Prendre en compte l environnement informatique dans la réalisation des contrôles

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1 Prendre en compte l environnement informatique dans la réalisation des contrôles Juillet Les supports de formation mis à disposition des participants sont la propriété exclusive de CNCC. En conséquence, toute reproduction, représentation ou diffusion, intégrale ou partielle, par quelque moyen que ce soit, sans accord préalable expressément notifié par CNCC est illicite en application de l article L du Code de la propriété intellectuelle et, est passible des sanctions pénales prévues aux articles L et suivants du Code de la propriété intellectuelle. En particulier, CNCC distribue un support à chaque participant lors des sessions de formation. Si la transmission de ce support est dématérialisée (mail, téléchargement), l utilisation de ce support est réservée aux seuls participants ayant été présents au séminaire concerné pour un usage strictement personnel

2 Introduction Dans un environnement de données financières de plus en plus dématérialisé : 2 analyses La dématérialisation des données financières est un facteur PENALISANT la collecte des éléments probants avec : Absence d édition Système de production intégré Gestion de la production en flux tendu Flux financiers intégrés Gestion de la trésorerie en ligne OU La dématérialisation des données financières est un facteur FAVORISANT la formation de l opinion grâce : Aux outils permettant une vision plus large A une formation adaptée A des processus mieux formalisés 3 Introduction Dans un environnement professionnel encadré par les NEP : une évidence Le corps des NEP ne prends pas DIRECTEMENT en compte l environnement informatique NATURELLEMENT l exercice professionnel doit s exprimer dans un environnement informatique 4 2

3 Prendre en compte l environnement informatique dans la réalisation des contrôles. PLAN I / Environnement informatique & corps des NEP : démarche du commissaire aux comptes II / Les NEP : En pratique III / Démarche de l administration fiscale et lien avec la démarche du Commissaire aux comptes IV /Quelques exemples d analyse de données et stratégie du cabinet face aux outils 5 Séquence 1 Environnement informatique & corps des NEP : démarche du commissaire aux comptes 3

4 SEQUENCE I : Démarche Le référentiel normatif : guide conducteur Principes GENERAUX Code de déontologie de la profession de commissaireaux comptes Principes applicables à l'audit des comptes dans le cadre de leurcertification NEP 200 NEP 315 NEP 330 NEP 500 Démarche d'audit Acceptation et maintient de la mission Lettre de mission Connaissance de l'entité et de son environnement et évaluation du risque d'anomalies significatives dans les comptes Procédures d'audit mises en oeuvre à l'issue de l'évaluation des risques Tests de procédure Contrôle de substance Caractère probant des éléments collectés NEP 501 Rapport général sur les comptes annuels Aspects particuliers Planification de l'audit NEP 300 Plan de mission NEP 540 Programme de travail Appréciation des estimations comptables NEP 530 Méthode des sondages Demande de confirmation NEP 300 Priseen compte de la possibilité de fraudes et d'erreurs lors de l'audit des comptes NEP 240 Normes "transversales" Anomaliessignificatives et seuil de signification Documentation des travaux NEP 230 NEP SEQUENCE I : Démarche Les principes de l audit la NEP 200 En environnement informatique les principes restent les mêmes : Le CAC fait preuve d'esprit critique Le Risque d audit doit être suffisamment faible L assurance de l opinion est élevée mais non absolue 8 4

