Guide d'établissement du budget

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1 Guide d'établissement du budget IRESEN 2015

2 SOMMAIRE Introduction... 2 Calcul du coût du projet... 2 Coût du Personnel Check-list... 3 Notes... 3 Coût des Équipements Check-list... 4 Note... 4 Coût des Déplacements Check-list... 5 Notes... 5 Coûts des Autres dépenses Check-list... 6 Coputs des Autres dépenses externes Annexe 1 - Calcul des mensualité personnel... 7 Annexe 2 - Grilles des frais de déplacement... 8 IRESEN Page 1 sur 8

3 INTRODUCTION L objectif de ce guide est de donner aux porteurs de propositions des indications sur la manière d éditer les coûts des projets soumis aux appels à projets de l IRESEN. Le présent guide concerne tous les types de partenaires, à statut public ou privé, participant à des projets répondant à tous les appels à projets de l IRESEN. Il donne des indications générales sur l évaluation des coûts mais ne préjuge en rien de l acceptabilité de ces coûts dont le bien-fondé sera évalué au cours de la phase finale de sélection des propositions. CALCUL DU COUT DU PROJET Le coût du projet recense l ensemble des coûts contribuant à la réalisation du projet. Les différents postes de dépenses sont : - Les coûts de Personnel, - Les coûts des Équipements, - Les coûts des Déplacements, - Les coûts des Autres dépenses prestation de services externes au projet, logiciels,. Pour chaque catégorie de coût, on trouvera ci-dessous la définition et la liste des informations nécessaires à une évaluation correcte pour chacune de deux catégories de bénéficiaires : - Un organisme public pour la catégorie des «Universités et centres de recherche», - Une entreprise pour la catégorie des «Autres bénéficiaires». IRESEN Page 2 sur 8

4 COUT DU PERSONNEL Les coûts du personnel sont les coûts de revient pour le partenaire du personnel scientifique et technique participant directement à la réalisation du projet. On distingue trois catégories de coûts du personnel : - Les coûts du personnel permanent : c est le personnel déjà présent chez le partenaire, indépendamment de la réalisation du projet, - Les coûts du personnel non permanent avec demande de financement IRESEN : c est le personnel recruté spécifiquement pour la réalisation du projet, pour lequel un financement par l IRESEN est demandé, - Les coûts du personnel non permanent sans demande de financement IRESEN : c est le personnel non permanent participant au projet pour lesquels le partenaire ne demande pas de financement à l IRESEN. Seul le personnel en prise directe avec la recherche et les activités proposées dans le projet peut être déclaré dans les propositions de budget. Les coûts à prendre en compte sont des coûts salariaux non environnés, c est à dire composés exclusivement : - du salaire brut, - d éventuelles primes versées au salarié, - des charges patronales, y compris l impôt sur le revenu. Check-list Pour chaque personne : Durée, en mois, de la contribution de la personne sur la durée du projet à établir en s appuyant sur les besoins du projet, Coût de revient mensuel A établir selon les préconisations de l IRESEN (Voir Annexe 1). Notes Coûts de structure : les coûts du personnel excluent les frais de structure (aussi appelés coûts indirects) qui sont pris en compte de façon forfaitaire Doctorants : le pourcentage de temps de travail de doctorants repose sur le temps de recherche IRESEN Page 3 sur 8

5 COUT DES ÉQUIPEMENTS Il s agit du fond pour l acquisition des équipements nécessaires pour le projet. Pour les organismes de recherches, le coût d équipement est composé de : - Coût d achat HT, - TVA non récupérable le cas échéant. Check-list Pour chaque équipement : Note Estimation du coût de cet équipement à obtenir auprès d au moins trois fournisseurs. Pour les organismes de recherche Taux de TVA non récupérable à obtenir auprès de vos services administratifs et financiers. Explication sur l utilité d équipement. L équipement reste à la propriété de l IRESEN jusqu à la remise du dernier livrable du projet. Les équipements exclus de ces charges : o Bureaux, mobilier, photocopies, matériel Informatique. IRESEN Page 4 sur 8

6 COUT DES DEPLACEMENTS Il s agit des frais de déplacement du personnel permanent ou non permanent affecté au projet. Les coûts des missions sont composés de : - Coûts de transports, - Remboursements des frais d hébergement et de repas. Afin de faciliter l évaluation des coûts de mission, on distingue : - Les missions liées aux réunions de travail de projet, - Les missions spécifiques au programme de travail de certains projets : collecte de données, enquêtes, etc, - Les missions de dissémination des résultats du projet : présentation des publications du projet à des conférences, présentation dans des salons professionnels, etc. Check-list Missions liées aux réunions de travail du projet : Nombre de réunions et nombre de participants concernés à établir en s appuyant sur les besoins du projet : réunions de coordination, réunions techniques, Coût de revient de chaque déplacement à estimer en fonction du déplacement à effectuer Missions spécifiques au programme de travail de certains projets à établir en s appuyant sur les besoins du projet Missions de dissémination des résultats du projet Nombre de réunions et nombre de participants concernés à établir en s appuyant sur des estimations raisonnables des actions de dissémination des résultats du projet Les résultats concernés doivent correspondre à des travaux menés après la date de début du projet, dans le cadre du programme de travail du projet, identifiés comme tels et faisant mention de soutien de l IRESEN Coût de revient de chaque déplacement à estimer en fonction du déplacement à effectuer selon la formule proposée par l IRESEN (Voir Annexe 2) Per Diem Selon la grille financière des conditions de déplacement proposée par l IRESEN (Voir Annexe 2). Notes Il est important que le poste des «frais de missions» soit budgétisé de façon réaliste et correspondant aux besoins du projet Les coûts donnant lieu à une facture peuvent donner lieu à de la TVA non récupérable pour les bénéficiaires concernés. IRESEN Page 5 sur 8

