TERMES DE REFERENCE Mission n 13INI138

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 13INI138 I. Informations générales Intitulé de la mission Appui au RAME pour le renforcement des capacités de gestion de 16 associations de lutte contre le paludisme, sous-sous-récipiendaires du Fonds mondial au Burkina Faso Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Subventions FM concernées Paludisme Capacités de gestion Réseau Accès aux Médicaments Essentiels, RAME Montant de la subvention Période de la subvention Burkina Faso Note de performance Date de la note de performance er janvier 2013 au 30 septembre 2014 B1 2 nd semestre 2013 Durée totale des jours prévus 162 jours Contact FEI Personne référente Coordonnées Clarisse Veylon-Hervet II. Justification de la mission Bénéficiaire de trois subventions du Fonds mondial sur les trois pandémies, le Burkina Faso a reçu une mission de l Inspection générale du Fonds mondial en A l issue de cette mission, le Conseil d Administration du Fonds mondial a pris des mesures transitoires pour sécuriser les ressources mises à disposition. Ces mesures (Zero Cash Policy, mise en place d une agence de gestion de fonds, système VPP) touchent aussi bien les bénéficiaires du secteur public que la société civile, et concernent toutes les subventions en cours. Dans ce contexte, le RAME, Réseau Accès aux Médicaments Essentiels, sous bénéficiaire du Fonds mondial pour le Round 8 paludisme depuis 2009, a dû répondre aux lacunes pointées du doigt par le Fonds mondial : absence de logiciel de gestion comptable au sein du réseau et lacunes dans le manuel de procédure administrative et financière. Termes de références 13INI138 1

2 En 2011, une évaluation du bénéficiaire principal a posé comme conditionnalité à la poursuite de la collaboration avec le RAME, l installation et la fonctionnalité d un logiciel de gestion comptable. Par conséquent, avec l appui de Sidaction France, le RAME s est doté en 2012 du logiciel de gestion TOMPRO et d un manuel de procédures de gestion administrative, financière et matérielle répondant aux critères imposés. En revanche, les sous-sous bénéficiaires rattachés au RAME n ont bénéficié d aucun appui depuis les derniers audits dans le cadre de la mise en œuvre du programme du Fonds mondial. Lors de la campagne MILDA 2013, le Fonds mondial a dû accepter de faire une dérogation pour autoriser les sous-sous bénéficiaires à recevoir des ressources sur leurs comptes propres, afin de pouvoir assurer la mise en œuvre des activités sur le terrain. Conscient de ses responsabilités, et désirant renforcer les capacités de ses sous-sous récipiendaires, le RAME souhaite améliorer la gestion financière, administrative et comptable des différentes organisations. Afin d éviter la suspension des financements, les acteurs nationaux se mobilisent pour corriger les insuffisances de gestion et renforcer la crédibilité des bénéficiaires auprès du Fonds mondial. Dans cette logique, le RAME, sous-bénéficiaire, a sollicité un appui de l Initiative 5% pour renforcer les capacités de gestion de ces 16 organisations communautaires (sous-sous bénéficiaires du Fonds mondial). III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission Renforcer les capacités de 16 associations de lutte contre le paludisme, sous-sous-récipiendaires du Fonds mondial et rattachées au RAME. 2) Objectifs spécifiques Objectif spécifique 1 Renforcer les capacités des associations en gestion administrative, financière et comptable Objectif spécifique 2 Renforcer les capacités des associations en suivi-évaluation IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, les experts auront à conduire les activités suivantes : A1. Synthèse des procédures de suivi des associations par le RAME dans le cadre de la gestion de la subvention du Fonds mondial. Il s agira ici de faire le point avec l équipe du RAME sur les modalités actuelles de suivi (outils existants, fréquence, exigences du Fonds mondial, points à améliorer), tant sur le volet administratif et financier que sur le volet opérationnel. L analyse portera notamment sur l intégration du système de suivi-évaluation des activités financées par les subventions du Fonds mondial dans le système global du RAME. Termes de références 13INI138 2

