Cap sur Chorus! Sommaire de la newsletter : Découvrez le projet Chorus. Actualités : Quoi de neuf du côté de Chorus?

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1 La Lettre d information DGFiP du projet Chorus Editorial Après plusieurs mois de préparation, la première vague de déploiement Chorus a été lancée avec succès, le 30 juin dernier. Compte tenu de l ampleur du projet, la Mission «Préparation de la DGFiP à la mise en œuvre de Chorus» a jugé indispensable de mettre à disposition des comptables de la DGFiP un support de communication dédié. C est donc avec plaisir que je vous propose de découvrir le premier numéro de la lettre d information qui sera la source d information privilégiée de la DGFiP auprès des responsables des services «Comptabilité Etat» du réseau. La rubrique Actualités (page 1) donne un aperçu des derniers évènements. La «fiche pratique» (page 2) permettra aux futurs utilisateurs de s approprier les nouvelles notions et le vocabulaire Chorus. La page 3 se compose d une rubrique thématique présentant les évolutions de processus et de métier. Dans ce numéro, Cap sur Chorus! s est penché sur le circuit de la dépense. En page 4, France Domaine présente les travaux relatifs à la gestion du patrimoine de l Etat dans Chorus. Enfin, chaque numéro s achèvera par l interview d un acteur de haut niveau qui nous fera partager sa vision du projet. Pour ce numéro, Vincent Mazauric, Directeur, adjoint au Directeur Général, chargé de la Gestion Publique, s est prêté au jeu des questions et réponses. Je vous souhaite une bonne lecture, Dominique de Roquefeuil, Chef de la Mission Préparation de la DGFiP à la mise en œuvre de Chorus. Sommaire de la newsletter : Editorial.. p. 1 Actualités : Quoi de neuf du côté de Chorus? p. 1 Chorus expliqué : la modélisation de l organisation dans Chorus.. p. 2 Fiche thématique : le processus de la dépense dans Chorus. p. 3 Du côté du Domaine : Chorus V2-RE p. 4 L interview : Vincent Mazauric répond aux questions de... p. 5 Découvrez le projet Chorus Chorus mettra à disposition des acteurs financiers de l Etat un outil partagé de gestion financière, budgétaire et comptable. Son périmètre couvrira les domaines suivants : la mise à disposition des ressources, la dépense, les recettes, les actifs et la tenue des comptabilités. Chorus est un nouvel outil informatique performant, fondé sur le Progiciel de Gestion Intégré SAP. Chorus» est destiné à simplifier le paysage des systèmes d information financière de l Etat. Initié en 2006, le projet Chorus sera déployé par vagues jusqu en Pour découvrir le projet Chorus, son périmètre, son calendrier et ses implications, consultez l Intranet CHORUS DGFiP : cliquer sur le logo dans Magellan/ Fonction Comptable de l Etat. Actualités : Quoi de neuf du côté de Chorus? La première version (V1) de Chorus a été déployée! Conformément au calendrier de déploiement de Chorus, la première vague de déploiement a été réalisée avec succès le 30 juin dernier auprès d une centaine d utilisateurs. Trois Ministères ont participé à cette première vague, avec des programmes d Administration Centrale : le Ministère de la Défense ( Prog. 191), le Ministère de l Education, de la Recherche et de l Enseignement Supérieur (Prog. 187 et 193) et le Ministères du Budget, des Comptes Publics et de la Fonction Publique (Prog. 195). Les premiers dossiers de subventions pour charges de service public et dépenses de transfert ont ainsi été traités et payés avec succès entre le 30 juin et le 15 juillet derniers. Cette réussite a été l aboutissement de nombreux travaux de préparation au cours desquels les utilisateurs ont été mobilisés : tests de fonctionnement, raccordement des postes informatiques, et formation «outil» dispensée par l AIFE. Les prochaines échéances : la deuxième vague (V2) est fixée au 2 janvier 2009! Les travaux préparatoires au déploiement V2 ont été lancés le 21 mai dernier. Cette deuxième vague concerne environ 350 utilisateurs. Les acteurs concernés sont : le Ministère du Budget, des Comptes publics et de la Fonction publique (DGFiP), le Ministère de la Justice, le Ministère de l Ecologie, de l Energie, du Développement Durable et de l Aménagement du Territoire, le Ministère de l Agriculture, et le Ministère de l Intérieur, de l Outre-mer et des Collectivités Territoriales, leurs SCBCM ainsi que les Trésoreries Générales pilotes de Haute-Normandie et des Pays de la Loire. Liens utiles : Extranet AIFE : Intranet CHORUS DGFiP : cliquer sur le logo CHORUS dans Magellan / Fonction Comptable de l Etat

