MANUEL COMPTABLE ET FINANCIER DU PROJET DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL (PGDI)

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1 DU (PGDI) Rédigé par : Cabinet 3A Madagascar Août

2 REF PAGE 1 CONSIDERATIONS GENERALES La mise en place des procédures organisationnelles formalisées répond aux objectifs ci-après : Fournir un cadre formel d exécution des opérations { caractère administratif, financier et comptable conforme : Aux textes fondateurs de PGDI (Loi, décrets) ; aux principes et règles de gestion généralement admis ; aux règles de passation de marché de la Banque Mondiale (IDA) et ses différents textes modificateurs, aux directives de la Banque mondiale, au plan comptable général 2005, à la législation Malgache. Responsabiliser davantage les consultants dans l accomplissement des tâches respectives par une définition précise des postes et des attributions y afférentes, Rendre plus productif les consultants pour une efficacité accrue par l optimisation des circuits d information (circulation des documents), Enfin, mettre en œuvre un contrôle interne efficace et évolutif. Le respect et l'application effective de ces procédures conditionnent l'efficacité du système de gestion qui doit se traduire pour le PGDI par des contrôles réguliers pour pallier les différents risques qui peuvent résulter d'irrégularités ou de malversations (domaine de l'exceptionnel), mais surtout de négligences, d'erreurs d'exécution, de jugement ou de compréhension (domaine du quotidien). Il reviendra à la Direction de veiller au respect des dispositions du manuel. Toutes difficultés d application, devront être remontées au niveau de la direction par les voies appropriées afin de faire l objet d une révision le cas échéant. C est { la seule condition de l application stricte des procédures que la direction peut s assurer de la sauvegarde du patrimoine de PGDI. Le manuel de procédures devrait être communiqué à toutes les parties prenantes du projet comme outil de référence dans le site Web de PDGI et réseau intranet. Il devrait ainsi faire l objet d une communication et d une formation systématique { tous les utilisateurs. La mise à jour du manuel d organisation est aussi importante que sa mise en place. S il n est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd son efficacité.

3 REF PAGE 2 En principe, la mise à jour du manuel peut être motivée par : des changements dans la structure ou les activités de PGDI suivant les décisions des bailleurs des fonds, du Conseil d orientation et de suivi, du Comité restreint ainsi que de la Direction. Le cas échéant, la mise à jour du manuel de procédures est nécessaire pour la prise en charge du PGDI-2, des modifications des systèmes et procédures dans le but d améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles, des changements rendus nécessaires par l application des textes et décrets concernant les lois et règles en vigueur en République de Madagascar, des modifications en ce qui concerne l affectation de consultants ou des tâches lui incombant, des aménagements dans l organisation de PGDI. Lorsque la décision de mise à jour de procédures existantes est envisagée, le Directeur convoque une réunion { laquelle doivent participer tous les agents susceptibles d être concernés par ces modifications. Cette réunion doit débattre de l opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter. A l issue de cette réunion, un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants : La procédure devant être modifiée, Les raisons pour lesquelles une modification est demandée, les principes de la modification à apporter et retenus lors de la réunion, La personne chargée de rédiger la nouvelle procédure à inclure dans le manuel de procédures (Responsable Administratif et Financier ou Consultant externe au PGDI). La personne chargée de la rédaction de la nouvelle procédure la soumet au Directeur de PGDI qui y apporte les éventuelles modifications qu il juge nécessaire pour arrêter le texte définitif. Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le Directeur se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés. L Attaché de direction doit tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel. La personne chargée de la distribution des nouvelles sections du manuel note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que les références correspondantes.

4 REF PAGE 3 A. PROGRAMMATION BUDGETAIRE EXECUTION DES ACTIVITES Pour exécuter les activités dans le cadre du Projet, le décaissement de fonds se fait suivant le planning d Activités défini dans le PTA du Budget y compris le Plan de Passation des Marchés du Projet. La présente partie des procédures administratives, qui est établie sur la base des recommandations de la Banque Mondiale en matière de décaissement et la réglementation en vigueur de l Etat malgache en matière d exécution des dépenses publiques, décrit les procédures d utilisation de fonds IDA ainsi que la justification des dépenses effectuées dans le cadre du Crédit IDA et l utilisation de Fonds représentant la contribution de l Etat au Projet. L exécution du Projet peut être schématisée selon le diagramme ci-après :