5 SEQUENCE I : Démarche Démarche en deux étapes : NEP 315 & 330 PHASE I 1-Prise de connaissancede l'informatique dans l'entreprise : Appréciation de l'informatique dans l'entreprise et de son impact dans l'élaboration des comptes 4 -Incidence sur le risque inhérent: Incidence de la fonction informatique (conception, achat, exploitation, sécurité, 2 -Descriptiondu SI de l'entreprise : Identification des principales composantes du SI et de son niveau de complexité 5 -Incidence sur le risque lié au contrôle incidence : des applications importantes 3 -Prise en compte de dans l'élaboration des l'informatique dans le plan de comptes sur le risque lié mission PHASE II 6 - Obtention d'éléments probants et détermination du caractère suffisant et approprié des éléments obtenus et liens avec l'opinion sur les comptes 9 SEQUENCE I : Démarche Démarche en deux étapes : NEP 315 & 330 ( démarche concrète) CONNAISSANCE DU METIER REVUE DU CONTRÔLE INTERNE CONNAISSANCE DU SYSTEME D INFORMATION CONNAISSANCE DES PROCESSUS DU CLIENT IDENTIFICATION DES RISQUES POTENTIELS POUR CE CLIENT Documentation complète, exemple, outils STOP PLANIFICATION REVUES DE POSTES SPECIFIQUES TRAVAUX SUBSTANTIFS MANUEL OU INFO

6 SEQUENCE I : Démarche La NEP 315 & 330 & 500 Approche générale : en synthèse Collecte d'éléments probants Tout au long de la mission (NEP 500) Prise de connaissance, évaluation du contrôle interne, évaluation des risques PHASE I (NEP 315) Procédures d'audit en réponse à l'évaluation des risques PHASE II (NEP 330) 11 SEQUENCE I : Démarche La NEP 315 & 330 & 500 Approche générale : en synthèse Cette phase implique d avoir une vision globale de l'entité : 1. Environnement de contrôle : comportement de la direction, degré de sensibilité et actions menées en matière de contrôle interne 2. Système d information relatif à l'élaboration de l'information financière : comptable, production, gestion 3. Procédures de contrôle interne en place Sous influence INFORMATIQUE 12 6

7 SEQUENCE I : Démarche La NEP 315 & 330 & 500 Approche générale : les points essentiels Nature des activités Nombre de centres de production Obsolescence Cours des matières Pertes et détournements Complexité des process de production Cours des devises Risque inhérent Description des systèmes Inventaire physique Séparation des taches Valorisation Procédure réception Procédure commande Contrôles factures Risque lié au contrôle 13 Typologie des stocks Collusion Erreur humaine Complexité des procédures Risque de non détection Risque D AUDIT 13 SEQUENCE I : Démarche La NEP 315 & 330 & 500 Approche générale : Outils & travaux Le caractère approprié est fonction de la qualité des éléments collectés, c'est-à dire de leur fiabilité et de leur pertinence. Observation physique Demande de confirmation des tiers Inspection des actifs corporels Construction de l opinion Inspection des enregistrements ou documents Vérification d'un calcul Procédures analytiques INFORMATIQUE Demande d'information Ré-exécution de contrôles 14 7

8 SEQUENCE I : Démarche La NEP 315 & 330 & 500 Approche générale : Outils & travaux Objectif : analyser les procédures internes en recensant l ensemble des contrôles standards attendus dans ces procédures OUTILS Diagramme de circulation des flux Questionnaire de C. I Questionnaire de revue préliminaire d environnement Cartographie applicative 15 SEQUENCE I : Démarche La NEP 530 : Méthode des sondages un outil normé et indispensable en milieu informatique le commissaire aux comptes choisit les méthodes appropriées pour sélectionner les éléments à contrôler en vue de réunir les éléments probants permettant d atteindre les objectifs de ses tests d audit méthodes Empirique OU Sondage Travaux Tests de procédures Tests de Substance 16 8

9 SEQUENCE I : Démarche La NEP 240 : Une NEP toujours présente dans la démarche Connaissance de l entité Evaluation des risques et programme de travail Exercer son esprit critique La fraude se distingue de l erreur par son caractère intentionnel. Un risque limité par le respect des Normes et des processus de contrôle Le risque de ne pas détecter une anomalie significative est plus élevé en cas de fraude qu en cas d erreur parce que la fraude est généralement accompagnée de procédés destinés à dissimuler les faits. 17 SEQUENCE I : Démarche guide en librairie Guide complet avec: Référenciel Process détaillé Etude cas complet Réglementation fiscale Outils sous tableurs Textes en Word 18 9

