HORTUS, ZI Mi-Plaine, 59 chemin de genas, St Priest

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1 SCENARIO 06 RECRUTEMENT DE PERSONNEL CHEZ HORTUS HORTUS, ZI Mi-Plaine, 59 chemin de genas, St Priest IDENTITÉ DE L ENTREPRISE Raison sociale : HORTUS Siège social : ZI Mi-Plaine, 59 chemin de Genas ST PRIEST Téléphone : XX XX Télécopie : XX XX info@sarlhortus.com Site : Forme juridique : SARL Capital social : Immatriculations : RCS : LYON A CODE NAF : 4776 Z SIRET : TVA FR Banque : Caisse d épargne Rhône Alpes, 2 rue Mozart, ST PRIEST Références bancaires : 12115/00155/ /19 ACTIVITÉ DE L ENTREPRISE Ses activités principales sont la vente de plantes et de compositions florales ainsi que leur location à la journée ou au mois. Hortus a également développé depuis peu une activité d'aménagement de jardins et d'espaces verts auprès des particuliers et des collectivités locales. Elle commercialise ses propres végétaux et se fournit auprès de pépiniéristes régionaux et à l'étranger.

2 2 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES MISE EN SITUATION PROFESSIONNELLE Vous travaillez au sein de l entreprise HORTUS, qui est une entreprise commerciale spécialisée dans la production et la vente de végétaux (plantes, fleurs, arbustes ), de produits phytosanitaires et d accessoires divers en gros. Vous occupez un poste d assistant(e) administratif(ve) auprès de Rose GARDENER, responsable des achats de la SARL HORTUS. Vous disposez d un ordinateur équipé d un traitement de texte, d un tableur-grapheur et d un logiciel de présentation assistée par ordinateur, ainsi que du Progiciel de Gestion Intégrée OpenERP. Vous avez également accès à internet. Le gérant de l'entreprise, Eric RATEAUD, vous convie à participer à la procédure de recrutement de 2 nouveaux collaborateurs : un vendeur conseil et un ouvrier pépiniériste. Vous l'assisterez, ainsi que Mme Eliane RUISSO, la responsable des ventes et M. Henri GRAIN, le chef d'équipe pépiniériste. Nous sommes le 12 mars 200N, le gérant vous confie donc différentes missions dans le cadre de cette nouvelle activité.

3 SCENARIO 06 3 MISSION 1 : RECHERCHER DES INFORMATIONS SUR LA PROCÉDURE DE RECRUTEMENT Compétences Réf situation C. 311 : Exploiter la veille et mobiliser des techniques de recherche C 312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document COLLECTE ET RECHERCHE D INFORMATIONS PRODUCTION D INFORMATIONS STRUCTURÉES Mission 1 Activités professionnelles Connaissances Savoirs de gestion et technologique Appui technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique - Distinguer les éléments essentiels de la demande de recrutement - Prendre des notes - Rechercher des informations - Produire des fiches de synthèse - Hiérarchiser le travail à faire selon les priorités L information et les sources d informations La recherche d informations sur internet La rédaction des écrits professionnels Les modes de communication et de transmission de l information La messagerie électronique La note de synthèse - Le système d information - La nature et les formes de l information - Les sources d informations - Les modes de communication - Les techniques et outils de recherche avancée - Les modes d organisation et de structuration des données - Les écrits professionnels - La prise de notes - La modélisation d un document - Les règles et les protocoles de portabilité des documents - La préservation de l intégrité de l information - Les règles de la communication professionnelle - Les fonctionnalités bureautiques Navigateur Internet Traitement de texte - Lecture et écriture d un genre La fiche de synthèse - Procédés d écriture La concision, la reformulation, la précision lexicale Les mots clés La lecture rapide, la hiérarchie des informations La vérification et la citation des sources Le document professionnel - Procédés d écriture La reformulation à partir d une prise de notes, d un brouillon, ou d'écrits intermédiaires L organisation et la hiérarchisation des informations Les renvois et les notes Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels - Le droit à l image, la propriété intellectuelle - Les droits et les obligations des salariés en matière d utilisation des technologies de l information et de la communication sur le lieu de travail - La valeur juridique des documents - Les procédures de recrutement

4 4 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative - Les profils de poste - Les différents modes de recrutement - Les différents statuts & contrats de travail - Les obligations liées au recrutement Complexité : - Champ de recherche étendu - Demande d informations techniques - Délais courts Résultats attendus : Les informations obtenues dans les délais répondent aux besoins Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l entité. Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents liés à l activité courante de la structure CE 311 : Fiabilité et pertinence des informations, efficience de la recherche CE 312 : Pertinence et qualité du document produit 6 h Il s'agit pour vous d'une toute nouvelle affectation, et il vous semble important que l'ensemble des collaborateurs, impliqués dans une procédure de recrutement, disposent des mêmes informations. Vous décidez, donc, en accord, avec votre responsable directe, Mme GARDENER, de recueillir des informations sur les activités administratives liées au recrutement : - Les procédures de recrutement ; - Les différents modes de recrutement ; - Les différents statuts & contrats de travail ; - Les obligations liées au recrutement. Vous compilerez ces informations sous forme de fiche de synthèse (Annexe 1). Vous transmettrez ce document par courriel (Annexe 2), pour information, aux 2 responsables (e.ruisso@sarlhortus.com ; h.grain@sarlhortus.com) et en copie, au gérant de l'entreprise (e.rateaud@sarlhortus.com).

