Donnez une nouvelle dimension à votre chaîne de valeur financière

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1 Donnez une nouvelle dimension à votre chaîne de valeur financière LIVRE BLANC Un logiciel de banque en ligne approprié vous permet de libérer du temps dans votre entreprise pour générer plus de valeur ajoutée. Dans cette optique, il vous suffit de cibler trois points essentiels. Regroupez toutes vos banques dans un même programme. Choisissez une application de banque en ligne qui vous permet de déléguer le travail en tout en gardant le contrôle. Enfin, tirez le meilleur parti des possibilités d'intégration avec votre logiciel comptable ou votre système ERP, afin d'éviter la double saisie des données. Isabel 6 vous aide pour ces trois points.

2 Le contexte économique difficile exige à tous de faire de gros efforts. Les entreprises doivent réduire leurs coûts pour fonctionner avec un maximum d'efficience. Grandes ou petites, celles-ci cherchent à utiliser leur temps au mieux afin de renforcer leur capacité concurrentielle. La chaîne de valeur financière des entreprises réserve encore une importante marge d'amélioration en termes d'efficience. Vos collaborateurs financiers passent-ils beaucoup de temps à se connecter à chaque banque avec un mot de passe et un lecteur de carte différent? À attendre le retour de vacances d'un collègue pour exécuter un paiement? À chercher comment ajouter un bénéficiaire dans un logiciel de banque en ligne? Et lorsqu il s agit de retaper des factures et des informations de compte, ces tâches fastidieuses sont souvent remises au lendemain. Dans ce livre blanc, nous examinons les conditions qu'une solution de banque en ligne doit remplir pour augmenter l'efficience de votre chaîne de valeur financière. Le temps que vos collaborateurs gagneront pourra servir à des tâches génératrices de valeur ajoutée. Trois moyens pour améliorer l'efficience de vos paiements

3 Un accès unique à toutes vos banques Sous l'effet de la crise économique et financière, le paysage bancaire a radicalement changé. Pour étaler les risques et faire jouer la concurrence, de plus en plus d'entreprises travaillent avec plusieurs banques plutôt que de se limiter à une seule institution. Cela leur permet de choisir les meilleurs produits de chaque banque parmi les offres, les compétences et les savoir-faire spécifiques. Mais en travaillant avec plusieurs banques, vous êtes confronté à autant d'applications de banque en ligne. Cela suscite diverses difficultés opérationnelles : l'utilisateur doit constamment passer d'un logiciel de banque en ligne à l'autre. À chaque changement, il doit introduire une autre identification, générer ses tokens, réitérer ses recherches, et ainsi de suite. On imagine aisément les pertes de temps. Même si les applications sont gratuites, elles génèrent des coûts cachés et indirects non négligeables, tels que l'installation, la formation, le support ou l'intégration aux systèmes internes. Vos données financières étant dispersées sur plusieurs applications, vous manquez de vue d'ensemble : cela vous oblige à rechercher, noter et additionner les soldes dans tous les programmes. Autres conséquences : vous ne profitez pas toujours des intérêts de comptes d'épargne et vous risquez des intérêts débiteurs sur les comptes à vue. Vos utilisateurs doivent constamment répéter les mêmes tâches dans plusieurs applications dont le fonctionnement varie fortement... À cause de ces opérations manuelles répétitives et des incohérences, le risque d'erreur est grand. À chaque application de banque en ligne correspond un nom d'utilisateur, un mot de passe et un digipass. Difficiles à retenir, ces noms d'utilisateur et mots de passe sont souvent notés sur papier, au détriment de la sécurité. Effectuer un paiement urgent ou consulter les soldes en déplacement? Souvent, ce n'est pas une mince affaire. Difficile, en effet, d'emporter tous les digipass. Une application multibanque apporte une solution à tous ces problèmes. L'utilisateur retrouve tous ses comptes dans un seul programme. À chaque instant, il jouit d'une vue claire sur le solde de tous les comptes dans les différentes banques. La gestion de trésorerie est considérablement facilitée. L'erreur humaine se fait plus rare, et vous maximisez le produit de vos comptes. La sécurité repose sur une carte à puce personnelle avec PIN, facile à emporter en déplacement. Fini les lecteurs de carte multiples et les connexions répétées. Avec une application multibancaire, le coût total d'utilisation diminue et vous tirez le meilleur parti de chaque institution. Le principal avantage d Isabel? Je vois en un clin d'oeil si nos transactions ont bien été exécutées pour tous les comptes et toutes les filiales. Christine Plasmans, directrice financière chez Mazda Motor Logistics

