La politique voyages l outil de pilotage efficace pour les gestionnaires de voyage

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1 La politique voyages l outil de pilotage efficace pour les gestionnaires de voyage VIP forum Suisse Genève Juin 2011 Carlson Wagonlit Travel Stefan Fallert, Director Policy&Compliance Solutions Group

2 La politique voyage un outil de pilotage Comment les politiques voyages ont-elles évoluées dans le passé? Comment obtenir un contrôle optimal des coûts? Quelles sont les «best practices» sur le marché? Comment mesurer le succès? Comment communiquer vers les voyageurs? Copyright 2011 CWT 2

3 CWT Solutions Group en bref Nos resssources 110+experts au global...venant soit du Consulting, de l industrie (Compagnies aériennes, hôtels etc.) ou du travel management Nos consultants ont une expérience de 10 ans en moyenne et ont une approche travail innovante et créative Expertise Fondé il y a 12 ans Clients de toutes industries et de toutes tailles Ayant CWT comme TMC ou non Environ 400 projets par an en moyenne Portée globale 3 régions : 50 en Europe, 50 en Amérique du Nord et 10 en Asie 5 axes essentiels Aérien, Hôtels, Voitures de locations, Meetings & Events, Politique voyage et compliance Technologies Bases de données et méthodologies dédiées flexible aux besoins de nos clients et qui sont améliorés constamment..et qui sont soutenus par notre propre cellule IT: CWT Solutions Technology Copyright 2011 CWT 3

4 La politique voyage, son respect et le contrôle des coûts restent encore des sujets importants pour les TM Source: CWT Travel Management Institute Travel Management Priorities for 2011, Jan 2011 Copyright 2011 CWT 4

5 Avec des actions différentes pour contrôler et optimiser les coûts Source: CWT Travel Management Institute Travel Management Priorities for 2011, Jan 2011 Copyright 2011 CWT 5

6 L importance du contrôle des coûts se manifeste par des changements des politiques voyages Tout d abord avec un focus sur le confort de voyage: France EMEA Class Allowance Class Allowance Industry CAC40 Other before change after change Change date Remarks Consumer Products X > 4 hours all Economy avr-09 Chemicals X > 12 hours all Economy nov-09 Exception: VIP + frequent travellers Exeption: overnight flights business class allowed > 6 hours Materials & Mining X > 4 hours > 6 hours nov-09 Electronics X > 5 hours all Economy janv-09 temporarily change to Economy Class, standard rule: > 10 hours (frequent travelers > 6 hours) Energy & Utilities X > 2 hours > 6 hours? Automotive X > 6 hours all Economy nov-09 Banking X > 3 hours > 4 hours Chemicals X > 6 hours all Economy Mar 09 no mandate level but company culture will suport policy change other initiatives indirect flights on specific routes (vs. direct flights), inbound Economy, outbound Business (or vice-versa), Economy on long-haul flights if stay is longer than 5 days, train usage for domestic routes < 4 hours, Copyright 2011 CWT 6

7 Bien que les autres leviers peuvent avoir beaucoup plus d impact Copyright 2011 CWT 7

8 La liste des leviers est longue mais valable pour toutes les entreprises (1/2) Généraux: Aérien: Clarté (le voyageur «doit» vs. «peut») Processus d autorisation Processus de réservation (outil en ligne) Mandat de l agence «Demand Management» (raison du voyage, voyages vers une même destination, Télépresence) «Green» Classe de service Réservation en avance Tarifs à contraintes (incl. Le créneau horaire) Compagnies Low Cost Aéroports alternatifs Vols avec escale durée Min. / Max. du séjour Copyright 2011 CWT 8

9 La liste des leviers est longue mais valable pour toutes les entreprises (2/2) Hôtel: Catégorie Respects du programme hôtel Plafonds par pays/ville Tarif le moins cher, hôtel du programme le moins cher Réservation en avance Location de voiture/transports publics/train Catégorie de voiture Respect du programme location de voiture Préconisation de transports publics Classe de service train Carte d abonnement Copyright 2011 CWT 9

