Catalogue produits et services Wolters Kluwer

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1 Elections sociales 2016 Catalogue produits et services Wolters Kluwer Ce catalogue de produits et services fait partie intégrante des conditions (générales/spéciales) de l'offre de Wolters Kluwer concernant les Élections sociales de Contenu 1. Produits, services et packages Produits et services Logiciel Wolters Kluwer Account Lettre d information hebdomadaire (e-zine) Séminaires Guide de procédure Sites web et Packages Support et assistance dans le cadre des packages:... 7 Budget Economy en Business Général Assistance technique Description du service Portée du service Disponibilité du service Assistance procédurale Description du service Portée du service Disponibilité du service Assistance administrative Description du service Portée du service Disponibilité du service Support et assistance concernant le package First class First class = Assistance complète SLA s concernant le support et l assistance Condition techniques pour l utilisation du logiciel Commander des produits et services optionnels Conseil juridique Séminaire Bureau de vote, pour le président...13 Catalogue produits et services Elections sociales 1

2 6.3. Livre Bureaux de vote. Guide pour les présidents Bulletins de vote et urnes Vote par correspondance Vote électronique Questions administrative...14 Catalogue produits et services Elections sociales 2

3 Le moyen le plus rapide pour trouver une réponse à vos questions Pour obtenir rapidement une réponse à vos questions concernant l'utilisation du logiciel ou concernant la procédure, procédez comme suit: 1. Consultez d abord l explication que vous trouverez en cliquant sur l'icône d aide, c est-àdire celle illustrée par un point d interrogation (?), en haut à droite. Vous y trouverez toutes les informations pertinentes sur les étapes de la procédure et vous apprendrez comment les mettre en œuvre dans le logiciel. Par ce biais, vous trouverez déjà la réponse à une majorité de questions. 2. Si ce n est pas le cas, consultez la rubrique Foire aux questions sur le site web Vous y trouverez de courtes vidéos qui vous aideront avec les étapes les plus importantes à réaliser dans le logiciel. 3. Dès lors que, ni l aide dans le logiciel, ni la rubrique «Foire aux questions» du site internet, n ont pu vous aider, vous pouvez soumettre votre question à notre service d assistance par à l adresse suivante : electionssociales@wolterskluwer.be. Un membre de notre service d'assistance vous répondra dès que possible, par mail ou par téléphone. Pour chaque contact avec notre service d assistance, pensez à préciser le nom de votre entreprise/société, l adresse , le numéro de téléphone et le nom du contact. Les clients Business peuvent soumettre leurs questions à leur assistant personnel. Toutefois, si vous préférez parler avec un membre de notre service, vous pouvez appeler le numéro suivant 0800/ Catalogue produits et services Elections sociales 3

4 1. Produits, services et packages L'offre de Wolters Kluwer concernant les élections sociales comprend d'abord les produits et services repris dans la rubrique 1.1., ci-dessous. Certains produits et services sont fournis dans les packages, dont la composition est détaillée dans la rubrique Produits et services Logiciel Le logiciel vous guide à travers la procédure électorale et vous indique quelles actions doivent être prises, à quel moment elles doivent l être mais aussi quels sont les points méritant une attention particulière. De cette façon, vous obtenez une vue d ensemble des tâches à effectuer lors de la procédure. De plus, le programme vous envoie un rappel, par mail, lorsque vous devez prendre action. Grâce au programme, vous pouvez également imprimer tous les formulaires nécessaires et faire exécuter, par le programme, les calculs concernant le nombre de mandats et les résultats de l'élection Wolters Kluwer Account Avec votre compte personnel Wolters Kluwer, vous recevez directement un accès au logiciel Elections sociale 2016 et à la plateforme de Questions Réponses. Vous recevez pour ce faire un mail vous demandant de vous identifier ou de vous enregistrer dans l hypothèse où vous n auriez pas encore de compte Wolters Kluwer. Une fois que l enregistrement a été effectué, vous pouvez accéder à votre dossier via le logiciel. Ce dossier est couplé à votre compte mais il est également possible de coupler un nouvel utilisateur au dossier. Cet utilisateur aura les mêmes droits que vous. Il est également possible de vous identifier via MyDigipass. Cette méthode d authentification est proposée comme alternative à la méthode standard (moins sûre) d identification avec nom d utilisateur et mot de passe. Pour plus d informations, consultez : Lettre d information hebdomadaire (e-zine) Chaque semaine à partir de septembre 2015, vous recevrez la lettre d information électronique Élections Sociales Cette e-zine est un outil pratique dans lequel les actions que vous devez entreprendre dans les prochains jours de la procédure sont expliquées étape par étape. L'e-zine vous donne également des conseils et astuces pour une utilisation optimale du logiciel. Vous pouvez vous inscrire à l e-zine sur notre site web : Séminaires Catalogue produits et services Elections sociales 4

