Rectorat de Lille - Documentation établissement ASIE

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1 Académie de LILLE E P P PRIVE ASIE (Aide à la Saisie des Indemnités en Etablissement) NOTICE d UTILISATION en ETABLISSEMENT Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 1 sur 38

2 Sommaire 1 - Accès et identification Ergonomie générale de l application Ergonomie du domaine Population Ergonomie du domaine Suivi Indemnitaire Domaine Population Population - La recherche d'un individu Population - Présentation du dossier indemnitaire d'un individu Dossier indemnitaire à la loupe Impression du dossier indemnitaire Consultation de l'historique du dossier indemnitaire Impression de l'historique du dossier indemnitaire Population - La saisie d'une indemnité Etape 1 : choix de l'enveloppe budgétaire et de la date de service Etape 2 : choix de l'indemnité Etape 3 : saisie des éléments correspondants à l'indemnité Les conséquences budgétaires Modifier une indemnité saisie mais non validée Supprimer une indemnité saisie mais non validée La validation Domaine Suivi indemnitaire Suivi indemnitaire - Enveloppes Suivi indemnitaire - Réédition Suivi indemnitaire - Suivi Budgets Suivi indemnitaire - Validation Suivi indemnitaire Suivi Rejets ASIE Suivi indemnitaire Suivi Rejets T.G. 36 Annexe 1 : Lexique 37 Annexe 2 : Contacts 38 Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 2 sur 38

3 1 - Accès et identification Pour accéder à l'application ASIE, il faut impérativement passer par le portail personnalisé pagriates accessible à l adresse : (onglet "Vie établissement", puis lien "Accès aux Ressources de l'education Nationale et Académiques"). Vous devez ensuite saisir votre identifiant de directeur. Vous pouvez changer votre mot de passe en vous connectant à : ; dans la fenêtre "Gérer sa propre fiche", cliquer sur "Modifier", puis en face de la rubrique "mot de passe", cliquer sur "Modification". Une fois connecté, on accède à un menu personnalisé qui affiche toutes les applications disponibles pour l'utilisateur. Dans l onglet Gestion de la Paie, vous avez accès à Gestion des Indemnités (ASIE). Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 3 sur 38

4 2 - Ergonomie générale de l application Après avoir cliqué sur "Accès Asie établissement", vous accédez à l écran suivant, qui vous permet de sélectionner l établissement auquel vous voulez accéder (pour les chefs d établissement dirigeant plusieurs entités) et d entrer dans l application en cliquant sur "OK". Choix du RNE Cliquer sur OK pour accéder à l application Domaines accessibles : - Population - Suivi Indemnitaire RNE de l établissement choisi Date du jour Cliquer sur la Geisha pour quitter ASIE Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 4 sur 38

5 2.1 Ergonomie du domaine Population Le domaine Population permet de cerner la population à laquelle vous souhaitez saisir une indemnité relevant d ASIE. Vous disposez de 2 sous-domaines : Recherche : permet d accéder à l écran de sélection de la population sur laquelle vous souhaitez travailler. Liste en cours : permet de revenir sur la liste globale des agents sélectionnés, suite par exemple à une consultation / saisie d un droit indemnitaire pour un individu particulier. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 5 sur 38

6 2.2 Ergonomie du domaine Suivi indemnitaire Le domaine Suivi Indemnitaire permet le suivi de la consommation des enveloppes budgétaires. Vous disposez de 6 sous-domaines : Enveloppes : permet le suivi de la consommation des enveloppes budgétaires allouées à l établissement. Réédition : permet la réédition des états indemnitaires pour un ou plusieurs agents. Suivi Budgets : permet d obtenir différents états de suivi des saisies faites. Validation : permet la mise en paiement par le chef d établissement des indemnités saisies pour un ensemble d agent (validation globale). Suivi Rejets ASIE : permet de consulter le motif des indemnités rejetées lors de la validation. Suivi Rejets TG : permet d obtenir un état indicatif des rejets opérés par les services de la Direction Régionale des Finances Publiques (DRFIP = ex Trésorerie Générale). Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 6 sur 38

