MARCHÉ DE PRESTATIONS

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1 MARCHÉ DE PRESTATIONS N CAHIER DES CHARGES Agence régionale de l innovation 11 bd des Récollets Page 1/7

2 MARCHE DE PRESTATIONS CAHIER DES CHARGES Agence régionale de l innovation 11 bd des Récollets Objet de la consultation : Expertise-Comptable de Date d envoi de la demande : 12 juin 2012 Date limite de remise des offres : 28 juin h00 ORGANISME QUI PASSE LA COMMANDE Identité 11 bd des Récollets Représentant Le Directeur Général de Christophe Nicot Correspondants : Aspects opérationnels : Laurent Leriche, directeur administratif et financier ( Aspects administratifs : Marc Bigot, Secrétaire Technique ( Page 2/7

3 1 - CONTEXTE DU MARCHÉ 1.1 Présentation de Agence Régionale de l Innovation, (MPI) est le sésame de l innovation en région. Créée en 2006 par la Région Midi-Pyrénées et l État avec le soutien de l Europe, elle participe au développement économique du territoire en renforçant le potentiel d'innovation des entreprises. Présidée par Catherine Jeandel, ses missions s inscrivent dans le cadre de la politique économique du Conseil Régional et de l État en région. Elles s articulent autour de 3 axes : Coordonner, animer et développer le dispositif régional d aide à l innovation : coordonner l innovation au plan régional, c est rejoindre et fédérer les réseaux d innovation régionaux, nationaux et internationaux, proposer la mise en place d instances de concertation, favoriser la transversalité, développer les complémentarités avec et entre les acteurs régionaux MPI est aujourd hui en interaction avec plus de 80 partenaires sur l ensemble du territoire et dans les 3 dimensions enseignement/recherche/entreprise. Elle intervient dans différents comités de pilotage ou comités de sélection afin de garantir l efficacité et la cohérence des initiatives liées à l innovation en région Midi-Pyrénées. Détecter les projets, susciter l innovation : l ambition de MPI est de sensibiliser les entreprises de la région à l innovation quelle que soit leur taille ou leur secteur d activité, et en particulier les PME/PMI qui se sentent parfois éloignées de l innovation. Sur cet axe MPI a choisi d aller directement au contact des entreprises régionales en leur proposant des temps : - de rencontres avec les acteurs de la recherche, de la formation et du monde institutionnel, - d information et de sensibilisation sur des technologies, des méthodes - d échanges ou de découverte (entreprises, laboratoires, instituts ). Chaque année, MPI organise plus de 50 manifestations sur le territoire régional. Accompagner le développement des entreprises par l innovation : MPI a mis au point une gamme complète de services pour les entreprises qui va de l ingénierie du programme d innovation à la définition des processus d innovation de l entreprise. En fonction des besoins de l entreprise MPI propose : - de mettre en cohérence le programme d innovation avec son potentiel et son environnement; - d intégrer l innovation dans la stratégie de l entreprise ; - ainsi que des services d information, d assistance, de mise en relation et de formation spécifiques. À MPI, l innovation est appréhendée au sens large : innover ce n est pas forcément révolutionner, mais introduire un changement. Ce changement répond au besoin du marché et confère un avantage concurrentiel notable et durable à une entreprise. L innovation est ainsi présente dans les produits, les services, l organisation de l entreprise, le mode de commercialisation, le modèle économique La spécificité de MPI tient notamment à : une combinaison d expertises unique au sein d une même structure : technologiques et non technologiques, une approche marchés et multi-marchés, une capacité de mise en réseau très forte du fait de sa position centrale dans le dispositif d innovation en région. Page 3/7

4 1.2 Contexte de la mission MIDI-PYRENEES INNOVATION Agence Régionale de l Innovation (MPI), association enregistrée sous le numéro SIRET , clôture ses comptes le 31 décembre. Ses ressources annuelles proviennent en quasi-totalité de subventions publiques (Région Midi- Pyrénées, Etat, Europe). MPI est soumise à l ordonnance n du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics. Afin de respecter cette ordonnance et la volonté de ses financeurs, MPI s impose donc de procéder à une mise en concurrence de ses fournisseurs et prestataires de service pour ses contrats et achats. MPI lance donc cet appel d offres pour la mission d expertise-comptable. MPI emploie 25 personnes (24 à Toulouse et 1 à l antenne de Viviez (12)) et ses principaux éléments financiers sont rappelés au chapitre suivant 1.3. Elle n est pas soumise aux impôts commerciaux depuis sa création (notification des services fiscaux, renouvelée en 2012). MPI a mis en place un système de contrôle interne des budgets, des dépenses et des subventions et assure en interne la tenue de sa comptabilité sous la supervision d un expertcomptable. Les opérations comptables suivantes sont réalisées en interne par MPI : - Enregistrement des écritures Achats Subventions allouées Banque, trésorerie OD sociales Tenue et établissement des Journaux Grand livre Balance - Affectation analytique des écritures - Déclarations périodiques aux organismes sociaux MPI tient également en interne ses registres obligatoires et réalise les formalités de convocations aux conseils d administration et aux assemblées. Elle dispose notamment : - d une comptable ; - d un outil informatique de comptabilité générale et analytique (SAGE ligne 30) ; - d une assistante RH en charge des aspects sociaux (paye, déclarations aux organismes sociaux, gestion des CP, des contrats, ) ; - d un directeur administratif et financier. Page 4/7

