Etat de la mise en oeuvre des recommandations du Commissaire aux Comptes

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1 ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE COMMISSION DE VERIFICATION EBAC10/2 DES COMPTES DU CONSEIL EXECUTIF 7 mai 2004 Dixième réunion Point 2.2 de l ordre du jour provisoire Etat de la mise en oeuvre des recommandations du Commissaire Rapport du Commissaire INTRODUCTION 1. A sa deuxième réunion, les 11 et 12 mai 2000, la Commission de Vérification des Comptes a demandé que soit établie une vue d ensemble sous forme de tableau des recommandations du Commissaire indiquant l ancienneté des recommandations, l état d avancement de leur mise en oeuvre et, le cas échéant, les observations du Secrétariat. A sa troisième réunion, la Commission a demandé que ce type de rapport soit systématiquement présenté à l avenir. 1 Une vue d ensemble mise à jour sous forme de tableau, présentée en annexe au présent document, est donc soumise à l examen de la Commission. PRESENTATION 2. La vue d ensemble sous forme de tableau se divise en trois parties : la première comprend les recommandations faites au cours de l exercice (et reflètent la situation en mars 2004) ; la deuxième et la troisième indiquent l état d avancement de la mise en oeuvre des recommandations concernant respectivement les exercices et La présentation du tableau reflète la position du Secrétariat sur chacune des recommandations, l état d avancement de la mise en oeuvre et le calendrier prévu, s il y a lieu. Lorsque la recommandation n est pas acceptée ou ne l est que partiellement, le Secrétariat fournit brièvement quelques éléments pour étayer sa position. Le Commissaire a apporté d autres observations lorsqu il l a jugé utile. 4. La Commission notera qu il n est pas indiqué pour chacune des recommandations à qui incombe la responsabilité de la mise en oeuvre. Le Secrétariat a indiqué que les recommandations formulées par le Commissaire constituent une responsabilité institutionnelle de la direction générale. 1 Document EBAC3/2.

2 EBAC10/2 OBSERVATION D ENSEMBLE DU COMMISSAIRE AUX COMPTES 5. Dans l ensemble, il est satisfaisant de constater que toutes les recommandations formulées ont été acceptées par le Secrétariat et qu elles ont déjà été mises en oeuvre ou sont en train de l être, comme indiqué dans le tableau ci-dessous. Exercice Nombre total de recommandations figurant dans la présente mise à jour acceptées et mises en oeuvre acceptées et en cours de mise en oeuvre ou constamment mises en oeuvre non acceptées Il ressort d une analyse des recommandations relatives à la vérification des comptes de l exercice qui restent dans le tableau que les recommandations concernaient pour la plupart l amélioration des contrôles généraux concernant les technologies de l information au Siège. Comme indiqué précédemment, le Secrétariat a entrepris l application de projets d infrastructure informatique majeurs et, si des progrès continuent régulièrement d être enregistrés, il ne pourra donner suite pleinement à ces recommandations que lorsque les projets auront été menés à bien. Il est à noter que le Secrétariat envisage de donner suite pour l essentiel à ces recommandations en Ces recommandations ainsi que les autres recommandations concernant les systèmes et les technologies de l information et de la communication doivent continuer de retenir l attention prioritaire du Secrétariat. 7. L élaboration d une politique mondiale en matière de gestion de l environnement pour l OMS a été recommandée pour la première fois au cours de l exercice Le travail effectué dans les Régions pendant l exercice en cours a confirmé la nécessité d une politique mondiale sur cette question. Si la date cible concernant la mise au point définitive de cette politique a été reportée à plusieurs reprises, un projet a maintenant été élaboré. Le Secrétariat a indiqué que des mesures seront prises pour parvenir à la mise au point définitive au cours de l année et que la mise en oeuvre suivra. 8. D une manière générale, les progrès accomplis dans l application des recommandations du Commissaire sont satisfaisants. Dans certains cas, toutefois, les recommandations acceptées n ont pas toujours été mises en oeuvre en respectant le calendrier prévu. Le Secrétariat devrait donc accorder un rang de priorité élevé à la mise en oeuvre des recommandations en respectant les nouvelles dates cibles. SUIVI DE LA MISE EN OEUVRE DES RECOMMANDATIONS 9. Les éléments sur l état d avancement de la mise en oeuvre ont été réunis en mars 2004 sur la base des réponses fournies par le Secrétariat. Il est rappelé à la Commission que, si le Commissaire suit normalement la mise en oeuvre des recommandations qu il a formulées, le temps que prend ce travail de suivi est conditionné par une série de facteurs, ce qui explique que les observations du Secrétariat figurant dans le tableau n ont pas nécessairement été vérifiées par le Commissaire. CONCLUSION 10. La Commission est invitée à prendre note de l état d avancement de la mise en oeuvre des recommandations du Commissaire. 2

3 ANNEXE ETAT D AVANCEMENT DE LA MISE EN OEUVRE DES RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES PREMIERE PARTIE. RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES RELATIVES A L EXERCICE Note de gestion du 27 février 2004 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional de l Afrique d octobre 2003 à janvier 2004 Carences générales dans l environnement de contrôle interne Un plan d action détaillé en bonne et due forme doit être élaboré, appliqué et faire régulièrement l objet d un suivi afin de remédier aux carences dans l environnement de contrôle interne. Comptes bancaires et comptes d avance a) Des procédures doivent être maintenues pour le rapprochement approprié des comptes bancaires sans retard. b) Les espèces en transit doivent être correctement comptabilisées dans le livre de comptes. Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici juin a) b) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre à l occasion de la clôture annuelle. c) Un effort doit être fait pour tenir à jour les comptes d avance. c) d) Les visites inopinées dans les bureaux de pays qui sont prévues doivent être effectuées et la pratique doit être poursuivie. e) Tous les bons de paiement doivent porter les signatures appropriées ; une documentation d appui complète valable doit également être fournie. Le suivi doit être assuré concernant les montants des comptes d avance dus depuis longtemps. d) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici juin e) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici juin EBAC10/2 3