5 REF PAGE 4 LE BUDGET DU PROJET Le budget constitue un élément clé du système de gestion financière du Projet. En effet, Il représente le processus au cours duquel les implications financières des activités sont systématiquement exposées ainsi que les ressources qui y sont affectées. Toutes dépenses engagées ou payées au niveau de la comptabilité du Projet doivent être liées au budget. La programmation budgétaire consiste à décrire les étapes que comporte la programmation du PTA. - Le PTA indique le cadre dans lequel doivent s inscrire les plannings d activités annuels du Projet tout en étant conforme { l Accord de Crédit du Projet. - Le Budget de Projets, quant à lui, représente la contribution du Gouvernement, contrepartie de l Etat malagasy, pour la réalisation de l amélioration de la gestion des finances publiques, l'amélioration de la gouvernance locale, renforcement institutionnel et gestion des connaissances. A noter que le Budget de Projets est élaboré sur la base du PTA qui représente en fait le plan d action du Projet pour tous financements confondus : IDA Etat malagasy. NOTION DE CONTROLE ET FLEXIBILITE Les efforts pour établir un budget prévisionnel seraient vains si l on n y adjoignait le contrôle assurant la fonction de comparaison des réalisations aux prévisions. Un tel contrôle n exclut pas la souplesse nécessaire à toute action dans la mesure où un budget est établi pour un certain niveau d activité mais doit être suffisamment flexible pour répondre aux aléas intervenus pendant son exécution. ELABORATION DU PTA Le PTA indique le cadre dans lequel doivent s inscrire les plannings d activités annuels du Projet tout en étant conforme { l Accord de Crédit du Projet. Pour l élaboration du PTA et la Bonne exécution du Projet, les différents responsables concernés doivent se référer : - A l Annexe Technique de l Accord de Crédit définitif, - Aux revues conjointes avec les missions de la Banque Mondiale (ou autres bailleurs de fonds). L élaboration du PTA de l année N devrait alors commencer le début du mois de septembre de l année N-1. Cette impérative est due au fait que le 30 novembre de l année en cours, le PTA de l année suivante devrait être arrivé { la Banque Mondiale.

6 REF PAGE 5 Le schéma ci-après présente la synthèse des grandes étapes pour l élaboration du PTA : INTERVENANTS ETAPES Définition des orientations pour l année concernée Fixation des objectifs globaux Elaboration des programmes de travail annuels consolidation des programmes de travail annuels et budget du Programme Conseil d Orientation et de suivi (COS) X Bureau de Gestion du Projet X X 4 Validation Technique X 5 Approbation du PTA X 6 7 Demande d approbation et de non objection à la BM Exécution et contrôle du budget du Programme X X

7 REF PAGE 6 Description narrative N Description des étapes de procédures Intervenant Documents 1 Elaboration du projet de PTA pour «budgétisation de l exercice suivant». Cette élaboration sera basée sur les orientations générales du Projet définies par le Comité d Orientation et de suivi. Y collaborent étroitement : - Spécialiste en Suivi et Evaluation (SSE) - Responsable Administratif et Financier - Les responsables au niveau des trois «Pôles» 2 Après élaboration du projet de PTA : - Pré-validation technique du projet de PTA au niveau de chaque composante ou volet. - Contrôle de cohérence des données du PTA vis-à-vis des orientations générales du Projet et de l Accord de crédit. 3 Lancement de convocation et préparation de la réunion de validation du PTA. 4 Validation du projet de PTA (et du PPM) au niveau du Comité d orientation et de suivi et le comité restreint. 5 Après validation par le CC du projet de PTA : - Rectification éventuelle du PTA (et du PPM). - Finalisation et mise en forme du PTA. - Transmission du PTA validé au Coordonnateur Général pour «envoi et demande d approbation au Comité d orientation et de suivi et le comité restreint» 6 Envoi du PTA validé au Conseil d Orientation pour «approbation du PTA validé». SSTI /SSE RAF Responsables au niveau des trois «Pôles SSTI /SSE RAF RPM Responsables au niveau des trois «Pôles RAF Membres du CC Responsables du BdG SSTI /ASE RAF RPM Les responsables au sein des trois pôles Directeur Annexe technique de l Accord de Crédit définitif Orientations générales du Projet Projet de PTA Annexe technique de l Accord de Crédit définitif Orientations générales du Projet Téléphone Projet de PTA prévalidé PTA validé PTA validé

