Programme de placements Rapport de vérification final Rapport N o 15/12 22 novembre 2012

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1 Programme de placements Rapport de vérification final Rapport N o 15/12 22 novembre 2012 Diffusion : Destinataires : Président et chef de la direction Premier vice-président et chef de la direction financière Premier vice-président, Groupe des produits de financement Premier vice-président et chef de la gestion des risques Vice-président, Investissements Vice-président et contrôleur général Vice-président, chef des Services juridiques et secrétaire adjoint senior Directeur de groupe, Comptabilité générale Directeur responsable des investissements, Investissements directs dans l industrie en général Directeur responsable des investissements, Fonds de placement Directeur responsable des investissements, Investissements directs dans la technologie Directeur responsable des investissements, Connexions et création de valeur Directeur principal des investissements, Investissements directs dans la technologie Directeur de portefeuille, Surveillance de portefeuille c.c. : Premier vice-président, Ressources humaines et communications Premier vice-président, Développement des affaires Premier vice-président, Assurances Premier vice-président, Solutions d affaires et innovation Premier vice-président, Affaires générales et secrétaire Directeur de groupe, Planification et Relations extérieures Directeur principal, Bureau du vérificateur général Directeur de groupe, Bureau du vérificateur général Équipe de vérification Adam Stratas Eric Hunter Lindsay Schoutsen David Gauthier Vice-présidente, Vérification interne Monica Ryan

2 Table des matières Introduction... 3 Objectifs et portée de la vérification... 3 Opinion de la Vérification interne... 3 Résultats de la vérification et recommandations... 4 Conclusion... 9 Programme de placements 22 novembre

3 Introduction Conformément au plan de mission de 2012, la Vérification interne d EDC a vérifié le programme de placements au sein du Groupe des produits de financement. Au deuxième trimestre de 2012, le portefeuille de placements d EDC consistait en 45 placements actifs dans des fonds d investissement ayant une juste valeur de quelque 756 millions de CAD, tandis que le portefeuille de placements directs comprenait 13 placements actifs d une juste valeur d environ 38 millions de CAD. Objectifs et portée de la vérification La vérification visait de manière générale à évaluer la conception et l efficacité opérationnelle des contrôles entourant le processus de placement. La portée de cette vérification comprenait un essai détaillé des contrôles relatifs à la production de rapports du programme, à l intégrité des données du PEO (Private Equity Office), au respect du mandat d EDC et aux retombées pour le Canada, à l analyse des transactions, à la surveillance des placements, ainsi qu à l évaluation des placements. La vérification détaillée sur le terrain a été réalisée de juin à août Opinion de la Vérification interne À notre avis, il existe des possibilités d amélioration des contrôles 1 entourant le programme de placements. Des pratiques d affaires efficaces ont été mises en place pour analyser, approuver et surveiller les placements individuels. Cependant, nous avons constaté que certains des renseignements concernant les résultats globaux du programme, qui sont présentés dans les rapports remis à la direction, manquent de précision ou ne peuvent pas être justifiés. Cela réduit l efficacité des rapports comme contrôles de surveillance. De plus, l acceptation du système PEO par les utilisateurs est faible et, par conséquent, d importants renseignements sur les investissements individuels et sur le programme sont toujours consignés hors ligne. Enfin, il faudrait concevoir et mettre en œuvre des moyens de contrôler le rapprochement entre les états de fonds et les soldes auxiliaires du PEO ainsi que le caractère raisonnable des frais de gestion. 1 Nos opinions de vérification standard sont les suivantes : - Contrôles forts : Des contrôles clés ont été efficacement conçus et fonctionnent comme prévu. Il existe des contrôles internes exemplaires. Les objectifs du processus vérifié sont très probablement atteints. - Bien contrôlé : Des contrôles clés ont été efficacement conçus et fonctionnent comme prévu. Les objectifs du processus vérifié sont probablement atteints. - Possibilités d améliorations : Un ou plusieurs contrôles clés n existent pas, ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas comme prévu. Il se peut que les objectifs du processus ne soient pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la réputation, l incidence sur le processus vérifié est plus qu insignifiante. De promptes mesures s imposent. - Non contrôlé : De nombreux contrôles clés n existent pas, ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas comme prévu. Les objectifs du processus ne sont probablement pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la réputation, l incidence sur le processus vérifié est importante. Des mesures doivent être prises immédiatement. Programme de placements 22 novembre