5 Entre novembre 2015 et janvier 2016, Wolters Kluwer organise des séminaires partout en Belgique. Wolters Kluwer propose trois séminaires différents, chacun d une durée d une demi-journée avec huit propositions (pour les séminaires en français) concernant la date et l heure du séminaire. La première session a lieu au début de la procédure et traite la procédure de x-60 jusqu au jour x. La deuxième session traite la procédure du jour x jusqu au jour y. La troisième session est un workshop dans lequel vous apprenez, pratiquement, comment les élections vont se dérouler dans votre entreprise, par le biais d une mise en situation concrète. Sur notre site web ou vous pouvez rechercher les séminaires organisés dans votre région pour obtenir un aperçu des dates et lieux où ils seront dispensés. Vous pouvez vous inscrire via le formulaire d'inscription disponible sur la page de notre site internet relative aux séminaires organisés dans la région de votre choix Guide de procédure Ce manuel fournit une vue d ensemble, chronologique, de toutes les opérations électorales, explique l'utilisation de tous les documents officiels et réfère à la législation pertinente, quand c est nécessaire Sites web et Vous avez accès à la section «clients» de notre site consacré aux Élections sociales Vous y trouverez les nouveautés, des informations, des formulaires mais également les archives de notre lettre d information, les Q&A, le calendrier électoral, etc. Catalogue produits et services Elections sociales 5

6 1.2. Packages Les produits et services sont rassemblés dans 4 packages: Budget, Economy, Business et First Class. Certains produits et services ne font pas partie d un package et sont seulement disponibles en option (voir rubrique 6. Commander des produits et services optionnels). Vue d ensemble des packages et des produits et services optionnels: Rubrique Assistance technique 2.2. n/a Assistance procédurale 2.3. n/a Assistance administrative 2.4. n/a E-zine n/a Séminaires procédure n/a Guide de procédure n/a Site web n/a Conseil juridique 6.1. option option option option Workshop président 6.2. option option option option Livre Bureau de vote 6.3. option option option option Bulletins de vote et urnes 6.4. option option option option Vote par correspondance 6.5. option option option option Vote électronique 6.6. option option option option Assistance complète 3. Catalogue produits et services Elections sociales 6

7 2. Support et assistance dans le cadre des packages: Budget Economy en Business 2.1. Général En fonction du package que vous avez choisi, le support et l assistance se font sur 3 niveaux: - Assistance technique (2.2) - Assistance procédurale (2.3) - Assistance administrative (2.4) Ci-dessous, vous trouverez une description du contenu de ces différents niveaux de support et d assistance ainsi que la façon de faire appel à ces services Assistance technique Description du service Ce service est accessible pour les clients bénéficiant des packages Budget, Economy et Business et leur fournit une assistance pour tous problèmes ou questions concernant l utilisation du logiciel Portée du service Cette assistance concerne vos questions ou problème sur la nature technique et fonctionnelle du logiciel. Les questions ou problèmes techniques concernent des situations où le logiciel ne réagît pas comme prévu. Par exemple: - Vous n arrivez pas à vous connecter. - Word ne se met pas en marche pour visualiser un document. - Un message d erreur apparaît.! Des questions ou problèmes techniques sont seulement traités quand les versions de votre browser et de MS Office répondent aux exigences spécifiées sous la rubrique 5. Les questions ou problèmes fonctionnels concernent la façon dont vous utilisez le logiciel. Par exemple: - Comment est-ce-que-je peux créer une UTE supplémentaire? - Est-ce-que je peux générer une traduction française officieuse d un document néerlandais? Disponibilité du service Pour les questions fonctionnelles, consultez d abord l explication que vous trouverez en cliquant sur l'icône d aide («?»), en haut à droite. Pour tous autres questions et problèmes techniques et fonctionnels concernant le logiciel, nous vous invitons à consulter la rubrique Foire aux questions sur le site web Vous y Catalogue produits et services Elections sociales 7