10 Avec des fourchettes sur le marché La moyenne du marché Best practice Actualité vielli 32 mois mois Nouveau / recent Taille 1 page pages* Réservation par l agence Pas spécifié Recommendation Mandat La moyenne du marché: 279 politiques voyages, incl. clients globaux & nationaux, toutes industries * Politiques voyages globales, excl. annexes (example: processus de rembursement) ** 93% des politiques voyages spécifient la réservation par l agence dont 80% l utilisation de l agence est obligatoire Copyright 2011 CWT 10

11 Avec des fourchettes sur le marché La moyenne du marché Best practice Réservation via l outil en ligne Pas spéficié Recommendation* Mandat Utilisation des tarifs aux contraintes Pas spéficié Recommendation** Mandat Réservation en avance Pas spécifié Recommendation*** Mandat 14 jours La moyenne du marché: 279 politiques voyages, incl. clients globaux & nationaux, toutes industries * 48% des 279 clients ont implémenté un OBT, 55% recommendent l utilisation, 45% obligent leur voyageurs ** 55% des politiques voyages définissent l utilisation des tarifs aux contraintes, 70% recommendent, 30% obligent les voyageurs *** 67% des politiques voyages définissent l achat en avance dont 57% en recommandation et 43% en mandat Copyright 2011 CWT 11

12 Vous pouvez seulement améliorer ce que vous pouvez mesurer (1/2) Les entreprises doivent mesurer l éfficacité de la gestion des voyages mais il y a des challenges: Données sur l entité de l entreprise Complexité Marché dynamique Cibles différentes Critères multiples Copyright 2009 CWT 12

13 Vous pouvez seulement améliorer ce que vous pouvez mesurer (2/2) Obtention des objectifs d entreprise Pilotage et amélioration du service Optimisation des coûts de voyages Identification des potentiels d économies Optimisation d achat Respects amélioré Traçabilité des voyageur et management de risque Soutiens du «Corporate Social Responsibility» Copyright 2009 CWT 13

14 La Confiance c est bien, le contrôle c est mieux (1/3) Les dépenses voyages sont-elles adaptées aux besoin de l entreprise? Quelles sont les bons critères pour mesurer la performance de la gestion des voyages professionnels? Quels aspects doivent être surveillés dans la gestion des voyages? Comment font les autres entreprises? Est-ce-que cette information/»best practice» sera valable/applicable pour votre entreprise? Quel est l avantage de la communication des indicateurs sélectionnés pour votre entreprise? Quels sont les indicateurs qui ne sont pas encore mesurés et qui peuvent être utiles pour l amélioration de la gestion des voyages? Copyright 2011 CWT 14

15 La Confiance c est bien, le contrôle c est mieux (2/3) CWT vous donne ces données «clés en main»: du «One-Stop Shop» : Program Management Center Une gamme de rapports prédéfinis Ad-hoc et ajustables Au niveau global, régional ou national Graphes disponibles, rapports téléchargeables Scope global 6 langues, 10 monnaies différentes Données consolidées au niveau global Suivi des indicateurs clés Copyright 2011 CWT 15

16 La Confiance c est bien, le contrôle c est mieux (3/3) Au dashboard personnalisé Evaluation des économies et amélioration de l adhésion Indices de références, au niveau marché et industries spécifiques Développement personnalisés possibles Iterative dashboard Copyright 2011 CWT 16

17 Un contrôle additionnel fournit par les outils de notes de frais Profiter des informations existantes! Comment sont payés vos voyages professionnels? Factures Cartes logées Carte de crédit professionnelles ( Walking Plastic ) Cartes de crédit personnelles Quelles sont les informations disponibles dans l outil de notes de frais? Raison du voyage Détails des catégories de remboursement Est-ce qu il existe des directives de remboursement? Max. dépenses pour l hébergement Hébergement des collègues Comment gérer vous le non respect de la politique voyage? Copyright 2011 CWT 17

18 Et le soutien au quotidien par CWT Nos agents vous assistent dans la gestion de voyages! Nous connaissons vos voyageurs et la culture de votre entreprise Les profils des voyageurs Matrice de vente Formation sur la politique voyage et culture de l entreprise Echanges d expérience avec autres entreprises: best practices Mandat de l agence (par rapport l application de la politique voyage) Votre outil en ligne doit aussi connaitre votre politique voyage Audit des fonctions gestion? Paramétrage des fournisseurs préférés Contenu et informations Copyright 2011 CWT 18

