TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI148

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI148 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Durée totale des jours prévus Appui à la gestion de subvention du Fonds mondial par l AMSED au Maroc VIH/Sida et Tuberculose Capacités de gestion Association Marocaine de Développement et de Solidarité (AMSED) Maroc Contact FEI Personne référente Coordonnées Solène de Montmarin II. Justification de la mission Le Maroc bénéficie de l appui du Fonds mondial depuis Cet appui (Round 1, Round 6 et le Round 10) a permis au Maroc de mettre en grande partie ses plans stratégiques successifs de lutte contre le Sida , , puis ). L Association Marocaine de Solidarité et de Développement, l AMSED, est une organisation non gouvernementale crée en Sa mission est l accompagnement des organisations de la société civile pour une meilleure participation à la formulation, la mise en œuvre et le suivi & évaluation des politiques publiques. L AMSED est sous bénéficiaire du Fonds mondial depuis 2003, pour la composante VIH. Depuis le Round 6, l AMSED renforce les capacités des associations focales pour qu elles renforcement à leur tours les capacités des associations locales intervenant directement auprès des populations vulnérables. Cette approche a permis à l AMSED d augmenter le nombre des personnes touchées, de diversifier le paquet de services offerts et aussi de mobiliser un très grand nombre d ONGs pour intégrer le VIH et la Tuberculose dans leurs projets. Ainsi, pour bien gérer ce processus d intermédiation à ces différents niveaux, l AMSED a mis en place un système de gestion de subventions avec l appui technique de l Alliance Internationale contre le VIH, partenaire stratégique de l AMSED depuis Par ailleurs, l AMSED vise à améliorer ce système et le rendre plus efficace aussi bien au niveau de l AMSED elle-même qu au niveau des associations partenaires et ce pour pouvoir répondre efficacement aux exigences du Fonds mondial en matière de gestion de subventions (phase de démarrage, contractualisation avec les SSR, mise en œuvre, décaissement, liquidations, clôture ou renouvellement de la subvention mise en place d un système d information, de classement et d archivage). L AMSED a sollicité l appui de l Initiative 5% en vue de renforcer sa capacité et celles des Sous-sous bénéficiaires en matière de gestion et d exécution des subventions du Fonds mondial. Termes de références 14INI148 1

2 III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission La mission d expertise a pour objectif de renforcer les capacités de l AMSED et de celles des Soussous bénéficiaires (SSR) en matière de gestion et d exécution des subventions du Fonds mondial. 2) Objectifs spécifiques Objectif spécifique N 1 : Réaliser un diagnostic du système existant Objectif spécifique N 2 : Améliorer la qualité des outils de suivi et de de gestion financière, en révisant le manuel de gestion de subventions et le manuel des procédures administratives et financières existants, ainsi qu réalisant un tableau de bord de gestion des subventions. Objectif spécifique N 3: Renforcer les capacités des responsables des organisations Sous-Sous bénéficiaires dans la gestion de subventions, de la conception des programmes à leur clôture. 3) Résultats à atteindre Les capacités en gestion et mise en œuvre des subventions du Fonds mondial des équipes de l AMSED et des SSR sont renforcées. IV. Description de la mission 1) Activités prévues - Réaliser un diagnostic du système de gestion existant : L expert devra réaliser un diagnostic de l existant et des problèmes liés au cycle de gestion de subventions grâce à des entretiens réalisés à Rabat avec l équipe de l AMSED ainsi qu avec des responsables financiers des Sous-Sous bénéficiaires (le choix de ces associations sera réalisé par l ASMED en fonction de critères géographiques et du montant des subventions gérés par les associations) Sur la base de ce diagnostic, il établira une feuille de route pour la mission, et, en collaboration étroite avec l AMSED, un plan de renforcement de compétences, - Mettre à jour le manuel de gestion de subventions et le manuel des procédures administratives et financières pour l AMSED, l adapter pour les 26 associations et réaliser un tableau de bord, permettant un suivi rapproché de l exécution et une gestion rigoureuse des programmes et financements reçus. Ces outils devront être facilement utilisés comme des documents de références par les personnels pour une meilleure exécution des subventions. - Renforcer les capacités des responsables de l AMSED et des responsables financiers et trésoriers des 26 SSR dans la gestion de subventions, de la conception des programmes à leur clôture, en organisant deux sessions de formations. Ces ateliers de formations seront organisés et financés par l AMSED. Termes de références 14INI148 2

3 2) Livrables attendus - Un rapport de diagnostic est rédigé - Le manuel de gestion de subventions et le manuel des procédures administratives et financières sont mis à jour pour l AMSED - Une version du manuel de gestion de subventions et du manuel des procédures administratives et financières est adaptée pour les 26 Sous-sols bénéficiaires - Un tableau de bord est réalisé. - Des modules de formations sont réalisés. 3) Coordination Une coordination étroite avec l équipe pays du Fonds mondial devra impérativement être mise en place dès la préparation de la mission et jusqu à sa finalisation. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : Octobre/Novembre ) Date de démarrage : 15 Octobre ) Date de fin : 30 mars 2015 La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le bénéficiaire. 4) Durée effective : 30 jours prestés La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert est de 30 jours, dont 28 jours au Maroc et 2 jours à domicile pour l'exploitation des données recueillies sur place et la rédaction de rapports. 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Réalisation de diagnostic Elaboration des outils de gestion et de suivi Formation des personnels Rédaction des rapports Total Lieu Rabat A Distance Période Octobre/Novembre 2014 Durée (H/J) Expert 1 : 8 jours 10 jours 10 jours 2 jours 30 jours Termes de références 14INI148 3

4 L expert se rendra au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le Chef du SCAC. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 1 2) Profil d expert Expert en Gestion financière des subventions du Fonds mondial A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (3ème cycle) en administration, santé publique, renforcement des organisations, gestion ou expérience équivalente - Spécialisation en gestion financière et/ou gestion de projets (ou expérience équivalente) indispensable - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs / formation d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans la gestion administrative et financière - Expérience professionnelle dans la gestion de subventions du Fonds mondial d'au moins 5 ans C. Expérience professionnelle spécifique - Plusieurs expériences similaires à la mission sont indispensables, spécifiquement auprès de structures mettant en œuvre des programmes de lutte contre le VIH. - Bonne connaissance souhaitée des acteurs/parties prenantes du domaine de la santé et plus spécifiquement du milieu communautaire / associatif. - Une expérience préalable dans le pays est souhaitable. VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum 10 pages) et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. Termes de références 14INI148 4

5 VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et de FEI, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Rapport diagnostic Manuel de Procédures et Tableau de Bord Modules de Formation identification des besoins de renforcement Outils Adaptés et faciles d utilisation 80% des membres du personnel, connait le contenu du Système et/ ou sait retrouver l information importante et l utiliser Les capacités en gestion de l'amsed et des SSR sont renforcées Sources de vérification Rapport de Diagnostic Manuel disponible en support papier Liste du personnel formé IX. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition de l expert les moyens suivants : - un bureau, - du matériel informatique, - une salle de réunions. La personne référente au sein du bénéficiaire pour la réalisation de la mission est Rachida Akerbib Termes de références 14INI148 5

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