5 SCENARIO 06 5 Texteur Tableur OpenERP RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Fiche n 8 : Saisie de texte et de caractères spéciaux Fiche n 15 : Mettre en forme les caractères Fiche n 16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n 18 : Tabulations Fiche n 1 : L information et les sources d informations Fiche n 2 : La recherche d informations sur internet Fiche n 4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n 11 : Les modes de communication et de transmission de l information Fiche n 15 : La messagerie électronique Fiche n 17 : La note de synthèse

6 6 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES ANNEXE 1 : Fiche de synthèse : La procédure de recrutement

7 SCENARIO 06 7 ANNEXE 2 : Courrier électronique

8 8 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES MISSION 2 : RÉDIGER DES ANNONCES D'OFFRES D'EMPLOI Compétences C.312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document Réf situation PRODUCTION D INFORMATIONS STRUCTURÉES Mission 2 Activités professionnelles Connaissances Savoirs de gestion et technologique Appui technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative Rédiger et présenter 2 annonces d offre d emploi La rédaction des écrits professionnels Les modes de communication et de transmission de l information - Les modes d organisation et de structuration des données - Les écrits professionnels - La prise de notes - La modélisation d un document - Les règles et les protocoles de portabilité des documents - La préservation de l intégrité de l information - Les règles de la communication professionnelle - Les fonctionnalités bureautiques - La gestion électronique des documents (GED) Traitement de texte - Lecture et écriture d un genre La rédaction d'annonces - Procédés d écriture La reformulation à partir d une prise de notes, d un brouillon, ou d'écrits intermédiaires L organisation et la hiérarchisation des informations La typographie Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels - La valeur juridique des documents - Le droit à l image et la propriété intellectuelle Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l entité. Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents/rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure CE312. Pertinence et qualité du document produit 2 h Afin de procéder au recrutement des 2 nouveaux collaborateurs, des profils de poste (Documents 1 et 2) ont été établis. Le 15 mars 200N, il vous est demandé de rédiger l'annonce pour chaque offre d'emploi en utilisant l'outil informatique et de choisir un ou plusieurs supports de diffusion des annonces (Annexe 3).

9 SCENARIO 06 9 RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Fiche n 8 : Saisie de texte et de caractères spéciaux Texteur Tableur Fiche n 15 : Mettre en forme les caractères Fiche n 16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n 18 : Tabulations Fiche n 4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n 11 : Les modes de communication et de transmission de l information OpenERP

10 10 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES DOCUMENT 1 : Profil de poste Vendeur conseil en jardinerie IDENTIFICATION DU POSTE Intitulé du poste Vendeur conseil en jardinerie auprès de clients particuliers ou professionnels Composition du service Service des ventes composé de 5 personnes (1 responsable, 2 vendeurs et 2 préparateurs) Positionnement du vendeur dans l organigramme Poste placé sous la responsabilité de Mme RUISSO, responsable des ventes MISSIONS - Information/Conseil auprès des clients - Réception des commandes - Etiquetage des produits - Approvisionnement des rayonnages - Gestion des stocks - Mise en place des campagnes publicitaires et promotionnelles (Rv téléphoniques, publipostages ) - Participation aux manifestations commerciales (salons, foires ) - Compte-rendu de son activité SAVOIRS Maîtriser les techniques du commerce Maîtriser les techniques de l'horticulture Maîtriser l anglais et l espagnol Etre capable de travailler en équipe Savoir prendre des initiatives Etre dynamique, attentif, disponible Etre doté(e) de qualités relationnelles Etre organisé(e) et méthodique Savoir écouter Etre présentable, souriant(e) Savoir se remettre en question

11 SCENARIO DOCUMENT 2 : Profil de poste Ouvrier pépiniériste IDENTIFICATION DU POSTE Intitulé du poste Ouvrier pépiniériste Composition du service Service de la pépinière composé de 3 personnes (1 responsable, 2 ouvriers pépiniéristes) Positionnement de l'ouvrier dans l organigramme Poste placé sous la responsabilité de M. GRAIN, chef d'équipe MISSIONS - Réalisation des opérations techniques liées à la culture de végétaux d extérieur - Préparation et mise en place des cultures - Entretien et développement des cultures - Arrachage manuelle ou mécanique des arbres et arbustes - Conditionnement des arbres et arbustes en vue de leur commercialisation - Maintenance des outils, machines, matériels et équipements SAVOIRS Connaître parfaitement les végétaux, leur biologie Connaître parfaitement la composition des sols, des engrais. Maîtriser les techniques de culture et de multiplication Maîtriser les moyens de lutte contre les ennemis des cultures Etre capable d'utiliser des engins agricoles Savoir mener des expériences sur les cultures Etre dynamique, attentif, disponible Aimer travailler en plein air Etre organisé(e) et méthodique Savoir travailler en équipe Posséder une bonne faculté de mémorisation S'adapter à l'évolution des produits