19 Mais la sécurité ne doit pas être oubliée Les risques des voyages demeurent courants Comment gérer vous le suivi des voyageurs? Sources des données (agence, fournisseurs ) Couverture (Aérien, incl. Low Cost Carrier, hôtels, train ) Service d urgence 24h/24h dans l entreprise Comment le voyageur obtient il des informations sur la destination? Recommandation sur le comportement général, Do s & Don ts Pays à risque Avertissements, interdiction de voyage Comment gérer vous les cas d urgence médicale pendant le voyage? Copyright 2011 CWT 19

20 La communication est importante pour le succès de la politique voyage Tenez vos voyageurs au courant Communiquez sur les raisons des changements et le fond de la politique voyage Laissez la politique voyage répondre a un maximum questions de vos voyageurs Montrez des exemples pour un comportement exemplaire ( Les 10 règles d or du voyage ) Demandez à l agence le vrai comportement de vos voyageurs Partagez les succès (Economies réalisées, changement positif du comportement ) et profitez de tout moyen de communication! Faites de la communication directe avec les voyageurs («débordement des s») Utilisez votre Intranet, journal interne, campagne d affichage, etc. Utilisez les outils fournis par votre agence (exemple: CWT Program Messenger) Copyright 2011 CWT 20

21 Exemple d implémentation d une nouvelle politique voyage couronnée de succès Révision de la politique voyage globale existante Objectif: Economie de M 4 dans 12 mois: Utilisation des tarifs à contraintes Optimisation de la réservation en avance Respect du programme hôtel négocié Utilisation de l outil en ligne Préparation et communication Sponsoring du projet par le comité de direction Communication directe auprès de tous les collaborateurs ( , signature par le CEO) Informations dans l intranet Formations sur l outil en ligne Copyright 2011 CWT 21

22 Exemple d implémentation d une nouvelle politique voyage couronnée de succès Travel Policy Change ABCis becoming more and more international. And the number of business trips is therefore steadily increasing. In addition, the travel market is especially dynamic. Growing numbers of low cost carriers are pushing prices down, whereas kerosene and security surcharges are driving ticket prices up. The booking tool on ABC s Intranet, XYZ", helps travelers to get to their destinations quickly and cost-efficiently. In view of this situation, the Management Board has adopted four basic resolutions confirming our travel policy as set forth in the Corporate Standard for Business Travel. We are convinced that these measures will help to optimize ABC s travel budget still further. 1. Within Europe (or for flights with less than four hours flying time): For the prescribed economy class, only restrictive airfares will be offered and booked in the future.. Amendments will only be possible against a fee. Non-refundable tickets must also be accepted. 2. Point-to-point flights (direct flights between source and destination without stopover): These can now only be booked using the Intranet XYZ" booking tool. ABC will be offering training courses again for the various sites over the next few weeks. 3. Wherever possible, flights must be booked at least two weeks in advance. ABC expects employees to schedule their trips accordingly. 4. Hotel reservations must be made exclusively at hotels with which ABC/CWT has a contract (these hotels can also be found and booked via XYZ"). The new rulings will be effective as of For information on XYZ" contact the XYZ Helpdesk at XYZ@ABC.com or Link Travel Policy (please click here) Copyright 2011 CWT 22

23 Exemple d implémentation d une nouvelle politique voyage couronnée de succès Success confirms effectiveness of new Travel Guidelines Dear ABC Travelers, I would like to thank you all for your support. Since the introduction of the new Travel Guidelines in August XXXX we have been able to save 4 million euros worldwide, and 1.44 million euros in Germany alone. This corresponds to a 7.3% reduction in our expenditures on travel. And if we continue to apply these guidelines consistently, we will be able to save even more. Save money simply by booking early! Did you know that by booking flight tickets early, it is possible to save up to 50 percent of the cost of the flight? Air fares are not fixed the later the booking, the more expensive the flight will be. By booking 16 days early it is possible to save up to 50 percent on flights within Europe. For domestic German flights, the saving is an average of 39 percent. So, please help us by booking your flights as early as possible. This is a very simple way to save a lot of money. The successes shown here confirm that we are on the right course. We therefore ask you to continue applying the Travel Guidelines as consistently as before. Link to Travel Guidelines (click here) Copyright 2011 CWT 23