REPUBLIQUE DU BENIN MINISTERE DES FINANCES ET DE L ECONOMIE DIRECTION GENERALE DU BUDGET

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1 REPUBLIQUE DU BENIN MINISTERE DES FINANCES ET DE L ECONOMIE DIRECTION GENERALE DU BUDGET République du Bénin Fraternité-Justice-Travail

2 SOMMAIRE INTRODUCTION GENERALITES MENU DU TRESORIER (AGENT COMPTABLE) AU NIVEAU CENTRAL MENU DU TRESORIER (AGENT COMPTABLE) AU NIVEAU DEPARTEMENTAL 2

3 INTRODUCTION 3

4 Le Ministère de l Economie et des Finances a pour mission de proposer et de mettre en œuvre la politique économique et financière du Gouvernement. Dans un souci d efficacité dans l accomplissement de cette mission, il a été créé entre autre la Direction Générale du Budget (DGB) qui se charge de la préparation et de l exécution du Budget Général de l Etat. La DGB, à travers son Service Informatique a mis en place des logiciels dont le SIPIBE et le SIGFiP. Ce dernier est un outil moderne de gestion mis à la disposition de tous les acteurs de la chaîne des dépenses publiques. C est un logiciel qui assure : - La transparence dans la gestion des finances publiques ; - La fiabilité des données financières et comptables ; - L obtention des statistiques fiables en temps réel ; - La célérité dans le traitement des dépenses ; - L exécution des dépenses par les acteurs depuis leur bureau ; - Le suivi permanent du niveau de consommation de crédits ; - Le suivi de la régulation du Budget ; - La traçabilité des dépenses en temps réel. 4

5 Le Service Informatique de la DGB dans sa mission de mise en œuvre de la politique informatique, est chargé de l étude de la mise en place des systèmes d information, de la conception, du traitement des données, de la production des données statistiques et de la maintenance des systèmes informatiques de la DGB. Le logiciel SIGFiP est mis en œuvre grâce à des ordinateurs installés auprès de ses différents utilisateurs à savoir : - Agents Ordonnateurs, - Ordonnateurs, - Contrôleur Financier et ses délégués, - Comptables publics, tous connectés en réseau. L accès à la base de données par chacun de ces acteurs se fait par le biais des paramètres de connexion composés de : - Un nom utilisateur, - Un mot de passe et - Du nom de la base de données sur laquelle vont s effectuer les transactions. Pour assurer la fiabilité et l exhaustivité des dépenses sur crédits délégués dans SIGFiP, une extension du logiciel a été faite dans les différents 5

6 départements qui sont reliés au site central du Ministère grâce à une interconnexion réseau. Ainsi, ces différents acteurs précédemment cités se retrouvent tant au niveau central qu au niveau départemental. Le présent guide, élaboré au profit des Trésoriers (Agents comptables), fait ressortir des points suivants : - Gestion spécifique des Ressources Affectées Localisées (RAL) ; - Prise en compte de la nomenclature des pièces justificatives dans le SIGFiP ; - Présentation de SIGFiP - Chargement du logiciel SIGFiP ; - Présentation du module de l Agent Comptable au niveau central ; - Présentation du module de l Agent Comptable au niveau départemental. 6

7 GENERALITES 7

8 I. Gestion spécifique des Ressources Affectées Localisées (RAL) Les Partenaires techniques et financiers accompagnent la République du Bénin dans ses programmes de développement dans plusieurs domaines. Cet accompagnement est soit un Don ou un Emprunt. Dans le cadre de ces financements, un programme dénommé «Programme FAST TRACK INITIATIVE/ FCB» a été mis en place en République du Bénin. C est un programme qui est destiné au secteur de l éducation pour la mise en œuvre du Plan Décennal de Développement du secteur de l Education à travers trois composantes : - Amélioration de l accès, de la rétention et de l équité ; - Amélioration de la qualité de l enseignement et de l alphabétisation ; - Amélioration de la gestion et du pilotage du système. Au cours de l exécution de ce programme, divers problèmes se posent et qui sont essentiellement d ordre organisationnel et procédural. Ainsi, il est constaté une certaine lenteur dans le circuit d exécution des dépenses 8

