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3 1 DEMARRAGE DE MERLIN LES SERVICES Les prestations Les forfaits Les tarifs spécifiques Les abonnements LES CLIENTS Informations générales Fiches techniques Marketing Historique Autres LES PRODUITS Importer un fournisseur Créer un fournisseur ou un distributeur Créer un produit Changement des prix de vente LES COLLABORATEURS Créer un collaborateur L'horloge pointeuse Les équipes Les Absences LA FACTURATION Paramétrer votre ticket de caisse Sélectionner le client Comment facturer? Autres fonctions de l écran facturation L encaissement LES AUTRES RECETTES La monétique Les bons d achat Les autres recettes Les chèques cadeaux La Beauty Card LA CAISSE Comment faire une fin de journée? Les mouvements de caisse LES DEPENSES Créer une dépense Saisir une dépense

4 10 LES ETATS États clients États de stock États prestations États de caisse Etats collaborateurs LES ETIQUETTES Format des étiquettes Contenu des étiquettes Impression des étiquettes Les fiches suiveuses LE CARNET DE RENDEZ VOUS Les icônes du carnet de rendez-vous Saisir un rendez-vous Prise en charge du client Facturer un client à partir du carnet de rendez-vous Déplacer un rendez-vous Mettre un rendez-vous en liste d attente Rechercher un rendez-vous Confirmations et rappels de rendez-vous par mail LES SAUVEGARDES Les différents supports de sauvegarde Faire une sauvegarde Faire une restauration LA MUSIQUE IKONET Enregistrer votre compte IKONET Consulter votre boîte aux lettres

5 1 DEMARRAGE DE MERLIN Vous venez d'installer Merlin X2 sur votre ordinateur. Ce logiciel est destiné à la gestion d'un salon de coiffure et son interface a été spécialement adaptée pour une utilisation facile et rapide. Que ce soit une version de démonstration ou une version définitive de Merlin X2, les premières étapes de mise en route sont identiques. Nous avons conçu ce document pour vous accompagner dans la prise en main du logiciel. Après l'installation de Merlin X2, une nouvelle icône apparaît sur votre bureau de Windows. Cliquez sur l'icône Merlin puis appuyez sur la touche "Entrée" de votre clavier ou faites un double clic rapidement dessus pour démarrer le logiciel. L'écran principal est composé d une série d icônes propres à la facturation et au travail quotidien du salon, et d une série d icônes propres à Internet : Serveur Ikonet. Internet (favoris). Messages. Enfin deux listes, nommées respectivement, " Clients en attente " et "Clients en cours " à droite de l'écran. Ces deux zones permettent d accéder rapidement à la facturation des clients du jour. En haut de l'écran : La date : en cliquant dans la zone où s'affiche la date, vous avez la possibilité de sélectionner une date différente de la date du jour. Attention : Les tickets seront enregistrés à la date affichée dans cette zone! Se rappeler d'un événement pour la journée (Pense-bête). Neige abondante, grève des transports...cette information sera précieuse pour vos statistiques. Accéder à l'aide. Quitter le logiciel. 4

6 Les icônes : Fichier client : Accéder à la liste et aux fiches de vos clients. Fiches techniques : Imprimer les fiches techniques des clients. Rendez-vous : Enregistrer vos rendez-vous et tâches quotidiennes. Management: Accéder aux modules et fonctions avancées de Merlin. Caisse du jour : Accéder aux informations de caisse de la journée en cours. Dépenses : Saisir une dépense de caisse. Hot line : Accéder aux informations d'assistances (Service technique d'ikosoft). Ouverture du tiroir-caisse : Déclencher l'ouverture du tiroir-caisse (seulement si la caisse enregistreuse est reliée et paramétrée avec Merlin). Facturation : Accéder à la partie facturation. Suivi Personnel : Accéder au suivi du personnel. (Uniquement avec la version Pro). A.B.S : Accéder à "L'Alert Business System". Audit rapide de l'activité. (Uniquement avec la version Pro). Gestion du temps : Accéder à la Gestion du temps. (contrôle des présences et des absences). Ikonet : Accéder au serveur IKONET. Internet : Accéder à Internet. Si vous avez une connexion Internet, ce bouton vous permet d'y accéder. Messages : Consulter les messages Intranet. Clients en attente : Affiche la liste des clients présents dans votre salon, mais qui n ont pas encore été pris en charge. Le simple fait de cliquer sur un nom présent dans cette liste, le fait automatiquement passer en client en cours. Clients en cours : Affiche la liste des clients actuellement pris en charge dans le salon. Le simple fait de cliquer sur un nom présent dans cette liste, ouvre automatiquement la facturation pour ce client. Le temps d attente des clients est par ce fait automatiquement mesuré dès leur arrivée dans le salon. 5

7 2 LES SERVICES Les services se divisent en deux catégories : Les prestations proprement dites qui sont facturées au détail. Les forfaits qui sont un ensemble de prestations ou de produits facturés ensemble. 2.1 Les prestations Créer une prestation Les prestations sont triées par : Groupe : c'est un ensemble de familles de prestations qui seront statistiquement traitées ensemble. Par exemple le groupe "Application" va inclure aussi bien les shampooings que les lotions. Le groupe "Réservé" comprend les trois principales familles de services techniques : Coloration, Mèches et Permanente. Il ne doit en aucun cas être changé, car c'est un groupe utilisé pour la plupart des tableaux de bord. Famille : c'est un ensemble de prestations ayant la même nature. Par exemple la famille "Soins" va regrouper tous les soins : soins antichute, soins profond, etc Sous-famille : elle permet de diviser les prestations d'une même famille en des groupes différents. Ceci afin de retrouver les prestations plus facilement en facturation, mais aussi à des fins statistiques. Par exemple la famille "Mèches" peut être divisée en 2 sous-familles "Mèches papier" et "Balayage". Cliquez sur Management, Prestations, Fiches. Vous accédez ainsi à la liste des prestations. Pour créer une nouvelle prestation cliquez sur. Bien qu elle contienne beaucoup de zones, seules les informations suivantes sont indispensables : Le nom de la prestation. La famille (Ligne) de prestations à laquelle elle se rapporte. Le prix de vente TTC. La catégorie de client sur laquelle elle s applique. Le temps d'exécution en minutes. Le temps de pause. 1) Commencez par saisir directement le "Nom de la prestation". 2) Sélectionnez la "Famille" à laquelle se rapporte cette prestation. Attention : le nom donné à la prestation sera imprimé sur le ticket de caisse. Donc évitez les abréviations. Une liste fixe de familles de prestations existe déjà. Choisir la famille qui se rapporte le mieux à la prestation que vous créez, par exemple "Balayage carré" ira plutôt dans la famille "Mèches". 6

8 Vous pouvez également si vous le souhaitez ajouter une famille et une sous-famille. (Reportez-vous au chap Créer une famille et chap Créer une sous-famille). 3) Sélectionnez la catégorie de clients sur laquelle cette prestation s applique à l aide de la case à cocher. Cette sélection est importante car elle vous permet lors de la facturation de ne faire apparaître que le tarif correspondant à la catégorie du client (Ceci permet un gain de temps, mais aussi, évite les erreurs). 4) Le filtre vous permet de définir si la prestation est ou non exclusive à une tranche d âge. 5) Saisissez ensuite dans la zone de saisie "Prix Vte", le montant TTC que vous allez facturer à vos clients. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la petite calculatrice et d'utiliser les touches de celle-ci pour inscrire le montant. 6) Renseignez ensuite de la même façon "temps d'exéc. en min" qui correspond au temps moyen de réalisation de cette prestation. Attention : Le carnet de rendez-vous prenant en charge les temps d'exécution et de pause de la prestation, pensez à bien saisir ces renseignements lors de la création. Ces informations permettront de connaître le temps de prise en charge d'une cliente en fonction des prestations qu'elle souhaite. 7) Indiquez le taux de T.V.A appliqué sur cette prestation. Code article : lorsque vous êtes sur l'écran de la facturation et que vous insérez ce code, la prestation est automatiquement enregistrée dans la facturation de la cliente. Code-barres : donnez un code si vous souhaitez par exemple utiliser cette prestation dans vos fiches suiveuses. (Voir Chap.11.4 Les fiches suiveuses). D'autres fonctions sont disponibles dans chaque onglet, par des "cases à cocher" ou un choix dans une liste déroulante. Gain de points et Payable par points : Dans le cadre de la fidélisation, ces deux options déterminent si la prestation va permettre à votre client de cumuler des points ou s il va pouvoir la régler avec ses points. Vous pouvez alors déterminer le nombre de points gagnés et le nombre de points utilisés. Ajouter aux favoris : Cette option permet de faire une présélection des prestations les plus utilisées, pour les retrouver plus rapidement lors de la facturation. Afficher en facturation : par défaut cette case est cochée. Décochez-la si vous ne souhaitez pas que cette prestation soit facturée individuellement. C est le cas des prestations créées uniquement pour la construction des forfaits ou des abonnements. N Affectation comptable : insérez le numéro comptable de cette prestation. Afficher en facturation : Si une prestation ne peut pas être facturée seule, mais est utilisée uniquement dans un forfait par exemple, alors décochez cette option. Charges : coût des matières et produits utilisés pour la réalisation de la prestation. Prix Vte conseillé : prix de la prestation qui est conseillé par un groupe ou une franchise par exemple. Part exécutant : part en pourcentage qui revient à un collaborateur qui ne travaille pas dans le salon. L onglet Forfaits/Abonnements affiche la liste des forfaits et des abonnements où la prestation est utilisée. L onglet Prestations équivalentes permet de rajouter des prestations qui pourront être utilisées lors de la consommation d un abonnement à la place de cette prestation. 7

9 L onglet Produits permet de noter les produits qui sont utilisés pour l exécution de ce service. Pour ajouter les produits cliquez sur le bouton Plus. Pour chaque produit vous pourrez définir la quantité utilisée. Cette quantité peut être définie en valeur, fraction, pourcentage ou volume. Si vous renseignez cette partie, vous pourrez alors comparer la consommation de produits aux prestations facturées dans le module «Analyse de la consommation». (Voir Manuel Fonctions avancées, Module Stock). L onglet Rendez-vous permet de définir si la prestation est utilisée dans le carnet de rendez-vous. 8) Une fois que vous avez fini de remplir votre fiche prestation, cliquez sur pour la valider. Vous retrouvez dans votre liste de prestations celle que vous venez de créer. Faites de même pour vos autres prestations. Ce bouton permet de faire une copie de la prestation Créer une famille de services Merlin vous propose par défaut un certain nombre de familles de prestations. Vous avez la possibilité d enrichir cette liste soit pour préciser une famille, soit pour répondre à de nouveaux besoins. Cliquez sur "Famille" puis sur "Ajout/Modifier" (tout en bas de la liste). L écran de réglage des familles de services s affiche. Il est divisé en deux parties : Les familles de services Les sous-familles de services Dans Merlin, les sous-familles sont directement liées à leur famille. Donc créez les familles en premier. Déplacer vers le haut la famille sélectionnée. Déplacer vers le bas la famille sélectionnée. 1) Cliquez sur le bouton pour créer une nouvelle famille. 2) La fenêtre "Famille" s'affiche à l'écran. Pour des raisons statistiques les familles sont classées par groupe (ou catégorie de Chiffre d'affaires). 3) Choisissez celui qui correspond à votre création. S il n existe pas, cliquez sur "AJOUTER/MODIFIER" pour créer un groupe pour votre famille. 4) Donnez un nom à votre nouvelle famille. 5) Vous pouvez lui attribuer un pictogramme en cliquant sur l'image. 6) La partie "abrégé" est le nom de la famille tel qu'il apparaîtra dans l'écran de facturation. 7) Cochez ensuite les options en fonction de votre choix : Visible en facturation : la famille sera accessible en facturation. 8

10 8) Cliquez ensuite sur pour enregistrer votre nouvelle famille Créer une sous-famille de services Les sous-familles permettent d'accélérer le choix dans la facturation lorsque vous avez un grand nombre de services. 1) Sélectionnez la famille que vous voulez diviser puis cliquez sur. 2) Cliquez ensuite sur. 3) Entrez le nom de la sous-famille puis cliquez sur pour valider. Recommencez autant de fois que nécessaire pour chaque famille de services. 9

