Es-ce qu on peut prendre le temps d améliorer le processus?

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2 Es-ce qu on peut prendre le temps d améliorer le processus? Non merci! Nous sommes trop occupés!

3 Système officiel de gestion du gouvernement du Nouveau-Brunswick Stratégie Priorités et rapidité! Schéma stratégique Tableau de bord équilibré Tableau de bord équilibré Amélioration du processus Initiatives et projets prioritaires! S O M I A Rendement Harmonisation et engagement des gens et des équipes Gestion quotidienne Maintien des gains! Planifier Exécuter Agir Vérifier Procéduces opérationnelles normalisées Processus Normes de travail standard! Tableau de bord opérationnel des IRC Normalisation

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5 Gestion d information Sélection de projets Célébration Gestion quotidienne Transfert de projet Accompagnement des ceintures noires Processus LSS Sélection des ceintures noires Audit Accompagnement des Champions de l harmonisation Formation Rapports

6 Économies Lean Six Sigma pour GNB = Temps par projet ( jours) x $ par projet x Nombre de ceintures

7 Gestion d information Sélection de projets Célébration Gestion quotidienne Transfert de projet Accompagnement des ceintures noires Processus LSS Sélection des ceintures noires Audit Accompagnement des Champions de l harmonisation Formation Rapports

8 Processus de selection de projet DMAIC Kaizen

9 Complexité du problème Types de projets Lean Six Sigma Projet majeur Recherche de gaspillage Niveau d investissement 9

10 Le cycle du DMAIC Processus Documenter, surveiller et attribuer la responsabilité du maintien des gains Définir Comprendre le problème et l objectif Contrôler Déterminer les améliorations permettant d optimiser les sorties et d éliminer les problèmes et la variabilité Innover Analyser Mesurer Comprendre le rendement du processus et les variables de son rapport entrée/sortie Utiliser des données pour comprendre les entrées importantes qui ont une incidence sur les sorties du

11 Cycle DMAIC Control Plans Visual Controls Standardization Process audits Implementation Plans 5S Workload balancing Pull vs Push Control Improve Définir Charte de projet Planification des ressources Analyze Measure SIPOC COPQ Process Mapping Process Measures Knowledge Tools Root Cause Analysis Hypothesis testing Management Reviewer s Checklist

12 Cycle DMAIC Control Plans Visual Controls Standardization Process audits Control Define Project Charter Resource Planning Mesurer FIPEC CMQ Schématisation de processus Mesures de processus Outils du savoir Implementation Plans 5S Workload balancing Pull vs Push Improve Analyze Root Cause Analysis Hypothesis testing Management Reviewer s Checklist

13 Cycle DMAIC Control Plans Visual Controls Standardization Process audits Implementation Plans 5S Workload balancing Pull vs Push Control Improve Define Project Charter Resource Planning Analyser Measure SIPOC COPQ Process Mapping Process Measures Knowledge Tools Analyse des causes fondamentales Mise à l essai d hypothèses

14 Cycle DMAIC Control Plans Visual Controls Standardization Process audits Control Plans de mise en œuvre 5S Équilibrage de la charge de travail Define Project Charter Resource Planning Measure SIPOC COPQ Process Mapping Process Measures Knowledge Tools Innover Analyze Root Cause Analysis Hypothesis testing

15 Cycle DMAIC Plans de gestion Contrôles visuels Normalisation Évaluations de processus Define Project Charter Resource Planning Implementation Plans 5S Workload balancing Pull vs Push Contrôler Improve Analyze Measure SIPOC COPQ Process Mapping Process Measures Knowledge Tools Root Cause Analysis Hypothesis testing

16 Index de projets Inventaire Dotation du personnel vs. demande Transactionnel Recettes 5S Kaizen

17 Les 5 S

18 Photos «avant»

19 Photos «après»

20 Qu est-ce que la recherche du gaspillage? Une occasion d apprendre la méthode d amélioration des processus Un outil d amélioration fondé sur le repérage des pratiques de gaspillage dans le milieu du travail Axée sur les problèmes évidents dans le milieu du travail Peu complexe 20

