POLITIQUE DE PERFECTIONNEMENT ET DE FORMATION

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1 BUT POLITIQUE DE PERFECTIONNEMENT ET DE FORMATION En vue de répondre à ses besoins et de développer les compétences particulières des salariés, le Collège fournit à tous ses salariés les possibilités réelles de perfectionnement dans les activités, études, stages ou travaux utiles à l accomplissement de leur tâche ou à leur cheminement professionnel au collège. DESTINATION Le personnel de soutien; Les gestionnaires; Les membres du comité de perfectionnement du personnel de soutien. ASSOCIATION La présente politique est en relation avec : la convention collective du personnel de soutien; les politiques et réglementations du M.É.Q. relatives aux personnels des collèges; la Loi 90 (Loi favorisant le développement de la formation de la main-d œuvre). RESPONSABLE DE L APPLICATION La direction des ressources humaines. PRINCIPES D APPLICATION 1. LES DÉFINITIONS Afin de mieux préciser son action en ce domaine, le Collège se donne les définitions opérationnelles suivantes :

2 1.1. Le perfectionnement Activités augmentant les connaissances, développant les habiletés ou modifiant les attitudes d un employé dans l exercice de sa fonction. De cette définition, peut se dégager trois types de perfectionnement : organisationnel; fonctionnel; personnel Le perfectionnement organisationnel Comprend des activités susceptibles d améliorer le fonctionnement soit d un service, d un secteur ou de l ensemble de l organisation. Ex. : cours sur la planification du travail, cours sur la sécurité : mesures préventives en laboratoires, etc Le perfectionnement fonctionnel Comprend des activités destinées à améliorer l accomplissement d une tâche. Ex. : cours sur les nouvelles techniques dans un champ donné tel le secrétariat, les ouvriers d entretien, etc Le perfectionnement personnel Comprend des activités qui répondent à un goût ou à un besoin personnel non directement relié à la fonction. Ex. : cours conduisant à un diplôme différent, cours à caractère culturel. NOTE : Les activités de perfectionnement peuvent prendre la forme suivante : Il peut s agir d un cours proprement dit, d une conférence, d un colloque, d une visite, d une journée d étude, de sessions, etc. L important, c est que l activité soit reconnue Modalités de perfectionnement La mise à jour Ensemble d activités permettant à un employé d acquérir un complément de connaissances, de techniques, d habiletés ou d attitudes en vue de se familiariser avec les derniers développements touchant sa fonction La formation Programme formalisé d activités qui assure l acquisition des connaissances, des attitudes et des habiletés de base requises pour l exercice d une fonction. L activité de formation soit à temps complet ou à temps partiel conduit possiblement à l obtention d un diplôme ou à des crédits de scolarité. Politique de perfectionnement et de formation 2

3 Le recyclage Ensemble d activités donnant à un employé un complément de connaissances ou d habiletés jugé nécessaire en vue de la préparation à une autre fonction. 2. LES RESSOURCES Il va de soi que les possibilités réelles de perfectionnement sont à la mesure des ressources tant humaines que matérielles et financières dont peut disposer le Collège. Ainsi, sur le plan financier et en conformité avec la convention collective en vigueur, le Collège dispose d un certain budget pour permettre la réalisation de certaines activités de perfectionnement, de formation ou de recyclage de certains employés. Ce budget est établi et communiqué au comité de perfectionnement, à chaque début d année. 3. LES PRIORITÉS Tenant compte des ressources d une part et des besoins du personnel de soutien d autre part, les demandes seront reçues, examinées et acceptées s il y a lieu, selon l ordre de priorité suivant : 1. Collectif organisationnel ou fonctionnel 2. Individuel organisationnel ou fonctionnel 3. Individuel personnel NOTE : Toute activité de formation comprenant des études à temps complet est exclue de la présente politique. 4. LES CRITÈRES 4.1. Tout projet collectif ou individuel d activités doit être conforme aux définitions précitées au point 1 et s inscrire dans les objectifs de la présente politique Le perfectionnement projeté par un employé sera favorisé s il : présente un lien pertinent avec sa formation; tient compte des besoins du Collège en plus des siens. De plus, si l activité de perfectionnement doit avoir lieu durant les heures ouvrables de l employé, le supérieur immédiat devra avoir accepté la possibilité au préalable L examen des demandes de perfectionnement devra aussi tenir compte : du perfectionnement dans lequel les candidats se sont déjà engagés; des montants déjà accordés au candidat pour les activités précédentes; du statut de l employé. Politique de perfectionnement et de formation 3