11 2.2 Les forfaits Dans le logiciel Merlin, les forfaits peuvent être constitués d'un ensemble de prestations et de produits. La répartition des chiffres d'affaires prestation et vente se fera automatiquement. Merlin vous propose deux types de forfaits : Les forfaits : il s agit d'un ensemble de prestations effectuées lors de la même visite et vendues à un prix unique. La liste des prestations du forfait ne peut pas être modifiée. Les factures préétablies : ce sont des listes prédéfinies destinées à accélérer la saisie de prestations facturées individuellement. Chaque prestation garde son prix (qui peut être modifié) et chacune des prestations peut également être modifiée ou supprimée. Cliquez sur Management, Prestations, Forfaits. Attention : un forfait est obligatoirement constitué de services existants dans la liste des prestations ou de produits dans votre stock. Vous ne pouvez pas créer un forfait "Shamp Coup - Brush" si dans la liste des prestations, il n'existe pas au moins un shampoing, une coupe et un brushing. Vous accédez ainsi à la liste des forfaits. 1) Pour créer un nouveau forfait cliquez sur. 2) Saisissez le nom du forfait. 3) Sélectionnez ensuite dans la liste déroulante la "Ligne" à laquelle il se rapporte afin de le retrouver plus rapidement lors de la facturation. D'autres fonctions sont disponibles par des "cases à cocher" ou un choix dans une liste déroulante. "Catégorie du client" : sélectionnez la catégorie de clients sur laquelle cette prestation s applique à l aide de la case à cocher. Cette sélection est importante car elle vous permet lors de la facturation de ne faire apparaître que les forfaits correspondants à la catégorie du client. "Filtre" et "Tranche d âge" : le filtre vous permet de définir si la prestation est ou non exclusive à une tranche d âge. Pour ajouter les prestations qui constituent le forfait : 1) Cliquez sur «Ajouter une prestation». 2) La fenêtre "liste des prestations" s'affiche. La zone de gauche contient l'ensemble des familles. La zone de droite contient les prestations appartenant à la famille sélectionnée. Pour sélectionner une seule prestation, il vous suffit de la choisir en cliquant dessus. Recommencez pour chaque prestation qui compose le forfait. Attention : pour des raisons pratiques saisissez les prestations dans l ordre de réalisation. Cela vous fera gagner du temps et vous évitera des erreurs lors de la facturation. 10

12 Pour ajouter des produits dans le forfait : 1) Cliquez sur «Ajouter un produit». 2) La fenêtre "Produits" s'affiche à l'écran. 3) Cette fenêtre dispose de 5 listes de tris : Fournisseur. Famille. Type. Sous-famille. Gamme. Pour choisir le ou les produits à inclure dans le forfait, il vous suffit de choisir parmi ces 5 critères de tris ceux qui correspondent à votre ou vos produits. Pour sélectionner un produit, il suffit de cliquer sur le produit se trouvant dans la liste en haut à droite pour l'inclure à votre liste (en bas à droite). Permet de sélectionner tous les produits affichés dans la liste en haut à droite de l écran. Permet d enlever tous les produits se trouvant dans la liste des produits sélectionnés. Lorsque vous avez sélectionné vos produits cliquez sur pour valider. Une fois que vous avez ajouté les prestations et/ou les produits composants votre forfait, vous pouvez modifier chaque prix pour que le prix global corresponde au prix de vente de votre forfait. Pour fixer votre prix de vente il y a deux solutions : En en saisissant le prix de vente du forfait. Merlin répartira automatiquement la remise sur les prestations et les produits. En définissant le prix de chaque élément du forfait pour arriver au prix de vente souhaité. D'autres fonctions sont disponibles dans des onglets, par des "cases à cocher" ou un choix dans une liste déroulante. Dans l Onglet Général : Gain de points et Payable par points : Dans le cadre de la fidélisation, ces deux options déterminent si le forfait va permettre à votre client de cumuler des points ou s il va pouvoir le régler avec ses points. Vous pouvez alors déterminer le nombre de points gagnés et le nombre de points utilisés. Utiliser comme facture préétablie : saisir en une fois toutes les prestations sur la facture sans afficher le nom du forfait. Afficher en facturation : détermine si le forfait doit apparaitre en facturation ou non. Afficher dans les Rendez-vous : si la case est cochée, ce forfait sera accessible dans le carnet de rendez-vous. Rendez-vous en ligne : détermine si le forfait peut être utilisé pour la saisie des rendez-vous en ligne. L onglet Vente affiche la liste des clients à qui vous avez facturé ce forfait, avec la date, le nom du client et le montant facturé. L onglet Collaborateur permet de définir un prix de vente différent en fonction du collaborateur qui exécute le forfait. 11

13 2.3 Les tarifs spécifiques Dans le logiciel Merlin vous avez la possibilité de créer des tarifs spécifiques, tels que des remises étudiants ou des tarifs promotionnels sur certaines familles de services. Ces tarifs vous permettront de gagner du temps lors de la facturation. Cliquez sur Management, Prestations, Tarifs. Vous accédez ainsi à la liste des tarifs. 1) Cliquez sur pour créer votre nouveau tarif. 2) Saisissez le Nom de votre tarif (par exemple : Étudiant -10 %) puis son nom Abrégé (ET -10). Vous devez d abord définir le type de remise que vous allez appliquer : Une remise forfaitaire. Une remise sur ligne de ticket La remise forfaitaire Vous avez choisi de faire une remise forfaitaire. Définissez simplement si la remise se fait en montant ou en pourcentage, puis la valeur, sur les services et/ou sur les ventes. Dans la partie Réglages : Vous pouvez choisir : D afficher ou non le tarif sur un bouton en facturation. D associer un filtre à votre tarif. Seuls les clients qui répondent aux critères du filtre pourront bénéficier de ce tarif. D appliquer ce tarif que sur une tranche d âge ou une catégorie de clients. Lorsque vous cochez l'option "Application automatique" vous pouvez définir : Les horaires d'application. (Le format de saisie est : hh:mm Ex. 18:00) La période de validité du tarif. Les jours de la semaine où le tarif s applique. 4) Cliquez sur pour enregistrer votre nouveau tarif. Un rond vert dans la colonne permanent vous informe si ce tarif s applique automatiquement. 12

14 2.3.2 La remise sur ligne de ticket Vous avez choisi de faire une remise sur ligne de ticket. 1) Choisissez si la remise se fera en montant ou en pourcentage. 2) Il faut ajouter la ou les prestations/produits/forfaits sur lesquels s appliquera ce tarif. Pour ajouter la ou les prestations, allez sur l onglet «Prestations» et cliquez sur «Ajouter un élément». La zone de gauche contient l'ensemble des familles. La zone de droite contient les prestations appartenant à la famille sélectionnée. Pour sélectionner une seule prestation, il vous suffit de la choisir en cliquant dessus. Recommencez pour chaque prestation. Pour ajouter plusieurs prestations d'une même famille, sélectionnez la famille puis cliquez sur. Vous retrouverez ainsi toutes les prestations appartenant à la famille sélectionnée. sélectionnées. Permet d enlever toutes les prestations se trouvant dans la liste des prestations déjà Pour ajouter un ou des produits, allez sur l onglet Produits et cliquez sur «Ajouter un élément». Cette fenêtre dispose de 5 listes de tris : Fournisseur Famille Type Sous-famille Gamme Pour choisir les produits sur lesquels s'appliqueront ce tarif, choisir parmi ces 5 critères ceux qui correspondent à vos produits. Pour sélectionner un produit, il suffit de cliquer sur le produit se trouvant dans la liste en haut à droite pour l'inclure à votre liste (en bas à droite). Permet de sélectionner tous les produits affichés dans la liste en haut à droite de l écran. Permet d enlever tous les produits se trouvant dans la liste des produits sélectionnés. Lorsque vous avez sélectionné vos produits cliquez sur pour valider. Pour ajouter un forfait, cliquez sur l onglet Forfaits. La procédure est la même que pour "Ajouter des prestations". Nous devons ensuite définir la remise appliquée sur notre tarif. Il existe deux procédures : Pour appliquer une remise courante (annuelle) cochez "Pourcentage". Cette remise tiendra compte d'une augmentation ou d une baisse des prix des prestations et des forfaits. 13

15 Pour appliquer une remise cochez "Montant". Cette remise ne tiendra pas compte d'une augmentation ou d une baisse des prix des prestations ou des forfaits Une fois que vous avez défini la méthode à appliquer, cliquez sur «Changer Prix», la fenêtre "Modification" s'affiche à l'écran. 1) Sélectionnez à l aide des flèches s il s agit d une augmentation ou d une diminution. 2) Saisissez ensuite le montant de la remise. 3) Cliquez sur pour enregistrer la remise. Si vous avez choisi une remise en pourcentage, définissez l arrondi à appliquer. Dans la partie Réglages : Vous pouvez choisir : D afficher ou non le tarif sur un bouton en facturation. D associer un filtre à votre tarif. Seuls les clients qui répondent aux critères du filtre pourront bénéficier de ce tarif. D appliquer ce tarif que sur une tranche d âge ou une catégorie de clients. Lorsque vous cochez l'option "Application automatique" vous pouvez définir : Les horaires d'application. (Le format de saisie est : hh:mm Ex. 18:00) La période de validité du tarif. Les jours de la semaine où le tarif s applique. 5) Cliquez sur pour enregistrer votre nouveau tarif. Un rond vert dans la colonne permanent vous informe si ce tarif s applique automatiquement. Attention : si vous avez plusieurs tarifs à application automatique, ils s appliqueront en fonction de l ordre de priorité que vous avez renseigné. 14

16 2.4 Les abonnements Un abonnement est un paiement par avance de prestations et/ou produits dont la consommation est librement étalée dans le temps. Il permet également de faire une remise en fonction du nombre de prestations ou forfaits réalisés sur une période donnée (période de validité de l abonnement) Créer un abonnement Cliquez sur Management, Prestations, Abonnements. 1) Cliquez sur. 2) Renseignez : le nom la ligne à laquelle il appartient le code à barre et/ou le code (si besoin) le numéro d'affectation comptable si vous le connaissez la période de validité de l'abonnement (exprimée en mois) la catégorie concernée par cet abonnement le filtre : permet d'inclure ou d'ignorer une catégorie de tranche d'âge la tranche d'âge sur laquelle se fera le filtre 3) Indiquez ensuite les éléments (Prestations/Produits) qui seront inclus dans cet abonnement. Lorsque vous aurez choisi l'ensemble des prestations/produits qui composent l'abonnement, il faudra cliquer sur la zone quantité de chaque élément afin d'y insérer la quantité requise. 4) Saisissez ensuite le prix de votre abonnement, soit en cliquant sur chaque zone prix et en la modifiant pour chaque prestation/produit, soit en modifiant le prix total de l'ensemble de l'abonnement. (Merlin X2 ajustera automatiquement la baisse sur l'ensemble des prestations/produits qui composent l'abonnement). 5) Cliquez sur pour enregistrer votre abonnement. Pour facturer un abonnement reportez-vous au Chap Facturer un abonnement Suivi des abonnements La liste des abonnements achetés et consommés par un client peut être consultée dans sa fiche, en cliquant sur à droite de "Solde abonnements". Vous accédez alors au détail des abonnements du client. Dans cette fenêtre, il est possibilité de modifier : La date de péremption des abonnements. Les quantités de prestations restantes pour les abonnements. Remarque Un client peut se servir de son solde d abonnement pour régler une autre prestation qui ne ferait pas partie de l abonnement. Donc son solde d abonnement ne correspondra plus aux quantités de prestations restantes pour son abonnement. 15

17 3 LES CLIENTS Votre fichier client est important. Il représente votre fonds de commerce et doit être renseigné avec le plus grand soin. De façon à obtenir des renseignements suffisamment précis, nous vous conseillons de demander aux clients de remplir une fiche destinée à améliorer la qualité du service que vous leur proposez. Vous êtes sur l écran principal, cliquez sur "Fichier Client". Vous pouvez également accéder à la fiche client par Management/Client/Fichier client (vous aurez plus d options). Vous accédez à la liste des clients. Pour trouver rapidement votre client commencez par taper les premières lettres de son nom (3 ou 4 suffisent en général) directement sur le clavier ou à l aide de l index alphabétique (si vous utilisez un écran tactile par exemple). Le nom en haut de la liste sera le premier nom, dans l ordre alphabétique, qui commence par les lettres que vous avez tapées. Effacer le contenu de la zone de recherche. Effacer la dernière lettre saisie dans la zone de recherche. Permet d accéder à différentes fonctions telles que la suppression, l export, l impression ou la fusion de deux clients (uniquement visible si vous accédez à la fiche client par le Management). Permet de faire une présélection de clients à partir de filtres créés dans le marketing (uniquement avec la version Pro ou le Module Marketing) Créer une fiche client 1) Cliquez sur pour créer une nouvelle fiche client. Vous êtes dans la fiche client. Les icônes : Aller sur la fiche de la cliente précédente. Aller sur la fiche de la cliente suivante. Faire une copie de la fiche ouverte avec le même Nom de famille et la même adresse (par exemple pour créer plusieurs membres d une même famille). Impression d'une fiche de renseignements (informations à saisir par la cliente). Accéder au clavier visuel. (émulation d'un clavier, visible si l option "Mode écran tactile" est cochée dans Management/Outils/Réglages/Système/Général). Accéder à l aide. Valider les modifications. 16