4 Résultats de la vérification et recommandations 1. Rapports sur les activités et les résultats du programme Le Comité des placements a été créé au début de 2012 pour fournir des conseils et surveiller le programme des placements tant sur le plan stratégique que transactionnel. Étant donné cet objectif, le Comité reçoit des mises à jour mensuelles et trimestrielles sur les activités et les résultats du programme de placements. L information contenue dans ces rapports sert également à fournir des mises à jour sur le programme de placements au Comité de gestion des risques du Conseil d administration. Les éléments couverts dans ces rapports offrent une bonne base pour la surveillance du programme de placements et sont les suivants : placements par type, étape et région; nombre et valeur monétaire des placements actifs comparés aux placements arrivés à maturité (inactifs); montant total de capital investi; gains réalisés et non réalisés; mesures du taux de rendement telles que le TRI et le multiple du capital; et liquidités disponibles pour placements futurs. Cependant, nous avons constaté que certaines de ces informations manquaient de précision ou ne pouvaient pas être validées. Par exemple : Récemment, le Comité des placements a reçu une mise à jour indiquant que les liquidités disponibles pour placements futurs se situaient entre 520 M$ et 580 M$. Toutefois, cette estimation se base sur deux hypothèses clés qui devraient être validées. Premièrement il faut valider que les taux de rendement réalisés présumés sont réalistes étant donné l expérience et les objectifs de placement d EDC. (Nous avons remarqué que les taux de rendement utilisés pour calculer les liquidités disponibles pour les prévisions ne correspondaient pas aux montants indiqués dans le Plan d entreprise de 2013.) Deuxièmement, il faut valider que l utilisation moyenne estimée de capital engagé par les gestionnaires de fonds est réaliste. Selon le rapport du premier trimestre de 2012, il y a 22 placements directs actifs. Cependant, ce total comprend des placements qui ont été réduits à néant et/ou vendus. L exclusion des placements réduits à zéro et des placements vendus réduirait le nombre de placements actifs de 40 % puisqu il n y en aurait plus que 13, ce qui pourrait influencer la répartition du capital et/ou des ressources entre les placements directs et indirects. Les résultats du taux de rendement interne (TRI) présentés par étape du placement n ont pas pu être validés car les pièces justificatives n avaient pas été gardées. La méthode utilisée pour déterminer le capital total investi, le produit réalisé et le produit non réalisé contient des erreurs qui ont une incidence sur l exactitude des montants présentés à la direction et sur les mesures telles que le multiple du capital (MOC) et le ratio de la valeur totale sur le capital versé (TVPI). Par exemple, les remboursements de capital 2 sont inclus dans le produit réalisé, et les gains et pertes réalisés sont déduits par erreur lorsque l on calcule la juste valeur non réalisée. 2 Les remboursements de capital se produisent lorsqu un fond fait un appel de capital à l égard de l engagement d EDC puis retourne une partie du capital à la Société sans qu il n ait été investi. Programme de placements 22 novembre

