SIGAFINANCE. Quoi de neuf et correctifs Version (20 février 2015)

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1 SIGAFINANCE Quoi de neuf et correctifs Version (20 février 2015) NOUVEAUTÉS. Entrée des écritures : ajout dans la fonction «Exporter et Importer des écritures quotidiennes» : si des auxiliaires n existent pas, il sera maintenant possible de les importer et donc, ils seront créés automatiquement. Par contre, avec cet ajout, les fichiers d exportation devront être refaits avec la nouvelle version avant d être importés. Outils : dans les exportations des données, ajout de la possibilité de détailler les auxiliaires pour le type d exportation «Fichiers GEF» CORRECTIFS Budget : correction d une erreur qui survenait à l occasion en cliquant pour afficher les mois ou bien pour les masquer. Paie : une correction a été apportée au calcul de la retenue d impôt fédéral pour les employés ayant un montant à la ligne «Montant pour aidants, enfant 18 ans» dans leurs déductions. Dans ces cas précis, l impôt retenu devrait être moindre. Paie: correction dans l écran de vérification des remises mensuelles : une erreur survenait si la nouvelle ligne au début pour afficher les montants entrés dans les cumulatifs de départ des employés était vide. Paie : petite correction faite pour le calcul du montant de la case 44 à l impression des T4 et T4 sommaire. Facturation : quelques modifications ont été apportées pour accélérer la production du rapport «Liste des comptes à recevoir». S applique surtout pour les entreprises ayant beaucoup de clients. Rapports : dans le menu Traitements, Aperçu des résultats, une erreur survenait pour certains rapports demandés. Ceci était causé par des options supplémentaires qui avaient été ajoutées dans les mises à jour précédentes. Correction faite.

2 Version (6 février 2015) NOUVEAUTÉS. Général : l outil utilisé par SIGA pour faire du support à distance est maintenant le «Teamviewer». Entrée des écritures : ajout d une nouvelle méthode pour entrer les transactions bancaires : «Traitement d un fichier de transactions CSV». En téléchargeant le fichier électronique de vos transactions bancaires en format CSV, il vous sera possible de générer rapidement des écritures quotidiennes simplifiées. Une fois fait, le fichier du mois suivant sera traité encore plus rapidement car des associations de transactions semblables seront faites. Cette nouvelle fonction est disponible dans le menu «Traitements». Paie : pour les remises mensuelles, ajout d une colonne «Sous Total» dans le rapport, juste avant la colonne «CSST». Ajout aussi d une colonne dans l'écran de vérifications des remises : «Remises mensuelles excluant CSST» (onglet provincial). Paie: dans l écran de vérification des remises mensuelles, ajout d une ligne au début pour afficher les montants entrés dans les cumulatifs de départ des employés. Facturation : ajout de la fonction permettant la Perception de montants auprès de nos clients. La procédure consiste d abord à inscrire les informations bancaires au dossier des clients pour lesquels une perception sera faite. Ensuite, l écran «Entrée des perceptions automatiques» permet de faire les encaissements des clients concernés. Puis l écran «Transmission des perceptions automatiques» servira à générer le fichier à transmettre par internet afin que les montants soient perçus directement du comte bancaire de chacun des clients. CORRECTIFS Paie : le rapport d employeur a été modifié de nouveau. Pour l option d impression «Par mois», il y a 3 possibilités : «Sommaire» regroupe tous les montants des paies de chaque mois; «Par semaine» regroupe tous les montants des paies de chaque semaine calendrier; «Par date de paie» donne les montants de chaque paie versée. Paie : correction de l erreur 2100 qui survenait à l occasion lors de l impression de certains rapports de paie. Paie : correction dans le rapport «Historique des paies Sommaire par employé». Les quantités ne s additionnaient pas correctement lorsqu il y avait une paie de vacances. Facturation : l option pour imprimer les informations reliées au NIM d un producteur sur une facture a été modifiée : le numéro de téléphone a été enlevé de l impression. Rapport : nouvelle correction apportée dans l ordre de tri des écritures dans le rapport de vérification des taxes.

