MANUEL DE GESTION DU GUICHET NATIONAL 2 : FINANCEMENT A LA DEMANDE DU DEVELOPPEMENT ET DE L ADOPTION DES TECHNOLOGIES.

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1 MINISTERE DE L AGRICULTURE ET DE L HYDRAULIQUE SECRETARIAT GENERAL MINISTERE DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE ET DE L INNOVAION SECRETARIAT GENERAL CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE ET TECHNOLOGIQUE PROGRAMME DE PRODUCTIVITE AGRICOLE EN AFRIQUE DE L OUEST (PPAAO/WAAPP) BURKINA FASO Fonds Compétitifs National PPAAO Burkina Faso MANUEL DE GESTION DU GUICHET NATIONAL 2 : FINANCEMENT A LA DEMANDE DU DEVELOPPEMENT ET DE L ADOPTION DES TECHNOLOGIES. Mai 2012

2 2 1. Objet du Manuel Les nombreux défis de l agriculture Burkinabè ne peuvent être relevés par les principales structures nationales de recherche, qui, bien qu ayant le monopole de droit ou de fait, ne disposent pas de ressources humaines, financières et physiques suffisantes. Pour permettre de mettre en synergie, d organiser et de systématiser la coopération entre toutes les structures ayant des compétences et capacités de recherche dans les domaines agricoles et de placer la recherche dans un contexte de mondialisation, un système national de recherches agricoles (SNRA) fonctionnel a vu le jour. Le SNRA va contribuer à décloisonner les différentes institutions, favorisant ainsi l émergence d équipes de recherches pluridisciplinaires et performantes, sur la base de leurs avantages comparatifs. Pour consolider le système, l option la meilleure est la mise en place d un Fonds National, «Financement à la demande du développement et de l adoption des technologies» dénommé Guichet national 2, finançant la recherche agricole et agro-alimentaire sur la base d une compétition saine et organisée entre les équipes de recherche. Le présent Manuel Opérationnel a pour objet principal de définir les procédures de soumission, de sélection et de contractualisation, de suivi et d évaluation des projets de recherche soumis au financement du Guinchet National 2. Il indique également le rôle respectif de chacun des organes du Fonds à chacune des étapes du processus. De par son caractère dynamique et autant que de besoins, il sera révisé et largement diffusé, en particulier aux soumissionnaires potentiels. 2. PRESENTATION DU GUICHET NATIONAL Cadre juridique Le Guichet national 2 : Génération et diffusion à la demande des technologies sera géré par le Centre National de la Recherche Scientifique et Technologique (CNRST), Etablissement Public à caractère Scientifique et Technique et Culturel (EPSTC) doté d une personnalité juridique et qui jouit totalement d une autonomie administrative et financière. Cependant, le CNRST est soumis dans les limites des dispositions de ses statuts, à la tutelle administrative et financière du Ministère de l Economie et des Finances et à la tutelle technique du Ministère de la Recherche Scientifique et de l Innovation (MRSI 2-2. Objectif Le Guichet national 2 : Génération et diffusion à la demande des technologies vise à renforcer les programmes agricoles centrés sur les priorités, les mécanismes de financement transparents pour les activités à la demande de R&D, au Burkina Faso et au niveau régional. Les activités concerneront la filière fruits et légumes, et d autres filières jugées prioritaires à la fois aux niveaux national et régional. Le projet s assurera que les activités conduites au niveau national sont pertinentes pour la région. Les activités éligibles couvriront les principales contraintes au développement des filières. Les activités pourraient porter sur les nouvelles technologies mais aussi sur celles dites sur le tas, qui pourraient avoir un impact rapide Organes Les organes du Guichet national 2 : Génération et diffusion à la demande des technologies sont : le Comité de Pilotage du Programme du PPAAO (CP), le Conseil de gestion du Fonds National de la recherche et l Innovation pour le Développement (FONRID), le Comité Scientifique et Technique (CST) du FONRID et la Direction du Contrôle et de la Coordination Scientifique (DCCS) du CNRST.

