Saison HOCKEY LAVAL-NORD

Transcription

1 CARNET PRATIQUE À L USAGE DES GÉRANTS* Saison HOCKEY LAVAL-NORD

2 À l intérieur : 1. Bottin ASLN BML ARÉNAS 2. Responsabilités d un gérant d équipe 3. Cartable d équipe de tournoi (de vérification) 4. Budget d une équipe Informations Bilan (exemple fourni) 5. Tournoi Informations (LILL et Ligue Laval) 6. Formulaires (disponible sur site internet) Formulaire du code d éthique des joueurs Formulaire du code d éthique des entraîneurs Formulaire du code d'éthique des parents Formulaire d inscription des joueurs affiliés Formulaire sécurité - filtrage des bénévoles Formulaire d'identification des tournois Dates de remises des formulaires (important) Comptes-rendus pour les tournois (Ligue Laval et LILL) Approbations pour photos LN Fiche médicale pour le joueur Rapport de blessure de Hockey Canada Gabarit des étiquettes pour feuille de partie (Ligue Laval et LILL) Avery # 5163; PressAPly # 30603; Basic # Gabarit du budget d'équipes 2

3 Formulaires (disponible sur le site LN) Permission de s absenter pour un étudiant Formulaire remboursement des commandites Responsabilité pour le prêt d équipements LN Règlements LILL et Ligue Laval (sur demande) Lettre pour solliciter des commanditaires Code d éthique joueurs, parents et entraîneurs 7. Divers Calendrier pour échanger les chèques des commanditaires Cotisation additionnelle (double lettre/simple lettre) Dépôt pour prêt d équipement sportif Reçu d impôts Codes d'éthiques Photos d équipe /Robert Vallée, photographe Gymnase Articles et vêtements promotionnels Laval-Nord Aide-mémoire 8. Aide-mémoire Tournoi de hockey Laval-Nord- implication - bénévolat * Le masculin sera utilisé afin d alléger les textes. 3

4 1-BOTTIN ASSOCIATION SPORTIVE LAVAL-NORD (ASLN) 725, Montée Montrougeau Laval, QC H7P 3M1 Tél.: Télec.: Courriel: ou Site internet: Soir Lundi et mercredi: 19h00 à 21h00 Jour Mardi: 11h00 à 16h00 Mercredi: 11h00 à 16h00 PERSONNES À REJOINDRE: (liste complète sur site internet) Président Benoit Sawyer: Vice-président Benoit Puskas: Vice-président Marco Lévesque: Registraire Céduleur Céduleur adjoint Line Masi-Gagné Anick Lacoste Cell.: Benoit Puskas Cell : Gérante en Chef Caroline Jarry (cjarry@lavalnord.com) (514) Responsable des Heures de glace Benoit Puskas (bpuskas@lavalnord.com) Marqueurs/Musique Gouverneur LILL Pierre-Yves Côté (pycote@pycoteweb.com) Benoit Puskas (bpuskas@lavalnord.com) Gouv. Junior AA André Fiset (afiset@lavalnord.com) Directeurs Junior Carla Simoes (csimoes@lavalnord.com) Midget Éric Plante (eplante@lavalnord.com) Bantam Michel Blais (mblais@lavalnord.com) Pee-wee Steeve Lamontagne (slamontagne@lavalnord.com) Atome David Martellino (dmartellino@lavalnord.com) Novice Claude Surprenant (csurprenant@lavalnord.com) Pré-novice Steven Roch (sroch@lavalnord.com) Comité discipline Pierre Clermont (pclermont@lavalnord.com) BUREAU MUNICIPAL DES LOISIRS (BML 5) 2975 ouest, boul. Dagenais, Laval, QC H7P 1 T3 Tél.: Télec.: Heures de bureau: lundi au vendredi 9h00 à 12h00 / 13h00 à 21h00 4

