Parcours Type Métier Agent/e administratif

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1 Parcours Type Métier Agent/e administratif Cette fiche pratique 4 en 1 a pour ambition de vous aider à : N hésitez pas à utiliser ces fiches en fonction de vos besoins! Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

2 Fiche de poste Agent/e administratif Cette fiche, proposée à titre d exemple, doit être adaptée et complétée en fonction de votre situation Définition Il s agit d assurer des tâches de nature administrative, de la réception d appels téléphoniques, tri, classement, gestion de dossiers et départs/ arrivées de courrier jusqu aux missions administratives d'exécution comme le secrétariat ou la comptabilité. Autant d'activités qui requièrent la connaissance et l'application de règlements précis. En relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, service après-vente...). L activité varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique, comptabilité, commerce de gros...) de la structure. Cette activité est transversale à tous les secteurs économiques, et se retrouve aussi bien dans le secteur privé, parapublic et public. L agent administratif, suivant son affectation peut relayer l image de marque de l employeur. Le travail d agent administratif se classe selon trois niveaux, du plus complexe au plus simple. Dans le niveau de classe 1, le candidat pourra prétendre à un emploi de commis senior à la comptabilité, de paiemaître, d acheteur et de secrétaire de direction. Dans le niveau de classe 2, les emplois seront commis senior, secrétaire et secrétaire médicale. Enfin dans le niveau de classe 3, les emplois seront commis intermédiaire et préposé à l admission. En fonction du niveau, l agent administratif exécutera les tâches suivantes : Pour le niveau de classe 1 : la personne exercera des tâches administratives assez complexes, en autonomie, et sera responsable d un service. L agent administratif veillera à l accomplissement correct et au contrôle de qualité des travaux de bureautique et de secrétariat de ses collaborateurs. La personne à ce poste a donc un rôle organisationnel. Pour le niveau de classe 2 : la personne aura une connaissance complète de l organisation et du fonctionnement d un service. L agent administratif accomplit des travaux selon des procédés qu il peut modifier selon les contextes et les nécessités. En plus des tâches habituelles de secrétariat et de bureautique, il traite également des dossiers demandant des connaissances précises. Pour le niveau de classe 3 : la personne exécute des tâches administratives peu compliquées selon des lignes directrices précises, des procédés et méthodes préétablies. L agent administratif s occupe de l inscription et de l admission des usagers, du traitement de texte et des données. Le niveau d accès minimal est le BEPC. Activités principales Assurer la réalisation et le suivi administratif des dossiers : Etablir tout ou partie des dossiers et courriers Suivre les dossiers Trier, classer, archiver les documents départs et reçus Assurer la gestion du courrier : Effectuer la réception, le tri, la distribution, la récupération, l affranchissement du courrier Gérer les messages électroniques Communiquer à l externe et à l interne : Accueillir clients, fournisseurs, partenaires, collègues Assurer la prise de rendez-vous Réceptionner les appels du service et transmettre Coordonner une équipe, un travail Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

3 Conditions de travail Horaires de travail o Suivant l activité de l entreprise, en jour ouvrés ou ouvrables o 35h par semaine sauf exception suivant base horaires hebdomadaires de l entreprise, à temps plein, à temps partiel Lieu d exercice o Dans des entités différentes (entreprises, associations, collectivités) Physique o Pas de contre-indications physiques o Résistance au stress qui peut être sollicitée o Temps passé devant un écran important Divers o Travail en équipe o Polyvalence requise o Connaissances des techniques spécifiques au secteur d activité Exemple d organigramme Relations fonctionnelles En interne Contacts réguliers avec le responsable et la communauté de travail Relations ponctuelles et coopération avec les autres services de l entité En externe Communication avec les clients, fournisseurs, partenaires, public Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

