SUR PROPOSITION DE Mélissa Bergeron DÛMENT APPUYÉE D Éric Paulhus IL EST PROPOSÉ QUE M. Jean Daniel Boileau agisse à titre de président

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1 PROCÈS-VERBAL DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU MARCHÉ DE SOLIDARITÉ RÉGIONALE DE L OUTAOUAIS TENUE LE 18 MAI 2011, AU CHALET DU PARC FONTAINE, SITUÉE AU 120 RUE CHARLEVOIX, GATINEAU, À 19H. PRÉSENCES Luc Allaire Aline Bégin Mélissa Bergeron Sylvain Bertrand Josianne Drouin Sylvain Rousset Claudine Lalonde Stéphanie Rajotte Charles Varin Vincent Philibert Brian Maloney Anne Maréschal Valérie Poulin Olivier Rousseau Manuel Penagos Gilbert Judith Brunet Carl Poirier Éric Paulhus Pierre Lévesque Réjean Sylvain Pamerleau Christian Thivierge Denise Chabot Patrice Martineau Guillaume Venne Céline Tremblay Roselyne Clément Martin Lahaie 1. MOT DE BIENVENUE Mélissa Bergeron, présidente du MSRO, ouvre l assemblée. Il est 19h NOMINATION D UN PRÉSIDENT D ASSEMBLÉE Mme Bergeron suggère à l assemblée que Jean-Daniel Boileau agisse à titre de président d assemblée et que Claudine Lalonde agisse à titre de secrétaire. SUR PROPOSITION DE Mélissa Bergeron DÛMENT APPUYÉE D Éric Paulhus IL EST PROPOSÉ QUE M. Jean Daniel Boileau agisse à titre de président Procès-verbal / AGA page 1

2 d assemblée et QUE Claudine Lalonde agisse à titre de secrétaire d assemblée. AGA LECTURE DE L AVIS DE CONVOCATION M. Boileau souhaite la bienvenue aux membres et présente les membres du conseil d administration et du comité élargi. Il procède ensuite à la lecture de l avis de convocation envoyé aux membres. 4. VÉRIFICATION DU DROIT DE PRÉSENCE M. Boileau indique que le droit de présence a été vérifié à l entrée avec la liste des membres. 5. LECTURE ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR M. Boileau procède à la lecture du projet d ordre du jour : 1. Mot de bienvenue 2. Nomination d un président et secrétaire d assemblée 3. Lecture de l avis de convocation 4. Vérification du droit de présence 5. Lecture et adoption de l ordre du jour 6. Lecture et adoption du procès-verbal de l AGA du 12 mai Présentation et adoption des états financiers Présentation et adoption du rapport annuel Affectation des trop-perçus 10. Nomination de l expert-comptable 11. Élections au conseil d administration 12. Présentation : résultat de l étude de la clientèle du MSRO 13. Période de questions et vœux de l assemblée 14. Levée de l assemblée SUR PROPOSITION DE MARTIN LAHAIE DÛMENT APPUYÉ PAR CHARLES VARIN, IL EST PROPOSÉ D ACCEPTER l ordre du jour tel que modifié. AGA LECTURE ET ADOPTION DU PROCÈS VERBAL DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU 12 mai 2011 M. Boileau consulte l assemblée et suggère de passer outre la lecture du procès-verbal du 12 mai SUR PROPOSITION DE CÉLINE TREMBLAY DÛMENT APPUYÉ PAR JOSIANE DROUIN, IL EST PROPOSÉ D ACCEPTER le procès-verbal de l assemblée générale annuelle du 12 mai 2010 tel que présenté. AGA PRÉSENTATION ET ADOPTION DES ÉTATS FINANCIERS Procès-verbal / AGA page 2

3 Mme Sylvie Tremblay présente les documents à titre d experte comptable. Elle suggère ensuite différentes avenues pour améliorer la rentabilité, notamment d aller chercher plus de subventions. Eric Paulhus : Y a-t-il eu des approches pour auprès de la ville pour obtenir un loyer gratuit? Suggestion local municipal au coin de la 50 et Hanson. Pierre Lévesque : Combien coûte le 15% qu on offre au bénévole? Réponse : 8000$ Pierre Lévesque : Suggestion de couper cet avantage. Martin Lahaie : Beaucoup d investissements ont été faits; le site Web devrait contribuer à rallier de nouveaux clients, il sera beaucoup plus facile à naviguer. Local gratuit à l Est de la rivière Gatineau? Point de chute en Ontario? Charles Varin : le marché roule, les bénévoles sont présents. Si on vise une expansion, il manquera de bénévole. Mélissa Bergeron précise que des démarches pour aller chercher plus de subventions ont été faites cette année. 8. PRÉSENTATION ET ADOPTION DU RAPPORT ANNUEL Julie Beauregard présente le conseil : Brian Maloney, Luc Allaire, Mélissa Bergeron, Judith Brunet, Martin Lahaie et Olivier Rousseau. Elle présente également l équipe : Manuel Penagos, Julie Beauregard et Michelle Jeannotte- Maranda. Chaque comité présente son mandat et ses activités. Valérie Poulin : comité vie sociale : 4 membres. Suggestion : recruter des bénévoles à la polyvalente de l Île, au programme International Josiane Drouin : comité communications : 6 membres Suggestion : Faire une «formation» de commande Manuel Penagos : présentation des événements spéciaux Question : Les frais de 15% sont-ils perçus quand le MSRO organise des évènements Réponse : oui. Olivier Rousseau : présentation de la plate-forme : 8 membres Judith Brunet : comité structure organisationnelle : 7 membres Roselyne Clément : comité producteurs : 8 membres Martin Lahaie : Comité rentabilité Attendu que le MSRO enregistre cette année un déficit de ,00 $ Attendu que les producteurs contribuent déjà financièrement Attendu que les dépenses budgétées ont été réduites; Attendu que les ventes ont augmenté de 10% et que les dépenses sont restées stables SUR PROPOSITION DE Martin Lahaie DÛMENT APPUYÉ PAR Pierre Lévesque, IL EST PROPOSÉ QUE les frais de gestion passent de 15 % à 20% et que les bénéfices aux bénévoles soient revus et d augmenter la cotisation annuelle de 20$ à 25$. Le tout sera révisé après 6 mois. Question : Stéphanie Rajotte : Pourquoi n y a-t-il pas une cotisation pour les producteurs? Procès-verbal / AGA page 3

