LA RÉGIE INTERMUNICIPALE DE GESTION DES DÉCHETS DE LA RÉGION MASKOUTAINE

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1 PROVINCE DE QUÉBEC LA RÉGIE INTERMUNICIPALE DE GESTION DES DÉCHETS DE LA RÉGION MASKOUTAINE PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE TENUE PAR LE CONSEIL D'ADMINISTRATION AU SIÈGE SOCIAL DE LA RÉGIE, SITUÉ AU 2200, AVENUE LÉON-PRATTE, BUREAU 200, À SAINT-HYACINTHE, LE MERCREDI 22 SEPTEMBRE 1999, À 20:15 HEURES. SONT PRÉSENTS MESSIEURS : Claude Roy, Ville d Acton Vale Jules Lapointe, Saint-André-d'Acton Roger Collard, Saint-Nazaire-d Acton Roland Martin, Saint-Théodore-d Acton Georges Millaire, Upton Yves Gariépy, La Présentation Robert Hébert, Notre-Dame-de-Saint-Hyacinthe Raoul Charbonneau, Saint-Barnabé-Sud Léonard Gaudette, Saint-Bernard-de-Michaudville Germain Lagacé, Saint-Dominique Jacques Lemieux, Saint-Hugues Gérard Dupré, Ville de Saint-Hyacinthe Réjean Pion, Ville de Saint-Hyacinthe Rosaire Martin, Saint-Hyacinthe-le-Confesseur Gilles Dubord, Saint-Jude Laurier Demers, Saint-Liboire Robert Normandin, Saint-Louis Marcel Paquette, Village de Saint-Pie Claude Péloquin, Saint-Simon Christian Croteau, Saint-Valérien-de-Milton Yves Petit, Sainte-Hélène-de-Bagot Réal Côté, Village de Sainte-Madeleine Donald Côté, Paroisse de Sainte-Rosalie SONT ÉGALEMENT PRÉSENTS MONSIEUR ET MESDAMES : Sylvain Chassé, du Groupe SCM Lynda Charest, directrice générale Lise Lapalme, secrétaire-trésorière En l'absence des délégués des municipalités de Béthanie, Sainte-Christine, Saint-Marcel-de-Richelieu et Paroisse de Saint-Pie. Formant quorum sous la présidence de Monsieur Raoul Charbonneau, délégué de Saint-Barnabé-Sud et président de la régie. OUVERTURE DE LA SÉANCE Monsieur le Président, Raoul Charbonneau, constate que les délégués de toutes les municipalités-membres ont été dûment convoqués et que le quorum est atteint. Il invite les membres à se recueillir quelques instants.

2 ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR Il est proposé par Monsieur Réjean Pion, Appuyé par Monsieur Rosaire Martin, Et résolu à l'unanimité De traiter le point 11 de l ordre du jour «Sondage sur les matières résiduelles générées par les entreprises des MRC d Acton et des Maskoutains» immédiatement après le point 5 D ajouter au point 13 de l ordre du jour Varia : Séance ordinaire du comité exécutif d octobre 1999 Modification de la date D ajouter au point 14 de l ordre du jour Documents déposés : D) Contrats régionalisés Remboursement des taxes pour la période du 1 er juillet au 31 juillet 1999 D accepter l'ordre du jour ainsi modifié APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 25 AOÛT 1999 Il est proposé par Monsieur Robert Hébert, Appuyé par Monsieur Robert Normandin, Et unanimement résolu Que le procès-verbal de la séance ordinaire du 25 août 1999 soit approuvé et signé tel que rédigé. QUESTIONS DE LA SALLE Une période de questions est tenue à l'intention de l'assistance. PÉRIODE D'INFORMATION À L'INTENTION DES MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION Une période d'information générale est tenue à l'intention des membres du conseil d'administration. SONDAGE SUR LES MATIÈRES RÉSIDUELLES GÉNÉRÉES PAR LES ENTREPRISES DES MRC D ACTON ET DES MASKOUTAINS PRÉSENTATION DU RAPPORT D ENQUÊTE PAR MONSIEUR SYLVAIN

