APLON FRANCE. Gestion des Stages et des Entreprises. Gestion des Stages et des Entreprises

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1 APLON FRANCE Gestion des Stages et des Entreprises Gestion des Stages et des Entreprises

2 Sommaire I- Démarrage de l application 1. Démarrage... I-1 2. Paramétrage... I-2 3. Dictionnaires... I-3 4. Libellés libres... I-8 II- Entreprises 1. La fiche d une entreprise a. les libellés libres... II-1 b. les maîtres de stage... II-2 c. les contacts... II-3 d. les taxes versées... II-4 e. les élèves en stage... II-5 f. les offres de stage... II-5 g. les offres d emploi... II-6 2. Les offres de stage... II-8 3. Les offres d emploi... II-9 4. Les éditions standards a. la fiche entreprise... II-10 b. le nombre de stagiaires / entreprise... II-11 c. l attestation accueil 60 jours... II-11 III- Stages 1. Le déroulement d un stage a. les différents stages... III-1 b. l attribution d un stage... III-2 c. la fiche stage... III-4 d. l arrêt d un stage... III-6 2. Les saisies rapides a. les absences... III-6 b. les visites... III-6 c. les évaluations... III-7 3. Les éditions standards a. liste des stages en cours... III-8 b. Elèves avec ou sans entreprise... III-8 c. la fiche stage... III-8 d. le planning des périodes de formation... III-9 e. les stagiaires sans visite prévue... III-9 f. les visites prévues à effectuer... III-10 g. la liste des visites effectuées... III-10 h. le récapitulatif des absences... III-10 i. Cursus élève... III-11

3 Sommaire IV- Taxe d apprentissage 1. La saisie rapide... IV-1 2. La saisie par organisme... IV-2 3. Le journal des versements... IV-3 4. Liste des versements... IV-4 5. Le récapitulatif des versements... IV-5 6. La répartition des versements... IV-6 7. L édition des reçus libératoires... IV-7 8. Annulation des reçus édités... IV-8 9. Accusé de réception taxe... IV Cumul des taxes par entreprise... IV Les statistiques... IV Le comparatif annuel... IV Versements par catégorie... IV Le transfert en comptabilité... IV Purge des taxes... IV-17 V- Editions libres 1. Listes en tableau... V-1 2. Statistiques... V-6 3. Liaison traitement de texte... V-9 4. Etiquettes... V-15 VI- Autres traitements 1. Mise à jour en tableau... VI-1 2. Assignation... VI-3 3. Suppression groupée... VI-4 4. Importation entreprises ou professeurs... VI-5 5. Fusion des entreprises... VI-6 Annexe : 1. Principe du Filtre... A-1

4 I - 1 Démarrage de l application arrage Cette application est principalement dédiée aux établissements d enseignement technique ou professionnel. Elle permet de gérer les entreprises, les stages des élèves, et les taxes d apprentissage versées à l établissement de façon directe ou par le biais d organismes collecteurs. Pour lancer l application Entreprise, cliquez deux fois sur l icône suivante : Sélectionnez ensuite le dossier sur lequel vous voulez travailler (menu déroulant Fichier), puis cliquez sur le groupe Secrétariat, Entreprise : ou cliquez sur L écran principal apparaît : Vous accédez aux différents modules par le menu déroulant. Vous pouvez accéder aux fonctions principales en déplaçant le curseur de la souris sur la zone concernée. Les informations principales concernant les trois modules de l application apparaissent. Pour quitter l application, vous pouvez : cliquer sur la croix en haut à droite de la fenêtre activer le menu Fichier, Quitter laisser quelques instants le curseur de la souris sur le libellé Quitter I-1

5 I - 2 Paramétrage Le paramétrage est accessible à partir du menu Fichier. Paramétrage général Vous devez indiquer les dates de l année scolaire en cours. Ces dates sont essentielles car le calendrier qui vous sera proposé lors de la création des périodes de formation (cf page I-6) tient compte de celles-ci. De même, il est possible de conserver les stages effectués les années précédentes. La consultation des stages (cf page III-1) fait référence aux dates saisies ici. Les taxes saisies dans cette application peuvent être déversées dans le logiciel de comptabilité Sage 500 pour vous éviter de les ressaisir. Chaque entreprise peut avoir un code comptable différent. Dans ce cas ne renseignez pas cette zone, vous la complèterez directement sur la fiche de l entreprise. En revanche, si vous souhaitez cumuler en comptabilité tous les versements directs dans le même compte, indiquez ici le numéro de celui-ci. Lorsque vous créerez une nouvelle entreprise, ce numéro de compte lui sera automatiquement attribué. Cela ne vous empêchera pas d indiquer un autre numéro si vous le souhaitez. Vous devez cocher les catégories pour lesquelles l établissement est autorisé à percevoir de la taxe. Lors de la saisie de cette dernière, vous ne pourrez pas saisir de montant pour les catégories non cochées. Certaines inspections académiques demandent aux établissements de leur fournir un reçu même pour les taxes versées par le biais d un organisme collecteur. Il faut dans ce cas cocher cette option. Cela entraîne seulement une modification de la fenêtre Edition des reçus libératoires. I-2

6 I - 3 Dictionnaires Dictionnaires Les dictionnaires doivent être créés avant que vous accédiez aux fiches stages ou entreprises. Ils sont accessibles par le menu Fichier. Vous pouvez sélectionner le dictionnaire en cliquant sur le bouton concerné ou en appuyant simultanément sur la touche Alt et sur la lettre soulignée du libellé ex: Alt + C pour atteindre le liste des communes. Les différentes valeurs du dictionnaire choisi apparaissent dans la grille. Pour certains dictionnaires, l ajout ou la modification d une valeur s effectue directement dans la grille. C est le cas des appellations, des niveaux, des secteurs, des activités, des motifs d absence, des types de contrat et des types de stage. Pour ajouter une nouvelle valeur, il faut cliquer sur la dernière ligne (celle précédée d un astérisque). Dès que vous cliquez sur l entête d une colonne, les valeurs contenues dans celle-ci apparaissent par ordre alphabétique. Vous pouvez également redimensionner la taille des colonnes. Il suffit de positionner le curseur de la souris sur le trait vertical de la colonne. Ces boutons sont activés lorsque vous êtes positionnés sur les dictionnaires commune, professeur, organisme collecteur ou période de formation. Ils permettent d ajouter ou de modifier l élément sélectionné dans la grille. Vous pouvez également double-cliquer sur l élément dans la grille pour lancer la modification. Permet d éditer les différentes valeurs du dictionnaire activé. Permet de supprimer l élément sélectionné dans la grille s il n est pas attribué à une fiche stage ou entreprise. Permet de fermer cette fenêtre pour revenir au menu principal. Vous trouverez sur les pages suivantes une explication concernant chaque dictionnaire. I.3

7 I - 3 Dictionnaires Commune Lorsque vous accédez à Entreprise, ce dictionnaire est déjà renseigné. Il est alimenté par le logiciel Secrétariat. Lorsque vous ajoutez une nouvelle fiche, vous devez renseigner la zone code qui correspond au n INSEE de la commune. Niveau Vous définissez ici les différents niveaux d études proposés par l établissement ou que les élèves peuvent avoir. Cette information est reprise dans la fiche entreprise ou lorsqu on saisit les offres de stage ou d emploi. Dans ce cas, on renseigne les niveaux d études souhaités par l entreprise. Secteur Le secteur définit le domaine principal d une formation. Il permet aussi d indiquer les différents services d une entreprise. Activité Ce dictionnaire permet de définir l activité principale de chaque entreprise. En utilisant les touches ctrl et shift, vous pouvez sélectionner plusieurs lignes afin de les supprimer. I.4

8 I - 3 Dictionnaires Type d entreprise Ce dictionnaire permet de définir les types d entreprise. Cette information est reprise dans la fiche entreprise. Professeur Les professeurs doivent être créés pour le suivi des stages des élèves. Les zones obligatoires sont en gras. Si vous utilisez les Notes Aplon sous Windows, vous pouvez récupérer les professeurs créés dans ce logiciel. Il suffit de cliquer sur le bouton Récupérer qui apparaît en dessous du bouton Fermer du menu Dictionnaire. Vous pouvez utiliser les touches SHIFT ou CTRL pour sélectionner les professeurs que vous voulez récupérer. Si vous possédez un fichier texte qui contient les professeurs de l établissement, vous pouvez également les importer ( cf page VI-5 ) I.5

9 I - 3 Dictionnaires Période de stage Vous devez créer ici toutes les formations qui auront lieu pendant l année scolaire. Pour chaque formation, vous devez indiquer : - la classe concernée - le secteur - le niveau d étude de la classe - le professeur principal chargé du suivi des élèves - l objectif général de la formation Le calendrier apparaît sur 2 ans à l écran. Il tient compte de la période de début d année scolaire que vous avez définie dans le paramétrage général (cf page I-2). Le fait de cliquer sur un jour permet de le sélectionner (fond mauve) ou de le désélectionner (fond blanc). Pour prendre en compte rapidement plusieurs jours consécutifs, il faut cliquer sur le premier jour. Appuyez ensuite sur la touche Shift du clavier puis cliquez sur le dernier jour. Sauf en cas de problème, un élève est censé effectuer l intégralité de son stage dans la même entreprise. Si une formation se déroule sur différentes périodes ou si elle concerne différents secteurs, il faut créer plusieurs périodes de formation. Si la période de stage ne concerne que certains élèves de la classe, cliquer sur le bouton «Sélection des élèves» () pour les choisir. Dans l onglet Elèves non affectés, seuls les élèves sélectionnés sans le période de stage apparaissent. Il est possible de dupliquer une période de stage. Après avoir sélectionné la période concernée, cliquer sur le bouton du même nom qui apparaît à l écran. La nouvelle période se nomme «période dupliquée». Il faut ensuite modifier son intitulé. I.6

10 I - 3 Dictionnaires Type de contrat Ce dictionnaire n est à renseigner que si vous voulez gérer les offres d emploi que les entreprises peuvent éventuellement vous envoyer. Type de stage Ce dictionnaire permet de distinguer certains stages effectués par les élèves (ex : contrat en alternance, statut particulier ). Cette zone n est pas obligatoire au niveau de la fiche stage. Motif d absence Vous avez la possibilité d indiquer les absences des élèves pendant leur stage. Vous devez définir ici les différents motifs qui peuvent être invoqués par les élèves pour justifier leurs absences. Si vous utilisez les Absences Aplon sous Windows, vous pouvez cliquer sur le bouton Récupérer qui apparaît en dessous du bouton Fermer du menu Dictionnaire. Vous pouvez utiliser les touches SHIFT ou CTRL pour sélectionner les motifs d absences que vous voulez récupérer. I.7

11 I - 3 Dictionnaires Organisme collecteur Si l établissement reçoit des versements pour la taxe d apprentissage par le biais d organismes, vous devez les créer ici. Le n de compte n est pas obligatoire. En revanche, si vous voulez effectuer un transfert des écritures vers la comptabilité, le programme vous demandera de le renseigner (cf transfert à la page IV-9). Regroupements Vous avez la possibilité de faire des regroupements de départements en vue d éditer la liste des versements. (cf IV-3) Indiquer un libellé de regroupement. Sélectionner les départements à regrouper à l aide des touches SHIFT ou CTRL. I.8