5 1-BOTTIN (suite) ARÉNAS (Voici la liste des arénas les plus utilisés par Laval-Nord) BRÉBEUF , rue Decelles, Mtl CARTIER , Montée Major, Laval CENTRE D EXCELLENCE SPORT-ROUSSEAU , boul Grande-Allée, Boisbriand CHAUMONT , Chaumont, Mtl-Est CHOMEDEY , Pie X, Chomedey COLISÉ DE LAVAL , ave. Desnoyers, St-V. de Paul COMPLEXE SPORTIF GUIMOND ouest, autoroute 440 DEUX-MONTAGNES , boul. des Promenades ÉTIENNE-DESMARTEAU , rue Bellechasse, Mtl. FLEURY , rue Fleury Est, Mtl. GARON , rue Garon, Mtl-Nord HÉBERT , rue Colbert, St-Léonard HENRI-BOURASSA , boul. Rolland, Mtl.-Nord HOWIE-MORENZ , rue Querbes, Mtl. HARTLAND MONAHAN , Boul. Arthur-Sauvé, Laval-Ouest LOWER-CANADA-COLLEGE , ave. Royal, Mtl. LUCERNE , rue de Neuville, Vimont MARTIN-BRODEUR , boul. Robert, St-Léonard MIKE-BOSSY , boul. Ste-Rose Est, NOTRE-DAME , Chemin Queen-Mary, Mtl. RICHARD-TROTTIER , Esther, Fabreville SAMSON , Sylvie, Ste-Dorothée ST-FRANCOIS , de Tilly, St-Francois YVON-CHARTRAND , Boul. de la Concorde, Duvernay COMPLEXE SPORTIF TERREBONNE , Boul. des Entreprises, Terrebonne 5

6 2-RESPONSABILITÉS D UN GÉRANT D ÉQUIPE Le gérant d équipe est l intermédiaire entre les entraîneurs et les parents. Dans le but de passer une saison des plus agréables il se doit: D assister à la rencontre des gérants en début de saison. Planifier avec les entraîneurs une réunion avec les parents de l'équipe De former, si possible, un comité de parents (facultatif) D ouvrir un compte de banque (avec 2 signataires) au nom de l équipe (fortement suggéré). Ou tenir une petite caisse. De préparer et maintenir à jour le cartable d équipe et le cartable de tournoi (de vérification). De préparer les prévisions budgétaires et le bilan final, de fournir aux parents un relevés des entrées et sorties de fonds à tous les deux mois. De choisir et d inscrire l équipe à un ou plusieurs tournois, avec l approbation des parents et entraîneurs. D impliquer le plus de parents possible dans les activités de l équipe (Levée de fonds, party, etc.) D assurer tous les suivis et communications avec la registraire et la gérante en chef. De compléter et d acheminer tous les documents et formulaires dans les délais prescrits à la registraire. Gestion des plaintes des parents (attendre 24 heures) o Discussion avec l entraîneur et/ou le gérant de l équipe o Discussion avec le directeur et les adjoints de la catégorie o Référer au Gouverneur de la Ligue (Laval ou LILL) o Comité de discipline 6

7 3-CARTABLE CARTABLE D ÉQUIPE C est la responsabilité du gérant de s assurer que tous les documents sont inclus dans le cartable. Photocopie du formulaire d enregistrement des membres de l équipe Calendrier des matchs de la ligue Les feuilles de pointage (roses) Fiches médicales des joueurs Le budget d équipe (mis à jour régulièrement) Feuille d approbation pour les photos d équipes Feuille responsabilité pour prêt d équipement Étiquettes d alignement (facultatif) CARTABLE DE TOURNOI (DE VÉRIFICATION) *** Lors d'un tournoi vous devez remettre un cartable au registraire du tournoi et à la fin de celui-ci vous devez le récupérer. Voici ce que le cartable doit contenir: Formulaire d enregistrement des membres de l équipe: l originale (copie jaune) signée par les membres de l équipe. Une photocopie du formulaire d enregistrement des membres de l équipe à laisser au responsable du tournoi Les feuilles de pointage (roses) des 5 derniers matchs Le calendrier des matchs de l'équipe Le permis de tournoi ***Reliure fourni à la rencontre des gérants et à remettre à la fin de saison 7

8 4-BUDGET D UNE ÉQUIPE Chaque équipe peut former un fond monétaire pour permettre la participation à des tournois ou d autres activités. La cotisation suggérée auprès des parents est de 125$ à 175$. Exemples de levées de fonds: Billets de tirages «Jouez pour jouer» (disponible au local LN) 100 % des ventes à l équipe Objectif Zénith (disponible au local LN, quantité limitée) 90 % des ventes à l équipe Tirage Collecte / emballage Commanditaires (lettre de remerciement et de sollicitation disponible sur demande) Le budget d équipe doit être approuvé par les parents, entraîneurs et gérant (e). Le budget doit être maintenu à date et être à la disponibilité des parents. Les prévisions budgétaires doivent être envoyées par courriel à la gérante en chef le 15 décembre et le bilan final envoyé à la fin de saison. Le gérant à la responsabilité de garder toutes les pièces justificatives des revenus et dépenses de l équipe pour une période de 1 an. ** Amendes Toutes équipes qui se voit imposer une amende par la Ligue Laval ou LILL devra rembourser la dite amende à l association à même son fonds d équipe. Si une équipe désire contester une amende elle devra le faire dans un délai maximum de 7 jours après la réception du bilan de la semaine. 8