4 5. LE COMITÉ DE PERFECTIONNEMENT 5.1. La composition Dans le respect de la convention collective, un comité local de perfectionnement est formé et composé de deux représentants de chacune des parties La durée du mandat Le mandat des représentants des parties au comité de perfectionnement est normalement d un an et est renouvelable. Toutefois, dans le but d assurer la continuité à l intérieur du comité et ce dans le meilleur intérêt de tous, chaque partie verra à ne remplacer, s il y a lieu, qu un seul de ses représentants à chaque année Le mandat du comité Dans le respect de la présente politique et de la convention collective, le comité a pour fonctions : de revoir ou d établir une politique de formation et de perfectionnement; de recevoir les demandes de formation et de perfectionnement des personnes salariées, de les analyser, de les discuter et de transmettre sa décision aux personnes salariées concernées; de procéder à l étude des besoins de formation et de perfectionnement des personnes salariées; d entreprendre les démarches nécessaires pour que les personnes salariées puissent bénéficier de toutes les facilités de formation et de perfectionnement qui leur sont accessibles Le fonctionnement L entrée en fonction Les membres entrent en fonction dès leur nomination par leur mandant Les réunions Un minimum de trois réunions seront tenues annuellement par le comité, le ou vers le 15 octobre, le 15 mars ou le 1 er juin Le rapport annuel Le comité rédige un rapport annuel et le dépose simultanément au Collège et au Syndicat. Ce rapport comprend les parties suivantes : un bilan des demandes et des recommandations; un bilan financier de l année qui se termine; des observations relatives à une révision éventuelle de la présente politique. Politique de perfectionnement et de formation 4

5 PROCÉDURE 1. LA PRÉSENTATION D UN PROJET 1.1. Comment? Tout projet d activités de perfectionnement doit être présenté en remplissant le formulaire (Annexe 3) prévu à cet effet qui peut être obtenu au Service des ressources humaines ou sur le réseau Quand? Toute demande de perfectionnement (Annexe 3) doit avoir été reçue au plus tard le 1 er octobre, le 1 er mars ou le 15 mai À qui? La demande est acheminée au supérieur immédiat ou à son délégué aux dates précitées. Ce dernier doit, dans les 10 jours ouvrables qui suivent, émettre son avis et le transmettre au comité de perfectionnement via le service des ressources humaines Par la suite, le service des ressources humaines date le document, ouvre un dossier et en achemine une copie aux membres du comité de perfectionnement Le Service des ressources humaines remet au signataire du projet un accusé de réception (Annexe 4) comprenant le numéro du dossier ouvert Après étude du dossier par le comité de perfectionnement, une recommandation d acceptation ou de refus (Annexe 5) portant le numéro du dossier est acheminée au demandeur et dans le cas d une acceptation, le demandeur doit se conformer à la procédure décrite au point 3 pour obtenir le remboursement. 2. LES FRAIS ADMISSIBLES Sans préjuger de la capacité de payer via le budget de perfectionnement, l employé peut faire une demande de remboursement pour les frais suivants : frais d inscription (ouverture de dossier et étude); frais de scolarité; frais de matériel didactique; frais de déplacement; frais de séjour; frais de repas. Politique de perfectionnement et de formation 5

6 3. LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT Quand présenter une demande de remboursement Aussitôt que la personne est en mesure de présenter les pièces justificatives, selon la politique et procédure en vigueur du Collège pour le remboursement elle fournit les documents suivants : Rapport de dépenses L appréciation de l activité (Annexe 6) FORMULAIRES DISPONIBLES SUR LE RÉSEAU ADMINISTRATIF Sous : app:\public\formulaires\perfectionnement - soutien Demande de perfectionnement_formulaire.doc Appréciation de l activité.doc Sous : app:\public\formulaires Rapport de dépenses.xls J:\PERSONNE\DRH\Politiques et Programmes\Perfectionnement soutien\politique de perfectionnement - Soutien.doc Politique de perfectionnement et de formation 6

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