18 3.1 Informations générales Il est important de bien remplir la fiche client pour savoir comment contacter votre cliente, les dates de sa première et sa dernière visite, le nombre de fois où elle est venue dans votre salon. Retrouvez également dans la fiche client le suivi des fiches prestations (colorations, forme, nature de cheveux, soin). Adresse : vous disposez de deux lignes d'adresse ainsi que d'une zone code postal et ville. Lorsque vous tapez le code postal, une liste de villes correspondant à ce code postal vous est automatiquement proposée. Portable : pour gérer le service de SMS. (Abonnement en option). : Insérez l'adresse de messagerie de la cliente (gérer par le marketing (module en option) et la prise de rendez-vous). Date de naissance : si vous ne connaissez pas l'année de naissance, rentrez une année approximative. La tranche d âge : qui évolue avec le temps. Numéro : vous permet d attribuer un numéro ou mieux un code barre à la cliente. Cela permet d optimiser la gestion des cartes de fidélité (module en option). Marraine : choisissez ici la cliente qui a recommandé votre salon à cette nouvelle cliente en cliquant sur. Visites : information sur les dates de première et de dernière visite. Nombre : information sur le nombre total de visites. Fiche Moyenne service : information sur la dépense moyenne en services de votre cliente. Fréquence visites : information sur la fréquence de visite de la cliente dans votre salon. Prochain Rendez-vous : affiche la date du prochain rendez-vous. Crédit max. autorisé : rentrez ici la somme au-delà de laquelle vous n'accorderez plus de crédit à cette cliente. Solde : Solde client : montant du solde de votre cliente. Si vous avez accordé un crédit, ce solde sera négatif. Au contraire si vous avez passé un avoir, le solde sera positif. Solde Monétique : montant du solde monétique, si la cliente a fait une avance d argent. Points de fidélisation : affiche le nombre de points de fidélité acquis par la cliente (module en option). Nombre de visites fidélité : affiche le nombre de visites ayant permis l acquisition de points. (module en option). Abonnement : solde des abonnements en cours de votre cliente. : permet d accéder au détail des encours de votre cliente tels que les abonnements. Tarif affecté : affectation d'un tarif spécifique pour cette cliente à chaque visite au salon. Valable jusqu au : Date jusqu à laquelle le tarif choisit est appliqué automatiquement. Langue parlée : pour les zones frontalières, choisissez ici la langue dans laquelle vous allez imprimer vos mailings. Catégorie soc pro (Catégorie socio-professionnelle) : ce critère vous aidera à affiner vos sélections lorsque vous désirerez effectuer un mailing. Origine contact : saisissez ici, si vous en avez connaissance, le motif pour lequel votre cliente est venue la première fois dans votre salon (pub, vitrine, parrainage...). 17

19 3.2 Fiches techniques Merlin permet de créer des fiches techniques afin d'avoir un compte rendu et un historique des techniques, produits, formules, et autres soins utilisés pour cette cliente sur plusieurs années. Cet historique va vous permettre d'avoir un parfait suivi de ses habitudes afin de la fidéliser. La création de fiche technique permet par exemple de noter d éventuelles réactions de la cliente à certains produits, voir revenir sur une coloration ou forme que la cliente a effectué l'été dernier. Les icônes : Accéder ou créer une fiche coloration. Accéder ou créer une fiche forme. Accéder ou créer une fiche soin. Accéder ou créer une note. Accéder ou créer une fiche cheveux. Accéder ou remplir le questionnaire. Accéder ou créer une fiche test produit. Sous ces icônes, Merlin affiche la liste des fiches techniques existantes pour cette cliente. Pour visualiser une fiche présente dans cette liste, il suffit de cliquer deux fois rapidement dessus. Si vous souhaitez imprimer une fiche technique, cliquez dessus afin de la sélectionner puis cliquez sur le bouton "Imprimer". Une visualisation de cette fiche sera disponible avant son impression. Pour supprimer une fiche technique de la liste, sélectionnez-là en cliquant dessus puis cliquez sur le bouton "effacer". Un message de confirmation apparaît lors de la suppression d'une fiche. Créer une fiche Technique 1) Cliquez sur l'icône de la fiche technique à remplir. 2) Vous accédez à une fiche vierge avec le nom de la cliente et la date du jour par défaut. La colonne de gauche liste l'ensemble des fiches techniques existantes. 3) Saisissez les informations (le principe reste le même pour chaque fiche technique). La saisie des informations se fait soit : A l'aide de liste déroulante : dans ce cas il faut sélectionner dans la liste l'élément à insérer. Si cet élément n'existe pas, cliquez sur "Ajout/Modifier" pour l'ajouter. Des zones de saisies : cliquez dans la zone, pour y insérer le texte. 18

20 Par la calculatrice : cliquez dessus puis utilisez les touches de celle-ci pour insérer le montant. Par la douchette : lorsque vous apercevez l'icône dans une fiche technique, celle-ci indique que ce champ peut être rempli automatiquement en scannant le produit avec la douchette. 4) Pour valider la création de cette fiche cliquez sur. Votre nouvelle fiche technique apparaît alors dans la liste des fiches avec l icône de la famille à laquelle elle appartient, la date de création et le nom de cette famille. 3.3 Marketing La zone "Marketing" liste les opérations marketing dont le client a été la cible. Pour chaque opération marketing, on voit apparaître le nom de l'opération et la date à laquelle cette opération a été lancée. Critère de Tri 1 et 2 : Ce sont deux listes que vous pouvez librement remplir. Ces éléments pourront être utilisés comme critère lors de la création d'un filtre marketing. Ces deux fonctions ne sont disponibles que si vous utilisez la version MerlinX2 Pro, le Module Marketing ou le service X2Mail. La zone "Filleule" affiche le nom des clients qu'il a parrainé ainsi que leur nombre de visites. 3.4 Historique L'onglet Historique est utilisé pour le suivi de la cliente au salon. Onglet "Visites" Affiche l'historique des visites de la cliente. Pour chaque ligne de visite, vous visualisez le montant et la date à laquelle la facture a été réalisée. Si vous cliquez sur une des factures de cette liste, vous accédez au détail de celle-ci. L'icône permet d'imprimer un duplicata du ticket correspondant à cette facture. Onglet "Ventes" Affiche l'historique des ventes effectuées auprès de ce client. Pour chaque ligne, vous apercevez le montant, la famille et la date à laquelle la facture a été réalisée. Onglet "Services" Affiche l'historique des services effectués pour ce client. Pour chaque ligne, vous apercevez le montant, la famille et la date à laquelle la facture a été réalisée. Permet de comparer, d une année sur l autre, les prestations effectuées par votre client, ainsi que les produits qu il a achetés, en nombre ou en valeur. 19

21 3.5 Autres Partie "Fidélisation" : Cette fonction n'est disponible que si vous utilisez la version MerlinX2 Pro ou le Module Fidélisation. Profil : Sélectionnez dans la liste, le profil de fidélité à mettre en place pour ce client. Date de souscription : Sélectionnez la date de souscription du profil. Date de fin : Elle se remplira automatiquement en fonction de la durée de validité renseignée lors de la création du profil. Partie "Internet" : Cette partie est utilisée pour la prise de rendez-vous en ligne. Compte : Insérerez le login d'identification pour ce client. Mot de passe : insérez le mot de passe de ce client. Partie "Références bancaires" : Si besoin et à titre d information, saisissez le R.I.B, le Nom de la banque, le n de la Carte de crédit, et la date d'expiration. Préférences pour les rendez-vous : Cette partie est utilisée pour la prise de rendez-vous en ligne et permet de définir les préférences du client pour ses rendez-vous. Bouton "Étiquette" : Ce bouton vous permet d'imprimer une étiquette pour l'envoi de courrier. Pour paramétrer vos étiquettes reportez-vous au chap.11. Etiquettes. Bouton "Commande" : Cette fonction n est disponible que si vous utilisez la version Merlin X2 Pro ou le Module Stock. Il permet d'accéder à la liste des produits que vous avez commandés spécialement pour cette cliente. Vous pouvez créer une "commande client" directement à partir de cette icône, mais le plus souvent vous serez amené à le faire à partir de la facturation (voir Manuel Fonctions avancées). 20

22 4 LES PRODUITS Pour activer rapidement votre stock, nous vous conseillons de suivre la démarche décrite ci-après : Importez les produits préexistants dans Merlin. Créez toutes les références de vos produits Vente et Technique supplémentaires. Attention, dans la version Solo ou la version Light, et sans le module stock, vous ne gérer ni les quantités ni les mouvements de produits, comme les commandes, les entrées et les sorties de stock, les inventaires... Vous pouvez vendre vos produits mais vous n avez pas de suivi sur l écoulement de vos stocks. 4.1 Importer un fournisseur Merlin met à votre disposition une liste de fournisseurs afin d importer toutes les références produits que vous souhaitez utiliser dans le logiciel sans avoir à les créer. Cliquez sur Mangement, Stock, Imports. 1) Sélectionnez dans la liste le fournisseur pour lequel vous souhaitez importer les produits. 2) Cliquez sur le bouton "Lancer l'import sélectionné". Une fois l import terminé, les nouveaux produits seront dans votre stock. Recommencez l opération pour importer un autre fournisseur. N'afficher que les nouveaux imports : Si cette case est cochée, seuls les nouveaux imports de produits seront affichés (ceux que vous n avez pas encore importés). 21

23 4.2 Créer un fournisseur ou un distributeur Nous distinguerons : Les "Fournisseurs ": un fournisseur est une société qui distribue une seule marque, exemple : l'oréal Les "Distributeurs" : un distributeur est une société qui propose plusieurs marques qu'il ne fabrique pas lui-même, par exemple: CAC, Coiffidis ) Créer un fournisseur Vous souhaitez créer un fournisseur qui n est pas dans la liste proposée par le logiciel. Cliquez sur Management, Stock, Fiches Fournisseurs. Vous êtes sur la liste des fournisseurs. 1) Cliquez sur "Ajouter un fournisseur". 2) Saisissez au minimum son nom. 3) Cliquez sur pour l enregistrer Créer un distributeur De la même façon que vous avez créé un fournisseur vous pouvez créer un distributeur, sauf que vous devrez préciser, en plus, de quel(s) fournisseur(s) il distribue les produits (dans l onglet fournisseurs). 22

24 4.3 Créer un produit Si vous avez importé un fournisseur à partir du logiciel, vous avez déjà la liste des produits correspondant. Mais vous pouvez également créer d autres produits. Cliquez sur Management, Stock, Fiches Produits. Vous obtenez la liste des produits correspondant aux fournisseurs que vous avez importés lors du premier démarrage. Vous constatez que les produits se situent sur la droite de l écran. La partie gauche correspond au classement du produit. Ceci afin de pouvoir y accéder plus rapidement. 1) Cliquez sur pour créer la fiche d'un produit. 2) Renseignez au moins: Le nom du produit (produit référence). Le fournisseur. Le type de produit : technique, vente, mixte. La famille de produits à laquelle il appartient. Le prix de vente public TTC. Le Taux de TVA. 3) Renseignez si besoin : Le code à barres. Si vous utilisez une douchette, cliquez dans cette zone et scannez le produit, le code à barres sera saisi immédiatement. La gamme à laquelle il appartient. Le conditionnement (nombre de produits par carton). Le nombre d applications. Le nombre de produits en Sortie tampon (produits utilisés en vitrine par exemple). Le Prix d achat catalogue HT (prix coûtant du produit). Le prix d'achat catalogue HT du produit servira à calculer le prix d achat réel du produit en fonction du fournisseur et de ses conditions commerciales. 4) Cliquez sur pour valider la création. 23

25 4.4 Changement des prix de vente Cliquez sur Management, Stock, Changement des prix de vente. 1) Cliquez sur pour accéder à la liste des produits. 2) Sélectionnez les produits pour lesquels un changement de prix va être appliqué. Pour cela aidez-vous des critères de sélection afin d'affiner votre recherche. 3) Cliquez ensuite sur pour valider. Permet de sélectionner tous les produits affichés dans la liste en haut à droite de l écran. Permet d enlever tous les produits se trouvant dans la liste des produits sélectionnés. Après avoir validé, la liste des produits sélectionnés s'affiche à l'écran. Pour un changement de prix manuel (changement de prix manuel pour chaque produit) : Vous avez deux possibilités : définir pour chaque produit le nouveau prix en cliquant sur la zone "Prix de vente" puis en y indiquant son nouveau prix. indiquez le nouveau rapport à appliquer au Prix Unitaire Moyen Pondéré (PUMP) afin de définir le nouveau prix de vente. Après avoir défini vos changements de prix, cliquez sur le bouton pour enregistrer vos modifications. Confirmez ensuite les changements de prix à appliquer en cliquant sur "OUI". Pour un changement de prix automatique (augmentation ou diminution commune à un ensemble de produits) : 1) Cochez les produits pour lesquels vous souhaitez effectuer une augmentation ou une diminution du prix. 2) Cliquez sur le bouton pour définir les changements de prix : 3) Définissez si c est une Augmentation, une Diminution ou une Égalisation. 4) Sélectionnez la méthode : Pourcentage, Montant ou Coefficient. 5) Renseignez le montant en fonction du choix de la méthode. 6) Choisissez la colonne de référence : Prix catalogue, PUMP ou Prix de vente. 7) Déterminez l arrondi. 8) Cliquez sur pour enregistrer vos modifications. 24

26 Exemple 1 : Pour une augmentation du prix de vente de 10% on aura : Augmentation Méthode : Pourcentage Montant : 10 Colonne de référence : Prix de vente Exemple 2 : Appliquer un coefficient de marge de 2 sur le prix d achat catalogue on aura : Coefficient Méthode : Coefficient Montant : 2 Colonne de référence : Prix catalogue Vous pourrez visualiser vos changements de prix, en fonction des réglages effectués. 9) Après avoir défini vos changements de prix, cliquez sur le bouton pour enregistrer vos modifications. 10) Confirmez les changements de prix en cliquant sur "OUI". 25