3 3 Le Comité de Pilotage est la structure qui décide de l orientation des thématiques de recherche. Après appel à projets, la sélection et l approbation se font au niveau des instances du FONRID et un compte rendu des travaux est fait au comité de pilotage du PPAAO. Le Comité de Pilotage du PPAAO comprend 21 membres dont 15 avec voix délibérative et cinq (05) avec voix consultative. Le Conseil de gestion du FONRID (i) élabore la stratégie globale du fonds, (ii) approuve le règlement intérieur, les manuels, les budgets et programmes de travail du fonds, (iii) décide des thèmes des appels d offre et du financement des activités de recherche. Le Comité Scientifique et Technique formule et organise la politique et l ensemble des affaires scientifiques et techniques du fonds. Il est chargé, entre autres : (i) de la présélection et du classement des propositions des équipes de recherche sur des critères de qualité scientifique, (ii) du suivi et de l évaluation technique des projets de recherche. Il peut proposer des thèmes d appel d offre au Comité de pilotage. Le CST comprend 20 membres dont 16 nationaux, (04) quatre de la sous-région, et s appuie par ailleurs sur un groupe d experts-évaluateurs choisis intuiti personae au Burkina Faso, dans la communauté scientifique sous-régionale et internationale. La DCCS applique les décisions du CST. Il (i) prépare et soumet à l adoption du CST les projets de programme et de budget annuels d activités du fonds, (ii) apporte aux équipes de recherche toute l assistance requise pour la bonne préparation des dossiers de soumission, (iii) met en œuvre les décisions attributives du CST. 3. Ressources du Guichet national 2 Les ressources du Guichet national 2 seront dans un premier temps issus du PPAAO Burkina Faso. Mais à terme, le guichet pourra être alimenté par des fonds d origines diverses (subventions de l Etat, contribution des partenaires au développement et du secteur privé, dons, legs ). Les fonds sont destinés aux activités de recherche, de fonctionnement du CST et de la DCCS. 4. Mécanisme de financement des Projets de Recherche Les projets de recherche financés par le Guichet national 2 sont destinés à la réalisation des priorités nationales, spécifiquement axées sur la recherche-développement. Les projets seront d une durée d une année en moyenne et au maximum de trois ans. La poursuite du financement au-delà d une année est dépendante de la décision du Comité de Pilotage du programme. La soumission des projets passe par le mécanisme de l appel d offres. La modalité d appel d offres, quant à elle, est la soumission, sur une base compétitive de propositions de recherche répondant à des thèmes spécifiques lancés par le Comité de Pilotage du PPAAO. En plus des équipes nationales qui peuvent soumissionner seules, elle est également ouverte à tout organisme de coopération basée au Burkina Faso, ou institution extérieure associée à une structure nationale. Dans les deux cas un dossier d appel à propositions précise : 1. Les conditions d éligibilité des requêtes ; 2. Les dates de clôture des appels d offres ; 3. Un formulaire de rédaction et les critères d évaluation pour chaque type de projet de recherche.

4 5. Soumission et Sélection des propositions de recherche 4 La soumission des projets est faite par les équipes de recherche sous le couvert de leurs structures de tutelle. Le CST procède à la présélection des propositions avec rigueur, impartialité, transparence en deux phases successives. La première est anonyme et basée essentiellement sur la qualité scientifique et technique de la proposition. En cas de succès, une seconde étape (phase identifiée) permet d examiner essentiellement la cohérence de l exécution des activités et la qualité des équipes de recherche. A l issue de ce processus, le CST émet un avis motivé à l intention du comité de gestion. Le comité de pilotage sur la base des recommandations du CST et de la pertinence des activités décide de la sélection finale des propositions et des montants des subventions à allouer aux soumissionnaires. Les critères de sélection des projets sont relatifs, entre autres : (i) à la qualité scientifique et technique des équipes et de la proposition, (ii) à la pertinence, l impact (social, économique, environnemental et genre) du projet, (iii) au caractère multidisciplinaire, l expérience et la compétence professionnelle des membres de l équipe et à la coopération entre différentes institutions, (iv) à la fiabilité du système de gestion financière des structures de tutelle des équipes de recherche et leur capacité de contribution, (v) à la bonne gestion des terrains, des sites d expérimentation en milieu réel et des laboratoires. 6. Suivi évaluation des projets de recherche Les projets financés par le Guichet national 2 font l objet d un suivi évaluation portant à la fois sur les aspects techniques et financiers. Le suivi technique est fait au plan interne sur la base des rapports transmis au Guichet national 2 par les équipes et au plan externe par des comités ad hoc commis par le Guichet national 2. Le suivi financier est relatif à l examen des dépenses engagées par rapport au programme d exécution technique et financière élaboré conformément aux contrats signés entre les bénéficiaires et le Guichet national 2.

5 5 7. DOSSIER DE SOUMISSION DES PROJETS DE RECHERCHE-DEVELOPPEMENT

6 6 FICHE I IDENTIFICATION DU PROJET 1. Titre du projet : 2. Référence de l'appel à proposition 3. Thème de recherche : 4. Nom du coordonnateur : 5. Nom et adresse de l institution du coordonnateur : 6. Noms et pays des institutions associées : 7. Coût du projet : 8. Durée du projet : 9. Résumé de la description du projet :

7 7 FICHE II IDENTIFICATION DES EQUIPES Nom de l institution : 2. Nature (INRA 1, CNRA 2, Université/faculté d agronomie, autre entité n ayant pas pour principale mission la recherche) : 3. Adresse, téléphone, fax, adresse électronique de l institution : 4. Nom et titre/qualification du responsable de l institution : 5. Nom et titre/qualification du responsable de la gestion financière : 6. Nombre de chercheurs contribuant aux travaux de recherche (nationaux et expatriés) : 7. Proportion de chercheurs seniors (titulaire d un doctorat avec au moins 5 années d expérience de recherche et un nombre appréciable de publications) : 8. Partenariats scientifiques avec des institutions de recherche (institutions du Sud, CIRAs, IRAs et universités ). En citer trois à cinq parmi les plus importantes : 9. Partenariats techniques avec des utilisateurs (projets et institutions de développement, ONG, OP, PMEA, PMEI ) en citer trois à cinq parmi les plus importants) : 10. Infrastructures et équipements 11. Budget global annuel géré par l institution a. Subvention nationale : b. Conventions et projets : c. ressources propres (vente des produits de la recherche et prestations de services) : 12. Outils de gestion financière (existe-t-il un service de gestion administratif et financier? le service dispose-t-il d un manuel de procédure comptable?) : Lieu Date Signature INRA 1 : institut national de recherche agricole CNRA 2 : centre national de recherche agricole