4 Parcours type de formation Cette fiche, proposée à titre indicatif, ne se veut pas exhaustive mais illustrative des différents types de formation potentiellement mobilisables en -Alpes pour professionnaliser un emploi d avenir. Elle doit être adaptée en fonction des compétences que détient le jeune et de celles qui lui manquent pour concrétiser son projet professionnel. Phase d intégration Présentation générale o la structure, l organisation, la réglementation, le secteur d activité, l environnement de travail, les collègues Remise à niveau o A l'oral, à l écrit o Accueil téléphonique et physique o Rédiger des documents o Utiliser les logiciels en vigueur chez l employeur Adaptation au poste o Travail en binôme o Connaissance de la réglementation o Connaissance des process (traitement, classement ) o Connaissance de l activité et produits ou services Phase de stabilisation Acquisition de nouvelles compétences / professionnalisation o Logiciels utilisés spécifiques ou non o Connaissances techniques spécifiques à acquérir et liées au secteur d activité (juridique, comptable, achats, ressources humaines.) o Organisation o Gestion des priorités o Techniques rédactionnelles o Techniques de classement et d archivage Phase de consolidation Formation Pré qualifiante o Formation de remise à niveau à distance : communiquer par écrit (tertiaire) AFPA Vénissieux Formations non qualifiantes o Formation Bureautique et Comptabilité SEGECO /ADFLP/IFRA o Module Bureautique et informatique AFPI Formations qualifiantes o Agent administratif d'entreprise, employé administratif, employé de bureau Titre professionnel AFPA niveau 5 o Titre professionnel Agent administratif : réseau des GRETA o Titre professionnel Agent administratif (public handicapé) CRP de Peyrieu (Ain) Autre formations : site Préparation aux concours : Préparation concours administratifs Etat et collectivités territoriales voir les sites cned.fr et cnfdi.com, cnfpt.fr VAE Mais encore : et CNFPT.Fr Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

5 Tableau de bord et de résultats Cette grille est destinée aux employeurs et aux structures qui pourront l apprécier pour la définition du poste et les bilans intermédiaires. Cette fiche, proposée à titre indicatif, permet à partir de la fiche de poste mise en place de décliner les activités en compétences et en niveau d acquisition. Tout comme pour les autres documents, elle doit être adaptée en fonction de votre situation. NC : Non Concerné EC : En Cours A : Acquis Activité Compétences visées Niveau de maîtrise NC EC A Compétences Techniques Saisir, mettre à jour et présenter tout type de données Assurer la réalisation et le Rédiger des écrits courants suivi des dossiers Mettre en forme les documents administratif à l aide des Rechercher, restituer des informations outils bureautiques Organiser et classer des informations Constituer les dossiers administratifs Contrôler les données, leur mise à jour, les retours ou les relances Suivre un dossier complet Assurer la gestion du courrier Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques Accueillir et renseigner les interlocuteurs, contribués à la diffusion de l information Coordonner Recevoir, orienter, renseigner les clients, fournisseurs, visiteurs, à l accueil Traiter les appels téléphoniques Prendre les messages, tenir à jour un agenda Transmettre les informations ( , notes, fax,...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable ou collègues selon l'organisation de l'entreprise Coordonner une équipe ou un travail selon la taille de la structure Observations ( du jeune et de l évaluateur) Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

6 Niveau de maîtrise NC EC A Observations (du jeune et de l évaluateur) Les savoirs de base Aptitudes NC : Non Concerné Modalités d'accueil Faculté de synthèse Techniques de reprographie Techniques de prise de notes /Techniques d'écriture rapide Maîtrise d outils bureautiques Normes rédactionnelles Suivant le secteur d activité : notions de droit public, de la famille, de la comptabilité, commerce, ressources humaines,.. Règles de classement et archivage Maîtrise de la langue française et bonne connaissance de l orthographe. Sens relationnel Sens de l organisation et de la planification Disponibilité Patience Ecoute empathie - Bonne disposition Rigueur Bonne présentation Autonomie Initiatives Qualités rédactionnelles Faculté d adaptation EC : En Cours A : Acquis Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

7 Aires de mobilité Définition La mobilité professionnelle, basée sur une notion d évolution, permet d identifier de manière théorique et impersonnelle les liens entre les métiers à partir de leurs compétences communes. Cette mobilité peut être : - horizontale : le salarié part exercer son métier dans une autre structure qui peut appartenir ou non au même secteur d activité. - verticale : le salarié change de métier. Si le nouveau métier comporte un socle de compétences communes avec l ancien métier exercé, il est dit proche. Si, par contre, le nouveau métier comporte un nombre conséquent de compétences nouvelles, il sera nécessaire pour le salarié de se former (en interne ou externe) Les aires de mobilité professionnelle permettent donc de dresser à partir d un métier donné les aires de mobilité sectorielles et métiers envisageables. Mobilité sectorielle Le métier d agent administratif appartient à la famille L2Z61 agent administratif divers, présent dans tous les secteurs d activité (métier transversal). Aussi, un agent administratif a la possibilité d évoluer vers un de ces secteurs soit pour exercer le même métier ou un métier proche (sous condition d évolution et d adaptation de ses compétences). 6% 7% 7% 9% 8% 6% 7% 11% 24% 9% Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