27 5 LES COLLABORATEURS Faisant partie des deux éléments strictement nécessaires pour travailler avec Merlin (avec la liste des services), la configuration du module personnel nécessite une attention toute particulière. Cliquez sur Management, Personnel, Fiche. Vous accédez ainsi à la liste des collaborateurs. Vous pouvez trier la liste des collaborateurs dans un ordre différent de l'ordre alphabétique. C'est dans cet ordre qu'ils apparaîtront lors de la facturation. Sélectionnez un collaborateur dans la liste puis cliquez sur un de ces deux boutons pour : Déplacer vers le bas le collaborateur sélectionné dans la liste. Déplacer vers le haut le collaborateur sélectionné dans la liste. Classer la liste des collaborateurs dans l'ordre alphabétique des prénoms. 5.1 Créer un collaborateur 1) Cliquez sur. 2) Renseignez au minimum le titre, le nom et le prénom. 3) Dans "Renseignements administratifs" renseignez au minimum la date d'arrivée. A l aide des cases à cocher définissez : Leader : si vous cochez cette case et que vous gérez les leaders, celui-ci apparaîtra dans la liste Rendez-vous : si vous cochez cette case, ce collaborateur apparaîtra dans le carnet de rendez-vous Visible en facturation : si vous ne cochez pas cette case, ce collaborateur n'apparaîtra pas dans la facturation. Par exemple : si vous créer un collaborateur "femme de ménage". Rendez-vous en ligne : si vous cochez cette case le collaborateur sera visible dans le carnet de rendez-vous en ligne. 4) Dans la partie "Contrat" renseignez si nécessaire : La nature de son contrat (CDD, CDI..). Sa qualification. (Cliquer sur <Ajout/Modifier> pour créer une qualification qui n est pas dans la liste). Son profil : les profils sont utilisés pour afficher des données chiffrées dans "suivi du personnel". Le salaire de base qui sera utilisé dans les tableaux de bord et le calcul du brut. Objectif. Ratio charges (charges patronales). Coefficient Poids statistique : représente le pourcentage annuel du CA du collaborateur (prestations + ventes) / par le CA du salon. 26

28 5.1.1 Attribuer un mot de passe à un collaborateur Le mot de passe : Vous pouvez protéger votre logiciel et surtout les informations qu'il contient des indiscrétions. Le mot de passe collaborateur servira de "clé" pour accéder aux fonctions que vous avez protégées. (Voir Chap.13 Sécurité et Mots de passe). Le bouton affiche le mot de passe en claire. Niveau d'accès : permet de limiter l'accès du collaborateur aux fonctions protégées du logiciel dont le niveau de protection est inférieur ou égal au sien. Il existe 4 niveaux. Sélectionnez une clé pour déterminer le niveau d'accès de votre collaborateur. Le collaborateur n'a accès à aucune fonction protégée. Le collaborateur ne peut entrer que dans les fonctions protégées par un cadenas en bronze. Le collaborateur ne peut entrer que dans les fonctions protégées par un cadenas en bronze ou en argent. Le collaborateur a accès à toutes les fonctions protégées par un cadenas en bronze, en argent ou en or Les horaires des collaborateurs Dans chaque fiche collaborateur vous pouvez planifier ces horaires de travail dans le salon. Cliquez sur l'onglet "Horaires et temps de présence". Cet horaire vous servira de base à la gestion du planning de chaque collaborateur. Pour créer une plage horaire : Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l'heure à laquelle vous souhaitez faire commencer cette tranche puis tout en appuyant sur ce bouton, déplacez la souris vers le bas. Relâchez le bouton lorsque vous souhaitez arrêter cette tranche. Pour augmenter ou diminuer une tranche horaire existante : Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la tranche horaire que vous souhaitez augmenter ou diminuer. Cette tranche horaire change de couleur. Mettez le curseur de la souris sur la partie basse de cette tranche (le curseur de la souris change ) puis tout en laissant le bouton gauche de la souris appuyé, déplacez votre souris vers le haut ou le bas afin d'augmenter ou de diminuer votre tranche horaire. Lorsque celle-ci vous convient, relâchez le bouton droit de la souris. Pour déplacer une tranche horaire : Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la tranche horaire que vous souhaitez déplacez (le curseur de la souris change ) et tout en restant appuyé, déplacez le curseur de la souris vers le haut ou le bas pour monter ou descendre cette tranche horaire. Pour supprimer une plage horaire : Sélectionnez la plage horaire que vous souhaitez supprimer puis appuyez sur le bouton "SUPPR" de votre clavier (bouton au-dessus de la flèche de gauche). 27

29 5.1.3 Appréciations des compétences Dans chaque fiche collaborateur vous pouvez définir son niveau de compétence pour l'ensemble des familles de services disponibles. Cliquez sur l onglet "Appréciations des compétences". Le niveau de qualification pour une famille de services est défini par le nombre d'étoiles présentes. Aucune étoile = ne peut pas effectuer cette prestation. 1 étoile = compétence minimale requise. 2 étoiles = bon niveau de compétence. 3 étoiles = très bon niveau de compétence. Ainsi, seuls les collaborateurs ayant au minimum une étoile apparaîtront en facturation et/ou dans le carnet de rendez-vous, lors du choix de l'exécutant pour cette famille de services. 28

30 5.2 L'horloge pointeuse L horloge pointeuse permet de contrôler les horaires de travails effectifs de vos collaborateurs. Il y a deux conditions pour pouvoir l utiliser : Chaque collaborateur doit avoir un mot de passe. Le système doit être activé Activer l horloge pointeuse Cliquez sur Management, Outils, Réglages, Collaborateurs. Sélectionnez dans la colonne de gauche «Horloge pointeuse» puis à droite cochez "Pointeuse active". Attention: lorsque l horloge pointeuse est activée vous ne pouvez facturer que si au moins un collaborateur a pointé. D autre part, seuls les collaborateurs présents (ayant pointé) pourront être désignés comme leaders ou exécutants. Si vous facturez une cliente ayant un leader absent, Merlin vous demandera automatiquement de désigner un nouveau leader parmi les collaborateurs présents Utiliser l'horloge pointeuse Comment pointer en arrivant? 1) Lorsque vous êtes à l'écran principal de Merlin appuyez sur la touche "*" de votre clavier (en haut à droite de votre clavier, au-dessus de la touche 9 du pavé numérique). 2) La fenêtre "Mot de passe" s'affiche à l'écran. 3) Saisissez votre mot de passe collaborateur puis cliquez sur pour le valider. 4) Vous avez pointé, Merlin note l'heure à laquelle vous êtes arrivée et affiche un message sur l écran. Comment pointer en partant? 1) Lorsque vous avez fini votre journée, appuyez sur la touche "*". 2) La fenêtre "Mot de passe" s'affiche à l'écran. 3) Saisissez votre mot de passe collaborateur puis cliquez sur pour le valider. 4) Vous avez "dépointé", Merlin X2 note l'heure à laquelle vous êtes partie. Remarque: Vous pouvez utiliser des cartes de pointage à code-barres, il suffit simplement de scanner la carte à l aide de la douchette pour pointer. 29

31 Consulter les collaborateurs qui ont pointés Pour consulter les collaborateurs présents au salon, cliquez sur le bouton de l'écran principal. La fenêtre "Planning" s'affiche à l'écran. Le symbole s affiche au niveau de l heure d arrivée pour les collaborateurs qui ont pointés. Consulter les horaires pointés A la fin de chaque semaine vous pouvez éditer un bordereau de pointage pour chaque collaborateur. Cliquez sur Management, Personnel, Gestion du temps, Pointeuse. 1) Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez éditer le bordereau de présence. 2) Sélectionnez la période. 3) Cliquez sur pour l imprimer. 5.3 Les équipes Une équipe permet de regrouper plusieurs collaborateurs ayant une même fonction ou un emploi du temps commun. (Équipe du matin ou équipe de l'après-midi par exemple). Les équipes permettent : Une sélection plus rapide des exécutants. Une visualisation par équipe dans le carnet de rendez-vous. Cliquez sur Management, Personnel, Equipe. 1) Cliquez sur pour créer une nouvelle équipe. 2) Cliquez ensuite dans le champ "Nom de l'équipe" afin de lui donner un nom. 3) Sélectionnez dans la liste des collaborateurs (à gauche) celui que vous souhaitez ajouter à votre équipe et appuyez sur. Pour retirer un collaborateur de la liste "Membres de l'équipe", sélectionner-le puis cliquez sur. 4) Vous pouvez choisir une image pour représenter votre équipe en cliquant sur. 5) Cliquez sur pour enregistrer votre nouvelle équipe. 30

32 5.4 Les Absences Vous êtes sur l écran principal, cliquez sur "Gestion du temps". Cliquez sur pour afficher la fenêtre "Absences collaborateurs". La fenêtre en cours affiche les renseignements suivant : Le nom du collaborateur. La période de l'absence ou de récupération d'heures de travail. La catégorie de l'absence (maladie, congés...). La note qui accompagne l'absence. Les boutons "journée en cours", "mois en cours" et "période" sont utilisés pour lister les absences en fonction de la période choisie. Seules les absences de cette période seront affichées. 1) Cliquez sur pour accéder à la fenêtre "Absence". 2) Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous créez cette absence. 3) Sélectionnez dans la liste déroulante, la catégorie de l'absence (ex : maladie, absence, congé...). Si la catégorie n'existe pas dans la liste, cliquez sur "Ajouter/modifier" afin de la créer. 4) Sélectionnez dans la liste déroulante le motif de l'absence (ex : récupération, maternité, personnel...). Si le motif n'existe pas dans la liste, cliquez sur "Ajouter/modifier" afin de le créer. 5) Pour une absence rémunérée, cochez la case "payé". 6) Définissez la période et l'heure de l'absence (date de départ et date de retour). 7) Vous pouvez saisir une note pour accompagner cette absence. 8) Cliquez sur pour enregistrer votre absence. Lorsque vous revenez sur l'écran planning, l'absence est prise en compte immédiatement. Le rectangle de gauche : affiche la période sélectionnée. Journée en cours : affiche les absences de la journée en cours. Mois en cours : affiche les absences du mois en cours Période : sélectionner une période spécifique. Le tableau affiche le nom du collaborateur, les date départ et de retour et la catégorie de l'absence. 31

33 6 LA FACTURATION Maintenant que vous avez saisi le tarif de vos prestations, ainsi que vos produits, avant de facturer vous devez paramétrer votre ticket de caisse. 6.1 Paramétrer votre ticket de caisse Vous êtes devant l écran principal de Merlin. Cliquez sur Mangement, Outils, Réglages. 1) Cliquez sur l'onglet "Caisse", puis dans la liste de gauche sur "Format du ticket". 2) Remplissez "En-tête du ticket" et "Pied du ticket" avec les informations que vous souhaitez faire apparaître sur le ticket. Par exemple dans l en-tête du ticket les coordonnées de votre salon et dans le pied du ticket une phrase de remerciement. 3) Ensuite, cliquez sur "Impression ticket" dans la liste de gauche. 4) Vous pouvez sélectionner à l aide de cases à cocher les informations que vous souhaitez faire apparaître sur le ticket. Attention, la TVA doit obligatoirement apparaître sur le ticket de caisse. 6.2 Sélectionner le client Pour facturer, cliquez sur l icône, de l écran principal. La facturation commence par le choix du client. Il existe trois cas distincts : Nouveau client. Client existant. Client de passage. 32

34 6.2.1 C'est un nouveau client 1) Cliquez sur "Facturation". 2) Cliquez sur "Nouveau Client" en haut de l écran. 3) Remplissez les informations concernant votre nouveau client. 4) Une fois la fiche de renseignements remplie (au minimum le titre, le nom et le genre) vous devez la valider pour découvrir l'écran de facturation. 5) Cliquez sur pour valider votre fiche. Vous accédez à l écran facturation (Voir Chap.6.3). Fenêtre Homonyme Si le nom de famille du client existe déjà dans le fichier, Merlin vous propose la liste des Homonymes. Choisissez le client dans la liste, sinon cliquez sur C'est un client existant 1) Cliquez sur "Facturation". 2) Recherchez votre client dans la liste. Permet d'effacer le contenu de la zone de recherche. Permet d effacer la dernière lettre saisie dans la zone de recherche. 3) Cliquez sur le nom de votre cliente. Vous accédez à l écran facturation (Voir Chap.6.3) C'est un client de passage C est un client pour lequel vous ne souhaitez pas créer de fiche, par exemple pour un touriste. 1) Cliquez sur "Facturation". 2) Puis sur "Client de passage". Vous accédez à l écran facturation (Voir Chap.6.3). 33

35 6.3 Comment facturer? Maintenant que vous avez déterminé le type de client à facturer, vous êtes sur l écran facturation Facturer les prestations et les forfaits Le choix des prestations s'effectue par famille. Ci-dessus les familles de prestations sont alignées horizontalement au-dessus de la prévisualisation du ticket. Pour facturer une prestation 1) Vous devez commencer par sélectionner la famille à laquelle elle appartient. Les prestations appartenant à la famille sélectionnée sont alors affichées dans un menu. La sélection d'une famille affiche la liste de ses prestations triées par ordre alphabétique croissant. La première colonne affiche la liste des familles. La deuxième colonne affiche les prestations de la famille sélectionnée. C'est dans cette colonne que vous devez cliquer pour sélectionner une prestation. La troisième colonne affiche le prix des prestations. Vous avez la possibilité de changer l'ordre de tri des prestations. Les boutons "Libellé" et "Prix" vous permettent respectivement de trier les prestations par nom ou par prix. 2) Sélectionnez alors la prestation qui doit être facturée, en cliquant dessus. 3) Le logiciel vous invite à choisir le collaborateur qui a exécuté le service. Remarque : En facturation, le choix des prestations est volontairement limité à la catégorie du client facturé. Ainsi la facturation d'une femme proposera uniquement des prestations "Femme", à contrario celle d'un homme proposera uniquement des prestations "Homme". Dans la prévisualisation du ticket, apparaît une ligne avec le nom de la prestation, le tarif et le prix. Vous pouvez enlever une prestation de la facturation, en la sélectionnant et en cliquant sur "Effacer Ligne". Pour facturer un forfait Le principe reste le même que pour les prestations. Les forfaits sont vendus pour une consommation immédiate. Il ne faut pas les confondre avec les ventes d'abonnements pour lesquels on utilise le bouton "Abonnements" (voir chap Facturer un abonnement). Dans la prévisualisation du ticket apparaît le nom du forfait avec l ensemble des prestations et/ou produits qui le composent. Vous pouvez enlever un forfait de la facturation, en le sélectionnant et en cliquant sur "Effacer Ligne". 34