12 12 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES ANNEXE 3 : Rédaction des annonces

13 SCENARIO MISSION 3 : TRAITER LES CANDIDATURES REÇUES, ANALYSER LES CV ET LETTRES DE MOTIVATION ET TRANSMETTRE LES TRAVAUX OBTENUS Compétences C 221 : Assurer des opérations administratives liées aux étapes d un recrutement C 313 : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs C 322 : Traiter le courrier entrant ou sortant Réf situation Mission 3 Activités professionnelles Connaissances Savoirs de gestion et technologique Appui technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative PARTICIPATION AU RECRUTEMENT DU PERSONNEL ORGANISATION ET MISE À DISPOSITION DES INFORMATIONS GESTION DES FLUX DE COURRIERS Traiter des candidatures Analyser des CV et LM Les tableaux et les graphiques - Les fonctionnalités bureautiques - Les flux de courrier - Les types de courrier - Le classement et l archivage du courrier - Les procédures d acheminement et de réception du courrier La gestion opérationnelle du recrutement : - Les profils de postes Traitement de texte - Lecture et écriture d un genre Un tableau d'analyse - Procédés d écriture L organisation et la hiérarchisation des informations Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels - La valeur juridique des documents - La preuve - Le droit de la preuve lié à l internet - Le statut et la valeur juridique des documents Les opérations administratives sécurisent la mise en œuvre de la démarche de recrutement Les différents courriers ou messages sont réceptionnés et/ou transmis, fidèlement et dans les délais, aux destinataires concernés. L organisation des informations assure leur actualisation, leur accessibilité, et leur diffusion aux utilisateurs concernés, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité. Activité à caractère technique : rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure CE 221 : Respect et sécurisation administrative de la procédure de recrutement CE 313 : Efficacité de l organisation des informations CE 322 : Respect des procédures de traitement de courrier 4 h

14 14 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES Le 20 mars 200N, vous recevez des courriers de réponse (Documents 3 et 4) aux annonces diffusées par l'entreprise. Vous enregistrez les courriers reçus sur le registre approprié (Annexe 4), vous les dépouillez et vous effectuez une première analyse des candidatures selon les profils de poste établis. Vous construisez alors un tableau d'analyse des candidatures (Annexe 5) où vous indiquez pour chaque candidat, si sa candidature est retenue ou non et vous précisez les raisons qui ont motivé votre décision. Vous transmettez ensuite les lettres de motivation et les Cv reçus ainsi que ce tableau à vos collaborateurs chargés de la décision finale. Ils doivent se réunir en fin d'après-midi, pour sélectionner les candidats à recevoir en entretien. La réunion s'est terminée tard hier soir. Vous prenez, donc connaissance, le lendemain matin, des réponses apportées par la commission (Document 5). Vous apportez les corrections nécessaires à votre tableau d'analyse qui vous servira aussi à établir, plus tard, un planning des entretiens. Tableur RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Texteur Fiche n 14 : Les tableaux et les graphiques OpenERP

15 SCENARIO DOCUMENT 3 : Courriers de réponse au poste de vendeur-conseil

16 16 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES

17 SCENARIO 06 17

18 18 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES

19 SCENARIO 06 19

20 20 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES DOCUMENT 4 : Courriers de réponse au poste d'ouvrier pépiniériste

21 SCENARIO 06 21

22 22 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES

23 SCENARIO 06 23

24 24 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES

25 SCENARIO DOCUMENT 5 : Décisions prises lors de la commission Poste d'ouvrier pépiniériste : Julien, refusé, pas d'expérience Dany, à convoquer, Bac pro, expérience Mailly, refusée, mauvaise orthographe, pas assez d'expérience Eric, à convoquer, Bac pro, expérience Mélanie, à convoquer, Bac pro, expérience Poste de vendeur conseil : Jeanine, refusée, pas d'expérience, mauvaise orthographe Delphine, à convoquer, bon niveau de langue, bonne connaissance des produits et a travaillé à l'étranger Lionel, à convoquer, a travaillé en Espagne Stella, à convoquer, Bts action co, ang, Esp, et Connaissance des produits José, à convoquer, maitrise anglais et espagnol, solide expérience

26 26 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES ANNEXE 4 : Registre du courrier arrivé REGISTRE COURRIER ARRIVE DATE EXPÉDITEUR OBJET 20/03/.. Beatrice FABRE Candidature spontanée 20/03/.. Ets BARDU Catalogue 20/03/.. Marc LEBRUN Arrêt de travail 20/03/.. Free Telecom Facture téléphonie 20/03/.. M. GRAZET Chèque