8 Vous retrouverez dans le tableau ci-dessus les secteurs d activités les plus représentatifs de la région concernant cette famille professionnelle. Pour exemple, le NAF 8299Z (autres activités de soutien aux entreprises) a vu une progression de ses salariés de 25.2% entre 2007 et 2011, soit 1554 postes. Sachant que les agents administratifs représentent 6% des effectifs totaux (données nationales issues de l INSEE), nous pouvons inférer une évolution de leurs effectifs à hauteur de 94 postes. Vous retrouvez dans le tableau suivant les projets de recrutement concernant la famille professionnelle des agents administratifs (1561 postes) qui se présentent en très légère évolution en comparaison des années 2011 et 2012 (données issues de la BMO Alpes). Vous retrouvez également les profils des agents d accueil au niveau national sur les critères sexe, âge et niveau de qualification. Les agents administratifs se présentent donc comme une population plutôt féminine, avec un pic d âge autour de 25 ans et un volume conséquent proche de la retraite. Les niveaux de diplôme sont principalement des niveaux IV (c'est-à-dire BAC). Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

9 Mobilité métier La mobilité professionnelle basée sur les métiers consiste à identifier les métiers qui présentent le volume le plus important de compétences communes avec votre métier. Pour se faire il convient de partir d une base commune de référence, ici le référentiel des compétences utilisé par pôle emploi pour décrire les métiers ROME. Il peut, bien entendu, y avoir un écart entre le métier tel que décrit dans la fiche ROME M1602 opérations Administratives et le poste occupé dans la mesure où le métier est une notion générique alors que le poste est souvent propre à une structure voire un secteur d activité ou encore à une organisation de type publique, parapubliques, ou privée. Autres appellations Agent administratif / Agente administrative, auxiliaire de bureau, employé / employée aux archives, employé / employée de bureau, employé administratif Toutefois cette projection permet d identifier les grandes familles professionnelles en lien avec votre métier : Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

10 Coordonnées des partenaires formation : les principaux OPCA concernés AGEFOS PME Adresse : Les jardins de l entreprise, 213 rue de Gerland, BP 7077, Lyon cedex 07. Téléphone : Site internet : Site internet dédié Emplois d Avenir : Département Interlocuteur Fonction Coordonnées Adresse postale Ain ain@agefos-pme.com Zac des Bruyères 580 rue Lavoisier, BP Peronnas Ardèche Drôme Isère Loire Savoie Haute-Savoie dromeardeche@agefos-pme.com isere@agefos-pme.com loire@agefos-pme.com rhone@agefos-pme.com savoie@agefos-pme.com hautesavoie@agefos-pme.com L Impérial 350 avenue Victor Hugo, BP Valence cedex 5 place Robert Schuman, BP Grenoble cedex rue de la Tour, BP Saint-Etienne cedex rue de Gerland, BP Lyon cedex rue du Grand Champ Chambéry cedex L Emeraude 3 rue des Bouvières Annecy Le Vieux Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

11 ANFH Département Interlocuteur Fonction Coordonnées Adresse postale Ain BOUGERE Marie Noëlle Délégué régionale Ardèche Loire Drôme Isère Savoie Haute-Savoie GORGE Laurence Déléguée régionale ANFH : 75 cours Emile Zola, BP 22174, Villeurbanne cedex ANFH Alpes : 51 boulevard des Alpes, MEYLAN Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

12 OPCAIM Site internet : Département Interlocuteur Fonction Coordonnées Adresse postale MAYORAL Patrice Responsable TEL / FAX ADEFIM de l Ain : 1 Bis, Allée des Ain adefim01@adefim.com Tyrandes - B.P PERONNAS SESTIER Christine Responsable TEL / FAX ADEFIM Drome Ardèche : Maison de Ardèche adefim2607@adefim.com l'industrie, 21 rue Pierre Mechain - BP Drôme VALENCE CEDEX 9 Isère LARDENOIS François-Louis Responsable TEL / FAX adefim38@adefim.com ADEFIM de l Isère : 19 rue des berges GRENOBLE CEDEX 1 Loire Savoie Haute-Savoie HOUVENAEGHEL Béatrice Responsable TEL /FAX adefimloire@adefim.com RICHARD Bruno Responsable TEL / FAX adefim.rhodanienne@adefim.com CHESNEAU Hélène Responsable TEL / FAX adefim.savoie@adefim.com BOICHON Agnès Responsable TEL / FAX adefim74@adefim74.com ADEFIM LOIRE : 16 rue de l'etivallière BP ST ETIENNE CEDEX 9 ADEFIM Rhodanienne : Cite des entreprises, 60 avenue Jean Mermoz LYON CEDEX 08 ADEFIM de la Savoie : La Maison de l'entreprise, 286, rue de la Briquerie- B.P LA MOTTE SERVOLEX CEDEX ADEFIM de la Haute-Savoie : Maison des entreprises, 27 rue Royale - BP ANNECY CEDEX Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

