N /G/172/ C NOISIEL, le 06 AVR. 2010

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1 C20 G/MCL Le Président N /G/172/ C NOISIEL, le 06 AVR N R RECOMMANDE AVEC A.R. Monsieur le Maire, Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint le rapport comportant les observations définitives arrêtées par la chambre régionale des comptes d Ile-de-France sur la gestion de la commune de MONTIGNY-LES-CORMEILLES au titre de l enquête sur les dépenses informatiques. Il est accompagné de la réponse reçue à la chambre dans le délai prévu par l article L , alinéa 4, du code des juridictions financières. Il vous appartient de transmettre ce rapport et la réponse jointe à l assemblée délibérante. Conformément à la loi, l ensemble doit : 1. faire l objet d une inscription à l ordre du jour de la plus proche réunion de l assemblée ; 2. être joint à la convocation adressée à chacun de ses membres ; 3. donner lieu à débat. Dès la plus proche réunion de l assemblée, le document final sera considéré comme un document administratif communicable à toute personne en faisant la demande, dans les conditions fixées par la loi n du 17 juillet P.J. : 1 Monsieur le Maire de MONTIGNY-LES-CORMEILLES Hôtel de Ville MONTIGNY-LES-CORMEILLES 6, Cours des Roches - B.P Noisiel Marne la Vallée Cedex 2 Tel Fax /.

2 C20 G/MCL 2 Vous voudrez bien informer le greffe de la chambre de la date à laquelle le rapport d observations et la réponse jointe auront été portés à la connaissance de l assemblée délibérante. Enfin, je vous précise qu en application des dispositions de l article R du code précité, le rapport d observations et la réponse jointe sont transmis au préfet et au trésorier-payeur général du VAL D OISE. Veuillez agréer, Monsieur le Maire, l expression de ma considération distinguée. Jean-Yves BERTUCCI

3 S / VA 1/11 RAPPORT D OBSERVATIONS DEFINITIVES COMMUNE DE MONTIGNY-LES-CORMEILLES (95) DEPENSES INFORMATIQUES Exercice 2002 et suivants Le service informatique de la commune de Montigny-lès-Cormeilles est de création récente et de taille modeste, ce qui explique qu à ce jour, la commune n ait pas mis en place une planification stratégique en matière informatique. Dans la limite des moyens budgétaires de la commune, l introduction de l informatique devait répondre aux besoins spécifiques des services (état civil, gestion des élections, etc.) et à la mise en place de l instruction budgétaire et comptable M14 au 1 er janvier La commune a ensuite étendu l utilisation de l informatique avec, notamment, la dématérialisation de services et la transmission dématérialisée de documents administratifs. Le développement du site internet et la gestion des emprunts de la commune sont externalisés. Une société de maintenance intervient pour le matériel informatique et pour l administration du réseau.

4 S / VA 2/11 Les dépenses annuelles de la commune en matière informatique ont légèrement augmenté sur la période , de 135 K (1) en 2003 à 156 K en 2007 (+ 16%). La commune n a pas développé de tableaux de bord spécifiques permettant de suivre l évolution des coûts relatifs à l informatique et le suivi des prêts de matériels n était pas formalisé. En fonction des observations provisoires de la chambre, la commune a décidé d utiliser les ratios produits lors de l enquête, comme indicateurs de suivi des coûts et d instituer un système de fiches de prêt des matériels informatiques. Il n y a pas d inventaire physique et comptable des stocks de consommables. Fin 2007, la commune disposait (hors écoles) de 132 postes utilisateurs. Une politique systématique de mise à jour des versions des logiciels Office n a pas semblé souhaitable par la commune compte tenu, notamment, de son coût. Un groupe de travail communication interne a été mis en place. Il est chargé d élaborer une charte d utilisation de la messagerie Intranet et de l usage de l Internet. La commune confie à la société qui intervient sur l administration du réseau des missions d expertise en cas de besoin. Par sa connaissance des produits et du réseau, cette dernière est à même de donner un avis sur les devis proposés et de conseiller la commune dans le choix des produits. (1) K : milliers d euros