9 Bilan (à remettre à la fin de saison) Nom du gérant ou entraîneur No. tél et courriel 9

10 5-TOURNOI Le gérant et les entraîneurs, avec l accord des parents, décident du nombre (maximum 3 tournois) et des lieux (à l extérieur ou non) des tournois dès le début de la saison. Procéder rapidement car les inscriptions sont limitées et les tournois se comblent rapidement. Laval-Nord a acheté quelques tournois et ceux-ci seront redistribués par un tirage au sort parmi les catégories visées, par la direction de la catégorie. Choisir des tournois qui sont répartis dans le temps, en fonction du calendrier des matchs. Un tournoi à Laval est OBLIGATOIRE pour obtenir le 3 e permis. Aucun tournoi ne doit coïncider durant les séries de fin de saison (régionaux) et des inter-régionaux (provincial). Voir règlements respectifs de la Ligue Laval et LILL. Si le tournoi à lieu à l extérieur, réserver l hôtel rapidement. N hésitez pas à demander aux organisateurs du tournoi une liste des hôtels de la région. Pour obtenir les permis de tournois, il faut remplir le formulaire pour identification des tournois et le remettre avant la date limite à la registraire de Laval Nord. Sur confirmation des horaires de tournois, vous devez aviser IMMÉDIATEMENT la céduleur, le gouverneur de votre Ligue et la registraire. Tout refus et/ou changement de tournoi doit être communiqué à la registraire, au céduleur et au gouverneur de votre Ligue le plus rapidement possible. 10

11 Délai pour la transmission des rapports de tournois: LILL Rapport(s) de partie(s) de tournoi(s) : Pour tout tournoi disputé, le compte-rendu de tournoi de la Ligue Intercités Laurentides/ Lanaudière doit parvenir à la Ligue dans les sept (7) jours suivant la fin du tournoi. Dans le cas où une suspension aurait été décernée ou purgée pendant ce tournoi, le compte-rendu doit être accompagné des feuilles de joutes. Règl. 6.8 Ce rapport doit être envoyé dans les 3 jours suivant la fin de votre tournoi à Benoit Puskas et à la registraire, Line Gagné. Ceux-ci se chargeront de transmettre les rapports à la ligue. LIGUE LAVAL Pour tout tournoi disputé, le compte-rendu de tournoi de la ligue Laval doit parvenir à la Ligue dans les 7 jours suivants la fin du tournoi. Dans le cas où une suspension aurait été décernée ou purgée pendant ce tournoi, le compte rendu doit être accompagné des feuilles de joutes. Règl. 6.1 Fax : ou par courriel : mj.hebert@videotron.ca *fortement recommandé l'envoi par courriel pour avoir un accusé de réception. Copie conforme à être envoyée à la registraire. Se référer aux règlements respectifs de LILL et Ligue Laval pour les informations complètes. ** Procédure remise de partie: Ligue Laval : aviser Anick Lacoste céduleur LILL : aviser Anick Lacoste céduleur 11

12 7-DIVERS Calendrier pour échanger les chèques des commanditaires Date limite pour la réception des chèques de Date de la remise du chèque à l'équipe commandites Mercredi 7 octobre 2015 Mercredi 21 octobre 2015 Mercredi 21 octobre 2015 Mercredi 4 novembre 2015 Mercredi 4 novembre 2015 Mercredi 18 novembre 2015 Mercredi 18 novembre 2015 Mercredi 2 décembre 2015 Mercredi 2 décembre 2015 Mercredi 16 décembre 2015 Mercredi 6 janvier 2016 Mercredi 20 janvier 2016 Mercredi 20 janvier 2016 Mercredi 3 février 2016 Mercredi 3 février 2016 Mercredi 17 février 2016 Mercredi 17 février 2016 Mercredi 2 mars 2016 Mercredi 2 mars 2016 Mercredi 16 mars 2016 Mercredi 16 mars 2016 Mercredi 30 mars 2016 Mercredi 30 mars 2016 Mercredi 13 avril 2016 Tous les chèques de commandite doivent être faits à l'ordre de ASLN et non pas au nom de l'équipe. Des frais de 2$ sont retenus sur chaque émission de chèque que ASLN remet à l'équipe. Une lettre de remerciement sera fait au nom du commanditaire et sera remis à l'équipe en janvier. Cotisation additionnelle (double lettre/simple lettre) Les joueurs qui formeront les équipes AA, BB, CC, A de toutes catégories doivent débourser les coûts additionnels suivants : Toutes catégories (sauf Junior et Junior AA) AA : 175$ BB : 175$ CC : 175$ A : 75$ Payable le 1 er novembre à l ordre de l ASLN Pour Novice payable le 1 er décembre Dépôt pour prêt d équipement sportif Les équipements sont remis à l'entraîneur ou au gérant (e) au début de la saison sur réception du dépôt et signature du contrat de prêt d équipements. L équipe est responsable de tout l équipement prêté. 12