13 OPCALIA Téléphone : Fax : Site internet : / Site internet dédié Emplois d Avenir : Département Interlocuteur Fonction Coordonnées Adresse postale Ain Ardèche Drôme Isère Brigitte.poncet@opcalia-ra.com 66 avenue Jean Mermoz ; BP 8048, PONCET Brigitte Chef de projet Emploi Loire , Lyon cedex 08 Savoie Haute-Savoie Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

14 UNIFAF Adresse : Immeuble Le Président 74 Bd du 11 Novembre CS VILLEURBANNE CEDEX Téléphone : Site internet : Site internet dédié Emplois d Avenir : Département Interlocuteur Fonction Coordonnées Adresse postale Ain Ardèche Drôme Isère Coordinatrice du Pôle amandine.claron@unifaf.fr CLARON Amandine Loire Gestion Conseil Savoie Haute-Savoie Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

15 UNIFORMATION Adresse : Uniformation Centre Est- 30 rue Pré Gaudry CS Lyon cedex 07 Téléphone : Site internet : / Site internet dédié Emplois d Avenir : Département Interlocuteur Fonction Coordonnées Adresse postale Ain (hors Villeurbanne) Ardèche Drôme DAVID Marion EXTERTIER Sylvain Conseillère Conseillère mdavid@uniformation.fr sextertier@uniformation.fr (Villeurbanne et Lyon 3 ème ) Isère Loire Savoie Haute-Savoie VILLETELLE Sarah VARZINIAK Muriel Conseillère Conseillère svilletelle@uniformation.fr mvarziniak@uniformation.fr Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

16 CNFPT pour les établissements relevant de la fonction publique territoriale Site internet : Site internet dédié Emplois d Avenir : Délégation régionale - CNFPT Lyon (-Ain -Loire) - 18, rue Edmond Locard Lyon. Tél : Fax : Délégation régionale CNFPT Grenoble (Savoie- Haute-Savoie-Drôme-Ardèche) - 440, rue des Universités - BP Saint-Martin d Hères cedex. Tél : Vos contacts à la délégation de Grenoble : - formations d'adaptation des emplois d'avenir (FAEA) à la fonction publique territoriale : Florence Ferrazzi, florence.ferrazzi@cnfpt.fr - formations de tuteurs et pour toute question relative à l'accompagnement formatif dans le cadre du dispositif emplois d'avenir : Laurent Descot, laurent.descot@cnfpt.fr Département Interlocuteur Fonction Coordonnées Adresse postale Ain DEBOUTTE Jean-Michel Responsable d antenne jeanmichel.deboutte@cnfpt.fr Maison des communes , chemin de Bellevue Péronnas Maison des collectivités Ardèche 250, rue du Toueur Drôme Bourg les Valence Isère , rue des Universités BP Saint-Martin d Hères cedex Loire BOYER Françoise Responsable d antenne francoise.boyer@cnfpt.fr 24, rue d Arcole Saint-Etienne ROUÉ Patricia Assistante formation Référente Emplois d Avenir patricia.roue@cnfpt.fr , allée du Lac Saint-André Savoie Le Bourget du lac Haute-Savoie , rue du Val Vert Seynod Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /

17 FIPHFP - Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la fonction publique Site internet : Site internet dédié Emplois d Avenir : FIPHFP National : 12 avenue Pierre Mendès France Paris Cedex 13. Tél : eplateforme.fiphfp@caissedesdepots.fr Département Interlocuteur Fonction Coordonnées Adresse postale Ain Ardèche Drôme Délégué inter régional Isère joel.grostin@caissedesdepots.fr Caisse des Dépôts Direction régionale GROSTIN Joël Auvergne-Bourgogne- Loire , rue de la Villette Cedex 03 -Alpes Savoie Haute-Savoie Toutes les informations utiles sur le dispositif des Emplois d avenir sur : Fiche parcours type / Agent/e administratif / MAJ /