4 4 Fonctions de caissier a) La fonction de caissier doit être réexaminée afin d introduire une répartition plus appropriée des tâches ; il faut que deux personnes aient les clés du coffre et le comptage doit être effectué régulièrement par une personne indépendante. b) Les chèques émis pour réapprovisionner la petite caisse doivent refléter la capacité officielle du bénéficiaire. c) Le journal de contrôle et le livre de caisse doivent être mis à jour régulièrement. Un rapprochement quotidien s impose avec le livre de caisse. d) Une personne indépendante du caissier doit tenir un registre des chèques. Les chèques non utilisés en caisse doivent être rapprochés du registre. Coupons de carburant a) Le numéro d immatriculation du véhicule doit être indiqué sur le coupon et aucun coupon sans numéro ne doit être émis. Les quantités de carburant délivrées aux différents véhicules doivent être vérifiées par la direction. b) Des comptes d inventaire des coupons de carburant doivent être effectués tous les mois et faire l objet d un rapprochement. Les résultats doivent être examinés par la direction. Inventaire du matériel durable a) Des procédures complètes pour l inventaire doivent être établies en bonne et due forme et appliquées. b) Un plan d action doit être élaboré pour que la base de données des stocks de matériel durable fasse l objet d un rapprochement et soit complétée à titre prioritaire. Les listes pertinentes doivent être obtenues et conservées dans les dossiers pour les rapprochements et à des fins de référence. a) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici avril b) c) d) a) b) a) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici décembre b) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici décembre EBAC10/2 Annexe

5 5 Gestion du contrôle budgétaire et des crédits a) Une analyse complète des problèmes rencontrés en cours d exercice concernant la discipline budgétaire et financière doit être entreprise ; l objectif doit être de déterminer les mesures correctrices qui s imposent afin de respecter le Règlement financier et les Règles de Gestion financière. Au besoin, des recommandations et une formation complémentaires doivent être fournies au personnel préposé aux dépenses. La direction doit appliquer des contrôles de surveillance plus stricts et les responsables qui ne respectent pas les directives devront rendre des comptes. b) Les contrôles budgétaires et financiers au niveau des pays doivent être renforcés pour éviter les dépenses encourues en violation du Règlement financier et des Règles de Gestion financière. Un examen critique doit être effectué pour déterminer pourquoi les politiques et procédures en vigueur n ont pas permis de mettre à jour rapidement les cas de dépenses abusives pendant l exercice et d y remédier. Achats et paiements a) Une liste des fournisseurs approuvés doit être établie et maintenue sur la base de critères fixés à l avance. b) Un examen de la pratique actuelle concernant les différences autorisées entre les décaissements et les engagements doit être effectué. Si les fonds disponibles sont insuffisants, la demande de paiement doit être soumise au titulaire des crédits et l engagement révisé conformément aux Règles de Gestion financière. c) En vérifiant la validité des engagements non réglés, il faut bien mettre l accent sur ceux qui existent au-delà de la période du contrat. d) Il faut procéder à un examen approfondi du système des dossiers et archives ainsi que des moyens de stockage. a) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours et sera achevée en juin b) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici juin a) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici décembre b) c) d) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici juin Annexe EBAC10/2

6 6 e) Il faut accroître l utilisation des virements électroniques de fonds pour le paiement des comptes des fournisseurs. Signatures témoins Un registre de signatures témoins doit être maintenu et utilisé par les responsables de la vérification de l approbation des transactions. Rapports sur les bourses d études Les efforts visant à obtenir des rapports sur l utilisation des fonds doivent être intensifiés. Personnel à court terme a) Tous les employés devront signer un contrat d engagement avant ou au moment de prendre leurs fonctions. b) Tous les versements aux employés doivent faire l objet d un examen à un deuxième niveau avant d être effectués. c) Le nouveau système pour l état des traitements doit être éprouvé de manière complète avant son introduction définitive. Allocations pour frais d études Les personnes qui demandent une allocation pour frais d études doivent indiquer le montant de l allocation demandée. Débiteurs a) Il faut intensifier les efforts pour recouvrer les montants non réglés depuis longtemps. b) Des mesures doivent être prises pour veiller à l enregistrement, au rapprochement et au suivi en temps voulu des opérations concernant l assurance-maladie du personnel. Comptes d attente Un effort concerté doit être fait concernant les postes non réglés depuis longtemps dans les comptes d attente. e) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici juin Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici juin Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici octobre a) b) c) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici juin b) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici septembre Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici juin EBAC10/2 Annexe