8 REF PAGE 7 N Description des étapes de procédures Intervenant Documents 7 Approbation du PTA validé Membres du Comité d orientation et de suivi et le comité restreint PTA validé 8 A la réception du PTA approuvé : - Envoi du dossier à la BM pour «demande de NO», contenu du dossier : - Une lettre de demande de NO rédigée par l AD et signée par le Directeur du BdG, - Un (01) exemplaire du PTA approuvé. 9 A la réception de la NO de la BM, classement et duplication de l ANO et du PTA final au : - SSE pour «suivi technico-financier» - RPM pour «passation des marchés» - RAF pour «saisie et suivi des engagements» 10 A la réception du PTA final : - Saisie des données budgétaires par poste budgétaire, par activité, par composante, par volet et par source de financement. Attaché de direction Attaché de direction RAF Cf. courrier départ Avis de NO PTA final PTA final

9 REF PAGE 8 B. AMENAGEMENT ET/OU RECTIFICATION DU PTA Le PTA peut être l objet d aménagement et/ou de rectification et ceci : - par décision de la Primature et transmise par le Directeur du Projet au BdG, - par lettre de notification de la Banque Mondiale via le TTL. Description narrative N Description des étapes de procédures Intervenant Documents 1 Réception, dispatch et classement de la décision de la Direction ou de la lettre de notification du TTL. Dispatche : - Une (01) copie au ASE pour «saisie et mise à jour du PTA», - Une (01) copie au RAF pour «saisie et mise à jour du PTA». 2 A la réception de la copie, saisie des données à modifier pour «mise à jour» de la base de données du PTA pour «suivi technico-financier». 3 A la réception de la copie, saisie des données à modifier pour «mise à jour» de la base de données du PTA pour «passation des marchés». 4 A la réception de la copie, saisie des données à modifier pour «mise à jour» de la base de données du PTA pour «suivi des engagements». AD SSTI /SSE RPM RAF Cf. courrier entrant Base de données PTA Base de données PTA Base de données PTA

10 REF PAGE 9 C. EXECUTION ET CONTROLE BUDGETAIRE Le budget approuvé et ayant donné lieu à un avis de non-objection de la Banque Mondiale est mis en exécution. Le Responsable Administratif et Financier (RAF) travaillant de concert avec le Spécialiste Systèmes d information et e-gouvernance (SSTI), le Spécialiste en Suivi Evaluation (SSE) assurent le suivi de l exécution du budget (activité, indicateurs de performance, coûts). Le budget du Projet est exécuté sur l émission de demande d engagement exprimant les besoins des composantes/activités en se conformant au PTA approuvé. En ce qui concerne le contrôle budgétaire, cette opération est déclenchée à chaque demande d engagement émise par les composantes. Ainsi, le RAF contrôle le budget disponible pour l activité, la composante et le volet concernés. A cet effet, il effectue la confrontation, pour vérification du budget disponible, des données du registre d engagement avec la situation des engagements et des paiements effectués par le Projet fournie par le RAF. A noter que le RAF, en cours d exécution du Projet, a la charge de produire : l «Etat de suivi de l exécution budgétaire» sur la base des informations du PTA et des données comptables. Ainsi, les informations portées sur la colonne «Prévision» ont été déterminées hors comptabilité lors de l établissement des budgets prévisionnels (PTA) et la colonne «Réalisation» est mise à jour à partir des informations en provenance de la comptabilité. le «Tableau de bord budgétaire des réalisations des composantes et des volets» pour permettre le suivi de façon fiable de l exécution des budgets par catégorie de dépenses. Un «Rapport de réalisation techniques et budgétaire» reflétant les dépenses relatives aux missions/ateliers/formation réalisées par rapport aux prévisions. Ce rapport doit être rendu public après chaque formation/atelier. D. REUNION DE COORDINATION SUR LA BASE DU CONTROLE BUDGETAIRE ET DE L ANALYSE DE L EXECUTION DU PLAN DE PASSATION DE MARCHE Au même titre que le PTA du projet PGDI, le plan de passation de marché du Projet a été validé par la banque mondiale pour les deux années d exécution. Ce plan reflète les activités { mettre en œuvre dans le PTA ce, de manière détaillée. Le plan de passation de marché est ainsi un outil important pour le suivi et le contrôle de la réalisation des activités du projet et également la prise des mesures pour la réalisation des activités futures. Fréquence de la réunion de coordination Le plan de passation de marché devrait ainsi être analysé au même titre que la situation budgétaire du Projet au cours des réunions de coordination périodiques (hebdomadaires, bimensuels, ), La direction fixe par note de service la fréquence de la réunion de coordination.