3 CHASSÉ DU GROUPE SCM Monsieur Sylvain Chassé présente, pour le bénéfice des membres du conseil d administration, les faits saillants du rapport d enquête intitulé «Sondage sur les matières résiduelles générées par les entreprises de la MRC des Maskoutains et de la MRC d Acton». Suite à sa présentation, les membres du conseil d administration remercient Monsieur Chassé et ses collaborateurs pour leur participation à ce sondage. SONDAGE SUR LES MATIÈRES RÉSIDUELLES GÉNÉRÉES PAR LES ENTREPRISES DES MRC D ACTON ET DES MASKOUTAINS COMMUNIQUÉ DE PRESSE Un communiqué de presse relatant les faits saillants du sondage sur les matières résiduelles est remis aux membres du conseil d administration. Accompagné du rapport d enquête, ce communiqué sera expédié aux médias dans les meilleurs délais SONDAGE SUR LES MATIÈRES RÉSIDUELLES GÉNÉRÉES PAR LES ENTREPRISES DES MRC D ACTON ET DES MASKOUTAINS REMERCIEMENTS AUX PARTENAIRES ASSOCIÉS le sondage mené par la régie, au printemps 1999, auprès des industries, des commerces et des institutions de son territoire; que différents partenaires se sont associés à ce projet de sondage; que la régie apprécie l aide consentie par ces différents partenaires; EN CONSÉQUENCE, Il est proposé par Monsieur Réal Côté, Appuyé par Monsieur Réjean Pion, Et résolu à l unanimité De remercier chaleureusement les représentants du Groupe SCM, de la Chambre de commerce de la MRC des Maskoutains ainsi que ceux de la Chambre de commerce de la région d Acton pour leur précieuse collaboration au sondage sur la gestion des matières résiduelles mené auprès des industries, des commerces et des institutions de notre territoire. D expédier une copie de la présente résolution à : Monsieur Sylvain Chassé, président du Groupe SCM;

4 Monsieur Dany Benoit, président de la Chambre de commerce de la MRC des Maskoutains; Monsieur Michel Martin, président de la Chambre de commerce de la région d Acton ACCEPTATION DES COMPTES COMPTES PAYÉS Petite caisse 81,52$ Dépenses du 09/06 au 18/08/1999 Rogers Cantel Inc. 45,90$ Téléphones cellulaires pour les dépôts de matières recyclables Compte du 24 août au 23 septembre 1999 Ti-Père B.B.Q./Les Entreprises Clément Pelletier inc. 57,04$ Collecte de RDD de Saint-Hyacinthe Nourriture pour bénévoles Sous total : 184,46$ COMPTES À PAYER Municipalité Régionale de Comté Les Maskoutains 158,49$ Location salle du conseil juillet : 50,00$ Frais de poste juillet : 78,28$ Location système postal juillet : 26,74$ Frais pour eau (fontaine) juillet : 3,47$ EBM Solis inc. 274,70$ Fournitures de bureau MicroAge Drummond Informatique Ltée 356,58$ Cartouches (2) pour l imprimante Laser Ikon Solutions de bureau 122,85$ Poudre pour photocopieur Laurentienne/Impériale 342,72$ Régime de retraite août Camille Fontaine & Fils inc ,92$ Collecte, transport et élimination des déchets domestiques Contrats #1, #2 et #3 août Camille Fontaine & Fils inc ,35$ Collecte, transport et élimination des déchets domestiques Contrat #APO 9601 CTEDD (Saint- Hyacinthe) août Camille Fontaine & Fils inc ,66$ Collecte, transport et élimination des déchets domestiques Contrat #APO 9601 CTEDD (Saint- Hyacinthe-le-Confesseur) août Camille Fontaine & Fils inc ,56$ Collecte, transport et élimination des déchets

5 domestiques Contrat #APO 9702 CTEDD (Paroisse Sainte-Rosalie) août À votre service enrg. 46,01$ Entretien des locaux août Services Internet NTIC inc. 20,65$ Frais mensuels septembre Camille Fontaine & Fils inc ,52$ Collecte sélective des matières recyclables Contrat #APO 9701 CS août Camille Fontaine & Fils inc ,41$ Dépôt de matières recyclables d Acton Vale Location de conteneurs et enlèvement des matières août Municipalité Régionale de Comté Les Maskoutains 264,79$ Location salle du conseil août : 50,00$ Frais de poste août : 179,69$ Location système postal août : 31,63$ Frais pour eau (fontaine) août : 3,47$ Carrière d Acton Vale Ltée 34,51$ Pesées de contrôle (2) pour camions de collecte sélective Marobi inc. 388,21$ Dépôt de matières recyclables de Saint-Hyacinthe Location de conteneurs du 16/07 au 15/08/1999 Marobi inc ,68$ Dépôt de matières recyclables de Saint-Hyacinthe Enlèvement des matières août Madame Marie Beaubien 491,74$ Honoraires professionnels et déboursés du 02/08 au 03/09/1999 Centre de bénévolat d Acton Vale inc. 20,00$ Photos pour le bulletin d information Vol. 4 No 2 Madame Lynda Charest, directrice générale 86,56$ Déplacements et représentation juillet, août et septembre Madame Lise Lapalme, secrétaire-trésorière 19,20$ Déplacements août et septembre Placements Maska Ltée 713,46$ Loyer octobre Sous total : ,57$ SALAIRES ET CHARGES SOCIALES PAYÉS Salaires août 5 052,44$ L. Charest, L. Lapalme, S. Brouillette, D. Saint-Hilaire, J.-M. Delage, O. Jetté, L.-G. Guérette, M. Boucher et É. Walcott Receveur général du Canada 1 066,61$ Déductions à la source féd. août Ministre du Revenu du Québec 1 512,88$