7 3 Domaine Population 3.1 Population - La recherche d un individu Les agents accessibles sont les personnels qui sont gérés en paye informatisée sur EPP Privé, c est-à-dire qui ont une prise en charge valide. Il est possible d effectuer plusieurs types de sélection de population : Saisie du nom du maître Cliquer pour lancer la recherche - soit vous souhaitez accéder à tous les agents affectés dans votre établissement :. - les rubriques "Nom et prénom" : ces rubriques resteront à blanc - rubrique "Personnels présents" : sélectionner "Dans l établissement". - soit vous souhaitez accéder à un agent précis (ou des agents précis) affecté(s) dans votre établissement : - les rubriques "Nom et prénom" : saisir le nom et prénom de l agent (ou seulement les premières lettres). - rubrique "Personnels présents" : sélectionner "Dans l établissement". - soit vous souhaitez accéder à un agent précis non affecté dans votre établissement : - les rubriques "Nom et prénom" : saisir le nom et le prénom en entier de l agent, tel qu il est connu dans EPP Privé. - rubrique "Personnels présents" : sélectionner "Dans l académie". Remarque : l accès aux agents non affectés dans l établissement ne peut se faire que sur indication du nom et prénom complet de l agent auquel vous souhaitez accéder. Cliquer sur Rechercher pour lancer la recherche. Effacer = réinitialise les rubriques Nom et Prénom à blanc. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 7 sur 38

8 En cliquant sur le bouton Rechercher, vous obtenez l écran suivant : L écran fait apparaître le nom, le prénom, la date de naissance, le code et le libellé de la discipline de recrutement. Les touches de fonctions : << : aller à la première page < : aller à la page précédente > : aller à la page suivante >> : aller à la dernière page Pour accéder au dossier indemnitaire d un agent, il faut cliquer sur le nom de l individu. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 8 sur 38

9 3.2 Population - Présentation du dossier indemnitaire d un individu Après avoir cliqué sur le nom du maître à qui vous voulez saisir une indemnité, l écran suivant apparaît : En haut de l écran, le nom et le prénom de l agent sont rappelés. L écran présente l état du dossier indemnitaire de l'individu pour les indemnités dites de "Responsabilité Etablissement". Ainsi cet écran fera apparaître la liste des indemnités perçues par l'agent pendant l'année scolaire en cours (sans notion d'indemnité valable ou pas à la date de référence). Description des rubriques : Pour chacune des indemnités, le code de l indemnité, le code décret associé, le motif de l indemnité, les dates de validité, le taux, le nombre d heures et la date de mise à jour sont indiqués. L origine de l indemnité : il existe deux origines "A" pour Académique et "E" pour Etablissement. Les indemnités qui ont une origine Académique sont : - les indemnités de Responsabilité Etablissement qui ont été saisies par le Gestionnaire Académique directement dans la base académique EPP Privé. - les indemnités saisies au travers du module "Structure et Services" de l application STSweb et qui ont été validées (c est-à-dire prises en compte au niveau financier). Les indemnités qui ont une origine Etablissement sont : - les indemnités saisies dans ASIE. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 9 sur 38

10 La validation de l indemnité (rubrique Validé) : une indemnité est validée (Oui) ou pas (Non) au niveau de la rubrique "Validé" uniquement pour les indemnités d origine Etablissement. * si "Validé" = Oui : cela signifie que l indemnité est intégrée au niveau du dossier financier de l agent. * si "Validé" = Non : cela signifie que l indemnité est stockée dans l espace de travail utilisateur et qu elle n a pas été intégrée au niveau du dossier financier de l agent. Pour les indemnités d origine Académique, la rubrique Validé reste à blanc car ces indemnités sont obligatoirement validées si elles sont affichées au niveau d ASIE. Une case à cocher n est présente que pour les saisies d origine Etablissement. Cette option permet de sélectionner l'occurrence pour la modifier / supprimer / valider. Il est possible d'imprimer le dossier indemnitaire de cet agent. Pour saisir un nouveau droit indemnitaire pour la personne, il faut cliquer sur "Ajouter" sur cet écran (voir le paragraphe 3.3 Population La saisie d'une indemnité) Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 10 sur 38