7 7 Relevés des congés a) Des listes de tous les membres du personnel doivent être fournies au fonctionnaire responsable pour lui permettre de vérifier que toutes les fiches de congés ont été soumises. b) Les membres du personnel et leurs supérieurs hiérarchiques doivent signer la fiche de congés pour attester qu un congé a été demandé et approuvé. Les fiches de congés dûment complétées doivent être soumises à temps à la fin de l année. Gestion et développement du personnel a) Des évaluations de tous les membres du personnel doivent être complétées selon les règles fixées. Il faut intensifier la surveillance et le suivi de l application de ces règles. b) Les membres du personnel et les supérieurs hiérarchiques doivent être encouragés à utiliser le système de gestion et de développement des services du personnel afin d identifier les carences concernant les connaissances, les compétences et les aptitudes et d y remédier. Subventions pour les dépenses locales Le respect des directives concernant les subventions pour les dépenses locales doit être amélioré pour permettre à la direction du Bureau régional de gérer de manière plus efficace les relevés des dépenses. Planification, surveillance et évaluation du programme a) Les divisions et les pays doivent être encouragés à soumettre leurs plans de travail sur l Intranet et à utiliser les services du système de gestion des activités. b) La direction, en collaboration avec le Siège, doit mettre au point des plans d action permettant de mobiliser les ressources afin d obtenir les résultats énoncés dans le plan de travail. Si les ressources sont insuffisantes, les plans de travail doivent être réduits et/ou reportés à titre prioritaire. a) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici septembre b) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici juin a) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici décembre b) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici septembre Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours et sera achevée d ici décembre a) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici décembre b) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici juin Annexe EBAC10/2

8 8 Planification des immobilisations A l avenir, le processus de planification des immobilisations devra être plus formel et les projections de coûts déterminées avec plus de précision. Les plans régionaux devront être alignés sur les priorités mondiales de gestion des actifs. Politique concernant l environnement Une politique complète concernant l environnement tenant compte de la situation particulière de la Région africaine doit être mise au point et appliquée. Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici septembre Recommandation acceptée. Une orientation au niveau mondial est attendue. Note de gestion du 25 février 2004 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional de l Asie du Sud-Est en novembre-décembre 2003 Bourses d études a) Comme le prévoit le Manuel de l OMS, un représentant de l OMS doit faire partie des comités de sélection nationaux. b) Comme recommandé par la vérification intérieure, les dispositions concernant les bourses d études doivent être appliquées de la même façon dans l ensemble de la Région de l Asie du Sud-Est. c) Les systèmes de contrôle et de surveillance doivent être améliorés pour faire en sorte que les rapports d utilisation soient reçus et examinés en temps voulu. Feuille de contrôle pour le rapprochement bancaire Un membre du personnel de haut niveau doit examiner et signer la feuille mensuelle de contrôle pour le rapprochement bancaire. Inventaire des biens durables a) Un inventaire complet doit être dressé au moins une fois par exercice biennal. En procédant à l inventaire, il faudra veiller à bien séparer les tâches. a) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours. b) Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre. c) Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre. a) EBAC10/2 Annexe

9 9 b) Il faut d urgence chercher à mettre en oeuvre un système efficace d inventaire et tenir des dossiers d inventaire complets, précis et fiables. Subventions pour les dépenses locales a) Il faut renforcer les efforts pour que les relevés des dépenses soient soumis et examinés en temps voulu. b) La formule type doit être utilisée pour l accord concernant la subvention pour les dépenses locales. Comptes personnels Des mesures doivent être prises plus rapidement pour recouvrer les montants des comptes personnels dus depuis longtemps. Demandes de remboursement relatives à l assurance-maladie Les demandes de remboursement relatives à l assurance-maladie doivent être examinées par un responsable de haut niveau avant que le remboursement ne soit effectué. Comptes créanciers et débiteurs Les comptes créanciers et débiteurs ainsi que les comptes d attente doivent constamment faire l objet d un suivi et les rapprochements être effectués en temps voulu. Crédits disponibles Les engagements de dépenses ne doivent être pris que lorsque les crédits sont disponibles. Les soldes des crédits doivent être examinés régulièrement et des mesures prises en temps voulu en cas de dépassement des crédits. Surveillance du programme Les informations techniques et financières doivent être reflétées dans les rapports de surveillance soumis tous les six mois. b) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours. a) Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre. b) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours. Recommandation acceptée. La mise en oeuvre devrait intervenir en avril Annexe EBAC10/2

10 10 Environnement de la technologie de l information a) Un plan stratégique officiel pour la technologie de l information doit être mis au point pour la Région ; il doit être approuvé par la direction et constamment mis à jour. b) Un plan de reprise des activités et de continuité doit être élaboré, approuvé par la direction et éprouvé régulièrement. Politique concernant l environnement Une politique complète concernant l environnement tenant compte de la situation particulière de la Région de l Asie du Sud-Est doit être mise au point et appliquée. a) Recommandation acceptée qui sera mise en oeuvre dès que le plan stratégique mondial sera disponible. b) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est prévue dans le cadre du plan des activités pour Recommandation acceptée dont le suivi sera assuré conformément à l élaboration de la politique mondiale. Note de gestion du 18 février 2004 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional du Pacifique occidental en novembre 2003 Politique concernant l environnement Une politique complète concernant l environnement tenant compte de la situation particulière de la Région du Pacifique occidental doit être mise au point et appliquée. Planification, surveillance et évaluation du programme a) Des informations complètes et fiables doivent figurer dans les plans d action afin de faciliter la surveillance et l évaluation des activités. b) Il doit être donné suite aux demandes de reprogrammation en temps voulu ; ces demandes devront être retirées du système lorsqu elles ne sont plus applicables. Chaque demande doit être étayée par une justification complète et indiquer l autorité précise dont elle émane. Banque et trésorerie a) Les montants non rapprochés doivent faire l objet d un suivi et d une vérification attentifs en temps voulu. Recommandation acceptée. L élaboration d une politique mondiale est attendue. a) b) a) Recommandation acceptée dans l ensemble et mise en oeuvre. EBAC10/2 Annexe