8 8 FICHE III ENGAGEMENT DES SIGNATAIRES Les soussignés (administrateur et bénéficiaires du Fonds Compétitif) s engagent à : 1. démarrer le projet dans le mois qui suit la réception des fonds, coordonner la conduite des activités du projet conformément au chronogramme établi, assurer ou veiller à la production des différents rapports selon les canevas établis par la DCCS et dans les délais exigés, prendre toutes mesures jugées utiles à l exécution correcte du projet et en informer la DCCS, respecter les dispositions du contrat relatives au droit de propriété intellectuelle sur les produits du projet ; date signature (le coordonnateur) 2. fournir, en qualité d institution proposant principal, le personnel, les infrastructures, les moyens de transport local, les équipements et les ressources financières couvrant les coûts indirects du projet ou toutes dépenses non-éligibles ; assurer rigoureusement et en toute transparence, la gestion des fonds du projet selon les règles et normes de gestion en vigueur dans mon institution et transférer diligemment ceux destinés aux chercheurs et institutions associés ; signer des souscontrats avec les autres institutions bénéficiaires pour le partage des responsabilités et les faire respecter, fournir les rapports financiers selon le canevas établi par la DCCS et dans les délais exigés. Date. Signature (le responsable de l institution proposant principal) 3. débloquer et transférer diligemment et conformément au plan de décaissement établi, les fonds alloués à l exécution du projet objet du contrat N. approuvé par la DCCS ; faciliter la concertation entre les participants au projet et respecter les clauses du contrat relatives au droit de propriété intellectuelle sur les résultats du projet. date signature (la DCCS )

9 9 FICHE IV IDENTIFICATION DU COORDONNATEUR DU PROJET Identité du coordonnateur a. Titre : b. Nom : c. Prénoms : d. Date et lieu de naissance : e. Nationalité : f. Nom de la station d attache : g. Adresse, téléphone, fax, adresse électronique de la station d attache : 2. Pourcentage de temps consacré à la recherche, à l enseignement, à la vulgarisation, à la production, à l administration et autres occupations (à préciser) : 3. Parcours et expériences professionnels ( en commençant par les positions et expériences les plus récentes) : 4. Travaux de recherche relatifs au thème ou au sujet de visé dans le projet (terminés ou en cours) : 5. Formations et diplômes obtenus (niveau universitaire uniquement) : 6. Publications (les plus récentes et notamment celles relatives au domaine, thème et sujet de recherche visés dans le projet) :

10 10 FICHE V PLAN DE REDACTION DES PROJETS DE RECHERCHE (Recherche-Développement) PARTIE ANONYME Cette partie donne les éléments d appréciation de la proposition par l équipe d évaluation et le CST ; pour assurer l anonymat permettant une pré-évaluation objective fondée sur la qualité scientifique et technique, les points 3 (justification) à méthode à 6 (méthodologie) devront être présentés sans mention ni à identité des acteurs impliqués dans l exécution du projet ni à leur Institution. Au besoin, parler de partenaire 1, Partenaire 2, Partenaire 3; Institution 1, Institution 2, Institution 3 etc..). 1. INFORMATIONS GENERALES SUR LE PROJET (2 PAGES) 1.1. Titre du projet 1.2. Domaine concerné 1.3. Résumé en Français et en Anglais 1.4. Site géographique 1.5. Durée 2. OBJECTIFS (1PAGE) (Décrire de manière précise les objectifs généraux et les objectifs spécifiques du projet) 3. JUSTIFICATIONS (2 PAGES) 3.1 Contexte (Caractériser l agro-système ou la filière concernée : structure, potentialités, contraintes ; Analyser l influence des factures climatique, politique, économique et social sur les principales filières de la zone ; décrire les Programmes/Actions de développement menés ou en cours dans la zone et analyser les difficultés auxquelles elles sont confrontées Origine de la demande de recherche (Décrire le processus d identification et de formulation de la demande de recherche/développement ; préciser le niveau d implication des organisations de producteurs, des comités inter professionnels dans ce processus) Problématique (Poser la problématique de Recherche/Développement ; rappeler l ampleur du problème : étendue géographique, populations concernées, importance économique).

11 11 4. ETAT DES CONNAISSANCES (3 PAGES) (Présenter les travaux menés ou en cours dans le domaine ; décrire les innovations proposées pour satisfaire la demande exprimée ; souligner l état d élaboration de ces innovations). 5. RESULTATS ATTENDUS (2 PAGES) (Décrire les caractéristiques des technologies à mettre au point. Elles doivent être cohérentes avec les objectifs spécifiques qui sont poursuivis). 6. BENEFICIAIRES ( 1 PAGE) (Dire à qui peuvent bénéficier les résultats attendus et comment?) 7. DESCRIPTION DES ACTIVITES DU PROJET (1PAGE) (Identifier et décrire les activités de R/D qui peuvent être classées en deux types : (i) activités opérationnelles, (ii) les activités de communication, de valorisation et de formation). 8. METHODOLOGIE (1 PAGE) (Donner de manière précise les démarches, méthodologies, approches scientifiques ainsi que le matériel biologique (animal, végétal, ) et les instruments utilisés pour la réalisation des travaux envisagés). Indiquer les dispositifs expérimentaux prévus, les méthodes de collecte et d analyse des données). PARTIE IDENTIFIEE 9. INFORMATIONS SUR LES PARTENAIRES ET LES BENEFICIAIRES (2 pages par partenaires/bénéficiaire) (Pour chaque structure impliquée dans le projet, préciser les missions, activités, moyens, mode de fonctionnement, points forts et points faibles). 10. STRATEGIES DE MISE EN ŒUVRE (5 PAGES) (Préciser la répartition des tâches entre les différents partenaires/bénéficiaire et les travaux en collaboration avec les utilisateurs (qui fait quoi? où et comment?) 11. PLANNING DES ACTIVITES (1 PAGE) (Etablir le chronogramme des activités, y compris celles de valorisation)