10 Séquence 2 Les NEP en pratique SEQUENCE I SEQUENCE II : pratique En pratique La planification : cas général avril N contact client pour N+1 organisation plan d audit sept. N revue du contrôle interne prise de évaluation connaissance du des SI risques N synthèse et orientations du final STOP N+1 travaux substantifs tests informatisés conclusions 2 REGLES D OR : Simultanéité : contrôle interne / risques S.I. Simultanéité : travaux substantifs / tests 20 10

11 SEQUENCE I SEQUENCE II : pratique En pratique La planification : récurrence STOP 1 er exercice audité contact DG/DSI prise de connaissance du SI évaluation des risques concl. Contrôle préliminaire final exercices ultérieurs plan d audit annuel mise à jour évaluation des risques tests concl. Inform. 21 SEQUENCE I SEQUENCE II : pratique En pratique : Objectifs prise de connaissance :Identifier, formaliser, apprécier Principales composantes du S.I. Niveau de complexité Processus à analyser, utiles aux objectifs de l audit Outil de suivi (reporting, comptabilité,...) Outil opérationnel de gestion (paie, GPAO, comptabilité...) Outil de projection de simulation (gestion budgétaire, trésorerie..) Outil de communication externe (traitements de texte, groupware...) Outil de communication interne (traitements de texte, groupware..) 22 11

12 SEQUENCE I SEQUENCE II : pratique En pratique : Cartographier les composantes du S.I. Identifier les principales applications informatiques Identifier les interfaces Visualisation synthétique du S.I. Représentation graphique Architecture et système de génération des flux comptables et financiers Mise en évidence des risques potentiels liés à l architecture 23 SEQUENCE I SEQUENCE II : pratique En pratique : Cartographier les composantes du S.I. ETAPE 1 Identifier chaque application type progiciel (éditeur/développement spécifique), date de mise en place, environnement technique : UNIX, Windows, AS400..., mode de traitement (différé ou temps réel), nom de l éditeur ou du prestataire, date de la dernière modification, principales fonctionnalités, nature des sorties, estimation du volume traité Recensement des applications Dossier permanent informatique Nom de Type Principales Date de Environnement Mode Editeur / Date de Nature Estimation du l application fonctionnalités mise en / système traitement prestataire / modification des volume traité service d exploitation Développement sorties interne 24 12

13 SEQUENCE I SEQUENCE II : pratique En pratique : Cartographier les composantes du S.I. ETAPE 2 : RECENSER, Identifier la nature des «liens» entre applications type d interface : automatique, semiautomatique, manuel, applications en amont / en aval, nature des flux : ventes, stocks, clients, fréquence : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, Recensement des interfaces Dossier permanent informatique Nom de l interface Type Applications Amont / Aval Nature des flux Fréquence Etat des anomalies 25 SEQUENCE I SEQUENCE II : pratique En pratique : Cartographier les composantes du S.I. ETAPE 3: élaborer la cartographie Exemple de S.I. «simple» 26 13

14 SEQUENCE I SEQUENCE II : pratique En pratique :Adapter le plan de mission selon la complexité du S.I. La cartographie du S.I. indique le niveau de complexité expert Informatique (NEP620) Quelques exemples d éléments de complexité : progiciel intégré ou de nombreuses applications spécifiques, technologie utilisée : système central, client serveur, Internet paramétrage : complexité, standards ou spécifiques, nombre d interfaces, existence d interfaces manuelles entre les systèmes, dépendance des traitements entre les systèmes, 27 SEQUENCE I Complexité : incidence sur la fiabilité du S.I. :outil de décision Intégration Documentation SEQUENCE II : pratique Incidence sur la fiabilité du système d information Faible Modérée Elevée Système entièrement intégré utilisant des informations partagées entre les applications (existence de référentiels). Les fonctions d états de synthèse et de tableaux de bord sont intégrées dans le système. Existence d une documentation à jour permettant d avoir une bonne compréhension du système d information. Quelques interfaces sont automatisées. Des informations sont traitées sur poste client à des fins d états de synthèse et de tableaux de bord. Documentation partielle mais couvrant les principales applications. Système fragmenté nécessitant la saisie manuelle de nombreuses informations entre les systèmes. Données en doublons en raison de l inexistence de référentiels. Pas de règle de gestion concernant la mise à jour des données. Documentation faible ou non mise à jour. Difficulté à appréhender le système et à mesurer l impact d une modification. Analyse Complexité Du S.I. Dossier permanent informatique 28 14