9 et liée au respect des procédures en vigueur en République du Bénin. A l analyse, il ressort qu il est impossible d identifier automatiquement les mandats liés aux ressources extérieures afin d accorder une priorité à leur traitement. Pour pallier ces difficultés, il a été mis en place sur le SIGFiP, un Anti-virus Ressources Affectées Localisées (RAL). Cet anti-virus est créé automatiquement dès qu une dépense sur les ressources extérieures (en occurrence les dons) est saisie dans le SIGFiP. Ainsi, pour chacun des acteurs qui sont répartis dans la chaîne des dépenses publiques au niveau central et au niveau déconcentré, cet anti-virus qui est intégré au SIGFiP suit le traitement de toute dépense sur ressources extérieures (dédiées et affectées) et, sans avoir traité la dépense concernée, l acteur n aura pas la main dans le système pour réaliser d autres opérations. Cet anti-virus RAL se déclenche aux différentes phases d engagement, de notification, de mandatement, d ordonnancement, de prise en charge comptable, de mise en règlement et de règlement. Ainsi, pour chacun des acteurs suscités, dès qu ils accèdent soit au menu de validation, de visa, de prise en charge, de mise en règlement ou de règlement, le SIGFiP 9

10 pourra déclencher automatiquement le mécanisme permettant d afficher à l écran les titres en instance sur ressources extérieures (dédiées et affectées) et devant être validés avec diligence. Par ailleurs, l anti-virus RAL suit la création des bordereaux de transmission de telle sorte qu il ne sera plus possible de mélanger des mandats de ressources extérieures et ceux de ressources intérieures sur le même bordereau de transmission. Il affiche une étiquette bien visible physiquement sur les projets de fiche d engagement, les fiches d engagement, les bons de commandes, la page de garde des marchés, les mandats et leur bordereau de transmission. 10

11 II. Prise en compte de la nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques dans le SIGFiP L exécution des dépenses publiques est sous tendue par des pièces comptables qui en justifient la régularité et la légalité. Au cours de l année 2008, le Ministère de l Economie et des Finances a élaboré un document intitulé «Nomenclature des Pièces Justificatives des Dépenses Publiques» regroupant l ensemble de ces pièces pour en constituer un guide pour chaque acteur de la chaîne des dépenses publiques en l occurrence les Contrôleurs Financiers. La manipulation de ce document par ces acteurs à la recherche d une éventuelle pièce justifiant un type de dépense donnée est une tâche fastidieuse ne garantissant pas une rigueur dans le contrôle de ces pièces. Pour palier à ce problème, il a été décidé que le SIGFiP prenne en charge la vérification automatique du contrôle de ces pièces en mettant à la disposition des acteurs en l occurrence le Contrôleur Financier et ses délégués un outil en vue de leur faciliter la tâche. Ainsi, la nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques a été intégrée à SIGFiP. Désormais, tout engagement de dépense dans le SIGFiP doit 11

12 respecter la nomenclature telle que le document l a précisé. Un outil intelligent de recherche a donc été intégré à SIGFiP pour faciliter la manipulation du document. 12

13 III- Présentation de SIGFiP SIGFiP est un outil moderne de gestion mis à la disposition de tous les acteurs du circuit d exécution du budget général de l Etat en République du Bénin pour accomplir judicieusement les tâches habituelles liées à l exécution des dépenses. SIGFiP est un logiciel (ensemble de programmes) de gestion des Finances Publiques. Il est mis en œuvre grâce à des ordinateurs installés auprès de ses différents utilisateurs (Ordonnateurs, Contrôleurs Financiers et Trésoriers), tous connectés en réseau. Ainsi, les tâches sont réparties entre les différents acteurs comme suit : Le gestionnaire de crédits a pour tâches : De remplir et de signer les fiches de demande d engagement ou de réservation. L ordonnateur a pour tâches : De saisir les informations d engagement, De valider les saisies effectuées, D éditer la fiche d engagement, D éditer les bons de commande, De saisir les informations liées aux mandats, D éditer les mandats, 13

14 D éditer à partir du système, divers bordereaux d envoi à l adresse du Contrôleur financier ou du Trésorier, D annuler une dépense en cours, De consulter les informations de la base, D éditer certains états. Le Contrôleur Financier a pour tâches : De contrôler et de valider les informations introduites dans le système par l ordonnateur par rapport aux dossiers, De différer le traitement dudit dossier en cas de problèmes mineurs, De rejeter le dossier à l ordonnateur en cas de problèmes graves, D éditer divers bordereaux à envoyer à l ordonnateur, De consulter les informations de la base, D éditer certains états. Le Trésorier a pour tâches : De prendre en charge les dépenses ordonnancées, D éditer divers états de paiement, 14

