ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 13 June 2018 VALIDATED BY : F. Pedersen

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1 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 13 June 2018 VALIDATED BY : F. Pedersen ORGANISATION : NSPA HEADQUARTERS, Finance Directorate POSITION No. : F-9 TITLE : Senior Officer (Internal Control and Compliance) GRADE : A-3 JOB CODE : A4 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Financial Controller for performing financial internal control and compliance activities in accordance with the NATO Support and Procurement Organisation (NSPO) Financial Rules and Procedures, the NSPO Charter, NSPO/NSPA prescriptive documents and guidance provided by the Finance Directorate. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions : RESPONSIBILITIES General Responsibilities Approving the use of funds before a legally binding financial commitment is made (prior-approval of commitments). Attending committees which award contracts to third party suppliers [Contract Award Committees (CAC)] in order to ensure compliance with the NSPO Financial Rules and Procedures. Implementating, maintening and reporting on the financial internal control system. Supervising and coordinating the activities of other finance staff working in the fields of prior-approval of commitments, CAC and internal control. Writing internal instructions, policies and procedures on the basis of, and in accordance with, the NSPO Financial Rules and Procedures. Producing reports and information in all compliance and internal control related areas for internal communication and in support of decision making. Providing training to other finance staff in all compliance and financial internal control related areas. Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Performing the prior-approval of commitments in all NSPO and NSPA budgets for all expenditures as defined by the Financial Controller. Ensuring that financial internal control processes are up-to-date, documented and catalogued. F-9 NATO UNCLASSIFIED FILE 2018

2 Defining controls related to financial and budgetary matters with their respective process and control owners. Recommending to the Financial Controller an annual plan of risk-based financial internal control reviews. Undertaking financial internal control reviews to ensure that internal control processes are working in compliance with the NSPO Financial Rules and Procedures. Reporting the results of financial internal control reviews to the Financial Controller and recommending improvements to internal control processes (remediation measures) as required. Leading initiatives to implement improved financial internal control as part of defined remediation measures. Preparing for the Financial Controller the annual assurance of internal control effectiveness statement for the Finance-area. Supporting the Financial Controller in preparing the Statement of Internal Control, which documents the effectiveness of internal controls in the financial year and which is published with the NSPO Financial Statements. Conducting other tasks at the request of the Financial Controller in the areas of compliance, internal control and due diligence. Managing employee performance in line with applicable governing instructions. QUALIFICATIONS General Qualifications University degree or equivalent education in business administration and finance. 7 years of experience gained through practice or auditing of financial internal control systems (based on the COSO Framework on Internal Control, COBIT or other internal control frameworks). 7 years of experience gained through practice or auditing of budgeting, accounting, treasury management, financial reporting, accounts payable and accounts receivable. Ability to facilitate/present persuasively and negotiate effectively to achieve desired outcomes. Ability to manage time and work effectively under pressure while producing quality products under shortnotice deadlines. Ability to develop resourceful and effective solutions to problems (including HR), to focus team on performance goals and expectations, to track metrics and measure performance, and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications N/A LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS A recognised accounting certification would be an asset [e.g. Chartered Accountant, Certified Public Accountant (CPA) or equivalent]. F-9 NATO UNCLASSIFIED FILE 2018

3 A Certified Internal Auditor (CIA) and/or Certified Information Systems Auditor (CISA) qualification would be an asset. Knowledge of the Agency s enterprise software (SAP) and Access databases would be an asset. Experience working in an international public sector organisation would be an asset. PERSONAL CHARACTERISTICS Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to lead teams working together toward established objectives. Possessing passion and motivation together with effective communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders. Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict while remaining flexible/adaptable to emerging requirements. All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION N/A F-9 NATO UNCLASSIFIED FILE 2018