12 I - 4 Libellés libres Libellés Libres Les libellés libres permettent de personnaliser le logiciel à votre convenance afin de saisir des données supplémentaires concernant les entreprises. Vous y accédez par le menu déroulant Fichier, Tables libres. Ceci est l espace de travail, c est-à-dire l endroit où vous allez insérer des champs. Vous devez seulement indiquer leur libellé et leur emplacement. Le contenu de ces champs sera saisi directement dans la fiche entreprise, ou par le biais des changements automatiques en tableau. Vous avez cinq tables disponibles pour créer les champs voulus. Il suffit de cliquer sur l onglet concerné pour visualiser, ajouter ou modifier les données qu elle contient. L intérêt de ces tables est de pouvoir regrouper les informations par thème. De plus, vous pouvez paramétrer l accès à ces tables pour chaque utilisateur. Si un utilisateur ne doit pas visualiser les données d une table, vous pouvez lui interdire l accès à la table concernée grâce à l application param.exe. Vous pouvez changer le nom de la table qui est active. Lors de la sélection des éléments dans les éditions libres, vous ne verrez pas le libellé «Table libre 1» mais le libellé que vous aurez saisi ici. Les icônes proposées reprennent les fonctions principales du menu déroulant. Elles sont décrites ci-dessous. Insère une zone de texte : zone de saisie. Insère une zone de texte avec dictionnaire : zone qui mémorise les informations précédemment saisies que l on peut récupérer par l intermédiaire d une liste déroulante. Insère une zone nombre : zone dans laquelle on ne pourra saisir que des chiffres. Insère une zone date : zone avec un format de date défini. Insère une zone oui/non : case à cocher. Insère une zone libellé : étiquette que l on place devant une zone de type texte, oui/non, numérique, date afin de reconnaître à quoi correspond la zone de saisie. Permet de voir les propriétés de la zone sélectionnée. Un double clic sur une zone permet également d atteindre les propriétés de celle-ci. I.8

13 I - 4 Libellés Libres Supprime la zone sélectionnée. Aligne les zones. Valide les modifications. Annule les modifications. Chaque zone de saisie doit être précédée d une zone libellé afin que vous sachiez quelle valeur il faut saisir. Prenez comme habitude de saisir un libellé explicite suivi de " : " Vous pouvez mettre le même nom pour la zone de saisie mais sans les deux points. Zone libellé Zone de saisie Pour les zones de texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères que l on pourra saisir dans la zone (20 caractères maximum). Vous pouvez renseigner une valeur par défaut, c est à dire une valeur qui sera renseignée automatiquement mais que vous pouvez modifier. Ceci est facultatif. Lorsque vous saisissez une nouvelle valeur dans une zone texte avec dictionnaire, le programme vous demande s il doit la mémoriser pour être réutilisée ultérieurement. I.9

14 II - 1 iche d une entreprise Entreprises Mise à jour le 01/02/2008 Lorsque vous cliquez sur Entreprises dans la liste de droite ou dans le menu déroulant Mise à jour, vous obtenez l écran ci-dessous : Le n de SIRET est l élément qui a été choisi pour distinguer chaque entreprise et éviter la saisie de doublon. Il vous est demandé lors de la création d une nouvelle fiche. Si vous ne le connaissez pas, l entreprise s ajoutera dans la liste des entreprises sans SIRET. Un clic sur l un de ces boutons permet de visualiser dans la grille le contenu des éléments sélectionnés. Par défaut le bouton «Toutes entreprises» est sélectionné. Les entreprises apparaissent par ordre alphabétique, les offres de stage ou d emploi suivant leur date de début. Vous pouvez atteindre un élément en saisissant au clavier ses premiers caractères. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de celle-ci par ordre alphabétique. Vous pouvez également modifier la largeur d une colonne. Ces boutons permettent d ajouter un nouvel enregistrement ou de le modifier. Un double clic directement sur l élément de la grille permet aussi de modifier ses valeurs. Permet d éditer la fiche signalétique de toutes les entreprises de l option choisie (cf point 1) par ordre alphabétique. Si vous sélectionnez certaines entreprises, seules celles choisies sont éditées. Pour les offres saisies, vous pouvez choisir le secteur voulu. Permet de supprimer l élément sélectionné de la grille. Permet de faire une recherche rapide des entreprises par libellé, par commune ou par activité. Après avoir renseigné vos critères, cliquez sur ce bouton pour lancer la recherche. Permet de réinitialiser la recherche. II.1

15 II - 1 Entreprises Mise à jour le 01/02/2008 La fiche d une entreprise se présente de la façon suivante : Vous devez d abord renseigner la fiche signalétique de l entreprise. Hormis le libellé de celle-ci et son activité principale, les autres renseignements ne sont pas obligatoires. Vous pouvez ainsi à tout moment compléter la fiche lorsque vous avez obtenu les données manquantes. Vous ne pouvez pas avoir deux entreprises avec le même numéro de SIRET. Un test est effectué au moment de la saisie. Numéro compte comptable : Si vous avez renseigné un n de compte par défaut dans le paramétrage général (cf page I-2), ce numéro apparaît automatiquement lorsque vous créez une nouvelle fiche. Vous pouvez tout de même modifier cette zone si vous voulez affecter un autre compte. Siège social : Cochez cette case si l entreprise sélectionnée Les boutons à gauche de la fiche permettent d accéder directement aux éléments qui gravitent autour de l entreprise. Leur fonction est expliquée en détail ci-après. Les flèches n apparaissent pas en création. En modification, elles permettent de passer plus rapidement d une entreprise à une autre sans être obligé à chaque fois de valider ou d annuler pour revenir à l écran précédent. Cliquer sur l un de ces boutons pour valider ou annuler les modifications et revenir au menu principal de l application. Les libellés libres II.2

16 II - 1 Entreprises Mise à jour le 01/02/2008 Vous pouvez renseigner les zones que vous avez créées dans Fichier, Tables libres (cf page I-8). Si vous n avez pas accès aux données d une table, le libellé de celle-ci apparaît grisée et vous ne pouvez pas activer l onglet correspondant. Les maîtres de stages Ce module permet de recenser les différents salariés de l entreprise qui sont les référents des élèves pendant leur stage. Cette grille contient la liste des maîtres de stage déjà créés pour l entreprise en cours (rappel du libellé de celle-ci dans la barre de titre en haut de la fenêtre). Lorsque vous sélectionnez une ligne, les données concernant le maître de stage apparaissent dans les différents champs. Lorsque vous accédez à cet écran, les données ne sont pas modifiables. Il faut sélectionner le maître de stage concerné puis cliquer sur le bouton modifier. Ce bouton permet de créer un nouveau maître de stage. Ces boutons permettent de modifier ou de supprimer le maître de stage sélectionné dans la grille. Ce bouton permet de quitter cet écran et de revenir à la fiche de l entreprise. Lorsque vous êtes en train de créer ou de modifier les données d une fiche, ce bouton change de libellé et permet d annuler les modifications en cours. Un autre bouton apparaît dans ce cas pour valider la saisie. Les contacts II.3

17 II - 1 Entreprises Mise à jour le 01/02/2008 Ce module permet de noter tous les contacts qu une personne de l établissement a pu avoir avec un salarié de l entreprise, en dehors des stages des élèves. Cette grille contient la liste des contacts déjà saisis pour l entreprise en cours (rappel du libellé de celle-ci dans la barre de titre en haut de la fenêtre). Lorsque vous sélectionnez une ligne, les données concernant le contact apparaissent dans les différents champs. Lorsque vous accédez à cet écran, les données ne sont pas modifiables. Il faut sélectionner le contact concerné puis cliquer sur le bouton modifier. Ce bouton permet de créer un nouveau contact. Ces boutons permettent de modifier ou de supprimer le contact sélectionné dans la grille. Ce bouton permet de quitter cet écran et de revenir à la fiche de l entreprise. Lorsque vous êtes en train de créer ou de modifier les données d une fiche, ce bouton change de libellé et permet d annuler les modifications en cours. Un autre bouton apparaît dans ce cas pour valider la saisie. Ce bouton permet de modifier les coordonnées d un contact. Il faut pour cela avoir choisi le nom du contact dans la zone de liste qui le précède. Lorsque vous voulez créer un nouveau contact, saisissez au moins un caractère dans la zone de liste puis appuyez sur la touche Tab. Le programme ouvre automatiquement la fenêtre ci-dessous pour saisir les coordonnées de la nouvelle personne. Possibilité de saisir des libellés libres pour le contact. Possibilité de consulter tous les contacts qu à eu la personne avec l établissement. Cliquez sur le lien pour envoyé un mail au contact. Remarque : Si vous cochez la case "Maître de stage", la personne saisie sera accessible dans la fenêtre maître de stage (cf page précédente). Les taxes II.4

18 II - 1 Entreprises Mise à jour le 01/02/2008 Ce module vous permet de saisir les versements éventuels que les entreprises effectuent dans le cadre de la taxe d apprentissage. Cette grille contient la liste des taxes déjà saisies pour l entreprise en cours (rappel du libellé de celle-ci dans la barre de titre en haut de la fenêtre). Lorsque vous sélectionnez une ligne, le détail du versement apparaît à l écran. Lorsque vous accédez à cet écran, les données ne sont pas modifiables. Il faut sélectionner le versement concerné puis cliquer sur le bouton modifier. Les catégories grisées correspondent aux catégories que vous n avez pas cochées dans la fiche paramétrage général (cf page I-8). Vous ne pouvez pas saisir de montant pour elles. Le n de reçu n est pas accessible. Il sera automatiquement affecté au versement lors de l édition des reçus libératoires (cf page IV-4). Ce bouton permet de saisir un versement. Ces boutons permettent de modifier ou de supprimer la taxe sélectionnée dans la grille. Vous ne pouvez pas modifier un versement qui a un numéro de reçu, ni supprimer un versement qui a été transféré en comptabilité. Il faut passer par la purge. Ce bouton permet de quitter cet écran et de revenir à la fiche de l entreprise. Lorsque vous êtes en train de créer ou de modifier les données d une fiche, ce bouton change de libellé et permet d annuler les modifications en cours. Un autre bouton apparaît dans ce cas pour valider la saisie. Lorsque la taxe est versée par un organisme collecteur, il n est pas obligatoire de saisir la ventilation par catégorie. Les élèves en stage II.5

19 II - 1 Entreprises Mise à jour le 01/02/2008 Vous pouvez visualiser automatiquement tous les élèves qui ont effectué un stage dans l entreprise. En effet, tant que vous ne lancez pas de suppression groupée (cf page VI-4), les stages sont conservés sur plusieurs années. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de celle-ci par ordre alphabétique. Les offres de stage Il peut arriver qu une entreprise ait besoin de stagiaires pour une période définie. Ce module vous permet donc d enregistrer ces offres pour les proposer ensuite aux élèves. Cette grille contient la liste des offres de stage déjà saisies pour l entreprise en cours (rappel du libellé de celle-ci dans la barre de titre en haut de la fenêtre). Lorsque vous sélectionnez une ligne, le détail de celle-ci apparaît à l écran. Lorsque vous accédez à cet écran, les données ne sont pas modifiables. Il faut sélectionner l offre concernée puis cliquer sur le bouton modifier. Ce bouton permet de saisir une nouvelle offre. Ces boutons permettent de modifier ou de supprimer l offre sélectionnée dans la grille. Ce bouton permet de quitter cet écran et de revenir à la fiche de l entreprise. Lorsque vous êtes en train de créer ou de modifier les données d une fiche, ce bouton change de libellé et permet d annuler les modifications en cours. Un autre bouton apparaît dans ce cas pour valider la saisie. II.6