2 Fiche Pratique Chorus Chorus expliqué : la modélisation de l organisation comptable, budgétaire et administrative Le déploiement de Chorus s accompagne d une phase de modélisation de l organisation comptable, budgétaire et administrative dans l outil. Chorus repose en effet sur un ensemble de données structurantes reflétant l organisation des Administrations qui l utilisent. Le schéma ci-dessous présente les grandes structures organisationnelles telles qu elles ont été paramétrées dans Chorus. Modélisation des éléments métier de gestion La sphère comptable est représentée par les «sociétés» et les «domaines d activité». 1 SPHERE COMPTABLE (référentiel comptable) Comptable (CBCM, TPG*) Domaine d activité Ou Société (Regroupement comptable) SPHERE ADMINISTRATIVE (référentiel analytique) 3 Ministère Centre de profit Direction Service Centre de coût Centre de coût Structure d achats (Ministère, région/département, centrale d achats) Organisation d achats + groupe acheteurs Concepts clefs Chorus 2 SPHERE BUDGETAIRE (référentiel budgétaire) Normes et référentiels budgétaires, règles de mise en place des crédits Périmètre financier Référentiel des Programmes, BOP, UO Centre financier Référentiel des Programmes, actions et sous-actions Domaine fonctionnel Référentiel des activités, opérations programmées et opérations budgétées Programme de financement Sources de financement Fonds Nature budgétaire ETPT Catégories d emploi Comptes budgétaires La sphère administrative est définie par les «centres de profit», les «centres de coût», les «organisations d achat» et les «groupes acheteurs». La sphère budgétaire est modélisée au travers d un ensemble de notions : le «périmètre financier» et le «centre financier», le «domaine fonctionnel», le «programme», les «fonds» et les «comptes budgétaires». Focus sur la sphère comptable : Les travaux de modélisation relatifs au périmètre comptable ont abouti à la définition de 53 «sociétés» et 162 «domaines d activité». Les «sociétés» sont des structures techniques de base pour la comptabilité générale. Les «domaines d activité» permettent de modéliser les services comptables de l Etat. Chaque Trésorerie Générale est identifiée par un couple «société domaine d activité». Par exemple, une «société» a été créée pour couvrir les activités de l ensemble des TG de la Région Haute-Normandie, au sein de cette «société», chaque TG est elle-même modélisée par un «Domaine d Activité». En outre, une «société» a été créée pour gérer la comptabilité de l ensemble des SCBCM ; en tant que comptable assignataire, chaque SCBCM correspond à un «domaine d activité». L activité comptable pourra être suivie par société et/ou domaine d activité. L intérêt d une telle modélisation réside dans la possibilité d effectuer des requêtes sur l ensemble des objets présentés cidessus. Chorus permet ainsi l utilisation de nomenclatures spécifiques adaptées à chaque axe d analyse de la dépense publique. Glossaire Chorus : le vocabulaire Chorus Progiciel de Gestion Intégré (PGI) : Chorus est un PGI, c est un logiciel qui permet de gérer l ensemble des processus opérationnels d une entité, en intégrant l ensemble des fonctions de cette dernière. Les rôles et fonctions des différents acteurs sont définis par leurs habilitations. Les grandes fonctionnalités de l outil sont préparamétrées et doivent être adaptées aux besoins spécifiques des utilisateurs. La terminologie évolue avec Chorus : Budget général, Budgets Annexes, Comptes de commerce Programme, BOP, UO Programme, Action, Sous-action Types de dépenses Périmètre financier Centre financier Domaine fonctionnel Comptes budg. Pour toute question complémentaire, vous pouvez contacter : chorus@dgfip.finances.gouv.fr