11 11 b) Le compte bancaire inactif doit être soldé et des relevés bancaires obtenus pour le compte d épargne. c) Un comptage de caisse et un rapprochement doivent être effectués quotidiennement par le caissier. Relevés des comptes d avance a) La présentation tardive des relevés des comptes d avance doit faire l objet d une vérification plus approfondie et les relevés doivent être traités rapidement dès leur réception. b) Il convient d assurer que des justificatifs adéquats sont soumis pour tous les décaissements effectués à partir des comptes d avance. c) La petite caisse ne doit servir qu à couvrir des dépenses quotidiennes d un montant modeste ; le niveau de la petite caisse doit être maintenu à un minimum. d) Les numéros des bons issus du système ne doivent pas être modifiés manuellement et tous les bons annulés doivent être soumis. e) Les montants à rapprocher dus depuis longtemps doivent faire l objet d une vérification approfondie et les transactions doivent être approuvées en temps voulu. f) Le rapport des modifications au fichier principal doit être vérifié en étant rapproché du système et doit être approuvé par un responsable de haut niveau. Avances concernant les voyages Les avances concernant les voyages doivent faire l objet d un suivi et doivent être comptabilisées comme il convient. De nouveaux montants ne doivent pas être avancés tant que les anciens n ont pas été réglés, sauf dans des cas exceptionnels où une approbation spéciale doit être obtenue. b) c) Recommandation acceptée en principe. Les procédures seront réexaminées pour déterminer les améliorations supplémentaires qui peuvent être apportées. a) b) c) d) e) Recommandation acceptée et mise en oeuvre sur une base continue. f) Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre. Annexe EBAC10/2

12 12 Relevés des congés Les préposés à la vérification de la présence du personnel et leurs supérieurs hiérarchiques doivent être rendus attentifs à l importance que revêtent la signature et l approbation des congés et des modifications les concernant. Répartition entre les sexes Les efforts visant à engager des femmes dotées des compétences voulues à des postes de la catégorie professionnelle doivent être poursuivis et des plans d action spécifiques doivent être incorporés au processus de recrutement pour atteindre les cibles fixées. Bourses d études a) Des procédures plus approfondies doivent être mises en oeuvre pour garantir que les boursiers connaissent suffisamment la langue dans laquelle les cours sont donnés. b) Les efforts visant à obtenir les rapports sur l utilisation des bourses et le rapport final doivent être renforcés. Gestion et développement du personnel a) Le rapport de suivi reflétant la non-soumission de certificats en vue du système de gestion et de développement des services du personnel doit être examiné par la direction. b) Les supérieurs hiérarchiques doivent tenir compte des besoins de leurs subordonnés en matière de formation et de développement en complétant les sections «développement» de l outil du système de gestion et de développement des services du personnel. Subventions pour les dépenses locales a) Les conditions auxquelles des fonds sont fournis doivent être scrupuleusement respectées. Il faut renforcer les efforts visant à obtenir les relevés concernant les dépenses qui n ont pas été soumis. a) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours. b) Recommandation acceptée. Des mesures de suivi se poursuivent concernant les rapports qui n ont pas encore été soumis. a) b) Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre. a) Recommandation acceptée. Il sera procédé à un suivi plus fréquent. EBAC10/2 Annexe

13 13 b) Les avances non déboursées doivent être retournées à l OMS à la fin des activités ou si aucune activité n a eu lieu. c) Une autorisation écrite doit être obtenue dans les cas où les subventions pour les dépenses locales dépassent les limites prévues par le Manuel de l OMS. Postes L ensemble des postes doit être réexaminé pour que la structure des postes autorisés réponde encore à la structure organique et aux besoins du Bureau régional. Matériel durable a) Le logiciel doit être amélioré pour permettre la tenue des dossiers (indication des acquisitions et des retraits et autres informations). b) Une valeur appropriée doit être déterminée pour tous les articles inventoriés. c) Lorsque cela est possible, des numéros de série doivent être indiqués pour faciliter l identification des articles. d) Les différences survenant dans la vérification matérielle des inventaires doivent faire l objet d un suivi. Crédits disponibles Les engagements de dépenses ne doivent être pris que si des fonds suffisants existent sous forme de crédits, conformément aux Règles de Gestion financière. Le rapport sur les soldes négatifs doit être examiné activement et des mesures prises rapidement pour remédier à la situation. Engagements non réglés Des examens plus approfondis des engagements doivent être effectués pour que seuls des engagements valables soient maintenus. b) Recommandation acceptée. Il sera procédé à un suivi plus fréquent. c) Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre. a) Recommandation acceptée. Des systèmes améliorés sont en cours de mise au point. b) Recommandation acceptée qui sera mise en oeuvre. c) d) Recommandation acceptée qui sera mise en oeuvre. Annexe EBAC10/2