12 CADRE LOGIQUE (2 PAGES) Activité(s) Indicateurs objectivement vérifiables Moyens de vérification Conditions critiques /risques Activité 1 Activité 2 Activité 3 Activité COMPOSITION DE L EQUIPE DE RECHERCHE-DEVELOPPEMENT (1PAGE) (donner la liste des personnes impliquées dans l exécution du projet et joindre les CV) Prénom et Nom Institution Discipline Diplôme (le plus élevé) 14. BUDGET (1 PAGE) DESIGNATION DES POSTES DE DEPENSE REPARTITION DU BUDGET TOTAL FCFA I FONCTIONNEMENT Partenaire 1 Partenaire 2 Partenaire 3 Petit matériel agricole Frais de voyage et de déplacement Autres matériels et fournitures Documentation et information Services extérieurs Entretien et réparation de véhicules Carburant et lubrifiant

13 13 II PERSONNEL Main-D œuvre temporaire Indemnités de déplacement Autres III INVESTISSEMENT (structures sans appui institutionnel) Matériel informatique Mobilier et matériel de bureau IV FORMATIONS V VALORISATION DES RESULTATS Sous-total ST1 ST2 ST3 Coûts indirects (%) A = % ST1 B = % ST2 C = % ST3 Sous-total D = ST1 + A E = ST2 + B F = ST3 + C BUDGET TOTAL G = A + D H = B + E I = C + F T = G + H + I 15. CONTREPARTIE DES DIFFERENTS PARTICIPANTS (2 PAGES) (Indiquer la contribution apportée par chaque partenaire : personnel, locaux, parcelles expérimentales etc ) 16. REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES (2 PAGES)

14 14 FICHE VI PLAN DE PRESENTATION DES RAPPORTS TECHNIQUES Numéro de référence du contrat : o 1. OBJECTIFS : (veuillez préciser les objectifs généraux et les objectifs spécifiques du projet. En particulier, on s efforcera d indiquer clairement les objectifs fixés, pour chaque activité, de manière à faciliter le suivi scientifique et technique de l exécution). o 2. MATERIELS ET METHODES : (Donner de manière claire et précise tous les éléments de la démarche scientifique et méthodologique permettant de comprendre et de répéter les travaux menés dans les mêmes conditions). Se référer à la description des travaux de recherche (formulaire de soumission) pour permettre une appréciation des résultats obtenus. o 3. RESULTATS : (Veuillez indiquer, en termes quantitatifs et qualitatifs très concrets, les résultats obtenus pour chaque activité menée. Veuillez à cet effet vous reférer aux résultats attendus affichés dans votre proposition initiale et garder la même cohérence pour l intitulé des activités et la répartition des tâches entre institutions partenaires et/ou scientifiques d une même équipe de recherche. Insister sur les aspects valorisables en indiquant la forme de valorisation possible et les utilisateurs potentiels). o 4. DISCUSSIONS / CONCLUSIONS : (De la même manière que pour le point précédent, discuter les résultats obtenus par rapport aux hypothèses de départ et aux travaux menés dans le domaine sur le plan national, régional et international. Veuillez également donner les principales conclusions et les perspectives). o 5. RELATIONS EXTERIEURES (Mentionner les congrès, colloques, symposia, voyages d études, sessions de formations et animations scientifiques auxquels les membres de l équipe de recherche ont participé dans le cadre du projet. Indiquer aussi le nombre de stagiaires et d étudiants encadrés, ainsi que leurs structures d appartenance). Dans le cas des projets de recherche appliqués et de recherche-développement, faire etat des thèmes et des bénéficiaires des sessions de formation. o 6. PUBLICATIONS / VALORISATION DES RESULTATS : (Donner les références des publications effectuées par l équipe à partir des travaux menés. Distinguer : les projets de publications scientifiques dans des revues à comité de lecture, les communications, fiches techniques, posters, films, rapports divers )

15 15 FICHE VII PLAN DE PRESENTATION DES RAPPORTS FINANCIERS GUICHET 2 : Financement à la demande du développement et de l adoption des Technologies Numéro de référence GUICHET NATIONAL 2 du contrat : TITRE : (Intitulé du Projet de recherche) PERIODE : I SUIVI DU BUDGET RUBRIQUE BUDGETAIRE Coûts directs 1 MONTANT ALLOUE REALISATIONS SOLDE TAUX DE REALISATION Coûts indirects Total I SUIVI DE LA TRESORERIE MONTANT DE L ALIMENTATION REFERENCES CHEQUE DATE SOLDE DE TRESORERIE (A REPORTER) Le coordonnateur Le comptable de l Institution Le responsable de l Institution De l équipe de recherche de tutelle du coordonnateur de tutelle du coordonnateur