15 De mettre les dépenses prises en compte en paiement, De rejeter ou de différer certains dossiers de paiement, D éditer les bordereaux de rejet, De consulter les informations de la base, D éditer certains états. L Observateur a pour tâches : D éditer divers états statistiques à sa convenance. Des agents de l Ordonnateur et du Trésorier peuvent leur assurer certaines tâches de saisie et d édition en cas de besoins. 15

16 IV- Chargement de SIGFiP Le lancement du logiciel SIGFiP se fait à partir de l icône se trouvant sur le bureau. Un double clic sur cette icône fait apparaître la fenêtre suivante : Le Trésorier saisit les informations nécessaires conformément aux paramètres de connexion qui lui ont été attribués à savoir : - Son nom utilisateur ; - Son mot de passe et - Le nom de la base de données sur laquelle il doit travailler. Il clique ensuite sur le bouton Connecter et l écran suivant apparaît : 16

17 Cet écran présente le message du jour adressé par le Directeur Général du Budget (DGB) via l Administrateur du système. 17

18 MENU DU TRESORIER (AGENT COMPTABLE) NIVEAU CENTRAL 18

19 I. Présentation du module du Trésorier (Agent comptable) au niveau central Après la lecture du message du DGB, cliquer sur le bouton Quitter pour faire apparaître le module proprement dit de l Agent comptable au niveau central se présentant comme suit : Ce module est composé de cinq (05) menus à savoir : - Exploitation ; - Règlement mandat ; 19

20 - Règlement régie d avance ; - Réédition ; - Consultation et édition. A. Le menu Exploitation Ce menu comporte quatre (04) sous menus à savoir : - La connexion qui permet de faire une nouvelle connexion à SIGFiP comme indiqué précédemment dans la section Chargement du logiciel ; - La déconnexion qui permet de se déconnecter de la base de données et d éviter surtout les problèmes de double connexion qui se posent très souvent ; - Le retour au menu qui ramène au module de départ c'est-à-dire celui du Contrôleur Financier ; - Quitter qui permet de sortir du module et de rejoindre le bureau du Système d exploitation 20

21 B. Le menu Règlement mandat suivants : Ce menu comporte les trois (03) sous menus 1. Virement Ce menu permet au comptable du Trésor de faire le virement par la Banque de titres de règlement. Un clic sur ce menu fait apparaître la fenêtre suivante : 21

22 Le comptable : Il a la possibilité de Choisit la banque et l exercice Sélectionne la ligne de titre de règlement pour laquelle il veut faire le virement Coche la dernière colonne à droite de la ligne sélectionnée décocher la ligne sélectionnée en cliquant à nouveau dans la dernière colonne cocher plusieurs lignes de titre de règlement à la fois voir la situation budgétaire par rapport à chaque ligne sélectionnée en cliquant sur le bouton Situation budgétaire comme le montre la fenêtre ci-après : 22

23 Après avoir sélectionné le ou les titres de règlement, il clique sur le bouton Règlement et confirme le règlement du ou des mandats cochés. Après confirmation, la fenêtre d édition des bordereaux de règlement s affiche comme suit : 23

24 Il confirme ou non l édition des bordereaux de règlement et clique enfin sur le bouton Quitter pour retourner au menu initial. 2. Bon de caisse Ce menu permet à l Agent comptable de faire le paiement des titres de règlement par bon de caisse. Au clic sur cette option, vous avez l écran ciaprès : 24

25 La description de la procédure de règlement est la même que précedemment. 3. Autres modes de paiement Ce menu permet à l Agent comptable de faire le virement des titres de règlement par un mode de paiement autre que celui bancaire et par bon de caisse. (Ce menu est à mettre à jour) C. Le menu Règlement Régie d avance Il comporte les sous menus suivants : 25

26 - Virement ; - Bon de caisse ; - Autres mode de paiement ; - Liste des mises à disposition au Régisseur. 1- Virement suivante : L ouverture de ce menu présente la fenêtre La description de la procédure de règlement est la même que celle du menu Règlement mandat option Virement. 26

27 2- Bon de caisse L ouverture de ce menu affiche l écran suivant : La description de la procédure de règlement est la même que celle du menu Règlement mandat option Bon de caisse. 3- Autres modes de paiement suivante : L ouverture de ce menu présente la fenêtre 27