20 II - 1 Entreprises Mise à jour le 01/02/2008 Par défaut la liste des maîtres de stage et des contacts recensés dans l entreprise apparaît. Si le contact n a pas encore été répertorié, saisissez au moins un caractère dans la zone de liste puis appuyez sur la touche Tab. Le programme ouvre automatiquement la fenêtre cidessous pour saisir les coordonnées de la nouvelle personne. Le bouton permet de modifier les coordonnées du contact. Il faut pour cela l avoir choisi au préalable dans la zone de liste. Ecran qui apparaît lorsque vous voulez créer un nouveau contact : Si vous cochez la case "Maître de stage", la personne saisie sera accessible dans la fenêtre maîtres de stage (cf page II-2). Les offres d emploi Comme son nom l indique, ce module permet d enregistrer les offres d emploi émises par les entreprises avec lesquelles vous avez eu un contact. Cela vous permet ensuite de les proposer aux élèves anciens ou actuels à la recherche d un emploi. Cette grille contient la liste des offres d emploi déjà saisies pour l entreprise en cours (rappel du libellé de celle-ci dans la barre de titre en haut de la fenêtre). Lorsque vous sélectionnez une ligne, le détail de celle-ci apparaît à l écran. Lorsque vous accédez à cet écran, les données ne sont pas modifiables. Il faut sélectionner l offre concernée puis cliquer sur le bouton modifier. Ce bouton permet de saisir une nouvelle offre. Ces boutons permettent de modifier ou de supprimer l offre sélectionnée dans la grille. Ce bouton permet de quitter cet écran et de revenir à la fiche de l entreprise. II.7

21 II - 1 Entreprises Mise à jour le 01/02/2008 Lorsque vous êtes en train de créer ou de modifier les données d une fiche, ce bouton change de libellé et permet d annuler les modifications en cours. Un autre bouton apparaît dans ce cas pour valider la saisie. Si le contact n a pas encore été répertorié dans la liste qui vous est proposée, saisissez au moins un caractère dans la zone de liste puis appuyez sur la touche Tab. Le programme ouvre automatiquement la fenêtre ci-dessous pour saisir les coordonnées de la nouvelle personne. Le bouton permet de modifier les coordonnées du contact. Il faut pour cela l avoir choisi au préalable dans la zone de liste. Ecran qui apparaît lorsque vous voulez créer un nouveau contact : Si vous cochez la case "Maître de stage", la personne saisie sera accessible dans la fenêtre maîtres de stage (cf page II-2). II.8

22 II - 2 Les offres de stages Offres de stage Vous n êtes pas obligé de rentrer dans une fiche entreprise pour créer les offres de stage que vous recevez. Vous pouvez les saisir directement dans ce module. Après avoir choisi le menu Mise à jour, Entreprises, cliquez sur le bouton Offre de stage (cf explication page II-1) puis sur Nouveau. La fenêtre suivante apparaît : Vous devez renseigner l entreprise qui vous a transmis l offre. Si elle n est pas répertoriée dans la liste, saisissez son libellé. Dès que vous passerez au champ suivant, la fiche de l entreprise apparaîtra à l écran. Vous pourrez ainsi indiquer les différentes données. Vous sélectionnez ensuite la personne à laquelle il faudra s adresser concernant cette offre. Comme pour la zone précédente, si la personne n est pas répertoriée, vous devez saisir son nom. Dès que vous passerez au champ suivant, une fiche vierge apparaîtra à l écran pour entrer les coordonnées de la personne. Vous devez ensuite renseigner les différents champs. La zone "Nbre pris" n apparaît pas lors de la saisie de l offre mais seulement en modification. Elle n est pas accessible. Elle vous indique seulement si un élève a utilisé cette offre pour son stage. La période, le secteur et les niveaux acceptés par l entreprise sont des données très importantes. Lorsque vous attribuerez un stage à un élève, le programme mettra en lien ces données avec celles contenues dans la période de formation de l élève. Si elles correspondent et que le nombre de stagiaires demandé n est pas atteint, cette offre sera proposée (cf page III-2). Valider ou annuler les modifications effectuées. II-8

23 II - 3 Les offres d emploi Offres d emploi Vous n êtes pas obligé de rentrer dans une fiche entreprise pour créer les offres d emploi que vous recevez. Vous pouvez les saisir directement dans ce module. Après avoir choisi le menu Mise à jour, Entreprises, cliquez sur le bouton Offre d emploi (cf explication page II-1) puis sur Nouveau. La fenêtre suivante apparaît : Vous devez renseigner l entreprise qui vous a transmis l offre. Si elle n est pas répertoriée dans la liste, saisissez son libellé. Dès que vous passerez au champ suivant, la fiche de l entreprise apparaîtra à l écran. Vous pourrez ainsi indiquer les différentes données. Vous sélectionnez ensuite la personne à laquelle il faudra s adresser concernant cette offre. Comme pour la zone précédente, si la personne n est pas répertoriée, vous devez saisir son nom. Dès que vous passerez au champ suivant, une fiche vierge apparaîtra à l écran pour entrer les coordonnées de la personne. Vous devez ensuite renseigner les différents champs. Valider ou annuler les modifications effectuées. II-9

24 II - 4 Les éditions standards Editions standards entreprise Les états standard qui vous sont proposés sont accessibles par le menu Listes standards. Ils apparaissent d abord à l écran. Les éléments ci-dessous apparaissent à chaque fois : Le nombre de pages de l édition demandée apparaît. Vous pouvez vous déplacez vers les pages précédentes ou suivantes en cliquant sur les flèches. En cliquant sur la loupe, vous pouvez modifier l aperçu de la page en cours à l écran. Vous pouvez exporter directement vos données (dans l état où elles sont éditées) vers Word, Excel, ou vers un fichier Html qui pourra être relu sur Internet. Ce bouton permet d atteindre rapidement le texte que vous saisissez dans la fenêtre qui apparaît. Ce bouton lance l édition. Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez indiquer l imprimante sur laquelle vous souhaitez que sortent les documents, ainsi que les pages souhaitées. Ce bouton permet de revenir au menu général de l application. Listes des entreprises Cette édition permet de lister les coordonnées de toutes les entreprises. II.10

25 II - 4 Editions standards entreprise La fiche entreprise Cette édition vous permet de sélectionner les entreprises que vous voulez éditer mais également les éléments qui gravitent autour d elles. Vous devez d abord filtrer les entreprises concernées et indiquer dans quel ordre elles doivent être éditées. Le fonctionnement du filtre est expliqué en détail en annexe. Puis vous devez cocher les éléments que vous voulez éditer concernant les entreprises : Vous obtenez une fiche semblable à celle ci-dessous : Le nombre de stagiaires par entreprise II.11

26 II - 4 Editions standards entreprise Cet état permet de visualiser les entreprises qui acceptent les élèves en stage, et ce sur plusieurs années si vous n avez pas effectué de suppression groupée. Cela vous évite de relancer des entreprises ou de les proposer aux élèves qui n ont pas encore trouvé de stage. L attestation accueil 60 jours Lorsqu une entreprise accueille le même stagiaire pendant plus de 60 jours dans une même année civile, elle peut bénéficier d aides. Cet état permet de connaître les entreprises qui sont concernées et pour lesquelles vous pouvez éditer une attestation. II.12

27 III - 1 Stages Mise à jour le 01/05/2008 Lorsque vous cliquez sur Stages dans la liste de droite ou dans le menu déroulant Mise à jour, vous obtenez l écran ci-dessous : Les stages sont triés en fonction de leur date de démarrage : stages prévus : stages dont la date de début est postérieure à la date du jour et donc qui n ont pas encore commencé. stages en cours : comme son nom l indique, vous visualisez les élèves qui sont actuellement en stage et non présents dans l établissement. stages effectués : stages terminés et qui ont eu lieu pendant l année scolaire en cours (c est à dire que la période de stage est comprise dans l année scolaire que vous avez définie dans le paramétrage général cf page I-2). historique des stages : stages terminés mais qui ont eu lieu les années précédentes (la date de fin est antérieure à la date de début d année scolaire définie dans le paramétrage général cf page I-2). Un clic sur l un de ces boutons permet de visualiser dans la grille le contenu des éléments sélectionnés. Le premier bouton permet de connaître les élèves qui doivent effectuer un stage mais qui n ont pas encore trouvé d entreprise. Les élèves correspondent aux classes que vous avez définies dans Dictionnaires, Périodes de formation (cf page I-6). Ainsi, si vous avez défini deux périodes de formation à des dates différentes pour une même classe, vous verrez les élèves de cette classe apparaître deux fois. Le second permet de connaître les élèves qui ont arrêté leur stage et qui doivent retrouver une entreprise pour le terminer. Les éléments qui correspondent au bouton que vous avez sélectionné aux points 1 ou 2 apparaissent dans la grille. Vous pouvez double-cliquer sur une ligne pour atteindre directement tous les détails relatifs à ce stage. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les éléments de celle-ci par ordre alphabétique. Vous pouvez également modifier la largeur d une colonne. Ces boutons permettent de visualiser rapidement l élève que vous recherchez. La 1 ère zone de liste est accessible lorsque le programme détecte plusieurs classes dans le type de stage sélectionné. La 2 ème zone de liste est accessible si plusieurs périodes de stage ont été définies pour la classe choisie dans la première zone de liste. III.1

28 III - 1 Stages Mise à jour le 01/05/2008 Ces boutons permettent d ajouter un nouvel enregistrement ou de le modifier. Un double clic directement sur l élément de la grille permet aussi de modifier ses valeurs. Un message s affiche : Si vous répondez Oui, vous éditerez la vue en cours. (liste de tous les élèves qui ont un stage prévu, stage en cours, stage effectué, ) Si vous répondez Non, vous éditerez la fiche signalétique de tous les stages de l option choisie (cf point 1) ou la liste des élèves sans stage (cf point 2). Permet de supprimer l élément sélectionné de la grille. Permet de revenir au menu principal de l application. L attribution d un stage à un élève Après avoir cliqué sur le bouton [Stages non affectés], sélectionnez l élève concerné parmi la liste qui s affiche. L écran ci-dessous apparaît : Le nom, la classe, le régime et les coordonnées de l élève apparaissent. La période et le nombre de jours apparaissent. Si les dates doivent être changées pour être III.2

