Dossier de demande de subvention régionale au titre du dispositif PACA Labs Février 2014

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1 Dispositif PACA Labs : Promouvoir les TIC et l innovation en Provence-Alpes-Côte d Azur Dossier de demande de subvention régionale au titre du dispositif PACA Labs Février 2014 Nom du Projet ou Acronyme : Nom du demandeur bénéficiaire : Préambule Chaque partenaire du dispositif PACA Labs devra remplir un dossier de demande de subvention. Autrement dit, il y aura autant de dossiers de demande déposés que de partenaires associés au projet PACA Labs. Le dossier de demande doit être complété avec rigueur et précision afin de garantir sa recevabilité. Les informations relatives au budget et au plan de financement du projet sont à remplir directement dans le tableau de financement-type (disponible en ligne en même temps que le dossier de demande ). Le dossier de demande régionale au titre du dispositif PACA Labs envoyé doit impérativement être accompagné de toutes les pièces administratives et financières précisées au point 2 du présent dossier. Les pièces 1 à 11 sont à joindre obligatoirement au dossier de demande de subvention quelque soit la nature du demandeur Les autres pièces de 12 à 35 sont à fournir en fonction de la nature du demandeur. 1/18

2 Sommaire 1. Modalités de dépôt Date du dépôt des dossiers de demande Liste des pièces à fournir Note relative à la numérisation des pièces Nommage des fichiers numériques du dossier de demande Renseignements et document utile Questions et contacts Document utile à consulter modeles types des pieces [pieces 1 à 11] Pièce Pièce Pièce Pièce RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LE PORTEUR DE PROJET : Pièce Pièce Pièce /18

3 1. MODALITES DE DEPOT Le dossier de demande doit être déposé en 1 exemplaire papier et 1 exemplaire numérique sur CDROM ou clef USB. 1.1 Date du dépôt des dossiers de demande L ensemble des dossiers complets de demande des partenaires membres du projet partenarial PACA Labs sera adressé IMPERATIVEMENT PAR LE COORDINATEUR DU PROJET PARTENARIAL avant la date et l heure indiquée dans le courrier de restitution de l expertise (date de clôture officielle du dépôt - cachet de la poste faisant foi -), Par voie postale les dossiers sont à l adresse suivante : Service Innovation et Economie Numériques Conseil Régional Provence-Alpes-Côte d Azur Direction de l Economie Régionale, de l Innovation et de l Enseignement Supérieur 27 Place Jules Guesde Marseille cedex 20 En cas de dépôt sur place, les dossiers seront réceptionnés à l adresse suivante : Secrétariat du Service Innovation et Economie Numériques Direction de l Economie Régionale, de l Innovation et de l Enseignement Supérieur Bureau rue Sainte Barbe Marseille 2. LISTE DES PIECES A FOURNIR N de la pièce Objet de la pièce Modèle type fourni (Oui/Non) Commentaire Pièces à joindre obligatoirement au dossier de demande quelque soit la nature du demandeur 1 Notice descriptive du projet donnant une présentation des porteurs de projet, le contexte et la nature de la demande, les objectifs poursuivis (contexte local dans lequel s inscrit l opération et articulation avec le dispositif PACA Labs) incluant les réponses à l ensemble des questions posées. 2 La maquette du plan de financement sous fichier excel avec ses feuilles de calculs Oui Modèle type fourni Cf pièce 1 à télécharger Oui Modèle type fourni Joindre le mémoire technique fourni lors du dépôt de candidature ou la version révisée en fonction des recommandations. PIECE A SIGNER PAR L ENSEMBLE DES PARTENAIRES DU PROJET Cette maquette doit être signée par la personne 3/18