16 16 FICHE VIII - PROCEDURE DE SELECTION ET D EVALUATION DES PROPOSITIONS DE RECHERCHE Toutes les propositions reçues avant la limite de la clôture seront évaluées. La DCCS contrôlera que les propositions satisfont à la totalité des critères d éligibilité. Si un seul n est pas satisfait la proposition sera exclue. Chacune des propositions éligibles est analysée individuellement par deux évaluateurs, désignés par le Comité de Pilotage parmi les membres du CST pour faire un rapport conjoint avec commentaires et note sur 100 points, à partir des six critères suivants : - pertinence : sur 25 points (une note inférieure à 13/25 est éliminatoire) - qualité scientifique et technique : sur 25 points - impact : sur 15 points - partenariat : sur 20 points - gestion : sur 10 points - budget : sur 5 points Les rapports d évaluation seront analysés par le Conseil Scientifique et Technique (CST) qui élaborera un projet de liste de propositions classées par ordre de valeur. Le CST soumettra la liste des propositions au Comité de Pilotage en vue de la décision de sélection. Le Comité de Pilotage sélectionnera pour financement les propositions qui seront considérées comme les meilleures en fonction du montant global alloué à cet appel à propositions. A l issue de la décision du Comité de Pilotage, la DCCS sera chargée de la négociation avec le coordonnateur des propositions sélectionnées afin d établir le contrat de subvention. La DCCS a pouvoir de signer ce contrat avec le coordonnateur qui représente l ensemble du consortium. Comme mentionné dans le chronogramme ci-dessous, le processus dans une année normale devrait démarrer le 15 avril avec le lancement de l appel à propositions et se clôturer en avril-mai de l année avec la signature des contrats. Pour le premier appel, une règle exceptionnelle sera établie qui consiste à donner au CST le pouvoir de définir les thèmes de l appel et de faire la sélection des propositions à financer. En outre, à titre exceptionnel ce premier appel qui sera lancé dès que possible, ne sera ouvert que pendant un à deux mois au lieu des quatre de la règle générale.

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18 8. Critères d évaluation des propositions Trois niveaux de critères seront appliqués dans le processus d évaluation des propositions soumises au Guichet national 2 : les critères généraux d éligibilité, les critères techniques et les critères financiers. 8-1 Critères généraux a) Prise en compte de la filière fruits et légumes et des autres filières jugées prioritaires. Toute proposition doit obligatoirement être en relation avec la filière fruits et légumes ou les autres filières jugées prioritaires et avec les thématiques identifiées dans l appel à proposition. b) participation d un partenariat inter-institutionnel Chaque proposition doit démontrer un partenariat tant dans sa préparation que dans sa mise en œuvre. Elle doit comprendre aussi obligatoirement la participation d au moins deux types d acteurs différents (chercheurs, ONG, OP, Secteur privé, Universités ) dont obligatoirement une institution nationale de recherches agricoles d un pays de la sous-région. Le consortium peut aussi inclure des chercheurs des CIRA et des IRA si besoin. Seuls les acteurs d institution de la sous-région sont éligibles en tant que proposant principal ou coordonnateur. Une attention particulière sera accordée aux propositions incluant une composante formation afin de renforcer les équipes qui apparaissent les plus faibles dans le projet. c) identification du coordinateur et du consortium du projet Les documents de la proposition doivent clairement spécifier quelle est l entité qui sera coordonnateur du projet et celles qui seront ses partenaires dans la mise en œuvre. La proposition doit comporter une fiche d identification avec les noms et les institutions de tous les participants, spécifiant l expertise et l expérience de chacun des acteurs. L absence de ces documents rendrait la proposition inéligible. d) durée du projet et montant financier La durée des projets soumis au Guichet 2 sera de minimum 1 an et maximum 2 ans. Le montant alloué à chaque projet sera compris entre un minimum de FCFA et un maximum de FCFA en fonction de la nature de la recherche proposée et du nombre de partenaires. e) engagement des partenaires Les propositions doivent indiquer clairement les ressources humaines, financières et en matériels qui seront fournies par les différentes équipes impliquées dans le projet, étant entendu que le projet vise à donner, une valeur ajoutée aux travaux réalisés par chacune des équipes au plan national. La proposition doit inclure les engagements signés de la part de chacun des participants indiquant clairement les ressources mobilisées. f) conformité avec les règles de présentation des projets Les propositions doivent respecter les procédures indiquées dans l appel à propositions et dans le manuel. Tout document manquant justifiera le rejet de la proposition.