14 14 Note de gestion du 6 janvier 2004 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional de l Europe en août 2003 Politique concernant l environnement Une politique complète en matière d environnement tenant compte de la situation particulière de la Région européenne doit être mise au point et appliquée. Planification, surveillance et évaluation du programme a) La mesure dans laquelle le programme a atteint les étapes fixées doit être démontrée et faire l objet d un suivi régulier. Les plans de travail et les budgets doivent être suivis en ce qui concerne les dates d exécution, et la situation doit faire l objet d un rapport périodique à la direction. b) Tous les plans de travail doivent être examinés conformément au calendrier prescrit. c) Le Bureau régional doit continuer à collaborer avec le Siège pour la mise au point et l application de fonctions de notification apportant une valeur ajoutée dans le cadre du système de gestion des activités. d) Une approche intégrée de la gestion du personnel doit être appliquée, ce qui devrait assurer que les buts individuels fixés dans le cadre du système de gestion et de développement des services du personnel soient alignés sur ceux du système de gestion des activités ; la surveillance permettra de comparer les résultats des deux systèmes. Recrutement Les contrats des membres du personnel doivent être signés avant l entrée en fonctions ou au début du contrat ; tous les documents nécessaires doivent être obtenus et ajoutés au dossier. Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours dans le contexte d une politique mondiale. a) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours. b) c) d) EBAC10/2 Annexe

15 15 Répartition selon le sexe Les efforts visant à recruter des femmes dotées des qualifications voulues à des postes de la catégorie professionnelle doivent être poursuivis et un plan d action spécifique doit être incorporé au processus de recrutement pour atteindre les cibles fixées. Inventaire du matériel durable a) Les achats d articles doivent être consignés dans le registre en temps voulu. b) L examen et le rapprochement des relevés d inventaire soumis par les bureaux de pays doivent être achevés avant la fin de l exercice. a) b) c) La valeur d inventaire doit être fondée sur la facture. c) d) Toutes les données requises doivent être indiquées dans l inventaire ; lorsque les données ne sont pas disponibles, une note appropriée figurera dans le registre. e) Les dossiers d inventaire doivent être mis à jour et refléter l ensemble des acquisitions et des retraits jusqu à la fin de l exercice. Créanciers et débiteurs divers Il faut renouveler les efforts pour obtenir les informations voulues afin de régler les transactions en suspens depuis longtemps sur les comptes créanciers et débiteurs divers. Comptes personnels Un effort particulier doit être fait pour régler les montants des comptes personnels dus depuis longtemps avant la fin de l exercice. Gestion et développement du personnel a) Les évaluations de tous les membres du personnel doivent être terminées dans les délais prévus et faire l objet d une surveillance centrale. d) e) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre sera achevée au milieu de Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre. a) Annexe EBAC10/2

16 16 b) Il convient de mettre davantage l accent sur l aspect «développement» du système de gestion et de développement des services du personnel afin que les besoins des différents membres du personnel en matière de développement soient définis et des plans d action appropriés mis en oeuvre. b) Note de gestion du 2 décembre 2003 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional de la Méditerranée orientale en août-septembre 2003 Comptes bancaires a) La feuille de rapprochement bancaire doit fournir toutes les données voulues et être examinée et signée par un responsable supérieur chaque mois. b) Les chèques et autres postes concernant le rapprochement non réglés depuis longtemps doivent faire l objet d un suivi régulier et les mesures voulues doivent être prises. L action de suivi doit être documentée. Comptes d avance a) La feuille de contrôle des comptes d avance doit indiquer toutes les données prescrites et être examinée et signée par un responsable supérieur chaque mois. b) Un bon de paiement type doit être utilisé par les titulaires des comptes d avance afin de mieux justifier l autorisation des transactions concernant les comptes d avance. c) Tous les bons de paiement et documents justificatifs doivent être joints au relevé mensuel et au livre de comptes pour justifier les opérations dans le cadre des comptes d avance. d) Les titulaires des comptes d avance doivent compléter et certifier un certificat de comptage de caisse chaque mois et le soumettre avec le relevé mensuel. a) b) a) b) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours. c) d) EBAC10/2 Annexe

17 17 e) Le titulaire du compte d avance doit signer et dater le rapprochement mensuel du compte d avance pour démontrer que l examen a été effectué. f) Les montants non réglés depuis longtemps figurant dans les comptes d avance doivent faire l objet d un suivi régulier. Les pièces justificatives doivent être conservées. Comptes personnels Des mesures plus urgentes doivent être prises pour récupérer les soldes des comptes personnels dus depuis longtemps. Bourses d études La soumission du rapport final doit faire l objet d un suivi constant et des efforts doivent être faits pour obtenir et évaluer les rapports manquants. Crédits disponibles La situation des crédits doit être examinée régulièrement ; en cas de dépassement des crédits, des mesures correctrices doivent être prises immédiatement. Autres débiteurs Tous les montants dus depuis longtemps doivent faire l objet d un suivi régulier en vue du recouvrement en temps voulu des montants dus à l OMS. Des mesures visant à passer certains montants par profits et pertes peuvent être envisagées le cas échéant. Engagements Tous les engagements doivent faire l objet d un examen approfondi régulièrement ; ceux qui ne représentent plus un engagement valable doivent être annulés. e) f) Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre. Annexe EBAC10/2