29 III - 1 Stages Mise à jour le 01/05/2008 adaptées à ce que souhaite l entreprise, il suffit de cliquer sur le bouton [Détail des jours]. Vous pouvez modifier le calendrier (cf page I-6). Dès que vous validez les modifications, la période et le nombre de jours se mettent à jour automatiquement. Le professeur chargé du suivi de la classe et le secteur que vous avez mentionnés lors de la création de la période de formation (cf page I-6) apparaissent. Vous pouvez modifier le nom du professeur. Le type permet de caractériser un stage parmi les autres en vue d effectuer des recherches ou des éditions spécifiques par la suite. Cette notion vous est expliquée à la page I-7. Ce bouton est activé dès qu une offre de stage peut convenir au stage : même secteur même niveau d étude demandé par l entreprise la date de début de l offre doit être inférieure ou égale à la date de début de la période de stage le mois de fin de l offre doit être le même que celui de la période de stage le nombre de stagiaires demandé n est pas encore atteint. La liste des offres disponibles apparaît. Après avoir choisi celle qui convient, le nom de l entreprise et du maître de stage s affichent à l écran. Si l élève a trouvé son stage par lui-même, vous pouvez saisir directement l entreprise dans la liste. Si elle n y figure pas, dès que vous passez à un autre champ avec la touche tabulation, le programme ouvre automatiquement l écran de saisie d une nouvelle entreprise. Après avoir renseigné les éléments que vous possédez, l entreprise sera disponible dans la liste. Si le maître de stage ne figure pas dans la liste, saisissez son nom. Dès que vous appuyez sur la touche tabulation, l écran de saisie d un maître de stage apparaît. Vous pouvez affecter un deuxième maitre de stage (ou tuteur) à l élève. Dès que vous validez cette fiche, l élève ne se trouvera plus dans la liste des stages non affectés. En fonction de la date du jour et de la date de début du stage, vous le visualiserez en cliquant sur le bouton concerné. Il est possible de sélectionner plusieurs périodes de stage pour un même élève afin de lui affecter la même entreprise et le même maître de stage. Il suffit de sélectionner les périodes de stage de l élève et de cliquer sur le bouton III.3

30 III - 1 L écran ci-dessous apparaît : Stages Mise à jour le 01/05/2008 Permet de visualiser les périodes de stage de l élève sélectionnées précédemment. L entreprise et le maître de stage seront affectés à l élève pour toutes les périodes de stage choisies. La fiche stage Dès qu un stage est attribué à un élève, vous obtenez les informations suivantes. Si vous avez ouvert une fiche stage à partir du bouton [historique des stages], vous ne pourrez modifier aucune donnée. Les coordonnées de l élève apparaissent ainsi que sa classe et son régime. Vous visualisez ici tous les éléments relatifs au stage. Si vous cliquez sur le bouton [Détail des jours], vous visualisez les jours où l élève est en formation dans l entreprise. Vous savez comment joindre le maître de stage de l élève. Les coordonnées de l entreprise figurent également sur l écran. Trois onglets permettent de noter les évaluations du stage, les visites effectuées et les absences éventuelles de l élève. Ces boutons permettent de valider ou d annuler les modifications effectuées. III.4

31 III - 1 Stages Mise à jour le 01/05/2008 L onglet évaluation : Les données cochées signifient qu elles ont été effectuées. Elles peuvent être utilisées lors des éditions libres pour savoir par exemple si toutes les conventions ont été envoyées. Désormais la date d envoi de la convention peut être renseigné. A la fin du stage, ces zones permettent d indiquer brièvement le travail que l élève a effectué pendant son stage, l appréciation du maître de stage et du professeur. Si un élève arrête son stage, vous devez indiquer la date et le motif. La période de stage est automatiquement modifiée et l élève réapparaît dans la liste des élèves dont le stage a été arrêté (cf page III-1) avec les nouvelles dates de stage. L onglet visites : La saisie des visites a un double emploi : vous pouvez saisir les visites déjà effectuées et celles à venir. Tout dépend si vous cochez ou non la colonne Effectuée. Le logiciel autorise la saisie de visites en dehors de la période de stage. L objet peut être un déplacement, un courrier, un appel téléphonique Pensez à utiliser la barre de défilement vers la droite, deux champs ne sont pas visibles à l écran : un commentaire et une zone à cocher pour savoir si l élève est à revoir ou non. Pour ajouter une visite, il faut cliquer sur la dernière ligne et saisir les différentes données. Pour supprimer une visite, sélectionnez la ligne en cliquant sur la case grise qui la précède et appuyez sur la touche [Suppr]. Vous avez la possibilité de saisir des visites hors période stage. III.5

32 III - 1 L onglet absences : Stages Mise à jour le 01/05/2008 Après avoir indiqué la date et l heure, vous devez saisir le motif de l absence et le nombre de demi-journées manquées. Pour ajouter une absence, il faut cliquer sur la dernière ligne et saisir les différentes données. Pour supprimer une absence, sélectionnez la ligne en cliquant sur la case grise qui la précède et appuyez sur la touche [Suppr]. L arrêt d un stage Lorsqu un élève a commencé son stage dans une entreprise et qu il doit l arrêter, vous devez procéder de la façon suivante : il faut renseigner dans le stage de l élève la date d arrêt et le motif (cf page III-3). dès que vous validez, le stage est mémorisé comme étant effectué. La date de fin correspond à la date d arrêt que vous avez saisie. l élève apparaît dans la rubrique «Stages arrêtés». La date de début correspond à la date d arrêt. La date de fin n a pas changé. il ne vous reste qu à lui affecter une nouvelle entreprise. Le calendrier tient compte des changements de date effectués. La fiche se présente comme celle de l attribution d un stage (cf page III-2). III.6

33 III - 2 Les saisies rapides Saisies rapides Afin d éviter de saisir les absences, les visites ou les évaluations fiche par fiche, des saisies rapides sont proposées. Elles sont accessibles dans la liste de droite ou par le menu déroulant Mise à jour. La saisie rapide des absences La liste des classes définies dans Dictionnaires, Périodes de formation, apparaissent par ordre d édition. Sélectionnez d abord la classe concernée. Sélectionnez ensuite l élève dont vous devez saisir l absence. Choisissez le stage de l élève au cas où il aurait plusieurs périodes de formation dans l année scolaire. Puis saisissez les différents renseignements. Lorsque vous cliquez sur les boutons [ ] concernant l heure, la fenêtre suivante apparaît : Ces boutons s activent dès que vous modifiez un champ. Pour passer à un autre élève, vous devez obligatoirement soit valider les modifications soit les annuler. Dès que vous validez une absence, le nom de l élève apparaît dans la grille. Cela vous permet à tout moment de savoir où vous en êtes. Permet de revenir au menu principal de l application. Si vous voulez modifier ou supprimer une absence, vous devez ensuite passer par la fiche stage des élèves concernés. La saisie rapide des visites III.6

34 III - 2 Saisies rapides La liste des classes définies dans Dictionnaires, Périodes de formation, apparaissent par ordre d édition. Sélectionnez d abord la classe concernée. Sélectionnez ensuite l élève dont vous devez saisir la visite. Choisissez le stage de l élève au cas où il aurait plusieurs périodes de formation dans l année scolaire. Puis saisissez les différents renseignements. Il est possible de saisir une date en dehors de la période de stage. Lorsque vous cliquez sur les boutons [ ] concernant l heure, la fenêtre suivante apparaît : Ces boutons s activent dès que vous modifiez un champ. Pour passer à un autre élève, vous devez obligatoirement soit valider les modifications soit les annuler. Dès que vous validez une visite, le nom de l élève apparaît dans la grille. Cela vous permet à tout moment de savoir où vous en êtes. Permet de revenir au menu principal de l application. Si vous voulez modifier ou supprimer une visite, vous devez ensuite passer par la fiche stage des élèves concernés. La saisie rapide des évaluations La liste des classes définies dans Dictionnaires, Périodes de formation, apparaissent par ordre d édition. Sélectionnez d abord la classe concernée. Sélectionnez ensuite l élève dont vous voulez saisir l évaluation. Choisissez le stage de l élève au cas où il aurait plusieurs périodes de formation dans l année scolaire. Puis saisissez les différents renseignements. Ces boutons s activent dès que vous modifiez un champ. Pour passer à un autre élève, vous devez obligatoirement soit valider les modifications soit les annuler. Dès que vous validez une évaluation, le nom de l élève apparaît dans la grille. Cela vous permet à tout moment de savoir où vous en êtes. Permet de revenir au menu principal de l application. Si vous voulez modifier ou supprimer l évaluation, il suffit de sélectionner à nouveau l élève dans la liste et de procéder directement aux changements. Vous pouvez également passer par la fiche stage. III.7

35 III - 3 Les éditions standards Editions standards stage Les états standards qui vous sont proposés sont accessibles par le menu Listes standards. Ils apparaissent d abord à l écran. Ce dernier vous est expliqué en détail à la page II-10. La liste des stages en cours Cette liste permet de connaître tous les élèves en stage à la date du jour, l entreprise et le moyen de les joindre. Elle est triée par classe puis par élève. La liste des élèves avec ou sans entreprise Cette édition vous permet de connaître les élèves avec ou sans entreprise d affectée. Il vous faut préalablement sélectionner la ou les période(s) de stage à afficher. La fiche stage Cette édition vous permet de sélectionner les stages que vous voulez éditer. Vous devez d abord filtrer les stages concernés et indiquer dans quel ordre ils doivent être édités. Le fonctionnement du filtre est expliqué en détail en annexe. Puis vous devez cocher les éléments que vous voulez éditer concernant les stages : III.8

36 III - 3 Vous obtenez une fiche semblable à celle ci-dessous : Editions standards stage Le planning des périodes de formation Cet état permet de visualiser toutes les périodes de formation que vous avez saisies dans le menu Dictionnaires. Si une classe a plusieurs périodes de formation, la couleur change à chaque période. Les chiffres qui apparaissent dans certaines cases indiquent le jour de début ou de fin de la formation. Les stagiaires sans visite prévue Lorsqu un stage est affecté à un élève, vous pouvez saisir des visites (déjà effectuées ou à effectuer). Cette édition permet de connaître les élèves où aucune visite n a été saisie. III.9

37 III - 3 Editions standards stage Les visites prévues à effectuer Cet état indique pour chaque professeur les visites qu il doit effectuer. Sur le document figurent la date, l élève concerné, les coordonnées de l entreprise et du maître de stage à rencontrer. La liste des visites effectuées Après avoir sélectionné le type de récapitulatif que vous voulez (écran n 1), vous choisissez ensuite les éléments concernés (professeurs, classes ). La liste des visites apparaît ensuite. Le récapitulatif des absences Après avoir filtré les absences que vous voulez visualiser (le filtre est expliqué en annexe), l édition se présente de la façon suivante : III.10

38 III - 3 Editions standards stage Cursus élève Ce module permet d obtenir par élève tous les stages effectués par celui-ci depuis son entrée dans l établissement Sélectionner l élève dont vous voulez visualiser le cursus. La liste des stages effectués par l élève apparaît par ordre chronologique. Permet d imprimer le cursus du ou des élèves sélectionné(s) en. Vous pouvez utilisez les touches Shift ou ctrl pour sélectionner plusieurs élèves. III.11