4 Collaboration et délégation efficaces Nombreuses sont les entreprises où seul un petit nombre de personnes ont accès aux applications de banque en ligne. Souvent, c'est une question de sécurité et de confidentialité : il ne peut être question d'ouvrir à chacun l'accès aux comptes et aux opérations bancaires. Parfois même, une seule personne est responsable de tout ce qui concerne les banques. Cette personne doit alors exécuter tous les paiements et les recherches, une bien mauvaise utilisation de son précieux temps. D'autant plus qu'un responsable unique constitue un frein : que se passe-t-il lorsqu'il est absent pour une période prolongée, en vacances ou malade? Tous les paiements sont-ils suspendus? N'y a-t-il personne pour accéder au solde de vos comptes et savoir quelles factures ont déjà été payées? Avec une bonne application de banque en ligne, vous déléguez en toute sécurité vos opérations bancaires. Vous décidez vous-même quels utilisateurs peuvent accéder aux comptes et ce qu'ils peuvent faire : consulter les données des comptes ; créer des paiements ; signer des paiements (éventuellement avec un montant maximum et l'exigence de plusieurs signatures) ; partager les bénéficiaires, les opérations et les données des comptes avec les autres utilisateurs qui détiennent les mêmes droits. Autrement dit, vous déléguez une part importante du travail sans en perdre le contrôle. En tant que gérant ou responsable, il ne vous reste plus qu'à signer les paiements : vos collaborateurs financiers se chargent de toute la préparation. L'invitation à signer les opérations vous parvient par . Et grâce au partage sécurisé des données, votre chaîne de valeur financière ne repose plus sur une seule personne : vos collègues se répartissent facilement le travail et se remplacent mutuellement en cas de nécessité. Chaque employé possédant sa carte à puce personnelle, vous savez toujours qui est connecté. Toutes les opérations sont enregistrées : dès lors, vous savez qui a créé ou signé un virement. L'employé qui quitte la société restitue sa carte à pouce et n'a plus accès à vos comptes. Avec Isabel 6, plus besoin d être au bureau pour effectuer des paiements urgents: je peux même déléguer la tâche à d autres personnes en mon absence. Béatrice Thomas, département comptabilité, TPB Au service financier comme au département du personnel, plusieurs personnes effectuent des paiements avec Isabel. Dans le cas d un montant important, un deuxième signataire autorisé se connecte pour approuver les opérations. Laetitia Van Doren, l Union Royale Belge des Sociétés de Football- Association (URBSFA)

5 Fini la double saisie Les employés administratifs et financiers doivent souvent retaper les données issues de la facturation. Que de talents gaspillés! Voici comment se déroule normalement le traitement d'une facture entrante : la facture est introduite dans la comptabilité fournisseurs, ses données sont retapées dans l'application de banque en ligne en vue du paiement, les informations du compte sont retapées dans le journal de banque, enfin, le journal de banque est réconcilié avec les factures entrantes et sortantes. Ces saisies manuelles successives ne créent pas de valeur ajoutée pour l'entreprise ; elles font perdre du temps à vos collaborateurs. Autres inconvénients : La saisie manuelle est lente. Peu d'employés ont appris à taper correctement à l'aveugle. Le non-professionnel ne dépasse pas 20 à 25 mots à la minute. La saisie manuelle coûte du temps et de l'argent. Les personnes qui doivent s'en charger sont généralement surqualifiées. Et comme l'erreur est humaine, l'entreprise est obligée d'investir dans des processus complémentaires pour détecter les fautes. La saisie manuelle génère un important coût d'opportunité : le temps que le collaborateur financier consacre à la saisie n'est plus disponible pour les tâches à valeur ajoutée comme le contrôle des factures fournisseurs ou le suivi des mauvais payeurs. La saisie manuelle est risquée. Même une dactylo chevronnée peut commettre jusqu'à 4 % d'erreurs. Et une erreur dans une opération bancaire entraîne des conséquences financières sérieuses. Indirectement aussi : chaque client qui reçoit un rappel à mauvais escient, chaque fournisseur payé en retard porte un coup à votre réputation. Si votre comptabilité repose sur des saisies manuelles fastidieuses, il est difficile de connaître la situation du moment. La comptabilité manque de clarté ; elle ne permet pas de mener une gestion financière proactive et à jour. Heureusement, il existe des solutions qui intègrent votre application de banque en ligne dans le progiciel comptable ou le système ERP : vous n'avez plus rien à retaper et l'efficience de votre chaîne de valeur financière est maximisée. Chargement de fichiers de paiements : Votre logiciel comptable ou système ERP crée un fichier avec les ordres de paiement à partir des factures introduites. Ce fichier de paiements qui regroupe tous les ordres de paiement est chargé en une opération dans votre application de banque en ligne, après quoi les paiements sont prêts à être signés. Cela fait, ils sont transmis aux différentes banques, qui se chargent de les exécuter. Traitement des infocomptes : Au début de chaque journée ouvrable, votre banque peut vous transmettre via votre logiciel de banque en ligne le fichier CODA (infocompte codifié) de la veille. Ce fichier contient des informations détaillées sur vos opérations. Il s'agit en fait d'une version électronique de vos infocomptes papier. Dans votre application de banque en ligne, vous voyez que des fichiers CODA sont disponibles, vous les téléchargez et les importez dans votre logiciel comptable. Les logiciels comptables possèdent l'intelligence nécessaire pour réconcilier de manière tout à fait automatique la majeure partie de ces opérations. Ces deux formes d'intégration évitent les erreurs de saisie tandis que vous conservez un contrôle complet. Presque tous les programmes de comptabilité, pour les grandes comme pour les petites entreprises, supportent cette méthode de travail. Pour une petite PME comme la nôtre, les infocomptes électroniques et les communications structurées sont très utiles: le suivi des paiements se fait désormais beaucoup plus efficacement. Gert Christiaens, Gérant de la Brasserie Oud Beersel