5 Nous avons recommandé la mise en œuvre d un processus d examen pour la présentation des rapports sur le programme de placements à la haute direction et au Conseil d administration. Ce processus devrait comprendre un examen et une validation de la manière dont les principales données et les mesures utilisées sont calculées en incluant toutes les hypothèses et les rapprochements avec le grand livre auxiliaire et/ou le Plan d entreprise. Constatation de la vérification problème majeur 3 Responsable de l intervention directeur de portefeuille 2. Configuration du système PEO (Private Equity Office) et acceptation par les utilisateurs L acceptation du système PEO par les utilisateurs est faible. Nous avons donc constaté que d importants renseignements sur les investissements individuels et sur le programme de placements sont toujours consignés hors ligne. De plus, nous avons constaté un certain nombre de problèmes de configuration du PEO, dont certains laissent moins de place à l intuition des utilisateurs et contribuent probablement au faible taux d acceptation de ceux-ci. Par exemple, on ne voit pas clairement comme certains champs du PEO sont obtenus, notamment les taux de change et les montants d exposition, ces derniers étant utilisés pour calculer le TVPI. Nous n avons pas non plus été en mesure de déterminer comment le TRI brut sur le rapport de rendement passé était configuré pour être calculé. Nous avons aussi remarqué des problèmes en ce qui concerne la manière dont les rapports du PEO sont configurés et nommés. Par exemple, le rapport sur la juste valeur marchande (JVM) des fonds inclut des «remboursements du capital total». Cette appellation pourrait être déroutante pour un utilisateur étant donné que le rapport a été configuré pour inclure toutes les remises en espèces. Le même champ dans un autre rapport est marqué «distributions cumulatives». Le rapport JVM a également été configuré pour inclure le champ de remboursement du capital total lorsque l on calcule la JVM pour chaque fonds. Par conséquent, les soldes JVM sur ce rapport comprennent les gains réalisés. Nous avons recommandé à la direction de revalider la fonctionnalité du PEO en fonction des activités de la Société et des besoins des utilisateurs. Les résultats de cette révision devraient être utilisés pour prioriser la résolution des problèmes de configuration. Constatation de la vérification problème majeur Responsables de l intervention directeur de portefeuille en collaboration avec le directeur responsable des investissements 3 Voici le classement de nos constatations de vérification : - Problème majeur - Un contrôle clé n existe pas, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu et le risque financier et/ou de réputation est plus qu insignifiant. L objectif du processus sur lequel porte le contrôle n est probablement pas atteint. Des mesures correctives sont requises pour que les contrôles soient rentables et/ou que les objectifs du processus soient atteints. - Problème modéré - Un contrôle clé n existe pas, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu et le risque financier et/ou de réputation pour le processus est plus qu insignifiant. Toutefois, il existe un contrôle de compensation. Des mesures correctives sont requises pour éviter que l on se fie seulement au contrôle de compensation et pour que les contrôles soient rentables. - Problème mineur - Faiblesse dans la conception et/ou dans le fonctionnement d un contrôle qui n est pas un contrôle clé. Il est peu probable qu il y ait des répercussions sur la capacité d atteindre les objectifs. Des mesures correctives sont recommandées pour que les contrôles soient rentables. Programme de placements 22 novembre

6 3. Contrôles comptables et financiers entourant les placements dans des fonds À la fin du 2T2012, EDC avait engagé environ 756 M CAD dans 45 fonds canadiens et étrangers. Jusqu à présent, les gestionnaires de fonds ont placé des appels de fonds d un peu plus de 435 M CAD en fonction de ce niveau d engagement. Pendant la vérification, nous avons constaté des problèmes relativement au rapprochement des états de fonds et à la manière dont certaines opérations de fonds sont comptabilisées. Plus précisément : Les états mensuels et trimestriels sont reçus de chaque fonds mais ne sont pas rapprochées avec les soldes auxiliaires. Il s agit des soldes auxiliaires concernant le capital investi, les frais de gestion, les remboursements de distribution, les gains et pertes réalisées et non réalisées et les intérêts reportés. Une analyse d écart ou du caractère raisonnable des frais de gestion payés aux gestionnaires de fonds n est pas effectuée. De plus, les frais de gestion sont comptabilisés comme des dépenses d ajustement à la juste valeur pour les besoins des états financiers, mais ils sont inscrits à l actif pour les besoins des rapports internes. Quelque 32 M CAD ont été engagés jusqu à présent. Les montants des intérêts reportés retenus par les gestionnaires de fonds lorsqu un placement est vendu et placé en main tierce sont actuellement comptabilisés comme frais de gestion. Cependant la raison pour laquelle on traite ces montants comme des charges de période n est pas claire étant donné que les montants dus aux gestionnaires de fonds ne peuvent être raisonnablement déterminés. Étant donné l importance des montants investis dans des fonds canadiens et étrangers, nous avons recommandé qu un rapprochement mensuel soit effectué entre les états de fonds et les soldes auxiliaires du PEO. De plus, il faudrait envisager d harmoniser le traitement des frais de gestion pour les rapports financiers internes et externes. Le caractère raisonnable des frais de gestion devrait être examiné tous les trimestres. Enfin, nous recommandons que la pratique actuelle de comptabilisation des intérêts reportés comme dépenses soit examinée en fonction de la nature de l opération sous-jacente. Constatation de la vérification problème majeur Responsables de l intervention directeur de portefeuille en collaboration avec le directeur de groupe, Comptabilité générale 4. Mandats d EDC et retombées pour le Canada EDC a pour mandat de soutenir et de développer, directement ou indirectement, le commerce extérieur du Canada et la capacité du pays d y participer et de profiter des débouchés qu offrent les marchés internationaux. Conformément à ce mandat, les placements dans des fonds étrangers sont approuvés si l on peut s attendre raisonnablement à ce qu il y ait des retombées positives pour le Canada. Plus précisément, les lignes directrices relatives au mandat concernant le capital-actions stipulent qu il faut être raisonnablement certain que les sociétés de portefeuilles de fonds procureront des biens et des services au moins égaux aux placements d EDC. Cependant, les lignes directrices ne disent rien en ce qui concerne le délai dans lequel les biens et services doivent être fournis. Par conséquent, un placement dans un fonds substitut peut être approuvé même si la proportionnalité de 1:1 n a peut-être pas été atteinte par Programme de placements 22 novembre