39 IV - 1 Saisie rapide de la taxe Taxe d apprentissage La saisie rapide Les établissements d enseignement technique ou professionnel peuvent recevoir la taxe d apprentissage des entreprises. Les versements s effectuent directement des entreprises à l établissement ou par le biais d organismes collecteurs. Cette saisie peut s effectuer directement à partir de la fiche entreprise (cf page II-4). La saisie rapide est accessible à partir du menu Taxes. Cette grille est vide lorsque vous entrez dans ce module. Elle va s alimenter au fur et à mesure lorsque vous allez valider la saisie des taxes. Si vous sélectionnez une ligne, vous voyez le détail du versement apparaître dans les zones en-dessous de la grille. Lorsque vous accédez à cet écran, les données ne sont pas modifiables. Il faut sélectionner le versement concerné puis cliquer sur le bouton modifier. Les catégories grisées correspondent aux catégories que vous n avez pas cochées dans la fiche paramétrage général (cf page I-2). Vous ne pouvez pas saisir de montant pour elles. Le n de reçu n est pas accessible. Il sera automatiquement affecté aux versements directs lors de l édition des reçus libératoires (cf page IV-4). Ce bouton permet de saisir un nouveau versement. Ces boutons permettent de modifier ou de supprimer la taxe sélectionnée dans la grille. Ces boutons ont une double fonction : lorsque vous êtes en saisie ou en modification (les trois boutons de gauche sont désactivés), ils permettent de valider ou d annuler les changements en cours. lorsque les trois boutons de gauche sont activés, ils permettent de valider ou d annuler l ensemble des taxes saisies et contenues dans la grille. Dès que vous quittez cet écran, si vous voulez effectuer des modifications, vous devrez passer par la fiche entreprise et le bouton taxes ( cf page II-4). Remarque : dans le cas où l organisme collecteur est renseigné, la saisie des répartitions n est pas obligatoire. IV-1

40 IV - 2 Saisie par organisme Mise à jour le 01/02/2008 Lorsqu un organisme collecteur envoie la liste des versements de différentes entreprises, la saisie précédente s avère peu commode. Il faut en effet saisir tous les règlements en indiquant à chaque fois le même organisme collecteur. C est pourquoi cette saisie est spécifique aux versements indirects. Il faut d abord indiquer l organisme collecteur, la date de réception des versements, le type de la taxe (chèque ) et éventuellement les coordonnées bancaires. Saisissez ensuite le montant global des versements et leur répartition. Les colonnes qui apparaissent sont celles que vous avez cochées dans le paramétrage général. Vous pouvez ensuite procéder à la saisie des règlements pour chaque entreprise. Permet de créer une entreprise si elle n est pas présente dans la liste. Vous pouvez mettre la saisie en attente. Dès que vous reviendrez dans le module, toutes les données saisies réapparaîtront. Avant de valider, les contrôles suivants sont effectués par le programme : montant global = somme des montants répartis dans chaque catégorie montant global = somme des montants saisis par entreprise somme des montants par entreprise par catégorie = montant global de l organisme collecteur de la même catégorie S il y a une différence entre ces montants, un message d erreur vous l indique à la validation. Un sous total est alors calculé () pour vous permettre de cibler et corriger rapidement l erreur. IV-2

41 IV - 3 Le journal des versements Journal des versements Cette édition accessible par le menu Taxes permet de contrôler les versements saisis. Après avoir indiqué la période, vous pouvez choisir l ordre d affichage des informations. Vous visualisez le montant global de la taxe, si elle a été versée directement ou par le biais d un organisme collecteur, le n de reçu affecté (si l édition des reçus libératoires a été lancée ) et le n de compte dans lequel la taxe sera déversée si vous effectuez un transfert des écritures en comptabilité. IV-3

42 IV - 4 Liste des versements Cette édition accessible par le menu Taxes permet de lister les versements saisis selon un regroupement de départements paramétré dans le Dictionnaires/Regroupements. IV-4

43 IV - 5 Le récapitulatif des versements Récapitulatif des versements Cette édition est accessible par le menu Taxes. Après avoir indiqué l année civile concernée, le cumul des versements directs et celui des versements reçus des organismes collecteurs apparaissent. Désormais, on distingue les subventions perçues et déclarées hors quota et quota. Ce tableau permet de faire un comparatif des sommes perçues avec l année précédente. Ce tableau mentionne la répartition en fonction du département où est située l entreprise. Ce montant correspond aux taxes versées directement par une entreprise et dont le type de don est Nature. Ce montant correspond aux taxes (chèques et espèces) versées directement par les entreprises. Ce montant correspond aux taxes reçues par le biais d un organisme collecteur. Remarque : Si une entreprise, située dans le département X, a versé une taxe à l établissement par le biais d un organisme collecteur, dont le département est Y, le règlement apparaîtra dans la partie subventions indirectes du département X. IV-5

44 IV - 6 Répartition des versements Cette édition accessible par le menu Taxes permet d éditer : - l origine et nature des versements - la répartition géographique des versements - la répartition géographique des versements directs des entreprises - la répartition géographique par montant des versements directs des entreprises IV-6

45 IV - 7 L édition des reçus libératoires Reçus libératoires Ce module, accessible par le menu déroulant Taxes, ne concerne que les taxes versées directement des entreprises à l établissement. Les taxes reçues par le biais d un organisme collecteur n apparaissent pas dans le tableau ci-dessous. En revanche, si vous avez coché l'option possible dans le paramétrage général, les taxes indirectes apparaîtront. Ce programme permet à la fois l attribution de ces numéros uniques aux versements directs saisis et l édition des données sur les reçus. L établissement doit en effet envoyer aux entreprises et à d autres organismes un reçu portant un numéro d ordre commençant par le n 1 pour l année en cours, et sur lequel doivent figurer les différentes catégories. Par défaut l année civile en cours apparaît. Dès que vous passez à une autre zone, les versements directs enregistrés pour l année concernée apparaissent dans la grille. Un clic sur l entête d une colonne permet de trier les données de celle-ci par ordre alphabétique. Pour sélectionner les reçus à éditer, vous pouvez utiliser la touche Shift (pour des lignes qui se suivent) ou la touche CTRL (pour des lignes non adjacentes). Ces deux boutons permettent de sélectionner ou de désélectionner tous les enregistrements de la grille. Vous devez ensuite indiquer la lettre créée par le biais de la liaison traitement de texte et qui permet au logiciel de savoir à quel endroit chaque zone doit être éditée. Pour les versements dont le n de reçu n a pas encore été attribué, vous devez indiquer selon quel ordre le programme doit les affecter. Numérotation et liste distinctes des reçus pour les versements pour le quota (CFA, Apprentissage), de ceux hors quota (cadres moyens, cadres supérieurs, ouvriers, VSP, orientation et autres) Dès que vous validez, le programme va affecter les numéros de reçus aux versements que vous avez sélectionnés dans la grille et qui n ont pas encore de numéro. Puis Word va ouvrir automatiquement le document que vous avez spécifié au point n 4. Lorsque la fenêtre d impression de Word apparaît, vous pouvez cliquer sur OK pour lancer l édition ou annuler pour revenir dans le logiciel sans rien éditer. Les reçus sont édités dans l ordre du numéro qui leur a été attribué. Permet d annuler le traitement et de revenir au menu principal. IV- 7

46 IV - 8 Annulation des reçus édités Lorsqu un reçu a été édité par le module précédent, il n est plus possible de le modifier. Vous ne pouvez pas le supprimer car il est obligatoire de conserver ces documents. Ce module a été créé pour contourner ce problème. La liste des reçus (directs ou indirects) édités de l année indiquée apparaît à l écran. Après avoir sélectionné celui ou ceux que vous voulez annuler, cliquez sur valider. Le montant global de la taxe ainsi que celui des différentes catégories est remis à zéro. Vous pouvez ensuite ressaisir correctement les données, soit par le module saisie rapide, soit à partir de la fiche entreprise. IV- 8

47 IV - 9 Accusé de réception taxe Ce module, accessible par le menu déroulant Taxes, permet d éditer un accusé de réception pour les taxes versées par le biais d un organisme collecteur. Préalablement, il est nécessaire de récupérer le modèle standard «accusé organisme» qui se trouve dans le répertoire \aplon\modèle dans la liaison traitement de texte. Toutefois, il est possible de créer un document personnalisé à condition de sélectionner uniquement des champs de la table accusé. Par défaut l année civile en cours apparaît. Dès que vous passez à une autre zone, les versements directs enregistrés pour l année concernée apparaissent dans la grille. Sélectionner le document Word à éditer. Liste des taxes versées par les différents organismes collecteurs. Ces deux boutons permettent de sélectionner ou de désélectionner tous les enregistrements de la grille. Dès que vous validez, le programme va éditer les accusés de réception des organismes sélectionnés. Permet d annuler le traitement et de revenir au menu principal. IV- 9

48 IV - 9 Cumul des taxes par entreprise Ce module permet d éditer un courrier de remerciement ou de prospection pour les entreprises. Cette édition globalise le montant des différents versements pour chaque catégorie. Seules l apprentissage CFA et autres subventions sont regroupées. Ne mettre dans la lettre Word que les champs de la table [reçu libératoire] Par défaut l année civile en cours apparaît. Les versements directs enregistrés pour l année concernée apparaissent dans la grille. Sélectionner le document Word à éditer. Liste des taxes versées par les différentes entreprises. Ces deux boutons permettent de sélectionner ou de désélectionner tous les enregistrements de la grille. Dès que vous validez, le programme va afficher un message : Si vous répondez Oui, le courrier s éditera à la fois pour les filiales et le siège social de l entreprise sélectionnée. Annuler : Permet d annuler le traitement et de revenir au menu principal. IV- 10

49 IV - 10 s statistiques Ce module est accessible par le menu Taxes. Statistiques Liste des statistiques déjà mémorisées. Cliquez sur le bouton qui correspond à ce que vous voulez effectuer. Le bouton Imprimer permet de visualiser directement à l écran puis d éditer la statistique choisie. Lorsque vous créez une nouvelle statistique, voici les différentes étapes à suivre : Liste des champs disponibles. Vous devez sélectionner un champ puis cliquer sur l une des flèches pour le faire apparaître soit dans le tableau de sélection, soit dans celui de statistique. Lorsque vous cliquez sur cette flèche, une fenêtre apparaît avec les différentes valeurs du champ sélectionné. Il faut obligatoirement indiquer une seule zone de calcul dans ce tableau ainsi que le ou les champs concernés par la statistique. Ces boutons vous permettent de déplacer l ordre d un champ dans l un des deux tableaux. Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée dans l un des deux tableaux. Si la requête est correcte, vous pouvez passer à l étape suivante. Vous devez indiquer ensuite comment doivent se présenter les champs : IV- 10

50 IV - 10 Statistiques Les champs présents dans le tableau critères de statistiques sont alignés sur la droite de la fenêtre. Le champ de calcul n apparaît pas dans cette liste. Il ne sert qu à calculer le résultat de la statistique. Cliquez sur le champ concerné et tout en gardant le doigt appuyé sur le bouton gauche de la souris, déplacez celle-ci jusqu à ce que le champ se trouve dans la zone Colonnes ou Lignes. Dès que vous relâchez le doigt, le champ se repositionne automatiquement dans la zone. Inversement, pour ne plus le faire apparaître dans le tableau, sélectionnez le et faites le glisser en dehors du tableau. Dès que vous relâchez le doigt, le champ est repositionné sur la droite de la fenêtre. La statistique se calcule dès qu un élément est amené ou enlevé du tableau. Vous pouvez revenir sur l écran précédent pour modifier votre sélection ou poursuivre le traitement si les données vous conviennent. Le graphique apparaît ensuite : Ce bouton permet de modifier le graphique. Cf les écrans ci-dessous : Vous pouvez revenir sur les écrans précédents pour modifier les éléments de la statistique ou poursuivre le traitement si les données vous conviennent. IV- 11

