Groupe de travail fonctionnel sur la mise en place d un outil commun de gestion des thèses et mémoires électroniques

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1 Groupe de travail fonctionnel sur la mise en place d un outil commun de gestion des thèses et mémoires électroniques Compte-rendu de réunion n 2 SCD de l Université Paul Verlaine Metz, 6 juillet 2009, 10h 12h30 Personnes présentes : INPL : Magali Jacquot Marie-Josée Stumpel Mathilde Thiriet Université Henri Poincaré : Virginie Lang Stéphanie Maréchal Shijia Qiang Jean-François Lutz Université de Nancy-2 : Blandine Jenin Jean-Noël Gérard Jérôme Gutierrez Université Paul Verlaine Metz Cécile de Coccola Alain Ledrezen Ordre du jour : 1. Document à destination du CRED. 2. Workflow des thèses actuellement en vigueur dans les quatre établissements. 3. Calendrier pour la suite du projet. 1. Document à destination du CRED. Suite à une rencontre avec Pierre Muntzenhardt, VP du CS de l UHP et animateur du CRED en 2009, une présentation du projet sera faite lors de la prochaine réunion du CRED. L objectif de cette réunion est d avoir une validation politique et scientifique du projet. Le texte définitf, amendé en réunion puis validé par les directrices de SCD est en annexe de ce compte-rendu. 1

2 2. Workflow des thèses actuellement en vigueur dans les quatre établissements. Metz : o La saisie dans Apogée est effectuée par les scolarités de 3 e cycle qui disposent de consignes afin de garantir l homogénéité des données. o Le SCD saisit l ensemble des informations dans STAR et dispose d un accès direct à Apogée (en lecture). Une seule personne est en charge du traitement des thèses au sein du SCD (STAR et SIGB). o Le circuit du contrat de diffusion est entièrement géré par le bureau de la vie doctorale. o Le doctorant et le directeur de thèse n interviennent pas dans le workflow. o Le dépôt est mixte : papier et électronique. INPL : o Le workflow est composé de deux acteurs : le Service des Etudes et de la Recherche qui est en contact avec le doctorant. Il effectue un certain nombre de vérifications (lisibilité des fichiers ; conformité ; présence du fichier word avec résumé et mots-clés). Il saisit dans STAR les informations relatives au rôle DEPO (MD administratives, sauf le dépôt du fichier) après avoir saisi ces données dans Apogée. La saisie dans STAR s effectue au moment du dépôt final. Le SCD saisit les informations relevant des autres rôles de STAR. Une seule personne y est chargée du traitement des thèses, à la fois dans STAR et dans le SIGB. Le SCD peut entrer ponctuellement en relation avec le doctorant pour des questions d ordre technique (problèmes liés à la table des matières du fichier PDF par exemple) mais cela ne modifie pas le workflow. o Le contrat de diffusion est envoyé complété au SCD, l ensemble étant géré en amont. Nancy 2 : o Deux niveaux d acteurs : les secrétariats des deux écoles doctorales qui effectuent une saisie harmonisée des données dans Apogée avant la soutenance. le SCD saisit la totalité des informations dans STAR. Une seule personne s occupe du traitement des thèses dans STAR et le SIGB. o Les thèses électroniques (texte PDF avec menu + fichier word avec résumé et motsclés) sont envoyées 2 fois par année au SCD qui procède également à l archivage de l avis du jury et du contrat de diffusion. UHP : o Deux niveaux également : le Bureau de Gestion des Etudes Doctorales qui effectue une saisie des données dans Apogée (depuis l inscription administrative jusqu à la soutenance de la thèse) et qui saisit également les informations relatives au rôle DEPO dans STAR (sauf le dépôt du fichier). le SCD où une seule personne complète les données de STAR et traite les thèses dans le SIGB. o Le SCD est en contact avec les doctorants pour la définition des mots-clés Rameau mais cela n interfère pas avec le workflow : cette définition se fait en lien avec la responsable des thèses qui saisit les informations. 2