3 Version (19 janvier 2015) NOUVEAUTÉS. Fichiers : le numéro de cellulaire s imprime maintenant sur la liste des adresses. Paie : lors de l envoi des relevés de paie par courriel, il est maintenant possible d écrire un message commun pour tous les relevés envoyés. Ceci est disponible dans l écran «Rapport de vérification des paies». Paie : sur le relevé de paie, une ligne a été ajoutée pour donner le montant admissible à l assurance emploi de la paie courante ainsi que le cumulatif à date. CORRECTIFS Général : le Tableau de bord ne s affichait pas bien lorsque la résolution de l écran était à 125%. Correction faite. Fichiers : à l ajout d une nouvelle entreprise (version multi entreprises), une correction a été apportée afin de l assistant démarrage se déclenche automatiquement comme avant. Entrée des écritures : le raccourci clavier pour accéder au G/L ne fonctionnait plus. Correction faite. Paiement : quelques modifications apportées. a) Dans l écran des paiements, en choisissant un date de paiement dans la liste déroulante, le paiement fait à cette date s affichera (plus besoin de cliquer sur "Annuler"). b) Si une date est choisie avec le calendrier ou taper directement et qu un paiement existe déjà à cette date, un avertissement apparaîtra. c) Les boutons "Suivant" et "Précédent" défileront les paiements déjà faits du fournisseur choisi Paie : l avertissement concernant la retenue RRQ pour les employés de moins de 18 ans ou de plus de 65 ans a été changé. Il apparaîtra seulement s il y a des employés ayant une retenue RPC (c est l équivalent RRQ, mais pour les provinces autres que Québec). De plus, ça s applique seulement pour les employés de 70 ans et plus. Paie : sur le rapport d employeur, dans les différents formats selon les options d'impression, les dates inscrites sont maintenant celles des paies versées au lieu de mettre d une date à une autre date d'une semaine. Aussi, l'option "Par période de paie" a été enlevée car les informations se retrouvent dans le rapport avec l option "Par mois". Facturation : petite correction apportée dans l ordre de tri des factures dans le rapport «Ventes par client, détaillée par facture». Rapport : petite correction apportée dans l ordre de tri des écritures dans le rapport de vérification des taxes. Les écritures du mois courant provenant du module Facturation ne s imprimaient pas tout à fait au bon endroit sur le rapport.

4 Version (1 er janvier 2015) NOUVEAUTÉS Général : un Tableau de bord s affichera maintenant au démarrage du logiciel. Vous pourrez voir rapidement où vous en êtes dans votre comptabilité. Des informations regroupées pour chaque module que vous possédez seront présentées dans un tableau distinct. Quatre tableaux s afficheront en même temps parmi une sélection pouvant allez jusqu à six selon vos modules. Tout est personnalisable selon vos préférences. Il y a même une section dans laquelle SIGA publiera en direct, des messages informatifs (à condition que votre accès internet soit permanent). Fichiers : pour la version conseiller, dans l écran de sélection d une entreprise, une option a été ajoutée permettant de bloquer la récupération de données dans ce dossier. Sert surtout à éviter la récupération de données dans le ZZADTA par erreur. L option est quand même disponible pour tous les dossiers. Entrée des écritures : ajout d une fonction permettant d exporter et d importer des écritures quotidiennes. Cela pourrait être particulièrement utile pour recevoir des écritures de correction de votre comptable même si vous, de votre côté, vous avez fait d autres écritures depuis la remise des données à votre comptable. Cette fonction est disponible dans le menu «Outils», l item «Transfert des écritures». Paiement: dans l entrée des paiements, il est maintenant possible d utiliser partiellement un montant négatif (paiement anticipé) pour l appliquer sur une facture non payée. Paiement: dans l entrée des paiements, le mode de paiement privilégié pour un fournisseur sera indiqué en «vert». Pour attribuer un mode de paiement par défaut pour un fournisseur, choisir le menu «Auxiliaires», «Fournisseurs» et l onglet «Autres». Paie: ajout des nouvelles tables de retenues à la source pour le calcul des paies à compter du 1er janvier Paie : le taux de cotisation au Fonds des Services de Santé est abaissé à 1.6% au lieu de 2.7% si plus 50% de vos salaires sont directement reliés à des emplois agricoles. Étant donné que la grande majorité de nos clients sont touchés par cette nouvelle règle, le taux de 1.6% a été mis par défaut dans le logiciel. Si vos salaires concernent plutôt des emplois non agricoles (déneigement par exemple), vous devez remettre le taux à 2.7%. Cependant, vous ne pouvez pas séparer les salaires, c est un taux ou l autre pour toute votre masse salariale. Paie : juste pour vous informer de ceci : en 2015, théoriquement, les retenues d impôts devraient être un peu plus basses que SAUF qu en 2015, il y a 53 jeudis! Donc, si vous faites les paies le jeudi (comme la plupart) les retenues seront, au contraire, plus élevées. C est normal. Paie: tout a été mis à jour pour préparer et imprimer les Relevés 1 et T4 des paies de Paie : ajout d'une option permettant de copier certaines informations d un employé existant vers un autre employé. Les informations qu il est possible de copier sont celles contenues dans les onglets «Av. imposables», «Retenues» et «Charges sociales» du dossier d un employé. Ceci peut être particulièrement utile pour des employés de la construction ou étrangers.

