Suivi et programmation des logements sociaux (SPLS) Déploiement de SPLS en Île-de-France

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1 Suivi et programmation des logements sociaux (SPLS) Déploiement du dispositif en Île-de-France I. Présentation générale de SPLS Des enjeux de pilotage et de conception des politiques de l habitat SPLS, un relais entre les maîtres d ouvrage et les services instructeurs Les fonctionnalités de l application SPLS... 4 II. Présentation du déploiement de SPLS en Île-de-France Un déploiement en deux temps Suivi et pilotage du déploiement... 5» Une équipe projet régionale assure l accompagnement... 5» Un projet piloté par le comité de suivi de l accord francilien... 6» Une boîte à outils à disposition des acteurs du déploiement Les étapes clés de la démarche de déploiement en

2 I. Présentation générale de SPLS 1. Des enjeux de pilotage et de conception des politiques de l habitat Les enjeux de pilotage et de conception des politiques de l habitat demandent de pouvoir disposer d informations de synthèse sur les différentes phases du financement d une opération de logements sociaux. L État met à la disposition des services gestionnaires - DDT et délégataires des aides à la pierre - un système d information composé, d une part de GALION, l outil d instruction des dossiers de financement des aides à la pierre de droit commun, qui permet la collecte des données, et d autre part de SISAL, l infocentre de suivi des aides à la pierre qui permet de collecter les données de sources diverses (Galion, délégataires, partenaires, autres systèmes d information) et de consolider, modéliser et restituer ces données par des analyses et par la production de documents. L objectif final de ce système d information est de disposer de l information la plus complète sur la vie d une opération, dès sa phase amont avec des informations prévisionnelles jusqu à la phase finale qui correspond à la mise en service des logements. Cet objectif a été reconnu et intégré dans le Pacte d objectifs et de moyens entre l Etat et le mouvement HLM pour la mise en œuvre du Plan d investissement pour le logement, signé le 08 juillet Figure 1. Schéma du dispositif général 2

3 2. SPLS, un relais entre les maîtres d ouvrage et les services instructeurs Depuis 2007, une démarche nationale a été lancée en partenariat avec les acteurs de l habitat (USH, association d élus) pour déployer un portail Internet permettant aux maîtres d ouvrages de déposer une demande d aide à la pierre directement auprès des services responsables de la programmation. Dénommé SPLS (Suivi et Programmation des Logements Sociaux), l outil est un relais entre les organismes de logement social et les services instructeurs. Pour les organismes maîtres d ouvrage, il leur permettra de soumettre et de suivre leurs demandes d agrément et de subvention pour les opérations de logement social. Ils ont ainsi accès à une information actualisée sur l état d avancement de leurs demandes et des versements des subventions Etat. Pour les services instructeurs ou responsables de la programmation du logement social, le dispositif permettra la connaissance en amont des opérations susceptibles d être intégrées à la programmation annuelle. Cette collecte de données prévisionnelles concourt à une meilleure connaissance des besoins en financement à la fois par le niveau local décisionnel, par le niveau régional et national et, par voie de conséquence, à une plus grande efficacité de la politique de l État sur ce sujet. A terme, le déploiement du portail SPLS vise à : - Enrichir et permettre une meilleure connaissance des besoins en financement ; - Assurer un suivi des dossiers optimisé ; - Constituer le socle de dématérialisation de l instruction des dossiers de financement à horizon ; - Disposer de l information la plus complète sur la vie d une opération, depuis sa conception jusqu à la livraison ; - Simplifier et uniformiser le partage des informations entre acteurs locaux. Figure 2. Place de SPLS au sein du dispositif général 3