11 Dossier indemnitaire à la loupe En passant la souris au dessus de la loupe sans cliquer, le libellé de l indemnité s affiche. En cliquant sur la loupe, la page suivante s'affiche : Le détail (enveloppe, code motif, nombre d heures) n apparaît que lorsqu il s agit d une indemnité relevant d ASIE (lorsque l indemnité relève de STSweb le détail est moins fin). Enveloppe : enveloppe budgétaire, attribuée à l'établissement, sur laquelle est comptabilisée la valeur de l indemnité. Date : date d'effet de l'indemnité. Nature de l indemnité : il s agit du code et du libellé de l indemnité. Description de l'indemnité : code motif, code taux, nombre d'heures et observation (c est cette observation qui apparaîtra sur le listing justificatif transmis à la DRFIP). Informations complémentaires : Validée : état de l indemnité (Validée ou non). Mise à jour : date de la dernière mise à jour de l indemnité. Origine de la saisie : Académique ou Etablissement. Etat du mouvement (indicatif) : indique la date à laquelle le mouvement a été transmis à la DRFIP pour mise en paiement. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 11 sur 38

12 Impression du dossier indemnitaire Un lien permet d imprimer le dossier indemnitaire de l agent : Comme tous les états proposés par ASIE, le fichier est au format PDF. Cette édition présente le bilan de la saisie des indemnités pour l agent sélectionné à la date de référence : Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 12 sur 38

13 Les indemnités validées : Les indemnités qui sont considérées comme validées sont : - les indemnités de Responsabilité Etablissement qui ont été saisies par le Gestionnaire Académique directement dans la base Académique (Origine =A). - les indemnités saisies dans STSweb et qui ont été validées, c est-à-dire prises en compte au niveau financier => Origine = A. - les indemnités saisies au travers du module ASIE et qui ont été validées, c'est-à-dire intégrées dans la Base de Données Académique => Origine = E et validé = Oui. Les indemnités en attente de validation : Ce sont les indemnités qui sont saisies et pour lesquelles le chef d établissement n a pas lancé l étape "VALIDATION". Les indemnités rejetées : Ce sont les indemnités qui ont été saisies, pour lesquelles le Chef d Etablissement a lancé l étape "VALIDATION", mais l intégration au niveau du dossier financier dans la BDA n a pu se faire. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 13 sur 38

14 Consultation de l'historique du dossier indemnitaire Un lien permet de consulter l historique du dossier indemnitaire de l agent : L'historique des indemnités de l'agent apparaît. Dans cet exemple, certaines indemnités qui apparaissent relèvent d ASIE, d autres de STSweb. L origine est systématiquement à A (= origine Académique), même pour celles relevant d ASIE, puisqu il s agit d indemnités historisées, antérieures au 03/11/2011, date de la mise en place d ASIE dans les établissements privés sous contrat de l Académie de LILLE. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 14 sur 38

15 Impression de l'historique du dossier indemnitaire Il est également possible d imprimer cet historique du dossier indemnitaire de l agent : Comme tous les états proposés par ASIE, le fichier est au format PDF. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 15 sur 38