27 SCENARIO ANNEXE 5 : NOM PRÉNOM DU CANDIDAT Tableau d'analyse des candidatures CANDIDATURE RETENUE? RAISONS

28 28 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES MISSION 4 : ÉTABLIR UN PLANNING DES ENTRETIENS, RÉDIGER DES COURRIERS DE RÉPONSE AUX CANDIDATURES, MODIFIER UN PLANNING SELON DES DISPONIBILITÉS DONNÉES Compétences Réf situation C 221 : Assurer des opérations administratives liées aux étapes d un recrutement C 312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document C 313 : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs C 322 : Traiter le courrier entrant ou sortant PARTICIPATION AU RECRUTEMENT DU PERSONNEL PRODUCTION D INFORMATIONS STRUCTURÉES ORGANISATION ET MISE À DISPOSITION DES INFORMATIONS GESTION DES FLUX DE COURRIERS Mission 4 Activités professionnelles Connaissances Savoirs de gestion et technologique Appui technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique Établir et modifier un planning de RV Rédiger des courriers La rédaction des écrits professionnels Les plannings ou planigrammes Les tableaux et les graphiques - Les modes d organisation et de structuration des données - Les écrits professionnels - La modélisation d un document - Les règles de la communication professionnelle - Les fonctionnalités bureautiques - Les flux de courrier - Les types de courrier - Le classement et l archivage du courrier - Les procédures d acheminement et de réception du courrier La gestion opérationnelle du recrutement : - Les procédures de recrutement - Les profils de postes - Les différents modes de recrutement - Les acteurs externes du recrutement - Les plannings et la gestion des agendas Traitement de texte - Lecture et écriture d un genre L annonce - Procédés d écriture L organisation de l annonce : énumération, nominalisation Les abréviations usuelles en matière d annonce La construction syntaxique spécifique, la phrase simple - La valeur juridique des documents - Les différents statuts et contrats de travail - Les conventions collectives et les accords - Les obligations liées au recrutement - La preuve - Le droit de la preuve lié à l internet - Le statut et la valeur juridique des documents - La réglementation et les normes relatives à la conservation des documents - Les limites au contrôle des salariés dans leur usage du courrier électronique

29 SCENARIO Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative Les opérations administratives sécurisent la mise en œuvre de la démarche de recrutement Les différents courriers ou messages sont réceptionnés et/ou transmis, fidèlement et dans les délais, aux destinataires concernés. Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l entité. L organisation des informations assure leur actualisation, leur accessibilité, et leur diffusion aux utilisateurs concernés, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité. Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents/rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure CE 221 : Respect et sécurisation administrative de la procédure de recrutement CE 312 : Pertinence et qualité du document produit CE 313 : Efficacité de l organisation des informations CE 322 : Respect des procédures de traitement de courrier 5 h Nous sommes le 21 mars 200N. Dans un 1 er temps, il vous est demandé de rédiger à l'aide de l'outil informatique la lettre de refus des candidatures non retenues (Annexe 6). Ensuite, vous êtes chargé(e) de planifier les entretiens pour les candidats à convoquer (Annexe 7), vous disposez de l'agenda de M.. (Document 6) et des consignes laissées par M. RATEAUD (Document 7). Puis, il vous faudra alors rédiger à l'aide de l'outil informatique la lettre de convocation (Annexe 8) des candidats à un entretien. (Il convient de préciser dans ce courrier que le candidat doit envoyer un mail de confirmation ou de demande de report d entretien). RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Fiche n 8 : Saisie de texte et de caractères spéciaux Texteur Tableur Fiche n 15 : Mettre en forme les caractères Fiche n 16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n 18 : Tabulations Fiche n 21 : Tableaux Fiche n 4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n 13 : Les plannings ou planigrammes Fiche n 14 : Les tableaux et les graphiques OpenERP

30 30 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET RELATIONS EXTERNES ANNEXE 6 : Lettre de refus

31 SCENARIO DOCUMENT 6 : Agenda de M. RATEAUD

32 32 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP DOCUMENT 7 : Consignes à respecter Bonjour, Pour les dates et heures des différents entretiens, Merci de prévoir 40 minutes par candidat, De consulter attentivement mon agenda (Mme RUISSO et M. GRAIN se caleront sur mes disponibilités) Et les rendez-vous doivent se dérouler en semaine 15. Cordialement, Eric RATEAUD

33 V85PP SCENARIO ANNEXE 7 : Planification des entretiens NOM PRÉNOM DU CANDIDAT CANDIDATURE RETENUE? RAISONS DATE ET HEURE DE L'ENTRETIEN

34 34 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP ANNEXE 8 : Lettre de convocation à un entretien

35 V85PP SCENARIO En réponse à vos courriers de convocation, vous recevez en retour un de l'un des candidats (Document 8) et un appel téléphonique d'un autre (Document 9). En fonction de ces différentes données, vous devez modifier éventuellement la date ou l heure du rendezvous sur l agenda et envoyer un courrier électronique (Document 9) à chaque candidat concerné pour leur proposer un nouveau rendez-vous. RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Texteur Tableur OpenERP Fiche n 13 : Les plannings ou planigrammes Fiche n 15 : La messagerie électronique

36 36 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP DOCUMENT 8 : Courriel de M. LAFFONT