18 18 Relevés des congés Le membre du personnel et son supérieur hiérarchique doivent tout deux signer la fiche des congés afin d indiquer qu ils acceptent tous deux les congés visés. Développement et formation du personnel Un programme de formation en bonne et due forme doit être mis au point pour les membres du personnel du Bureau régional, compte tenu des buts de développement individuel définis dans le processus de gestion du personnel. Systèmes de tenue des dossiers Des contrôles doivent être appliqués pour assurer que des pièces valables examinées et approuvées sont reçues et maintenues pour toutes les transactions. Politique concernant l environnement Une politique complète concernant l environnement tenant compte de la situation particulière de la Région de la Méditerranée orientale doit être mise au point et appliquée. Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre. Recommandation acceptée et en cours de mise au point. Note de gestion du 29 août 2003 sur les constatations découlant de la vérification intérimaire concernant l exercice effectuée au Siège Budgétisation stratégique et planification opérationnelle a) Pour , les chiffres indicatifs de planification pour l ensemble des fonds doivent être communiqués en temps voulu aux Groupes et aux Régions afin de permettre une planification opérationnelle intégrée complète. b) Un cadre plus structuré et transparent doit être déterminé pour l allocation des fonds extrabudgétaires pour être appliqué par l OMS. a) Recommandation acceptée. Le budget programme a été approuvé par l Assemblée de la Santé en mai 2003 ; les crédits du budget ordinaire ont été ouverts et il a été pris note des recettes provenant des autres fonds. Un rapport de situation soumis au Conseil exécutif à la session de janvier 2004 reflétait une allocation de ressources plus ciblée qui sera maintenue. b) Recommandation acceptée. Un cadre sera mis en oeuvre pour EBAC10/2 Annexe

19 19 c) Les critères concernant l allocation et l utilisation des fonds du compte spécial des services généraux doivent être précisés et communiqués dans l ensemble de l Organisation. Surveillance et évaluation du programme a) Les fonctionnaires responsables doivent noter les données pertinentes sur les progrès réalisés dans la mise en oeuvre des plans de travail pour vérifier qu une surveillance efficace est bien assurée et pour prendre, le cas échéant, les mesures correctrices qui s imposent. b) Les rapports d examen sur les plans de travail doivent être suffisamment détaillés pour permettre de faire vraiment le point de la situation concernant les produits et les services fournis. c) Des indicateurs, des cibles et des bases doivent être fixés au début de la période et utilisés pour analyser les progrès accomplis en vue d atteindre les résultats escomptés. d) Il faut désigner des fonctionnaires responsables pour tous les produits et services. e) Les efforts doivent être poursuivis pour améliorer l examen et l approbation réguliers et systématiques des transactions sans lien et des transactions rejetées sur le système de gestion des activités. Ressources extrabudgétaires a) Les efforts consentis par les Unités d appui administratif pour trouver un système uniforme d administration des contributions extrabudgétaires doivent être mieux coordonnés et regroupés pour répondre à ce besoin dans l intervalle. c) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre pour l exercice a) Recommandation acceptée. Les fonctionnaires responsables seront priés de donner suite à la recommandation. b) Recommandation acceptée. Cette recommandation est reflétée dans les directives de planification opérationnelle dont l application sera suivie. c) Recommandation acceptée. Cette recommandation est reflétée dans les directives de planification opérationnelle dont l application sera suivie. d) Recommandation acceptée. Cette recommandation est reflétée dans les directives de planification opérationnelle dont l application sera suivie. e) Recommandation acceptée. Les efforts seront renforcés. a) Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre. Celle-ci devrait être achevée d ici fin Annexe EBAC10/2

20 20 b) Un cadre de mobilisation des ressources doit être mis au point et appliqué dans l ensemble de l Organisation. c) Les Groupes et les Régions doivent respecter les exigences en fournissant au Département de la comptabilité les accords avec les donateurs et les conseils concernant les contributions afin de faciliter l enregistrement rapide et exact des contributions volontaires. Comptes d avance a) La personne qui délivre l autorisation du journal des comptes d avance doit signer chaque page du journal. b) Chaque fois que cela est possible, le rapprochement des comptes d avance doit être préparé par un membre du personnel, le titulaire du compte d avance procédant à un examen. Comptes personnels Tous les membres du personnel doivent être informés des mesures concernant les comptes non réglés depuis longtemps et doivent être instamment priés de répondre rapidement aux questions posées par l équipe chargée des comptes personnels, afin de réduire le temps et les efforts consacrés au suivi constant de ces questions. La coopération et la communication accrues entre les représentants concernant les différents éléments des comptes personnels devraient également être facilitées pour contribuer à ce processus. Délégations de pouvoirs La priorité doit être donnée à l achèvement de l examen des délégations de pouvoirs dans l ensemble de l Organisation. b) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre interviendra en c) Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre. a) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre a été amendée (signature de la première page et paraphe de la dernière page). b) Recommandation acceptée qui sera mise en oeuvre. Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre. Recommandation acceptée. Mise en oeuvre en cours. a) A l issue d un examen approfondi, le Secrétariat a indiqué qu il sera procédé à des contrôles supplémentaires pour faire face au risque défini. Ces contrôles réduisent le risque résiduel en le ramenant à un niveau inférieur et sont donc considérés comme satisfaisants. EBAC10/2 Annexe

21 21 Manuel de l OMS La responsabilité de l examen du Manuel de l OMS doit être clarifiée et un calendrier arrêté pour que cette tâche soit achevée à la date prévue. Recommandation acceptée. Mise en oeuvre en cours. Note de gestion du 13 juin 2003 sur les constatations découlant de l examen de suivi de la fonction de vérification interne effectué au Siège Mandat Le mandat révisé du Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance doit être amélioré et communiqué pour qu on comprenne clairement la nature et l étendue de l assurance et des autres services que le Bureau est censé assurer. Gestion des risques a) L OMS doit examiner ses activités actuelles de gestion des risques et appliquer un mécanisme permettant d identifier et de quantifier l exposition à des risques importants et de déterminer une stratégie appropriée pour gérer ces risques. b) Le Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance doit aider l Organisation à identifier, évaluer et appliquer une procédure d évaluation et de gestion des risques pour l ensemble de l Organisation et l utiliser pour établir un ordre de priorité dans ses propres activités et déterminer ses besoins en matière de compétences et de ressources. Plan opérationnel Le plan opérationnel annuel doit être élargi pour décrire de façon plus complète le lien existant entre les risques de haut niveau et les activités à vérifier. Recommandation acceptée. Le mandat révisé de ce qui est devenu le Bureau des services de contrôle interne (IOS) a été diffusé à l ensemble du personnel au début de février a) Recommandation acceptée. L élaboration d une politique et d une stratégie complètes de gestion des risques pour l ensemble de l OMS sera examinée dans le cadre des plans de travail b) Recommandation acceptée. IOS jouera un rôle important à cet égard. Recommandation acceptée dont la mise en oeuvre commencera à partir du plan de travail Annexe EBAC10/2