4 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 13 juin 2018 VALIDÉ PAR : F. Pedersen ORGANISATION : QUARTIER GÉNÉRAL DE LA NSPA, Direction des finances POSTE N o : F-9 TITRE : Responsable principal(e) (contrôle interne et conformité) GRADE : A-3 CODE POSTE : A4 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le contrôleur des finances, le/la titulaire est chargé(e) de mener des activités portant sur le contrôle interne financier et la conformité, dans le respect des règles et procédures financières de l'organisation OTAN de soutien et d'acquisition (NSPO), de la Charte de la NSPO, des documents réglementaires de la NSPO/NSPA ainsi que des orientations données par la Direction des finances. Il/Elle exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales approuver l'utilisation de fonds avant qu'un engagement financier juridiquement contraignant ne soit pris (accord préalable pour les engagements) ; participer à des commissions attribuant des marchés à des fournisseurs tiers (commissions d'attribution des marchés) afin de veiller à la conformité aux règles et procédures financières de la NSPO ; assurer la mise en œuvre et la maintenance du système de contrôle interne financier, et fournir des comptes rendus concernant ce système ; superviser et coordonner les activités des autres personnels financiers travaillant dans les domaines de l'accord préalable pour les engagements, des commissions d'attribution des marchés et du contrôle interne ; rédiger des instructions, des politiques générales et des procédures internes sur la base des règles et procédures financières de la NSPO et en conformité avec celles-ci ; établir des comptes rendus et fournir des informations dans tous les domaines liés à la conformité et au contrôle interne, aux fins de communication interne et à l'appui de la prise de décisions ; assurer la formation d'autres membres du personnel financier dans tous les domaines liés à la conformité et au contrôle interne ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le/la titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières donner l'accord préalable pour les engagements dans tous les budgets de la NSPO et de la NSPA pour toutes les dépenses conformément aux instructions du contrôleur des finances ; veiller à ce que les processus de contrôle interne financier soient tenus à jour, documentés et catalogués ; F-9 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _18#2xx.docx

5 définir des contrôles liés aux questions financières et budgétaires, en collaboration avec les responsables des processus et contrôles concernés ; recommander au contrôleur des finances un plan annuel de revues de contrôle interne financier basées sur les risques ; procéder à des revues de contrôle interne financier afin de veiller à ce que les processus de contrôle interne fonctionnent conformément aux règles et procédures financières de la NSPO ; rendre compte au contrôleur des finances des résultats des revues de contrôle interne financier et recommander, selon les besoins, des améliorations (mesures correctives) à apporter aux processus de contrôle interne ; piloter des initiatives visant à mettre en œuvre un contrôle interne financier amélioré dans le cadre de mesures correctives définies ; élaborer, pour le contrôleur des finances, la déclaration annuelle d'assurance de l'efficacité du contrôle interne dans le domaine financier ; soutenir le contrôleur des finances dans l'élaboration de la déclaration sur le contrôle interne, qui documente l'efficacité des contrôles internes au cours de l'exercice et qui est publiée avec les états financiers de la NSPO ; mener d'autres tâches à la demande du contrôleur des finances dans les domaines de la conformité, du contrôle interne et de la diligence raisonnable ; gérer les prestations des employés conformément aux instructions applicables. QUALIFICATIONS Qualifications générales Diplôme universitaire ou formation équivalente dans le domaine de l'administration des affaires et des finances. Sept années d'expérience acquise en utilisant des systèmes de contrôle interne financier (basés sur le cadre COSO pour le contrôle interne, sur le référentiel COBIT ou sur d'autres cadres de contrôle interne) ou en réalisant l'audit de tels systèmes. Sept années d'expérience acquise dans le cadre de la pratique ou de l'audit de la budgétisation, de la comptabilité, de la gestion de la trésorerie, des comptes rendus financiers, des comptes fournisseurs et des comptes clients. Aptitude à animer/exposer avec conviction et à mener des négociations efficaces permettant d'atteindre les résultats souhaités. Aptitude à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de qualité dans de brefs délais. Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines), à mobiliser une équipe sur les résultats visés et attendus, à suivre les indicateurs et à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels et de progiciels. Qualifications particulières S.O. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES Une certification reconnue en matière de comptabilité [par exemple : expert-comptable (Chartered Accountant), expert-comptable certifié (Certified Public Accountant CPA) ou équivalent] serait un atout. F-9 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2018

6 Une qualification d'auditeur interne certifié (Certified Internal Auditor CIA) et/ou d'auditeur certifié des systèmes d'information (Certified Information Systems Auditor CISA) constituerait un atout. La connaissance du progiciel de gestion intégrée (SAP) de l'agence et des bases de données Access serait un atout. Une expérience du travail dans une organisation internationale du secteur public serait un atout. QUALITÉS PERSONNELLES Honnêteté, attitude positive et volontaire et esprit de coopération ; capacité à diriger des équipes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés. Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer efficacement, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes. Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins. Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES S.O. F-9 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2018