8 trouverez également de courtes vidéos qui vous aideront avec les étapes les plus importantes à réaliser dans le logiciel. Si vous n'avez pas trouvé de réponse à votre question via l icône d aide du logiciel ou via le site web vous pouvez soumettre votre question à notre service d assistance par à l adresse electionssociales@wolterskluwer.be ou par téléphone (0800/40.304). Notre service d assistance est disponible chaque jour ouvrable, de 8h30. à 17h30. Le service d assistance vous répondra par mail ou par téléphone Assistance procédurale Description du service Ce service est accessible pour les clients bénéficiant des packages Economy et Business et leur fournit une assistance pour tous problèmes ou questions concernant le cadre légal de la procédure électorale. Autrement dit, ce service vise les questions et problèmes pour lesquels réponses et solutions sont à trouver dans la législation Portée du service Dans le cadre de l assistance procédurale, nous répondons à toutes vos questions concernant les modalités et étapes de la procédure électorale. Les questions spécifiques nécessitant une analyse in concreto de la situation de votre entreprise ou nécessitant une interprétation juridique ne relèvent pas du service d assistance procédurale. Il en va de même pour les calculs concrets qui ne sont pas compris dans ce service. Dès lors, pour ce type de questions, vous obtiendrez comme réponse, de la part du service d assistance procédurale, l exposé des règles et principes généraux tels que spécifiés dans la législation. Pour toute réponse, conseil ou calcul concrets concernant des situations propres à votre entreprise, vous pouvez faire appel à notre service optionnel Conseil juridique (voir la rubrique 6. ci-dessous). Voici quelques exemples de la distinction entre assistance procédurale et conseil juridique : a. Concernant le nombre d UTE s (Unité technique d exploitation): - Tombe sous le champ de l assistance procédurale : Quels sont les critères sur lesquels nous pouvons nous baser pour décider si 2 entités juridiques différentes peuvent être considérées comme une UTE? - Tombe sous le champ du conseil juridique: Dans notre entreprise de construction nous avons 3 corporations autonomes: la première a pour activité la construction de nouvelles maisons, la seconde a pour activité la rénovation de maisons existantes et la dernière a pour activité le contrôle de l humidité. Devons-nous considérer chaque corporation comme une UTE autonome, ou devons-nous considérer toutes ces corporations comme une seule UTE? b. Concernant le calcul du nombre d employés: - Tombe sous le champ de l assistance procédurale : les règles appropriées, les explications et les exemples afin que vous soyez capable de calculer vous-mêmes le nombre moyen d employés. Catalogue produits et services Elections sociales 8