5 1.3 - Informations complémentaires Le total du bilan, les produits d exploitation et le résultat de MPI sont présentés ci-dessous : En Total du bilan Produits d exploitation Résultat OBJET DU MARCHÉ 2.1 Contenu du marché Le présent marché de prestations a pour objet les prestations d Expertise-Comptable. 2.2 Prestations globales attendues MPI souhaite confier une mission d expertise-comptable de présentation des comptes annuels et d établissement des déclarations fiscales afférentes. Le candidat retenu procèdera à cette mission selon les normes de l Ordre des Expertscomptables professionnelles applicables en France. La mission consistera notamment à : - Réviser et valider les opérations comptables ; - Contrôler et ajuster les écritures d inventaire ; - Etablir les comptes annuels avec l élaboration de l annexe et d une attestation et éventuellement d un compte-rendu de mission ; - Fournir les écritures de fin et de début d exercice (OD, A nouveau, extournes, ) ; - Assister si besoin le Commissaire aux Comptes et collaborer avec ses équipes ; - Tenir à jour les immobilisations de MPI et procéder au calcul des amortissements ; - Procéder et/ou assister les services de MPI dans les calculs des provisions nécessaires (congés payés, IDR, ) ; - Rappeler les obligations et les échéances déclaratives et de paiement (social, éventuellement fiscal), notamment dans le cadre de franchissement de seuils. En assurer éventuellement l établissement (DAS2, ) ; - Avoir si besoin une action pédagogique et de formation auprès du service comptable et financier ; - Agir en tant que conseil de gestion de MPI, en ce qui concerne tous les aspects pouvant avoir un impact budgétaire, financier, social, juridique. 2.3 Prestations complémentaires Dans le cadre de ses remontées de dépenses auprès de ses financeurs, MPI doit également justifier de coûts (salaires et factures réglés affectés à des actions/projets, frais généraux ). L établissement des documents et tableaux justificatifs de dépenses se fait en interne par la direction administrative et financière de MPI et doivent être certifiées conformes par son expert-comptable. Le nombre de ces certifications est estimé entre 6 et 10 par an. Page 5/7

6 Les candidats devront préciser les modalités de certification des documents de remontées de dépenses, particulièrement en termes de délai, de méthodologie, de coût. Ils devront notamment préciser si la proposition financière de l offre englobe ces certifications de dépenses ou si celles-ci feront l objet de facturations distinctes (à l acte) et préciseront dans ce cas le montant unitaire de ces certifications. 2.4 Durée et date d effet du marché Le marché sera conclu pour une durée de un (1) an à compter du 14 septembre 2012, avec possibilité de tacite reconduction annuelle, sans que la durée totale du marché puisse excéder quatre (4) ans. A l issue de cette durée, et afin de respecter une mise en concurrence régulière dans le temps, MPI procèdera à un nouvel appel d offre. 3 MODALITÉS DU MARCHÉ Conditions de participation des candidats Les candidats, qui devront justifier de leur inscription sur la liste des de l Ordre des expertscomptables, feront une estimation du montant de leurs prestations. Le marché, offrant la possibilité d une tacite reconduction chaque année, sans que la durée totale ne puisse excéder quatre (4) ans, les candidats préciseront les éventuelles modalités de révision de leurs honoraires Documents à fournir Les offres des candidats, exprimées en Euro, seront entièrement rédigées en langue française. Chaque candidat aura à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes, datées et signées par lui : Le présent cahier des charges dument paraphé, Une présentation synthétique de l entreprise, Une déclaration sur l honneur du ou des candidats (respect des obligations fiscales et sociales), Le n Siret et le n de TVA intracommunautaire, Un extrait Kbis de moins de 3 mois, Le justificatif de son inscription sur la liste de l Ordre des experts-comptables Transmission de l offre Les candidats transmettront leur offre sous pli cacheté ou par messagerie électronique portant les mentions du titre du présent marché. Cet envoi doit contenir les pièces définies dans le présent cahier des charges et devra être remis contre récépissé ou, s il est envoyé par la poste, parvenir avant la date et l heure limites de réception des offres indiquées sur la page de garde du présent document et ce, à l adresse suivante : 11 boulevard des Récollets Immeuble le Belvédère - 3è étage A Page 6/7

7 3.4 Prix et conditions de règlement Le prix s entend tous frais inclus et comprend tous les frais afférents à la réalisation de la prestation (déplacements, nuitées, repas, ). Le règlement des prestations s effectuera après justificatif des travaux réalisés, dans un délai de 30 jours après présentation de facture. 4 CHOIX DES CANDIDATS Le marché sera attribué au candidat présentant l offre économique la plus avantageuse en fonction des critères suivants : Prix des prestations : 50 % Le chiffrage devra intégrer tous les frais afférents à la mission ainsi que les temps de rencontre et de coordination préalable, en cours et en fin de mission avec l équipe de direction. Qualité technique et méthodologique de l offre globale : 50 % Une attention particulière sera portée sur les points suivants : - les candidats devront justifier de leur expérience dans des missions d expertisecomptable auprès : o de structures associatives de taille au moins équivalente ; o de structures financées principalement sur fonds publics (Région, Etat, programmes Européens) ; o de structures à vocation d appui et de développement économique ; - Pertinence de la réponse - Prise en compte des spécificités de MPI - Composition de l équipe (qualité et expérience des intervenants) - Contribution aux enjeux du développement durable 5 OBLIGATIONS DE CONFIDENTIALITÉ Le titulaire qui, à l occasion de l exécution du marché reçoit de MPI, à titre confidentiel, des renseignements, documents ou objets quelconques, est tenu de maintenir la confidentialité attachée à cette communication. Il ne doit divulguer aucune information qui résulte de l exécution du marché ou pourrait parvenir à sa connaissance à l occasion de celui-ci. Page 7/7

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