28 La description de la procédure de règlement est la même que celle du menu Règlement mandat option Virement. 4- Liste des mises à disposition au Régisseur Ce menu permet d avoir la liste des ordres de paiements validés et mis à la disposition d un Régisseur. L ouverture de ce menu présente la fenêtre suivante : 28

29 Le comptable se chargera de : - Préciser le type d ordre de paiement (mise en place de régie, dépenses urgentes ou les deux) ; - Saisir le N du bordereau ou la période où les OP ont été émis ; Il clique ensuite sur le bouton Rechercher et les ordres de paiements validés s affichent. Il a également la possibilité de sélectionner chaque N OP et de voir sa situation budgétaire comme l indique la fenêtre ci-après : 29

30 Pour une nouvelle recherche, il clique sur le bouton Annuler. A la fin de toutes les opérations, il clique sur le bouton quitter pour revenir au menu initial. D. Le menu Réédition Ce menu présente quatre (04) sous menus à savoir : - Bordereau ; - Fiche de rejet ; - Fiche de différé ; - Bordereau de transmission vers Trésor. 30

31 1. Bordereau a. Règlement mandat Ce menu affiche la fenêtre suivante : L agent comptable : - Saisit le type de bordereau rechercher - Précise les critères de recherche à savoir N bordereau ou période (date début, date fin) ; - Clique sur le bouton Rechercher ; - Sélectionne le bordereau à imprimer ; - Clique sur le bouton Imprimer. 31

32 Pour faire une nouvelle recherche, il clique sur le bouton Annuler. Et pour quitter, il clique sur le bouton Quitter. La procédure est la même dans le cas des autres options à savoir : - Règlement ordres de paiement ; - Oppositions et précomptes. 2. Fiche de rejet Ce menu permet de rééditer les fiches de rejet ou de dégagement de crédit en des exemplaires donnés (soit au DA, au CF, au comptable ou aux trois). A l ouverture du menu, la fenêtre suivante s affiche : 32

33 L agent comptable : - Précise le document recherché (mandat ou ordre de paiement) ; - Saisit les critères de recherche (N de rejet ou la période d édition de la fiche de rejet) ; - Clique sur le bouton rechercher pour afficher le résultat ; - Sélectionne la fiche de rejet à rééditer ; - Précise les documents à rééditer (fiche de rejet ou fiche de dégagement de crédit ou les deux) ; - Précise les exemplaires à éditer (DA, CF, Comptable ou les trois) comme l indique la fenêtre ci après : 33

34 - Clique sur le bouton Imprimer pour lancer l impression ; - Clique sur le bouton annuler pour reprendre une nouvelle recherche ; - Clique sur le bouton Quitter pour retourner au menu initial. 3. Fiche de différé Ce menu permet de rééditer les fiches de différé en des exemplaires donnés (soit au DA, au CF, au comptable ou aux trois). 34

35 A l ouverture du menu, la fenêtre suivante s affiche : La procédure de réédition de fiche de différé est la même que précédemment. 4. Bordereau de transmission vers le Trésor (Ce menu est à mettre à jour) E. Le menu Consultation et édition Ce menu comporte les sous menus suivants : 35

36 a. Mandat Ce menu permet de voir la situation d un mandat dans le circuit de traitement. Au clic sur ce menu l écran suivant s affiche : L agent comptable saisit simple le numéro du mandat et valide au clavier et les informations concernant ce mandat s affichent comme le montre l écran suivant : 36

37 Pour effectuer de nouvelle recherche, il clique sur le bouton Effacer ou sur le bouton Menu principal pour l écran précédent. b. Situation générale des mandats Ce menu permet de voir la situation générale des mandats selon les options proposées à savoir : - Mandats payés - Prise en charge et - Bordereau. L ouverture de ce menu présente la fenêtre ci-après : 37

38 L agent comptable saisit l exercice et la période et clique ensuite sur le bouton Rechercher pour avoir la fenêtre suivante : 38

39 Il pourra ensuite sélectionner le mandat lequel il a l intension d éditer en cliquant sur le bouton Imprimer. Il clique sur le bouton Retour pour aller à l écran précédent ou sur Quitter pour sortir de l application. c. Ordre de paiement Ce menu permet de voir la situation d un ordre de paiement dans le circuit de traitement. A l ouverture de ce menu l écran suivant s affiche : 39

40 L agent comptable saisit simple le numéro du mandat et valide au clavier et les informations concernant ce mandat s affichent comme le montre l écran suivant : 40