9 - Tombe sous le champ du conseil juridique: le calcul effectif du nombre moyen d employés dans votre entreprise. Tous les services mentionnés comme optionnels sous la rubrique 1.2. (par exemple, le vote par correspondance) ne sont pas compris dans ce service. Consultez la rubrique 6. pour commander ces services optionnels Disponibilité du service Pour les questions fonctionnelles, consultez d abord l explication que vous trouverez en cliquant sur l'icône d aide («?»), en haut à droite. Pour tous autres problèmes et questions techniques et fonctionnels concernant le logiciel, vous pouvez consulter la rubrique Foire aux questions sur le site web Vous y trouverez également de courtes vidéos qui vous aideront à réaliser les étapes le plus importantes dans le logiciel. Si vous n'avez pas trouvé de réponse à votre question via l icône d aide du logiciel ou via le site web vous pouvez soumettre votre question à notre service d assistance par à l adresse electionssociales@wolterskluwer.be ou par téléphone (0800/40.304). Notre service d assistance est disponible chaque jour ouvrable de 8h30 à 17h30. Le service d assistance vous répondra par mail ou par téléphone Assistance administrative Description du service Pour les clients bénéficiant du package Business, un spécialiste de Wolters Kluwer réalisera pour vous les étapes de la procédure de vos élections sociales dans le logiciel. Cette personne s occupe des deadlines, réalise toutes les étapes prévues par la législation et vous fournit tous les documents nécessaires. Un bon nombre d actions importantes sont donc exécutées pour vous dans le logiciel afin que vous n ayez plus à accomplir une grande partie des tâches administratives. Cependant, vous nous fournissez vous-même les données nécessaires et, à certains moments importants, vous confirmez la précision de l output (par exemple les listes de candidats définitives). Pour toutes questions concernant les actions que vous devez entreprendre vous-même, vous pouvez vous adresser à votre assistant personnel. Ce service vise les questions dont la réponse se trouve dans la législation. Les questions spécifiques nécessitant une analyse in concreto de la situation de votre entreprise ou nécessitant une interprétation juridique ne relèvent pas du service d assistance administrative. Dès lors, pour ce type de questions, vous obtiendrez de votre assistant personnel des explications concernant les règles et principes généraux. Pour toute réponse, conseil ou calcul concrets concernant des situations propres à votre entreprise, vous pouvez faire appel à notre service optionnel Conseil juridique (voir la rubrique 6. ci-dessous) Portée du service L assistant personnel peut être considéré comme votre employé administratif qui suit et effectue toutes les étapes de la procédure pour vous. Vous gardez cependant la responsabilité du bon déroulement de la procédure. Vous avez également pour responsabilité de donner des informations et des données correctes à votre assistant. Lors de certains moments importants, vous confirmez la précision de l output. Dans tous Catalogue produits et services Elections sociales 9

10 les cas, chaque fois que vous devrez, vous-même, effectuer une tâche, vous en serez informé par votre assistant personnel qui vous expliquera également comment procéder. Les interventions les plus importantes que vous devrez réaliser sont: - Communiquer des informations sur le(s) lieu(x) d'emploi et sur les UTE s ; - Communiquer la (les) langue(s) qui sera/seront utilisée(s) ; - Transmettre une liste électronique (Excel ou Csv) des employés avec toutes les informations pertinentes comme : la catégorie (direction, cadre, employé, ouvrier ou jeune employé), lieu de travail, lieu de résidence, langue,... ; - Contrôler les fonctions de direction et de cadre ; - Donner les informations sur les intérimaires ; - Donner l horaire pour le(s) bureau(x) de vote ; - Consentir ou pas à l evoting ; - Transmettre la liste des candidats ; - Transmettre le/la président(e), le/la secrétaire, les assesseurs et suppléants pour le (chaque) bureau de vote ; - Confirmer la façon de convoquer les électeurs ; - Télécharger, imprimer et envoyer les lettres de convocation par la poste ; - Contrôler si les bulletins de vote sont corrects ; - Gérer le déroulement factuel des élections au sein de votre entreprise ; - Compte des bulletins de vote ; - Importer les résultats. De plus, vous êtes responsable de la distribution correcte des documents fournis par votre assistant personnel (affichage dans l'entreprise, les envoyer à SPF ETCS via application internet, ebox ou post,...) Tous les services mentionnés comme optionnels à la rubrique 1.2. ou énumérés comme facultatifs (par exemple le vote par correspondance) ne sont pas couverts par ce service. Consultez la rubrique 6. pour commander ces services optionnels Disponibilité du service Votre assistant personnel réalise toutes les étapes de la procédure administrative, il vous spécifie les informations que vous devez fournir, l output que vous devez contrôler et vous fournit tous les documents essentiels. Qui plus est, en cas d absence de votre assistant personnel, un membre de notre service d assistance est toujours à votre disposition pour assurer le travail de votre assistant. Vous recevrez l'adresse de votre assistant personnel. Ainsi, toute communication ou échange d'information avec lui se fera via cette adresse . En effet, nous ne pouvons pas vous garantir que, via le numéro général 0800/ , vous parlerez directement avec votre assistant personnel. Les appels sur ce numéro sont en effet répartis entre tous les employés du service d assistance. Votre assistant personnel est disponible chaque jour ouvrable, de 08h30 à 17h30. Catalogue produits et services Elections sociales 10