36 6.3.2 Facturer un produit La facturation d un produit peut se faire de deux façons : Avec une douchette code-barres. Avec la souris. Vente d'un produit avec la douchette code-barres Vente à la souris 1) Prenez le produit. 2) Scannez le code-barres du produit à l aide de la douchette. 3) Le code-barres du produit s affiche brièvement et le produit vient se rajouter à la facture. Répétez la même opération en cas de vente multiple. Une fois le produit affiché vous pouvez modifier : - son prix en cliquant sur le montant. - la quantité en cliquant sur le libellé, une calculatrice vous permettra de mettre la nouvelle quantité. 1) Cliquez sur la famille "Ventes" afin de choisir le ou les produits à facturer. 2) Sélectionnez dans la liste, le ou les produits à facturer en cliquant dessus (pour retrouver votre produit utilisez les critères de tri ou la zone "Recherche clavier"). 3) Une fois vos produits sélectionnés, cliquez sur. Les produits apparaissent dans la prévisualisation du ticket Facturer un abonnement Un abonnement est un paiement par avance de services et/ou produits dont la consommation est étalée dans le temps. Une cliente achète un abonnement, par exemple "5 balayages courts". Vous devez d abord facturer l achat de l'abonnement, puis les consommations d'abonnement. Facturer l achat de l'abonnement Vous êtes dans l'écran facturation. 1) Cliquez sur le bouton "Abonnement" (en bas à droite). 2) Sélectionnez l'abonnement auquel la cliente souhaite souscrire, par exemple: "Balayages courts*5". 3) Sélectionnez le collaborateur qui effectue la vente de cet abonnement. 4) L'abonnement s'affiche dans le ticket. 5) Cliquez sur "Encaissement". Une fois le «solde abonnement» du client crédité du montant de l'abonnement, le décompte des services et/ou des produits consommés est entièrement automatisé. 35

37 Facturer la consommation d abonnement Lorsque vous êtes en facturation, si le client dispose d'un abonnement (non terminé et non périmé), le bouton "Encours" apparait, dans la barre de facturation entre les choix "Forfaits" et "Ventes". 1) Cliquez sur le bouton "Encours". Il permet de facturer une ou plusieurs prestations de son abonnement. Vous pouvez également sélectionner directement la prestation en cliquant sur la famille de prestations de cet abonnement, (dans notre exemple "Balayage"), et sélectionnez ensuite la prestation de l'abonnement ("Balayage court"). 2) Sélectionnez le collaborateur qui a exécuté la prestation. La prestation s'affiche dans le ticket d une couleur différente. Ce qui confirme que la prestation fait partie de l abonnement de la cliente, ce qui s appelle "une consommation d abonnement". Le prix forfaitaire du service et/ou du produit est inscrit dans la case "Prix", alors que la case "Tarif" rappelle son prix de base. 3) Cliquez sur "Encaissement". Vous remarquerez que le montant de la prestation s'affiche dans une ligne "Abonnement". Le solde d abonnement de la cliente se trouve alors déduit du montant équivalent à cette consommation, et ainsi de suite jusqu à que ce solde passe à zéro, ce qui voudra dire que la cliente a terminé son abonnement Facturer un abonnement personnalisé C est le même principe que l abonnement, mais celui-ci est créé au moment de la facturation et sera spécifique au client en cours. Lorsque vous êtes en facturation cliquez sur le bouton "Abonnement personnalisé". 1) Renseignez : Le nom. Le code à barre et/ou le code (si besoin). La période de validité de l'abonnement (exprimée en mois). La période de franchise (exprimée en jours) 2) Vous pouvez fixer des limites sur la durée entre chaque utilisation et le nombre d utilisations sur une période donnée. 3) Indiquez les éléments (Prestations/Produits/Forfaits/Abonnements) qui seront inclus dans cet abonnement. Lorsque vous les aurez choisis, il faudra cliquer sur la zone quantité de chaque élément afin d'y insérer la quantité requise. 4) Saisissez ensuite le prix de votre abonnement, soit en cliquant sur chaque zone prix en la modifiant pour chaque prestation / produit, soit en modifiant le prix total de l'ensemble de l'abonnement. (Merlin X2 ajustera automatiquement la baisse sur l'ensemble des prestations/produits qui le composent). Quand vous ajoutez un forfait ou un abonnement, ce n'est pas le forfait ou l abonnement en lui-même qui est ajouté, mais son contenu (prestations et produits). 5) Cliquez sur pour enregistrer votre abonnement personnalisé et procédez à l encaissement. La consommation d un abonnement personnalisé se fait exactement de la même manière qu un abonnement simple. (Voir chap ), le suivi également (Voir Chap.2.4.2). 36

38 6.4 Autres fonctions de l écran facturation Les informations client Une zone en haut à gauche contient les icônes suivantes : Permet d accéder directement à la fiche client. Permet d accéder directement aux fiches techniques coloration de la cliente. Il est possible de consulter, modifier ou créer une fiche technique coloration. Permet d accéder directement aux fiches techniques permanentes de la cliente. Il est possible de consulter, modifier ou créer une fiche technique permanente. Permet de prendre directement un nouveau rendez-vous pour cette cliente. Le titre, le prénom et le nom de votre cliente. Le leader. Sa catégorie Homme ou femme : cliquez dessus si vous souhaitez la changer. La tranche d'âge : cliquez dessus si vous souhaitez la changer. Son solde : le montant qu'elle reste éventuellement à vous devoir ou que vous lui devez. Prochain rendez-vous : la date de son prochain rendez-vous. A gauche du nom de la cliente, vous noterez la présence d'une flèche informations générales de la cliente.. Elle permet l'accès aux En cliquant dessus vous avez accès à des informations supplémentaires sur votre cliente : Dernière visite : date de la dernière visite de la cliente. Fiche moyenne : ne comptabilise que les services. Monétique : son solde monétique. Fidélisation : Affiche le nombre de points de fidélisation et le nombre de visite fidélité. Abonnement : solde d abonnement qui lui reste à consommer. Encours : somme des chèques différés non encore encaissés. La liste des derniers produits achetés par la cliente, de façon à pouvoir relancer la vente. Lorsque vous devez facturer un produit qui figure dans l'historique de la cliente, sélectionnez-le directement en cliquant dessus, il vient se rajouter à la facture en cours. Avoir (case à cocher): il peut arriver qu une cliente vous rapporte un produit qui ne lui conviendrait pas dans le but de se faire rembourser. Plutôt que de restituer la somme représentée par ce produit, vous avez la possibilité de constituer un avoir dont le montant ira incrémenter le solde de votre cliente. Devis (case à cocher): cliquez simplement sur la case devis pour éditer un ticket qui n interviendra pas dans votre comptabilité mais qui restera mémorisé dans la fiche de votre cliente. Pour revenir au mode précédent, il suffit de cliquer à nouveau sur la flèche. 37

39 6.4.2 Mettre le ticket en attente Cette fonction permet de mettre en attente le ticket en cours, de manière à pouvoir le terminer ultérieurement. Vous retrouverez alors sur l'écran principal, le nom de la cliente ainsi que l'heure de début du ticket, dans la liste des tickets en attente. Il vous suffira alors de cliquer dessus pour reprendre la facturation de cette cliente Ajouter fiche ou "fiche suiveuse" Cette fonction permet d ajouter à la facturation en cours, le paiement d un ticket concernant un autre client, par exemple, une cliente qui règle pour elle et sa fille. 1) Créez en premier le ticket de la cliente (la mère), qui va régler la totalité et mettez-le en attente. 2) Créez le ticket de la deuxième cliente (la fille) et mettez-le en attente. 3) Reprenez le ticket de la mère, et cliquez sur "Ajouter fiche", une liste apparaît avec tous les tickets en attente. 4) Sélectionnez celui de la fille, une ligne vient alors se rajouter à la facture de la cliente «fiche suiveuse de» suivie du nom de la personne dont le ticket sera ainsi acquitté. Le montant du ticket est alors le total des deux tickets. Le but étant d avoir un seul paiement pour plusieurs tickets Historique client Cette fonction vous permet d accéder directement au détail des dernières visites du client. Vous pouvez à partir de là, refacturer la même chose que lors d une précédente visite ou réimprimer la facture d une précédente visite Remises Cette fonction permet d appliquer des remises. 1) Cliquez sur "Remise", choisissez si la remise se fait : En pourcentage ou en montant. En augmentation ou en diminution. 2) Choisissez le montant de la remise en ou en % en fonction de votre choix, le nouveau prix s affiche alors. Vous pouvez aussi saisir directement le nouveau montant, Merlin calculera la remise. 3) Validez la remise en cliquant sur. Un bouton "Annuler les remises", permet de revenir au tarif de base Remboursement de crédit Cette fonction permet d enregistrer les remboursements de crédit. 1) Cliquez sur "Remb. Crédit", la liste des clients ayant un solde négatif apparaît. 2) Sélectionnez celui pour lequel le remboursement est fait. Une ligne supplémentaire vient se rajouter à la facture avec le montant remboursé. 38

40 6.4.7 Autres recettes Cette fonction permet de facturer une recette sortant du cadre de l'activité coiffure non liée à une prestation de service, par exemple les bons d'achats et l avance de monétique. 1) Cliquez sur "Autres recettes", la liste des autres recettes apparaît. 2) Sélectionnez celle que vous voulez facturer. Une ligne supplémentaire vient se rajouter à la facture Beauty-Cards Cette fonction permet de créer et facturer des Beauty Cards, pour plus de détails reportez-vous au Chap.7.5 La Beauty Card Application de tarifs Si vous avez créé des tarifs (Voir Chap. 2.3 Les tarifs spécifiques), sept d entre eux peuvent être affectés aux touches de tarifs prédéfinis qui apparaissent en bas de l écran de facturation. Une fois que vous avez ajouté vos prestations et/ou vos produits, à la facturation, cliquez sur le bouton correspondant au tarif que vous souhaitez appliquer. En fonction des conditions d application du tarif, la remise s appliquera automatiquement. Un bouton "Annuler les remises", permet de revenir au tarif de base. 39

41 6.5 L encaissement Une fois les éléments de la facture renseignés, cliquez sur le bouton "Encaissement" pour sélectionner le moyen de paiement de votre cliente. Paiement en Espèces, en Chèque, Carte : moyens de paiement les plus utilisés. Paiement Différé : chèque encaissé mais remis en banque à une date ultérieure à la demande du client. Paiement Bon d achat : Le client règle avec un bon de réduction ou bon d achat que vous avez émis. Paiement Crédit : Le client ne règle pas immédiatement vous lui faites «crédit», le montant est alors enregistré en solde négatif dans la fiche de ce client. Encaissé : affiche la somme provisoirement encaissée (en attente de validation). Rendu espèces : affiche le montant en espèces à rendre au client Plusieurs moyens de paiement sur un seul ticket Exemple : Une cliente souhaite faire paiement pour partie en espèces et pour partie en chèque. 1) Cliquez à gauche sur "Espèces". 2) Cliquez ensuite sur le montant qui s affiche à droite. A l aide de la calculatrice entrez le montant du règlement en espèces. 3) Cliquez ensuite sur "Chèque", le montant restant dû, qui est automatiquement calculé par Merlin, est alors affecté au paiement par chèque. Vous pouvez ajouter une note, qui s imprimera sur le ticket, en cliquant sur le bouton. 4) Validez l encaissement : soit en cliquant sur pour valider et imprimer le ticket, soit en cliquant sur pour valider sans imprimer le ticket Rendu monnaie sur un chèque ou une carte de crédit Il peut arriver qu une cliente, pour laisser un pourboire ou pour payer un parking, vous demande d arrondir le montant de son chèque afin que vous lui rendiez de la monnaie. Le montant total du ticket est de 44. La cliente rédige un chèque de 50. 1) Cliquez à gauche sur "chèque". 2) Cliquez ensuite sur le montant qui s affiche à droite. A l aide de la calculatrice entrez le montant du règlement en chèque, soit dans notre exemple 50. Le trop perçu (la différence entre le montant du ticket et le montant du chèque) s affiche alors dans la ligne "Rendu espèce". Cette somme, sera soustraite de votre caisse en espèces. 3) Validez l encaissement. 40

