Prise de rendez-vous. Comment faire la configuration de la Prise de rendez-vous

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1 Prise de rendez-vous Comment faire la configuration de la Prise de rendez-vous 1. Dans le menu Configuration, cliquer sur Prix de revient. Aller sur l onglet, Prise de rendez-vous. 2. Cliquer une fois sur la clé de configuration.

2 3. Sur l onglet Baie, à l aide des menus déroulants, indiquer les journées et les heures d ouverture de votre entreprise. 4. Choisissez le Mode Paysage de la prise de rendez-vous (Version améliorée de la prise de rendez-vous). 5. Indiquer le Nombre de baie : Vous indiquez ici le nombre d espace de travail dans votre atelier. Ex : 5 baies pour 5 portes de garages. a. En appuyant sur l icône des Options avancées vous pourrez nommer chacune de vos baies selon leur utilisation, si désiré. Ex : Baie 1 = Alignement, Baie 2 = Changement d huile 6. À l aide du menu déroulant, indiquer la Durée d une période, choisissez l intervalle de l agenda de rendez-vous 7. Cocher les Options du mode paysage désirées: a. Image : En cliquant sur cette option, vous aurez les images du types de véhicule pour lequel vous prenez un rendez-vous, soit Voiture, Camion léger, poids lourds ou Véhicule agricole. b. Couleur : En cliquant sur cette option et en appuyant sur Couleur, vous pouvez choisir la couleur des différents statuts de la prise de rendez-vous. c. Baie pour messages : Pour utilisation future. d. Identifier le document : En cliquant sur cette option, lorsque le rendezvous sera transféré en Estimé, en Bon d atelier ou en Facture, vous pourrez voir le numéro de document créé. e. Aviser si remisage : En cliquant sur cette option, lorsque le client a un remisage de ses pneus chez vous, vous pourrez voir un icône (cintre) dans sa plage de rendez-vous comme rappel. 8. Sur l onglet Séquence, pour chacun des Départements, on indiquera ici, en ordre numérique, l ordre à laquelle les travaux doivent être effectués.

3 9. Sur l onglet Baie VS Département, on associera d un crochet les départements pouvant être effectué dans chaque baie. 10. Sur l onglet Disponibilité, on sélectionnera disponibilité permanente afin d initialiser l horaire de travail régulier. 11. Vérifier que les statuts indiquer représente votre réalité. Ex : Le statut «Ouverte» de 8h à 17h et «Diné-Souper-Pause» entre 12h et 13h. 12. Le statut «Réservé» sert à réserver du temps pour les rendez-vous de la journée même, «Walk in». Vous pourrez quand même prendre des rendez-vous dans cette période pour une journée future, le logiciel vous donnera simplement un avertissement.

4 13. Sur l onglet Objectif, on inscrira ici chacun des objectifs que nous aimerions identifier par une couleur dans la grille de rendez-vous. Ex : Suggérer un alignement du véhicule. 14. Sur l onglet Assignation des objectifs, on identifiera les heures de la journée dans lesquels nous désirons que ses objectifs soient remplis. Le temps de la journée sera alors de la couleur de l objectif dans la grille de rendez-vous.

5 15. Appuyer sur la disquette en haut à gauche pour sauvegarder votre configuration. Trucs et astuces : Un horaire temporaire peut être créé pour la période des vacances ou le temps des fêtes par exemple. Simplement appuyer sur le + Vert et indiquer la période visée. Vous pourrez fermer des baies ou réduire les heures de travail selon vos besoins.

6 Comment prendre un rendez-vous 1. Dans le menu Facturation, cliquer sur Prise RV. 2. Double cliquer sur la case du moment de la journée où vous désirez donner un rendez-vous.

7 3. Entrer le Code client ou inscrivez le Nom du client directement dans le champ Nom. 4. Dans le cas d un client existant, sélectionner son véhicule dans l index des véhicules. 5. Entrer les autres informations du véhicule. 6. Entrer directement les travaux à être effectué et le temps requis ou utiliser les outils d importation dans le haut de l écran. 7. Lorsque vous avez terminé, appuyer sur la disquette pour sauvegarder. Le rendez-vous est alors créer!

8 Comment rechercher un rendez-vous 1. Dans la Prise de rendez-vous, appuyer sur l icône de Recherche. 2. Entrer la Date de début et la Date de fin de la recherche, si différent de ce qui est affiché. 3. Entrer une partie du Nom du client ou autre information que vous avez dans les champs appropriés 4. Appuyer sur l icône de Recherche et les résultats de la recherche s afficheront à l écran. 5. Faite un clic de droit sur le résultat afin de voir le sommaire du rendez-vous. 6. Pour modifier ce rendez-vous, cliquer sur l icône qui vous positionnera à la journée du rendez-vous. Faites un clic de droit sur le Rendez-vous et cliquer sur modifier. Comment modifier un rendez-vous

9 1. Dans la Prise de rendez-vous, lorsque vous vous positionné sur un rendez-vous avec la souris, faites un clic sur le bouton de droit, cliquer sur modifier. 2. Modifier votre rendez-vous et cliquer sur la disquette pour sauvegarder. Comment annuler un rendez-vous

10 1. Dans la Prise de rendez-vous, lorsque vous vous positionné sur un rendez-vous avec la souris, faites un clic sur le bouton de droit, cliquer sur Supprimer. 2. Le logiciel vous demandera de confirmer la suppression. Appuyé sur OUI.

11 Comment transformer un rendez-vous en estimé / bon de travail 1. Dans la Prise de rendez-vous, lorsque vous vous positionné sur un rendez-vous avec la souris, faites un clic sur le bouton de droit, cliquer sur Transformer en estimé ou en bon d atelier. 2. Le logiciel vous demandera si vous désirez ouvrir l écran de facturation avec les informations de ce rendez-vous. Cliquer sur OUI ou NON au choix.

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