INSPECTION ACAEMIQUE DE L HERAULT 34. TOUT SAVOIR SUR LE COURRIER ELECTRONIQUE Petit manuel à l usage des directeurs et enseignants de l Hérault

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1 INSPECTION ACAEMIQUE DE L HERAULT 34 TOUT SAVOIR SUR LE COURRIER ELECTRONIQUE Petit manuel à l usage des directeurs et enseignants de l Hérault 1 Le compte académique 2 Consulter son courrier par Internet 3 Installer Outlook Express 6 4 Configurer la messagerie 5 Envoyer et recevoir 6 Gérer ses messages 7 Se protéger 1. Le compte académique L Académie de Montpellier a créé des adresses électroniques pour tous les établissements et personnels. Ces adresses sont toutes du même type. L usage de l adresse électronique est obligatoire pour tout courrier administratif. Il est fortement recommandé pour les autres courriers (protection antivirus intégrée au serveur) Vos paramètres : - Commune : - Ecole : - Adresse électronique (à fournir à vos correspondants) - Identifiant de messagerie : - Mot de passe :

2 Consulter son courrier par Internet Il est possible de consulter son courrier académique de n importe quel ordinateur en se connectant sur le site : Sur la page d accueil, indiquez votre identifiant et votre mot de passe, puis cliquez sur connexion. Vous arrivez sur la boîte de réception de votre compte académique. En cliquant sur l objet d un message vous pouvez le lire. Une fois le message ouvert, vous pouvez accéder aux pièces jointes en cliquant dessus Après lecture, vous pouvez détruire le message en cliquant sur supprimer. Si vous utilisez régulièrement ce mode de lecture et si vous supprimez des messages, il vous faut régulièrement vider la corbeille. Pour cela, cliquez sur le bouton Dossiers Vous ouvrez la nouvelle fenêtre ci-dessous : : Cliquez sur le bouton Vider la corbeille Cette consultation par Internet du compte académique ne convient pas pour l archivage des courriers. Pour cela il faut utiliser un logiciel de messagerie comme Outlook Express.

3 2. Installer Outlook Express 6 Il s agit de la dernière version du logiciel fourni avec Windows. Si votre ordinateur est équipé avec Windows XP ou s il est déjà équipé d Outlook express 6, passez au point 4. Pour installer Outlook Express 6, ouvrez votre navigateur et Tapez l adresse suivante : cliquez sur Download now Dans la nouvelle fenêtre choisissez la langue du logiciel (French) Dans la nouvelle fenêtre cliquez sur Download internet explorer 6 Une petite fenêtre de téléchargement s ouvre, choisissez Ouvrir. Acceptez les termes du contrat en cochant puis en validant Dans la nouvelle fenêtre, choisissez Installation par défaut. Laissez faire l ordinateur en validant par suivant pour tous les choix. (Attention, le fichier pèse plus de 14 Mo, avec une connexion par modem, cela peut prendre plus d une heure!) Après le téléchargement et l installation, l ordinateur devra redémarrer. 3. Configurer la messagerie Lancer Outlook Express 6 en cliquant sur son icône. Dans le menu OUTILS, choisissez Comptes, la fenêtre suivante apparaît, cliquez sur ajouter puis Courrier Dans la fenêtre suivante, taper un nom pour votre compte. Choisissez un nom explicite, du Type Ec elem Hugo Montpellier, puis cliquez sur Suivant Dans la fenêtre suivante, tapez votre adresse de messagerie académique. Attention à l orthographe (le s obtient en appuyant simultanément sur la touche ALT GR et sur la touche 0à) Validez par suivant.

4 Dans la fenêtre suivante : Serveur de messagerie pour courrier entrant, tapez : courrier.ac-montpellier.fr Serveur de messagerie pour courrier sortant, tapez : smtp.wanadoo.fr (si vous n êtes pas connecté par wanadoo, remplacez par votre fournisseur d accès (free par exemple). Validez par suivant Dans la fenêtre suivante, indiquez votre identifiant de messagerie et votre mot de passe tels qu ils vous ont été délivrés par l académie (respectez minuscules et majuscules dans le mot de passe). Cochez Mémoriser le mot de passe. Validez par suivant Dans la fenêtre suivante, cliquez sur Terminer Votre compte de messagerie apparaît dans liste de vos comptes. Sélectionnez le puis cliquez sur propriétés. Dans la première fenêtre indiquez le nom que vous voulez donner à votre compte, Compte administratif par exemple. Validez par OK puis fermer la première fenêtre.

