PING TOUR juin au 21septembre

Transcription

1 PING TOUR juin au 21septembre Devenir une ville-étape du Ping Tour 2014

2 Deux types de configuration et formats d animation ont été imaginés : Type 1 : 6 univers d animation (pré-conceptualisés) et un espace de démonstration Accueil minimum : 3000 personnes Lieu : place centrale ou emblématique à l extérieur Date : un samedi (de préférence) entre le 7 juin et le 21 septembre Horaires : entre 11h30 et 19h30 (modulables) Type 2 : 4 à 5 univers d animation (dont 3 obligatoires et 3 au choix) et un espace de démonstration. Accueil minimum : 1800 personnes Lieu : place centrale ou emblématique à l extérieur Date : un samedi (de préférence) entre le 7 juin et le 21 septembre Horaires : entre 11h30 et 19h30 (modulables)

3 Une arène pongiste de 50m de diamètre contenant 41 tables réparties dans 6 univers distincts (+ 1 espace démonstration) et accessibles, soit une superficie d environ 0,3ha.

4 Les 6 Univers dédiés pour le type 1 sont : Ping pour les 4-7ans : une animation adaptée avec du matériel spécifique et une pédagogie consacrée pour les enfants Fit Ping Tonic et Ping Santé : des animations avec des exercices dynamiques adaptés aux caractéristiques des personnes et notamment les féminines Free Ping : un espace avec des tables originales et des jeux ludiques Techni-Ping : un atelier avec du matériel qui permet d apprendre les coups techniques et les effets du tennis de table Handi-Ping : un atelier avec des tables et du matériel adapté (fauteuils, lunettes «aveugles», ) pour accueillir un public en situation handicap ou pour des personnes valides mises en situation Compet Ping : un tournoi organisé pour les non-licenciés. Les vainqueurs sont qualifiés pour une phase finale qui aura lieu lors de la dernière étape à Paris, près de la Tour Eiffel le 21 septembre

5 Les 4 autres espaces dédiés pour le type 1 sont : Démonstration : espace dédié avec une table pour les démonstrations de tennis de table avec des joueurs et joueuses de haut-niveau Communication : personnes qui accueillent et distribuent les flyers à l intérieur et autour de l enceinte en centre ville. Stand Ping local / Développement durable : lieu d accueil, de présentation des clubs locaux, récupération des flyers participants, de promotion du ping et du développement durable Buvette : lieu de restauration pour les bénévoles et le public

6 50 à 60 personnes mobilisées Mettre en place un comité d organisation : 1 commissaire général (pour assurer le lien avec municipalité, la FFTT, les responsables de secteur) 1 responsable logistique et matériel (pour gérer l installation et le rangement du matériel) 1 responsable des animations locales (pour rechercher et coordonner les animateurs locaux) 1 responsable communication et partenaires (pour promouvoir l opération et trouver des partenaires)

7 Recruter et organiser une cellule animation-logistique Ping pour les 4-7ans = 4 personnes (3 animateurs + 1 hôte d accueil) Fit Ping Tonic et Ping Santé : 6 personnes (4 animateurs + 2 hôtes) Free Ping : 3 personnes (2 animateurs + 1 hôte) Techni-Ping : 7 personnes (6 animateurs + 1 hôte) Handi-Ping : 3 personnes (2 animateurs + 1 hôte) Compet Ping : 3 personnes (2 animateurs + 1 hôte) Démonstration : 2 personnes (1 animateur + 1 hôte) Communication : 4 personnes Stand Ping Local : 5 personnes Buvette : 3 personnes Logistique (montage / démontage) : 12 personnes

8 Apports de la FFTT : Un animateur micro le jour de la manifestation Un responsable fédéral pour coordonner les animations Une formation des responsables animation et hôtes d accueil pour chaque chaque ville-étape en amont Un book animation pour chaque univers Rôle de l organisateur local : Mobiliser des bénévoles/animateurs pour constituer l équipe animation

9 Les animations ont lieu un samedi de préférence entre 11h30 à 19h30 (horaires modulables) L installation du matériel d animation s effectue entre 6h et 10h le samedi (avec l aide des bénévoles et des employés municipaux) : Arrivée du semi-remorque de la FFTT L installation du matériel lourd (écran-géant, barrières Vauban, tables, tentes, stands ) Le rangement et le démontage se déroulera juste après l animation soit de 19h30 à 21h30.