19 Critères techniques Tous les projets ayant satisfait aux critères d éligibilité seront évalués à partir des critères techniques afin de déterminer la pertinence et la faisabilité globale du projet. Les critères utilisés seront regroupés en différents domaines : a) qualité scientifique et technique Les objectifs de la proposition doivent montrer clairement comment ils répondent à une priorité définie dans l appel à proposition. A ce titre, la proposition doit présenter une stratégie innovatrice et cohérente. La problématique doit montrer comment ce projet répond à la demande des utilisateurs. Les hypothèses de recherche doivent être clairement définies et la méthodologie pour les vérifier, rationnellement structurée. Le calendrier doit être réaliste et les indicateurs de résultat et d impact doivent être clairement définis. Les proposants doivent aussi démontrer leur niveau de connaissance du sujet par la citation d une bibliographie succincte et pertinente. La proposition de recherche doit également faire apparaître le processus de valorisation des résultats (productions scientifiques, adoption des technologies). b) diffusion et valorisation des résultats Les propositions doivent expliquer clairement les modalités envisagées pour la diffusion et la valorisation des résultats obtenus pendant le projet. c) qualité du partenariat Au delà du nombre de partenaires, il s agit d évaluer la qualité du partenariat de la proposition au niveau national et /ou sous-régional. Les évaluateurs devront donc apprécier : - Le processus participatif mis en œuvre dans l élaboration du projet - La composition du consortium et notamment la diversité de ses composantes, - La complémentarité et la qualité de l interaction des différentes composantes du consortium. d) capacité de gestion financière et institutionnelle Il s agit ici d évaluer la capacité de gestion des différentes équipes : i) la valeur intrinsèque des équipes (formation, expérience dans le domaine de recherche visé ) ; ii) la capacité du coordonnateur à gérer un projet (gestion technique, administrative et financière) et animer une équipe de l envergure du projet et sa capacité à conduire une coopération nationale, trans-nationale et inter-institutionnelle Sud-Sud. e) impact social économique et financier L évaluation sociale portera sur les possible effets du projet sur l emploi, et sur les revenus et plus généralement l amélioration du bien être social des groupes cibles. Le projet devrait favoriser la participation la plus large des différents acteurs avec une attention particulière

20 20 accordée au genre. Le projet devrait aussi mentionner les possibles impacts négatifs potentiels sur d autres groupes que les groupes cibles. Les résultats attendus des projets doivent aussi contribuer à l accroissement de la productivité, à l amélioration de la production en quantité et en qualité, et au développement économique national et de la sous-région. La mise en évidence dans les projets du potentiel d adoption des résultats et de la possibilité d auto vulgarisation des résultats par effet de tâche d huile, sera d un grand poids dans l appréciation de la pertinence. f) impact environnemental Les évaluateurs doivent s assurer que la mise en œuvre du projet et mieux, l application des résultats attendus ne constituent pas un problème pour l environnement et particulièrement pour la préservation des ressources naturelles. A cet effet, les projets doivent obligatoirement comporter un indicateur vérifiable de l impact sur l environnement. 8-3Critères financiers Un budget doit être présenté clairement. Son montant doit être justifié par rapport aux actions envisagées dans la proposition. Il doit aussi faire apparaître la partie demandée au Guichet 2 et la partie qui sera fournie par les différents acteurs. Les dépenses éligibles sont celles liées aux coûts directs des activités de recherche à savoir : La main d œuvre occasionnelle ; Les frais de déplacement (transport et perdiem) ; Les frais de documentation, d analyse de laboratoire, d analyse bio métrique et d autres appuis fournis par une autre institution; Les intrants agricoles et le petit équipement agricole ; Les produits et petits équipements de laboratoire ; L équipement informatique et de télécommunication ; Les pièces de rechange de véhicules et motos ; Les frais d entretien/réparation de véhicules et motos ; Les frais de carburant et lubrifiant ; Le mobilier et matériel de bureau ; Les coûts de formation, de réunions et d ateliers, Les frais de maintenance des équipements et infrastructures mis à la disposition du projet ; Les frais de dissémination et valorisation des résultats (ateliers, publications etc ). Il importe de préciser que les fonds alloués ne sauraient couvrir ni le fonctionnement normal des institutions hôtes, ni le salaire des chercheurs, ni les gros investissements (véhicules, construction )

21 21 9. Préparation et établissement des contrats Comme indiqué ci-dessus c est la DCCS qui est chargée de la négociation et de la signature des contrats dont les éléments constitutifs à titre indicatif sont : L objet du contrat ; Les produits attendus du contrat que sont les rapports d avancement (techniques et financiers), le rapport final, les publications, les formations réalisées, les ateliers de diffusion des résultats au profit des utilisateurs etc.. ; La durée du contrat ; Le montant alloué à chacun des partenaires associés dans le contrat Le droit de propriété des résultats ; Les échéances de décaissement des fonds ; Les obligations de la DCCS (décaissement à temps des fonds ); Les obligations des bénéficiaires du fonds et du coordonnateur en particulier la production des rapports techniques et financiers ; Les obligations particulières de l institution hôte (mise à disposition des infrastructures et équipements, gestion transparente des fonds alloués) ; Sous réserve des cas de force majeure, les pénalités applicables en cas de défaillance des bénéficiaires sont, en fonction de la gravité : la suspension du financement, l arrêt du contrat et la décision de non-éligibilité des défaillants à d autres cycles d appel d offre. Parmi les éléments de contrat proposés ci-dessus, il importe d insister sur quelques-uns uns, notamment la clarification des responsabilités des parties contractantes, les modalités de décaissement des fonds alloués, les cas de forces majeures et les rapports : 9-1. Clarification des responsabilités des parties contractantes Les signataires du contrat sont la DCCS, le coordonnateur du projet et le responsable de l institution à laquelle appartient le coordonnateur. Ils sont entièrement responsables de la bonne gestion des projets, condition indispensable pour une plus grande adhésion des contributeurs et pour la durabilité de ce mécanisme de financement. La DCCS doit veiller au respect des échéances de décaissement des fonds, qui conditionne la mise en œuvre et l exécution normale du projet. Il doit exploiter en temps réel les rapports provenant des coordonnateurs en vue d assurer le suivi régulier du projet. Il a la responsabilité de diligenter les évaluations et les audits externes et en conséquence, de mettre en place les équipes d évaluateurs en veillant scrupuleusement à leur profil. Le coordonnateur a la responsabilité globale de la gestion du projet. En sa qualité de chef de projet, il doit rester en contact permanent avec les autres membres du consortium pour : o veiller à l exécution correcte et dans les délais prévus, des opérations de recherche et o Collecter les informations nécessaires à la production des rapports techniques et financiers. Il doit prendre les dispositions nécessaires pour faciliter le travail des auditeurs et des évaluateurs. C est à lui qu incombe la charge de produire les rapports d étape et le rapport de fin de projet. Le responsable de l institution du coordonnateur s est engagé par document écrit à mettre les facilités locales à la disposition du projet et à assurer son bon fonctionnement. Dans le cadre de cet engagement, il a en particulier la responsabilité : o de la mobilisation des fonds alloués au projet ; o de la mobilisation de la contre partie ; o de la gestion financière du projet ; o de l allocation des fonds aux institutions associées. o des rapports financiers en relation avec le coordonnateur.