5 S / VA 3/11 1. PROCEDURE La chambre a examiné la gestion de la commune de Montigny-lès-Cormeilles, à compter de l exercice 2002, conformément à l article L du code des juridictions financières. L ouverture du contrôle a été annoncée par lettre du président de la chambre adressée, le 16 mars 2007, à Monsieur Robert HUE, maire de la commune. Cette lettre faisait état, en particulier, de l examen de la fonction informatique, dans le cadre d une enquête des chambres régionales des comptes qui avait pour objet d examiner «la régularité, l économie et l efficacité des dépenses informatiques des collectivités territoriales et de leurs établissements publics locaux». En application de l article L du code des juridictions financières, l entretien préalable avec le maire de la commune a eu lieu le 2 octobre La chambre régionale des comptes d Ile-de-France a arrêté des observations provisoires dans sa séance du 11 février Par courrier daté du 4 juin 2009, le président de la chambre a communiqué à M. Jean-Noël CARPENTIER, nouvel ordonnateur en fonction, ainsi qu à son prédécesseur, le rapport d observations provisoires. L ordonnateur en fonction a répondu aux observations provisoires de la chambre par un courrier enregistré au greffe de la chambre, le 16 juillet L ancien ordonnateur a répondu par un courrier enregistré au greffe de la chambre, le 21 décembre Lors de sa séance des 3 décembre 2009 et 28 janvier 2010, la chambre a arrêté les observations définitives suivantes. 2. L ORGANISATION DU SERVICE INFORMATIQUE 2.1. Un service informatique de création récente et aux effectifs réduits Le principe d action de la commune en matière d informatique n a rien d assimilable à ce qui pourrait être appelé une «fonction informatique». Il s agit, principalement, de la mise en œuvre de moyens nouveaux en matière de bureautique provoqués, notamment, par l adoption de l instruction budgétaire et comptable M14 et la généralisation du système Windows. Dans ce contexte, l introduction de l informatique à la mairie de Montigny-lès-Cormeilles devait répondre aux besoins de la commune dans les limites de ses moyens budgétaires. Au fil des années, la commune a étendu l utilisation de l informatique avec, notamment, le développement de la dématérialisation au sein des services, la transmission dématérialisée des décisions, délibérations et actes administratifs, la gestion électronique des documents comptables avec la trésorerie, et l accès à distance sécurisé aux mails par les agents.

6 S / VA 4/11 Jusqu en 2000, les questions informatiques étaient gérées par une correspondante informatique, rattachée au service des finances. A compter de cette date, a été créé un service informatique qui ne comportait, initialement, qu un seul agent à temps complet. Un second agent a été recruté en Ce dernier suit particulièrement la maintenance matérielle et intervient ponctuellement à la demande des utilisateurs Les matériels utilisés Jusqu en 1996, le matériel utilisé était de marque Unisys, sous le système d exploitation 3.1 (MS-DOS). Les services techniques et l hôtel de ville utilisaient un serveur Unisys B 39, avec les applications suivantes : gestion financière, gestion de la dette, simulation budgétaire, paie et gestion du personnel, gestion des délibérations, Multiplan (tableur bureautique), Ofis document signer (traitement de texte), Urbagir (urbanisme) et Sévigné (gestion de courrier arrivée/départ). Au centre Picasso, les services utilisaient un serveur B 38 (Unisys) avec les applications suivantes : Multiplan (tableur bureautique), Ofis document signer (traitement de texte), Facturation des restaurants scolaires (application développée par les services de la commune à partir de Data Manager avec la collaboration d Unisys, Application Enfance développée par AGIR Informatique et Sévigné pour le courrier. Les deux serveurs étaient reliés entre eux par un lien BNET. Avec l entrée en vigueur de la M14 au 1 er janvier 1997, les applications devaient pouvoir fonctionner correctement selon la nouvelle réglementation. La généralisation du système d exploitation Windows devait également s effectuer, les logiciels étant développés sous cet environnement. Ceci a été à l origine d un marché d équipement lancé avec une tranche ferme et deux tranches conditionnelles. Tranche ferme : - Renouvellement du matériel informatique et des logiciels pour la mise en œuvre de la M14 dans les secteurs finances et GRH. - Remplacement des logiciels de bureautique. - Acquisition de logiciels de gestion de l école de musique et du cimetière. - Extension du câblage à l hôtel de ville (1 er étage). 1 ère tranche conditionnelle : - Acquisition d un poste et d un logiciel de gestion de l Ecole de Musique relié au poste existant.