7 l investissement d EDC dans le fonds précédent. Nous avons recommandé que les lignes directrices soient mises à jour afin d éclaircir la situation en ce qui concerne le délai raisonnable pour l obtention de la proportionnalité de 1:1 provenant des investissements dans les fonds étrangers. De plus, nous avons recommandé que l on tienne compte de facteurs tels que la différence entre les marchés émergents et les marchés développés dans l établissement des délais. L Équipe des investissements a élaboré des mesures pour évaluer la réussite des activités de mise en relation. Ces mesures portent sur les présentations, les possibilités d affaires appropriées, les contrats signés et les partenariats d affaires. Toutefois, ces mesures n ont pas été établies pour faciliter le suivi des retombées pour le Canada. Par conséquent, la définition de certaines mesures ne convient pas à l évaluation des retombées pour le Canada. Par exemple, la valeur attribuée aux contrats signés représente des prévisions de revenus pour les années futures dans les ententes-cadres et non pas la valeur des biens et/ou des services fournis. Nous avons recommandé que des mesures soient élaborées pour permettre le suivi des retombées pour le Canada associées aux placements dans des fonds étrangers, une fois que les lignes directrices auront été mises à jour. Constatation de la vérification Problème modéré Responsables de l intervention le vice-président, chef des Services juridiques et secrétaire adjoint principal en collaboration avec le directeur responsable des investissements, Connexions et création de valeur 5. Analyse des opérations de placement dans des fonds et des placements directs Au deuxième trimestre de 2012, les contrôles de gouvernance entourant le programme de placements ont été améliorés grâce à la création du Comité des placements. Le Comité sert notamment à trier les opérations à un stade précoce (c.-à-d. approbation de la trajectoire pour chaque opération) et à recommander des opérations de placement à approuver. Avec la création du Comité des placements, l Équipe des investissements a effectué d importants changements afin de rationaliser les documents d analyse des placements et de faciliter leur examen par le Comité des placements. Les longs documents d analyse des placements, que l on appelait «briques», ont été remplacés par des notes de service au Comité des placements de niveau 1 et de niveau 2. L objectif de la note de service de niveau 1 est d obtenir l approbation du Comité des placements pour la trajectoire de l opération. Par conséquent, le contenu de la note de niveau 1 n est basé que sur un contrôle préliminaire. La note de service de niveau 2 est préparée une fois que le contrôle préalable est terminé et elle est la base des recommandations d approbation et de l approbation de l opération de placement. Au cours de la vérification, nous avons constaté que les notes de service au Comité des placements ne contiennent pas toujours l information pertinente à l appui des recommandations d approbation pour deux raisons. Premièrement, les notes de service au Comité des placements sont structurées de façon à fournir la majeure partie de l analyse détaillée d un placement; c est notamment le cas de la note de niveau 1. Cependant, le contenu de la note de niveau 1 est basé sur les résultats d un contrôle préliminaire seulement, et une mise à jour de cette information n est pas toujours comprise dans les notes de service au Comité des placements une fois que le contrôle préliminaire est terminé. Par conséquent, nous avons constaté qu une partie de l information fournie aux sections Risques principaux et Viabilité financière de Programme de placements 22 novembre