16 3.3 Population - La saisie d une indemnité La saisie d un droit indemnitaire s effectue en 2 grandes phases : La saisie : Le chef d établissement va effectuer sa saisie par l option AJOUTER. Cette saisie consomme "budgétairement", mais elle n entraîne aucune incidence de paye, tant qu elle n est pas validée. Avant validation, les saisies sont modifiables, supprimables, sans conséquences autres que budgétaires. La validation : C est le chef d établissement qui décide de la validation. Au travers de cette phase, il déclenche l intégration de l indemnité qu il a saisie, dans le dossier financier de l agent. Si l indemnité est correctement intégrée, la mise en paiement de l indemnité sera transmise à la DRFIP sur la prochaine paye. Dans le dossier indemnitaire, l état de la validation est précisé (Oui => mise en paiement). Un fois que l indemnité est prise en compte dans le dossier financier de l agent dans la BDA (c est-à-dire que l indemnité n a pas été rejetée), l occurrence n est plus modifiable. Toutefois, il sera toujours possible de supprimer cette indemnité validée, mais cette suppression entraînera alors une retenue de paye (si cette indemnité a déjà été mise en paiement). Le préalable à la saisie d un droit indemnitaire : Avant d effectuer une saisie, il est bon de préciser un certain nombre de règles. Une saisie dans le module ASIE ne peut être réalisée que si l établissement dispose : d une ou plusieurs enveloppes budgétaires définies (sinon le message "il n existe aucune enveloppe" apparaît) et si au moins une de ces enveloppes à un solde positif (sinon le message "vous ne disposez pas de budget dont le solde soit positif, toute saisie est donc impossible" apparaît). Remarques : - La saisie des enveloppes budgétaires des établissements est faite par les Gestionnaires Académiques, dans la BDA, par la transaction de gestion des budgets dans l'application EPP Privé. - La sélection des enveloppes budgétaires se fait à la date du jour. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 16 sur 38

17 L écran de saisie présente le stock disponible pour chacune des enveloppes budgétaires définies pour l établissement : Programme : c est le programme budgétaire de l enveloppe (0139 pour l enseignement privé) Nature : c est la nature des moyens Intitulé : libellé de la fonction Enveloppe : montant global de l enveloppe allouée Consommé : nombre d'heures consommées Solde : Enveloppe Consommé La saisie est guidée par des contrôles de cohérence entre les champs. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 17 sur 38

18 Etape 1 : choix de l'enveloppe budgétaire et de la date de service Les enveloppes budgétaires : Seuls les budgets à soldes positifs sont affichés. Un contrôle strict est effectué sur la consommation (l enveloppe budgétaire ne peut être dépassée). Toute modification du montant d une enveloppe ne peut être réalisée que par les services gestionnaires académiques. Le choix de l enveloppe va également conditionner la liste des indemnités compatibles. Les dates du service : Pour les droits indemnitaires correspondant à un service effectif, la réglementation impose d avoir une date de début au 1 er du mois du service fait et une date de fin à la fin de ce même mois. Quelle que soit la saisie dans la case "Du", ASIE corrigera les dates en fonction de cette réglementation. De plus, la date du service fait ne peut dépasser le mois en cours. Contrôle au niveau du service : 1) ASIE vérifie l existence d un dossier administratif et financier à cette date (grade ouvert avec prise en charge). Dans la négative, l erreur est bloquante et ASIE renvoie à la saisie de la date du service. 2) ASIE vérifie qu'au moins une des prises en charge de l'agent, à la date du service, est compatible avec le programme indemnitaire. Cette date de service sert à toutes les références indemnitaires (existence de ce type d indemnité à la date du service, calcul du taux et du montant, recherche du grade et de l occupation de support de la personne, code motif...). Ces références seront transparentes à l utilisateur qui ne verra apparaître que les occurrences indemnitaires qui concernent cette "date du service". Touches de fonctions : Continuer : permet de poursuivre la saisie Effacer : permet de remettre à blanc "enveloppes" et "date du service" Loupe : permet d'obtenir un détail de l'enveloppe budgétaire Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 18 sur 38