3 L hypothèse d un workflow à deux niveaux/étapes qui avait été posée lors de la réunion de juin se confirme. L acteur de la seconde étape est toujours le SCD tandis que la première étape voit intervenir des acteurs différents selon les établissements avec cependant pour point commun o qu il s agit d agents de l administration et non d enseignants-chercheurs ou des doctorants o qu on oberve une utilisation commune de l outil Apogée pour le renseignement des données administratives. La simplicité du workflow existant dans les 4 universités et la forte convergence des pratiques et des outils constituent des éléments facilitateurs importants dans la mise en place d un outil de référencement, d indexation et de diffusion commun. Sur la base de ce constat encourageant, le travail peut à présent se focaliser sur une étude approfondie du rôle des différents acteurs de la chaîne à chacune des deux étapes du workflow. 3. Calendrier prévisionnel. Le calendrier évoqué au mois de juin reste valide. Il est le suivant : 30 septembre 2009 : o présentation du projet au CRED 6 et 7 octobre 2009 : o formation fonctionnelle et technique à ORI-OAI dans le cadre de l UNR ORI-OAI Day à Paris Octobre - novembre 2009 : o finalisation et formalisation du travail de paramétrage fonctionnel dans la foulée de la formation et en lien avec le groupe thèses d ORI o formations techniques (octobre et novembre) Décembre Janvier 2010 o lancement du paramétrage technique Printemps 2010 o mise en production Prochaine réunion : lundi 14 septembre 2009 de 10 heures à 12 heures 30 au SCD de l INPL, site de Brabois 3

4 Annexe I : texte présenté lors de la réunion du CRED de septembre. ORI-OAI module thèses pour les quatre universités de Lorraine. Depuis 2005, les quatre Services communs de documentation des universités lorraines ont engagé une réflexion autour de la valorisation et de la gestion pérenne des contenus numériques issus de la recherche scientifique et produits par les universités. Plusieurs outils ont été testés par les SCD, dont ORI-OAI, qui tendrait à l emporter. Ce logiciel semble en effet le mieux à même de répondre aux besoins identifiés. Modulaire, largement paramétrable pour une adaptation aux pratiques locales, il peut servir au traitement de divers types de documents numériques produits dans les Universités : thèses électroniques, mais aussi mémoires de master, ressources pédagogiques, articles scientifiques, documents administratifs. Fondé sur le principe des archives ouvertes, qui vise à offrir un accès aussi large que possible aux savoirs, il permet d assurer la diffusion de ces contenus en les rendant visibles des moteurs de recherche sur Internet, dans le respect du droit d auteur. Enfin, c est un outil libre et gratuit, conçu par la communauté universitaire ayant également développé Esup-portail. La version 1.5 du module «thèses» devrait être livrée à l été La valorisation de la production scientifique de Nancy-Université et de l Université Paul-Verlaine - Metz est aujourd hui un des objectifs inscrits au volet documentation des contrats quadriennaux de Nancy-Université et de l Université Paul-Verlaine - Metz, qui proposent la mise en œuvre d un outil de dépôt et de diffusion de ces contenus intégré au système d information global des établissements. Un groupe de travail, réunissant des représentants des quatre universités lorraines, a été récemment mis en place pour relancer la réflexion autour de ce projet. Ce groupe concentre ses efforts sur le traitement des thèses électroniques, et s est donné pour objectif de définir le paramétrage fonctionnel d ORI-OAI pour la gestion des thèses électroniques des quatre universités. Les thèses ont en effet semblé être le matériau documentaire le mieux connu des SCD. Le traitement des thèses électroniques est d une part bien maîtrisé par les SCD et les services de gestion administrative des doctorants, et d autre part encadré par des décrets parus en Les quatre universités lorraines ont fait le choix de considérer le dépôt de la thèse sous forme électronique comme le seul officiel, et toutes traitent ou traiteront les thèses électroniques dans l application Star de l Agence Bibliographique de l Enseignement Supérieur, qui en assure le signalement dans le Sudoc 4

5 (catalogue national des fonds des bibliothèques universitaires) et l archivage pérenne dans les serveurs du Centre Informatique National de l Enseignement Supérieur (CINES). Sur un plan technique, ce dossier est mené en étroite relation avec les CRI et DSI des quatre établissements. Afin d avancer dans la mise en œuvre de l outil et dans son intégration aux systèmes d informations, il est envisagé de présenter à l automne prochain une demande conjointe de financement auprès des instances universitaires. A ce stade, les quatre SCD lorrains souhaitent soumettre ce dossier à l expertise du CRED et sollicitent son appui politique et scientifique sur les deux points suivants qui constituent le cœur du projet : la poursuite conjointe du travail fonctionnel et technique sur la gestion et la valorisation des thèses de doctorat numériques ; la constitution d un point de diffusion unifié des thèses soutenues en Lorraine à l aide d un outil informatique commun. Les directrices de SCD se tiennent à la disposition des membres du CRED pour apporter toutes les précisions souhaitées. 15 juillet