15 SEQUENCE I SEQUENCE II : pratique Comment identifier les processus à analyser? Quels sont les processus qui concourent directement ou indirectement à la production des comptes? Cartographie des applications Traitement données comptables et financières Importance des données traitées, nature des interfaces, Appli. 1 Appli. 2 Appli. 3 Appli. 4 Appli. 5 Appli. 6 Appli. 7 X X X X X Processus 1 Processus 2 X X X Processus 3 X X X 29 SEQUENCE I SEQUENCE II : pratique Conclusion :Interpréter le résultat Le S.I. est peu complexe S.I. intégré, référentiels uniques Technologie maîtrisée Documentation à jour des évolutions fiabilité des informations gérées respect des procédures de contrôle interne le cas échéant : S.I. composé de multiples applications «re-saisies» nombreuses Faible documentation Présence de nouvelles technologies mal maîtrisées (Internet, ) Complexité du S.I. Incidence sur la fiabilité du S.I

16 SEQUENCE I SEQUENCE II : pratique Réaliser une synthèse des risques Identification Mesure élevé gestion absence de revue approfondie de l'archivage fiscal APPLI 1 : RISQUE moyen multiplicité de base client APPLI 2 : faible environnement matériel APPLI 3 : - PROBABILITE + 31 SEQUENCE I A RETENIR SEQUENCE II : pratique Comprendre le S.I. d une entreprise Quelle politique vis-à-vis de l informatique? Quelle organisation au niveau de l informatique? De quoi se compose le S.I.? Savoir représenter le système d information d une entreprise Processus et systèmes : formaliser la cartographie des applications Briques composant le système d information pour mieux apprécier le degré de complexité du S.I. identifier les processus à analyser, utiles aux objectifs de l audit Tirer les conclusion en intégrant l informatique dans la démarche d audit 32 16

17 Séquence 3 Démarche de l administration fiscale et lien avec la démarche du Commissaire aux comptes Le contrôle fiscal des comptabilités informatisées a) Textes de références b) Périmètre d intervention c) Obligations de conservation d) Sanctions e) Obligations & responsabilités f) Présentation pratique

18 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III Le contrôle fiscal des comptabilités informatisées Loi de finance 1990 n du 29 décembre 1989 BOI : Instruction Administrative n 13 L n 12 du 24 janv BOI : Instruction Administrative n 13 L n 30 du 6 mars 2008 LFR SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III Le contrôle fiscal des comptabilités informatisées Objet du contrôle : «Le périmètre de contrôle défini par l'article L. 13 du livre des procédures fiscales, couvre les trois principales composantes d un système informatisé : les données élémentaires ; les traitements ; la documentation.» (Art. 38 du BOI 13 L-01-06)

19 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III Le contrôle fiscal des comptabilités informatisées Cadre du contrôle : Les principes comptables devant être respectés par les entreprises et qui sont vérifiés en cas de contrôle : Clôture de la comptabilité (Art du PCG) Intangibilité et irréversibilité des écritures comptables (Art du PCG) Traçabilité de la permanence du chemin de révision (Art du PCG) Justification des écritures comptables (Art et du PCG) SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III Le contrôle fiscal des comptabilités informatisées Les documents comptables obligatoires et les pièces justificatives Durée : 6 ans (article L 102 B I du LPF) Modalités : au moins 3 ans sur un support informatique, et sur tout support au choix du contribuable pour les trois dernières années Les données élémentaires et les traitements qui concourent directement ou indirectement à l élaboration de la comptabilité Durée : 3 ans (article L 102 B II du LPF) Modalités : sur support informatique La documentation informatique Durée : 3 ans (article L 102 B II du LPF) Modalités : sur support informatique ou papier