19 Etape 2 : choix de l'indemnité Une fois l enveloppe choisie, il faut déterminer l indemnité. Il convient de respecter le tableau de correspondance joint à la circulaire rectorale. Description de l écran : Le programme de l enveloppe budgétaire et la date du service fait sont rappelés en haut d'écran. Concernant la saisie de l indemnité, ASIE ne propose en saisie que les indemnités qui sont compatibles avec l enveloppe budgétaire précédemment sélectionnée, et ce à la date du service. Contrôle après saisie du code de l indemnité : Pour les agents qui ont une prise en charge, ASIE vérifie : que le grade de l agent est compatible avec l indemnité (contrôle bloquant) qu une des "fonctions" qu il occupe est compatible avec l indemnité (contrôle bloquant) que l agent n est pas en temps partiel ou Cessation Progressive d Activité (contrôle non bloquant = message d'avertissement). Pour les agents qui ont une prise en charge spéciale : seules les indemnités ayant un taux à saisir pourront être sélectionnées dans ce cas. Sinon rejet de la saisie. Contrôle sur le programme budgétaire : Le paiement des indemnités sur une prise en charge donnée doit se faire impérativement sur le programme budgétaire de l affectation, sauf dans le cas où la prise en charge est strictement indemnitaire (quotité à 0). Un contrôle est fait au moment de la constitution de la bande paye sur la cohérence entre le programme budgétaire de la prise en charge et celui de l'indemnité. Autres contrôles : Des contrôles sont faits par rapport aux nomenclatures nationales (grade, taux, compatibilité indemnitaire). Certains de ces contrôles sont bloquants et empêchent donc la mise à jour du dossier financier (par exemple : indemnité incompatible avec le grade ). Touches de fonctions : Continuer : permet de poursuivre la saisie Annuler : permet d annuler la saisie, retour sur le dossier indemnitaire de l agent. La main : permet de revenir à l étape précédente. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 19 sur 38

20 Exemples de message d erreur Saisie d une indemnité VAC ACC EDUC DOCUMENTALISTES PRIVE (vacation d'accompagnement éducatif pour un Documentaliste) pour un maître qui n est pas Documentaliste (fonction DOC) mais Enseignant (fonction ENS) Saisie d HSE de suppléance pour un Documentaliste (fonction DOC) à temps complet Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 20 sur 38

21 Etape 3 : saisie des éléments correspondants à l'indemnité En sélectionnant par exemple l indemnité 0497 HSE ENSEIGNEMENT POUR SUPPLEANCE et en cliquant sur Continuer, on obtient : Pour toutes les indemnités, il faut saisir : un code motif : il permet de classifier les heures supplémentaires faites. Seuls les motifs compatibles avec l indemnité sont affichés. L accès à la fenêtre de choix s effectue par la barre de défilement. l observation : cette saisie est obligatoire pour permettre de justifier la saisie. Elle apparaît dans le mouvement à destination de la DRFIP. Il convient de respecter le tableau de correspondance joint à la circulaire rectorale. Les autres rubriques à saisir dépendront du type d indemnité : ASIE détermine, pour chaque type d'indemnité, les éléments à saisir : - soit on saisira un nombre d heures. Exemple : saisie de 5.5 pour 5 heures 30 mn - soit on saisira un taux DCP et un nombre d'heures. Exemple : saisie de l'indemnité 0207 Heures Interrogation CPGE = le code taux DCP est à saisir en fonction de la classe et du nombre d'élèves. Puis cliquer sur Ajouter pour enregistrer la saisie. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 21 sur 38

22 Les conséquences budgétaires Après avoir cliqué sur Ajouter pour enregistrer l'indemnité saisie, l'écran suivant s'affiche : Cet écran met en évidence les conséquences budgétaires de cette occurrence indemnitaire (indemnité 0497). ASIE met à jour dynamiquement les budgets au cours de la saisie. Attention : ASIE décompte les saisies même si elles n'ont pas été validées. Rappel : l'académie globalise les moyens dans les enveloppes budgétaires qu'elle constitue. Ainsi les HSE (Heures Supplémentaires Effectives), HTS (Heures à Taux Spécifique), Vacations, HI (Heures d'interrogation) sont globalisées dans la même enveloppe avec des règles de conversion : 1 HTS (par ex HS1D heures supplémentaires 1 er degré) = 0,66 HSE 1 VAC1 = 1 HSE 1 HI = 1HSE En cliquant sur "Retour au dossier indemnitaire", l'écran ci-dessous apparaît : La dernière occurrence indemnitaire créée est toujours classée en haut de liste. Elle est marquée "non validée". Une indemnité "non validée" peut être modifiée ou supprimée sans conséquence financière. Remarque : Il n'y a pas de saisie globale dans ASIE mais une pré-valorisation des rubriques en fonction de la précédente saisie effectuée. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 22 sur 38