3 Des échanges avec le bénéficiaire principal, l équipe pays du Fonds mondial et l Agent local du Fonds mondial au Burkina Faso permettront notamment d affiner l identification des points à améliorer. En fin de mission et sur la base des ateliers et mission terrain, les experts devront formuler des recommandations pour améliorer le suivi des associations par le RAME. A2. Atelier de préparation et de lancement et identification des besoins Lors de cet atelier, les experts définiront un agenda détaillé de la mission avec les représentants du RAME et des 16 structures sous-sous bénéficiaires. Ils présenteront les objectifs, les résultats attendus et les modalités de mise en œuvre de cette mission. Sur les deux volets de la mission, Il s agira de recueillir les attentes des acteurs associatifs et de poser les bases de l appui et des documents à élaborer (manuel de procédures, outils de suivi-évaluation). Cet atelier permettra notamment de : 1. Relever les principales forces et faiblesses des sous-sous bénéficiaires sur les plans organisationnel, financier,comptable et de suivi-évaluation. Ces évaluations permettront d établir un plan de renforcement pour chaque structure afin d améliorer les capacités de mise en œuvre et de gestion de ces structures. 2. Faire le point sur la dernière campagne MILDA (utilisation des ressources, difficultés rencontrées, reporting) 3. Analyser les outils et manuels de procédures existants. Les experts présenteront un document regroupant les forces et faiblesses des procédures existantes, celles-ci seront harmonisées et reprises par la suite dans le manuel de procédure type. Volet Financier : A3. Elaboration d un «manuel-type» de procédure de gestion administrative, financière et comptable adaptable aux 16 associations, incluant les procédures de suivi dans le cadre de la subvention du Fonds mondial. Les audits réalisés dans le cadre de la mise en œuvre du Round 8 paludisme ont démontré que de nombreux sous-sous bénéficiaires ne disposaient pas de manuels de procédures conformes aux normes du Fonds mondial. Concernant les associations cibles du projet, 11 d entre elles détiennent des manuels qui méritent d être renforcés et 5 autres n en disposent pas du tout. Les experts auront pour tâche d élaborer un manuel type qui pourra être adapté aux besoins spécifiques de chaque association lors des missions d appui programmées dans l activité 8. L adaptation de ce manuel type par les associations à leur propre fonctionnement avec l appui des experts et du RAME, leur permettra de disposer de procédures de gouvernance et de transparence qui permettront de sécuriser les ressources qui leur seront confiées. A4. Atelier de formation sur la gestion administrative, financière et comptable Les experts organiseront un atelier de formation pour les dirigeants et les gestionnaires des associations à la gestion administrative, financière et comptable. Ils devront élaborer des modules adaptés aux réalités de fonctionnement des structures participantes en s appuyant sur les résultats de la mission d évaluation. Les participants, à l issue de cette formation devront disposer des capacités nécessaires pour mettre en œuvre les recommandations pour le renforcement de leur manuel (pour les associations qui en disposent déjà) et pour l adaptation du manuel standard (pour ceux qui n en disposent pas). Termes de références 13INI138 3

