Le programme de la carte Visa Enterprise
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- Élise St-Arnaud
- il y a 8 ans
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1 Le programme de la carte Visa Enterprise LA CARTE VISA ENTREPRISE EST IDÉALE POUR LES ENTREPRISES AYANT : des ventes annuelles de plus de 10 millions de dollars plus de 50 employés des employés qui voyagent pour affaires ou qui prennent part à des activités de représentation auprès de clients AVANTAGES COMMERCIAUX La réduction des frais de déplacement et de représentation (D & R) peut avoir une incidence directe sur le résultat net de l entreprise, car les frais de D & R sont parmi les plus importants frais indirects, visibles et contrôlables. Grâce à une collecte et à une gestion des données sur les frais de D & R, le programme de la carte Visa Entreprise aide les entreprises à négocier avec confiance les contrats liés aux déplacements et à gérer les dépenses des employés pour tirer le meilleur parti des budgets D & R. L acceptation mondiale inégalée de la carte Visa Entreprise par les marchands en fait le programme de paiement D & R idéal pour les moyennes et les grandes sociétés. RATIONALISATION DU PROCESSUS Lorsque les employés utilisent des cartes de crédit personnelles pour régler les frais de déplacement et de représentation, des paiements individuels doivent être faits pour chacun des rapports de dépenses soumis. Il serait plus efficace que les employés utilisent une carte Visa Entreprise, de cette façon un seul chèque préparé pour la banque émettrice permettrait de payer les dépenses de tous les employés. Les employés en profitent également parce que les outils de production automatisée des rapports de dépenses permettent de réduire de près de 67 % le nombre d heures que les employés consacrent à remplir les rapports de dépenses. 1 De plus, le programme de la carte Visa Entreprise facilite le suivi et le contrôle des frais de D & R des employés, peu importe où ils se trouvent dans le monde. 1 Aberdeen Group. "Expense Management Automation." mars Page 1 de 8
2 GESTION PLUS EFFICACE Le programme de la carte Visa Entreprise offre un éventail de caractéristiques spécialement conçues pour aider les entreprises à contrôler les frais de D & R. Les rapports détaillés simplifient l analyse efficace des frais de D & R individuels et de l'entreprise. Les services de données étendues de Visa fournissent des renseignements plus détaillés permettant de tirer parti des relations avec les fournisseurs et de négocier de meilleurs contrats, alors que les limites de dépenses préautorisées et les contrôles des autorisations permettent d'assurer le respect des politiques et du budget en matière de frais de D & R. CONTRÔLE DES DÉPENSES DES EMPLOYÉS Le programme de la carte Visa Entreprise vous propose des outils pour maintenir le contrôle des dépenses des employés. Des limites d autorisation de transactions variables et le code de blocage de catégories de marchands permettent à la direction d établir des directives en matière de dépenses et d approuver au préalable les catégories de marchands pour assurer un meilleur contrôle des dépenses. Des données détaillées sur les transactions et les dépenses vous donnent un aperçu plus net des dépenses des titulaires de carte et de l'entreprise dans son ensemble ainsi que des coûts relatifs aux fournisseurs. Vous pourrez ainsi mieux identifier les dépenses non conformes et les dépassements de coûts afin de vous assurer du respect des politiques, budgets et limites de l entreprise en matière de dépenses. CARACTÉRISTIQUES DU PROGRAMME Les caractéristiques du programme de la carte Visa Entreprise se conjuguent pour donner aux titulaires de carte plus de flexibilité et de confiance tout en permettant aux entreprises d'avoir une meilleure vue d ensemble des frais de D & R des employés une information qui peut être utilisée pour vous permettre de tirer parti de la situation afin de contrôler les coûts plus efficacement et de négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs. ACCEPTATION DE LA CARTE Les titulaires de carte Visa sont les bienvenus dans plus de 577,000 éstablishments au Canada et plus de 170 pays dans le mondes. 2 Sachant qu ils peuvent utiliser la carte Visa presque partout, les employés peuvent se concentrer sur les tâches à accomplir. 2 Source : Données de Visa Canada au mois d avril 2007 Page 2 de 8
