISES Les prestations décrites dans les étapes 1 à 3 sont regroupées dans un PACK de base (PACK QUALITE) se déroulant en année 1 et qui comprend : Les Etapes 1 à 3 et leur contenu, Une assistance téléphonique gratuite de 2 heures par mois o ou une prise de contrôle de votre ordinateur à distance ou une visioconférence o (Un créneau horaire vous sera attribué afin de garantir la disponibilité de nos équipes et une meilleure écoute pour répondre à vos besoins et questions diverses) 4 réunions de travail à dates fixes (selon un calendrier établi en concertation avec vos services) Une base documentaire CONDITIONS TARIFAIRES Coût du PACK QUALITE : HT (décomposé de la façon suivante): HT / mois en année 1 La quantité de travail fourni par nos équipes en année 1 est de loin la plus importante. Assistance complémentaire (à partir de la deuxième année) par an (soit 200 HT par mois) comprend une assistance téléphonique de trois heures par mois sur rendez-vous. Page 11 sur 12

13 9- Tableau récapitulatif des prestations et coûts PACK QUALITE 1 an DESIGNATION DUREE ANNEE PACK PLANNING COUT HT/AN ETAPE 1 : Etat des lieux 1 jour sur site Inclus Mois 1 ETAPE 2 : Analyse 3 à 4 jours à documentaire et synthèse distance Inclus M + 1 ETAPE 3 : Harmonisation du PACQ (Plan d Amélioration 3 à 4 jours à distance Inclus M + 4 Continue de la Qualité) Formation de base KalitExpert 1 heure Année 1 (30% à la inclus (à distance) commande) Assistance téléphonique 2 heures/mois Inclus Chaque mois Points obligatoires (téléphoniques / par visioconférence ou sur site) inclus Points obligatoires Assistance Téléphonique Points obligatoires Assistance Téléphonique Points obligatoires Assistance Téléphonique Points obligatoires Assistance Téléphonique 1 heure 1 heure 1 heure 2 heures sur site PACK QUALITE 5 ans 2 heures sur site 1 heure / mois 2 heures sur site 1 heure / mois 2 heures sur site 1 heure / mois 2 heures sur site 1 heure / mois Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 inclus inclus inclus inclus AUTRES PRESTATIONS A 3 mois A 6 mois A 9 mois A 12 mois A 6 mois A 12 mois fois/an 1 fois/an 1 fois/an Assistance téléphonique 69 / Heure Journée de travail 1 jour sur site jour hors site 735 Logiciel KalitExpert Base documentaire 690 Maintenance KalitExpert 290 / an Mise à Jour Base documentaire 190 / an Formation KalitExpert Sur devis Veille sectorielle 150 /an En marge de cet accompagnement nous vous offrons la possibilité de bénéficier d une remise de 15% sur l intégralité de nos formations Atelier Ressources & Nutri-Culture ( Page 12 sur 12