SEMINAIRE DE SENSIBILISATION

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1 SEMINAIRE DE SENSIBILISATION Gestion des risques dans le cadre d un événement étudiant Publié le 15/06/2015

2 Page 1 5 Introduction Comment appréhender les responsabilités en amont d un évènement? Comment établir une relation de confiance entre l administration des établissements et les associations étudiantes? Quelles démarches peuvent être mises en place en vue de minimiser les risques inhérents à ce genre de manifestation? Afin d adopter un mode de discussion agréable, convivial et confiant, la règle proposée a été d échanger «à bâtons rompus» en questionnant un maximum. Cette méthode a très bien fonctionné malgré la configuration en amphithéâtre de la salle. 1 La responsabilité des acteurs de l évènement 1.1 Responsabilités Une très grande partie de l atelier a porté sur les questions de responsabilité civile, pénale, et éthique des acteurs (écoles et associations) impliqués dans l organisation et dans la gestion directe ou indirecte des évènements. Le sentiment général est de «flirter avec le périmètre de la légalité». La grande question s est tout d abord posée en ces termes : Qui est responsable? Comment s exempter de toute responsabilité? Comment accepter une dérogation sans être responsable des conséquences qui s ensuivent? La réponse n appartient, le plus souvent, pas aux acteurs, mais aux juges et aux censeurs, y compris sur le plan médiatique. On ne peut s affranchir soi-même de sa responsabilité. Le fait d agir nous rend responsable de nos actes. La question s est également posée en ces termes : comment mieux prévenir, gérer les risques, et tendre vers le 0 accident? Les débats ont ensuite permis de mettre en avant l idée que beaucoup de choses dépendent de la qualité du dialogue entre associations organisatrices et directions d écoles. 1.2 Dialogue Associations - Administration Au sein d une école, il est inutile d être très/trop formels et rigides, la prohibition a des effets pervers. Le plus efficace, en termes de gestion des risques, est donc le travail d écoute qui doit reposer sur une confiance mutuelle entre les différents acteurs. Il faut, certes, des procédures écrites et de la rigueur, mais rien ne saurait remplacer le dialogue quotidien.

3 Page 2 5 Cet échange passe notamment par : - faire des concessions pour les directions d école ; - jouer carte sur table pour les associations d élèves. La transparence et la confiance entre les parties amènent les directeurs à autoriser des événements aux élèves. À titre de réciprocité, cela conduit les associations à revoir les cahiers des charges de leurs activités associatives dans le sens d une meilleure sécurisation. Donner des repères aux organisateurs ne s accompagne pas d ingérence dans leur mode de fonctionnement, mais permet d avoir une influence y compris sur ce qui s organise en dehors des murs de l école ou à l insu de l école. Cela permet aussi de partager les responsabilités, d accompagner l évènement en le cadrant mais sans que la fête ne s en ressente. Un autre aspect important du dialogue est que les associations sont souvent «entre le marteau et l enclume» représentés d une part par le refus qu ils doivent opposer à certains de leurs camarades et de l autre par leur vocation au service de leurs membres. C est une des raisons qui les placent parfois à la limite de la légalité et administrations et associations doivent communiquer en ce sens. Enfin, il faut aussi aborder le problème du coût : le respect de la sécurité coûte cher. En effet, lorsque l on réorganise totalement l organisation des soirées pour les sécuriser, on obtient nécessairement une hausse du prix de la soirée. 2 Mise en place de démarches L organisation d une soirée type a été traitée en fil conducteur. 2.1 De l importance des méthodes Préalablement à l organisation d une soirée, beaucoup d écoles ont des documents ou des formulaires déjà prêts mais sous des formes assez disparates et/ou incomplètes. La plupart des démarches peuvent et doivent être prévues à l avance. Cela permet de ne pas avoir le même débat et les mêmes freins à chaque organisation d événement. Pour cela, il est important de réunir les différents acteurs de l école en dehors de l organisation d un événement, «à froid», pour que dans un contexte normal et sans stress ils s accordent à définir les cahiers des charges et formats des différents événements. 2.2 Des méthodes efficaces Il a été noté qu un format intéressant et qui fonctionne bien est la «check-list».

4 Page 3 5 Une «check-list» bien élaborée doit comporter les attentes et recommandations de chacune des parties prenantes à l organisation des évènements. Elle permet d une part au président d association de s assurer qu il n omet rien et d autre part au directeur de campus de vérifier que la manifestation est conforme et sécurisée. Ces dossiers permettent de faire gagner du temps à tout le monde et s imposent comme une organisation saine et responsable. L idée du kit de préparation des soirées est aussi une marque de l engagement de la part les organisateurs, ce qui permet aux directions de donner un accord de principe, sous réserve du respect de cet engagement. Plusieurs documents ont été évoqués, et un retro planning a été présenté pour être discuté, phase par phase. La discussion a porté à nouveau sur le fait que les directions d école connaissent a priori et dans ses grandes lignes le processus d organisation que les étudiants vont tenter respecter. S il est honoré, l administration aura la garantie d une soirée sans risques et pourra plus sereinement donner son accord. Conclusion En résumé, dans les deux sessions de l atelier, de très nombreuses questions portant sur des cas concrets ont été soulevées y compris après les séances. Des demandes de documents types ont été formulées.

5 Page 4 5 Ils soutiennent la démarche :

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