51 IV - 10 Statistiques Cliquez sur le type de graphique souhaité. Le type utilisé par défaut est Barres 2D. Vous pouvez saisir le titre général du graphique. Vous pouvez saisir également un texte qui apparaîtra sous le graphique. Si vous voulez que la légende soit éditée, indiquez son emplacement par rapport au graphique. Vous pouvez enfin définir un titre pour l axe X (horizontal) et Y (vertical). La dernière étape consiste à signaler quels éléments doivent être édités et si vous voulez conserver la statistique. Saisissez un libellé explicite si vous voulez conserver cette statistique. Cochez les éléments à éditer. Si vous cochez l option résultats en pourcentage, le tableau contiendra les données converties en % et non les montants trouvés. Si la statistique contient beaucoup d éléments, il est parfois plus judicieux d éditer celuici en mode paysage. Cochez cette case si vous voulez conserver les paramètres effectués. Si vous voulez exporter les données vers un fichier Ascii pour être relu ensuite dans un tableur, cochez l option et indiquez le nom et l emplacement du fichier. Cliquez ensuite sur terminer pour valider et visualiser à l écran la statistique. IV- 12

52 IV - 11 Le transfert en comptabilité Comparatif annuel Ce module, accessible par le menu déroulant Taxes, permet d obtenir la liste de tous les versements reçus par ordre alphabétique des entreprises. L état fait apparaître les variations en montant et en pourcentage pour les différentes années saisies dans le logiciel. IV- 13

53 IV - 12 Versements par catégorie Cette édition indique les versements effectués par les entreprises ou les organismes collecteurs. On distingue les versements pour le quota (CFA, Apprentissage), de ceux hors quota (cadres moyens, cadres supérieurs, ouvriers, VSP, orientation et autres) IV- 14

54 IV - 13 Transfert en comptabilité Ce module, accessible par le menu déroulant Taxes, permet de générer un fichier d écritures qui pourra être relu par le logiciel de comptabilité Sage. Les versements ne peuvent pas être transférés deux fois. Vous devez indiquer la période concernée. Vous devez ensuite saisir les numéros de compte pour les différents types de versement, même si un des types n a pas été utilisé. Ces numéros sont mémorisés dès que vous validez et apparaitront automatiquement lors du prochain transfert. Imaginons que vous ayez deux versements par chèque : un de l entreprise XXX de 3000,00F et un autre de YYY de 1500,00F. Si vous cochez cette option, vous obtiendrez dans le fichier des écritures : XXX 3000,00 C ,00 D YYY 1500,00 C ,00 D Si elle n est pas cochée, vous obtiendrez : XXX 3000,00 C YYY 1500,00 C ,00 D Cette option concerne les versements indirects. Imaginons que l établissement reçoit un versement de 4000,00F de l entreprise XXX (dont le n de compte est ) par le biais de l ASP (dont le n de compte est ). Si cette option est cochée, l écriture sera passée sur le compte Si elle n est pas cochée, l écriture sera passée sur le compte Indiquez ensuite le journal et le lecteur où se trouve le répertoire apltmp. Dès que vous validez, un état papier sera édité pour vous permettre de contrôler les écritures puis le fichier ECRTAX.TXT va être généré. Pour le récupérer dans Sage, vous devez aller en Outils, Paramétrer les intégrations et choisir le format Taxe. IV- 15

55 IV - 14 Purge des taxes Ce module permet de supprimer les taxes saisies année par année. Par défaut l année qui s affiche est l année en cours. Vous pouvez modifier cette valeur. Il est conseillé d effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. Si vous voulez effectuer des comparatifs, ne supprimer pas les taxes saisies l année précédente. IV- 16

56 V - 1 Listes libres en tableau Editions libres Listes en tableau Les listes libres vous permettent de créer des tableaux avec les données que vous désirez en choisissant votre mise en forme. Listes libres déjà créées. Celles-ci peuvent être classées dans des dossiers que vous pouvez créer. Par défaut, elles seront dans le dossier NON CLASSE. Pour voir le contenu du dossier cliquez sur le + qui se transformera en - Crée une nouvelle liste libre. Modifie ou supprime la liste sélectionnée. Crée un nouveau dossier. Saisissez le nom du dossier, il s ajoutera alors à la liste : Modifie le dossier sélectionné. Le dossier apparaît alors ainsi :. Vous pouvez le renommer. Vous pouvez également supprimer le dossier sélectionné. Edite la liste sélectionnée. Quitte le menu. Pour créer une nouvelle liste, vous devez passer par plusieurs étapes. Lorsque vous cliquez sur Ajouter, l écran ci-dessous apparait : Vous devez tout d abord cliquer sur ce bouton pour définir une requête. Cette dernière permet d indiquer les éléments que vous voulez éditer et dans quel ordre. Le principe vous est expliqué en détail en annexe. Dès que vous validez votre requête, les éléments de celle-ci apparaissent dans cette zone. Cliquez sur ce bouton pour passer à l étape suivante. V.1

57 V - 1 Listes libres en tableau Enregistre la liste que l on est en train de faire. Permet d avoir un aperçu de la liste, et de lancer l édition par la suite si on le désire. Quitte la liste libre sans mémoriser les modifications effectuées. Dès que vous cliquez sur le bouton suivant, le programme vous pose la question suivante : Lors de la création d une nouvelle liste, cliquez sur Oui. Cette question a son importance lorsque vous modifiez la liste et que vous avez ajouté dans les critères d affichage d autres données que celles initiales. Supposons que lorsque la liste a été créée, elle contenait les critères d affichage suivants : libellé entreprise, rue, complément rue, code postal et commune. Vous modifiez cette liste en insérant dans les critères d affichage l appellation et le nom du dirigeant avant le champ rue. Les champs ne sont plus dans le même ordre. Si vous répondez Oui à la question, les nouvelles zones vont s insérer avant la rue. Si vous répondez Non, les deux nouvelles zones apparaitront après la commune. La deuxième étape consiste à définir le style du document : Aperçu du style du tableau. Ce style peut être personnalisé. Si vous cliquez sur une zone de texte avec le bouton gauche de la souris, vous pouvez modifier la police, le style, la couleur du texte. Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris, vous pouvez changer la couleur de fond de la zone de texte sélectionnée. Cela permet par exemple de mieux distinguer les lignes d un tableau en mettant une couleur différente une ligne sur deux. V.2

58 V - 1 Listes libres en tableau Vous pouvez choisir une présentation parmi des styles pré-définis. La zone 1 se modifie en conséquence. Choisissez l orientation du papier, le type de quadrillage du tableau, les marges que l imprimante doit respecter lors de l édition, le type de séparation. Vous pouvez ajouter un texte libre qui apparaîtra en en-tête de chaque page. Le texte saisi peut être mis en forme en cliquant sur le bouton Format. La troisième étape consiste à positionner les champs dans le tableau et à dimensionner exactement les colonnes de celui-ci. Nom du champ dans la requête (libellé en bleu) Titre de la colonne qui apparaîtra sur l édition (libellé qui se trouve sur la 2 ème ligne). Vous pouvez modifier ce titre. Cliquez sur la 3 ème ligne pour modifier l alignement de la colonne. Précisez si vous voulez : - numéroter les lignes, - mettre les informations choisies pour un élève sur une ou plusieurs lignes, - que le texte soit coupé dans le cas où la case est trop petite. Vous pouvez ajouter des colonnes vides. Lorsque vous ajoutez une colonne vide, vous devez spécifier le nombre de colonnes que vous souhaitez ainsi que la taille en centimètres. EXEMPLE : on peut prévoir une colonne Signature. Vous pouvez faire des cumuls ou moyennes sur des champs numériques. Il suffit de cliquer avec le bouton gauche de la souris sur la 4 ème ligne. EXEMPLE : moyenne du nombre de salariés. Vous pouvez redimensionner les lignes et les colonnes. Pour cela, cliquez avec le bouton gauche de la souris entre 2 colonnes (ou entre 2 lignes) et déplacez vous vers la gauche ou la droite (ou vers le haut ou le bas pour les lignes) comme indiqué ci-dessous : V.3

59 V - 1 Listes libres en tableau On diminue la première colonne On diminue les lignes L étape suivante concerne les éléments que vous avez précédemment indiqués dans les critères de tri. Liste des CRITERES DE TRI (mis dans la requête) Si vous cochez NUMEROTATION au niveau de CODE POSTAL, cela signifie que la numérotation des lignes reprendra à 1 quand on passera au code postal suivant (si vous avez choisi de numéroter les lignes). Si vous cochez RUPTURE au niveau de CODE POSTAL, cela signifie qu il y aura un tableau par code postal. Si vous cochez SAUT DE PAGE au niveau de CODE POSTAL, cela signifie qu il y aura une classe par code postal trouvé. La dernière étape permet de conserver la liste que vous venez d établir avec tous les paramètres. Titre de l édition. Il apparaîtra sur chaque page. Choisissez si vous voulez un aperçu avant impression ou lancer l édition directement. V.4

60 V - 1 Listes libres en tableau Cliquez sur CONSERVER pour enregistrer l édition. Celle-ci portera le nom donné en 1. Répondez Oui à la question qui vous est posée si vous voulez que d autres personnes puissent utiliser le format que vous venez de créer. Permet de lancer l édition ou d avoir l aperçu selon le choix effectué en 2. V.5

61 V - 2 Statistiques Statistiques libres Ce module, accessible par le menu déroulant Listes libres, permet d effectuer des statistiques sur les différents champs de la base de données Entreprise. Liste des statistiques existantes. Edite la statistique sélectionnée. Modifie la statistique sélectionnée. Crée une nouvelle statistique. Supprime la statistique sélectionnée. Quitte le menu. Cliquez sur Ajouter pour créer une statistique. L écran ci-dessous apparaît : Vous devez effectuer une requête (cf explications en annexe). Les éléments définis dans votre requête apparaissent ici. Passe à l étape suivante. Quitte la statistique en cours. Vous devez ensuite positionner les critères de statistiques dans le tableau : V.6

62 V - 2 Statistiques libres Critères de statistiques choisis dans la requête Positionnez un ou plusieurs critères de statistiques en COLONNES. Il suffit de cliquer sur le critère et tout en gardant le doigt appuyé sur le bouton gauche de la souris, faites le glisser jusque dans cette zone. Faites de même pour déplacer les critères en LIGNES. Remarques : Disposez en colonne le critère qui a le moins de valeurs. Pour enlever un critère de la zone Lignes ou Colonnes, sélectionnez le et sans relâcher le doigt du bouton gauche de la souris, déplacez le en dehors du tableau. Le critère se repositionne automatiquement à droite du tableau. Si vous cliquez ensuite sur Suivant, le graphique se crée en fonction des éléments du tableau. Le bouton Propriétés du graphique permet de modifier certains paramètres : vous pouvez changer le style du graphique (camembert, histogramme ), vous pouvez également ajouter une légende et des titres pour les différents axes. L étape suivante permet d indiquer au logiciel les éléments à éditer : V.7