11 3. Support et assistance concernant le package First class 3.1. First class = Assistance complète Nos spécialistes externes (consultants et avocats) vous offrent une assistance quasi complète et ce au travers de toute la procédure. Ils effectuent le travail pour vous et garantissent que toutes les étapes de la procédure soient exécutées correctement et dans les délais impartis. Cette formule constitue le package le plus avancé. Vous êtes uniquement responsable de la distribution correcte de la liste des employés, de l affichage des documents dans votre entreprise et de l organisation du jour des élections. Avec le package first class, vous confiez toutes les tâches relatives aux élections sociales à des experts et ce, du jour X-60 au jour Y. Ce sont nos juristes externes, dotés de nombreuses années d expérience dans le domaine, qui font tout pour vous. Dès le début de la procédure, notre spécialiste suit toutes les étapes du calendrier des élections pour vous. Nous créons et traitons tous les documents nécessaires qui vous sont ensuite transmis par voie électronique. Il ne vous reste plus qu à les imprimer, les signer et, le cas échéant et selon les instructions de notre spécialiste, les envoyer par la poste. Nous portons donc, contrairement à la formule du Business Package, l entière responsabilité du bon déroulement du processus. Les services qui ne sont pas compris dans le package First Class mais pour lesquels vous pouvez tout de même faire appel à nos spécialistes sont les suivants: - Aide dans la résolution des conflits et les négociations avec les syndicats; - Accompagnement pour le jour des élections en tant que tel. Nous veillons à ce que les élections se déroulent sans encombres le jour Y. Nous vous aidons tant pour les tâches administratives que la répartition des mandats. - Conseils juridiques de qualité pendant une partie ou l ensemble du processus des élections sociales, aussi bien au niveau préventif, avant la survenance des problèmes, qu au niveau curatif, après survenance des problèmes. Le soutien préventif concerne principalement la première phase de la procédure où un certain nombre de principes doivent être mis en œuvre par l entreprise (par exemple: qui fait partie du personnel de direction qui fait partie du personnel cadre, le nombre d UTE s, la date des élections, ). Nos juristes expérimentés détectent et signalent les problèmes potentiels afin que vous puissiez gérer ceux-ci de façon proactive. Pour les entreprises de 300 employés et plus, la récolte des informations se fait via un rendez-vous avec un de nos employés. Pour les entreprises de moins de 300 personnes, la récolte des données se fait par mail ou par téléphone. - Organisation du vote par correspondance Vous pouvez participer à nos séminaires optionnels (voir rubrique ) et à nos séminaires pour le président du bureau de vote (voir rubrique ). 4. SLA s concernant le support et l assistance Le personnel de notre service d'assistance est disponible chaque jour ouvrable de 08h30 à 17h30 pour vous aider avec toutes vos questions et problèmes procéduraux et techniques. Le délai dans lequel nous Catalogue produits et services Elections sociales 11

