GPAO bloc opératoire Retour d expérience : CHPL

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1 1/ 35 GPAO bloc opératoire Francis REYMONDON

2 Présentation : Francis REYMONDON 2/ 35 Formation : Ingénieur INSA spécialité Génie Industriel Fonction CHPL : Responsable Projets d amélioration de la performance Ancienneté : 4 ans Projets centrés sur les activités des services : Bloc opératoire Stérilisation centrale Statut particulier : convention CIFRE Ingénieur salarié du CHPL Doctorant LASPI( Thèse Génie Industriel / Gestion hospitalière) Problématique de recherche projets menés CHPL

3 Définition GPAO 3/ 35 GPAO : Gestion de Production Assistée par Ordinateur GPAO = Logiciel modulaire Permettre de gérer l ensemble des activités liées à la production d une entreprise industrielle. Activité Ressources (humaines et matérielles). [futur] Planification [présent] Suivi (~tracabilité) [passé] Analyse Améliorer l organisation de cette activité (efficience) GPAO applicable à l activité hospitalière FOCUS : activité du bloc opératoire

4 Activités & Ressources 4/ 35 Activités : séjours, interventions chirurgicales Ressources : salle opératoire, lits hospitalisation, RH qualifiées (ex : instrumentiste), Matériel (DMI, DMR, etc.) Cf. Projet Amélioration de la Gestion du matériel Bloc opératoire (partie II) Partie I : Retour d expérience GPAO Centre d Hospitalisation Privé de la Loire (Saint Etienne France) Logiciel : Expert SANTE (société expertiz)

5 CHPL 5/ 35 Informations : Établissement privé à but lucratif Activités : Médecine Chirurgie Obstétrique Lits et place : 300 Interventions : 2000 (/mois) Urgences Réanimation

6 PARTIE I : PLAN 6/ 35 PARTIE I : Retour expérience CHPL / utilisation GPAO bloc opératoire Activités : Réservation séjour Réservation intervention Ressources Allocation plages chirurgien Gestion planification : responsable bloc Gestion des RH «instrumentiste» (aide opératoire) Gestion des lits Analyse, Tableaux de Bords, Indicateurs de performance.

7 PARTIE II : PLAN 7/ 35 PARTIE II : Amélioration de la gestion du matériel bloc opératoire Avant propos Introduction : projet global Projets «en production» «Zonage» DMRs (cf. stérilisation) DMI (cf. prothèses)

8 Avant propos (1/2) 8/ 35 DM : Dispositifs Médicaux DMS : Dispositifs Médicaux Stériles DMR : Dispositifs Médicaux Réutilisables (cf. instruments stérilisation) DMI : Dispositifs Médicaux Implantables (cf. prothèses) Instruments à Usage Unique Consommables de Pharmacie (Suture, gants, ) Linge Opératoire (Champ opératoire, tenue chirurgien, ) État Stérile : Stérile : absence de micro-organisme viables Tout DM en contact avec le patient => Lutte contre les infections Importance : emballage (système de barrière stérile) Gestion des DM au bloc opératoire : Gestion sur stock

9 Avant propos (2/2) 9/ 35 Cycle produit : Avant une intervention : Déstocker les produits nécessaire (préparation charrette intervention) Pendant une intervention : Utiliser des produits (Nota : tous les produits approvisionnés ne sont pas utilisés) Après une intervention Produits utilisés : Usage Unique = Déchet + renouvellement (commande, livraison, stockage) Réutilisable = Retraitement (Stérilisation + re-stockage) Produits non utilisés : re-stockage

10 Introduction : projet global 10/ 35 Projets menés inclus dans un Projet global (long terme) Démarche : amélioration continue de la performance Logistique DM (transport, stockage, destockage, gestion) Informatisation tracabilité Moyens : Base de Données (informations structurées) Saisie «Temps Réel» Objectifs Tracabilité réglementaire (archivage, recherche) Gestion de production «On peut améliorer que ce que l on est capable de mesurer»! Conduite du changement, accompagnement

11 Origine Projet: Préparation d une intervention chirurgicale 11/ 35 => Préparation du matériel Collecte des produits (cueillette) Produits = DM Collecte = déstockage Déstockage => connaissances nécessaires : Liste de produits a déstocker pour une intervention L emplacement où sont stocker ces produits Projets : Formalisation de ces connaissances nécessaires Garantir la qualité du stockage : «Une place pour chaque chose» ET «Chaque chose à sa place» => Projet Zonage

12 Zonage 12/ 35 Zonage Identifier des produits Identifier des emplacements Associer des produits à des emplacements Numéro du stock Numéro du casier = Emplacement sur l étagère Numéro d exemplaire Identification Code numérique (! classement) Emplacement : N stock + N casier Produits : N stock + N casier + N exemplaire 1 unique Type Produit (cf. «Une place pour chaque chose»)

13 Identification des produits (et stockage) 13/ 35

14 Destockage programmé 14/ 35 Fiche Préparation Intervention (+ fiche liaison : Bloc Opératoire Stérilisation Centrale)

15 Destockage urgent 15/ 35 Recherche de l emplacement A partir de la désignation classement alphabétique Trié par type de conditionnement Un listing par stock Objectifs : Déstockage possible aux IBODEs, n ayant pas une forte connaissance du matériel de la spécialité. (ex: demande urgente per-opératoire, prise en charge par la «panseuse»)