41 Pour effectuer de nouvelle recherche, il clique sur le bouton Effacer ou sur le bouton Menu principal pour l écran précédent. d. Situation générale des OP Ce menu présente l écran suivant : 41

42 La procédure est la même que dans le cas b. Situation général de mandats. e. Situation d exécution des lignes Mandat Ce menu présente la fenêtre suivante : 42

43 L agent comptable : - sélectionne l exercice, - saisit la date de fin, - clique sur le bouton résultat de la Recherche, pour avoir une fenêtre semblable à celle-ci : 43

44 - Il sélectionne ensuite une ligne d imputation donnée et clique sur le bouton Editer pour lancer l impression. - Il clique sur le bouton Effacer pour lancer une nouvelle recherche et sur le bouton Quitter pour retourner au menu principal Ordre de paiement Ce menu présente la fenêtre suivante : 44

45 La procédure est la même que précédemment. f. Etat de rapprochement ordonnateurcomptable Ce menu présente l écran suivant : 45

46 L agent comptable se chargera de saisir l exercice, la date début et la date fin pour avoir le résultat de l état de rapprochement. g. Récapitulatif des mandats et des OP Même procédure que précédemment. h. Situation des restes à payer Situation détaillée Cet écran présente la situation des restes à payer non salariaux à partir de l écran suivant : 46

47 L agent comptable fait un choix entre reste à payer (trésorerie) et reste à payer (dépense + trésorerie). Ensuite précise l exercice et la date de fin, puis clique sur le bouton Aperçu avant de lancer l impression. i. Recherche par bénéficiaire Engagement L ouverture de ce menu présente la fenêtre suivante : 47

48 L agent comptable se chargera de saisir le nom du bénéficiaire ou l exercice et la période et clique ensuite sur le bouton Rechercher pour avoir l écran qui suit : Mandats Confère Engagement. Ordre de paiement Confère Engagement. 48

49 MENU DU TRESORIER (AGENT COMPTABLE) NIVEAU DEPARTEMENTAL 49

50 III- Présentation du module du Trésorier (Agent comptable) au niveau départemental Après la lecture du message du DGB, cliquer sur le bouton Quitter pour faire apparaître le module proprement dit du Contrôleur Financier au niveau départemental se présentant comme suit : Ce module est composé de cinq (05) principaux menus notamment : - Exploitation 50

51 - Mise en règlement - Règlement - Réédition - Consultation et édition A. Le menu Exploitation Confère module du Trésorier (Agent Comptable) au niveau central : menu Exploitation B. Le menu Mise en règlement 1. Virement Ce menu permet au comptable du Trésor de faire la mise en règlement des mandats à payer par virement. Un clic sur ce menu fait apparaître la fenêtre suivante : 51

52 Le comptable : Il a la possibilité de Choisit la banque et l exercice Précise le compte financier Sélectionne la section et valide au clavier décocher la ligne sélectionnée en cliquant à nouveau dans la dernière colonne cocher plusieurs lignes de titre de règlement à la fois 52

53 voir la situation budgétaire par rapport à chaque ligne sélectionnée en cliquant sur le bouton Situation budgétaire Après avoir sélectionné le ou les titres de règlement, il clique sur le bouton Mise en Règlement et confirme la mise en règlement du ou des mandats cochés. 2. Autre mode de paiement L ouverture de menu présente la fenêtre suivante : 53

54 La description de la procédure de mise en règlement est la même que précedemment. 3. Bon de caisse L ouverture de ce manu présente la fenêtre suivante : La description de la procédure de mise en règlement est la même que précedemment. 4. Bon de caisse Ce menu affiche la fenêtre suivante ou l Agent comptable: 54

55 - Choisit le type du bordereau recherché (virement, bon de caisse, autre) - Précise les critères de recherche du bordereau à savoir (saisie du N bordereau ou de la période(date début, date fin)) - Clique sur le bouton Rechercher come l indique la fenêtre suivante : - Il sélectionne ensuite le bordereau dans la liste affichée et clique sur le bouton Imprimer 55

56 Pour reprendre une nouvelle recherche il clique sur le bouton Annuler ou sur le bouton Quitter pour retrouver l écran précédent. C. Le menu Règlement Confère module du Trésorier (Agent Comptable) au niveau central : menu Règlement mandat D. Le menu Réédition Confère module du Trésorier (Agent Comptable) niveau central : menu Réédition au E. Le menu Consultation et édition Confère module du Trésorier (Agent Comptable) au niveau central : menu Réédition 56

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