5 4. Envoyer et recevoir du courrier 4.1. organiser la fenêtre d Outlook Express Dans le menu Affichage, choisissez Disposition, dans la fenêtre qui s ouvre cochez les options comme ci-dessous, puis cliquez sur Personnaliser la barre d outils. Dans la nouvelle fenêtre, choisissez les boutons que vous voulez conserver dans la barre d outils (Conseil : éliminez Répondre à tous, ce qui évitera des confusions avec Répondre) Boutons à garder : Envoyer/Recevoir ; Créer un message ; Répondre ; Transférer ; Imprimer ; Adresses Choisissez ensuite la taille des icônes et la disposition du texte puis fermer cette fenêtre puis la suivante en cliquant sur OK Quelques réglages d Outlook Express Dans le menu Outils, cliquez sur le bouton Options. Vous faites apparaître la fenêtre ci-dessous qui vous permet d effectuer quelques réglages utiles. La liste ci-dessous est indicative mais facilite la protection et l usage de votre messagerie.

6 Onglet Général : Menu général, comme ci-dessus Menu Envoyer/recevoir, vous pouvez cocher envoyer et recevoir les messages au démarrage mais surtout pas vérifier l arrivée de nouveaux messages Onglet Envois : comme ci-dessous Onglet Signature : vous pouvez créer une signature (nom, adresse, tél ) à insérer dans vos messages. Onglet Maintenance : si vous êtes sûr de vos suppressions, vous pouvez cocher vider les éléments supprimés en quittant 4.3. Ecrire un nouveau message Pour écrire un nouveau message, cliquez sur le bouton Créer un message. La fenêtre cidessous apparaît.

7 Vous pouvez également double-cliquer sur un nom dans votre liste de contacts, ce qui permet d écrire directement l adresse du destinataire. En sélectionnant un message reçu et en cliquant sur le bouton répondre, vous ouvrez la même fenêtre avec l adresse du destinataire ainsi que l objet du courrier. Attention en rédigeant l adresse de votre correspondant : une adresse ne contient jamais d espace, d accent ni de ponctuation autre que le point ou les tirets. Bien que non obligatoire, l objet du message est très utile car il permet de retrouver facilement le contenu d un courrier. Il ne doit pas être trop long tout de même. Une fois votre message rédigé, cliquez sur Envoyer Votre message est maintenant placé dans votre boîte d envoi. Il ne sera envoyé qu après un clic sur le bouton Envoyer/Recevoir Recevoir votre courrier Rien de plus simple, il suffit de cliquer sur Envoyer/recevoir et votre courrier est automatiquement récupéré à partir du serveur académique et copié dans votre boîte de réception. Les petits chiffres bleus indiquent le nombre de messages non lus. Pour lire un message il suffit de le sélectionner dans la liste des messages pour qu il apparaisse en dessous dans le volet de visualisation Envoi de pièces jointes Vous pouvez envoyer un fichier informatique avec votre courrier (image, texte, tableau ) Pour cela, après rédaction de votre message, dans le menu Insertion, cliquez sur pièce jointe qui ouvre la fenêtre classique de recherche de fichier. Sélectionnez le fichier désiré sur votre disque dur puis validez par Joindre. Une ligne supplémentaire avec le nom du fichier et sa taille apparaît dans la fenêtre de message. Attention à la taille de votre fichier! N envoyez pas de fichier trop volumineux à un destinataire qui ne possède qu une connection par ligne téléphonique classique (le téléchargement d un fichier de 1Mo peut prendre plusieurs minutes qui ne sont pas gratuites. Attention également au format du fichier envoyé! Utilisez de préférence des formats universels :.txt pour le texte (.doc peut être accepté).jpg ou.gif pour les images,.pdf pour les

8 documents du Net. Evitez les fichiers Publisher car bien qu assez répandu dans le monde éducatif, il n y a pas de compatibilité entre les différentes versions Réception de pièces jointes Les courriers reçus contenant des pièces jointes sont accompagnées d un trombone. Pour lire les pièces jointes, cliquez sur le trombone dans le volet de visualisation du message puis cliquez sur le fichier. Vous pouvez choisir de conserver les pièces jointes en les enregistrant sur votre disque dur. Pour cela cliquez sur le trombone puis sur Enregistrer les pièces jointes. 5. Gérer ses messages 5.1. Créer des dossiers de rangement spéciaux Afin de mieux ranger vos messages, vous pouvez créer des dossiers dans votre boîte de réception. Dans le menu Fichier cliquez sur Dossiers puis sur Nouveau. Dans la fenêtre qui s ouvre, sélectionnez le dossier de destination et tapez un nom de dossier puis validez en cliquant sur OK Définir des règles de message Outlook Express permet de créer des filtrages sur votre courrier. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles de message puis sur courrier. Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquez sur nouveau. La fenêtre suivante apparaît.