4 3. Les fonctionnalités de l application SPLS L application permet de déposer une demande d agrément et d en effectuer le suivi jusqu à sa clôture post-programmation. La procédure d instruction, qui s appuie toujours sur le dossier papier dans un premier temps, est menée de manière classique lorsque la décision de programmer l opération est effectuée. Toutefois, l optimisation du processus programmation va de pair avec un objectif de simplification de l instruction et des paiements dans le cadre de la dématérialisation de l instruction des dossiers de financement, dont SPLS vise à constituer le socle à moyen terme. Les fonctionnalités proposées par l application permettent d assurer ces activités, avec une sécurisation des accès, de la saisie et de la visualisation. Elles ont vocation à évoluer au fil du temps pour prendre en compte l évolution des besoins et optimiser le dispositif et son ergonomie. Les principales fonctionnalités de l application sont : - Création d une demande par saisie manuelle - Pré-programmation et programmation annuelle ou pluriannuelle des demandes. - Notification et alertes mail pour le suivi d avancement. - Sécurisation des accès et visualisation des demandes : - Chaque maître d ouvrage ne peut visualiser que ses demandes ; - Chaque gestionnaire ne visualise que les demandes de son territoire pour l ensemble des maîtres d ouvrage et ce, de la validation au solde de la demande. - Consultation, visualisation et mise à jour des informations tout au long du cycle de vie de la demande. - Consultation de tableaux de bord adaptés au périmètre de chaque acteur. - Historisation des demandes et des paiements. Figure 3. SPLS dans le processus de production des logements sociaux : déposer une demande de financement et en effectuer le suivi jusqu à sa clôture post-programmation Le portail SPLS : - est un outil au service du dialogue de gestion - permet d articuler les processus et d optimiser les délais des différentes étapes, - permet de simplifier et d accélérer l échange d informations concernant la vie des opérations, de la phase prévisionnelle (pré-programmation) à la mise en service (indicateurs d avancement communs et partagés) - ne se substitue pas aux discussions entre maîtres d ouvrage et gestionnaires tout au long du processus de programmation d une opération 4

5 II. Présentation du déploiement de SPLS en Île-de-France 1. Un déploiement en deux temps Expérimenté dans trois régions en , le dispositif SPLS est déployé en sur huit nouvelles régions dont l Île-de-France, avant une généralisation au plan national prévue pour La participation de l Île-de-France au déploiement anticipé a été inscrite dans l accord francilien de mise en œuvre du Pacte national Etat-USH. Compte-tenu des spécificités propres à la région (volume d agréments, nombre de maîtres d ouvrage, etc.), ce déploiement anticipé porte sur un panel d une trentaine d organismes volontaires. Ce dispositif permet de préparer la généralisation à l ensemble des maîtres d ouvrage francilien qui devra être opérationnelle pour la programmation Suivi et pilotage du déploiement Le déploiement de SPLS mobilise l ensemble des acteurs, dans la phase opérationnelle et/ou le pilotage. Figure 4. Cartographie des acteurs» Une équipe projet régionale assure l accompagnement En Île-de-France, le déploiement est suivi par une équipe projet AORIF / DRIHL IF. Les chefs de projet régionaux assurent : - le pilotage et le suivi de l avancement du projet ; - le lien entre le local et le national ; - l animation du réseau et la coordination des acteurs ; L équipe projet régionale a accompagné l ensemble des étapes du déploiement anticipé sur , avec l appui de l équipe projet nationale (préparation, animation et restitution des réunions, ateliers de travail et rencontres, suivi des demandes d habilitations, etc.). Dans la cadre de la généralisation du dispositif à l ensemble des maîtres d ouvrage, les chefs de projet poursuivront leur travail d accompagnement et assureront notamment la gestion des demandes d habilitations. L équipe projet régionale est joignable via une adresse électronique dédiée : 5