20 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III Le contrôle fiscal des comptabilités informatisées Le non respect des obligations peut conduire à un rejet de la comptabilité de l entreprise. Cette sanction peut être lourde de conséquences dans la mesure où elle est assortie d une pénalité de 100% prévue à l article 1732 du CGI (Art. 165 du BOI 13 L-01-06) SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III Le contrôle fiscal des comptabilités informatisées Lors d un contrôle fiscal, seul l utilisateur (le contribuable) est seul responsable vis-à-vis de l administration fiscale. A noter l existence d une procédure de plainte pour complicité pour fraude fiscale qui peut être menée à l encontre des éditeurs, sur la base du constat de l existence de fonctions permissives

21 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III Le contrôle fiscal des comptabilités informatisées X Le commissaire aux comptes dans le cadre de la mission vérifie que l entreprise répond aux textes en vigueur et peut travailler sur les mêmes fichiers que l administration fiscale. 41 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III Le contrôle fiscal des comptabilités informatisées Qui contrôle? Contrôleur fiscal «traditionnel» BVCI : Brigade de Vérification des Comptabilités Informatisée La démarche d un vérificateur

22 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III Le contrôle fiscal des comptabilités informatisées Synthèse de la démarche d un vérificateur (1/2) Quoi? Comment? prise de connaissance de la documentation informatique, des traitements de données identification des éléments d information à contrôler Identification des traitements informatiques permettant de valider les éléments d information à contrôler envoi d un questionnaire à remplir, entretiens, prise de connaissance de la documentation de l entreprise 3 possibilités : # réalisation de contrôles par le vérificateur directement sur le matériel présent dans l entreprise (L 47 A alinéa 1), # réalisation de contrôles par le contribuable sur son propre matériel (L 47 A alinéa 2), # réalisation de contrôles par le vérificateur en dehors de l entreprise, à partir d une copie de fichiers (cette copie peut être soit dématérialisée, soit sous forme de fichiers papiers) (L 47 A alinéa 3) SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III Le contrôle fiscal des comptabilités informatisées Synthèse de la démarche d un vérificateur (2/2) Quoi? Comment? Réalisation de contrôles sur la base des informations récupérées LFR 2012 : obligation 2014 : liste des écritures Echange sur les conclusions / finalisation du contrôle Utilisation d outils d analyses de données permettant un traitement optimal de l information (EXCEL, ACL, IDEA) Contradictoire

23 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III Le lien avec la démarche d audit Mission générale du CAC Acceptation / poursuite de la mission Prise de connaissance de l entité - Identification et évaluation du risque d anomalies significatives Conception et mise en œuvre des procédures d audit complémentaires Contrôles mis en place / Evaluation des éléments collectés Synthèse de la mission & formulation de l'opinion Contrôle fiscal pas de lien, cette phase n étant pas applicable au niveau du contrôle fiscal prise de connaissance de la documentation informatique, des traitements de données identification des éléments d information à contrôler Identification des traitements informatiques permettant de valider les éléments d information à contrôler réalisation de contrôles sur la base des informations récupérées échange sur les conclusions (contradictoire) / finalisation du contrôle SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III A RETENIR L ensemble des règles fiscales permettent un contrôle facilité et plus efficace. Le commissaire aux comptes a une démarche informatique similaire pour les contrôles informatiques

24 Séquence 4 Quelques exemples d analyse de données et stratégie du cabinet face aux outils SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III SEQUENCE IV Domaine principal : Progiciels de gestion comptable : la couverture fonctionnelle Gestion des immobilisations Comptabilité analytique Comptabilités auxiliaires Gestion budgétaire Générateur d états Comptabilité générale Extracteur de données Gestion de trésorerie Consolidation statutaire Comptabilité d engagements (projets) Gestion des OPCVM Gestion des interfaces bancaires Edition liasse fiscale française Reporting financier