9 Dans le premier cadre, précisez les caractéristiques des courriels auxquels s appliquera la règle. Vous pouvez filtrer les courriers par expéditeur, par objet, par compte, par contenu. Vous pouvez par exemple trier tous les courriers qui arrivent sur votre compte académique. (voir ci-dessus) Dans le deuxième cadre, indiquez l action associée au filtre. Vous pouvez déplacer, copier, supprimer le message lors de son arrivée dans la boîte de réception. Le troisième cadre permet de préciser les règles du filtre. Pour cela, cliquez sur les liens surlignés en bleu. Dans l exemple ci-dessus, en cliquant sur compte spécifié vous indiquerez le compte académique, en cliquant sur dossier spécifié vous sélectionnerez le dossier où ces courriers devront être copiés. Nommez la règle de message puis validez par OK. Vous pouvez faire appliquer la règle de message ainsi créée aux courriels déjà reçus. Pour cela, cliquez sur Appliquer, choisissez boîte de réception et cliquez sur Appliquer, après le filtrage cliquez sur OK puis sur Fermer Enregistrez vos courriels sur votre disque dur Si certains courriels peuvent être supprimés sans problème après lecture, d autres au contraire nécessitent d être sauvegardés. Il vous faut d abord créer sur votre disque dur un dossier spécifique que vous appellerez par exemple Courrier. Pour cela Poste de travail/disque C:/Mes documents puis Clic droit dans la fenêtre et Nouveau/Dossier. Nommez le dossier et fermez les différentes fenêtres. Dans Outlook Express sélectionnez le ou les messages que vous désirez conserver, puis dans le menu Fichier cliquez sur Enregistrer sous. Dans la fenêtre qui s ouvre, choisissez le dossier courrier comme lieu d enregistrement. Le fichier porte l objet du courriel comme nom. Son extension est.eml. Cliquez sur Enregistrer. Pour ouvrir ce fichier, il suffit de double-cliquer dessus. Les pièces jointes sont conservées. 6. Se protéger 6.1. Evitez les messages indésirables Cliquez sur un message dont l expéditeur vous importune régulièrement. Dans le menu Message, sélectionnez Bloquer l expéditeur puis cliquez sur OK. Désormais les messages de cet expéditeur seront directement envoyés dans Eléments supprimés sans passer dans la boîte de réception. Pour modifier la liste de vos expéditeurs bloqués, dans le menu Outils sélectionnez Règles de message puis Expéditeurs bloqués Pour éviter la réception de messages publicitaires Ne divulguez votre adresse électronique qu à vos correspondants «sérieux». Pour le reste, notamment lorsque vous utilisez une adresse pour vous inscrire sur Internet (site, forum, listes ) utilisez une adresse poubelle créée spécialement pour cela sur un site de messagerie (Yahoo, Caramail, Voilà ) 6.3. Utilisez un antivirus Le serveur académique est équipé d un antivirus et vous protège donc ainsi que vos correspondants d éventuelles attaques virales. C est pour cette raison que nous vous conseillons de n utiliser que ce compte de courrier. Vous pouvez supprimer les autres. Dans le menu Outils cliquez sur Comptes, sélectionnez le compte à supprimer et cliquez sur Supprimer.

10 Si vous désirez toutefois utiliser un autre compte, celui de votre fournisseur d accès par exemple, nous vous conseillons de vous équiper d un antivirus et d effectuer très régulièrement des mises à jour. On reçoit régulièrement des courriels nous informant de l arrivée de nouveaux virus. La plupart de ces annonces sont fantaisistes voire parfois dangereuses. Pour vérifier les rumeurs, vous pouvez vous connecter sur le site des informations et des outils de nettoyage sont mis à votre disposition. Quelque soit le message reçu, n effectuez jamais de modification sur votre ordinateur sans vous être préalablement informé auprès de votre animateur informatique.

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