Examen professionnel pour l accès au grade d attaché principal d administration de l intérieur et de l outre-mer - session

Transcription

1 Examen professionnel pour l accès au grade d attaché principal d administration de l intérieur et de l outre-mer - session Meilleure copie Note obtenue : 18/20 Préfecture de X :.. X Ville, le 14 octobre 2010 NOTE à l attention de Monsieur le Préfet La présente note a pour objet de présenter le dispositif opérationnel de mise en œuvre du relogement sur le site de la caserne Platon de la direction de l administration générale (DAG), du service de la délivrance des titres (SDT) et de la nouvelle direction interministérielle créée le 1 er janvier Elle s attachera à évaluer les conditions de l optimisation de l opération au regard du site choisi et des spécificités de chaque service relogé, dans une logique, à terme, de mutualisation au niveau site. Un calendrier tenant compte des contraintes sera établi en vue d optimiser les moyens et de rendre opérationnel les sites dans les meilleurs délais. La gestion de la condition des personnels inscrits dans le processus de changement sera incluse dans ledit calendrier. 1/ L opération de relogement exige que l on considère, à titre liminaire, les caractéristiques du site retenu pour le regroupement des trois services de l Etat, ainsi que les spécificités de fonctionnement desdits services. 1.1 La caserne Platon a fait l objet d un réaménagement préalable à l opération de regroupement. Si le site est constitué de trois bâtiments, il convient dès à présent de considérer que la conciergerie ne répond pas aux exigences des fonctionnements des services à regrouper. - Les points forts du site : deux bâtiment réaménagés, avec des dispositif de cloisons évolutives, des combles aménageables dans le bâtiment annexe ; une capacité de parking importante et supérieure aux besoins actuels des services ; bonne desserte en transports en commun. - Les points de faiblesse : une capacité de stockage linéaire insuffisante par rapport aux besoins actuels des services, sous réserve de confirmation des besoins de la DI ; pas d équipement de restauration malgré un restaurant inter-entreprises à proximité ; par d accessibilité définie par les personnes à mobilité réduite ; deux bâtiments pour trois services.

2 1.2 Spécificités propres aux services DAG Direction la plus nombreuse en effectifs (câble de 110 agents), la DAG est le service qui dispose des fonctions support les plus développées. On observe peu d activités d accueil des usagers et une occupation actuelle d une surface utile nette (SUN) de 2360 m², qui excède la capacité du bâtiment central du site prévu. Les besoins de salles de réunions sont importants, dont une salle d une capacité du bâtiment central du site prévu. Les besoins de salles de réunions sont importants, dont une salle d une capacité d au moins quarante personnes. Enfin, le choix en termes de sûreté s est axé sur la détection par alarme reliée au standard Le SDT Composé de 46 agents, ce service est, à la différence de la DAG, soumis à une contrainte d accueil du public (400 personnes par jour). Or, seul le bâtiment principal du site Platon est en mesure de garantir de bonnes conditions d accueil aux usagers, en application de la circulaire du 16 janvier 2009 relative à la politique immobilière de l Etat. Ce service dispose de fonctions support. Enfin, un agent est en situation de mobilité réduite DI Créé le 1 er janvier 2010, ce service est composé de 16 agents. Son directeur n est pas présent en permanence. Ce point présente un risque de déséquilibre par rapport aux autres services. La DI reçoit du public, exclusivement sur rendez-vous, ce qui n induit pas de difficultés d accueil, d autant que la périodicité est fixée (avril-mai et octobre-novembre) ainsi que le niveau d accueil (50 personnes par semaine). Les points de vigilance se situent à deux niveaux, d une part, ce service est dépourvu de fonctions support et, d autre part, il doit faire face à une masse d archives non traitées, importantes (320 mètres linéaires). Conclusions : les services présentent des caractéristiques particulières et différenciées, en termes d accueil et de capacités en fonction support notamment, ce qui implique d envisager des solutions de mutualisation de moyens. 2/ Les axes de mutualisation de moyens humains, matériels dans une logique de site ou de proximité. Ces services étant de ministères différents, il revient à la préfecture d impulser une stratégie de mutualisation de proximité propre au site, afin d optimiser les moyens. Le présent projet de relogement semble nécessiter une telle orientation, car la DI est dépourvue de toute fonction support. Les contributions en moyens humains et financiers de chaque ministère devraient être arrêtées au prorata des effectifs de chaque service et faire l objet d un suivi précis dans le cadre d un contrôle de gestion. Les dossiers de mutualisation identifiés. - ressources humaines : hygiène et sécurité (ACMO, médecine de prévention) - affaires budgétaires : achats courants - informatique : maintenance bureautique - logistique : entretien immobilier, courrier, accueil et standard, reprographie Tenant compte des spécificités du site et des services, il est proposé de mutualiser le préaccueil des services au sein du bâtiment principal, de constituer un pool de véhicules de service, de mutualiser les fonctions courrier, standard par une contribution en moyens humains sur la base des organigrammes actuels. En effet, dès lors que le regroupement sera opéré, la mise en place d un comité de co-direction du site permettra d ajuster les moyens aux besoins, sous la guidance du contrôleur de gestion interministériel de la préfecture.