23 Modifier une indemnité saisie mais non validée Dans le dossier indemnitaire, il faut sélectionner l'occurrence à modifier et cliquer sur "Modifier". L'écran ci-après s'affiche. En cliquant sur l une des 3 mains, on se retrouve à l étape 1, 2 ou 3 de la saisie précédente. Il est alors possible de modifier tout ou partie du droit indemnitaire précédemment saisi. Par exemple, en cliquant sur la 3 ème main, l'écran ci-dessous apparaît : Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 23 sur 38

24 Exemple après avoir modifié le nombre d'heures de 2 à 3. En cliquant sur "Continuer", l'écran ci-après intégre les valeurs modifiées. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 24 sur 38

25 Supprimer une indemnité saisie mais non validée Dans le dossier indemnitaire, il faut sélectionner l'occurrence à supprimer et cliquer sur "Supprimer". Un écran de confirmation de la suppression s'affiche. Un lien en haut d'écran permet un "Retour au dossier indemnitaire sans suppression des indemnités". Pour valider la suppression, cliquer sur "Supprimer". Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 25 sur 38

26 La validation Dans le "dossier indemnitaire", il suffit de cocher la ligne souhaitée et de cliquer sur "valider". L'écran ci-après de saisie du commentaire s'ouvre : Il faut alors compléter le champ "Commentaire figurant sur l état". Ce commentaire se limite à l état et ne sera pas transmis à la DRFIP. Il sera néanmoins tout-à-fait utile dans le cas d'une réédition d'un état, car il peut servir de critère discriminant. Il faut alors cliquer sur "Valider". L opération est irréversible. L'écran ci-après de confirmation de l'édition s'affiche : Il faut alors impérativement cliquer sur "Imprimer". Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 26 sur 38

27 Le document PDF suivant apparaît : IMPORTANT Ce document, signé, doit être conservé dans l'établissement. Il peut en effet être réclamé, si la DRFIP fait usage de son "droit d évocation". Il n est pas nécessaire de le transmettre au Rectorat. Lors de la validation, l'intégration des indemnités dans le dossier financier des agents a été déclenchée. Le chef d établissement peut visualiser dans les instants qui suivent sa validation : les indemnités qu'il a saisies et qui ont été prises en compte dans le dossier indemnitaire des agents, les indemnités qu'il a saisies et qui ont été rejetées (avec le motif de rejet). Si la validation dans la BDA s est bien passée, au niveau du dossier indemnitaire de l agent, l indemnité qui a une origine E (Etablissement) sera marquée à Oui dans la rubrique "Validé". Il est alors impossible de modifier cette ligne. Cette indemnité peut être toutefois supprimée. Si la validation dans la BDA n a pu se faire, la saisie sera rejetée et la ligne ne figurera plus dans le dossier indemnitaire de l agent. Vous pourrez suivre les causes de ce rejet. Suppression d'une indemnité validée S'il est impossible de modifier une indemnité validée, il est par contre possible de supprimer une indemnité qui a été validée. IMPORTANT : La suppression d une indemnité validée va entraîner une "reprise de paye" (si la mise en paiement de l'indemnité est effective), et donc un état d annulation qu il faudra, comme pour l état de création, signer et conserver. La DRFIP peut utiliser son "Droit d évocation" et demander à l'établissement de fournir cette pièce justificative. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 27 sur 38