42 6.5.3 Paiement par chèques différés Merlin permet à vos clientes de régler leurs prestations avec plusieurs chèques à encaissement différé. 1) Cliquez à gauche sur "Différé". 2) L écran "Echéances" s affiche. Cliquez sur. A l aide de la calculatrice saisissez le montant du premier chèque. Choisissez ensuite la date à laquelle ce chèque sera encaissé. Répétez l opération s il y a plusieurs chèques à différer. Vous pouvez voir le montant de la facture et le reste à payer qui est automatiquement calculé, en fonction des échéances enregistrées. La liste des échéances avec les dates et les montants s affiche à l écran. 6) Cliquez sur pour valider, vous revenez à l écran des encaissements Les pourboires Pour pouvoir utiliser la gestion des pourboires, vous devez d abord activer le système. Cliquez sur Management, Outils Réglages. 1) Cliquez sur l'onglet "Collaborateurs". 2) Cliquez dans la liste de gauche sur "Général". 3) Cochez l'option "Gestion des pourboires" à droite, afin de l'activer. Vous avez saisi les éléments de votre facture et vous avez cliqué sur "Encaissement". 1) Sélectionnez le mode de paiement, la somme à encaisser s'affiche. 2) Cliquez sur ce montant pour saisir la somme réellement payée par le client. 3) En bas de l écran, cliquer sur à droite de pourboires pour que la sommes correspondante à la différence entre la somme du et la somme payée soit directement attribuée aux pourboires ou cliquez sur la calculatrice pour saisir ce montant. 4) Appuyez sur ou en fonction de vos paramètres pour valider le paiement. 5) Un message apparaît, vous informant que le montant est supérieur à celui du ticket. Cliquez sur Oui. La fenêtre "Pourboires" s'affiche à l'écran. Les collaborateurs qui ont exécutés les prestations/ventes/packages s affichent en vert. Vous pouvez cocher "Exécutants seulement", en bas à gauche, afin de faire apparaître que les collaborateurs qui se sont occupés de cette cliente. 6) Cliquez sur la partie "Montant" et saisissez le montant du pourboire à attribuer à chaque collaborateur. Ce bouton permet de répartir équitablement la somme entre les collaborateurs de la liste. 7) Cliquez sur pour enregistrer et quitter la fenêtre des pourboires. 41

43 6.5.5 Fonctions complémentaires En cliquant sur le bouton situé en bas de l écran des encaissements, vous accéder à des informations et des fonctions supplémentaires. Deux cases à cocher permettent de choisir d imprimer automatiquement un ticket et/ou une facture lors de la validation du ticket. Vous pouvez visualiser les différents soldes du client tels que : les échéances clients, le solde abonnement, le solde client, le solde fidélisation et le solde monétique. Vous pouvez également à partir de cet écran changer la devise pour l encaissement de ce ticket. Le montant de la facture sera automatiquement converti en. Si toutefois lors de l encaissement il vous manquait un moyen de paiement, vous pouvez le rajouter en cliquant sur de bouton. La fenêtre Moyen de paiement s affiche à l écran. Vous pourrez rajouter ou modifier des moyens de paiement. Cliquez à nouveau sur pour dissimuler ce volet. 42

44 7 LES AUTRES RECETTES 7.1 La monétique C est une avance de trésorerie qu un client vous fait. Vous créditez son compte d un montant en qui sera consommé au fur et à mesure de ses visites Créer la monétique Cliquez sur Management, Prestations, Autres recettes. 1) Cliquez sur. 2) Renseignez le libellé "Avance de monétique" par exemple, et dans "Ligne" choisir "Monétique". Vous n êtes pas obligé d indiquer de code ou de code-barres. 3) Saisissez le prix qui correspondra au montant de l avance en. Il est possible de définir une valeur supérieure au prix de vente. Lors de la facturation d'un tel élément, le client est facturé du prix de vente mais son solde monétique est crédité de la valeur (lorsque celle-ci est définie) Facturer la monétique 1) Lorsque vous êtes en facturation, cliquez sur le bouton "Autres recettes". La liste des autres recettes apparaît. 2) Sélectionner alors "Avance de monétique". Une ligne supplémentaire vient se rajouter à votre ticket. Une fois le ticket encaissé, le montant viendra alors créditer le compte du client Utiliser la monétique La monétique va maintenant servir de moyen de paiement. Le solde sera utilisé au fur et à mesure des visites du client. Lors de l encaissement, si le client a un solde monétique, un message vous propose de l utiliser pour régler la facture. Le montant du ticket sera alors déduit de son solde monétique Suivre la monétique Le solde monétique peut être consulté dans la fiche client en cliquant sur le bouton "Solde monétique"., à droite du Remarque: Un réglage permet d'afficher le solde monétique sur le ticket de caisse, lorsque le client en a un. Pour cela aller dans Management / Outils / réglages / Caisse / Impression ticket. Cochez "Afficher le solde monétique du client". 43

45 7.2 Les bons d achat C est une avance de trésorerie qu un client vous fait pour l'offrir à une autre personne. Cette autre personne utilisera le bon d achat pour payer tout ou une partie de ses prestations futures Créer un bon d achat Cliquez sur Management, Prestations, Autres recettes. 1) Cliquez sur, renseignez le libellé et choisir la ligne «Bon d achat». Vous n êtes pas obligé d indiquer de code ou de code-barres. 2) Il est possible de définir une valeur supérieure au prix de vente. Lors de la facturation, le client sera facturé du prix de vente mais le bon d achat sera crédité de la valeur (lorsque celle-ci est définie). 3) Si vous souhaitez contrôler la vente et l utilisation de ces bons, numérotez-les. Pour activer le suivi des bons d achat, aller dans Management / Outil / Réglages /Facturation / Général. Cochez : Vérifier les numéros des bons d achat vendus. Vérifier les numéros des bons d achat consommés. Ne consommer que les bons d achat déjà vendus Facturer un bon d achat 1) Lorsque vous êtes en facturation, cliquez sur "Autres recettes", la liste apparaît. 2) Sélectionnez alors le bon d achat à facturer. Une ligne supplémentaire vient se rajouter à votre ticket. Lors de l encaissement, si vous avez activé le suivi des bons, le logiciel vous demandera de saisir le numéro. Si le bon a déjà été vendu ou utilisé le logiciel vous préviendra Utiliser un bon d achat Le bon d achat va servir de moyen de paiement. Attention il ne pourra pas être utilisé partiellement. 1) Lors de l encaissement cliquez sur "Bon d achat". 2) Sélectionnez le bon dans la liste, un message vous invite à saisir le numéro du bon. Lors d'un paiement par bon d'achat la durée de validité est vérifiée. Un message informe l'utilisateur lorsque celle-ci est dépassée, mais l'utilisateur à la possibilité d'accepter quand même le bon d'achat Suivre les bons d achat La liste des bons d achat, achetés et consommés par un client, peut être consultée dans sa fiche en cliquant sur le bouton à droite de "Solde client", puis en sélectionnant "Bon d achat" dans la liste de gauche. 44

46 7.3 Les autres recettes Ce sont les autres recettes qui ne sont ni des bons d achat ni de la monétique. Par exemple un déplacement chez un client, la vente de produits pour un autre salon ou la vente de boisson Créer une autre recette Cliquez sur Management / Prestations / Autres recettes. 1) Cliquez sur. 2) Renseignez le libellé et dans ligne, choisissez "Autres recettes". Vous n êtes pas obligé d indiquer de code ou de code-barres. 3) Vous pouvez renseigner le prix maintenant ou le préciser lors de la facturation Facturer une autre recette 1) Lorsque vous êtes en facturation, cliquez sur "Autres recettes", la liste apparaît. 2) Sélectionnez dans la liste l autre recette à facturer. Une ligne supplémentaire vient se rajouter à votre ticket. 3) Procédez normalement à l encaissement. 45

47 7.4 Les chèques cadeaux Le but est de créer un chèque cadeau en y intégrant des services et/ou des produits. L'utilisateur doit spécifier le client qui se verra offrir le chèque cadeau. Le libellé et le code sont obligatoires Créer et facturer un chèque cadeau Comme pour les abonnements personnalisés, le chèque cadeau est créé directement à partir de la facturation. 1) Lorsque vous êtes en facturation, cliquez sur "Chèques cadeaux". 2) Renseignez : Le nom. Le client à qui il est destiné. Le code-barres et le code (le code est obligatoire). La période de validité (exprimée en mois). La période de franchise (exprimée en jours). Vous pouvez fixer des limites sur la durée entre chaque utilisation et le nombre d utilisations sur une période donnée. 3) Comme pour l abonnement, indiquez les éléments (Prestations/Produits/Forfaits/Abonnements) qui seront inclus dans ce chèque cadeau. Lorsque vous les aurez choisis, il faudra cliquer sur la zone quantité de chaque élément afin d'y insérer la quantité requise. 4) Saisissez ensuite le prix, soit en cliquant sur chaque zone prix en la modifiant pour chaque prestation / produit, soit en modifiant le prix total de l'ensemble. (Merlin X2 ajustera automatiquement la baisse sur l'ensemble des prestations/produits qui le compose). Quand vous ajoutez un forfait ou un abonnement, ce n'est pas le forfait ou l abonnement en euxmêmes qui sont ajoutés, mais leur contenu (prestations et produits). 5) Vous pouvez également imprimer le chèque cadeau en cliquant sur. 6) Cliquez sur pour enregistrer votre chèque cadeau et procédez à l encaissement Utiliser un chèque cadeau Lorsque vous êtes en facturation, si le client dispose d'un chèque cadeau (non terminé et non périmé), le bouton "Encours" apparait, dans la barre de facturation entre les choix "Forfaits" et "Ventes". 1) Cliquez sur le bouton "Encours". Il permet de facturer une ou plusieurs prestations de ce chèque cadeau. Les prestations s'affichent dans la facturation d une couleur différente, ce qui confirme qu elles font partie du chèque cadeau de la cliente. 2) Vous pouvez aussi utiliser ce bouton, qui clignote pour vous indiquer que ce client à un chèque cadeau en cours et vous permet d accéder à l écran gestion des chèques cadeaux. 46

48 Vous pourrez alors visionner tous les chèques cadeaux non consommés et non périmés. A partir de cet écran vous pourrez également affecter au client en cours un chèque cadeau offert à une autre personne. Permet d insérer dans le ticket en cours les prestations sélectionnées (à l aide de la case à cocher). Permet d'obtenir la liste des chèques cadeaux en cours de circulation Suivre les chèques cadeau La liste des chèques cadeaux achetés et consommés par un client peut être consultée dans sa fiche en cliquant sur le bouton à droite du "Solde client". Dans la liste de gauche, sélectionnez "Chèque cadeau". Le détail des chèques cadeaux du client s affiche à l écran. Il est possible de modifier : La date de péremption des chèques cadeau. Les quantités de prestations restantes sur le chèque cadeau. 47

49 7.5 La Beauty Card C est un système de prépaiement multi-clients. On fournit aux clients une carte qu ils pourront créditer d une valeur en. Cette carte pourra alors être utilisée comme moyen de paiement par lui-même ou par tout autre porteur de la carte. Une Beauty Card n est pas liée à un seul client mais à un compte (utilisable par plusieurs clients) Activer le système Beauty Card Pour activer le système, il faut d abord créer une ''Autre recette''. Cliquez sur Management / Prestations / Autres recettes. 1) Cliquez sur. 2) Dans la zone "libellé" inscrire "Beauty Card" et choisir la ligne "Autres recettes". Ces deux informations suffisent à définir une Beauty card. Il n est pas nécessaire d indiquer de code/codebarres, ni de montant. Puis, dans les réglages, il est nécessaire d indiquer celle-ci comme étant l autre recette permettant le crédit d une Beauty Card. 3) Allez dans Management / Outils / Réglages / Facturation / Général. 4) Pour "Autre recette créditant les Beauty Cards", choisir "Beauty Card". Nous allons voir qu il existe deux types de carte ; la carte code/code-barres ou la carte à puce La Beauty Card à code/code-barres Créer une Beauty Card Lorsque le système Beauty Card est actif, un bouton "Beauty Cards" apparaît en bas à droite de l écran facturation. 1) Pour créer une Beauty Card, il suffit de cliquer sur ce bouton. 2) Vous devez définir : Un code ou un code-barres*. La valeur à créditer sur cette carte. La valeur à facturer (qui peut être différente de la valeur à créditer). La durée de validité de la carte (en mois). 3) Puis validez en cliquant sur. 4) Il est possible de fixer des limites à une Beauty Card: Montant limite du paiement pour des prestations et/ou des ventes. Restriction de l utilisation de la carte à certains clients. Restriction de l utilisation de la carte pour le paiement de certaines prestations. 48