3 3/ Proposition de schéma d occupation du site. La proposition d un dispositif de pré-accueil unique aux trois services suppose que, de façon graduée, l on puisse envisager de limiter les accès secondaires aux seuls personnels (par voie de badges électroniques), afin de restreindre l accès du public à l entrée principale du site. Il s agit d un élément de proxémique mais surtout de sécurité. En effet, l implantation d un service de délivrance de titres implique de sécuriser le site dans le cadre de la prévention des fraudes. Ainsi, la DAG et la DI seraient implantées dans le bâtiment principal. Le SDT, dans le bâtiment annexe, offrira un degré de sécurité supérieure, traduit par un accueil centralisé et par des droits d accès «personnels» restreints, en particulier par l accès secondaire. Des dispositifs de sécurité inertes seraient prévus (alarmes, dispositifs anti-intrusion aux fenêtres). Le schéma est proposé en pièce jointe n 1. 4/ Calendrier et modalités de l installation. 4.1 contraintes liées à chaque service DAG Ce service est actuellement locataire. Son bail expire le 31 décembre SDT Occupant des locaux du conseil général, la date convenue de libération a été fixée le 1 er octobre DI Hébergée par la DDE, la date butoire a été fixée au 1 er juin propositions Il convient de considérer tout d abord que la DI est dépourvue d un service de moyens à même de piloter le déménagement matériel. Ensuite, les dates butoires ne sont pas les mêmes et les contraintes différenciées. Il est proposé, d une part, que la préfecture sollicite auprès de la DDE un délai de «grâce» à la DI considérant l absence de moyens propres. En effet, a minima, il peut être envisagé un déménagement commun avec la DAG ou le SDT, et, autre part, qu un comité de pilotage du regroupement soit mis en place sous l égide du Préfet, afin d optimiser les déménagements. Ce comité rassemblerait les services concernés. Il pourrait être opportun, dans un premier temps, d associer les services qui louent actuellement des locaux au SDT et à la DI afin d infléchir, le cas échéant, des positions radicales. Sa mise en place peut être prévue au 1 er janvier Un regroupement optimal pourrait être prévu le 1 er octobre 2011, avec la mise en œuvre d une équipe inter-services et interdisciplinaires de «précurseurs» (en charge notamment des questions immobilières, logistiques et sécuritaires) afin de coordonner les opérations de regroupement. Le SDT et la DI seraient implantés les premiers, puisque la DAG dispose d un délai plus long. Au sein de la DAG, le secrétariat général serait implanté en premier. Les services logistiques de la préfecture seraient placés en soutien. La DI devra veiller à opérer le classement des archives avant l opération de déménagement.

4 5/ Accompagnement des personnels. Les opérations de réorganisation de services impliquant un déménagement de services constituent des moments de gestion de personnels propices à une tension, quand bien même il s opère dans le même zonage géographique. Les organisations syndicales seront particulièrement attentives à cette dimension. C est pourquoi il convient de débuter rapidement la phase d accompagnement qui sera nécessairement multidimensionnelle. En effet, un accompagnement interne à chaque service doit être doublé d une dimension inter-services, afin de limiter les conséquences d un regroupement de services, donc de cultures administratives différentes. Il importe que chaque agent soit informé de l avancée des opérations de regroupement auquel il devra en tout état de cause participer. A cet effet, les organismes paritaires compétents (comités techniques paritaires) devront être régulièrement réunis dans les services, mais aussi en mode inter-services, par arrêté du Préfet, conformément à l article 17 du décret n du 28 mai 1982 relatif aux comités techniques paritaires. Les organisations syndicales sont en effet des vecteurs d information descendante qu il ne faut pas négliger. En tout état de cause, il s agit d une obligation de consultation s agissant d une question d organisation des services. En outre, les plans de formation de l année 2011 devront prévoir un programme de formation des cadres à la conduite du changement. Il conviendra également d associer les personnels à des groupes de travail inter-services. Plusieurs thématiques autour des domaines de mutualisation peuvent être envisagées. Il importe en effet, que les agents puissent participer à ce qui peut constituer un véritable «projet de service». Une des vertus des groupes de travail sera de faire apparaître tant les points de convergence que de divergence. La constitution d une équipe de «précurseurs» renforcera la logique participative qui doit guider le regroupement. Il pourra permettre de responsabiliser les agents dans la conduite d un projet qui ne se borne pas à un déménagement physique. Il peut être l occasion d une réflexion sur la modernisation des conditions de fonctionnement des services. Il importe enfin que les agents soient suivis individuellement par le service des ressources humaines. En effet, le regroupement des services peut être un moment opportun pour les agents de réfléchir à leur parcours professionnel. Il reviendra aux services des ressources humaines des différents services concernés d engager une réflexion commune sur la cohabitation sur le même site d agents de corps différents. En effet, il peut être envisagé d établir une charte de gestion des ressources humaines tendant à harmoniser, notamment, les régimes horaires des agents, l organisation de la médecine de prévention, le subventionnement par l action sociale de la participation aux frais de repas au sein du restaurant inter-entreprises. Telles sont les propositions portées à votre arbitrage. Le chef du projet de relogement DAG/SDT/DI X

5