22 22 La relation entre l institution du coordonnateur et les autres institutions partenaires peuvent être définie à l aide de ce contrat à établir entre eux Modalités de décaissement des fonds alloués Le financement sera versé à raison de 30% dès la notification de l approbation du programme d exécution technique et financière. Les autres décaissements de fonds seront fonction des rapports techniques et financiers produits et approuvés. Après la signature du contrat, l institution signataire adresse à la DCCS une requête couvrant la totalité du coût des équipements Forces majeures Les cas de force évoqués dans les éléments constitutifs du contrat sont des cas hors de maîtrise des institutions bénéficiaires. Il s agit notamment des cas de guerre, de calamités naturelles, d incendie, pouvant entraver l exécution normale du projet. Ces cas peuvent donner lieu à une suspension du financement ou au plus à un arrêt du contrat mais non à une décision de non-éligibilité des institutions concernées aux prochains appels Rapports Le contractant principal devra accuser réception des premiers fonds débloqués par la DCCS. La date d envoi de la première avance par la DCCS constitue la date de démarrage des activités du projet. Trois types de rapports sont exigés pour la bonne gestion du projet. Le rapport de démarrage, les rapports d avancement, et le rapport de fin de projet. Rapport de démarrage Ce rapport qui est adressé par le coordonnateur du projet à la DCCS trois (03) mois après l envoi de la première tranche de fonds, permet de rendre compte du démarrage effectif du projet et de décrire les conditions de ce démarrage. Rapports d avancement Les rapports d avancement permettent d assurer le suivi constant de l exécution du projet. Ils sont adressés tous les 6 mois à la DCCS par le coordonnateur du projet avec le visa du responsable de l institution signataire. Ce rapport comporte un volet technique établi par le coordonnateur à partir des éléments fournis par les équipes du consortium et un volet financier établi par le gestionnaire de l institution signataire du contrat en relation avec le coordonnateur. La clarté du volet financier conditionne le décaissement des fonds pour le semestre suivant. Rapport de fin de projet Le rapport final porte sur l exécution de l ensemble du projet et du budget. Il est établi sous la responsabilité du coordonnateur et doit parvenir à la DCCS au plus tard un mois après la fin de la période d exécution prévue dans le document de projet. Dans tous les trois cas, le coordonnateur devra établir un échéancier lui permettant de collecter les éléments provenant des institutions associées afin de préparer et d envoyer des rapports consolidés dans les délais prévus.

23 Procédure de suivi-évaluation La DCCS a besoin de contrôler l efficience du Guichet national 2 par l évaluation des projets. Chaque proposition doit mentionner un plan de suivi-évaluation avec le budget nécessaire qui ne peut dépasser 7 % du montant total de la proposition. Ce suivi-évaluation consistera à entreprendre des analyses, des études de cas ou autre approche afin de mesurer le degré de réalisation par rapport aux indicateurs mentionnés dans la proposition. La DCCS évaluera les résultats du projet de recherche à l issue de l exécution du projet. Ce travail se fera tout d abord à partir de l analyse du rapport final qui devra indiquer le degré de réalisation des objectifs. En outre, la DCCS pourra ordonner des évaluations externes de certains projets en utilisant les services de consultants indépendants. L ensemble de ces résultats d évaluation seront consignés dans une banque de données gérée par la DCCS. Cette banque de données servira de référence pour l évaluation de la capacité institutionnelle de la DCCS à gérer ce Fonds et servira aussi de source d information sur la recherche et le transfert de technologie dans le pays.