16 16/ 35 DMR

17 Système d emballage à Usage Unique 17/ 35 Problème : identification des produits / système d emballage à Usage Unique Sachets Pliages Pasteurs Étiquette sur système d emballage

18 L étiquetage 18/ 35 Problématique : Garantir la qualité de l étiquetage = Associer la bonne étiquette au produit Solution au CHPL : Lors du conditionnement : identifier exemplaire produit à partir des exemplaires DMRs qui le compose. Produit Ex. Pré requis : Identification des DMRs à l exemplaire Marquage PERMANENT des DMRs DMR Ex. DMR Ex.» Format : Code Datamatrix» Technique de marquage : Micro Percussion

19 Prestataires de services : accompagnement technique 19/ 35 Solution de marquage et relecture : Technifor Solution Logicielle : expertiz

20 (!) PARAMETRAGE - Logiciel Expert Santé (société expertiz) 20/ 35 Types : Création des Types DMRs Désignation Informations fournisseurs (Fournisseur, Référence, Prix, ) Contrôles fonctionnels à réaliser Création des Types produits Désignation Liste des Types DMRs qui le compose Zonages : stock + casier Exemplaires: Création des Exemplaires DMRs Définition de l identifiant UNIQUE : code gravé Création des Exemplaires produits Liste des Exemplaires DMRs qui le compose Choix Zonage

21 UTILISATION - Logiciel Expert Santé (société expertiz) 21/ 35 Conditionnement : Interface «tout douchette» Signature des opérateurs de Stérilisation Par badge

22 GPAO Interface : CONDITIONNEMENT bloc opératoire 22/ 35

23 (!) État du projet : Identification des produits et zonage 23/ 35 PARAMETRAGE (Début : Avril 2006) Quantité Types Produits créés : 1068 Conteneurs : 306 Plateau Pliage Pasteur : 106 Sachets : 656 Quantité de Types DMR créés : 2604 Quantité d Exemplaires Produits créés : 1340 Quantité de Exemplaires DMR gravés : 4234 UTILISATION (Début : Mai 2006) Quantité de Produits conditionnés en utilisant le logiciel : Conteneurs : 226 Plateau Pliage Pasteur : 1071 Sachets : Quantité de Produits : Retour de Péremption : 331

24 Retour de Péremption 24/ 35 Tracabilité de l étape conditionnement, à l exemplaire produit Connaissance Date de conditionnement / stérilisation Durée de péremption Nouvelles possibilités Calcul des produits périmés à la date t Édition de Bons de sortie de périmés Désignation Exemplaire Zonage Bénéfices : Suppression des inventaires de péremption Planification et régulation du volume d activité de traitement des péremptions

25 Autres projets «en production» 25/ 35 SUIVI : Réception des interventions

26 PILOTAGE : Vision «Temps Réel» 26/ 35 État d avancement du bloc opératoire (utilisateur : Stérilisation Centrale) + Alertes, quand intervention finie et matériel souillé «en retard» États des Exemplaires Produits (utilisateur : Bloc Opératoire) En stock Utilisés* Réceptionnés* En cours de conditionnement En cours de stérilisation* Etc * : non encore «en production»

27 Indicateurs de performances et AMELIORATION CONTINUE 27/ 35 Temps entre «fin intervention» et «réception stérilisation» Courbe de charge (volume activité par tranches horaires) Activité : réception Activité : conditionnement Adéquation : Ressources (RH) / Activité Temps gamme de conditionnement (par Produit Type) Prévision de la courbe de charge Niveau de rotation des exemplaires produits Corriger le sur/sous dimensionnement de certains Produits Types Mise en évidence d une gestion FIFO défaillante

28 ANNEXE : Indicateurs de performance (exemple) courbe de charge conditionnement ( janvier 2006) 28/ quantite de "produits" heures min moy

29 Suites du projet 29/ 35 Informatisation de la tracabilité Bloc Opératoire : Utilisation DMR Produits utilisés pour une intervention (= un patient) * Stérilisation Centrale : Processus de stérilisation DMR Fiche de charge * Validation charge * Lavage ** GMAO (Maintenance) ** * : développement terminé, début projet pilote ** : en cours de conception / développement

30 30/ 35 DMI

31 Introduction 31/ 35 Réorganisation de tout le flux : physique + informations Commandes Réception produit Stockage Utilisation Paiement fournisseur Refacturation patient Analyse financière Tableaux de bords Même démarche que pour les DMR : 1 : Base de connaissance Types 2 : Suivi des Exemplaires

32 Pourquoi? 32/ 35 Qualité du flux d information! Tracabilité : Réglementaire : patient Gestion de production : Vision temps réelle de l état des stocks Inventaire simplifié Volume de consommation (quantité et financier) Aide à la décision : redimensionnement des stocks Retrait de périmés (alertes)

33 Comment? (1/2) 33/ 35 Comment : Ré-étiquetage au plus tôt (à la livraison)

34 Comment (2/2) 34/ 35 Consommation produits patient

35 ANNEXE : 35/ 35

36 36/ 35

37 37/ 35

38 38/ 35

39 39/ 35

40 40/ 35

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