3 Le processus de la dépense L utilisation de Chorus, outil partagé par les Gestionnaires et les Comptables, s accompagne de la mise en œuvre de nouveaux processus de gestion. vous propose de découvrir les étapes du processus d exécution de la dépense. Le circuit de la dépense dans Chorus Le circuit de la dépense paramétré dans l outil (workflow) et présenté ci-dessous permet d identifier l ensemble des tâches à accomplir et des intervenants, de la création de l engagement juridique (EJ) à la mise en paiement. Le schéma ci-dessous présente la modélisation d un flux de la dépense avec EJ préalable et Service Fait matérialisé dans Chorus. Cette modélisation ne reflète pas l ensemble des spécificités d organisation, tel le cas des services facturiers habilités à saisir certaines Demandes de Paiement. Service gestionnaire Réception Commande Réception Facture Réception Pièces Comptable Saisie EJ Validation EJ Commande au fournisseur Certification Service Fait Saisie Demande Paiement Validation de la DP Visa et validation comptable de la DP Pilotage des CP Envoi pièces justificatives au comptable Service Dépense Contrôle écritures comptables CGL Service Comptabilité Les étapes de la dépense en détail 1. Enregistrement et validation de l Engagement Juridique (EJ) Le gestionnaire des EJ saisit les EJ, suit la consommation des Autorisations d Engagement (AE) et établit les échéanciers de Crédits de Paiement (CP). Le responsable des EJ valide l EJ (au sens budgétaire, consommation des AE). 2. Prise d effet et Certification du Service Fait (SF) A réception de la commande, le gestionnaire du SF saisit les éléments relatifs au SF (notion de date d'effet du SF). Le certificateur du SF s'assure que les biens réceptionnés ou prestations réalisées, sont conformes à ce qui a été défini au niveau de l'ej (notion de date de certification du SF). L'écriture de charge ou d'immobilisation à payer, de type Débit 6 Crédit 4x8, est générée en cours d'année à la date de certification du SF. Les traitements de fin de gestion devront par ailleurs prendre en considération l'ensemble des SF ayant pris effet au cours de l'année N et non encore certifiés : en application du recueil des normes comptables, le critère de rattachement de la charge (ou de l'immobilisation) à l'exercice correspond au SF. C'est à la mise en paiement effective qu'est générée l'écriture dite de règlement, de type Débit 4 Crédit compte de règlement (au sens budgétaire, consommation des CP). 6. Contrôle des paiements (PSAR) et des impacts comptables (CGL) Le comptable s assure de la prise en compte des impacts comptables dans CGL* et du règlement. Il peut passer des écritures correctives. *Pendant le déploiement, la comptabilité générale reste tenue dans CGL. 7. Priorisation des Crédits de Paiement (CP) A l aide de l échéancier des CP actualisé par les actes de gestion. Le pilote des CP peut déterminer les mises en règlement à réaliser en fonction des CP réellement disponibles. En cas d insuffisance des crédits, le pilote de CP priorise les DP. Aperçu de l ergonomie Chorus : la liste de travail d un utilisateur 3. Création de la demande de paiement (DP) Le gestionnaire de la DP saisit la facture et effectue le rapprochement entre l'ej, le SF et la facture (facture au statut "préenregistré"). 4. Validation de la demande de paiement (DP) Le Responsable des DP effectue un contrôle et valide la DP (facture au statut «préenregistré complètement») 5. Validation comptable de la demande de paiement (DP) et mise en règlement Le comptable (contrôleur du règlement) réceptionne les pièces justificatives et effectue les contrôles de payeur et de caissier sur la facture. L'écriture de constatation de la dette au fournisseur, de type Débit 4x8 Crédit 4, est générée à la validation de la DP par le comptable (facture au statut "enregistré" ). La Lettre d information du projet Chorus est éditée par la DGFiP. Ont participé à ce numéro : Vincent Mazauric, Dominique de Roquefeuil, Philippe Poulain, Sylvie Fromonteil, Viridiana Garcia, Mehdi Benazzouz, Julien Delemontex, Julien Favier, Romain Sarmejean.