50 Attention : Le propriétaire d une carte est celui qui l a créée. Par défaut, le propriétaire de la carte n est pas limité. Il est possible de saisir une note. Cette information peut être saisie à tout moment: création, modification. Elle est visible dans toutes les listes de Beauty Cards: une bulle indique qu'une note est présente, un survol de souris sur la ligne affiche l'information. * Remarques : Si vous avez des cartes pré-imprimées avec code-barres, renseignez le code indiqué sur la carte, manuellement ou en le scannant à l aide d un lecteur code-barres. Sinon vous pouvez utiliser le générateur de code-barres. Vous pourrez alors imprimer une étiquette à l aide du bouton. (Attention pour que ce bouton soit actif, vous devez avoir créé au préalable des étiquettes Beauty Card). Lorsque la Beauty Card est créée des boutons supplémentaires apparaissent. Permet de connaître et de modifier les critères de la carte sélectionnée. Permet de créer une nouvelle Beauty Card. Permet de créditer une carte existante. (Un client peut créditer la carte d un autre client). Permet de visualiser les transactions effectuées avec la carte sélectionnée. Permet de trouver la carte d un autre client et de la créditer (disponible pour les clients de passage). Lorsqu une carte est périmée elle est précédée d une petite croix rouge Utiliser la Beauty Card La Beauty Card servira uniquement lors de l encaissement. Au moment du choix du mode de paiement, cliquez sur le bouton "Beauty Card", le code de la carte sera demandé. Vous pourrez le scanner à l aide d un lecteur code-barres ou le taper directement au clavier. La Beauty Card sera alors débitée du montant de la facture. Si les restrictions définies lors de la création de la carte empêchent le règlement de la facture, un message en informera alors l'utilisateur Supprimer une Beauty Card Il est possible de supprimer une carte pour la réaffecter (le code-barres) à un autre client. Dans l'interface des Beauty Cards (accessible depuis la facturation, la fiche client), la liste affiche une poubelle sur chaque ligne. En fait, la suppression d'une Beauty Card enlève juste le code-barres de celle-ci. Elle devient alors invisible et inutilisable, mais toutes les autres informations sont conservées (pour intégrité de la base). Ceci n'est pas valable pour les Beauty Card à puce (qui disposent déjà d un bouton de formatage) Suivre les Beauty Cards La liste des Beauty Cards utilisées (créditées ou débitées) par le client peut être consultée dans sa fiche en cliquant sur le bouton à droite du "Solde Abonnements". Un double-clique sur une carte ouvre l'écran de détail. C'est le même écran qu'en facturation sauf qu'il y est impossible de créer et de créditer une carte. 49

51 8 LA CAISSE Maintenant que vous avez facturé vos clients, la saisie détaillée des tickets vous fournit une masse d'informations que vous allez exploiter le plus simplement du monde à partir de "la caisse de Merlin". Vous pouvez accéder à la caisse de deux façons : soit à partir de l écran principal, soit à partir de Management. Caisse du jour : permet d accéder aux informations de caisse sur une journée : recettes, tickets, statistiques, mouvements de caisse, dépenses, états de caisse et tableaux de bord Attention : Si vous y accédez à partir de l écran principal, vous n aurez accès qu à la journée en cours. Caisse du mois : permet d accéder aux mêmes informations de caisse mais sur un mois. Un calendrier vous permet de choisir le mois à afficher. Caisse période : permet d accéder aux mêmes informations de caisse mais sur une période que vous choisissez sur un calendrier. Vous pourrez aussi directement choisir de consulter vos chiffres sur le dernier mois complet, la dernière semaine complète, le 1er du mois, le dernier trimestre ou l'année complète depuis le 1er janvier. 8.1 Comment faire une fin de journée? Vous êtes devant l'écran principal de Merlin X2. Cliquez sur Management, Caisse, Caisse du jour. Attention : il n y a pas de notion de clôture dans Merlin, vous n êtes pas obligé de visualiser et d imprimer vos informations de caisse le jour même

52 1. Statistiques de caisse : vous permet d'accéder aux performances du salon et de les imprimer. 2. Gestion des espèces : vous permet de consulter les soldes et de saisir les mouvements en espèces. 3. Gestion des chèques : vous permet de consulter les soldes et de saisir les mouvements de chèques. 4. Gestion des cartes bancaires : vous permet d avoir le total des recettes "Carte Bancaire", ainsi que la liste des clients qui ont utilisés ce mode de paiement Statistiques de Caisse Moyenne Affiche le détail des moyennes sur la journée ou la période choisie ; CA moyen, Fiche moyenne, Nb de visites moyen, Ca total, Nb de visites total. Dépenses Permet d'afficher, de modifier, ou de supprimer des dépenses. (voir chap.9 Les dépenses). Panels X2 Panel X2 vous permettra de comparer les performances de votre salon aux performances d autres salons de type identique en France (sous réserve d inscription). Détails de caisse La partie gauche affiche les réalisations : votre chiffre d affaires en prestations et ventes en faisant ressortir les remises consenties. La partie droite affiche le détail des encaissements. Les nombres précédés d un signe de couleur rouge expriment les prestations réalisées pour lesquelles vous n avez pas encore encaissé d argent. Les nombres précédés d un signe + de couleur bleue expriment des entrées d argent indépendantes des prestations réalisées. Enfin, le cartouche situé en bas de l écran vous permet d un seul coup d œil d'avoir des résultats en visites et en chiffre d affaires sur la période concernée. Tickets Cet écran vous permet d'afficher la liste de tous les tickets réalisés dans la période. La partie gauche contient la liste proprement dite tandis que la partie droite affiche le ticket qui est sélectionné dans la liste, tel qu il a était imprimé. Vous pouvez trier cette liste en cliquant simplement sur le titre de la colonne sur laquelle vous désirez effectuer le tri. Par exemple, un simple clic sur la colonne Paiement, vous permettra de trier les tickets en fonction du moyen de paiement. Vous pouvez modifier le moyen de paiement de chaque ticket en le sélectionnant dans la liste puis en cliquant sur l'icône représentant des billets en bas et à gauche de l'écran. En bas à gauche : Modifier le moyen de paiement du ticket sélectionné. Modifier le Nom du client sur le ticket sélectionné. Afficher un résumé de caisse. Imprimer le ticket sélectionné. 51

53 En haut à droite : Permet de filtrer les tickets en fonction d une date, d un montant ou d un service. Permet d afficher des informations supplémentaires pour chaque ticket. Permet d afficher ou de masquer le total par moyen de paiement. Performance Cet écran vous permet d'afficher sous forme de graphiques, la répartition du chiffre d affaires de votre salon. Ces performances sont exprimées en nombre, en chiffre d'affaires ou en pourcentage. Choix du profil d'impression Cette icône permet d'accéder à vos profils d'impression. Ainsi il vous sera possible d'inclure dans votre profil, les états que vous imprimez régulièrement. (Pour plus de détails voir Chap Utiliser un profil d impression). Imprimer Cette icône permet d'accéder et d imprimer directement un état parmi les 18 états concernant la caisse, sur la journée ou la période choisie. (Pour plus de détails voir le Chap Imprimer votre fin de journée ou fin de mois). Verrouillage de la caisse Permet de verrouiller une période de caisse pour empêcher toutes modifications. Ticket 3D Affiche les tickets effectués dans la journée comme sur un carnet de rdv Imprimer votre fin de journée ou fin de mois Choisissez la journée (ou la période) pour laquelle vous souhaitez faire vos impressions. 1) Cliquez sur pour afficher la liste des états. A gauche : s'affiche l'ensemble des groupes d'états disponibles. A droite : l ensemble des états correspondant au groupe sélectionné. 2) Sélectionnez un groupe puis cliquez deux fois rapidement sur l'état (à droite) que vous souhaitez visualiser. 3) Cliquez sur pour imprimer l'état en cours ou sur pour revenir et en sélectionner un autre. 52

54 8.1.3 Utiliser un profil d'impression Chaque jour, vous souhaitez imprimer la liste des tickets ou encore la répartition du chiffre d affaires par famille de services. Chaque semaine, un état de synthèse sur l'activité de votre salon ainsi qu'un récapitulatif de vos ventes. Chaque mois, votre journal de déclaration de TVA, le détail journalier de votre caisse. Afin de vous éviter de sélectionner à chaque fois les états, les uns après les autres pour les imprimer, vous avez la possibilité de sauvegarder votre sélection dans un profil. Pour chacun de ces profils, vous allez indiquer les états que vous souhaitez ainsi que le nombre de copies à imprimer. Il ne vous restera plus qu'à sélectionner un profil puis demander l'impression pour que tous vos états soient automatiquement édités. Créer un profil 1) Cliquez sur "Choix". 2) Cliquez sur pour créer un nouveau profil. 3) Donnez-lui un nom, par exemple "Journalier" et cliquez sur. 4) Votre profil apparaît dans la liste. Double cliquez dessus pour l'ouvrir. La liste déroulante : sert à afficher les états en fonction d'une catégorie. La liste de gauche : affiche l'ensemble des états disponibles (voir Chap.10 Les états). La liste de droite : affiche votre sélection d'états. 5) Sélectionnez dans la liste de gauche les états à inclure dans votre profil: En cliquant deux fois rapidement dessus, ou En utilisant, les états sélectionnés passent dans la liste de droite. Si vous vous êtes trompé, sélectionnez l état à enlever de la liste de droite et cliquez sur. Vous pouvez visualiser l état en le sélectionnant et en cliquant sur. 6) Cliquez sur pour valider votre sélection. Imprimer un profil 1) Cliquez sur choix. 2) Sélectionnez le profil d'impression. 3) Cliquez sur. 53

55 8.2 Les mouvements de caisse Une fois que vous avez visualisé les informations concernant votre journée de caisse, vous devez vérifier votre caisse. Il faudra également saisir les mouvements : 1. En espèces. 2. En chèques. Les mouvements de cartes bancaires sont automatiquement réalisés par le terminal de paiement. Mais en premier lieu vous devez saisir les coordonnées de votre banque Définir une banque Cliquez sur Management, Caisse, Configuration, Banques. 1) Cliquez sur. 2) Saisissez vos coordonnées bancaires, elles seront utilisées pour les bordereaux de remise en banque. 3) Renseignez le nom du responsable du compte (ce n est pas obligatoire). 4) Choisissez le logo de la banque en cliquant sur. 5) Renseignez le solde bancaire ainsi que la date de ce solde (ce n est pas obligatoire). Vous pouvez ainsi créer plusieurs banques Les espèces Comme nous l avons vu précédemment, dans l écran "Caisse du Jour", une partie est dédiée à la gestion des espèces. Le solde de caisse précédent : qui représente la somme en espèces que vous aviez le matin en commençant votre journée. Elle correspond au solde caisse du jour de votre dernière remise en banque, plus les recettes espèces perçues jusqu à ce jour. Entrée de Caisse : c est une entrée d'espèces. Ex : fonds de caisse rentré le premier jour de caisse avec Merlin. Remise en Banque : montant des espèces remises en banque ce jour. Recette: montant des recettes espèces perçues ce jour. Dépenses : montant des dépenses de caisse saisies avec le module dépenses de Merlin. Solde Caisse : c est le montant total des espèces que vous avez à ce moment précis. 54

56 Comment effectuer une remise en banque d'espèces? Il existe deux façons d enregistrer une remise en banque d espèces : 1. Remise avec comptage assisté 2. Remise sans comptage assisté Remise en banque avec comptage assisté Vérifiez que vous êtes bien sur la date à laquelle vous souhaitez enregistrer la remise en banque. Cliquez sur "Gestion des espèces" : 1. Choisissez la devise pour laquelle vous allez effectuer la remise en banque. 2. Saisissez pour chaque pièce et billet, le nombre que vous trouvez dans votre caisse. 3. Au fur et à mesure de votre saisie vous voyez le total s afficher. 4. Cliquez sur "Remise en Banque". Remise en Banque sans comptage assisté 1) Cliquez sur située à droite de remise en banque. 2) La ligne "solde" vous indique le montant de votre solde actuel. 3) Cliquez sur "Remise en banque". 4) Saisissez le montant de votre remise en banque et validez. 5) Confirmez votre remise en cliquant sur. Attention : La procédure sera la même pour les prélèvements personnels, entrées de caisse et autres prélèvements épargne Les chèques Comme nous l avons vu précédemment dans l écran Caisse du Jour une partie est dédiée à la gestion des chèques. Chèques précédents : la somme des chèques que vous aviez ce matin en commençant votre journée. Elle correspond au montant des chèques perçus non remis en banque. Recette du jour : c est le montant des chèques perçus ce jour. Encaissement des différés : c est la somme des chèques à date que l on peut maintenant déposer en banque. Sous-total des chèques à déposer : c est la somme des chèques précédents + recette du jour + encaissement des différés. Remise en Banque : montant des chèques remis en banque ce jour. Solde : C est le Sous-total des chèques à déposer la remise en banque du jour. Différés à encaisser : montant des chèques à date que l on ne peut pas remettre en banque ce jour. Total des chèques restants : c est le montant total des chèques qu il vous reste à remettre en banque à ce jour. 55

57 Comment effectuer une remise en banque de chèques? Contrairement aux espèces, il n existe qu une seule façon de faire une remise en banque de chèques : 1) Vérifiez que vous êtes bien sur la date à laquelle vous souhaitez enregistrer la remise en banque. 2) Cliquez sur "Gestion des chèques". 3) Les chèques précédents et les chèques du jour sont cochés par défaut. Décochez ceux que vous ne souhaitez pas remettre en banque. 4) Vérifiez la banque de dépôt. (Si vous n en avez pas encore, cliquez sur "Gestion des banques" et reportez-vous au Chap ). 5) Vérifiez que le nombre total de chèques à déposer correspond, ainsi que le montant. 6) Cliquez sur pour valider et imprimer la remise en banque, ou si vous ne souhaitez pas d'impression cliquez directement sur. 56