21 Processus de recherche du gaspillage Repérez trois idées pour éliminer le gaspillage dans votre milieu de travail. Planifiez leur mise en œuvre. (1 idée par mois) Mettez-les en œuvre. Calculez les économies générées et faites-en état à votre supérieur (champion de l harmonisation). Soulignez les réussites de votre ministère. Recevez votre attestation. 21

22 Exigences de la recherche du gaspillage Vous connaissez la solution et avez les aptitudes pour la mettre en œuvre (ou convaincre quelqu un de la mettre en œuvre). N y consacrez pas plus d un ou deux jours de travail. Ne faites intervenir que quelques employés. Les économies directes et indirectes sont facilement repérables. Si votre idée ne satisfait pas à ces critères, soumettezla dans le réservoir ministériel!

23 Recherche de gaspillage 300+ gaspillage $1,000,000+ économies Processus d approbation composé de 12 personnes pour les documents contractuels Coûts supplémentaires pour la livraison postale Ordinateurs et moniteurs sous tension après les heures de bureau Service de vol pour les cadres, abonnement aux cartes Retrait inapproprié des barres de signalisation sur les camions RPV non utilisés Lignes téléphoniques inutiles Impression des rapports quotidiens Entreposage de dossiers jetables Impression superflue de rapports annuels Entreposage inapproprié d outils 30% des rapports d infraction contenaient des erreurs Déplacements superflus dans le laboratoire Location d unités d entreposage Excédent de boîtes pour documents devant être déchiquetés Production d exemplaires électroniques et papier rapports Déplacements superflus dans la livraison du courrier interne Dossiers personnels stockés sur le réseau partagé Fréquence des réunions Redondance des données saisies

24 Gestion d information Sélection de projets Célébration Gestion quotidienne Transfert de projet Accompagnement des ceintures noires Processus LSS Sélection des ceintures noires Audit Accompagnement des Champions de l harmonisation Formation Rapports

25 Formation 45 Maître Master ceinture Black Belt noire 34 Alignment Champion Champion d harmonisation 86 Project Champion Champion de projet CV 35 CN 55 Process Facilitateur Improvement en amélioration Facilitator des processus Propriétaire de Process Owner processus 138 Subject Expert de Matter la matière Experts Équipe Core Team 500+ Senior Gestion leaders Chercheur 109 Finance Money belt 41 Waste de gaspillage Walker 150+

26 Gestion d information Sélection de projets Célébration Gestion quotidienne Transfert de projet Accompagnement des ceintures noires Processus LSS Sélection des ceintures noires Audit Accompagnement des Champions de l harmonisation Formation Rapports

27 Facilitateurs de l'amélioration des processus Dirigeants des ministères dont le futur est potentiellement brillant (accent mis sur les habiletés de leadership non pas sur les compétences techniques). Attendez-vous que les FAP complètent approximativement 3 projets par an. Encourager les candidats de toutes les échelles salariales à postuler, y compris de celles de niveau 7 et plus.

28 Rôles du facilitateur de l amélioration des processus Rôle à plein temps Répartition du temps 80/20 80 % du temps consacré aux projets: Préparation des ateliers Facilitation des ateliers Analyse des données (comprend les données statistiques ainsi que les données sur le processus, les extrants des activités de remue-méninges de l équipe, etc.) Production de rapports Coaching du propriétaire du processus 20 % du temps consacré aux projets : Communications, réunions, présentations Coaching relatif à l établissement de chartes préalables aux projets Formation interne

29 Gestion d information Sélection de projets Célébration Gestion quotidienne Transfert de projet Accompagnement des ceintures noires Processus LSS Sélection des ceintures noires Audit Accompagnement des Champions de l harmonisation Formation Rapports

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31 Gestion d information Sélection de projets Célébration Gestion quotidienne Transfert de projet Accompagnement des ceintures noires Processus LSS Sélection des ceintures noires Audit Accompagnement des Champions de l harmonisation Formation Rapports

32 Accompagnement

33 Gestion d information Sélection de projets Célébration Gestion quotidienne Transfert de projet Accompagnement des ceintures noires Processus LSS Sélection des ceintures noires Audit Accompagnement des Champions de l harmonisation Formation Rapports

34 Transfert de projet (interne)

35 Transfert de projet (externe) (Portland, Maine)

36 Merci! Questions?

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