3 L acceptation mondiale de la carte Visa permet de recueillir des données étendues sur les frais de D & R que les utilisateurs du programme de la carte Visa Entreprise peuvent consulter et analyser. Ceci comprend les données sur les fournisseurs qui peuvent servir à négocier des contrats ou à vérifier si les fournisseurs clés respectent les modalités convenues. L acceptation inégalée de la carte permet également de limiter le recours aux avances de fonds pour les frais de D & R, ce qui vous permet d économiser sur les frais connexes et d avoir accès plus facilement à des renseignements utiles sur les dépenses. Par ricochet, vos voyageurs d affaires en bénéficient du fait qu ils engagent moins de menues dépenses et que des données plus détaillées sur les frais sont saisies. SERVICES DE SOUTIEN DU PROGRAMME De la première consultation à la mise en oeuvre complète du programme, les institutions financières émettrices de cartes Visa offrent une gamme d e services de soutien, notamment une assistance pendant la mise en œuvre, un service à la clientèle de 24 heures et une gestion de comptes professionnelle. Les émetteurs de cartes assureront la formation complète des administrateurs en ce qui a trait aux divers outils de gestion et de programmes, ainsi qu aux fonctions de production des rapports, tout en collaborant étroitement avec les administrateurs pour bien informer les titulaires de carte à l aide de matériel de formation diversifié, y compris des guides d utilisateur. Une fois que le programme a été mis en œuvre et qu'il est fonctionnel, les équipes assurant un soutien continu en gestion de comptes peuvent aider un client à faire tout ajustement jugé nécessaire pour s'assurer que le programme réponde pleinement à ses attentes. Visa et ses émetteurs de cartes proposent également une série de rapports sur les pratiques exemplaires, notamment : des directives utiles en matière de gestion de la conformité aux règles fiscales en matière de taxes à la consommation relatives à la carte. des outils pour comparer les processus de paiement des frais de D & R par rapport aux pratiques exemplaires, y compris des recommandations en matière d améliorations. Les titulaires de carte bénéficient d un accès sans frais de 24 heures à des services d assistance à la clientèle partout dans le monde, y compris le signalement de la perte ou du vol d une carte, les demandes de renseignements des titulaires de carte, les services de traduction, l assistance linguistique et le remplacement d urgence d une carte dans les 24 heures partout en Amérique du Nord et en un jour ouvrable à l étranger. Page 3 de 8
4 RAPPORTS DÉTAILLÉS Des outils personnalisés de production de rapports, de gestion et de suivi des données améliorent le contrôle de votre budget des frais de D & R de l'entreprise. Les données sur les transactions de votre organisation sont transmises de votre émetteur particulier par l entremise d un service de production de rapports sur Internet. Les données personnalisées et protégées par mot de passe qui sont extraites de la carte Entreprise permettent aux gestionnaires de surveiller et d analyser les dépenses et d en faire rapport, de négocier avec les fournisseurs et de s assurer du respect des politiques en matière de frais de D & R. Il est possible d'accéder à plusieurs rapports différents dont le contenu varie à des degrés divers. Par exemple, le rapport de haut niveau destiné à la haute direction donne une vue d ensemble des dépenses dans le cadre du programme de la carte, y compris une liste des dix principaux marchands. SERVICES DE DONNÉES ÉTENDUES VISA Les clients titulaires de la carte Visa Entreprise apprécient l accès aux Services de données étendues de Visa qui offrent des renseignements détaillés sur les lignes aérien nes, y compris les paires de villes, la catégorie de services, etc. Ces renseignements sont téléchargés directement dans la plupart des systèmes de production de rapports de gestion des comptes. Les Services de données étendues de Visa proposent des donnée s complètes sur l itinéraire pour les achats effectués auprès d agences de voyages liées à des systèmes de réservation tels que Sabre et Galileo. Les données sur les lignes aériennes disponibles par l entremise des Services de données étendues de Visa sont fondées sur des données classées, ce qui signifie que seuls les renseignements sur les voyages payés seront transmis au client. L'utilisation de données classées permet aux clients de recevoir un relevé plus fidèle des voyages qui ont eu lieu et ces données sont plus précises que les données sur les réservations, par exemple, qui ne fournissent aux clients que les informations