58 9 LES DEPENSES 9.1 Créer une dépense Cliquez sur Management, Caisse, Configuration, Config.Dépenses. Vous accédez à la liste des dépenses déjà disponibles. 1) Cliquez sur pour créer votre nouvelle dépense. La fenêtre "Fiche dépense" s'affiche à l'écran. 2) Renseignez le plus d informations possibles: Le numéro comptable : à partir du plan comptable. Le libellé : le nom que portera votre dépense. Famille dépenses : sélectionnez dans la liste déroulante la famille se rattachant à cette dépense. Montant par défaut : indiquez le prix HT de votre dépense. Si cette dépense est régulière "fixe", il est pratique de remplir cette partie. TVA par défaut : sélectionnez le taux de TVA. 3) Cliquez ensuite sur pour valider. 9.2 Saisir une dépense Cliquez sur Dépense (sur l écran principal). 1) Sélectionnez dans la liste, le type de dépense que vous avez effectué. (Déplacez-vous dans la liste soit avec les flèches, soit avec la barre de défilement sur la droite). 2) Vérifiez la date à laquelle vous voulez effectuer cette dépense. 3) Saisissez le montant TTC de cette dépense. 4) Précisez la TVA correspondant à cette dépense. Le montant de la TVA se remplira automatiquement. Libellé, Montant et TVA se remplissent automatiquement lors de la sélection si vous avez saisi ces renseignements lors de la création de cette dépense (frais fixe), Si ce n'est pas le cas, renseignez ces zones. 5) Saisissez éventuellement un commentaire. 6) Sélectionnez le mode de paiement. 7) Cliquez sur pour valider votre dépense. 8) Vous pourrez visualiser, modifier, supprimer ou ajouter une dépense à partir de la caisse, en cliquant sur le bouton dépense. 9) Pour imprimer la liste des dépenses reportez-vous au Chap.10.4 État de caisse. 57

59 10 LES ETATS Merlin X2 met à votre disposition des états. Ils vont vous permettre d'éditer différents documents comme par exemple, la liste des clients, la liste des produits, le détail de vos dépôts bancaires, votre brouillard de caisse, le récapitulatif du mois ou votre journal de déclaration de T.V.A États clients Grace aux états client vous pourrez par exemple: Lister vos clients en fonction de plusieurs critères : par exemple, trier vos clients par ordre alphabétique, par date d'anniversaire ou par code postal, par état de leur compte (crédit ou avoir). Analyser la fréquence des visites, analyser les clients en fonction de la catégorie, de la date de leur première ou dernière visite ou du nombre de visites. Avoir des informations sur les fiches techniques, les dernières fiches établies, la liste des clients ayant eu recours à une technique, la liste des fiches techniques groupées par type ou par date. Sortir les statistiques des clients de ces douze derniers mois avec quatre visites minimum ou sortir un état des douze derniers mois par tranche de cinq Euros. Vous avez la possibilité d imprimer par exemple l état "Clients liste alphabétique" n 400. Il y a deux façons de visualiser cet état : Soit à partir de Management/Clients/Impression. Soit à partir de la caisse, en cliquant sur "Choix" ou sur "Imprimer". Cet état affiche la liste des clients avec les infos suivantes : Titre, Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Ville, Portable, Tel Domicile États de stock Grâce aux états de stock, vous allez pourrez suivre avec exactitude l'état et les mouvements de votre stock à une date ou sur une période donnée. (Attention le suivi ne pourra se faire que si vous avez la version Pro ou le Module Stock). Vous pourrez visualiser et imprimer : L'évolution de vos produits en fonction du prix d'achat ou du prix de vente. Vos différents inventaires au prix unitaire moyen pondéré, écart d inventaires par date et fournisseur ou par fournisseurs et produit. L'inventaire de votre stock au prix unitaire moyen pondéré. Plusieurs autres inventaires sont disponibles dont l'écart d'inventaires par date et fournisseur ou l'écart d'inventaire par fournisseurs et produit. Les mouvements de stock (Entrées et sorties). La valorisation de votre stock en fonction du prix d'achat ou du PUMP. Les commandes en cours ou livrées. Vous avez la possibilité d imprimer par exemple l état "Tarif des produits" n 877, Il y a deux façons de visualiser cet état : Soit à partir de management/stock/impression. Soit à partir de la caisse, en cliquant sur "Choix" ou sur "Imprimer". Cet état affiche la liste des produits triés par Fournisseur/Famille/gamme ainsi que les informations suivantes : Libellé du produit et prix de vente public (TTC). 58

60 10.3 États prestations Vous avez la possibilité de visualiser ou d imprimer des états sur vos prestations, par exemple: La liste de vos prestations et packages. La liste des tarifs de vos prestations et packages. La liste des prestations et packages par catégorie. La liste de vos tarifs spécifiques etc... Vous pouvez imprimer ces états à partir de Management/Prestations/Impression. Voici quelques exemples. 1) L état "Liste des prestations" n 600, affiche la liste des prestations triées par famille, ainsi que les informations suivantes : Code article, libellé, famille, sous-famille, catégorie, prix, temps d exécution et temps de pause, charges, n d affection comptable vente et service, date de dernière modification et les options "visible dans la caisse" ou "visible dans le carnet de rdv". 2) L état "Liste des forfaits" n 602, affiche la liste des forfaits triés par famille, ainsi que les informations suivantes : Code article, libellé, catégorie, prix, temps d exécution et temps de pause, charges, n d affection comptable vente et service, date de dernière modification, gain de points, payable par points et les options "visible dans la caisse" ou "visible dans le carnet de rdv". Cet état comprend également les autres recettes. 3) L état "Liste des tarifs" n 613, affiche la liste des tarifs triés par libellé ainsi que les informations suivantes : Nom du tarif, ancien prix, remise en % ou en montant, le nouveau prix, s il s agit d une remise forfaitaire, la priorité, pour les tarifs à applications automatiques les jours et la durée de validité États de caisse Merlin met à votre disposition de nombreux états de caisse. Vous pouvez imprimer ces états à partir de la caisse : Soit en imprimant directement à partir du bouton "Imprimer" (se reporter au Chap.8.1.2). Soit en utilisant un profil (se reporter au Chap ). Voici quelques exemples : 1) L état "Caisse du jour + détail de caisse" n 1022, affiche pour chaque jour de la période choisie (format A4 portrait, une page par jour) les informations suivantes : Le détail des mouvements de caisse avec les entrées, les sorties et les recettes. Le détail des prestations et ventes réalisées et encaissées. Le détail des encaissements par moyen de paiement. Le nombre de visites et la répartition du chiffre d affaires par catégorie. 2) L état "Liste des tickets" n 152, affiche pour chaque jour de la période choisie (format A4 portrait) les informations suivantes : La date et l heure du ticket, le titre, le Nom et le Prénom du client, le montant total du ticket et le moyen de paiement, le total du chiffre d affaires encaissé et réalisé, la répartition du chiffre d affaires réalisé et encaissé par moyen de paiement, le nombre de tickets, dont les devis, les avoirs ou les gratuits. 59

61 3) L état "Brouillard de caisse" n 183, affiche pour chaque jour de la période choisie (format A4 portrait, une page par jour) les informations suivantes : Le fonds de caisse et le solde de caisse espèce par jour. Les opérations telles que les entrées, les sorties, les dépenses et les remises en banque. La répartition du chiffre d affaires prestation et vente. Le total des mouvements sur la période choisie. 4) L état "Récapitulatif du mois" n 161, affiche pour chaque jour de la période choisie (format A4 paysage, une ligne par jour) les informations suivantes : Le chiffre d affaires réparti par moyen de paiement ainsi que le total. Les paiements par virement. Les soldes de caisse. Les remises en banque chèques, espèces et cartes. Les pertes et profits. 5) L état "Info caisse simple" n 398, affiche sur la période choisie (format A4 portrait) les informations suivantes : La répartition des visites en nombre et en chiffre d affaires par type de clients et par catégorie. La répartition de chiffre d affaires prestation/vente par catégorie. La fiche moyenne par catégorie. Les ratios visites et chiffre d affaires par catégorie. Le total des mouvements de caisse, espèces, chèques, cartes et virements sur la période. Le fond de caisse et le solde de caisse de la période choisie. 6) L état "Résumé de caisse" n 359, affiche pour chaque jour de la période choisie (format A4 paysage, une ligne par jour) les informations suivantes : Le chiffre d affaires par catégorie de client. Le chiffre d affaires esthétique et vente. La répartition des moyens de paiement dont chèques cadeau, bons d achat et différé. Les dépenses et les remises en banque espèces. Le solde de caisse journalier. Le sous-total par semaine. Le chiffre d affaires total HT et la TVA. Remarque : CA/TTC/VC/HS signifie Chiffre d Affaires TTC Vente Comprise Hors reversement de Service (Dans la mesure où vous appliquez le reversement de service). 7) L état "Solde de caisse" n 286, affiche pour chaque jour de la période choisie (format A4 paysage, une ligne par jour) les informations suivantes : Les mouvements en espèces, recettes, dépenses, remises en banque, entrées, prélèvements personnels, prélèvements épargne, pertes et profits et le solde de caisse journalier. Le chiffre d affaires chèques, cartes et virements. Le total sur la période choisie. La répartition du chiffre d affaires encaissé et réalisé. 8) L état "Liste des cartes" n 208, affiche pour chaque jour de la période choisie (format A4 portrait) les informations suivantes : 60

62 La date et l heure. Le titre, le nom et prénom du client. Le montant et le type de la carte. Le total des cartes en nombre et en montant journalier sur la période. 9) L état "Liste des chèques" n 167, affiche pour chaque jour de la période choisie (format A4 portrait) les informations suivantes : La date d échéance du chèque. Le titre, le nom et le prénom du client. Le total journalier des chèques, en nombre et en montant, dont les chèques différés. 10) L état "Journal de déclaration de TVA" n 1035, affiche pour chaque jour de la période choisie (format A4 portrait, une ligne par jour) les informations suivantes : Le montant de base journalier pour le calcul de la TVA. Le différents taux de tva (en colonne). Le total de la TVA sur la période choisie (Attention, n affiche pas le détail journalier sur une période). Le total HT sur la période choisie. 11) L état "Bordereau de remise de chèques" n 162, affiche (en portrait) les informations suivantes : Les références bancaires (si renseignées lors de la création de la banque, voir Chap.8.2.1). Le titre, le nom et le prénom du client. Le montant de chaque chèque. Le nombre et le montant total de chèques. 12) L état "Bordereau de remise d espèces" n 192, ne s imprime que pour faire les "Remises en banque espèces avec comptage assisté" (voir Chap ). Vous imprimez cet état pour faire votre remise en banque, et vous y reportez le nombre de billets et de pièces ainsi que le total. 13) L état "Journal des dépenses" n 350, affiche pour chaque jour de la période choisie (format A4 paysage) les informations suivantes : Le libellé. Le montant HT, TTC, la TVA et le moyen de paiement pour chaque dépense. Le n comptable (si renseigné). Le commentaire (si renseigné). Le total journalier et le total sur la période choisie. Une analyse graphique des dépenses par catégorie (Camembert). Une analyse graphique des dépenses par moyens de paiement (Camembert). 14) L état "Détail des encaissements" n 137, affiche (format A4 portrait) les informations suivantes : La répartition du chiffre d affaires prestation et vente, réalisés et encaissés. Le total des encaissements avec une répartition par moyens de paiement. Cet état va vous permettre de comprendre une éventuelle différence entre votre chiffre d affaires réalisé et votre chiffre d affaires encaissé. Par exemple : Si vous avez accordé des paiements à crédit, le CA réalisé sera supérieur au CA encaissé. Si vous avez encaissé des remboursements de crédit, le CA réalisé sera inférieur au CA encaissé. 61

63 15) L état "Détail des prestations réalisées" n 160, affiche sur la période choisie (format A4 portrait) les informations suivantes : Le détail des prestations réalisées par famille de services. Le nombre de services et le nombre de visites par famille. La répartition en nombre, des clients du fichier et des clients de passage. Le montant des remises accordées par service et le prix payé. Le total par famille de services. Le total en nombre de visites, en nombre de services et en chiffre d affaires. 16) L état "Détail des produits vendus par fournisseur" n 156, affiche sur la période choisie (format A4 portrait) les informations suivantes : Le code et le libellé de chaque produit. La quantité vendue par produit avec le prix tarif (prix tarif =prix de vente unitaire X par la quantité). Les remises éventuelles et le prix payé (prix payé = prix tarif remise). Le total par fournisseur en quantité et en montant. Le total tout fournisseur en quantité et en montant Etats collaborateurs Merlin met à votre disposition des états collaborateurs. Vous pourrez visualiser et imprimer : La liste de vos collaborateurs (Adresse, Niveau d'accès et Visibilité de logiciel). La liste des acomptes (Nom du collaborateur, Montant, date type de paiement de l'acompte). Détails des temps de présence de vos collaborateurs, évolution des salaires... Vous pouvez imprimer ces états à partir de la caisse : Soit en imprimant directement à partir du bouton "Imprimer" (se reporter au Chap.8.1.2). Soit en utilisant un profil (se reporter au Chap ). Ou à partir de Management/Personnel/Impression. 62

64 11 LES ETIQUETTES 11.1 Format des étiquettes Cliquez sur Management, Outils, Etiquettes, Etiquettes. Vous êtes sur l écran de réglage des étiquettes. Si un format d étiquette existe déjà dans la liste (en haut à droite), sélectionnez-le afin de vérifier ces paramètres. Pour créer un nouveau format d étiquettes : 1) Cliquez sur. 2) Donnez-lui un nom puis cliquez sur. 3) Entrez les dimensions et le nombre d étiquettes. Si elles ne sont pas fournies, il vous suffit de les mesurer et de saisir les valeurs en mm. 4) Cliquez sur pour valider. 63

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