4 renseignées (pièce à reconstituer et renseigner sur la base de la maquette excel et joindre au dossier) Cf pièce 2 à télécharger habilitée à engager la structure (Nom, Prénom, Qualité, Signature) ou par son délégataire (joindre la délégation de signature). 3 L'ensemble des devis estimatifs ou toutes autres pièces probantes, justifiant les dépenses inscrites dans le plan de financement 4 La lettre de demande régionale et d engagement Pièce à réaliser et le Ces devis seront éga de subvention Oui Modèle type fourni L ensemble de ces devis devra être fourni de manière à justifier les postes de dépenses. Ces devis seront également numérisés et transmis dans un seul fichier pdf. Pièce à signer et joindre au dossier. 5 La fiche de renseignement relative au porteur de projet 6 Une ou plusieurs délibération(s) de l instance habilitée à engager le bénéficiaire, à défaut une demande - approuvant le projet et son contenu, - approuvant le plan de financement de l opération, mentionnant son coût, la participation des co-financeurs, l autofinancement du maître d ouvrage et inscrivant cette dépense au budget, sollicitant une aide de la Région, - précisant les délais de réalisation de l opération : date de démarrage, date d achèvement, - s engageant à informer les services instructeurs de toute modification intervenant dans les éléments mentionnés et à conserver toutes les pièces du dossier jusqu au 31/12/2019 en vue de contrôles français ou communautaires. 7 Attestation de non récupération de la TVA dans le cas où le coût de l'opération est pris en TTC. Cf pièce 4 jointe ci après dans la partie 5 modèles types des pièces du dossier Oui Modèle type fourni Cf pièce 5 jointe ci après dans la partie 5 modèles types des pièces du dossier Oui Modèle type fourni Cf pièce 6 jointe ci après dans la partie 5 modèles types des pièces du dossier Oui Modèle type fourni Cf pièce 7 jointe ci après dans la partie 5 modèles types des Pièce à signer et joindre au dossier. Pièce à signer par la personne habilitée à représenter l instance délibérative (joindre délégation de pouvoir donnée à l intéressé. Pièce à signer et joindre au dossier 4/18

5 8 Relevé d Identité Bancaire ou Postal (R.I.B ou R.I.P) 9 Accord de partenariat signé par l ensemble des partenaires prenant part au projet (y compris les sponsors) 10 Lettre(s) de soutien ou d engagement au projet pour tous les partenaires sponsors qui ne sollicitent pas au titre du projet PACA Labs. 11 Attestation de prise en compte du Régime R&D&I. (voir annexe 1 du Guide du candidat APP Continu Axes 1&2 octobre 2010) pièces, du dossier le demandeur de subvention le demandeur de subvention Oui Modèle type fourni Cf pièce 11 jointe ci après dans la partie 5 modèles types des pièces du dossier Nécessité de conformité des libellés et adresse avec les coordonnées du dépositaire du dossier. Pour les collectivités, les EPCI et les établissements publics ce document doit être produit sur papier à entête de la structure avec la certification du comptable public. Autres pièces à joindre au dossier en fonction de la nature du demandeur Pour les associations 12 Statuts en vigueur de l association ou autres pièces justificatives si autre statut. 13 Photocopie du récépissé de création et des modifications effectuées en Préfecture ou photocopie du Journal Officiel de la République Française publiant cette déclaration. 14 Liste actualisée des membres du conseil d administration et du bureau, ou de la gouvernance si autre statut. le demandeur de subvention 5/18

6 15 Attestation annuelle relative à la régularité du bénéficiaire vis à vis de ses obligations sociales et fiscales. 16 Bilans et comptes de résultat détaillés des deux derniers exercices (rapport du commissaire aux comptes ou de l expert comptable). 17 Budget prévisionnel détaillé pour l exercice en cours (rapport du commissaire aux comptes ou de l expert comptable). Pour les sociétés ou les entreprises 18 Extrait de K bis datant de moins de 3 mois. 19 Attestation annuelle relative à la régularité de la société vis à vis de ses obligations fiscales et sociales. Bilans et comptes de résultat détaillés des trois derniers exercices et annexes financières (liasse fiscale ou rapport de 20 l expert comptable). Si la société ou l entreprise a moins de 3 ans d existence fournir le ou les bilan(s) et compte(s) de résultat détaillés existant(s). 21 Budget prévisionnel détaillé pour l exercice en cours (rapport du commissaire aux comptes ou de l expert comptable). 22 Une liste des aides publiques obtenues durant les 3 dernières années indiquant, pour chaque année considérée, leur origine, leur nature et leur montant. 23 Organigramme de la société, et organigramme du groupe si la société fait partie d'un groupe. 24 La structure du capital social et éventuellement les effectifs et chiffres d'affaires des sociétés entrant dans la composition du capital social. 6/18