6 » Un projet piloté par le comité de suivi de l accord francilien Le pilotage du projet est assuré par les membres du comité de suivi de l accord francilien de mise en œuvre du Pacte national Etat-USH. Ce comité de pilotage est chargé de valider les ajustement de l organisation et des pratiques et besoins fonctionnels. Dans la cadre du déploiement anticipé , il a validé la capacité du panel d organismes volontaires à saisir la programmation 2015 dans SPLS. Après une évaluation de ce déploiement anticipé, il validera également les conditions d extension/généralisation du dispositif pour la programmation 2016.» Une boîte à outils à disposition des acteurs du déploiement Afin d accompagner les acteurs dans le déploiement du dispositif et la prise en main de l application, une «boîte à outils» a été mise en place. Elle est alimentée tout au long de la démarche de déploiement. Deux «espaces ressources», sont proposés : - Un «espace ressources» national est proposé par la DHUP sur son site internet. Il donne notamment accès : o aux documents de présentation de SPLS et des fonctionnalités du portail o aux fiches utilisateurs, modes d emploi et didacticiels vidéo o aux éléments de suivi de projet national o à une foire aux questions - Un «espace ressources» régional est proposé par l équipe projet AORIF/DRIHL. Accessible sur le site internet de l AORIF, il propose : o Les documents relatifs au suivi de projet en Île-de-France (déploiement anticipé et généralisation) : présentation, calendrier, comptes rendus et supports de réunion,... o Les documents de référence : charte de gestion, tableau de déclaration des habilitations, etc. o Une documentation adaptée à l Île-de-France, lorsque cela est nécessaire. 6

7 3. Les étapes clés de la démarche de déploiement en Le calendrier prévisionnel de déploiement s étend d avril 2015 à avril Il sera ajusté au fur et à mesure de l avancement du projet. Préparation du déploiement Réunion d information sur le dispositif et les conditions de déploiement en Organisée le 07 avril 2015, cette réunion d information est destinée à l ensemble des maîtres d ouvrage franciliens. Elle vise à présenter le dispositif SPLS (enjeux, principes), son intégration dans le processus de programmation francilien ainsi que la démarche de déploiement. Elle donnera également lieu à une présentation détaillée de l application et de ses fonctionnalités. Bilan du déploiement anticipé La généralisation du déploiement sera organisée parallèlement à la poursuite du déploiement anticipé qui s achèvera fin avril 2015 pour ce qui relève de la saisie de la programmation. Un bilan de l expérimentation sera réalisé afin d évaluer les modalités d organisation mises en place et capitaliser les enseignements. Ce bilan servira de socle à l ajustement éventuel de l organisation et des pratiques. Lancement du déploiement Campagne d ouverture des droits sur le portail et création des habilitations Le portail Web SPLS est un portail sécurisé, accessible via des identifiants de connexion personnalisé. Il implique pour chaque maître d ouvrage d identifier, au sein de ses services, les utilisateurs habilités ainsi que leurs droits (profils utilisateurs). Les demandes d habilitations sont validées par l équipe projet régionale puis transmises à l équipe projet nationale qui accorde les droits finaux dans l application. Ajustement de la charte de gestion Enjeu central du déploiement, la charte de gestion définie les règles du jeu locales et précise les principes d utilisation du portail SPLS. Elle permet de : - partager les informations et le vocabulaire communs sur les règles de programmation et le processus de programmation en général - formaliser l intégration du portail SPLS dans le processus de programmation - rendre effective l utilisation de l outil SPLS dans le cadre de la programmation La charte de gestion Île-de-France a été élaborée de manière partenariale dans le cadre du déploiement anticipé L élaboration de ce document a reposé en partie sur les enseignements de l enquête sur les pratiques de programmation en vigueur menée auprès des maîtres d ouvrage et gestionnaires. Elle a également donné lieu à la constitution d un groupe de travail réunissant maîtres d ouvrage et gestionnaires sur le processus de programmation et l intégration du portail SPLS dans ce processus. La charte de gestion sera consolidée en 2015 pour tenir compte des enseignements du déploiement anticipé d une part, et des évolutions de l outil SPLS d autre part. Déploiement du dispositif Validation des ajustements éventuels de l organisation et des pratiques Les modalités d organisation et de mises en œuvre de SPLS seront, si besoin, ajustées en fonction des résultats du bilan de l expérimentation conduite en 2015 et de l évolution du dispositif à l échelle nationale. Lancement de la saisie de la programmation 2016 Le dispositif de déploiement mis en œuvre à partir d avril 2015 doit permettre de rendre effective la saisie de la programmation 2016 à compter du 4 e trimestre

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