28 4 - Domaine Suivi indemnitaire 4.1 Suivie indemnitaires - Enveloppes Le choix du domaine "Suivi indemnitaire" va entraîner l'affichage de la page "Enveloppes Budgétaires". Le détail des enveloppes va permettre de connaître quel est le montant attribué pour cet établissement. Programme : c'est le programme budgétaire de l'enveloppe (0139 pour l enseignement privé) Nature : c'est la nature des moyens Intitulé : libellé de la fonction Enveloppe : montant global de l'enveloppe allouée Consommé : nombre d'heures consommées Solde : Enveloppe Consommé. L'histogramme permet de visualiser la consommation sous forme de pourcentage. La loupe permet, pour chaque enveloppe, d afficher les budgets académiques dont elle est issue. En cliquant sur la loupe, l'écran suivant apparaît : Si un commentaire a été saisi par le gestionnaire académique au niveau du budget académique, une loupe s'affichera dans cet écran et permettra d'y accéder. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 28 sur 38

29 4.2 - Suivi indemnitaire Réédition Cette option de menu permet de rééditer tous les états indemnitaires d'un individu. Les critères obligatoires en saisie sont le nom et le prénom. L'ajout de critères tels que la période d'effet (date à laquelle prend effet cette indemnité), ainsi que la date de mise à jour (date de saisie de l'indemnité) permet d'avoir une sélection plus fine. Après avoir validé la sélection, la page "liste des états à rééditer" va s'afficher. Tous les états appartenant à cet individu vont s'afficher et seront présélectionnés. Pour rééditer tous les états pour cet individu, il suffit de choisir l'option "Imprimer". Pour ne choisir qu'un seul état, il suffit de désélectionner les états non désirés. La ligne "Commentaire" va permettre de repérer les états de façon précise si, lors de la saisie, le libellé a été saisi de manière suffisamment explicite. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 29 sur 38

30 4.3 - Suivi indemnitaire Suivi Budgets Ce sous-domaine permet d'avoir un contrôle a posteriori (par enveloppe, par nature de moyen et sur une période d'effet), des heures qui ont été saisies sur les enveloppes de l'établissement. 3 types d'état existent : Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 30 sur 38

31 Etat récapitulatif sur les dates du service fait : Critères de sélection : Enveloppes : il est possible de demander l'analyse pour une ou plusieurs enveloppes. Période du service fait : intervalle de date sur lequel sont mises en paiement les indemnités. L'état généré va être classé par enveloppe. A l'intérieur de cette sélection, la répartition est faite par indemnité, décret et code motif. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 31 sur 38

32 Etat détail sur la consommation budgétaire. Critère de sélection : Enveloppes : il est possible de demander l'analyse pour une ou plusieurs enveloppes. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 32 sur 38

33 Etat détail sur la consommation budgétaire/motif Critère de sélection : Enveloppes : il est possible de demander l'analyse pour une ou plusieurs enveloppes. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 33 sur 38

34 4.4 - Suivi indemnitaire Validation Ce sous-domaine permet de suivre toutes les indemnités saisies et non validées, autrement dit toutes les indemnités appartenant encore à "l espace de travail utilisateur". Toutes les indemnités affichées sont marquées "à valider" par défaut (case cochée). Pour ne valider qu'un certain nombre d'indemnités, il faut "décocher " les indemnités à ne pas valider. Après avoir choisi la validation des indemnités, un récapitulatif des indemnités sélectionnées va s'afficher : saisir le même commentaire pour tous les types d indemnités. Le fait de cliquer sur le bouton Valider va lancer la procédure de validation et, à partir de cet instant, elles ne pourront plus être modifiées et la mise en paiement pour tous les agents concernés sera déclenchée. Une fois ces indemnités validées, une page de confirmation va s'afficher pour indiquer si l'opération s'est correctement déroulée et proposer l'impression de l'état collectif. Il faut imprimer cet état, le signer et le conserver (voir le paragraphe La validation). Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 34 sur 38