10 Apports de la FFTT (fournis à titre de prêt) Transport du matériel de jeu et du décorum (via un semi-remorque) Le matériel de jeu (tables, raquettes, balles ) Le décorum (arche, bâches ) Un responsable fédéral pour la mise en œuvre de l opération Apports de la FFTT (fournis à titre gracieux) Goodies, Tenues bénévoles Rôle de l organisateur local : Récupérer 200 barrières Vauban, 20 tables, 50 chaises, 2 tentes 3x3m, 1 sono, 1 écran géant si possible en lien avec la Ville. Mobiliser des bénévoles pour le montage/démontage Prise en charge de l équipe FFTT (4 à 6personnes) sur place (logement + restauration)

11 Les cibles prioritaires sont les pratiquants occasionnels et le grand-public. L accès aux animations de cette journée est réservé prioritairement aux non licenciés ou accompagnés par un licencié pour faire découvrir le ping.

12 Apports de la FFTT : Supports de communication au format numérique: spots vidéos, affiches, flyers Joueurs et joueuses de l équipe de France sur certaines étapes (selon disponibilité) Réalisation d un clip promotionnel sur la tournée Relations médias et communiqués de presse Vidéaste Photographe Rôle des organisateurs : Mise en place d un plan de communication (campagne d affichage, de distribution de prospectus ) dédié à l opération au moins 2 mois avant la date prévue de l évènement. Impression et distribution des supports : affiches, flyers

13 Démarcher des partenaires privés pour soutien financier, logistique et matériel : Proposition de stands et/ou de banderoles sur l événement, d un logo sur l affiche Pour les fabricants et les revendeurs Tennis de table, contacter la FFTT Vous rapprocher des collectivités locales afin d apporter un soutien matériel et financier à la mise en œuvre de l opération : la municipalité pour la mise à disposition de la place emblématique avec les correspondances techniques, de personnels et du matériel pour l animation le jour choisi le conseil général et régional pour la mise à disposition d un stand et leur participation aux opérations de communication locales

14 Une arène pongiste de 30m de diamètre contenant entre 21 et 26 tables répartis dans 4 à 5 univers distincts (+ 1 espace démonstration) et accessibles, soit une superficie d environ 0,15ha.

15 Les 4 à 5 Univers dédiées pour le type 2 sont : Ping pour les 4-7ans ( OBLIGATOIRE ) : une animation adaptée avec du matériel spécifique et une pédagogie consacrée pour les enfants Fit Ping Tonic et le Ping Santé ( OBLIGATOIRE ) : des animations avec des exercices dynamiques adaptés aux caractéristiques des personnes notamment des féminines Free Ping ( OBLIGATOIRE ) : un espace avec des tables originales et des jeux ludiques pour s amuser Techni-Ping ( OPTIONNEL ) : un atelier avec du matériel qui permet d apprendre les coups techniques et les effets du tennis de table Handi-Ping ( OPTIONNEL ) : un atelier avec des tables et du matériel adapté (fauteuils, lunettes «aveugles», ) pour accueillir un public en situation handicap ou pour des personnes valides mises en situation Compet Ping ( OPTIONNEL ) : un tournoi organisé pour les non-licenciés.

16 Les 4 autres espaces dédiés pour le type 2 sont : Démonstration : espace dédié avec une table pour les démonstrations de tennis de table avec des joueurs ou joueuses de haut-niveau Communication : personnes qui accueillent et distribuent les flyers à l intérieur et autour de l enceinte en centre ville. Stand Ping local / Développement durable : lieu d accueil, de présentation des clubs locaux, récupération des flyers participants, de promotion du ping et du développement durable Buvette : lieu de restauration pour les bénévoles et le public

17 30 à 40 personnes mobilisées Mettre en place un comité d organisation : 1 commissaire général (pour assurer le lien avec municipalité, la FFTT, les responsables de secteur) 1 responsable logistique et matériel (pour gérer l installation et le rangement du matériel) 1 responsable des animations locales (pour rechercher et coordonner les animateurs locaux) 1 responsable communication et partenaires (pour promouvoir l opération et trouver des partenaires)