11 REF PAGE 10 Participants La réunion de coordination doit réunir le Directeur, le RAF, le RPM, et les responsables de la réalisation des composantes techniques. En cas de nécessité, la réunion peut être élargie aux différents acteurs participant à la réalisation des activités du Projet. Méthodologie - Pour mener l analyse de la situation budgétaire et de la revue du Plan de Passation de marché, il est préconisé l utilisation de la méthode du cycle PCDA (ou Roue de Deming) Plan : Planifier Do : Faire Check : Etudier le résultat Act Agir Planifier Qu avons-nous appris jusqu ici? Que devons-nous faire ensuite? De quelles connaissances ou moyens l équipe aura-t-elle besoin à la prochaine étape? Etablir un Objectif d amélioration Définir le Plan d actions en révisant le Plan de Passation de marché. Faire Faire les efforts nécessaires pour que les prochaines étapes du projet suivent la stratégie définie Etudier le résultat Qu est ce qui a marché ou au contraire n a pas fonctionné? De quoi avons-nous manqué? Agir Adopter ou abandonner la modification ou refaire le cycle Faire discuter l équipe sur la façon d incorporer les décisions prises et les améliorations apportées

12 REF PAGE 11 B. SYSTEME DE SUIVI COMPTABLE ET FINANCIER D.I. ORGANISATION DU SYSTEME 1. LES OBJECTIFS DU SYSTEME DE COMPTABILITE DU PROJET OBJECTIFS GENERAUX OBJECTIFS SPECIFIQUES 1. ASSURER DE FACON EXHAUSTIVE L ENREGISTREMENT COMPTABLE DE TOUTES LES OPERATIONS LIEES AU PROJET AFIN DE : Permettre la tenue de la comptabilité des opérations suivant le principe de la comptabilité en partie double ; se conformer aux normes et principes comptables définis par les bailleurs ; produire les outils de gestion nécessaires au Bureau de Gestion et composantes/volets du Projet. PERMETTANT 2. METTRE A LA DISPOSITION DES AUTORITES COMPETENTES ET DES BAILLEURS DE FONDS LES DOCUMENTS DE SYNTHESE d exercer le contrôle et le suivi appropriés sur l exécution du Projet ; de disposer d une image fidèle de l utilisation et de la situation comptable du Projet par bailleurs, composantes/volets et catégories de dépenses et de connaître le coût des différentes fonctions par sources de financement; d effectuer des analyses économiques et financières notamment des résultats obtenus par rapport au budget et d effectuer un contrôle de gestion au moyen du contrôle budgétaire et des coûts Le système comptable du Projet est conçu dans l'optique d'un suivi comptable informatisé de toutes les opérations comptables et financières relatives au Projet.

13 REF PAGE 12 Le Bureau de Gestion du Projet constitue le " Centre de Suivi Financier " du Projet, dans la mesure où il est appelé à tenir tous les documents comptables de suivi, soit par Composantes ou Volets, soit par catégories de dépenses, soit par modalités de financement jusqu'à la production des états de synthèse et des rapports financiers du Projet dans son ensemble. La mise à jour du présent Manuel tient compte de la mise en place d'un Système d'information de Gestion au sein du Projet PGDI, à savoir : - La mise en réseau du système informatique du Projet PGDI doté d'un microordinateur serveur central lié à des micro-ordinateurs servant de poste de travail au niveau de chaque responsable, - La possibilité de communication à tous les niveaux de ce SIG afin de faciliter les traitements ou le partage des données financières et techniques ainsi que la confection de rapport d'activités et d'avancement du Projet. Le logiciel comptable devra avoir les caractéristiques suivantes : - Multipostes : nombre de postes illimités dans un même site. - Multi-exercices : prévu pour recevoir plusieurs exercices comptables. - Multi-devises : cette possibilité est valable pour l'ensemble des monnaies et devises utilisées par le Projet : MGA, USD, XDR, etc. - Possibilité d'exploitation de codification multiple : Plan des comptes, codes analytique, catégories des dépenses, etc.