37 V85PP SCENARIO DOCUMENT 9 : Appel téléphonique de M. GUICHARD F I C H E M E S S A G E Date : le 11 avril 200N Heure : 16 h 45 Destinataire : Vous En votre absence : M : Lionel GUICHARD De la Société : N Téléphone : a téléphoné rappellera est venu(e) souhaite que vous le rappeliez Message : Il souhaite prévenir M. RATEAUD d'un retard à l'entretien d'une ½ h à cause d'un accident intervenu sur son trajet. Noté par : Annie

38 38 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP ANNEXE 9 : Courriel à envoyer

39 V85PP SCENARIO MISSION 5 : RÉDIGER DES LETTRES D'EMBAUCHE, METTRE A JOUR LE FICHIER DU PERSONNEL, METTRE À JOUR UN ORGANIGRAMME, RÉDIGER UNE NOTE D'INFORMATION Compétences Réf situation Mission 5 C.133 : Prendre en charge des formalités administratives liées à l activité C.211 : Actualiser des dossiers de personnel dans le respect de la législation du travail C.214 : Apprécier la nature et le degré de confidentialité de l information à destination du personnel C 312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document C 313 : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs TRAITEMENT DES FORMALITÉS ADMINISTRATIVES TENUE ET SUIVI DES DOSSIERS DES SALARIÉS TRANSMISSION D INFORMATIONS À DESTINATION DU PERSONNEL PRODUCTION D INFORMATIONS STRUCTURÉES ORGANISATION ET MISE À DISPOSITION DES INFORMATIONS Activités professionnelles Connaissances Savoirs de gestion et technologique Appui rédactionnel Appui technologique Rédiger des courriers Mettre à jour des documents, des schémas Rédiger une note d'information La rédaction des écrits professionnels La note de service ou d'information - Les modes d organisation et de structuration des données - Les écrits professionnels - Les fiches des salariés - Les notes d'information - La modélisation d un document - La préservation de l intégrité de l information - Les règles de la communication professionnelle - Les fonctionnalités bureautiques - Les services et interlocuteurs de l administration - Les enjeux de l accomplissement des formalités - Les courriers types de demandes administratives - Les principales formalités administratives, y compris au sein de l UE et hors UE - La gestion opérationnelle du suivi de dossier - Les outils et documents de communication interne - Le classement documentaire selon les destinataires, la forme et/ou le support de l information - Les modes de communication et de transmission de l information - Lecture et écriture d un genre Le courrier destiné au personnel - Procédés d écriture La présentation de l objet La précision et la concision de l information La justification règlementaire Les phrases déclaratives La tournure impersonnelle Le lexique de l information Les temps et modes des verbes : le présent de l indicatif Traitement de texte

40 40 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative - Les normes AFNOR - La réglementation en matière de confidentialité des informations - Les types de structure des organisations - La valeur juridique des documents - Les obligations liées au recrutement - La preuve - Le statut et la valeur juridique des documents - Les administrations, leurs finalités et leurs champs d intervention - Le contrat de travail - Les formalités légales et administratives liées à l embauche, - Les obligations relatives à la médecine du travail et aux organismes sociaux - Les règles et procédures de confidentialité Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l entité. Les formalités administratives courantes sont réalisées. Les dossiers des personnels sont mis à jour et les formalités administratives sont réalisées dans le respect de la législation du travail. Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents/rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure CE 133 : Respect des obligations administratives liées à l activité CE 211 : Fiabilité et exhaustivité des dossiers du personnel CE 214 : Qualité de la transmission et respect de la confidentialité CE 312 : Pertinence et qualité du document produit CE 313 : Efficacité de l organisation des informations 8 h Tous les candidats ont été reçus par la commission de recrutement. Celle-ci a choisi deux personnes : M me Stella GRES : vendeuse conseil M. Dany MORVANT : ouvrier pépiniériste. Il convient donc à présent de finaliser la procédure de recrutement et de préparer l accueil des nouveaux salariés au sein de l'entreprise. Dans un 1 er temps, vous rédigez, à l'aide de l'outil informatique, les lettres d'embauche de vos 2 nouveaux collaborateurs (Annexe 10). Vous devez préciser sur le courrier la date de début du travail (le 22/04/200N), leur heure d arrivée (8 h) et le lieu d arrivée. Vous devez également leur indiquer qu ils seront convoqués à une visite médicale. Dans un 2 d temps, vous complétez les contrats de travail (Annexe 11) de ces nouveaux arrivants et vous remplissez pour chacun d'eux la déclaration préalable à l embauche* pour l'urssaf (Annexe 12), vous disposez de leur carte vitale et de leur RIB (Document 10). Dans un 3 ème temps, vous mettez à jour le fichier du personnel en créant un modèle de fiche (Annexe 13) que vous complétez pour les nouveaux arrivants. Vous modifiez par la même occasion l organigramme de l'entreprise (Annexe 14). Vous disposez de l'organigramme existant (Document 11). Et, pour terminer, il s'agit d'informer l'ensemble du personnel du recrutement de ces nouveaux salariés. Vous rédigez alors une note d'information (Annexe 15), à l'aide de l'outil informatique. Elle sera visible sur le panneau d'affichage dans la salle de repos des salariés. * Il est possible de télécharger ce formulaire en.pdf sur le site de l'urssaf, cliquez sur le lien suivant :