25 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III SEQUENCE IV Exemples de Travaux à réaliser CYCLE CHIFFRE D AFFAIRES A partir des journaux de ventes, recherche de bris de séquence sur le numéro de pièces, Recherche des annulations de factures, des avoirs systématiques S assurer de la chaine «BL FACTURES ECRITURES» Détection des doublons sur N de factures Réalité Exhaustivité Séparation d exercice 49 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III SEQUENCE IV Exemples de Travaux à réaliser CYCLE STOCKS Etude de la cohérence du fichier stocks : moyenne, mode, médiane, stratification par famille, par site etc. Recherche des quantités négatives et de la bonne application de tarif Recherche de doublons à partir des références Recherche des articles à rotation lente à partir des dernières dates de sortie Vérification du calcul de la provision pour dépréciation Réalité Exhaustivité Séparation d exercice 50 25

26 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III SEQUENCE IV Exemples de Travaux à réaliser CYCLE TRESORERIE Séparation des fonctions : autorisation des règlements et virements informatiques Dans les journaux de trésorerie, extraction des écritures ayant une contrepartie anormale : comptes de charges ou comptes TVA déductible par exemple par un tri personnalisé Application de la Loi de Benford ( minimum 5000 écritures conseillé ) Vérifier la réalité des paiements (montant significatif, répétitif...) Réalité Exhaustivité Séparation d exercice SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III SEQUENCE IV Exemples de Travaux à réaliser Cycle personnel Vérifier l ancienneté des personnels Extraire les primes accordées et valider leur autorisation Rapprocher les fichiers de virements et les RIB du personnel Réalité Exhaustivité Séparation d exercice

27 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III SEQUENCE IV Exemples de Travaux à réaliser Cycle immobilisations Inventaire physique du matériel informatique et rapprochement fichier Vérification des calculs de dotations Vérification du total amorti total immobilisé par éléments Cohérence date factures fournisseurs et dates immobilisées en fonction des régimes fiscaux Réalité Exhaustivité Séparation d exercice SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III SEQUENCE IV Stratégie du cabinet face aux choix des outils Objectifs Analyser les données de l entreprise Quantifier un risque ayant fait l objet d une évaluation préalable «modérée» ou «élevée» Vérifier des données Rechercher des anomalies / Exigences du professionnel: Effectuer des tests répondant aux objectifs d audit Transformer des masses de données en informations Automatiser les travaux d audit habituellement effectués manuellement Améliorer l efficacité des équipes / 54 27

28 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III SEQUENCE IV Stratégie du cabinet face aux choix des outils Il n existe pas de solution unique selon : Typologie de clientèle Nombre de transactions commerciale Qualité du système d information Complexité de certains processus «Dossiers complexes» Elevé Intégrée Elevée «Dossiers classiques» Normal Disparate Normale Stratégie du cabinet Confiance dans la mise en place des outils Mise en place des techniques Equipe dédiée Budget «Ambitieuse» Elevée Sur tous les dossiers Spécialistes + matériel dédié Conséquent «Prudente» Normale Ciblée sur certains dossiers Formation des auditeurs limité 55 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III SEQUENCE IV Stratégie du cabinet face aux choix des outils Logiciels Spécialisés (IDEA, ACL) Caractéristiques : 1 Logiciels standards EXCEL,OPEN OFFICE Caractéristiques : Facilité 2 Volume :Traitement de fichiers volumineux Traçage des travaux effectués Intangibilité des données Reprise et conversion des données Facilité d utilisation Automatisation des travaux récurrents Universel, Prix, Suffisant FORMATION OBLIGATOIRE Logiciels développés sous Excel : ACTIF DATA 3 Caractéristiques : Automate déjà programmé, Standards, Prix raisonnable Suffisant dans de nombreux dossiers 56 28

29 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III SEQUENCE IV Recherche de doublons Analyse des dates Rupture de séquence Organisation des données, insertion de formules, champs calculées Stratification de données Version anglaise uniquement Fusion, extraction comparaison de feuilles Analyse numérique Explorateur spécialisé et historique des travaux 57 SEQUENCE I SEQUENCE II SEQUENCE III SEQUENCE IV CONCLUSION Plus le système d information est complexe plus l incidence sur la fiabilité des données est grande plus il devient nécessaire d intégrer le système informatique dans l évaluation des risques d anomalies significatives 58 29