35 4.5 - Suivi indemnitaire Suivi Rejets ASIE Ce sous-domaine permet de suivre tous les indemnités rejetées. Critères de sélection : Le champ obligatoire en saisie est la période d'effet. Pour une analyse plus fine et pour éviter d'afficher trop de données, il est souhaitable d'affiner la sélection (nom, prénom ou date de mise à jour). Après avoir validé le formulaire de saisie, la liste des indemnités rejetées va s'afficher. Celle-ci est classée par ordre alphabétique des noms des agents et précise pour chaque indemnité quel est le motif du rejet. Il est possible de connaître le détail de chaque indemnité en cliquant sur la loupe. Cette rubrique concerne des cas où la saisie au niveau de l'établissement n'a pu aboutir, le chef d'établissement ayant été informé lors de la saisie. Ces cas sont ainsi recensés dans un tableau qui indique les motifs de l'impossibilité de terminer la saisie. Par exemple => "Pas de dossier financier (valide). => Impossibilité de calculer le taux. Grade / ORS non défini." Une loupe permet de détailler au cas par cas les éléments indemnitaires, enveloppe, code indemnité, code motif, informations complémentaires dont l'état du mouvement qui est en l'espèce "pas de mouvement TG". Dans cette rubrique sont aussi mentionnées les indemnités issues de STSweb par exemple les PPD (indemnité de professeurs principaux de division). Exemple de motifs de rejets : - EXCLUSION RECIPROQUE ENTRE INDEMNITES - EXCLUSION INDEMNITE AVEC C.P.A : Existence d'une CPA dans cette période - INCOMPATIBILITE INDEMNITE/TP : Cet agent est à temps partiel sur la période - INCOMPATIBILITE VACANCES SCOLAIRES : Découpez la période en tenant compte des vacances - AGENT EN CPA : Le salaire net ne doit pas être supérieur à celui du temps complet - AGENT A TEMPS PARTIEL : Le salaire net ne doit pas être supérieur à celui du temps complet - CONTROLE QUANTITE : Le nombre saisi dépasse la limite autorisée Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 35 sur 38

36 4.6 - Suivi indemnitaire Suivi Rejets T.G. Critère de sélection : Il convient de saisir un nom, prénom ou un intervalle de date. Un état est constitué : il précise la date, le code indemnité et les noms, prénoms des agents. Cela concerne des indemnités envoyées à la DRFIP lors d'une bande paye et rejetées par elle. Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 36 sur 38

37 ANNEXE 1 LEXIQUE ASIE Aide à la Saisie des Indemnités en Etablissement B.D.A Base de données académique. C.P.G.E. Classes Préparatoires aux Grandes Ecoles. D.R.F.I.P. Direction Régionale des Finances Publiques (nouvelle dénomination de la Trésorerie Générale) H.I. Heures d'interrogation en CPGE (heures de colle) H.S.A. Heures Supplémentaires Année H.S.E. Heures Supplémentaires Effectives H.T.S. Heures à Taux Spécifique T.G. Trésorerie Générale (ancienne dénomination de la Direction Régionale des Finances Publiques) Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 37 sur 38

38 ANNEXE 2 CONTACTS QUESTIONS RELATIVES à l ACCES, à la DISPONIBILITE, ou à l UTILISATION PRATIQUE de L APPLICATION : Votre prestataire (AGEMIEL, ASIA ou IDSOFT) QUESTIONS RELATIVES aux MOYENS (Enveloppes budgétaires) Vos correspondants habituels au Bureau de l'organisation Scolaire et des Moyens (BOSM) de la Division de l'enseignement Privé (D.E.P.) du Rectorat QUESTIONS RELATIVES à la REGLEMENTATION des INDEMNITES, à la PAYE : Vos gestionnaires de personnels à la D.E.P. du Rectorat Version octobre 2012 ASIE - Notice d'utilisation en établissement - Version 2.doc Page 38 sur 38