41 V85PP SCENARIO RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Fiche n 8 : Saisie de texte et de caractères spéciaux Fiche n 15 : Mettre en forme les caractères Texteur Tableur Fiche n 16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n 18 : Tabulations Fiche n 31 : Modèles de document Fiche n 35 : SmartArt, organigramme Fiche n 4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n 12 : La note de service ou d'information Fiche n 21 : L'organisation du travail au sein de l'entreprise OpenERP

42 42 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP ANNEXE 10 : Lettre d'embauche à rédiger

43 V85PP SCENARIO ANNEXE 11 : Contrat de travail à compléter CONTRAT DE TRAVAIL ENTRE La Société dont le siège social est situé, représentée par M en sa qualité de d'une part. ET M demeurant. d'autre part. Il a été convenu ce qui suit. ART. 1 Engagement La Société engage M en qualité de à compter du Cet engagement est conclu sous réserve d'une période d'essai de de travail effectif, au cours de laquelle il pourra prendre fin à la volonté de l'une ou l'autre des parties à tout moment, sans préavis ni indemnité [ou dans les conditions prévues par la convention collective]. La période d'essai s'entend de travail effectif, toute suspension de l'exécution du contrat, quel qu'en soit le motif entraînera une prolongation de la période d'essai d'une durée équivalente à celle de la suspension. ART. 2 Fonctions M est engagé en qualité de qualification au coefficient M exercera ses fonctions sous l'autorité et selon les directives du responsable auquel il rendra compte de son activité. Dans le cadre de ses fonctions et sans que cette liste soit limitative M sera chargé de : ART. 3 Rémunération M percevra une rémunération mensuelle brute de euros, correspondant à la durée collective du travail en vigueur au sein de l'entreprise. ART. 4 Lieu de travail Le lieu de travail de M est actuellement fixé à Tout changement éventuel du lieu de travail mis en œuvre pour les nécessités de l'entreprise ne constituera pas une modification du présent contrat dès lors qu'il interviendra dans un rayon de. km par rapport à sa localisation actuelle. ART. 5 Durée du contrat Le présent contrat est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra fin, hormis le cas de faute grave, lourde ou de cas de force majeure en respectant le préavis conventionnel [ou un préavis réciproque de ]. ART. 6 Dispositions diverses Pour information : La convention collective actuellement appliquée au sein de l'entreprise est celle. (dans ses dispositions étendues [agréées]). Les frais engagés dans l'exercice des fonctions sont, sur justificatifs, pris en charge ou remboursés aux conditions et selon les modalités en vigueur au sein de la société. Le personnel de la société bénéficie, en ce qui concerne la protection sociale complémentaire d'un régime de retraite complémentaire (et supplémentaire) conclu auprès de. et d'un régime de prévoyance dont la gestion et confiée à. Un descriptif des prestations actuellement accordées a été remis à M S'agissant des congés payés, ceux-ci sont accordés conformément aux dispositions légales (et conventionnelles). Fait à, le. En double exemplaire

44 44 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP ANNEXE 12 : DPAE (

45 V85PP SCENARIO ANNEXE 13 : Fiche vierge d'un salarié (Modèle à créer) IDENTITE Nom : Prénom : Nom de jeune fille : Sexe : M F Date de naissance : Lieu : Adresse : Téléphone fixe : Mobile : Courriel : N S.S. : Situation familiale : Nombre d enfants : POSTE Emploi : Service : Catégorie : Cadre Non cadre CONTRAT Date de début: Date de fin : Type de contrat : CDI CDD CTT Temps de travail : Temps plein Mi-temps Temps partiel, tx : QUALIFICATION INTITULÉ DATE D OBTENTION CONVENTION COLLECTIVE Salaire de base : Nombre d heures par mois : COORDONNEES BANCAIRES Nom de la banque : Code guichet : N de compte : Code banque : PARCOURS PROFESSIONNEL ENTREPRISE POSTE DATE ENTRÉE DATE FIN MOTIF

46 46 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP DOCUMENT 10 : Cartes vitales et RIB des nouveaux embauchés

47 V85PP SCENARIO DOCUMENT 11 : Organigramme existant Les 2 ouvriers pépiniéristes sont : M. Axel TUTEUR et Mlle Stella BULBO Les 2 vendeurs conseils sont : M. Merwan ORME et M. Pierre MOUSSE

48 48 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP ANNEXE 14 : Organigramme mis à jour