22 22 Note de gestion du 23 avril 2003 sur les constatations découlant d une vérification des systèmes d information du réseau et des contrôles de sécurité effectuée au Siège Politique concernant le réseau La politique du réseau doit être approuvée par les responsables compétents dès que possible et diffusée à tous les membres du personnel pour qu ils indiquent leur acceptation des termes et conditions les concernant. Sécurité du réseau (périmètre/extérieur) a) La priorité doit être donnée à la reformulation des réseaux de l OMS en tenant spécialement compte de la séparation à apporter entre les organisations accueillies dans le cadre de l OMS et les autres réseaux de l OMS. b) Le niveau d accès au réseau permis par le pare-feu Internet doit être amélioré pour réduire le risque d accès non autorisé au réseau de l OMS. Sécurité du réseau interne a) La configuration des principaux serveurs internes doit faire l objet d un examen critique et les modifications voulues doivent être apportées pour améliorer la sécurité du réseau interne. b) Un examen complet des points faibles décelés sur les appareils du réseau interne doit être effectué et les contrôles doivent être renforcés. Sécurité critique des serveurs a) La configuration de sécurité doit être examinée pour que l accès non autorisé au réseau soit évité et que les tentatives soient rapidement mises en lumière. Recommandation acceptée. Les politiques concernant les usagers sont approuvées par la direction et mises en oeuvre. Les politiques d infrastructure technologique seront appliquées au milieu de a) Recommandation acceptée qui sera appliquée pour coïncider avec l actualisation du réseau local (mai 2004). b) Recommandation acceptée qui sera appliquée pour coïncider avec l actualisation du réseau local (mai 2004). a) Recommandation acceptée qui sera appliquée pour coïncider avec l actualisation du réseau local (mai 2004). b) Recommandation acceptée qui sera appliquée pour coïncider avec l actualisation du réseau local (mai 2004). a) Recommandation acceptée en principe. Toutes les modifications suggérées seront examinées lors de l actualisation du réseau local (mai 2004). EBAC10/2 Annexe

23 23 b) Les voies d accès logiques doivent être garanties pour éviter l accès non autorisé au réseau et les modifications au fichier de programmes d application et pour mettre rapidement en lumière les tentatives infructueuses d accès. b) Recommandation acceptée en principe. Toutes les modifications suggérées seront examinées lors de l actualisation du réseau local (mai 2004). Note de gestion du 2 avril 2003 sur les constatations découlant de la vérification de suivi sur la gestion de la trésorerie de l OMS Limites Des limites doivent être établies pour le fournisseur et le Chef, Trésorerie et gestion des risques, indiquant le montant maximal de la transaction et les périodes d échéance pour lesquels ils ont l autorité de traiter. Poursuite des activités Un plan de poursuite des activités et une politique de sauvegarde hors site doivent être établis pour la trésorerie dans le contexte du plan de poursuite des activités de l OMS dans son ensemble. Recommandation acceptée. La question sera abordée dans le cadre d une politique de l OMS dans son ensemble. Annexe EBAC10/2

24 24 DEUXIEME PARTIE. RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES RELATIVES A L EXERCICE Note de gestion du 14 août 2002 sur les constatations découlant de l examen de la présentation des états financiers de l OMS et des informations qui y figurent Matériel durable Les informations sur les achats et ventes de matériel durable doivent être fournies. Montants dus concernant les congés annuels et les prestations de fin de service ou après le départ à la retraite, prestations médicales comprises Des précisions doivent être fournies sur la base et les hypothèses utilisées pour déterminer le montant total dû. Informations concernant la gestion institutionnelle en général Il faudra envisager de développer le rapport du Directeur général contenu dans le rapport financier afin de fournir aussi les informations généralement communiquées relatives à la gestion institutionnelle en général. Recommandation acceptée en cours de mise en oeuvre. Recommandation acceptée et mise en oeuvre dans le rapport financier intérimaire pour Recommandation acceptée. Une déclaration sur la gestion institutionnelle figurera dorénavant dans le rapport du Directeur général. Note de gestion du 14 juin 2002 sur les constatations découlant de la vérification finale concernant l exercice effectuée au Siège Systèmes et technologie de l information et de la communication Les efforts sur les questions fondamentales de la stratégie et des compétences en matière de technologie de l information ainsi que de la gouvernance de la technologie de l information doivent être poursuivis en priorité pour que l investissement considérable dans le domaine de la technologie de l information permette d aider au maximum l OMS à atteindre ses objectifs de manière efficace, efficiente et économique. Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours et sera poursuivie lors des exercices suivants. Il est pris note des améliorations concernant les précisions fournies dans le rapport financier sur l exercice Le Secrétariat voudra peut-être fournir d autres précisions sur la base et les hypothèses utilisées dans les évaluations actuarielles afin d améliorer l information à cet égard. EBAC10/2 Annexe