63 V - 2 Statistiques libres Saisissez un titre. Il s agit également du nom de la statistique dans le cas où on choisit de la conserver. Choisissez le tri que vous souhaitez. Définissez ce que vous souhaitez éditer. Choisissez l orientation de la feuille. Enfin, la dernière étape consiste à éditer le document. Choisissez si vous souhaitez un aperçu de l état ou lancer l édition directement. Cliquez ici pour sauvegarder votre statistique. Celle-ci portera le nom donné à l étape précédente. Une fenêtre vous demande ensuite si vous voulez partager cette statistique. Répondez Oui. Cliquez ici pour lancer l aperçu ou l édition selon le choix fait en 1. V.8

64 V - 3 Liaison traitement de texte Liaison traitement de texte La liaison traitement de texte, accessible par le menu déroulant Listes libres, permet de concevoir des listes, des étiquettes et des mailings sous Word en intégrant des données de la base Entreprise. Liste des documents existants. Aperçu du document sélectionné. Edition du document sélectionné. Permet d envoyer un . Vous devez au préalable indiquer dans les critères d affichage du filtre la zone qui contient l adresse . Le programme vous demande si vous voulez effectuer une sélection individuelle ou si il doit envoyer un à tous les éléments qui correspondent au filtre. Si l n est pas renseigné, le courrier ne sera pas envoyé à la personne ou à l entreprise. Quitte cette fenêtre pour revenir au menu principal. Permet d indiquer les éléments concernés par le document, l ordre dans lequel ils doivent apparaître et les champs à faire figurer sur le document Word. Permet d activer ou de désactiver les options d un deuxième menu. Ajoute un nouveau document de type lettre ou de type étiquettes. Modifie le modèle (dans Word) ou supprime le document sélectionné. Permet de créer, de renommer ou de supprimer un dossier. Ainsi vous pouvez classer vos documents pour les retrouver plus rapidement ensuite. Lorsque vous créez un nouveau document, le nom du concepteur apparaît dans la zone paramètres. Si vous cochez l option partagé, tous les autres utilisateurs pourront avoir accès à ce document. Sinon vous seul pourrez l utiliser. Si vous cochez aperçu total, lors de la modification du document, vous visualiserez tous les enregistrements contenus dans le filtre et pas seulement le premier enregistrement. Ces paramètres ne peuvent être modifiés que par la personne qui a conçu le document. Exporte ou importe un document (format TTX). Permet de mettre sur disquette uniquement le modèle sélectionné (requête + mise en forme du document) ou de récupérer un modèle. Permet également de dupliquer un document pour être retouché ensuite sans modifier l original. Pour créer un nouveau document, cliquez sur CREER LETTRE. V.9

65 V - 3 Liaison traitement de texte Après avoir saisi le nom du document, cliquez sur OK. Vous devez ensuite effectuer une requête, afin de préciser quelles informations vous désirez intégrer dans votre document (cf annexe pour de plus amples explications). Vérifiez quelle est la TABLE DE REFERENCE en regardant ce qui est noté à côté de PRENDRE TOUT. L écran suivant apparaît ensuite. Cette option n est utilisée que pour les listes (cf page V-11). Ici ne la cochez pas. Cette option n est à utiliser que sur des champs booléens (c est-à-dire qui ne contiennent que les valeurs Oui ou Non). Par exemple, vous voulez que la zone «convention envoyée» soit automatiquement cochée pour les stages dont vous allez éditer la convention. Dans ce cas, cochez l option pour le champ concerné et il se mettra à jour automatiquement après l édition du document. Cochez le champ qui contient l adresse . Lorsque vous cliquerez sur le bouton de l écran principal du module traitement de texte (cf page V-8), le document sera envoyé par internet aux personnes sélectionnées. Cliquez ensuite sur Ok pour continuer le traitement. Le logiciel Word se lance Vous devez ensuite créer la lettre directement dans Word en insérant les champs que vous avez sélectionnés dans la base Entreprise. V.10

66 V - 3 Liaison traitement de texte Vous pouvez obtenir par exemple : Vous pouvez paramétrer certains mots en fonction du sexe du destinataire : Au lieu de taper le texte, insérez le mot clé SI ALORS SINON. Sélectionnez le champ APPELLATION. Celui-ci doit avoir été sélectionné au préalable dans la requête dans RUBRIQUES A INTEGRER DANS VOTRE DOCUMENT. Choisissez l élément de comparaison EST EGAL A. Saisissez l élément de comparaison. Saisissez le texte si appellation = «Monsieur» est vrai Saisissez le texte si appellation=»monsieur» est faux Vous pouvez visualiser le document avec les données réelles en cliquant sur l icône. REMARQUE : en création du document, vous ne verrez toujours qu un seul enregistrement. Lorsque votre document est terminé, fermez par la. V.11

67 V - 3 Document de type liste : Liaison traitement de texte En liaison traitement de texte, on peut également créer des listes ( par exemple liste d entreprises) en gérant des ruptures (ou sauts de pages). Nous prendrons ici l exemple d un annuaire. Cliquez sur CREER UNE LETTRE, saisissez le nom du document. Cliquez sur ENTREPRISE dans la liste des tables, vérifier que PRENDRE TOUT ENTREPRISE soit bien indiqué au bas de la fenêtre. Pour faire une rupture, il faut absolument que le champ sur lequel on va faire la rupture se trouve à la fois dans les CRITERES DE TRI et dans les RUBRIQUES A INTEGRER DANS LE DOCUMENT. Dans notre exemple, il s agit du champ COMMUNE. La fenêtre suivante apparaît : Permet de faire des ruptures (saut de page) à partir de word. Dans notre exemple, si on souhaite obtenir toutes les entreprises d une même commune par page on mettra une coche au niveau de la commune comme dans la fenêtre ci-dessus. Ces deux colonnes sont expliquées en page V-9. Word se lance V.12

68 V - 3 Liaison traitement de texte VII- PROCEDEZ A LA PRESENTATION DU DOCUMENT. Insérez le champ commune au dessus du tableau pour éviter de le retrouver sur chaque ligne. Créez le tableau en insérant les champs souhaités. A la fin de la ligne insérer la condition SUIVANT SI comme détaillé ci-dessous. Puis copiez la ligne autant de fois qu il y aura d élèves à éditer sur une page. Le mot clé SUIVANT SI ne doit pas apparaître sur la dernière ligne. Cliquez sur Suivant Si pour insérer un mot clé définissant si il faut effectuer un saut de page à la fin de cette ligne ou non. Indiquez «est différent de». Mettez la lettre O pour Oui. Mettez RUPTURE dans le nom du champ. REMARQUE : Si vous créez un tableau comportant plus de lignes qu il n y a d entreprises à éditer, lors de l édition le surplus de ligne sera édité (lignes vides). Inversement, s il y a plus d entreprises que de lignes dans votre tableau, celles-ci seront éditées sur une autre page. Si vous souhaitez faire une rupture sans faire de saut de page, c est exactement le même principe, sauf que vous devez modifier le type du document. Allez dans Outils, Publipostage. Choisissez CREER, CATALOGUES: Cliquez sur CHANGER LE TYPE DU DOCUMENT puis fermez la fenêtre. V.13

69 V - 3 Liaison traitement de texte Si vous souhaitez avoir un aperçu avant impression, fermez votre document. Retournez dans votre document en modification, cliquez sur l icône : Choisissez NOUVEAU DOCUMENT puis cliquez sur FUSIONNER. Un nouveau document s ouvre tel qu il sera édité. Vous pouvez également créer des étiquettes par la liaison traitement de texte en cliquant sur le bouton Créer étiquettes. Le principe est le même que pour les autres types de document. Vous arriverez ici directement à un document de publipostage au format d étiquettes. Pour modifier ce format, il est nécessaire d avoir des compétences sur le publipostage de Word. Il existe un module plus simple de création d étiquettes Aplon, détaillé page V-14. V.14

70 V - 4 Etiquettes Etiquettes libres Le module d étiquettes libres vous permet de créer rapidement des planches d étiquettes personnalisées sans passer par le publipostage de Word. Liste des étiquettes existantes. Imprime la planche d étiquettes sélectionnée dans la liste. Modifie le modèle sélectionné. Crée un nouveau modèle. Supprime le modèle sélectionné. Quitte le module d étiquettes libres. Vous devez cliquer sur Ajouter pour définir les nouvelles étiquettes : Vous devez définir les éléments à sélectionner, à afficher et dans quel ordre (le principe de la requête est expliqué en annexe) Les éléments de la requête s affichent dans cette zone. Passe à l étape suivante. Quitte le module d étiquettes libres. L étape suivante consiste à indiquer quel type d étiquettes vous utilisez. Différents formats standards sont disponibles mais il vous est possible également de créer vos propres formats. V.15

71 V - 4 Etiquettes libres Liste de formats d étiquettes pré-définis. STANDARD : coché indique que le format est non modifiable. FEUILLE : coché indique que le papier est de type feuille, sinon listing. PORTRAIT : coché indique que l impression se fait en mode portrait, sinon paysage. POUCE : coché indique que les mesures sont exprimées en pouces, sinon centimètres. Cliquez sur la dernière ligne du tableau pour saisir un nouveau modèle. Caractéristiques de l étiquette. A remplir lors de la saisie d un nouveau modèle. Revient à la fenêtre précédente. Passe à la fenêtre suivante. Enregistre le modèle. Permet d éditer. Quitte le module d étiquettes libres. Pour créer un nouveau modèle : Placez-vous à la fin de liste puis saisissez un nom de modèle d étiquettes. Saisissez les caractéristiques de l étiquette comme indiqué ci-dessus. Passez ensuite à l étape suivante qui consiste à placer les différents champs sur l étiquette. V.16

72 V - 4 Etiquettes libres On retrouve à ce niveau, les champs sélectionnés lors de la requête. Cliquez sur un champ pour l insérer dans l étiquette. Cliquez sur COPIER LE CHAMP SUR L ETIQUETTE pour insérer le champ sélectionné en 1. Pour changer le format du texte (police, Taille, Gras, couleur ), sélectionnez le texte ou le champ inséré puis cliquez sur FORMAT. Possibilité d ajouter un texte libre. Après avoir cliqué sur Suivant, l écran ci-dessous apparaît : Pour définir les ruptures à ce niveau, il faut que les champs sur lesquels on souhaite faire la rupture soient intégrés dans le tri au niveau de la requête. Mettez une coche dans Saut de page si vous souhaitez changer de page dès que le champ correspondant change de valeur. Si cette zone est cochée, cela signifie que si deux enregistrements ont le même nom, un seul sera édité. La dernière étape consiste à nommer le modèle d étiquette créé et de lancer l édition. Indiquez le titre explicite de l étiquette. Choisissez si vous voulez un aperçu avant impression ou lancer l édition directement. Cliquez sur ce bouton pour conserver les critères et le format de l étiquette. Permet d avoir l aperçu ou d éditer les étiquettes en fonction de ce qui a été coché en 2. V.17