14 REF PAGE LES CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE ET FINANCIER Le système comptable conçu découle du caractère spécifique de la comptabilité des Projets financés par la Banque Mondiale: - Le système est destiné à suivre l'évolution et l'utilisation des crédits en conformité avec le PAD et le Budget/PTA et selon les conditions stipulées dans l'accord de crédit. - La comptabilité du Projet doit être conforme aux méthodes et principes comptables définis dans les directives édictées par la Banque Mondiale. - La comptabilité doit être en conformité avec les conventions et principes comptables généralement admis (comptabilité en partie double, Plan Comptable Général 2005). - Le système comptable doit être un outil de contrôle budgétaire permettant de constater l'écart entre les prévisions et les réalisations : ceci est d'autant plus important dans la mesure où le Projet ne dispose que des moyens financiers prédéterminés et en principe non extensibles pour réaliser ses objectifs. - La tenue de la comptabilité doit être en deux devises : la monnaie nationale de l'emprunteur (MGA) et la monnaie de référence du Bailleur (US Dollars). Le système comptable du Projet est un système intégré qui traite à la fois : 3. La COMPTABILITE GENERALE : A partie double, elle retrace les activités du Projet par la méthode de comptabilisation des opérations selon le Plan Comptable Général à partir des différents journaux auxiliaires permettant de produire les documents comptables : Journaux, Grands Livres Généraux et Auxiliaires, Balance des Comptes Généraux et Auxiliaires, Bilan du Projet selon la nomenclature comptable.. 4. La COMPTABILITE DE SUIVI ANALYTIQUE / BUDGETAIRE: La comptabilité de suivi analytique selon les Composantes techniques (volets) ou selon les catégories des dépenses définies dans les Accords de crédit: ceci permettra de connaître et justifier le coût de chaque composante/volet du Projet par catégorie de dépenses par rapport aux prévisions. La comptabilité analytique permet de sortir les informations relatives aux composantes/volets de dépenses ou catégories de dépenses nécessaires { l établissement de l Etat des ressources et emplois, du Bilan et des Rapports de suivi financier

15 REF PAGE LA COMPTABILITE EN DEVISES: Parallèlement à la tenue de la comptabilité générale, le système doit permettre de tenir une comptabilité multi-devises : en monnaie du pays (MGA) et en monnaie des bailleurs de fonds (USD). Les comptes en devises sont utilisés pour les opérations affectant le compte du crédit IDA ou autres bailleurs (réapprovisionnement du compte désigné, paiement par tirages directs) et le compte désigné (réapprovisionnement, paiement en devises). La comptabilité en devises permet l établissement des états d avancement du Projet en devises et permet une comparaison entre la situation comptable et financière du Projet et celle de l IDA et des autres bailleurs et aussi faciliter le dialogue entre les Bailleurs (demande d information toujours en USD) et les autorités de tutelles et de gestion du Projet. Le système permettra la tenue d'une comptabilité auxiliaire pour assurer le suivi permanent des comptes de tiers (fournisseurs, prestataires, titulaires...). Le système comptable préconisé est un système quasi-analytique informatisé reposant sur les principes du système classique à journaux divisionnaires ou journaux auxiliaires (J.A.) Le système utilise comme supports principaux les documents suivants : - A l'entrée : une fiche d imputation avec codification multiple (fiche de saisie), saisie au niveau des J.A. - A la sortie : - Journaux auxiliaires - Grands livres Généraux et Grands livres Analytiques - Balance Générale et Balance Analytique - Situation de décaissements - Documents de synthèse : Bilan, Etats de ressources et Emplois... Dans ce système, les dépenses sont ventilées: - Par nature des comptes du PCG dans la comptabilité Générale 2005, - Par catégorie des Dépenses et/ou par Composantes dans la comptabilité de suivi analytique et budgétaire.