4 Volet suivi-évaluation : A5. Elaboration d un aide-mémoire pour le suivi-évaluation des associations Ce document posera les principes et modalités du suivi des associations par le RAME (fréquence et nature du reporting, évaluation, etc.) A6. Atelier de formation sur le suivi-évaluation Les experts devront élaborer des outils et modules de formation pour renforcer les compétences des acteurs en matière de suivi-évaluation lors d une formation qui regroupera les responsables des associations et leur personnel en charge de la programmatique au suivi-évaluation des activités financées par le Fonds mondial. A7. Missions d appui aux associations pour la mise en œuvre du plan de renforcement des capacités sur les aspects administratifs et financiers et sur les aspects suivi-évaluation Les experts et l équipe du RAME se rendront sur le terrain afin d appuyer les sous -sous bénéficiaires dans la mise en œuvre des recommandations et réformes prévues dans le plan de renforcement. A8. Atelier d évaluation finale et plan de pérennisation de la qualité de la gestion Suite à cette mission d appui, une évaluation finale sera effectuée pour chaque structure afin d apprécier les évolutions enregistrées pour chaque sous-sous récipiendaire et élaborer un plan de pérennisation des acquis. L équipe du Rame se rassemblera durant un atelier d une journée avec les experts nationaux afin d échanger sur les difficultés rencontrées par les structures pour la mise en œuvre du plan de renforcement et autres procédures. A l issue de cet atelier, les experts nationaux ensemble avec les experts internationaux se coordonneront pour rédiger à distance les évaluations finales et les plans de pérennisation, y compris le rapport final de la mission. A travers ces évaluations, il sera intéressant de mettre en exergue les leçons apprises de cet exercice d appui aux sous-sous bénéficiaires. 2) Livrables attendus - Une synthèse des modalités de suivi des associations par le RAME, avec des recommandations pour améliorer la qualité de ce suivi, sur les deux volets - Une analyse des besoins de renforcement de compétence en gestion administrative, financière, comptable et en suivi-évaluation de chaque structure ; - Un manuel de procédures type qui servira de base pour élaborer les nouveaux manuels (volet 1) - Un aide-mémoire du suivi-évaluation regroupant les outils nécessaires au suivi des associations par le RAME - Un rapport d évaluation finale pour chaque structure (incluant un plan de pérennisation de la qualité de la gestion). V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : juin 2014 à novembre ) Date approximative de démarrage de la mission : mi-juin 2014 La mission débutera par un briefing avec le RAME, portant sur la présentation de la mission, des objectifs, de la méthodologie envisagée, des résultats à atteindre. Termes de références 13INI138 4

5 3) Date approximative de fin de la mission : novembre 2014 La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le demandeur. 4) Durée effective : 162 jours prestés au total La durée effective des prestations (jours ouvrables) des experts est de 162 jours au total. Le détail des jours prestés par expert se trouve dans le tableau ci-dessous. 5) Planning/calendrier : Le calendrier ci-dessous est un calendrier prévisionnel. Les différentes phases de la mission seront à définir conjointement avec les experts, le bénéficiaire et les différents partenaires de la mission. Description des activités Lieu Période approximative à déterminer avec les experts et les partenaires Durée (H/ J) Expert 1 Expert national en gestion financière Durée (H/ J) Expert 2 Expert internatio nal en gestion financière Durée (H/J) Expert 3 Expert national en suiviévaluation Durée (H/J ) Expert 4 Expert internatio nal en suivi - évaluation Synthèse des modalités de suivi du RAME Atelier de préparation et de lancement et d identification des besoins avec les représentants de chaque association (dont une journée de préparation) Elaboration du manuel de procédures / type Atelier de formation sur la gestion administrative comptable et financière Appui au système de suivi-évaluation (Elaboration d un aide-mémoire) Atelier de formation des A domicile Juin Juin Juin-juillet Juillet Juillet-Aout Aout Termes de références 13INI138 5

6 organisations sur le suivi-évaluation Mission d appui aux structures sous-sous récipiendaires pour la mise en œuvre du plan de renforcement des capacités Atelier d évaluation finale -un jour d atelier avec les deux experts nationaux et l équipe du RAME et 4 jours à domicile pour les 4 experts (y compris la rédaction des rapports) Régions (1 jour) et à domicile (4jours) Septembre- Octobre Novembre Total Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 4 2) Profil d expert Poste 1 : Expert national en gestion financière A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en comptabilité, gestion-finances, administration, renforcement des organisations, etc. - Excellentes qualités /capacités : de communication et de pédagogie de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de synthèse et de rédaction d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans en gestion financière de projets. - Expérience professionnelle d au moins 2 ans dans le secteur de la santé. Termes de références 13INI138 6