4 Du côté du Domaine Chorus v2-re Le Projet immobilier dans CHORUS Le projet «CHORUS v2-re» tend à remplacer les applications TGPE-STGPE par un outil plus performant dédié à la gestion immobilière : le module RE-FX. Une modernisation des outils essentielle La mise en œuvre d un nouvel outil interministériel de gestion immobilière vise la modernisation des applications actuelles pour le suivi et la gestion des propriétés de l État et de ses opérateurs : Le remplacement commence tout naturellement par une reprise des données existantes des TGPE et STGPE. Pourquoi? Pour «alimenter» le module RE- FX car la reprise des données se fera, à terme, en AUTOMATIQUE. Pour faciliter cette reprise, un module spécifique au STGPE permet aux agents du Domaine et aux gestionnaires de biens d effectuer des travaux d alignement (regroupement, mise à jour et alignement des locaux sur la réalité physique) nécessaires des données existantes. Pourquoi? Car les modalités de gestion ont changé : les UI et UA disparaissent du TGPE au profit d une typologie renouvelée. La substitution des TGPE/STGPE par RE-FX sera effective au 31 mars Le déploiement des données se fera en «big bang» sur l ensemble du territoire et auprès de tous les ministères. Le projet mobilise l AIFE, France Domaine, et l ensemble des ministères concernés. Une première expérimentation en cours : Le Comité d Orientation Stratégique (COS) du projet CHORUS réuni le 23 juin dernier a décidé d «expérimenter» le dispositif d alignement des données des TGPE/STGPE. L expérimentation a commencé début juillet dans 1 département (Essonne) et 4 ministères (Intérieur, Santé, Culture, Écologie-Énergie- Développement durable et Aménagement du territoire). Pourquoi? Évaluer la charge de travail pour la réalisation des actions menées par les ministères et les opérateurs, Apprécier la compréhension des supports d accompagnement, Tester le dispositif d accompagnement et d assistance. Daniel Dubost et Guy Correa présentent le système d information pour la gestion des données immobilières (5 juin Journée d Études) Maison de la RATP, 5 juin 2008 : Les encadrants du Domaine découvrent les principes majeurs de la v2-re : alignement nécessaire des données TGPE/STGPE par l emploi d une typologie de référents redéfinie, et reprise en AUTOMATIQUE dans le nouveau système d information. Par ailleurs, Une cellule d assistance et de pilotage AIFE - France Domaine a pour fonction, entre autres, d assurer une assistance méthodologique et technique aux gestionnaires de biens. Elle peut répondre à toute question sur la v2-re. Une boîte mail est à disposition reing.tgpe@dgfip.finances. gouv.fr Optimiser la gestion immobilière de l État par l utilisation de concepts plus adaptés (site, composant de site), Rassembler dans un seul outil l ensemble des informations utiles (TGPE, STGPE, SPSI) Rationaliser et éviter toute redondance d action de saisie Faciliter l accès à l information en temps réel Disposer d une restitution fiable des données Focus et rappel sur RE-FX : Le module RE-FX couvrira la gestion de l inventaire immobilier au plan juridique et physique, la gestion des occupants, des occupations et du référentiel immobilier. Les travaux de conception détaillée menés par l AIFE, France Domaine et les ministères ont défini la structure de l immobilier dans le module RE-FX à travers deux vues : 1) La «vue architecture» qui comporte deux niveaux distincts : -le site - le composant de site 2) La «vue économique» qui permet de gérer les occupants et les occupations actuelles et prévisionnelles. Une communication indispensable Présenté lors de la Journée d Études du 5 juin 2008, le projet CHORUS concrétise les volontés de réformes de la gestion immobilière de l État. Les enjeux de reprise des données mobilisent toute notre attention. Les travaux d alignement font donc l objet d une communication toute particulière : deux supports ont été diffusés auprès des encadrants,tpg, fondés de pouvoir, et gestionnaires ministériels. 1 guide de procédure d alignement des données 1 guide d information sur l alignement Ils seront très prochainement accessibles sur l intranet. Pour toute question complémentaire spécifique à la v2-re, vous pouvez contacter : reing.tgpe@dgfip.finances.gouv.fr