16 REF PAGE 15 La figure suivante schématise la structure du système de gestion comptable et financière du Projet : Pièces comptables Unique Fiche de Saisie FS Fiche de saisie FS Unique avec multiple codification Comptabilité Générale Comptabilité de Gestion (suivi analytique - budgétaire) Comptabilité Devises - Comptabilité des Décaissements INPUT Saisie des codes Plan Comptable Général PCG Saisie des codes code composantes code catégories des dépenses code bailleurs code région Saisie montants en devises USD Compte désigné (CS) DTS Paiements directs (TD) EURO Compte désigné OUTPUT - Balance générale - Grands Livres Généraux - Grands Livres Auxiliaires - Journaux auxiliaires - Balance analytique - Grand-livres analytiques par - Categ. Dép ou par Composantes - Grands livres CS en USD - Grands livres TD en DTS ETATS PRODUITS - Bilan du Projet - Grands Livres Auxiliaires - ERE - Etat budgétaire - Rapport d avancement - révisions des Décaissements - Etat justificatif Cpte Spécial - Etat des Relevés Dépenses - Etat des décaissements USD - Etat des décaissements DTS - Grands Livres Analytiques - Décaissements Catég / Comp. COMMENTAIRES Les états financiers du Projet seront établis par paramétrage : - de la balance générale pour certains comptes (Ressources, fournisseurs, disponibles, débiteurs...) - de la balance analytique pour les emplois (catégories de dépenses analytiques) - bilan général, - rapports de suivi financiers ERE = Etat des Ressources et Emplois L état des ressources et emplois (Partie Emplois) peuvent être tirés directement par tri des codes analytiques des catégories de dépenses ou composantes/volets. Les comptes de ressources (Contributions reçues) peuvent être tirés également à partir des tris du code bailleurs ou sur simple lecture des soldes de la classe 1 de la balance générale. l état justificatif du Compte désigné est établi à partir des informations du GLA Compte désigné. l état des Relevés des Dépenses (RDD) sont établis également à partir des informations du GLA Compte désigné sur les parties de dépenses à réapprovisionner.

17 REF PAGE CODIFICATION DES OPERATIONS COMPTABLES Objectifs La codification des activités du PGDI est la première étape dans la codification des dépenses du Projet qui permettra de : - identifier et comptabiliser toutes les dépenses pour chacun des niveaux du Projet (éléments, composantes/volets), ce qui permettra de contrôler l évolution des coûts à chaque niveau, - identifier et comptabiliser toutes les dépenses pour chacune des catégories de dépenses spécifiées dans les Accords de crédits, ce qui permettra de contrôler leur évolution par rapport aux limites de financements prévues pour chaque catégorie, - identifier et comptabiliser toutes les dépenses pour chacune des sources de financement, ce qui permettra de contrôler leur évolution par rapport aux limites de financements prévues, - identifier et comptabiliser toutes les dépenses suivant leur nature et l origine des ressources financières utilisées, ce qui permettra d établir la situation cumulée périodique des dépenses et des ressources utilisées conformément aux principes de la comptabilité en partie double, - produire rapidement les rapports d exécution du Projet qui doivent contenir des informations précises et à jour. Afin d'atteindre cet objectif, le système prévoit l'utilisation d'une fiche de saisie unique à codification multiples. Fiche d imputation : La fiche d imputation est une fiche sur laquelle sont imputées les opérations comptables avant de les enregistrer ou de les saisir au système informatisé. D'autres codes pourraient être envisagés pur l'écran se saisie, comme le code géographique. La fiche fait apparaître toutes les informations relatives aux opérations comptables. Les opérations y figurant sont libellées en US Dollars et en MGA. Les cours de change à prendre pour la conversion sont indiqués dans la section " Principes comptables".