6 Déductions à la source prov. août Assurance vie Desjardins-Laurentienne 437,86$ Assurance collective septembre Sous total : 8 069,79$ TOTAL : ,82$ Il est proposé par Monsieur Donald Côté, Appuyé par Monsieur Claude Péloquin, Et résolu à l'unanimité Que les comptes ci-dessus mentionnés soient payés et que ceux déjà payés soient ratifiés. Un certificat de disponibilité de crédits est déposé par la secrétaire-trésorière. DÉPÔT DU RAPPORT TRIMESTRIEL DES RECETTES ET DÉPENSES Un état des recettes et dépenses pour la période se terminant le 31 août 1999 est déposé à la table du conseil d administration ABROGATION DE LA RÉSOLUTION NUMÉRO CONSTITUANT UNE RÉSERVE APPLICABLE AU PAIEMENT DES BACS DE RÉCUPÉRATION À L ÉCHÉANCE DU CONTRAT APO 9701 CS que l organisme Collecte sélective Québec (CSQ) a accepté les demandes d aide financière formulées par la régie, en vertu de leur programme «MUNICIPAL», pour une somme totale de près de ,00$, précisant que ce montant sera versé en fonction des entrées de fonds disponibles et des priorités édictées par le conseil d administration de CSQ; que le 25 février 1998, par sa résolution numéro , la régie a créé une réserve correspondant aux montants reçus de cet organisme ainsi qu aux intérêts gagnés sur ces montants, dans le but de l appliquer au paiement des bacs de récupération actuellement financés par le contrat APO 9701 CS, à l échéance du contrat le 31 décembre 2000; qu à ce jour, la régie n a reçu que 15% de la subvention accordée, portant le montant de cette réserve à environ ,00$ à la fin de l exercice financier 1999;

7 que la régie ne prévoit pas, à brève échéance, recevoir le solde de cette subvention; que la régie doit, au printemps de l année 2000, procéder à un appel d offres en vue du renouvellement du service de collecte sélective incluant le financement du solde dû sur les bacs de recyclage; que les membres du comité exécutif, lors de leur rencontre du 10 août 1999, ont suggéré d annuler la résolution numéro , de façon à ce que les montants réservés soient retournés au surplus accumulé non réservé de la régie; que les membres du conseil d administration ont convenu, à la réunion de travail du 25 août dernier, d abroger cette résolution lors de la séance ordinaire du 22 septembre 1999; EN CONSÉQUENCE, Il est proposé Monsieur Rosaire Martin, Appuyé par Monsieur Claude Péloquin, Et résolu à l unanimité D abroger la résolution numéro , adoptée le 25 février 1998, et d autoriser la secrétaire-trésorière à effectuer les écritures comptables appropriées dans les livres de la régie ADOPTION DU PLAN D ACTION 2000 que lors de leur rencontre du 10 août 1999, les membres du comité exécutif ont procédé à l étude détaillée du projet préliminaire de plan d action pour l année 2000; qu à l occasion de leur réunion de travail du 25 août 1999, les membres du conseil d administration ont également examiné ce document; EN CONSÉQUENCE, Il est proposé par Monsieur Claude Roy, Appuyé par Monsieur Gilles Dubord, Et résolu à l unanimité D approuver le plan d action pour l année 2000 tel que déposé. Que ce document soit transmis aux municipalités membres et aux médias.