sur la réservation initiale et ne tiennent pas compte des modifications subséquentes apportées à la réservation. D autres cartes fournissent également des données sur la réservation à leurs clients. Que des employés aient recours aux services d un agent de voyages contractuel ou à un autre agent en cas de déplacement imprévu, l utilisation de la carte Visa Entreprise simplifie la sais ie des données et la transmission de celles-ci à l outil de production de rapports d une organisation. Parmi les données pertinentes, mentionnons : le numéro du billet, le nom du passager, la date de départ, le nom du transporteur, le montant des taxes, le code de la base tarifaire, la classe de service et la paire de villes. Les données étendues permettent également aux entreprises de s assurer de l observation des politiques en matière de déplacements et d activités de représentation. Les renseignements comme le code de la base tarifaire permettent aux entreprises de vérifier si le déplacement en avion d un employé respecte la politique en matière de voyages de l'entreprise, alors que les rapports d anomalies signalent si le voyageur contrevient à cette politique. Les avantages des Services de données étendues de Visa sont considérables. Compte tenu des renseignements plus détaillés sur la nature et la source des dépenses, les entreprises Page 4 de 8
5 disposent d un meilleur effet de levier pour négocier avec les fournisseurs. Ces négociations peuvent se traduire par des réductions de prix de 5 % à 10 %. 3 Les Services de données étendues Visa sont offerts seulement par des fournisseurs adhérents. Au besoin, l institution émettrice de votre carte Visa collaborera avec vou s pour vous aider à inscrire vos principaux fournisseurs au programme. PRODUCTION AUTOMATISÉE DES RAPPORTS DE DÉPENSES Les titulaires de carte se réjouissent de la fonction de production automatisée des rapports de dépenses du programme de la carte Visa Entreprise. Les données individuelles sur les transactions des titulaires de carte recueillies à l échelle mondiale sont téléchargées d avance dans les outils de production des rapports, ce qui permet de réduire de près de 67 % le nombre d heures que les employés consacrent à remplir des rapports de dépenses. 4 OPTIONS DE FACTURATION FLEXIBLES Le programme de la carte Visa Entreprise propose aux entreprises trois options de facturation : Facturation et paiement centralisés pour l entreprise Facturation aux titulaires de carte avec paiement centralisé par l'entreprise où les titulaires de cartes reçoivent une liste de toutes les transactions connexes à des fins de vérification Facturation aux titulaires de carte et paiements individuels Selon les pratiques en matière de production de rapports de dépenses de l entreprise, les titulaires de carte peuvent ou non demander un relevé mensuel. Ces trois options de facturation différentes donnent à l entreprise la possibilité de choisir la solution la mieux adaptée à ses besoins. Les frais de la carte peuvent être portés à des comptes particuliers, inscrits au grand livre, puis consolidés sur un ou sur plusieurs relevés. Le service des comptes fournisseurs paie tous les achats avec un seul chèque plutôt que d émettre des chèques individuels à une multitude de fournisseurs. 3 Selon l étude 2002 de Visa International sur les données étendues effectuée par Conseils Deloitte. 4 Aberdeen Group. "Expense Management Automation." mars Page 5 de 8
6 ASSURANCE Les émetteurs de cartes Visa proposent plusieurs choix d assurance aux titulaires de la carte Entreprise. Parmi les principaux choix d assurance offerts figurent l assurance collision/dommages (ACD) et l assurance dégagement de responsabilité de l entreprise (ADE). D autres assurances sont offertes par les institutions financières émettrices de cartes Visa. Lorsque les employés louent un véhicule n importe où dans le monde ou presque et qu'ils règlent la totalité du coût de la location au moyen d une carte Visa Entreprise, l assurance collision/dommages est offerte sans frais additionnels par le programme d assurance collision/dommages pour les véhicules de location de Visa une économie de près de 20 $/jour. L assurance collision/dommages couvre les coûts totaux des réparations jusqu à concurrence de la valeur marchande actuelle du véhicule de location dans le cas où un employé est impliqué dans un accident ou le véhicule est volé, indépendamment de la responsabilité des dommages. L'assurance indemnise aussi l'entreprise de location pour la perte de jouissance du