12 traiterons vos demandes variera selon le contenu de celles-ci. Dans tous les cas, notre équipe prendra contact avec vous dans les 24 heures. 5. Condition techniques pour l utilisation du logiciel L utilisation du logiciel requiert un browser et MS Office (Word et Excel) Notre logiciel fonctionne avec ces versions: Browser support IE 10+ sur Windows 7+ Firefox 31+ sur Windows 7+ Google Chrome 36+ sur Windows 7+ Safari 7.0+ sur Mac OSX v10.9 (Maverick)+ Office support Microsoft Word (export) Microsoft Excel (import/export) Si vous utilisez des versions qui ne répondent pas à ces exigences et que vous rencontrez des problèmes, notre service d assistance vous aidera dans la mesure du possible mais nous ne pouvons vous garantir une solution. 6. Commander des produits et services optionnels Vous pouvez commander des produits et services optionnels en envoyant un à l adresse suivante electionssociales@wolterskluwer.be ou en téléphonant au numéro suivant 0800/ Si vous êtes un client bénéficiant du package Business, vous pouvez contacter votre assistant personnel. Une fois votre commande passée, vous recevrez par une proposition de prix pour les produits/services désirés. Une fois que vous aurez confirmé cette proposition, votre commande deviendra définitive. Les produits et services optionnels sont: - Conseil juridique - Séminaire Bureau de vote, pour le président - Livre Bureaux de vote. Guide pour les présidents - Bulletins de vote et urnes - Vote par correspondance - Vote électronique Catalogue produits et services Elections sociales 12

13 6.1. Conseil juridique Nos juristes, spécialisés dans les élections sociales, apportent des réponses concrètes aux questions propres à votre entreprise ou vous donnent des conseils concernant la prévention ou le traitement des conflits. Nos juristes bénéficient du support d universitaires et d avocats expérimentés Séminaire Bureau de vote, pour le président Lors de ce séminaire nous abordons toutes les tâches qui doivent être accomplies par le président d un bureau de vote. Vous obtenez ainsi des informations concrètes afin que vous sachiez exactement ce que vous avez à faire. Lors d une session interactive et hands-on, nous simulons le jour des élections dans votre entreprise afin que vous puissiez commencer la procédure l esprit tranquille, préparé pour le Jour Y Livre Bureaux de vote. Guide pour les présidents Le livre examine en détail toutes les étapes de la composition des bureaux de vote, des collèges électoraux ainsi que mes opérations électorales réelles Bulletins de vote et urnes Vous pouvez commander vos bulletins de vote personnalisés, soigneusement classés selon vos UTE s, organismes et des catégories d'employés, ce, pour diminuer les tâches administratives et les coûts Vote par correspondance Afin de donner à vos employés absents le jour des élections la possibilité de voter, vous pouvez utiliser notre service vote par correspondance. Vous pouvez choisir entre des formulaires standards, où vous remplissez vous-même les informations pour chaque employé et des formulaires personnalisés où nous avons déjà remplis, pour vous, certaines informations concernant vos employés Vote électronique Les bulletins de vote papier sont remplacés par un écran sur lequel les candidats peuvent faire leur choix. Toutes les procédures prévues par la législation continuent d'exister avec le vote électronique. Par exemple, un bureau de vote est défini de la même manière et les concepts d urne, organismes ou listes sont intégrés dans le concept électronique. Le logiciel et les services concernant le vote électronique sont assurés par notre partenaire Elegio. Lorsque des problèmes surgissent dans le transfert de données de notre outil vers celui d Elegio, vous pouvez contacter notre centre d'assistance par (socialeverkiezingen@wolterskluwer.be) ou par téléphone (0800/40.304). Des problèmes qui surviendraient lorsque vous importez des données dans l outil d Elegio, ou des problèmes techniques tombent sous la responsabilité d Elegio (support@elegio.be). Catalogue produits et services Elections sociales 13

14 7. Questions administrative Si vous avez des questions administratives (facturation, livraison,...) concernant les produits et services que vous avez acheté, ou si vous désirez plus d'information sur une mise à jour de votre package actuel, vous pouvez nous contacter par mail à l'adresse Si, toutefois, vous préférez avec un ou une employé(e) en ligne, vous pouvez appeler notre service d'assistance au numéro suivant 0800/ Catalogue produits et services Elections sociales 14