7 25 Document ou Attestation prouvant l adhésion à un des 29 PRIDES Régionaux. le demandeur de subvention Pour les collectivités et leurs regroupements (EPCI et Territoires de projets) 26 Délibération préfectorale ou décret de création de la structure. le demandeur de subvention Pour les SEM agissant pour le compte d une collectivité 27 Les statuts en vigueur du bénéficiaire. le demandeur de subvention 28 La délibération de la collectivité confiant le mandat au bénéficiaire. le demandeur de subvention 29 La convention de mandat ou de concession entre la collectivité et le bénéficiaire. Pour les établissements de recherche et d enseignement supérieur 30 Un avis scientifique soit interne, soit externe sur l'opération (par exemple : l'avis du Conseil Scientifique lorsque l'université est maître d'ouvrage). 31 Dans le cas d organismes distincts du maître d ouvrage contribuant à la réalisation de l opération sous forme d acquisition de matériels, produire un document co-signé du maître d ouvrage et desdits organismes explicitant le système conjoint spécifique mis en place, notamment les relations entre les différents partenaires, ainsi qu une convention multipartite de mise à disposition définitive des équipements concernés au profit du maître d ouvrage. 32 Dans le cas contraire, attestation signée 7/18

8 du maître d ouvrage (ex : Président de l Université) indiquant que les équipements dont le coût total a servi de base au calcul de la subvention, resteront la propriété du maître d ouvrage et seront inventoriés comme tels dans sa comptabilité. 33 Lorsque l opération concerne plusieurs lieux physiques différents, joindre un descriptif de la localisation par site des divers équipements accompagné d une note faisant apparaître la cohérence d ensemble de l opération. 34 Décret de création de l établissement de recherche et d enseignement supérieur. 35 Habilitation de signature en faveur du Président ATTENTION : Tout dossier incomplet ne pourra pas être traité. 8/18

9 3 NOTE RELATIVE A LA NUMERISATION DES PIECES L ensemble des pièces devra être numérisé et fourni au format pdf Les pièces n 1 et 2 seront également transmises respectivement sous format de fichiers Word et Excel. 3.1 Nommage des fichiers numériques du dossier de demande Nous vous demandons que les fichiers présentent les éléments suivants : Entête des fichiers L ensemble des documents transmis doit comporter IMPERATIVEMENT en entête les références telles qu indiquées ci-dessous : Nom du projet PACA Labs Partenaire Rang du porteur : Nom du demandeur bénéficiaire. Nommage Ex : Projet X Partenaire 1 : Y Le nommage de ces fichiers devra comporter les mentions suivantes : Nom du projet PACA Labs Partenaire Rang du porteur : Nom du demandeur Pièce 1 (2, 3, 4, etc ). Format du fichier (pdf, doc, xls) Ex : Projet X Partenaire 1 : Y Pièce 1.pdf Projet X Partenaire 1 : Y Pièce 1.doc Projet X Partenaire 1 : Y Pièce 2.pdf Projet X Partenaire 1 : Y Pièce 2.xls Projet X Partenaire 1 : Y Pièce 3.pdf Projet X Partenaire 1 : Y Pièce 4.pdf 9/18

10 4 RENSEIGNEMENTS ET DOCUMENT UTILE 4.1 Questions et contacts Conseil Régional Provence Alpes Côte d Azur Direction de l Economie Régionale, de l Innovation et de l Enseignement Supérieur Service Innovation et Economie Numériques (SIEN) 27 Place Jules Guesde Marseille cedex 20 Téléphone : Télécopie : Courriel : mission-tic@regionpaca.fr Chef de projet «Innovation numérique» Responsable administrative et financière : Brice LACOMETTE Catherine GAMBINI Tél. : Courriel: blacomette@regionpaca.fr Tél. : Courriel. : gafpacalabs@regionpaca.fr 4.2 Document utile à consulter Pour vous aider dans la rédaction des dossiers de demande se référer au guide du candidat disponible sur le lien suivant : _candidat_paca_labs_appcontinu_axes1_2_vf_01.pdf 10/18