6 Intégration avec votre ERP/Logiciel comptable Plus de 25 packages de comptabilité incorporent déjà le bouton Isabel Go. Un clic sur ce bouton suffit pour transmettre le paiement des factures à Isabel 6. Partenaires Isabel Go : Avec ce même clic, votre logiciel comptable télécharge aussi les fichiers CODA via Isabel, actualisant de ce fait vos opérations. Vos collaborateurs financiers ont plus de temps pour mieux contrôler les factures et suivre les paiements de plus près. Pour les entreprises qui gèrent de très gros volumes ou qui souhaitent automatiser entièrement leur chaîne de valeur financière, il y a aussi la solution Isabel Corporate Synchroniser (ICS). van ondernemers d entrepreneurs voor ondernemer s à entr epreneur s Avec Isabel Go, il ne nous faut plus que 25 minutes pour effectuer une tâche quotidienne qui, avant, nous prenait plus d une heure C-LOGIC Frederik Gallon, administrateur de Gallon S.A.

7 Isabel 6 : profitez mieux de votre temps Avec le bon logiciel de banque en ligne, vous libérez du temps pour les tâches à valeur ajoutée. Isabel 6 procède de trois manières : Toutes vos banques étant accessibles d'un clic, vous tirez le meilleur parti de chaque institution. Pour certaines banques, Isabel 6 possède même une liaison directe avec l'application de l'institution en vue des actions moins fréquentes. Isabel 6 est donc complémentaire aux solutions offertes par les banques. Vous collaborez facilement avec vos collègues et déléguez les tâches en toute sécurité, chaque utilisateur détenant sa propre carte à puce Isabel. Vous n'avez plus rien à retaper grâce à l'intégration dans votre logiciel comptable ou système ERP. Vous disposerez de toutes les facilités imaginables dans le contexte professionnel. Isabel 6 possède une interface conviviale qui tient compte des besoins propres aux entreprises, comme le traitement de grandes quantités de paiements, l'utilisation des paiements récurrents et de puissantes fonctions de recherche. Isabel Isabel SA est le premier prestataire de services de banque en ligne pour les utilisateurs professionnels de Belgique. Grandes entreprises, PME et administrations publiques peuvent sélectionner les meilleurs produits et services de plus de 20 banques aux conditions les plus intéressantes. Larges possibilités multi-utilisateurs, intégration étroite aux logiciels comptables : le client maximise son efficience tout en réduisant ses frais administratifs. Isabel 6 traite chaque année 400 millions de transactions sécurisées pour une valeur de milliards d'euros. En savoir plus sur les possibilités d Isabel 6? Envoyez un avec votre question à sales@isabel.eu. Laissez vos coordonnées sur et nous vous contacterons.