49 V85PP SCENARIO ANNEXE 15 : Note d'information à rédiger

50 50 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP MISSION 6 : ÉLABORER UN LIVRET D'ACCUEIL POUR LES NOUVEAUX ARRIVANTS Compétences Réf situation Mission 6 Activités professionnelles Connaissances Savoirs de gestion et technologique Appui rédactionnel Appui technologique Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative C.222 : Appliquer un programme d accueil C.312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document C 313 : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs PARTICIPATION À LA MISE EN ŒUVRE D UN PROGRAMME D ACCUEIL PRODUCTION D INFORMATIONS STRUCTURÉES ORGANISATION ET MISE À DISPOSITION DES INFORMATIONS Elaboration du livret d accueil (qui sera remis aux entrants) La rédaction des écrits professionnels - Les modes d organisation et de structuration des données - Les écrits professionnels - Les documents d accueil - Les consignes d élaboration du livret - La modélisation d un document - La préservation de l intégrité de l information - Les règles de la communication professionnelle - Les fonctionnalités bureautiques - L intégration du personnel : Les procédures d accueil des salariés Les dispositifs d intégration - Les documents composites - Lecture et écriture d un genre Les documents d accueil - Procédés d écriture La structuration du document : titres, inter titres La mise en page du document : textes, images, schémas, cartes, plans, énumération Les temps et modes des verbes : infinitif, présent de l'indicatif La formulation de consignes et conseils Le lexique du métier de l'organisation Traitement de texte - Les enjeux de l intégration L image de l entreprise La cohésion du personnel La culture d entreprise Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l entité. La mise en œuvre du programme d accueil respecte les consignes données en matière d intégration du personnel. Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents/rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure CE 222 : Respect des consignes d intégration du personnel CE 312 : Pertinence et qualité du document produit CE 313 : Efficacité de l organisation des informations 6 h

51 V85PP SCENARIO Pour faciliter l accueil de ces nouveaux salariés au sein de l entreprise, vous décidez d'élaborer, à l aide de l outil informatique, un livret d accueil (Annexe 16) qui leur sera remis le jour de leur arrivée. Pour vous aider dans ce travail, vous vous appuyez sur l'ébauche d'un livret d'accueil existant (Document 12), sur l'extrait de la charte graphique de l'entreprise (Document 13) et les consignes laissées à votre intention (Document 14) par l'assistante de direction. RESSOURCES A UTILISER Texteur INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Fiche n 4 : Bordures, arrière-plans, filigrane Fiche n 8 : Saisie de texte et de caractères spéciaux Fiche n 15 : Mettre en forme les caractères Fiche n 16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n 17 : Puces et numéros automatiques Fiche n 18 : Tabulations Fiche n 23 : Cliparts, photos dans le texte Fiche n 32 : WordArt, Fontwork Fiche n 34 : Dessin, image Fiche n 35 : SmartArt, organigramme Fiche n 4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n 22 : La charte graphique Tableur OpenERP

52 52 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP ANNEXE 16 : Livret d'accueil à élaborer

53 V85PP SCENARIO DOCUMENT 12 : Livret d'accueil (ébauche) PAGE DE GARDE Insérer un logo, le nom, l adresse, le téléphone, le fax, l adresse électronique et le site internet, l activité de l entreprise. SOMMAIRE LE MOT DU GERANT Madame, Monsieur Vous venez d'être recruté(e) et nous vous en félicitons. Votre intégration au sein de notre entreprise est une étape importante tant sur le plan personnel que pour votre futur parcours professionnel. Pour faciliter votre intégration, nous vous remettons ce livret d'accueil qui vous permettra de comprendre le fonctionnement de l'entreprise ainsi que le partage des responsabilités entre les professionnels. Vous trouverez également dans ce document que nous avons voulu simple et facile d utilisation, des informations concrètes, ainsi que des conseils qui vous seront utiles tout au long de votre présence au sein de notre entreprise. N hésitez pas à le consulter et à l utiliser. Nous vous souhaitons pleine réussite dans vos missions. Bienvenue à Hortus. L'HISTORIQUE DE L ENTREPRISE Gérant : Eric RATEAUD Le métier de HORTUS L entreprise a été créée par Henri RATEAUD en 1971 en tant qu entreprise individuelle. Elle s est développée au cours des années et, lors de l arrivée du fils, Eric RATEAUD, l entreprise a pris le statut de SARL en La spécificité de ses produits et le fait que l entreprise élève ses végétaux ont donné à HORTUS une renommée nationale et internationale auprès des professionnels du paysage. Nous cultivons la plus grande partie de nos végétaux sur deux sites de production, ce qui fait de nous une des plus grandes pépinières de la région lyonnaise.

54 54 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP Hortus, c'est aussi une équipe de professionnels au service des clients. En effet, c est le service qui fait vraiment la différence. HORTUS met donc l accent sur la proximité, l écoute et le conseil personnalisé. En toutes circonstances, le client dispose d un interlocuteur unique, qui le connaît bien et qui saura lui proposer des solutions adaptées et performantes. La dimension humaine de l entreprise permet une parfaite flexibilité et adaptation aux besoins des clients. Le souci du travail bien fait est la motivation de l ensemble de nos équipes. L'ORGANIGRAMME DE L'ENTREPRISE VOTRE VIE AU SEIN DE L ENTREPRISE Les horaires Vos horaires vous seront assignés et vous devrez les respecter. Votre devoir est d être ponctuel car vous êtes notre représentant auprès de nos clients. Les congés "Tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l'employeur. Il doit avoir travaillé chez le même employeur pendant un temps équivalent à un minimum d'un mois de travail effectif". (Art L3141-1et -3 du code du travail). Congés payés annuels (CP) La durée normale du congé payé annuel des salariés est fixée dans les conditions définies par la loi sur les bases suivantes : deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif ou période assimilée, pendant la période de référence. Un salarié présent durant toute la période de référence dispose d'un droit à congés payés annuels de 30 jours ouvrables soit 5 semaines de 6 jours. La période de référence La période de référence pour le droit aux congés annuels (CP) est du 1er juin de l'année N-1 au 31 mai de l'année N.