11 5 MODELES TYPES DES PIECES [PIECES 1 A 11] 5.1 Pièce 1 PIECE 1 - MEMOIRE TECHNIQUE POUR LES PROJETS RELEVANT DE L AXE 1 OU DE L AXE 2 DE L APPEL A PROJETS PACA LABS 2- Notice descriptive du projet donnant une présentation des porteurs de projet, le contexte et la nature de la demande, les objectifs poursuivis (contexte local dans lequel s inscrit l opération et articulation avec le dispositif PACA Labs) incluant les réponses à l ensemble des questions posées. JOINDRE LE MEMOIRE TECHNIQUE FOURNI LORS DU DEPOT DE CANDIDATURE OU LA VERSION REVISEE EN FONCTION DES RECOMMANDATIONS. Cette pièce fait référence au document téléchargeable ci-après : candidature/0212piece_1_dossier_de_candidaturepacalabs_appcontinu_axes12_vf.doc PIECE A SIGNER PAR L ENSEMBLE DES PARTENAIRES DU PROJET 11/18

12 5.2 Pièce 2 PIECE 2 - LA MAQUETTE DU PLAN DE FINANCEMENT fichier Excel avec ses feuilles de calculs renseignées CETTE MAQUETTE DOIT ETRE SIGNEE PAR LA PERSONNE HABILITEE A ENGAGER LA STRUCTURE (NOM, PRENOM, QUALITE, SIGNATURE) OU PAR SON DELEGATAIRE JOINDRE LA DELEGATION DE SIGNATURE Cette pièce fait référence au document téléchargeable ci-après : candidature/piece_2_dossier_de_candidature_paca_labs AAP continu_axes1et _2.xls 12/18

13 5.3 Pièce 4 PIECE 4 : LA LETTRE DE DEMANDE DE SUBVENTION REGIONALE PIECE A SIGNER ET JOINDRE AU DOSSIER Je soussigné(e),, en qualité de représentant légal de : Ayant qualité pour l engager juridiquement, sollicite une subvention régionale pour un montant de uros tel qu indiqué dans le plan de financement détaillé pour la réalisation du projet précité et décrit en annexe. Je certifie l exactitude des renseignements indiqués dans le présent dossier. J atteste sur l honneur la régularité de la situation fiscale et sociale de l organisme que je représente. J ai sollicité les aides publiques indiquées au plan de financement du projet détaillé ci-après. Je certifie que les travaux pour lesquels je sollicite une subvention ne sont pas achevés. J ai pris connaissance des informations relatives au dispositif PACA Labs et m engage à respecter les obligations indiquées en le Guide du candidat, si l aide m est attribuée. Je m engage à respecter les dispositions du règlement financier et de ses annexes ainsi que les dispositions réglementaires générales s appliquant au domaine des subventions publiques. Cachet : Date : Nom et signature du représentant légal : 13/18

14 5.4 Pièce 5 PIECE 5 - LA FICHE DE RENSEIGNEMENT RELATIVE AU PORTEUR DE PROJET PIECE A SIGNER ET JOINDRE AU DOSSIER Nom du demandeur bénéficiaire : (Maître d ouvrage) Intitulé du projet : (obligatoire et identique pour tous les co-financeurs).. RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LE PORTEUR DE PROJET : RAISON SOCIALE : FORME JURIDIQUE : ixte à préciser) : POUR LES ENTREPRISES PRECISER : Le chiffre d affaire réalisé sur l exercice précédent : L effectif de l entreprise : ADRESSE : ACTIVITE, objet social : N SIRET : CODE NAF : Régime TVA : non assujetti REPRESENTANT LEGAL : Fonction: 14/18