7 S / VA 5/11 2 ème tranche conditionnelle : - Logiciel des élections. - Ordinateurs et imprimantes. - Transfert des logiciels Urba et Enfance de DOS à Windows. - Communication physique des deux grappes. - Remplacement du logiciel Courrier et du logiciel des actes administratifs. L architecture réseau a été réorganisée, notamment avec l acquisition de deux nouveaux serveurs en 2009 et par la réaffectation des tâches sur les serveurs. Un serveur de données a été installé sur un site distant (service communication et enfance), afin d améliorer la rapidité d accès à leurs documents, ceux-ci étant particulièrement lourds (images). Un serveur Web était en cours d installation en 2009, afin de constituer une DMZ entre internet et le réseau de la commune. Au total, en 2009, la commune disposait d un serveur de données sur le site de Picasso, un autre serveur de données et d applications à l hôtel de ville pour les autres utilisateurs, un serveur de messagerie et un serveur de maintenance pour les mises à jours Windows, de l Antivirus, les sauvegardes à l hôtel de ville. Tous les anciens PC fonctionnant sous WIN 95 et WIN 98 ont été quasiment remplacés, 96 % des PC ayant été renouvelés en sept ans. La structure communale n a pas conduit à la mise en place d une planification stratégique. Il n existe pas de comité directeur, de comité de pilotage ou de comité de planification. Mais, en réponse aux observations provisoires de la chambre, la commune a prévu de mettre en place des tableaux de bord afin de suivre l évolution des dépenses informatiques Les services utilisateurs Tous les services de la mairie sont utilisateurs de la bureautique. Certains services utilisent des logiciels spécifiques à leur métier (par ex : état civil, enfance). C est le service informatique qui installe les logiciels et assure les mises à jour. Il est seul à avoir accès au serveur. Il n y a pas à proprement parler de «groupes d utilisateurs» prédéfinis. Il y a surtout des agents concernés par des procédures particulières (par exemple : émission des bons de commandes) ou des informations ciblées. Dans ce dernier cas, les documents sont transmis par messagerie Les prestataires extérieurs Deux activités sont externalisées : le développement du site Internet et la gestion des emprunts de la commune.

8 S / VA 6/11 Une société de maintenance intervient également pour la disponibilité du matériel informatique et pour l administration du réseau. 3. LA GESTION DU BUDGET INFORMATIQUE Il n y a pas de gestion spécifique d un budget informatique. A l instar d autres domaines, les services communiquent leurs besoins, avec leurs priorités, au responsable du service informatique, qui les chiffre et les met en forme pour la commission d arbitrage d achat des matériels. A la suite des observations provisoires de la chambre, la commune a décidé de mettre en place par étape une comptabilité analytique chargée de préciser le coût des prestations fournies par le service informatique. Sur la base des mandats émis, les dépenses relatives aux licences, maintenance et achats de matériel informatique, ont évolué de 135 K en 2003 à 156 K en 2007, soit une augmentation de 16 %. Avec un montant de 54 K, le poste «concessions et droits similaires, brevets, licences», a été multiplié par cinq en 2007, par rapport à l année précédente. Les dépenses du poste «matériel de bureau et informatique» restent pratiquement identiques, en 2006 et en 2007, autour de 40 K. Cependant, pour couvrir les dépenses de ce même poste en 2006, la commune a eu recours à des décisions budgétaires modificatives alors que, en 2007, les prévisions initiales ont été suffisantes pour honorer l ensemble des mandats de l année. Le poste maintenance, hormis pour l exercice 2006 (42 K ), est stable autour de 65 K. - L absence de tableaux de bord spécifiques La commune n a pas développé des tableaux de bord spécifiques permettant de suivre l évolution des coûts. Toutefois, dans le cadre de l enquête, la commune a produit les ratios suivants relatifs aux dépenses informatiques (dépenses totales brutes, hors amortissement) :