25 25 Gestion des connaissances Les initiatives déjà prises par le Secrétariat pour gérer de manière efficace les connaissances considérables dont il dispose doivent être poursuivies plus avant en tant qu activité prioritaire à l échelle de l Organisation entière. Politique de prévention des fraudes et d action en cas de fraude Une politique structurée et globale de prévention des fraudes et d action en cas de fraude doit être mise au point, appliquée et constamment réexaminée. Code d éthique et de conduite La mise au point d un cadre d éthique pour le personnel doit bénéficier d un rang de priorité élevé pour être achevée à la date prévue. Subventions pour les dépenses locales Le groupe de travail sur les dépenses locales doit achever ses travaux dans un délai raisonnable et les recommandations concernant les améliorations à apporter au dispositif concernant les dépenses locales doivent être mises en oeuvre en priorité à l échelle de l Organisation entière. En attendant, des mesures doivent être prises à l échelle de l Organisation entière pour que les dispositions actuelles du Manuel de l OMS concernant les limites maximales des subventions pour les dépenses locales soient entièrement respectées. Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours et sera poursuivie lors des exercices suivants. Un Département Gestion et partage du savoir a été créé pour assurer l orientation dans ce domaine à l échelle de l Organisation dans son ensemble. Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours et devrait être achevée au milieu de Recommandation acceptée. Le cadre sera soumis au Conseil mondial personnel/administration pour approbation. Recommandation acceptée. Un accord est intervenu sur les principes d une politique révisée. Des recommandations ainsi que des formats sont en cours d élaboration. La présentation de rapports financiers par les gouvernements bénéficiaires en temps voulu et l examen et la certification ultérieurs par le responsable de l OMS sont des mesures fondamentales pour rendre compte de l utilisation des fonds avancés. Il est noté que le groupe de travail établi a fait des progrès, mais il est décevant de constater qu il n a pu terminer ses travaux comme prévu à la fin de La mise en oeuvre de dispositions améliorées en matière de responsabilité doit d urgence retenir l attention ; les bénéficiaires des fonds sont fortement encouragés à coopérer avec le Secrétariat à cet égard. Annexe EBAC10/2

26 26 Bourses d études Il faut continuer de mettre l accent sur les efforts de suivi consentis par les bureaux de pays et les bureaux régionaux qui constituent un aspect crucial du programme des bourses d études et il faut continuer de prendre et d appliquer les mesures visant à accroître la proportion des rapports soumis. Inventaire des immobilisations Un inventaire de tous les avoirs immobilisés prévu par les Règles de Gestion financière doit être établi. Inventaire du matériel durable La procédure suivie pour l enregistrement, l évaluation et le contrôle doit être profondément remaniée et rationalisée compte tenu des besoins actuels ; des lignes directrices appropriées doivent être établies pour assurer le respect d une série de principes de base à l échelle de l Organisation entière. Recommandation acceptée, en cours de mise en oeuvre dans le cadre de l appui aux Régions. Les résultats font l objet d un suivi constant. Les informations figurent actuellement sous forme récapitulative, reflétant les adjonctions et les suppressions intervenues pendant près de 40 ans. Un examen et une analyse complets qui sont nécessaires pour dresser un inventaire suffisamment détaillé seront effectués comme le prévoit la Règle de Gestion financière visée. Ces activités seront menées à bien dans le cadre du nouveau système de gestion mondial qui sera introduit progressivement d ici Recommandation acceptée. Un examen approfondi des mesures nécessaires pour garantir la fiabilité du système est en cours. Après cet examen, un plan d action sera élaboré et mis en oeuvre sur une base mondiale au cours de l exercice EBAC10/2 Annexe

27 27 Note de gestion du 8 avril 2002 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional de la Méditerranée orientale en janvier-février 2002 Formation Le Bureau régional doit mettre au point une stratégie d ensemble de formation du personnel, comprenant une formation théorique, des programmes de tutorat et des programmes de développement personnels visant à renforcer les compétences techniques et les compétences de base. Pour mettre au point cette stratégie de formation, il faudra tenir dûment compte des objectifs de développement individuels définis au cours du processus de gestion des résultats. Dépenses locales Les relevés de compte fortement en retard devront continuer de faire l objet d un suivi permanent. Recommandation acceptée. La mise en oeuvre interviendra dans le cadre de la politique mondiale. Recommandation acceptée. Surveillance mensuelle mise en oeuvre. Note de gestion du 6 février 2002 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional du Pacifique occidental en octobre 2001 Inventaire du matériel durable La valeur des articles doit être indiquée dans les comptes d inventaire conformément à la politique comptable prescrite. Subventions pour les dépenses locales La politique qui consiste à fournir une avance de 100 % au titre des subventions pour les dépenses locales doit être réexaminée. Dans les cas où les relevés des dépenses sont très en retard, il faudra peut-être envisager des mesures plus sévères, comme la suspension d autres avances. Recommandation acceptée. La mise en oeuvre interviendra en consultation avec le Siège. Les activités entreprises par l intermédiaire des subventions pour les dépenses locales font partie de la coopération technique avec l OMS et ne se dérouleraient pas sans l appui financier de l OMS. Le fait de retenir une partie de l avance peut entraîner la non-exécution d activités programmatiques importantes. La suspension d autres avances constitue une option qui sera examinée plus avant. Il s agit d un problème permanent et l on s efforce de concilier à la fois les impératifs d un contrôle financier adéquat et ceux de l exécution des programmes. Annexe EBAC10/2

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