7 COUTS DES AUTRES DEPENSES Les autres dépenses sont généralement des prestations de services exécutés pour la réalisation du projet par des tiers extérieurs au projet. Elles sont réalisées pour le compte et sous le contrôle d un partenaire bénéficiaire. Elles font l objet d une facturation de prestataires auprès de ce partenaire. Le coût de la prestation est composé de : - Coût d achat HT, - TVA non récupérable le cas échéant. Check-list Pour chaque prestation de service: Estimation du coût de cette prestation à obtenir auprès d un ou plusieurs prestataires (Si un seul prestataire prière de le justifier). Pour les organismes de recherche Taux de TVA non récupérable à obtenir auprès de vos services administratifs et financiers. Présentation d un rapport de la dite prestation avec justificatifs COUTS DES AUTRES DEPENSES EXTERNES Les autres dépenses externes sont les autres dépenses directement imputables au projet et faisant l objet d une facture, par exemple : - Petits matériels, - Consommables, - Frais de propriété intellectuelle, de brevet, de licences. Sont exclus de ces coûts : - Pour les organismes de recherche, les coûts assimilables à des coûts récurrents ou à des frais de gestion, notamment : o Frais de secrétariat, de comptabilité. - Pour les entreprises, les coûts assimilables à des frais de structure, notamment : o Frais de secrétariat, de comptabilité, o Matériel bureautique courant, o Coûts de certification des relevés de dépenses par un commissaire aux comptes. Le coût de la dépense externe est composé de : - Coût HT, - TVA non récupérable le cas échéant. Pour les organismes de recherche - Taux de TVA non récupérable à obtenir auprès de vos services administratifs et financiers IRESEN Page 6 sur 8

8 ANNEXE 1 - CALCUL DES MENSUALITES PERSONNEL Les rémunérations demandées pour le personnel des projets doivent être conformes à la grille des primes de succès des enseignants chercheurs, aux bourses des doctorants et aux primes de participation des ingénieurs et techniciens présentée ci-dessous. La durée et l effectif demandés par le projet en termes de ressources humaines peuvent être modifiés selon la taille du projet et son apport en matière de R&D. Les montants finaux des primes de succès doivent inclure l IR et ce comme suit : Montant des Montant des Titre Effectif primes en primes IR-inclus MAD/mois en MAD/mois Coordinateur , , ,28 Enseignant (s) chercheur (s) , , , ,14 Les primes de succès sont reversées trimestriellement Durée du financement Toute la durée du projet ou une durée proposée selon les besoins du projet Quant aux étudiants doctorants, Master, ingénieurs et techniciens, l IR ne s applique pas à leurs bourses et primes de participation. La grille des bourses est la suivante : Titre Effectif Montant des bourses Durée maximale de en MAD/mois financement Toute la durée du projet Post-Doc ou une durée proposée selon les besoins du projet 1 à Toute la durée du projet Doctorant 3 à ou une durée proposée selon les besoins du Plus de projet Étudiants en Master Mois Étudiants en PFE Mois Contrairement aux primes de succès, les bourses sont reversées mensuellement Pour les primes de participation du personnel industriel, la grille est la suivante : Titre Montant des primes en MAD/mois Ingénieur Technicien Durée du financement Durée en fonction des tâches à réaliser et contribution dans le projet. Ces montants sont en Net. Le personnel des partenaires scientifiques et industriels qui travailleront sur les projets sont tous éligibles au financement de l IRESEN dans le cadre des titres et conditions précités. IRESEN Page 7 sur 8

9 ANNEXE 2 - GRILLES DES FRAIS DE DEPLACEMENT Les frais de déplacements sont calculés à partir des informations données par le projet sur le nombre de déplacements, le nombre de personnes qui se déplaceront ainsi que leurs titres, les villes et institutions de départ et d arrivée et la durée de chaque déplacement. A ceci s ajoute le moyen du transport, le coût est plafonné à MAD pour les billets d avion. La subvention de l IRESEN est calculée à partir de tous ces paramètres en plus des remboursements quotidiens (Per Diem). Ces derniers suivent la grille ci-dessous : Titre Plafond des frais de déplacement au Maroc sur présentation de factures en MAD/jour Forfait des frais de déplacement à l étranger en MAD/jour Directeur d établissement Chef de département/ Responsable laboratoire Professeur/Enseignant chercheur Étudiants/Doctorant La formule utilisée pour calculer les coûts des déplacements est la suivante : - Pour les déplacements au Maroc o La ville de départ o La ville d arrivée o D = La distance parcourue o IK = L indemnité kilométrique (fixée à 1,8 MAD/Km) o P = Le nombre de personnes o N = Le nombre de déplacement (sur la période du projet) o J = Le nombre de jour (par déplacement) o PD = Per Diem (en MAD/Jour) CC DDépppp = NN [(PP PPPP JJ) + (DD IIII)] - Pour les déplacements à l étranger o La ville de départ o La ville d arrivée o X = Le prix du billet d avion (plafonné à MAD) o P = Le nombre de personnes o N = Le nombre de déplacement (sur la période du projet) o J = Le nombre de jour (par déplacement et plafonné à 15 jours) o PD = Per Diem (en MAD/Jour) CC DDépppp = NN [(PP PPPP JJ) + (PP XX)] IRESEN Page 8 sur 8

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