73 VI - 1 Mise à jour en tableau Autres traitements Mise à jour en tableau Ce module, accessible par le menu déroulant Mise à jour, permet de modifier la valeur d un ou plusieurs champs concernant les entreprises sans forcément affecter la même valeur à toutes les entreprises sélectionnées. Attention, il est vivement conseillé d effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. Liste des mises à jour qui ont déjà été effectuées. Vous pouvez réutiliser une requête conservée. Après l avoir sélectionnée dans le tableau, cliquez sur ce bouton. Ou vous pouvez créer une nouvelle requête en cliquant sur ce bouton. Permet de supprimer les critères qui ont été conservés. Permet de revenir à l écran principal de l application. Lorsque vous ajoutez une nouvelle requête, l écran ci-dessous apparaît : Vous devez indiquer les éléments concernés, l ordre dans lequel vous voulez les voir apparaître et surtout les champs qui doivent être modifiés. Le filtre est expliqué en détail en annexe. Validez ensuite par OK pour continuer le traitement. VI.1

74 VI - 1 Mise à jour en tableau Les champs que vous avez sélectionnés dans les rubriques à modifier apparaissent à l écran. Vous pouvez vous déplacer dans la grille avec les flèches du curseur, la touche tabulation ou en cliquant directement sur une cellule avec la souris pour effectuer les changements. Si le champ fait partie d un dictionnaire, vous devez choisir la valeur parmi celles qui vous sont proposées (une petite flèche vers le bas apparaît à droite de la cellule). Attention, dès que vous passez à la cellule suivante, les modifications sont automatiquement validées dans la base de données. Vous pouvez copier une valeur sur plusieurs lignes. Après avoir sélectionné la ligne qui contient la bonne valeur, cliquez sur Copier. Choisissez les autres lignes avec la touche Shift (si les lignes se suivent) ou CTRL (si elles ne se suivent pas). Cliquez ensuite sur le bouton Coller. Si vous voulez conserver les critères de la requête pour la réutiliser ultérieurement, cliquez sur ce bouton. Après avoir saisi un libellé explicite, le programme vous demande si vous voulez partager la mise à jour. Si vous répondez Oui et que vous êtes en réseau, tous les postes auront accès aux critères que vous venez de sauvegarder. Si vous répondez Non, il n y a que vous qui aurez accès à cette mise à jour. Permet de revenir à l écran pincipal. VI.2

75 VI - 2 Assignation Assignation Ce module, accessible par le menu déroulant Mise à jour, permet de modifier la valeur d un ou plusieurs champs concernant les entreprises. Cette valeur sera la même pour toutes les entreprises sélectionnées. Attention, il est vivement conseillé d effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. Vous devez indiquer les éléments concernés et les champs qui doivent être modifiés. Le filtre est expliqué en détail en annexe. Validez ensuite par OK pour continuer le traitement. La liste des entreprises apparaît avec la valeur des champs sélectionnés. Les rubriques à assigner apparaissent dans ce tableau. Vous pouvez choisir entre trois options : Valeur : on saisit ensuite la valeur souhaitée dans la colonne Valeur Dico : on choisit une valeur par rapport à un dictionnaire (exemple l activité principale de l entreprise) Champ : on copie la valeur d un autre champ dans celui-ci. Si vous avez choisi le type valeur, vous devez saisir la nouvelle valeur à affecter au champ. Si vous avez choisi dico, une flèche apparaît avec la liste des différentes valeurs possibles. Si vous avez choisi Champ, vous devez indiquer le champ concerné. Si vous voulez modifier les éléments sélectionnés, vous pouvez cliquer sur ce bouton. Validez par Ok ou annuler les modifications. Lorsque vous validez, le programme vous demande une nouvelle confirmation avant d assigner les nouvelles valeurs. VI-3

76 VI - 3 Suppression groupée Suppression groupée Ce module, accessible par le menu déroulant Mise à jour, permet de supprimer rapidement un ensemble de données que vous avez sélectionné au préalable. Attention, il est vivement conseillé d effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. Vous devez sélectionner les éléments que vous voulez supprimer. Indiquez ensuite les critères qui définissent les éléments concernés. Dès que vous validez, le programme vous demande de confirmer la suppression. VI-4

77 VI - 4 Importati entreprises ou professeurs Importation entreprises ou professeurs Ce module, accessible par le menu déroulant Traitements spéciaux, permet de récupérer des données créées dans un autre logiciel par le biais d un fichier texte. Sélectionnez le fichier texte qui contient les données en cliquant sur ce bouton. Vous devez ensuite signaler si les données sont alignées ou si elles sont séparées par un caractère. Dans ce cas, il faut indiquer quel est ce caractère. Cette option est très importante pour récupérer correctement les caractères accentués. Il arrive que la première ligne contienne le libellé des champs. Dans ce cas, cochez cette case pour ne pas la prendre en compte. Si vous avez déjà créé un modèle et que vous l aviez enregistré, vous pouvez réafficher automatiquement les paramètres conservés. Cliquez sur ce bouton et sélectionnez le libellé du modèle. Cliquez ensuite sur le deuxième onglet. Le contenu de la première ligne du fichier apparaît ainsi qu une règle. Elle vous permet rapidement de connaître la colonne de début et celle de fin qui délimitent le champ. Vous pouvez déplacer l ascenseur vers la droite pour voir la suite des champs. Vous devez ensuite indiquer l emplacement des champs. Si certains champs demandés par l application ne se trouvent pas dans le fichier, laissez les zones vides. La colonne aperçu permet de contrôler si le champ correspond bien à ce que vous avez saisi. Si les zones sont séparées par un caractère, renseignez le n d ordre du champ dans la colonne début et dans la colonne fin. Vous pouvez aussi cliquer sur le champ au niveau de la règle puis cliquer dans la colonne début. Le n d ordre apparaît automatiquement. Si vous voulez conserver les paramètres, cliquez sur ce bouton. Dès que vous validez, les données du fichier seront intégrées dans la base. VI.5

78 VI - 5 Fusion des entreprises Ce module vous permet de fusionner les fiches des entreprises en cas de redondance. VI.5

79 A - 1 Fonctionnement du filtre Fonctionnement du filtre Une requête vous permet d interroger une base, c est à dire de sélectionner une partie des informations, les trier et afficher un résultat. Vous serez amener à effectuer une requête dans les changements automatiques en tableau et dans toutes les éditions libres Cette liste contient toutes les tables de la base de données. Il s agit en fait d un découpage des informations. Cette liste contient les champs de la table sélectionnée dans la liste des tables. Dans cet exemple, le fait de cliquer sur la table "Libre entreprises 1" affiche tous les libellés libres créés dans cette table. Dans ce tableau, vous devez indiquer quel «échantillon» de données vous désirez. EX : je veux uniquement les entreprises dont le n de siret est renseigné Vous devez ici indiquer dans quel ordre apparaîtront les informations. EX : par ordre croissant des libellés d entreprise REM : si vous double-cliquez dans la 2 ème colonne, vous changez l ordre de tri Croissant en Décroissant et vice versa Vous devez indiquer ici les éléments que vous voulez voir figurer sur les listes libres ou les éléments à modifier pour les changements rapides en tableau. Lorsque vous cochez la case «prendre tout», le programme tient compte de tous les éléments de la table de référence. L option «enlever les doublons» permet d obtenir un seul enregistrement et non plusieurs se rapportant au même élément. L élément concerné doit figurer à la fois dans les critères de tri et dans les rubriques à éditer (point 4 et 5). La table de référence est la table autour de laquelle sont centralisées les données. Elle apparaît en rouge. EX : je veux faire une liste d entreprises, la table de référence est Entreprises. Je veux faire une liste de stages, la table de référence est Stages. Permet de rechercher un champ si vous connaissez son libellé mais pas la table où il se trouve. Vous devez saisir le mot en minuscules sans oublier les accents. La deuxième jumelle affiche les éventuelles autres tables qui contiennent le même libellé. Permet de déplacer le champ sélectionné dans les critères de sélection (3), de tri (4) ou d affichage (5) sur la ligne du dessus ou du dessous. Permet de supprimer le champ sélectionné dans les critères de sélection (3), de tri (4) ou d affichage (5). On peut également supprimer le champ en appuyant sur la touche [SUPPR]. Permet de visualiser le résultat de la requête. Vous pouvez ainsi vérifier que la requête est valide et que les informations sont bien celles que vous attendez. A-1

80 A - 1 Fonctionnement du filtre Pour faire transiter un champ dans les tableaux critères de sélection ou critères de tri, il faut sélectionner le champ puis cliquer sur la flèche à côté du tableau concerné. Lorsque vous cliquez sur la flèche concernant les critères de sélection, la fenêtre suivante apparaît : La liste des différentes valeurs du champ apparaît. Sélectionnez celles que vous souhaitez ( vous pouvez utiliser les touches Shift et CTRL ). L opérateur se sélectionne automatiquement en fonction des éléments que vous cochez. Vous pouvez choisir un autre opérateur si vous le souhaitez. Par défaut le bouton Dictionnaires est activé. Trois autres boutons sont accessibles : valeur : si vous connaissez la valeur exacte du champ recherché, cliquez sur ce bouton. Une ligne blanche apparaît. Saisissez la valeur exacte. Pour revenir à la liste de toutes les valeurs, cliquez sur le bouton Dictionnaire. autre champ : si vous voulez comparer un champ par rapport à un autre champ, utilisez ce bouton. La liste des différentes tables apparaît. Lorsque vous cliquez sur une table, les différents champs qui la constitue s affichent. Pour revenir à la liste des tables, cliquez sur la première ligne. A-2

81 A - 1 Fonctionnement du filtre système : ce bouton permet par exemple d effectuer une requête pour obtenir la liste des absents du jour. Vous sélectionnez le champ date absence, vous cliquez sur ce bouton, vous sélectionnez date du jour et l opérateur =. La requête pourra être utilisée quel que soit le jour, vous ne serez pas obligé de modifier la date à chaque fois. Vous devez ensuite cliquer sur l un de ces trois boutons. Si votre sélection est terminée, cliquez sur Fin. En revanche, si vous voulez indiquer d autres critères de sélection, cliquez sur l un des deux autres boutons. L exemple ci-dessous permet de comprendre la différence entre le ET et le OU : si vous indiquez activité="assurance " et commune="paris", vous obtiendrez la liste des entreprises dont l activité principale est l assurance et qui sont situées à Paris. si vous indiquez activité="assurance " ou commune="paris", vous obtiendrez la liste des entreprises dont l activité est l assurance (sur Paris ou ailleurs) et celles situées à Paris (quelle que soit leur activité). Si vous ne voulez pas que le programme prenne en compte ce que vous avez sélectionné, cliquez sur ce bouton. Le bouton Contrôler permet de vérifier que vous avez sélectionné les bons éléments. Ils apparaissent dans l ordre que vous avez défini. Si vous êtes sûr de votre requête, vous pouvez la valider avec OK pour continuer le traitement. Si vous cliquez sur Annuler, le programme revient au menu général ou ne tient pas compte du filtre défini. A-3

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