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2 Fiche N 1- Situations exceptionnelles OBJET Ces situations peuvent se produire : 1. pour certains services où la fréquence des prescriptions ou les modifications de celles-ci sont ; 2. dans des situations très particulières dossier administratif, avec absence du médecin pour prescrire dans le logiciel ou encore. CIBLE Chef de projet, Référents métier, Les situations exceptionnelles peuvent conduire à : - ; - une rupture dans la continuité des soins. ACTEURS ACTIONS REFERENCES 1. Chef de projet/référents métiers Recenser tous les services potentiellement concernés et définir des procédures permettant la continuité des soins : N/A - identification des éléments à produire pour les services précédents dans la prise en charge du patient : prescriptions, plan de soins infirmier, éléments de la pancarte, ordonnances de sortie (à ; - définition des procédures en conséquence. 2. Chef de projet/référents métiers 3. Référents métiers/formateurs 2 Définir des procédures spécifiques pour assurer la prise en charge médicale du patient tout en assurant la saisie informatique des prescriptions puis leur traçabilité : - procédure de prise en charge administrative à posteriori du patient ; - procédure de saisie et de validation à posteriori des prescriptions, de leur analyse, puis de leur administration. - changement du projet : - formation au personnel de nuit, aux internes, au ; - définition de procédures face aux situations exceptionnelles qui pourraient être rencontrées par ces personnes : médecin de garde absent sur le site ou ne pouvant prescrire en temps réel ; - validation de prescriptions à distances par exemple. N/A GMSIH : CD La conduite du changement

3 Fiche N 2- Support - Hotline OBJET support en permanence en cas de difficultés rencontrées : panne du système ou encore problème technique ou fonctionnel. CIBLE Un établissement de santé ne peut pas se permettre une interruption de son service de soins. logiciel si des problèmes techniques ou fonctionnels ne sont toujours pas réglés.. ACTEURS ACTIONS REFERENCES Direction/Chef de projet Le Chef de projet doit sensibiliser dès le début sa deux niveaux : Direction/Chef projet - niveau technique : support informatique en cas de panne du système ou de problème technique (poste de travail, imprimante, dispositif technique telle que douchette code - niveau fonctionnel : support à un utilisateur des référents métiers compétents. de Direction/DRH/D SI/CME DSI 3 évaluées avec la Direction, la DSI et la CME puis discutées dans ses implications de : équipe dédiée? astreintes? horaires? récupérations?... Les moyens techniques doivent être identifiés et mis en place portables pour joindre facilement les techniciens, Les moyens fonctionnels de support doivent être identifiés et mis en place: aide en ligne personnel, livret récapitulatif des fonctions majeurs, log Direction/DRH/DSI/C ME DSI

4 Fiche N 3- Gestion du livret thérapeutique OBJET Le livret thérapeutique est un élément essentiel de la sécurisation du circuit du médicament CIBLE Direction, CME, COMEDIMS POINTS nécessiter un re- mise à jour automatiquement ou encore lorsque les interfaces avec les logiciels de GEF ne sont pas opérationnelles. Ce re-paramétrage entraîne un surcroît de travail pour la pharmacie et/ou les référents métiers.. ACTEURS ACTIONS REFERENCES Direction/CME/C Les rôles et responsabilités de la Direction de N/A OMEDIMS/ Pharmacien et du corps médical doivent être précisés dans Direction/CME/C OMEDIMS/ Pharmacien Plusieurs processus doivent être formalisés et : - Les processus de gestion du livret thérapeutique : mise à jour ; responsabilité des acteurs dans ce processus: rôle de la CME, rôle du COMEDIMS, rôle du pharmacien (responsable de la mise à jour du livret thérapeutique), rôle des médecins ; - Les listes des médecins autorisés ; - Les sous circuits spécifiques à certains médicaments : stupéfiants, fluides médicaux, anti-infectieux, anticancéreux, préparations magistrales, rétrocessions, etc. - Les procédures de recueil et indésirables ; - La gestion documentaire relative au médicament : réglementation, protocoles, bonnes pratiques, notes de service, etc. ; N/A 4

5 - pharmaceutique et des comptes- ; - La procédure de prise en compte des traitements personnels. 5

6 Fiche N 4- Rupture du CM OBJET Il peut y avoir rupture dans la continuité de la prise en charge du patient : 1. services pilotes aura démarrée ; dans ce cas, le mode de fonctionnement papier (pour les services non informatisés) et le fonctionnement informatique vont coexister ; 2. Des non réconciliations de prescriptions peuvent se produire : traitements personnels non. CIBLE Comité de pilotage, Comité opérationnel du projet, Chef de projet, Référents métiers Les risques sont des risques iatrogéniques et de prise en charge incomplète ou non adaptée du patient. ACTEURS ACTIONS REFERENCES 1. Comité Les procédures de communication des informations de N/A opérationnel du prise en charge du patient (de la prescription à la projet/ Chef de surveillance thérapeutique du patient, en passant par projet/référents métiers permettre une prise en charge coordonnée du pati service informatisé à un autre non informatisé et ceci de façon opérationnelle sur le terrain. Plusieurs solutions existent : - impression du dossier du patient pour transfert au service non informatisé ; - visualisation du dossier patient ; - mise à disposition du dossier en format numérique exploitable par les services non informatisés (format bureautique, format pdf..). les deux sens (service informatisé <-> service non informatisé). 2. Direction/CME/ COMEDIMS/Phar macien 2. Comité Pilotage du projet Les procédures de prise en compte des traitements personnels doivent être définies et communiquées (cf. fiche Le Comité de pilotage doit avoir défini une stratégie quant à pour les N/A N/A 6

7 7 prescriptions : - e prescriptions ; - stratégie de communication à minima entre ces logiciels pour assurer la complétude des contrôles de prescriptions.

8 Fiche N 5- Gestion des habilitations OBJET cohérence avec les règles édictées par CIBLE Direction, DSI, CME, COMEDIMS, Pharmacien ACTEURS ACTIONS REFERENCE S Direction /CME/COMED IMS/Pharmaci en/dsi La gestion des habilitations : - doit être gérée en cohérence avec la politique sécurité de ; - pour le CBUM, les règles définies par la CME, le COMEDIMS et le pharmacien (cf. fiche n 3 Axe organisation) devront être appliquées. contraintes et en spécifiant les rôles de chacun dans la gestion des habilitations. CD Sécurité des systèmes des établissements de santé du GMSIH DSI La DSI mettra à jour les habilitations ou les délèguera aux personnes désignées au travers du paramétrage des tables Elle mettra en place la gestion de la persistance des sessions (arrêt automatique des sessions er la sécurité des accès. Santé. Elle réalisera périodiquement des audits des accès au système. N/A 8

9 Fiche N 6- Annuaire OBJET Cette absence introduit de plus des risques a pas automatisation de la prise en charge de ces évolutions. CIBLE Direction, DRH, DSI La charge de gestion des habilitations est plus lourde. Les accès non contrôlés sont potentiellement plus faciles Direction /DSI ACTEURS ACTIONS REFERENCES Ce dernier fait partie du schéma directeur du système Ce sujet du CBUM. CD Sécurité des systèmes établissements de santé du GMSIH DSI DSI/DRH/DAF (PSSI). système annuaire. Celui-ci est généralement couplé avec un outil déploiement des cartes CPS. Définition des règles et processus de mise à jour de principalement des applications de DRH et de paramétrage de la structure (DAF). Documents du GMSIH : Mise en annuaires dans les établissements de santé Documents du GMSIH : Mise en annuaires dans les établissements de santé 9

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