8 la note de service était vague ou avait changé à la suite du contrôle préliminaire. Deuxièmement, le format de la note au Comité des placements n a pas de sections prévues pour des renseignements qui seraient utiles au Comité au moment de la recommandation de transactions à approuver. Par exemple, la note de service pour les placements directs ne comprend pas de sections sur les étapes principales et les prévisions de trésorerie. Nous avons recommandé à la direction d examiner le contenu des notes de service de niveau 1 et de niveau 2 afin de mieux aligner l ampleur et le type de renseignements compris dans ces notes de service sur l objectif des réunions du Comité des placements. De plus, nous avons suggéré des renseignements supplémentaires qui pourraient être fournis au Comité des placements à l appui des recommandations d approbation. Conformément à son esprit d amélioration continue, l équipe est déjà en train d apporter des changements aux notes de service au Comité des placements afin de mieux aligner leur contenu sur l objectif des réunions de niveau 1 et de niveau 2 du Comité et de faire en sorte que celui-ci reçoive toujours de l information pertinente. Constatation de la vérification Problème modéré Responsables de l intervention le directeur principal des investissements en collaboration avec le v.-p., Investissements 6. Surveillance des placements placements dans des fonds et placements directs Les directeurs, Investissements, surveillent activement les principales activités et le rendement des placements individuels dans le portefeuille qui leur est attribué. Cependant aucune approche normalisée n a été élaborée pour assurer une certaine homogénéité et pour faire en sorte que le niveau de surveillance soit aligné sur les risques et/ou sur les possibilités de mise en relation liés aux placements d EDC. Par exemple, toutes les notes de service au Comité des placements comprennent une section de thèse d investissement expliquant pourquoi EDC devrait investir. Cependant, les activités de surveillance des placements ne comprennent pas toujours de suivi des éléments clés de la thèse d investissement originale. À cause de ces deux problèmes, il est difficile de réunir les résultats des activités de surveillance pour obtenir une vue d ensemble d un portefeuille. Nous avons recommandé à l Équipe des investissements d établir des objectifs clairs en ce qui concerne le but du processus de surveillance et de normaliser ensuite l approche basée sur le type ou l étape du placement. Il faudrait ensuite songer à utiliser davantage la fonctionnalité du PEO à l appui des activités de surveillance. Cela facilitera la surveillance au niveau du portefeuille et contribuera à rendre facilement accessible l information concernant le processus de surveillance. Enfin, nous avons recommandé que soit envisagée la création d une évaluation de rendement général pour chaque placement afin d influencer le rythme et la profondeur des activités de surveillance. Constatation de la vérification Problème modéré Responsables de l intervention v.-p., Investissements, en collaboration avec les directeurs responsables des investissements Programme de placements 22 novembre

9 7. Évaluation des placements directs L évaluation des placements directs peut être complexe et exige souvent beaucoup de jugement car elle se base principalement sur des données inobservables. Dans l ensemble, nous avons constaté que le processus suivi chaque trimestre pour déterminer la juste valeur des placements directs était raisonnable. Cependant, nous avons constaté que la juste valeur d un placement n est pas toujours consignée avec exactitude dans le PEO. Par exemple, nous avons examiné le calcul de la juste valeur de deux placements directs au 2T2012 et avons constaté qu il était incorrectement consigné dans le PEO. Les erreurs se compensaient et par conséquent n ont pas eu d incidence importante sur la juste valeur déclarée des placements directs au 2T2012. Nous recommandons que les notes d évaluation soient mises à jour afin d inclure une section de conclusion décrivant l ajustement à la juste valeur pour chaque instrument. Les notes d évaluation devraient être fournies aux Services des prêts comme pièces justificatives pour chaque ajustement à la juste valeur. Chaque trimestre, les directeurs, Investissements, préparent une note d évaluation de deux ou trois pages pour chaque placement direct expliquant tout ajustement recommandé à la juste valeur et donnant des détails justificatifs. Un bref résumé est ensuite rédigé et soumis à l examen du Comité d évaluation. Nous avons recommandé que la pratique consistant à résumer les notes d évaluation soit abandonnée étant donné que d importants renseignements pertinents pour l examen du Comité d évaluation sont parfois omis. Constatation de la vérification Problème modéré Responsables de l intervention directeur de portefeuille en collaboration avec le directeur de groupe, Comptabilité générale Conclusion Les constatations et recommandations de la vérification ont été communiquées à la direction, qui les a acceptées et a élaboré des plans d action dont la mise en œuvre devrait se faire au plus tard au deuxième trimestre de Nous tenons à remercier la direction de son appui tout au long de la vérification. Programme de placements 22 novembre

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