15 Nom/Prénom : Coordonnées : Tél : Fax : Adresse électronique : RESPONSABLE A CONTACTER POUR LE PROJET (s il diffère du représentant légal) : Fonction : Nom/Prénom : Coordonnées : Tél : Fax : Adresse électronique : Localisation de l expérimentation : Coût : Montant : HT TTC Date prévisionnelle de démarrage de l opération : Date prévisionnelle d achèvement de l opération : Cachet : Date : Nom et signature du représentant légal : 15/18

16 5.5 Pièce 6 PIECE 6 - DECISION DU CONSEIL D ADMINISTRATION OU DE L INSTANCE DELIBERANTE DE L ORGANISME DEMANDEUR : - approuvant le projet et son contenu et l échéancier de réalisation de l opération (les dates effectives ou prévisionnelles de démarrage, d appel d offres, d ordre de service et d achèvement), - approuvant le plan de financement de l opération, mentionnant son coût, la participation des co- financeurs, l autofinancement du maître d ouvrage et inscrivant cette dépense au budget, - s engageant à prendre à sa charge le complément de financement dans le cas où l'aide européenne attribuée est inférieure au montant sollicité, - -précisant les délais de réalisation de l opération : date de démarrage, date d achèvement, travaux terminés et payés dans la limite des délais imposés par le Programme et par la règle du dégagement automatique des crédits, - s engageant à conserver toutes les pièces du dossier en vue de contrôles français, - s engageant à informer le service instructeur de toute modification intervenant dans les éléments ci-dessus mentionnés. JOINDRE LA DELEGATION DE POUVOIR DONNEE A L INTERESSE PIECE A REALISER PAR LE PARTENAIRE DEMANDANT LA SUBVENTION. A DEFAUT VOUS POUVEZ UTILISER L EXEMPLE DE MODELE FOURNI CI-DESSOUS. PIECE A SIGNER ET JOINDRE AU DOSSIER ATTESTATION Je soussigné(e),, en qualité de représentant légal de : <NOM DE LA STRUCTURE PARTENAIRE DEMANDANT LA SUBVENTION> Ayant qualité pour l engager juridiquement, - Approuve le projet <NOM DU PROJET>, - Approuve son contenu comme décrit dans la pièce 1 du dossier PACA Labs, - Approuve son délai de réalisation de <XX> mois à compter du <jj/mm/aaaa>, - Approuve le plan de financement de l opération pour un montant global de <MONTANT> <HT> ou <TTC>, - Approuve la participation des co-financeurs décrite dans la pièce 1 du dossier PACA Labs, - Approuve l autofinancement du maître d ouvrage, <NOM DE LA STRUCTURE PARTENAIRE DEMANDANT LA SUBVENTION>, à hauteur de <XX> %, soit <XX> - Accepte d informer les services instructeurs de toute modification intervenant dans les éléments mentionnés et de conserver toutes les pièces du dossier jusqu au 31/12/2019 en vue de contrôles français. Cachet : Date : Nom et signature du représentant légal 16/18

17 5.5 Pièce 7 PIECE 7 - ATTESTATION DE NON RECUPERATION OU RECUPERATION DE LA T.V.A. (BARRER LA MENTION INUTILE) Je soussigné l honneur que le projet (intitulé du projet), (Nom, prénoms et qualité), atteste sur n est pas soumis à la T.V.A. ou est assujetti à la TVA. Cachet Date : Nom et signature du représentant légal : 17/18

18 5.6 Pièce 11 PIECE 11 - ATTESTATION DE PRISE EN COMPTE DU REGIME R&D&I. RECHERCHE DEVELOPPEMENT ET INNOVATION VOIR ANNEXE 1 DU GUIDE DU CANDIDAT APP CONTINU AXES 1&2 - OCTOBRE 2010 PIECE A SIGNER ET JOINDRE AU DOSSIER Je, soussigné(e) : représentant légal de : et partenaire du projet : atteste avoir pris connaissance du Régime d aide à la R&D&I des collectivités territoriales et de l Etat pour les aides à la R&D&I par le biais de fonds structurels (Aide d Etat N 520a/2007) et certifie que le projet entre bien dans le cadre du développement expérimental de ce régime. Cachet Date : Nom et signature du représentant légal : 18/18