13 Novice, Atome, Pee-wee, Bantam Un dépôt de 200$ est exigé pour chacune des équipes pour le prêt de chandails, gaines, sac de rondelles, rondelles, trousse de premiers soins, support à bouteilles et bouteilles. Les dépôts seront remis à la fin de la saison lors du retour de ces équipements si en bonne condition. Dépôt joueur Midget/Junior : Le dépôt de 100$ est inclus dans les frais d inscription et sera remis à la fin de saison lors du retour des équipements. Des frais seront retenus pour toute perte de l équipement appartenant à ASLN. = chandails/50$ch ; gaine/25$ch; sac de rondelles/15$ ; trousse de premiers soins/30$ ; support à bouteilles/20$ Les chandails et gaine sont portés uniquement pour les joutes. Tous les joueurs doivent porter les bas de la même couleur. Reçu d impôts Seront transmis de façon électronique directement aux parents.(en janvier ou février 2016) Codes éthiques À lire et faire signer sur le formulaire des joueurs, des parents et des entraîneurs. Photos d équipe Photographe Robert Vallée (non-inclus dans les frais d inscription) Gymnase Des locaux sont disponibles dans diverses écoles pour entraînement hors-glace/réservation obligatoire Articles et vêtements promotionnels Laval-Nord Nouveau fournisseur. : Sipling (à côté du IGA à Fabreville) Protecteur buccal : obligatoire 13

14 Aide Mémoire Faire signer les formulaires des codes d'éthiques des joueurs, entraîneurs et parents ainsi que les joueurs affiliés. Formulaire filtrage pour tous les bénévoles à remettre au plus tard le 1er octobre. Faire remplir fiche médicale (à garder avec vous) Faire signer approbations pour photos Distribuer l équipement/attribution # de chandails (faire signer responsabilité pour prêts d équipement) Noms sur les chandails (si désiré)- voir publicité en annexe Rencontre des parents (à faire le plus vite possible) Décider sur # de tournois, fonds d équipe, le type de levée de fonds, commanditaires etc. Faire les inscriptions de tournois auprès des organisations. Remplir le formulaire d'identification des tournois (pour obtenir les permis) Réserver, si désiré, la musique pour les joutes (arénas Richard Trottier, et Guimond, joutes locales de LN) - voir publicité en annexe Obtenir auprès des parents la cotisation additionnelle pour le double lettre et A. Aviser la céduleur dès que possible si l équipe ne peut se présenter à une partie. La céduleur se chargera de remplir le formulaire approprié de la Ligue. Définir les rôles et responsabilités entre vous et l entraîneur tel que : feuille d alignement, prêt d équipements et matériel additionnelle (rondelles, bouteilles d eau). Faire photo d équipe date à prévoir Réservation pratiques en gymnases (si désiré) 14

15 Gymnases : Disponiblités Mercredi : école Demers : 18h15 à 19h15 Mercredi : Honoré-Mercier : 18h30 à 20h00 et 20h00 à 21h30 Vendredi : école Curé-Antoine Labelle : 19h00 à 20h30 Vendredi : école Horizon-Jeunesse : 18h30 à 20h00 (porte #14) Pour réservations : Annie Marcellin amarcelin@lavalnord.com ÉTIQUETTES : Procédure à suivre Prendre le gabarit sur le site internet de LN, Ligue Laval ou LILL Inscrire le nom de l équipe, la catégorie et la classe Inscrire tous les joueurs en commençant par les gardiens, ensuite les joueurs par ordre numérique croissant (# chandail) et les entraîneurs (#101 à 105) Lors des parties : Encercler le # du gardien partant Rayer les joueurs et/ou entraîneurs absents très important Ajouter les JA à la main à la fin des joueurs réguliers de l équipe très important Inscrire le # partie et la date à la main Si suspension de joueur : le rayer sur l étiquette et indiquer le nombre de partie de suspension à purger (ex. 1/1 ou 1/2) Notes : École de gardiens à venir 15

16 16 Bonne saison de la part de toute l équipe de l ASLN.