8 ADOPTION DU BUDGET EXERCICE FINANCIER 2000 Il est proposé par Monsieur Christian Croteau, Appuyé par Monsieur Marcel Paquette, Et résolu à l'unanimité que le budget de la régie, pour l'exercice financier 2000, soit adopté, suivant ce qui suit : RECETTES RÉPARTITIONS AUX MUNICIPALITÉS MEMBRES Ensemble des municipalités Quotes-parts ,00 $ Collecte, transport et élimination des déchets solides ,00 $ Collecte sélective des matières recyclables ,00 $ Certaines municipalités Quotes-parts d'adhésion ,00 $ TOTAL DES RÉPARTITIONS AUX MUNICIPALITÉS MEMBRES ,00 $ AUTRES RECETTES DE SOURCES LOCALES AUTRES RECETTES Intérêts ,00 $ Autres 3 000,00 $ TOTAL DES AUTRES RECETTES DE SOURCES LOCALES ,00 $ TOTAL DES RECETTES ,00 $ = = = = = = = = DÉPENSES FRAIS D'ADMINISTRATION LÉGISLATION RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL Président et membres du conseil ,00 $ COTISATIONS DE L'EMPLOYEUR Régime d'assurance-maladie du Québec 600,00 $ TRANSPORT ET COMMUNICATIONS Frais de déplacement Membres du C.A. et du C.E ,00 $ TOTAL LÉGISLATION ,00 $

9 GESTION FINANCIÈRE ET ADMINISTRATIVE RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL Rémunération régulière Employés à temps plein ,00 $ Autres employés 6 500,00 $ ,00 $ COTISATIONS DE L'EMPLOYEUR Fonds de retraite 4 150,00 $ Régime de rentes du Québec 2 800,00 $ Assurance-emploi 3 100,00 $ Régime d'assurance-maladie du Québec 3 800,00 $ Santé et sécurité au travail (C.S.S.T.) 1 800,00 $ Assurances collectives 3 400,00 $ ,00 $ TRANSPORT ET COMMUNICATIONS Frais de déplacement du personnel 2 000,00 $ Frais de poste et de transport 3 800,00 $ Dépenses de communication 4 000,00 $ Dépenses de publicité et d'information 1 000,00 $ ,00 $ SERVICES PROFESSIONNELS, ADMINISTRATIFS ET AUTRES Services professionnels Comptabilité et vérification 1 500,00 $ Autres 1 200,00 $ Assurances Incendie 650,00 $ Responsabilité publique 800,00 $ Cautionnement 800,00 $ Autres services Cotisations et abonnements 1 000,00 $ 5 950,00 $ LOCATION, ENTRETIEN ET RÉPARATION Location Salle du Conseil et bureaux 9 400,00 $ Entretien des locaux et conciergerie 2 000,00 $ ,00 $ BIENS NON DURABLES Fournitures de bureau, imprimés et livres 5 000,00 $ TOTAL GESTION FINANCIÈRE ET ADMINISTRATIVE ,00 $ AUTRES AUTRES OBJETS Autres Subventions à des O.S.B.L ,00 $ TOTAL AUTRES 1 000,00 $

10 TOTAL FRAIS D'ADMINISTRATION ,00 $ FRAIS D'EXPLOITATION COLLECTE DES RDD COTISATIONS DE L'EMPLOYEUR Santé et sécurité au travail (C.S.S.T.) 50,00 $ TRANSPORT ET COMMUNICATIONS Dépenses de publicité et d'information 7 800,00 $ SERVICES PROFESSIONNELS, ADMINISTRATIFS ET AUTRES Services professionnels Services scientifiques et de génie ,00 $ Autres 2 000,00 $ Assurances Responsabilité publique 300,00 $ ,00 $ BIENS NON DURABLES Aliments, boisson 250,00 $ Fournitures de bureau, imprimés et livres 100,00 $ 350,00 $ TOTAL COLLECTE DES RDD ,00 $ DÉPÔTS DE MATIÈRES RECYCLABLES ET RÉSIDUELLES RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL Rémunération régulière Autres employés 9 500,00 $ COTISATIONS DE L'EMPLOYEUR Régime de rentes du Québec 50,00 $ Assurance-emploi 400,00 $ Régime d'assurance-maladie du Québec 450,00 $ Santé et sécurité au travail (C.S.S.T.) 200,00 $ 1 100,00 $ TRANSPORT ET COMMUNICATIONS Dépenses de communication 800,00 $ Dépenses de publicité et d'information 500,00 $ 1 300,00 $ SERVICES PROFESSIONNELS, ADMINISTRATIFS ET AUTRES Services professionnels Autres 400,00 $ Assurances Responsabilité publique 1 350,00 $ Services municipaux Autres (compensation tenant lieu de taxes) 50,00 $ Autres services Enlèvement et traitement des matières ,00 $ ,00 $