4 Mélissa Bergeron; Une cotisation de 20$ pour les producteurs ne serait pas suffisante : les producteurs privilégient la hausse des frais de gestion. Martin Lahaie : Les producteurs sont des gens d affaires et comprennent bien l impact d une hausse subite. La hausse pourrait d ailleurs être revue à la baisse en fonction des résultats à venir. Stéphanie Rajotte : Est-ce que la mission d examen est suffisante pour les bailleurs de fonds? Manuel Penagos : Oui Éric Paulhus : La hausse semble élevée; une cotisation annuelle peut sembler plus accessible Manuel Penagos : Chaque producteur contribue un pourcentage de ses ventes pour les activités de promotion de l année suivante. Sylvain : Quels sont les frais de gestion dans les autres marchés? Martin Lahaie : 15% au Québec; certains marchés américains sont à 20% Pierre Lévesque : Les bénévoles ne sont pas que ceux qui accueillent les clients; mais aussi les membres du CA et des différents comités. Aussi quelle est la perception des consommateurs sur les prix qu ils paient? Mélissa Bergeron : l étude démontre que le prix n est pas dans les irritants majeurs. L augmentation semble très élevée : peut-être peut-on partager la hausse Christian Thivierge : devrait avoir un frais annuel pour les producteurs. Ensuite, répartir la hausse d une éventuelle cotisation. Charles Varin demande le vote : Pour majorité Contre 2 Abstention 1 AGA Adoptée 9. AFFECTATION DES TROP-PERÇUS M. Boileau indique que le MSRO ayant enregistré cette année un déficit de ,00 $ le déficit sera affecté à la réserve. 10. NOMINATION DU VÉRIFICATEUR SUR PROPOSITION DE Pierre Lévesque DÛMENT APPUYÉ PAR Roselyne Clément IL EST PROPOSÉ QUE le CA soit mandaté pour nommer un expertcomptable AGA ÉLECTIONS AU CONSEIL D ADMINISTRATION M. Boileau indique qu il y a 3 postes en élection : Collège électoral des membres utilisateurs : 2 postes à combler. Collège électoral des membres de soutien : 1 poste à combler Procès-verbal / AGA page 4

5 CHOIX D UN PRÉSIDENT ET D UN SECRÉTAIRE D ÉLECTION SUR PROPOSITION DE Stéphanie Rajotte DÛMENT APPUYÉ PAR Charles Varin, IL EST PROPOSÉ QUE M. Jean-Daniel Boileau agisse à titre de président d élection, QUE Mme Claudine Lalonde agisse à titre de secrétaire d élection et QUE M. Sabrina Fournier et Mme Catherine Leclerc agissent à titre de scrutatrices. AGA Adoptée à la majorité ÉLECTION DE DEUX ADMINISTRATEURS POUR LE COLLÈGE ÉLECTORAL DES MEMBRES UTILISATEURS Le président d élection procède à l ouverture des mises en candidature pour le collège électoral des membres utilisateurs. Mme Mélissa Bergeron propose la candidature de Roselyne Clément (cette dernière accepte) M. Charles Varin propose la candidature de Judith Brunet (cette dernière accepte) M. Olivier Rousseau propose la candidature de Patrice Martineau (ce dernier accepte) SUR PROPOSITION DE MARTIN LAHAIE DÛMENT APPUYÉ PAR CHARLES VARIN, IL EST PROPOSÉ de mettre fin à la période de mise en nomination. AGA Roselyne Clément et Judith Brunet sont élues. ÉLECTION D UN ADMINISTRATEUR POUR LE COLLÈGE ÉLECTORAL DES MEMBRES DE SOUTIEN Le président d élection procède à l ouverture des mises en candidature pour le collège électoral des producteurs Mme Anne Mareschal propose Christian Thivierge. (Ce dernier accepte) SUR PROPOSITION DE BRIAN MALONEY DÛMENT APPUYÉ PAR DENISE, IL EST PROPOSÉ de mettre fin à la période de mise en nomination. AGA Christian Thivierge est élu par acclamation. 12. PRÉSENTATION : RÉSULTATS DE L ÉTUDE DE LA CLIENTÈLE DU MSRO Ariane Gauthier-Carpentier présente les résultats de l étude des membres du MSRO qu elle a réalisé avec le professeur de marketing de l Université du Québec en Outaouais (UQO) M. Normand Bourgault. 13. PÉRIODE DE QUESTIONS ET VŒUX DE L ASSEMBLÉE Il n y a pas de questions ou commentaires. 14. LEVÉE DE L'ASSEMBLÉE L ordre du jour étant épuisé, l assemblée est levée à 21h 46. Procès-verbal / AGA page 5

6 Brian Maloney remercie l assemblée. Julia Nicol souligne le bon travail du CA. Melissa Bergeron remercie les bénévoles, les employés et les bénévoles qui ont organisé cette soirée. Jean-Daniel Boileau Président d assemblée Claudine Lalonde Secrétaire d assemblée Procès-verbal / AGA page 6

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