18 REF PAGE 17 FICHE D IMPUTATION PGDI Projet pour la bonne Gouvernance et le Développement Institutionnel MADAGASCAR FICHE D IMPUTATION COMPTABLES du :..au Date d impression : Page XXX ACHA Journal: Opération N Interne de Pièce: N Externe de Pièce: N contrat: Montant Pièces: Date de saisie N Cs: Libellé: Date Op N Compte BR/BP Fournisseur Composante Catégorie Département Sous Projet PCOP Fin Eligib Ligne budg Débit Ariary Crédit Ariary

19 REF PAGE 18 Identification et conception de la structure de codification : La présente codification est élaborée en tenant compte du Projet des activités du PGDI définis dans le Budget /PTA. Par conséquent, elle ne prétend être ni exhaustive, ni définitive et doit être mise à jour au fur et à mesure de l'évolution de la situation. Cette codification fait référence à une codification logique : ventilation et nomenclature des données à chaque composante/volet existant dans la description du Projet PGDI. La structure de codification est déterminée comme suit : La liste des codes préalablement définis permet à un gestionnaire d'apporter des ajouts, modification ou suppression au fur et à mesure de l'évolution du Projet. L'adaptabilité de ces codes au niveau du paramétrage du système comptable informatisé doit suivre dans tous les cas la logique de la structuration. Le degré du paramétrage du logiciel sera surtout évalué en fonction de sa capacité à : sortir les reportings voulus (Cf Chapitre 7 Etats financiers et Rapports de Gestion). La structure de codification est déterminée selon le découpage du Projet. Le Projet comprend 4 Composantes : - AMELIORATION DE L EFFICACITE ET DE LA TRANSPARENCE DE LA GESTION DES FINANCES PUBLIQUES, - AMELIORATION DE L'EFFICACITE ET DE LA TRANSPARENCE DE LA GOUVERNANCE LOCALE, - RENFORCEMENT DES CAPACITES DES ENTITES CLES DANS L'ACCOMPAGNEMENT DES REFORMES ET DANS LA PROMOTION D'UNE MEILLEURE, - GESTION DU PROJET. Chaque Composante comprend des activités : A titre d'exemple, la composante amélioration de l efficacité et de la transparence de la gestion des Finances Publiques comprend les activités suivantes : 1 11 Amélioration de la préparation et de l'exécution du budget 1 12 Renforcement des mécanismes de contrôle interne et externe 1 13 Institutionnalisation de la réforme sur les passations de marchés publics 1 14 Augmentation de la performance des agences de recettes Pour chaque composante/volet, le budget est déterminé selon les catégories des dépenses :

20 REF PAGE 19 Catégorie 1 : TRAVAUX Catégorie 2 : BIENS (EQUIPEMENTS) Catégorie 3 : SERVICES DE CONSULTANTS et AUDITS Catégorie 4 : FORMATIONS Catégorie 5 : FONCTIONNEMENTS Catégorie 6 : PPF Catégorie 7 : Non alloués Catégorie 8 : IMPREVUS Code de comptabilisation En suivant la logique de la construction de la codification, le code composante/volet peut être conçu comme suit : CODE Activités 1 Amélioration de l efficacité et de la transparence de la gestion des Finances Publiques 11 Amélioration de la préparation et de l'exécution du budget 111 Renforcement du reporting et de la sécurisation de la mise en œuvre du (SIGFP) 1111 Renforcement des structures informatiques du SIGFP 1112 Amélioration des outils logiciels du SIGFP et de ses domaines connexes 1113 Intégrer les Comptabilités Analytiques dans le SIGFP : 1114 Intégration de la gestion informatisée des matières consommables et des immobilisations corporelles dans le SIGFP 1115 Intégrer les Comptabilités Analytiques dans le SIGFP : Utilisation des paiements électronique dans les transactions financières du trésor 112 Renforcement de la gestion du budget 1121 Amélioration du processus budgétaire 1122 Simplification des procédures d exécution budgétaire et comptable (Etat, CTD et EPA) 1123 Accompagnement du changement 12 Renforcement des mécanismes de contrôle interne et externe 121 Renforcement du contrôle interne 1211 Améliorer le système de gestion administrative et financière de la solde et des pensions 1212 Poursuivre l'opérationnalisation du système de contrôle assisté par ordinateur (DBIVT) Promouvoir la transparence et le contrôle sous toutes ses formes par la connexion au SIGFP des différents organes de contrôles externes Renforcer le contrôle des services faits et des contrôles à posteriori (contrôle de gestion : GRH, Gestion immobilisation, ) 122 Renforcement du contrôle budgétaire et comptable par la Cour des Comptes et les six tribunaux financiers 1221 Appuyer la communication sur les résultats des contrôles 1222 Appuyer les activités de contrôle