véhicule pendant que celui-ci est en réparation. Bien que l utilisation abusive de la carte par des employés soit rare, grâce à l assurance dégagement de responsabilité de l entreprise (ADE), votre entreprise est protégée lorsque les employés titulaires de carte effectuent certaines opérations non autorisées (achats et avances de fonds). CONTRÔLES DES AUTORISATIONS DE TRANSACTIONS Le programme de la carte Visa Entreprise permet aux gestionnaires du programme de maintenir un contrôle des dépenses de l'entreprise sans avoir à approuver manuellement chaque transaction. Des limites quotidiennes ou mensuelles d autorisation des transactions peuvent être fixées pour chaque employé titulaire d une carte. L utilisation de la carte peut être limitée à certaines catégories de marchands et les entreprises peuvent carrément décider de bloquer certaines de ces catégories. Les entreprises qui émettent des cartes aux voyageurs fréquents peuvent choisir de bloquer toutes les catégories de marchands qui ne sont pas liées aux frais de D & R. Les entreprises qui proposent une indemnité quotidienne dans le cadre de la politique de déplacement de l'entreprise peuvent imposer une limite de dépenses quotidiennes à la carte afin de s'assurer du respect de cette politique par les titulaires de carte. Les contrôles des autorisations de transactions sont définis au moment où la carte est demandée à l émetteur et lorsque celle-ci est accordée, les contrôles y sont déjà intégrés. Le gestionnaire du programme peut facilement modifier au besoin les restrictions en fonction des changements apportés à la politique de l entreprise ou à la responsabilité du titulaire de carte. Page 6 de 8
7 INTÉGRATION DES SYSTÈMES Les clients utilisant la carte Visa Entreprise peuv ent intégrer les données de leurs transactions effectuées avec la carte Visa Entreprise dans leurs systèmes actuels sans investissements coûteux dans un procédé d intégration. Les institutions financières émettrices de cartes Visa peuvent intégrer les données de transactions dans les systèmes de pointe de planification des ressources de l entreprise (PRE), permettant ainsi aux clients d en faire le meilleur usage qui soit. PROGRAMME MULTINATIONAL VISA Le programme multinational Visa constitue un réseau fin ancier mondial intégré auquel les entreprises multinationales peuvent recourir pour satisfaire leurs besoins en matière de paiement et d information. Ce programme permet aux entreprises multinationales d intégrer et de rationaliser leurs activités de paiement. Grâce au programme multinational Visa les entreprises tirent profit : d un contrôle mondial des dépenses de la consolidation mondiale des données de capacités poussées de production de rapports, et d une acceptation mondiale et d un service à la clientèle local Le programme multinational Visa convient parfaitement aux entreprises qui comptent plus de employés et qui exercent d importantes activités de vente à l extérieur de leur pays de résidence. Pour savoir si votre entreprise peut bénéficier du programme multinational Visa, veuillez communiquer avec une institution financière émettrice de cartes Visa. PROGRAMME DESTINATIONS VISA Le programme Destinations Visa permet aux titulaires de la carte Visa Entreprise de profiter des services aux voyageurs mis à leur disposition dans différentes villes du monde. Les entreprises peuvent utiliser leur carte Visa Entreprise pour se prévaloir des offres de déplacement spéciales proposées par des compagnies de voyage de renom, des établissements de vente au détail et des salles de spectacle dans divers pays. Page 7 de 8
8 ÉTAPES SUIVANTESLE SOUTIEN DONT VOUS AVEZ BESOIN POUR LA MISE EN OEUVRE DU PROGRAMME DE CARTE VISA ENTREPRISE DANS VOTRE ENTREPRISE Visa exploite le plus vaste réseau de paiements électroniques au détail du monde, fournissant des services de traitement et des plateformes de produits de paiement. Ceci inclut les paiements par carte de crédit et de débit à la consommation, par carte prépayée ou par carte commerciale, offerts sous les marques Visa, Visa Electron, Interlink et PLUS. La carte Visa est la plus acceptée dans le monde, et Visa/PLUS est l'un des réseaux mondiaux de guichets automatiques bancaires les plus importants, offrant un accès à la monnaie locale dans plus de 170 pays. Pour obtenir plus de renseignements sur la mise en œuvre d un programme de la carte Visa Entreprise, communiquez avec l institution financière émettrice de votre carte Visa. Page 8 de 8
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