9 S / VA 7/11 Ratios Coût de l informatique/dépenses de fonctionnement Coût moyen par poste informatique ( ) Dépenses de matériel par poste ( ) Dépenses de personnel par poste ( ) Dépenses de logiciels par poste ( ) Dépenses de formation par poste ( ) Dépenses de formation par informaticien ( ) Prestations de service/dépenses de personnel interne En réponse à la chambre, la commune a indiqué que les ratios produits lors de l enquête serviraient désormais d indicateurs de référence et seraient suivis par le service informatique. 4. LA GESTION DES MATERIELS 4.1. Le suivi des actifs La commune connaît son parc d ordinateurs qu elle remplace en fonction de ses possibilités budgétaires et des améliorations à apporter au fonctionnement des services. Le stockage des matériels neufs réceptionnés s effectue, selon les cas, au service informatique ou dans les services concernés, pour éviter des transports trop délicats. Les modalités de réception des matériels sont identiques à celles des autres livraisons : vérification des bons de livraison par rapport aux cartons déposés et à leur état. La mise en place du matériel livré est faite par les agents du service informatique. Le conseil municipal, dans sa délibération en date du 27 novembre 1996, a fixé comme suit les durées d amortissement : - logiciels (immobilisations incorporelles) : deux ans ; - matériel informatique (immobilisations corporelles) : quatre ans. Les durées d amortissement figurant dans cette délibération sont demeurées inchangées depuis lors L identification du matériel et l inventaire des logiciels et des micro-ordinateurs La commune identifie les matériels au moyen de leur numéro de série. Cette identification est gérée au moyen d un tableau d inventaire physique de ces matériels sont répertoriés par services et par postes. Un tableau récapitule les logiciels et les contrats de maintenance.

10 S / VA 8/ Matériels, licences et consommables obsolètes, périmés ou inutilisés Les critères conduisant à la mise au rebut des matériels informatiques sont la date d achat, l efficacité et la performance. Le stockage des matériels mis au rebut se fait dans une salle affectée au service informatique. Le traitement des matériels mis au rebut est aujourd hui assuré par le syndicat intercommunal EMERAUDE. Précédemment, il était assuré par la société 3R Environnement, intervenant sur appel ponctuel Politique de prévention et de gestion des vols La responsable informatique et, plus généralement, la direction générale, connaît la liste des personnes dépositaires de matériel (ordinateurs portables, téléphones portables). Par exemple, cinq ordinateurs portables sont mis à la disposition, respectivement, du maire et du directeur des services techniques, et trois autres sont disponibles pour des prêts ponctuels. Compte tenu de la taille de la commune qui permet facilement des contacts directs, l engagement au retour n est pas formalisé. A cet égard, la commune n a pas rencontré de problèmes de disparition de matériels. Elle n a pas défini une politique de remplacement des matériels volés dans la mesure où la situation ne s est jamais produite. En cas de vol, la commune ferait normalement un dépôt de plainte. Malgré ce constat de fait, la commune se devrait de formaliser le suivi des prêts de matériels informatiques aux agents municipaux. A cet égard, la commune a indiqué qu un système de fiches de prêt allait être mis en place. 5. LA GESTION DES CONSOMMABLES 5.1. La gestion des stocks La responsable informatique tient à jour un tableau des consommables par service, ce qui lui permet d appréhender, sans difficulté particulière, la valeur du stock qu elle gère. Elle n a pas besoin d un outil de gestion sophistiqué pour connaître le coût du renouvellement de ce stock Réception et stockage Les consommables sont stockés dans le bureau de la responsable. C est elle qui les reçoit et les vérifie à l aide des bons de livraison, par comparaison directe avec les bons de commande. Ces opérations sont simples et restent, de ce fait, manuelles.