7 C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience de gestion de financements du Fonds mondial souhaitée. - Compétences dans le domaine du renforcement organisationnel des structures de la société civile - Bonne connaissance des acteurs/parties prenantes du domaine de la santé au Burkina Faso Poste 2 : Expert international en gestion financière A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (3ème cycle) en administration, renforcement des organisations, gestion administrative ou expérience équivalente - Spécialisation en gestion financière/ comptabilité (ou expérience équivalente) indispensable - Excellentes qualités /capacités : de communication et de pédagogie de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de synthèse et de rédaction d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) - Connaissance du logiciel Tompro B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans la gestion administrative et financière des projets - Expérience professionnelle dans la gestion de subventions du Fonds mondial d'au moins 5 ans - Connaissances des exigences du Fonds mondial en matière de gestion financière C. Expérience professionnelle spécifique - Plusieurs expériences similaires à la mission sont indispensables, spécifiquement auprès de structures associatives - Expérience en tant que formateur - Une expérience préalable au Burkina Faso serait un atout Poste 3 : Expert national en suivi-évaluation A. Qualifications et compétences - Titulaire d un diplôme universitaire de 2ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations ou en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : de communication et de pédagogie de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de synthèse et de rédaction Termes de références 13INI138 7

8 d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans la Lutte contre le paludisme - Excellentes connaissances des acteurs locaux qui interviennent dans la Lutte contre le Paludisme C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience préalable en suivi et évaluation de projets de santé indispensable. - Connaissance du fonctionnement et des procédures Fonds Mondial appréciée. Poste 4 : Expert international en suivi-évaluation A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2ème cycle en santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de synthèse et de rédaction d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans le suivi-évaluation des programmes de santé dans les pays en développement. - Expérience de renforcement des compétences des organisations C. Expérience professionnelle spécifique - - Expérience similaire à la mission spécifiquement auprès de structures associatives - Très bonnes connaissances des exigences du Fonds mondial en matière de suivi-évaluation - Expérience en tant que formateur - Bonne connaissance souhaitée des acteurs communautaires Une expérience professionnelle dans le pays est souhaitable. VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum de 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après la mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. Termes de références 13INI138 8

9 VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et de FEI, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Impact Rapports d évaluation de la gestion administrative, financière, comptable et du suivi-évaluation Rapports d évaluation finaux & plans de renforcement des capacités pour chaque structure Manuel type de procédures adaptable à chaque association. Les capacités et besoins des 16 SSR sont suffisamment connus pour pouvoir définir un standard commun en matière de règles, procédures et outils de gestion Sur la base du standard commun proposé, chaque structure adopte un plan de renforcement des capacités adapté à ses contraintes et moyens spécifiques Le manuel type est rédigé et validé par le RAME et les associations SSR. Les plans de renforcement propres à chaque structure sont finalisés Parallèlement à la mise en œuvre des plans de renforcement, les associations adaptent le manuel type au fonctionnement de leur structure et les associations sont dotées de manuels de procédures harmonisées. Les capacités des SSR sont renforcées en termes de compétences et d organisation interne et leur niveau de gestion administrative, financière, comptable et en suivi-évaluation est conforme aux exigences du Fonds mondial. Sources de vérification - Compte-rendu de mission - Questionnaires de satisfaction du bénéficiaire et sousbénéficiaires - Retour du PFM et des partenaires - Rapport de mission des experts IX. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition des experts les moyens suivants : Le RAME mettra à disposition des experts un bureau au sein de son siège. Chaque sous-sous récipiendaire mettra à disposition des consultants un espace de travail et de restitution pour les travaux réalisés. Un véhicule sera mis à disposition pour les missions de terrain. Termes de références 13INI138 9

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