30 Date Titre de la présentation 59 30

31 CNCC+ En savoir plus Profitez de la complémentarité de l offre CNCC PORTAIL Prendre en compte l environnement informatique dans la réalisation des contrôles OUVRAGES Collection guide d application Normes OUTILS Prise en compte de l environnement informatique et incidence sur la démarche d audit Normes d exercice professionnel homologuées et code de déontologie FORMATIONS CNCC Formation campagne 2013/ Prendre en compte l environnement informatique dans la réalisation des contrôles - Excel : un outil de contrôle pour le commissaire aux comptes - IDEA : un outil d analyse et de traitement des données au service du commissaire aux comptes - Intégrer les outils informatiques dans l audit des stocks Redécouvrez vos outils réalisés par la CNCC Une page pratique chargée d'astuces pour maîtriser le portail sur le bout des doigts! Depuis la page d'accueil du portail > Outils & Packs > Redécouvrez vos outils réalisés par la CNCC.

32 OUTILS

33 PROCESS_AFU :deleg adm Rédac : Gcou STE XX CENTRE ADMN 1 PARIS ORLEANS DOC ACHAT 1a DOC REMISE (batch) 1-PROPRO 1b DOC CHQ DOC DIVERS 2-ok FAC INDUSTRIE 3-DEFINITIF COTISATIONS ET ABT chq EXCEL 1 TOUTES les factures sont reçues par STE XX et transmises (périodicité) à Innovances - papiers original (numérotée : mm/ n chrono) & imputées (analytique) les factures > 15 K sont émises avec un BAP (trésorier) échéance à définir DEFINIR LA REGLE DE REGLEMENT (décade, bi-mensuelle ) les factures < 15 K sont émises avec un BAP (auto) échéance à définir les factures seront annotées de tous litiges & remarques diverses (tenue d'une comptabilité sur les engagements) TOUTES les factures transmises sont scannées par lots (périodicité) sous format TIFF & transmises à ORLEANS 1a TOUTES les factures sont retournées à STE XX pour archives et seront classées dans un ordre comptable pré- défini TOUTES les factures sont enregistrées et attachées à l'écriture 1b à l'échéance définie ORLEANS émet une proposition de paiement accord définitif du trésorier émission des virements (magnétiques) &(ou) des lettres chèques à imprimer à PARIS Transmission des lettres chèque pour signature et envoi au destinataire DOC REMISES (batch) Règlements sont reçus par STE XX pour contrôle, périodiquement un fichier récap est transmis à ORLEANS (Par n de remise :code client, Nom, montant règlement) Comptabilisation des règlements par ORLEANS, lettrage des comptes clients, envoi d'un grand livre non lettré périodiquement pour analyse, relance et determination des créances douteuses DOC DIVERS Envoi par STE XX des documents divers (contrats, subventions ) pour constituer le DP et attacher les pièces aux # et écritures concernées FAC INDUSTRIES Envoi des factures et des contrats, enregistrement des factures, liées aux écritures avec le contrat Tenu d'un fichier EXCEL des contrats pour analyse périodique, recherche des PCA SUBVENTIONS ACCORDEES PAR STE YY STE YY accorde sur ses fonds propres des subventions à des medecins, obtention des PV du conseil scientifique Tenu d'un fichier EXCEL pour suivi des règlements et pour l'étalement des travaux, Recherche des CCA COTISATIONS ET ABONNEMENT En février, envoi des cotisations et abonnements de l'exercice, liste exhaustive avec coordonnées des adhérents L'intégralité des produits est constatée à l'émission, suivi du recouvrement à travers les comptes clients et les remises des batch périodique Suivi des créances anciennes, politique de dépréciation : créances de l'exercice précédent : dépréciées à 100 %, créances de l'exercice N-2 : passées en créances irrécouvrables Mise à jour liste des Abonnements et cotisations : annulation des appels (décès, retrait de l'association, refus de la revue ) NOTE DE FRAIS Recpetion des notes de frais par STE XX : vérification, validation, contrôle des justificatifs, imputation sur evènement Envoi périodique (numéroté) des récap avec imputation analytique, BAP et date d'échéance selon règle prédéfinie! Envoi exhaustif des notes de frais - comptabilité sur les engagements PARIS scan périodique ORLEANS comptabilise et lie la récap à l'écriture ; préparation règlement, proposition de règlement à échéance - virement éléctronique + mail accompagnement - proposition de règlement par lettre chèque, envoi fichier à PARIS pour impression - retour lettre chèque pour signature et envoi à l'adhérent concerné SUBVENTION RECUE PAR STE YY STE XX envoi les éléments en distiguant bien les contrats avec l'industrie des subventions accordées ORLEANS comptabilise et établi un fichier EXCEL de suivi CONGRES Envoi mensuel par STE XX des éléments (balances) pour enregistrements des mouvements du mois Envoi par STE XX des éléments rematifs à la TVA du mois pour être incorporé dans la déclaration STE YY v :16/09/2013