5 L interview M. Vincent Mazauric est depuis le 18 avril 2008, Directeur, adjoint au Directeur Général des Finances Publiques, chargé de la gestion publique. A ce titre, il supervise notamment le Service Comptable de l Etat. Il donne dans cet entretien son point de vue sur les grands impacts de Chorus pour la DGFiP. Quels sont, selon vous, les enjeux principaux du projet Chorus pour la DGFiP? Chorus est un projet informatique d une ampleur sans précédent qui doit nous permettre d optimiser le pilotage de la gestion publique. Il met à disposition de l ensemble des acteurs de l Administration un outil commun pour la dépense et la comptabilité. Ce projet aura des implications importantes sur les relations entre gestionnaires et comptables. Chorus va enrichir la fonction et le métier du comptable, garant et responsable de l ensemble des trois comptabilités générale, budgétaire et d analyse des coûts définies par la LOLF. Par exemple, le rattachement des charges et produits à l exercice ou encore la gestion des immobilisations seront à terme facilités. De même, les services facturiers pourront être généralisés. A travers Chorus, plusieurs éléments concourent à l amélioration de la performance des finances publiques : d une part, la mise en place de nouveaux flux d information et de validation («workflows») entre gestionnaires et comptables et l automatisation d un nombre important de processus permettent d accélérer et de fluidifier les échanges et de sécuriser les contrôles ; d autre part, une meilleure gestion de la trésorerie devient possible, à travers la planification des dépenses. Vous évoquiez les évolutions des relations entre gestionnaires et comptables, Chorus vous paraît-il un vecteur important de changement? Chorus impose un dialogue permanent entre les acteurs impliqués dans le processus. Il constitue en effet un outil intégré, partagé par les gestionnaires et les comptables, qui va de la programmation budgétaire à la tenue des comptabilités en passant par l exécution de la dépense et des recettes non fiscales. Les données saisies sont visibles en temps réel par chacun des acteurs habilités. Le comptable n est plus seul initiateur du contenu des comptabilités : les actions réalisées par les gestionnaires génèrent directement des écritures comptables. Cependant, le rôle de conseil du comptable, expert du fonctionnement du système d information, auprès des managers publics est renforcé. Une telle collaboration est indispensable aux objectifs de qualité comptable. La dynamique partagée du contrôle interne trouve avec Chorus un nouveau champ de mise en œuvre. Qu attendez-vous de Chorus pour l amélioration de la qualité comptable? Chorus constitue en cible un outil puissant de consolidation comptable. Son utilisation va nous permettre de renforcer considérablement la qualité, la traçabilité et l auditabilité des données. Concernant le parc immobilier de l Etat, par exemple, Chorus apporte des améliorations conséquentes : la LOLF a conduit à l établissement du bilan complet de l Etat impliquant l évaluation du parc immobilier. Les différents systèmes d information utilisés jusqu à présent ne répondent pas au besoin et ont fait l objet de réserves importantes de la Cour des Comptes. Chorus fournira des outils unifiés qui permettront une comptabilisation plus efficace et plus exacte des actifs et des stocks. Les comptables prendront ainsi toute leur place dans la future gestion du patrimoine de l Etat. La certification des comptes de l Etat en sera facilitée. L arrivée d un progiciel tel que Chorus induit souvent une réflexion sur les organisations ; quelles sont les réflexions menées au sein de la DGFiP? Il est nécessaire, pour tirer le meilleur parti de Chorus et de sa structure, d engager une réflexion sur notre organisation. Différentes pistes sont ouvertes : Le développement de Chorus prévoit une base Tiers unique partagée par le gestionnaire et le comptable. La saisie des données sensibles (par exemple le RIB) et le contrôle global de la base resteront sous l autorité des comptables qui composeront désormais les «Equipes spécialisées des Tiers» ; Chorus permettra la tenue d une comptabilité auxiliaire des immobilisations. Des cellules spécialisées pourraient être chargées de la mise à jour des «fiches immobilisation» où seront enregistrés les mouvement relatifs à la vie d une immobilisation : amortissements, transferts, dépréciations, écritures d inventaires, sorties, etc. En outre, une réflexion est menée sur l opportunité d étendre les services facturiers pour la réception, le traitement, la dématérialisation et l archivage des pièces justificatives.