11 S / VA 9/ Accès au stock et distribution Le montant moyen annuel des consommables achetés entre 2003 et 2005 est de 8 700, il s élève à entre 2006 et C est la responsable informatique qui procède à l attribution des consommables par services, sans opération automatisée Inventaire physique Il n y a pas d inventaire physique et comptable des stocks, ceux-ci étant connus par la responsable informatique. L inventaire des consommables est tenu à jour par le service informatique sur un tableau Excel, précisant le type de cartouche et le service utilisateur Anticipation des besoins Les commandes sont faites en début d année. Des ajustements peuvent intervenir en cours d année, en fonction de besoins particuliers exprimés alors. 6. LA POLITIQUE DE GESTION DU PARC 6.1. Postes utilisateurs Il y avait 104 postes utilisateurs recensés dans les services de la commune en Ce nombre a progressé au rythme des ouvertures et des rénovations des locaux municipaux, pour atteindre 132 postes utilisateurs fin 2007 (hors écoles). La commune ne gère pas les dotations de matériel informatique en fonction des métiers, mais en fonction des besoins d applications spécifiques. Par exemple, certains postes doivent avoir accès à des informations spécifiques du serveur, d autres peuvent travailler de façon autonome. Les postes de travail bénéficient des évolutions lors du changement des matériels. Une politique systématique de mise à jour des versions d Office n a pas semblé souhaitable par la commune compte tenu, notamment, de son coût Réseau La commune entend optimiser le réseau et relie progressivement tous les sites sur un même réseau (en étoile), notamment les plus distants par des liens ADSL, afin que tous puissent travailler sur des documents et avec des logiciels de gestion communs (décentralisation des bons de commande, préparation budgétaire ). Ce réseau permet aussi de communiquer facilement avec l outil de messagerie Outlook et d avoir accès à Internet.

12 S / VA 10/11 C est la responsable informatique qui est le garant de la compatibilité de tous les matériels en service. 7. LES MODALITES DE GESTION DU PARC Tous les postes de travail sont équipés au minimum pour une utilisation bureautique. Certains sont plus spécialisés. Les besoins des utilisateurs non satisfaits sont repérés et analysés par les chefs de service, lors de la formulation des demandes budgétaires. La responsable du service informatique est chargée d un programme de formation interne, destiné à optimiser l utilisation des matériels mis à la disposition des agents. La fiabilité et la sécurité des données sont assurées au moyen de droits attribués pour les utilisateurs d application et par l utilisation de mots de passe. - Le suivi des logiciels existants La commune a fourni la liste des licences de logiciels achetées, qui donnent lieu à immobilisations à l actif. Les procédures de suivi des configurations logicielles installées sont définies par les contrats de mises à jour lors de l achat des logiciels. Les agents utilisateurs n ont pas de marge d autonomie pour modifier la configuration de leur poste ou pour l installation de nouveaux logiciels. En matière de règles légales et déontologiques concernant l utilisation des logiciels, les agents sont informés des règles imposées notamment par la Commission nationale informatique et libertés (CNIL), ainsi qu en matière de communication des documents administratifs. Un groupe de travail communication interne a été mis en place. Il est chargé d élaborer une charte d utilisation de la messagerie Intranet et de l usage de l Internet. 8. LE DEVELOPPEMENT INTERNE ET LE RECOURS A DES LOGICIELS LIBRES La commune ne développe pas de logiciels en interne et n a pas recours à des logiciels libres. 9. LES PROCEDURES D ACHAT 9.1. Sur la période Entre 2003 et 2004, aucun marché n a été passé.

13 S / VA 11/11 En 2005, un marché l a été pour les consommables informatiques, les matériels et logiciels, l informatisation de la bibliothèque et l acquisition du logiciel de gestion des actes administratifs. En 2006, des marchés ont été passés pour la maintenance du matériel informatique et des logiciels et administration du réseau, l achat de consommables et de fournitures informatiques, l acquisition de matériels et de logiciels informatiques. En 2007, un marché a été passé pour l acquisition de matériels et de logiciels informatiques (logiciel gestion des élections et logiciel gestion de l enfance) Sur l organisation de la fonction «Achats Approvisionnements» informatique C est la responsable informatique, en liaison avec le responsable «Achats» de la commune, qui gère la fonction «Achats Approvisionnement», selon les procédures de contrôle interne normalement suivies pour les achats de la commune (contrôle interne, procédures, nomenclatures). Le circuit de la commande est celui normalement défini pour les commandes de la commune. Les procédures de réception en matière de marchés informatiques sont organisées par la responsable informatique, selon les règles exposées précédemment. C est la responsable informatique qui assure le suivi des fournisseurs et des contrats. Il n y a pas de mesures particulières de veille technologique du fait de l évolution rapide des technologies auxquelles la commune a recours et des prix des matériels utilisés. La commune confie à la société qui intervient sur l administration du réseau des missions d expertise en cas de besoin. Par sa connaissance des produits et du réseau, cette dernière est à même de donner un avis sur les devis proposés et de conseiller la commune dans le choix des produits.