34 FONCTIONS PERSONNELS A BOU D GAI C FER S DER attributions > magasin magasin chf adm Magasin 1 Magasin X Réception 2 Réception Expédition 3 Expédition X Comptabilisation 4 Comptabilisation x Tenue de l inventaire permanent 5 Tenue de l inventaire permanent Responsable de l inventaire physique 6 Responsable de l inventaire physique Rapprochement de l inventaire physique-inventaire permanent 7 Rapprochement de l inventaire physique-inventaire permanent Approbation des ajustements après inventaire 8 Approbation des ajustements après inventaire X Rapport des stocks obsolètes, inutilisables, etc... 9 Rapport des stocks obsolètes, inutilisables, etc... X Autorisation de cession des stocks détérioriés ou inutilisé 10 Autorisation de cession des stocks détérioriés ou inutilisé Rapprochement comptabilité générale / analytique 11 Rapprochement comptabilité générale / analytique Définition des prix de revient 12 Définition des prix de revient Comparaison prix de revient / prix de vente 13 Comparaison prix de revient / prix de vente SYNTHESE : outil : validation de liste et message de saisie X X X X X X X X X outil : mise en forme conditionnelle outil : fonction si att au cumul de fonction instruction : saisir des "X" dans le planning

35 Questions environnement Niveau de risque La nature ou le cycle du produit présente un risque : production longue, vie courte,.. ELEVE Il existe des stocks significatifs qui sont entreposés dans des lieux géographiques différents NORMAL Sensibilité des matières et marchandises aux fluctuations des marches et/ou monétaires FAIBLE L entreprise n a pas de politique constante en matière d évaluation des provisions pour dépréciation des stocks NORMAL ELEVE 3 FAIBLE 2 NORMAL 1 COMMENTAIRE IMPACT S / PLAN DE MISSION COEFF Gamme de produits renouvelée tous les ans => obsolescence des produits Vigilance accrue sur le mode et le calcul des provisions pour dépréciation 3 Plusieurs dépôts géographiquement séparés. Des stocks sont également présents chez des sous traitants en France et à l étranger S assurer que les procédures d'inventaires existent et sont maîtrisées. Prévoir de s appuyer sur les travaux des confrères présents dans les filiales et chez les sous traitants. Adapter l équipe de contrôle de l inventaire 1 Ex Matières premières : ferraille, métaux, Risque de valorisation... Risque sur les provisions 2 Application de règles de dépréciation constantes liées à des taux de rotations moyens cohérents par rapport à l obsolescence des produits et par rapport aux règles Groupe Vérification de la permanence des méthodes. Vérification des calculs par exploitation des fichiers 1 7 MAXIMUM DE RISQUE POSSIBLE 12 OUTIL : validation de liste Outil : fonction si imbriquée