5 Paie : ajout directement dans l écran des Dépôts directs, la possibilité d envoyer le relevé de paie aux employés ayant une adresse courriel. Paie : dans l écran de Fermeture des paies, ajout de la date de paie qui sera fermée. Paie : ajout d une validation dans les dates de période d emploi. Maintenant impossible d entrer une date pour une nouvelle période sans avoir mis une date de fin à la période précédente. Paie : une validation a été ajoutée pour la production de fichiers électroniques des Relevés et T4. Si des informations obligatoires sont manquantes, le bouton «Produire le fichier électronique» ne sera pas accessible et un «!» sera affiché à côté de ce bouton. En cliquant sur ce point d exclamation, il sera indiqué ce qu il manque. Après avoir complété les informations manquantes, le «!» ne sera plus là, et le fichier pourra être produit. Facturation : à l impression des états de compte, il est maintenant possible de modifier l appellation «Intérêt» selon ce que vous désirez. Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton «Options» de l écran d impression des états de compte. Facturation : ajout d'une nouvelle fonction permettant de créer des produits en importer les données d un fichier Excel. Peut être pratique lors d un démarrage du module Facturation qu il y a vraiment beaucoup de produits à créer. Dans le menu «Auxiliaires», «Stocks (Produits et Services)», l onglet «Importation». Facturation : il est maintenant possible d imprimer différentes informations additionnelles, telles que le courriel, cellulaire, fax, etc. sur les factures et les états de comptes. Pour choisir les informations désirées, il faut aller dans le menu «Fichiers», «Paramètres généraux», cliquer sur le bouton «Paramètres d impression», onglet «Coordonnées». Facturation : une option a été ajoutée afin de permettre l impression des informations reliées au NIM d un producteur sur une facture. Cette option est dans l onglet «Coordonnées» de la définition d un client. En cochant l option, le numéro de téléphone, le NIM et la production couverte s imprimeront sur la 1re ligne de la section des produits facturés. Facturation : dans l écran Entrée des factures, après avoir choisi un client, si celui ci a une adresse courriel valide dans ses coordonnées, l'enveloppe pour envoi de courriel sera de couleur Vert pour indiquer justement la possibilité d envoyer la facture par courriel. Facturation : la description entrée pour chaque item d une facture s'affiche maintenant à 3 endroits : 1) dans l entrée des écritures, en cliquant sur l icône «Détail»; 2) dans le rapport de vente par client avec l'option «Détaillé par facture / Produit»; 3) dans le rapport de vente par vendeur avec l'option «Détaillé par client / Produit». Outils : ajout de la possibilité de faire un changement de code de salaire (module Paie).

6 Tableau de bord Note Voici son fonctionnement 1 Pour entrer une 1 re note, cliquez sur le calendrier pour choisir une date, entrez la note et cliquez sur «Sauver» 2 Si vous ne mettez pas de date, la date du jour s inscrira automatiquement 3 Pour ajouter une autre note, cliquez sur «Ajouter», choisir une date, entrez la note et cliquez sur «Sauver» 4 Il est possible d entrer plusieurs notes pour la même journée. 5 Quand une note existe, si vous cliquez sur le calendrier sans avoir cliqué sur «Ajouter» et que vous choisissez une autre date, elle remplacera la date de la note actuelle (c est une mise en garde je fais ici, mais en même temps ça vous dit comment corriger une date d une note existante). 6 A l ouverture du Tableau de bord, c est toujours la plus vieille note qui sera affichée. 7 Pour voir les notes suivantes, cliquez sur les flèches à droite. 8 Cliquez sur «Supprimer» pour éliminer une note (ça supprime par défaut la note affichée). 9 Pour conserver une note et la reporter plus tard, choisir si vous voulez la reporter d une journée, d une semaine, d un mois ou d une année, puis cliquez sur «Reporter», puis cliquez sur «Sauver». 10 Si vous quittez le Tableau de bord sans sauver, un avertissant s affichera.