24 24 ANNEXES

25 25 ANNEXE I. Guide pour l élaboration des Propositions Les éléments constitutifs de la proposition de recherche sont regroupés ici en trois parties. La première partie relative à l identification de projet et des proposants est intitulée informations générales, la deuxième partie est relative à la formulation du projet et la troisième aux moyens nécessaires. Ces trois parties doivent obligatoirement être remplies car elles constituent la proposition. Toute partie non remplie rendra la proposition non éligible. Informations générales Cette partie comporte : La fiche d identification du projet (Voir Fiche 1 ci-dessus 1 page) Cette fiche permet d afficher en une page, les composantes essentielles du projet, à savoir : le titre (sur une ligne au maximum et libellé de façon à refléter clairement les objectifs du projet), le thème dans lequel s inscrit le projet parmi ceux retenus pour cet appel d offre, le nom du coordonnateur, les noms et pays des institutions participantes (en commençant par le proposant principal), le coût, la durée et un bref résumé du contenu du projet (le résumé doit être le plus concis possible et resté dans la limite des 300 mots). La fiche d identification des différents participants (Voir Fiche 2 ci-dessus) Elle permet de présenter les institutions afin de connaître leur potentiel scientifique et institutionnel. Elle comporte : le nom, la nature (INRA 3, CNRA 4, Université ou faculté des sciences agricoles, secteur privé, ONG ) et l adresse de l institution, le nom et la qualification du responsable de l institution, le nombre de chercheurs dont dispose l institution (nationaux et expatriés), la proportion de chercheurs seniors, les partenariats scientifiques (avec d autres institutions de recherche, en citer trois parmi les plus importantes) et techniques (avec des projets et institutions de développement, des ONGs, des OPs en citer cinq parmi les plus importants), le budget global annuel géré par l institution (subvention nationale, conventions, projets, ressources propres par la vente des produits de la recherche et par les prestations de services ), le nom et la qualification du responsable de la gestion financière, les outils de gestion. L engagement des signataires du projet ( Voir Fiche 3 ci-dessus 1 page ) Trois personnalités sont appelées à engager leur responsabilité pour la bonne exécution du projet. Il s agit du : o Coordonnateur du projet (engagement par rapport à l exécution du projet dans les délais prévus, à la production des rapports selon le canevas et l échéancier définis, à la transparence dans l usage à faire des résultats ) ; o Responsable de l institution du coordonnateur (engagement par rapport à la mise à disposition des infrastructures et équipements de l institution, à la prise en charge des dépenses nonéligibles au Fonds compétitif, à la gestion financière) qui représente l'ensemble des institutions du consortium. L engagement de ces deux premiers intervient dès la soumission de la proposition. INRA 3 : institut national de recherche agricole CNRA 4 : centre national de recherche agricole

26 26 o La DCCS qui, après la sélection, s engage à assurer les décaissements réguliers, à faciliter la concertation entre les participants au projet et à respecter les clauses du contrat relatives au droit de propriété intellectuelle sur les résultats. La fiche d identification du coordonnateur du projet ( Voir Fiche 4 ci-dessus 3 à 4 pages) Elle donne, de la manière la plus détaillée possible, toutes les informations permettant d apprécier la capacité du coordonnateur à jouer son rôle central dans le projet et comporte les parties suivantes : o L identité de l intéressé (titre, nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, station d attache, adresse, téléphone, fax, adresse électronique) ; o Pourcentage de temps consacré à la recherche, à la vulgarisation, à la production, à l enseignement, à l administration et autres occupations (à préciser) ; o Son parcours et son expérience professionnels en commençant par la position et les expériences les plus récentes. Les recherches menées en partenariat doivent apparaître avec les noms des institutions partenaires et des principaux chercheurs ; celles relatives au thème ou au sujet de recherche visé dans le projet doivent être mentionnées, qu elles soient achevées ou en cours. o Sa formation et ses qualifications (prendre en compte uniquement les formations et diplômes universitaires, de même que les stages les plus importants en commençant par les plus récents) ; o Ses publications. Il s agit des principales publications parmi les plus récentes et notamment celles relatives au domaine, thème et sujet de recherche visés dans le projet. La fiche d identification des chercheurs associés (1 page) Les informations contenues dans cette fiche sont moins détaillées que celles du coordonnateur et ne portent que sur l identité et les qualifications des chercheurs associés. Contenu scientifique et technique Le contenu S&T de la proposition doit être présenté selon la structure suivante: Contexte (2 pages) Le contexte mettra en évidence, grâce à une bonne revue bibliographique, les travaux antérieurs réalisés dans le domaine visé, le lien avec les activités de recherche prévues dans le projet et surtout le souci d éviter le double emploi. Le contexte devra également montrer le potentiel de recherche régionale et les expériences de coopération réussies et qui justifient en partie le montage de partenariat proposé. Problématique (1 page) La problématique, en mettant clairement en évidence la nature de la contrainte à lever, doit montrer comment ce projet répond à la demande des utilisateurs, en quoi la demande est régionale et pourquoi la réponse à cette demande doit se faire par la recherche et surtout par la recherche régionale.

27 27 Bénéficiaires (1 page) Il faut énumérer toutes les catégories de bénéficiaires des résultats du projet (producteurs, petites et moyennes entreprises de transformation ou de commercialisation, industriels, consommateurs ) et préciser dans quelle mesure ces résultats peuvent faire leur promotion au niveau régional. Objectifs et résultats attendus (2 à 3 pages) Dans cette partie déterminante du projet, on doit formuler avec précision les objectifs de développement qui sont des objectifs globaux (2 au maximum) et des objectifs spécifiques (4 au maximum) découlant des contraintes ayant motivé la demande de recherche. Les résultats attendus doivent être logiquement en rapport avec les objectifs spécifiques. Ils sont formulés en terme de connaissances à développer, de technologies à mettre au point, de formation à acquérir, de capacité institutionnelle à renforcer, de partenariat à développer Description des activités du projet (4 à 5 pages) