Au comité, il y a un responsable des licences, actuellement Harry Coupel, qui organise, supervise et valide le travail effectué dans les clubs.

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1 GLDC.2014 Ce document contient les informations et procédures indispensables pour la gestion des licenciés dans un club. Il s'adresse tout particulièrement aux personnes qui découvrent cette mission. G ESTION DES L ICENCIES D ANS LES C LUBS 1. Principe p 2 2. Déroulement d'une saison p 2 3. Types de licences p 3 4. Codes d'accès p 3 5. Limite des droits des clubs p 3 6. Utilisation du logiciel de gestion p Accès au site p Page d'accueil - Menu p Renouvellement en liste p Renouvellement individuel p Création de licencié p Modification d'une fiche de joueur p Extraction d'une liste p 11 Document rédigé par Harry COUPEL actualisé le 5 octobre 2014

2 1. PRINCIPE La FFB héberge la base de données des joueurs avec leurs caractéristiques. Ce fichier est unique et il est actualisé soit à la FFB, soit par des personnes habilitées dans les comités et les clubs. Toutes ces interventions se font via Internet. Au comité, il y a un responsable des licences, actuellement Harry Coupel, qui organise, supervise et valide le travail effectué dans les clubs. Les clubs doivent désigner une personne responsable des licences. C'est généralement le président, le secrétaire ou le trésorier du club, mais on peut choisir toute autre personne. Il est indispensable que ce responsable ait déjà manipulé l'informatique et dispose, à domicile ou au club, d'un poste informatique relié à Internet. Pour un fonctionnement efficace et rapide, il ne doit y avoir qu'un seul responsable par club. 2. DEROULEMENT D'UNE SAISON Le début officiel d'une saison est le 1er juillet. Dans la pratique, la saisie des licences commence souvent au 1er septembre, après les vacances scolaires. Le responsable des licences d'un club procède au renouvellement des licences, aux créations de nouvelles licences et aux éventuelles modifications de caractéristiques des joueurs. Le responsable des licences au comité réceptionne les demandes. Quand il n'y a pas de problème, les demandes sont validées officiellement. Dans le cas contraire, un mail ou un appel téléphonique permettent d'éclaicir la situation et de régler le problème. Le suivi des demandes de licences est effectué très régulièrement deux fois par semaine au minimum. Aux vacances de Toussaint, un premier bilan est fait. Normalement, à cette date, la quasi-totalité des demandes des clubs doivent être enregistrées. Le responsable des licences au comité adresse par mail un état des licences actives pour la saison, un état des licences actives l'an passé mais non réactivées et la facture à acquitter. Le responsable des licences au club doit contrôler ces documents en les comparant aux siens. Il doit ensuite déclencher rapidement le paiement par chèque à l'ordre du Comité de Picardie de Bridge, chèque adressé au responsable des licences du comité. Le responsable des licences au comité pointe les paiements, relance les éventuels retardataires, établit un état récapitulatif et transmet les chèques au trésorier du comité pour encaissement. Aux vacances de Noël, le deuxième bilan est établi, avec la même procédure de facturation. Fin mai, c'est le bilan définitif de l'année, avec facturation des dernières licences. L'année est close le 31 juin. 2

3 3. TYPES DE LICENCES Il est rappelé que tout joueur d'un club doit obligatoirement être licencié auprès de la FFB. Passé le début de saison, les joueurs non licenciés qui participent aux tournois de régularité déclenchent une pénalité financière de 2 euros par séance pour le club. Les joueurs non licenciés ne peuvent pas s'inscrire aux épreuves fédérales. Il y a actuellement : - la licence cadet réservée aux moins de 18 ans au 31 décembre de la saison - la licence junior réservée aux plus de 18 ans et moins de 25 ans au 31 décembre de la saison - la licence (sans spécification) concerne toutes les personnes ayant plus de 25 ans et moins de 61 ans au 31 décembre de la saison Attention : la limite à 61 ans sera repoussée d'un an tous les deux ans jusqu'à 65 ans - la licence senior réservée aux personnes ayant plus de 61 ans au 31 décembre de la saison. - la licence bienvenue (sans spécification) d'une durée limitée à un an concerne toutes les personnes ayant plus de 25 ans et moins de 61 ans au 31 décembre de la saison lors de créations pour des personnes n'ayant jamais été licenciées préalablement à la FFB ou renouvellements pour des personnes n'ayant pas été licenciées à la FFB depuis 3 ans au moins. - la licence bienvenue senior d'une durée limitée à un an réservée aux personnes ayant plus de 61 ans au 31 décembre de la saison. lors de créations pour des personnes n'ayant jamais été licenciées préalablement à la FFB ou renouvellements pour des personnes n'ayant pas été licenciées à la FFB depuis 3 ans au moins. - la licence scolaire concerne les enfants pour lesquels il a été mis en place une structure de formation dans un établissement scolaire ou dans un club ; actuellement, ces demandes de licences doivent être adressées directement au Responsable des licences au comité. 4. CODES D'ACCES Chaque club dispose de deux accès. Le premier est réservé à l'usage exclusif du Responsable des licences au club. Il permet d'avoir tous les droits attribués aux clubs. L'identifiant commence par MODIF51 suivi de votre numéro de club en deux chiffres. Le second peut être utilisé par toutes les personnes qui ont des responsabilités dans le club. Les droits se limitent à la consultation des fichiers. L'identifiant commence par CONSULT51 suivi de votre numéro de club. Actuellement, vos codes d'accès sont : Identifiant MODIF51.. CONSULT51.. Mot de passe Vous pourrez changer les mots de passe comme bon vous semble en page d'accès au site, mais notez-les soigneusement à l'écart des yeux indiscrets. En cas d'oubli, contactez le responsable des licences au comité. Les présents codes permettent également la gestion des PE, des tournois de régularité et simultanés (suppression), des lettres de classement individuelles, mais ce n'est pas l'objet de ce document. 5. LIMITE DES DROITS DES CLUBS L'accès réservé aux clubs ne permet pas de tout faire. Notamment, vous ne pourrez pas : - supprimer une création ou un renouvellement que vous avez demandé, - modifier un type de licence quand vous avez déjà enregistré la demande de création ou de renouvellement, - transférer un joueur d'un club à un autre quand le joueur est déjà inscrit pour l'année en cours. Dans ces trois cas, vous devez prendre contact avec le responsable des licences au comité qui pourra procéder à la modification après avoir analysé le problème et éventuellement contacté les autres intervenants. 3

4 6. UTILISATION DU LOGICIEL DE GESTION 6.1. Accès au site Dans un navigateur, frappez l'adresse : Il est conseillé de placer cette adresse dans les "favoris" pour un accès plus simple. Saisir l'identifiant : modif51xx ou consult51xx Saisir le mot de passe xxxxxxxxxx Validez votre demande. Avec ce bouton, vous pourrez éventuellement modifier le mot de passe Page d'accueil - Menu Le but est de présenter les outils indispensables pour le renouvellement et la création de licences. Après familiarisation, l'utilisateur pourra découvrir les multiples autres fonctions qui ne sont pas détaillées dans ce document. Voici les 5 fonctions de base : CREER : pour créer une nouvelle licence RECHERCHER : pour rechercher un licencié présent dans la base EXTRAIRE : pour obtenir la liste des licenciés ou une sous-liste suivant un choix de critères RENOUVELER EN LISTE : pour réactiver rapidement les licenciés de l'an précédent pour lesquels il n'y a aucune modification RENOUVELER INDIVIDUELLEMENT : pour renouveler les licences dans tous les autres cas (modification d'adresse, de téléphone, de catégorie, changements de clubs, ) En cliquant sur l'une de ces rubriques, vous déclenchez l'affichage des pages de gestion dont la description est proposée ci-après. 4

5 6.3. Renouvellement en liste Vous avez cliqué sur RENOUVELER EN LISTE dans le menu principal C'est la procédure utilisée en début d'année pour tous les joueurs où il n'y a qu'à réactiver la licence dans le même club, à l'identique de l'année précédente. La liste des joueurs concernés apparaît à l'écran, avec leurs types de licence lors de la saison écoulée. Pour demander les renouvellements : - cocher les cases carrées concernées - valider les demandes avec le bouton Enregistrer ATTENTION : Quand les renouvellements ne sont pas à l'identique : - Le programme affecte automatiquement la catégorie senior quand celle-ci est atteinte. - La licence bienvenue n'est accordée que pour une saison. Elle est automatiquement transformée en licence normale, senior ou non, dans le cas contraire. 5

6 6.4. Renouvellement individuel Vous avez cliqué sur RENOUVELER INDIVIDUELLEMENT dans le menu principal C'est la procédure utilisée pour tous les renouvellements qui ne peuvent pas être réalisés avec le procédé précédent. Il faut obtenir la fiche du joueur : - soit par son numéro de licence - soit par son nom et éventuellement son prénom Envoyez la demande avec Valider. ATTENTION : la saisie du nom/prénom doit être strictement identique à ce qui figure dans la base de données. En cas de doute, il est possible d'utiliser le signe "%" qui remplace un groupe de lettres ou le signe "_" (souligné) qui remplace un seul caractère. Exemple : DUPON% permettra d'extraire tous les DUPON, DUPOND, DUPONT, DUPONTIER, DUPONTEL, etc alors que DUPONT_ extraira uniquement DUPONT et DUPOND. La saisie par le numéro renvoie automatiquement la fiche concernée, mais la saisie par nom/prénom peut renvoyer une liste. Dans ce cas, vous choisissez le numéro de licence qui correspond à votre licencié en cliquant dessus. ATTENTION : Vous ne pourrez pas faire apparaître dans la liste un joueur qui est déjà licencié pour l'année en cours. La fiche joueur apparaît positionnée sur l'onglet Situation. Pour modifier le type de licence développez la liste déroulante en cliquant sur sa flèche et sélectionnez le type correct. Si vous désirez contrôler ou modifier l'état civil du joueur, cliquez sur l'onglet. Si vous désirez contrôler ou modifier une adresse, un numéro de téléphone, le mail, cliquez sur l'onglet. 6

7 Les modifications d'état civil : - nom, prénom, particule - date de naissance, nationalité - profession - sexe Si vous désirez contrôler ou modifier une adresse, un numéro de téléphone, le mail, cliquez sur l'onglet. ATTENTION : Si vous réinscrivez un joueur qui était licencié précédemment dans un autre club, l'adresse est masquée et vous devrez la remplir complètement ultérieurement, après validation de votre demande...les modifications d'adresses : - l'adresse postale découpée en plusieurs zones - les numéros de téléphone - l'adresse électronique ( ) - le numéro de téléphone portable ATTENTION : Les adresses postales obéissent à certaines règles. Elles sont écrites en caractères majuscules, les tirets sont interdits, les abréviations sont interdites dans les noms de villes à l'exception de ST et STE qui sont obligatoires. La zone de saisie Complément1 est plus particulièrement destinée à recevoir les résidences, immeubles, escaliers et la zone Complément2 à recevoir les noms de hameaux. Les numéros de téléphone et de fax sont libellés en 10 chiffres contigus, sans espaces, sans séparateurs. Les adresses électroniques sont normalement rédigées en minuscules en veillant à respecter scrupuleusement leurs libellés. Numéro de portable et sont des caractéristiques très éphémères qu'il est nécessaire d'actualiser très régulièrement. 7

8 6.5. Création de licence Vous avez cliqué sur CREER dans le menu principal ATTENTION : On ne doit jamais créer avant d'avoir la certitude que le joueur n'a jamais été licencié à la FFB auparavant. Pour le savoir, il faut interroger le fichier FFB avec la fonction Rechercher décrite dans le chapitre suivant. C'est très important car chaque joueur doit avoir un numéro unique. La FFB a mis en place un contrôle partiel des doublons permettant de détecter les cas les plus évidents. La page Etat-civil s'affiche. Il faut compléter : - nom, prénom, particule - date de naissance, nationalité, profession - sexe Cliquer ensuite sur l'onglet Adresse La page Adresse s'affiche. Il faut compléter le plus soigneusement possible : - l'adresse postale découpée en plusieurs zones - les numéros de téléphone - le numéro de téléphone portable - l'adresse électronique ( ) Cliquer ensuite sur l'onglet Situation. La page Situation s'affiche. Il faut sélectionner le type de licence dans la liste déroulante. Les autres zones ne peuvent pas être modifiées. Vous avez terminé, validez votre demande La FFB renvoie une page signifiant l'inscription en précisant le numéro attribué ou un message d'erreur en cas problème. Utiliser le menu vertical pour continuer. ATTENTION : Il est indispensable de remplir très soigneusement les informations requises car le fichier des licenciés est sollicité lors des compétitions : - une joueuse pour laquelle on a coché sexe=masculin ne pourra pas être inscrite en compétition dames, - un joueur à la date de naissance fausse ne pourra pas s'inscrire en junior ou en senior, - le téléphone permet d'appeler en catastrophe un joueur en retard à une compétition, - l' permet de contacter individuellement et à moindre coût les joueurs licenciés, - le club d'appartenance détermine automatiquement le droit à jouer en interclub. 8

9 6.6. Modification d'une fiche de licencié Vous avez cliqué sur RECHERCHER dans le menu principal Les modifications peuvent être faites à tout moment, indépendamment des renouvellements de licences. Il faut obtenir la fiche du joueur : - soit par son numéro de licence -soit par son nom et éventuellement son prénom Envoyez la demande avec Valider. ATTENTION : la saisie du nom/prénom doit être strictement identique à ce qui figure dans la base de données. En cas de doute, il est possible d'utiliser le signe % (pourcent) qui remplace un groupe de lettres ou le signe _ (souligné) qui remplace un seul caractère. Exemple : DUPON% permettra d'extraire tous les DUPON, DUPOND, DUPONT, DUPONTIER, DUPONTEL, etc alors que DUPONT_ extraira uniquement DUPONT et DUPOND. La saisie par le numéro renvoie automatiquement la fiche concernée, mais la saisie par nom/prénom peut renvoyer une liste. Dans ce cas, vous pointez le numéro de licence qui correspond à votre licencié Ensuite, vous avez le choix : - cliquer sur Modifier - cliquer sur Consulter Pour la suite, nous considèrerons qu'il a été choisi de Modifier. Avec Consulter, les affichages sont identiques, mais on ne peut rien modifier. ATTENTION : Si vous avez demandé la fiche d'un joueur n'appartenant pas à votre club, vous ne pourrez que consulter et certains onglets sont inaccessibles. La fiche joueur apparaît positionnée sur l'onglet Etat civil. Vous pouvez modifier : - nom, prénom, particule - date de naissance, nationalité - profession - sexe (Mme en Mlle) - décès Si vous désirez contrôler ou modifier une adresse, un numéro de téléphone, le mail, cliquez sur l'onglet La FFB renvoie un message validant les changements. ATTENTION : Afin de ne pas perturber la gestion comptable, il ne faut pas déclarer un joueur décédé en cours d'année lorsque la licence est déjà activée. Signalez le décès par mail au responsable des licences au comité. 9

10 ..Si vous avez demandé la page Adresse, elle apparaît. Vous pouvez modifier : - l'adresse postale découpée en plusieurs zones - les numéros de téléphone - le numéro de téléphone portable - l'adresse électronique ( ) Si vous désirez contrôler le type de licence cliquez sur l'onglet Situation. La FFB renvoie un message validant les changements. ATTENTION : Les adresses postales obéissent à certaines règles. Elles sont écrites en caractères majuscules, les tirets sont interdits, les abréviations sont interdites dans les noms de villes à l'exception de ST et STE qui sont obligatoires. La zone de saisie Complément1 est plus particulièrement destinée à recevoir les résidences, immeubles, escaliers et la zone Complément2 à recevoir les noms de hameaux. Les numéros de téléphone et de fax sont libellés en 10 chiffres contigus, sans espaces, sans séparateurs. Les adresses électroniques sont normalement rédigées en minuscules en veillant à respecter scrupuleusement leurs libellés. Numéro de portable et sont des caractéristiques très éphémères qu'il est nécessaire d'actualiser très régulièrement...si vous avez demandé la page Situation, elle apparaît. Vous ne pouvez rien modifier. La FFB renvoie un message validant les changements. RAPPEL : Quand une licence est enregistrée pour l'année, les changements de type de licence ne peuvent être effectués que par le responsable des licences au comité. 10

11 6.7. Extraction d'adhérents Vous avez cliqué sur EXTRAIRE dans le menu principal Les extractions permettent d'obtenir la liste des joueurs. En fonction des nombreux critères proposés, vous pouvez obtenir des sous-listes. Choisisez des critères. Il est conseillé de demander d'abord la liste en cliquant sur Afficher. La liste prend l'apparence ci-contre. Après avoir contrôlé que la liste est bien celle souhaitée, on peut déclencher le téléchargement du fichier en cliquant sur Fichier. Il y a 3 types de téléchargements nommés : Package1, Package2 et Package3. En pointant avec la souris, vous avez des informations descriptives. Le package2 est généralement suffisant. En cliquant dessus, vous lancez le mécanisme de téléchargement. Vous cliquez sur Enregistrer Vous obtenez ensuite la fenêtre où on vous demande sous quel nom et où placer le fichier que vous allez récupérer. A vous de choisir NB : Le fichier texte obtenu est utilisable dans tous les traitements de textes, tableurs et bases de données. 11