55 V85PP SCENARIO Les congés acquis pendant cette période de référence sont pris du 1er mai de l'année N au 30 avril de l'année N+1. Les autres congés Des congés supplémentaires et exceptionnels sont accordés, sur justification, au personnel pour des évènements d'ordre familial : 5 jours ouvrables pour mariage de l'employé 2 jours ouvrables pour mariage d'un enfant 1 jour ouvrable pour mariage d'un frère, d'une sœur 5 jours ouvrables pour décès du conjoint ou pacsés ou père ou mère du salarié 5 jours ouvrables pour décès de l'enfant du salarié, de son conjoint ou de son partenaire de pacs 2 jours ouvrables pour décès d'un parent (père, mère, frère, sœur, grands-parents, beaux-parents, petits enfants). 3 jours pour naissance ou adoption d'un enfant pour le père Les arrêts de maladie ou d accident du travail Vous devez : envoyer votre avis d'arrêt de travail dans les 48 heures à la Caisse Primaire d'assurance Maladie, informer votre employeur de votre absence dans les meilleurs délais possibles et lui adresser le 3 ème volet de votre avis d'arrêt. Les visites médicales L'ensemble du personnel est tenu de se soumettre aux différentes visites prévues par la loi. La visite médicale d embauche : elle permet l'évaluation de la santé avant la prise de poste ou dans le mois qui suit l'embauche. La visite médicale annuelle : ces examens doivent avoir lieu au moins tous les deux ans et permettent de suivre l'évolution de la santé du salarié, en tenant compte des risques professionnels. Ces examens et visites étant obligatoires, tout refus persistant de se soumettre constitue une faute grave de la part du salarié; il en est de même pour les vaccinations réglementaires ; les salariés doivent présenter leur carnet de vaccinations au médecin du travail. La visite médicale de pré-reprise : elle est demandée par le salarié quand survient un problème de santé qui peut conduire à une modification de l'aptitude au poste et permet de préparer la reprise. La visite médicale de reprise : après une absence pour maladie de plus de 21 jours; pour accident du travail de plus de 8 jours ou pour congé de maternité, le salarié doit bénéficier obligatoirement lors de la reprise du travail, une visite médicale dans un délai de 8 jours. La convention collective

56 56 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP L activité de l entreprise est soumise à la convention collective des entreprises d horticulture. Cette dernière est disponible, pour consultation, au siège de l entreprise. Votre devoir Représenter positivement l entreprise Avoir une tenue impeccable Etre ponctuel Agir en toute sécurité

57 V85PP SCENARIO DOCUMENT 13 : Charte graphique de la SARL Hortus (Extrait) Le signe à utiliser est celui-ci-après, il ne doit pas être redessiné ou modifié. Le logotype Le logo est sur fond blanc et doit toujours être lisible. La taille minimale est de 15 mm Les couleurs Le nom de l'entreprise La typographie La mise en page La mise en forme des paragraphes Le pied de page Les couleurs institutionnelles sont le noir et le vert et doivent être utilisés en priorité. Elle peut être signifiée de deux façons. La police utilisée par l'entreprise est Kristen ITC, taille 11 minimum. Les documents sont en A4, en mode portrait. Les marges sont de 2 cm. L'interlignage de 1,5 ligne. Les paragraphes sont mis en retrait à 2 cm maximum. L'ensemble du texte est justifié et césuré. Il s'agit d'un bandeau vert avec la mention suivante : "Hortus : un pépiniériste à votre service" Les références écran RVB du vert sont : R0 V176 B80 Les références écran RVB du noir sont : R0 V0 B0 Hortus ou SARL Hortus Pour les besoins du document, les caractères peuvent être graissés, en italique, plus gros ou tramés (selon un dégradé de vert)

58 58 GESTION ADMINISTRATIVE V85PP DOCUMENT 14 : Consignes laissées par l'assistante de direction Les titres et les sous titres sont avec aec une trame et doivent être mis en avant. Il est important de mettre les informations essentielles en évidence, et n'hésites à utiliser des puces. N'oublies pas : il n'y a pas de pied de page pour la page de garde et le sommaire. Penses à insérer des images en relation avec le texte pour chaque point du livret. Le texte du mot du gérant doit être encadré d'un trait double, semi-épais. L'ensemble du livret d'accueil ne doit pas excéder 8 pages. Bon courage!!