18 Recruter et organiser une cellule animation-logistique : Ping pour les 4-7ans = 3 personnes (2 animateurs + 1 hôte) Fit Ping Tonic/Ping Santé : 4 personnes (3 animateurs + 1 hôte) Free Ping : 3 personnes (2 animateurs + 1 hôte) Techni-Ping : 6 personnes (5 animateurs + 1 hôte) Handi-Ping : 3 personnes (2 animateurs + 1 hôte) Compet Ping : 2 personnes (1 animateur + 1 hôte) Démonstration : 2 personnes (1 animateur + 1 hôte) Communication : 2 personnes Stand Ping Local : 3 personnes Buvette : 2 personnes Logistique (montage / démontage) : 10 personnes

19 Apports de la FFTT : Une formation des responsables animation et hotes d accueil se fera dans chaque ville-étape Un book animation pour chaque univers Rôle de l organisateur local : Mobiliser des bénévoles/animateurs pour constituer l équipe animation

20 Les animations ont lieu un samedi de préférence entre 11h30 à 19h30 (horaires modulables) L installation du matériel d animation s effectue entre 6h et 10h le samedi (avec l aide des bénévoles et des employés municipaux) Le rangement et le démontage se déroulera juste après l animation soit de 19h30 à 21h30.

21 Apports de la FFTT (réduction sur l achat de matériel) : La possibilité d acheter en amont de l événement et pour l événement le matériel de jeu (tables, raquettes, balles ) à tarifs préférentiels par les partenaires fédéraux Apports de la FFTT en amont de l événement (à titre gracieux) : Goodies Tenues bénévoles Bâches Rôle de l organisateur local : Récupérer 160 barrières Vauban, 14 tables, 35 chaises, 3 tentes 3x3m, 1 sono si possible en lien avec la Ville. Apporter le matériel de jeu et pédagogique en fonction du choix des univers : 15 à 31 tables de jeu, 175 à 240 raquettes, 500 à 1000 balles Mobiliser des bénévoles pour le montage/démontage

22 Les cibles prioritaires sont les pratiquants occasionnels et le grand-public. L accès aux animations de cette journée est réservé prioritairement aux non licenciés ou accompagnés par un licencié pour faire découvrir le ping.

23 Apports de la FFTT : Supports de communication au format numérique: spots vidéos, affiches, flyers Joueurs et joueuses de l équipe de France sur certaines étapes (selon disponibilité) Rôle des organisateurs : Mise en place d un plan de communication (campagne d affichage, de distribution de prospectus ) dédié à l opération au moins 2 mois avant la date prévue de l évènement. Impression et distribution des supports : affiches, flyers

24 Démarcher des partenaires privés pour soutien financier, logistique et matériel : Proposition de stands et/ou de banderoles sur l événement, d un logo sur l affiche Pour les fabricants et les revendeurs Tennis de table, contacter la FFTT Vous rapprocher des collectivités locales afin d apporter un soutien matériel et financier à la mise en œuvre de l opération : la municipalité pour la mise à disposition de la place emblématique avec les correspondances techniques, de personnels et du matériel pour l animation le jour choisi le conseil général et régional pour la mise à disposition d un stand et leur participation aux opérations de communication locales

25 La FFTT mettra en place une convention d organisation avec les organisateurs locaux du Ping Tour. Un droit d engagement est demandé selon le niveau de prestations apportées par la FFTT : 800 pour les organisateurs des étapes de type pour les organisateurs des étapes de type 2. La sélection des villes-étapes se fera à partir des critères suivants : 1 le site géographique (l importance de la ville, la culture pongiste ) 2 - le lieu emblématique (une place, un stade, un monument ) 3 le contexte privilégié (une manifestation importante en parallèle ) 4 l apport de garanties (engagement mairie, budget dédié, )

26 Télécharger les cahiers des charges en détail : ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGES TYPE 1 ANNEXE 2 : CAHIER DES CHARGES TYPE 2 Candidature : Les ligues, comités et/ou clubs peuvent devenir organisateur d une étape du Ping Tour 2014 (animation de type 1 ou 2) en envoyant leur candidature ou leur intention de candidature avant le 30 janvier 2014 ANNEXE 3 : FICHE DE CANDIDATURE

27 Coordinateurs de la tournée PING TOUR 2014 : Jordan Arfi : jordan.arfi@fftt.com Stéphane Lelong : stelelong@mac.com