7 CORRECTIFS Fichiers : la liste des adresses des clients et des fournisseurs a été modifiée afin d ajouter certaines informations. Le numéro de cellulaire s imprimera sous le numéro de téléphone; le numéro de téléphone 2 s'imprimera à côté du téléphone, seulement s'il y en a un; le fax s'imprimera à côté du cellulaire, seulement s'il y en a un. Le titre "télécopieur" est remplacé par "fax" à cause de l'espace restreint. Entrée des écritures : une correction a été faite pour régler un problème d'arrondissement des montants provenant des modèles proportionnels. Ce n était pas visible à l écran, mais ça occasionnait un débalancement dans la conciliation bancaire et dans la balance de vérification. Entrée des écritures : dans les Régularisations, l écriture générée ne s inscrivait pas dans le bon mois quand une régularisation était faite pour l ouverture d un exercice financier. Ce problème a été réglé. Entrée des écritures : un fichier vide se créait dans la transmission des dépôts directs lorsqu aucun dépôt n était choisi avant de générer un fichier. Correction faite. Entrée des écritures : dans l affichage des montants d un compte dans le grand livre, il y avait un problème avec l option «Afficher l année entière». Des lignes pouvaient s afficher en double. Ce problème a été réglé. Paiement: il est possible de changer un numéro d ACP, sauf qu il n est plus possible de mettre le même numéro qu un fichier existant. Cela causait des erreurs et des doublons. Paie : correction faite pour avoir de nouveau la possibilité de créer un 2 e fichier de dépôt direct à une même date. Paie: les sections «totaux» du rapport «Historique des paies Sommaire par employé» ont été modifiées pour avoir chaque salaire, même quand c est le même salaire mais avec un taux différent. Paie : dans le rapport Historique de paies avec quantités détaillées, les résultats par mois étaient toujours présentés pour 12 mois. Une correction a été faite pour tenir de la période demandée. Paie : ajout de la case F (Relevé 1) et de la case 44 (T4) pour permettre l association de de certaines retenues d employés de la construction à ces cases. Dans l écran»détails des cases personnalisées», ces cases seront identifiées «FP» et «44P». Paie : dans le rapport «Relevé 1 Sommaire», le calcul du montant admissible à la C.N.T. (commission des normes du travail) excluait les salaires des employés qui ne payaient pas d impôt provincial. Une correction a été faite pour tenir compte de tous les salaires. Facturation : correction faite pour permettre la recherche d un client dont le nom contenant une apostrophe. Facturation : lors de l impression d une facture, les «zéro» s imprimeront seulement s'il y a une quantité ou un prix unitaire. Facturation : lors de l impression d une facture, ajout d une validation pour vérifier s il y a un département ou un lot obligatoire pour le compte de grand livre associé à chaque item facturé.

8 Facturation : correction d affichage des paiements anticipés restants dans l entrée des factures, onglet «Paiements». Facturation : correction d affichage des paiements anticipés dans le rapport «Liste des encaissements. Facturation : correction dans l impression des états de compte. Le total de la répartition des montants selon les jours n étaient pas toujours égal au total de l état de compte. Outils : une modification a été faite pour essayer de contrer les bases de données corrompues lors de l utilisation du logiciel en réseau. Par contre, pour activer cette modification, il faut communiquer avec SIGA. Outils : quelques modifications ont été apportées au processus de copie de sécurité pour les utilisateurs du logiciel en réseau et avec un grand nombre d entreprises. Dans cette situation, il peut arriver qu il y ait des bases de données corrompues à répétition. Si c est votre cas, veuillez contacter le service à la clientèle SIGA pour obtenir le détail de la marche à suivre.

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