11 LOCATION, ENTRETIEN ET RÉPARATION Entretien et réparation 2 000,00 $ BIENS NON DURABLES Fournitures de bureau, imprimés et livres 300,00 $ TOTAL DÉPÔTS DE MATIÈRES RECYCLABLES ET RÉSIDUELLES ,00 $ COLLECTE, TRANSPORT ET ÉLIMINATION DES DÉCHETS SOLIDES TRANSPORT ET COMMUNICATIONS Dépenses de publicité et d information 2 800,00 $ SERVICES PROFESSIONNELS, ADMINISTRATIFS ET AUTRES Services professionnels Services juridiques 5 000,00 $ Autres 900,00 $ Autres services Collecte, transport et élimination des déchets solides ,00 $ ,00 $ TOTAL COLLECTE, TRANSPORT ET ÉLIMINATION ,00 $ COLLECTE SÉLECTIVE DES MATIÈRES RECYCLABLES TRANSPORT ET COMMUNICATIONS Dépenses de publicité et d'information ,00 $ SERVICES PROFESSIONNELS, ADMINISTRATIFS ET AUTRES Services professionnels Services juridiques 5 000,00 $ Services techniques 1 600,00 $ Autres 4 900,00 $ Autres services Collecte, transport et traitement des matières recyclables ,00 $ ,00 $ BIENS NON DURABLES Équipement de récupération (bacs) ,00 $ TOTAL COLLECTE SÉLECTIVE DES MATIÈRES RECYCLABLES ,00 $ VALORISATION DES MATIÈRES ORGANIQUES TRANSPORT ET COMMUNICATIONS Dépenses de publicité et d information 3 300,00 $ SERVICES PROFESSIONNELS, ADMINISTRATIFS ET AUTRES Services professionnels Services juridiques 5 000,00 $ Services techniques ,00 $ Autres 2 200,00 $ ,00 $

12 TOTAL VALORISATION DES MATIÈRES ORGANIQUES ,00 $ AUTRES SERVICES PROFESSIONNELS, ADMINISTRATIFS ET AUTRES Services professionnels Autres (Études) ,00 $ TOTAL AUTRES ,00 $ TOTAL FRAIS D'EXPLOITATION ,00 $ TOTAL DES DÉPENSES ,00 $ RÉSULTAT AVANT AFFECTATIONS (77 000,00)$ = = = = = = = = AFFECTATIONS NETTES FONDS DES DÉPENSES EN IMMOBILISATIONS Mobilier et équipement de bureau 3 000,00 $ SURPLUS Affectation du surplus (80 000,00)$ TOTAL DES AFFECTATIONS (77 000,00)$ RÉSULTAT NET 0,00 $ = = = = = = = = Ce budget est transmis par la secrétaire-trésorière à chaque municipalité membre, pour approbation, en y joignant une estimation faisant état de la quote-part prévisible pour chacune desdites municipalités. (Veuillez noter que certaines des données financières, présentées dans le budget de la régie pour l exercice financier 2000, devront être reclassées afin de se conformer aux exigences de présentation du «Cahier des prévisions budgétaires 2000" du ministère des Affaires municipales et de la Métropole.) ACHAT CONJOINT DE BACS POUR LES RÉSIDUS DOMESTIQUES FOURNISSEURS À INVITER la résolution numéro par laquelle la régie a convenu de conclure, avec les municipalités membres intéressées, une entente pour l achat conjoint de bacs pour les résidus domestiques;

13 la recommandation des membres du comité exécutif en date du 2 septembre 1999; EN CONSÉQUENCE, Il est proposé par Monsieur Georges Millaire, Appuyé par Monsieur Germain Lagacé, Et résolu à l unanimité D autoriser la directrice générale à procéder à un appel d offres dans le cadre de cet achat conjoint et, à cette fin, d inviter les firmes suivantes à soumissionner : Camille Fontaine & Fils inc. SSI Schaefer Limited IPL inc VARIA SÉANCE ORDINAIRE DU COMITÉ EXÉCUTIF D OCTOBRE 1999 MODIFICATION DE LA DATE Il est proposé par Monsieur Marcel Paquette, Appuyé par Monsieur Donald Côté, Et résolu à l unanimité Que la séance ordinaire du comité exécutif qui devait se tenir le jeudi 7 octobre 1999 soit devancée au jeudi 30 septembre DOCUMENTS DÉPOSÉS Compte rendu de la réunion de travail du conseil d administration du 25 août 1999 Procès-verbal de la séance ordinaire du comité exécutif du 2 septembre 1999 Rapport mensuel d opération des dépôts de matières recyclables Contrats régionalisés Remboursement des taxes pour la période du 1 er juillet au 31 juillet LEVÉE DE L'ASSEMBLÉE Il est proposé par Monsieur Réjean Pion, Appuyé par Monsieur Robert Hébert, Et unanimement résolu De lever la séance à 21:35 heures. Raoul Charbonneau, président

14 Lise Lapalme, secrétaire-trésorière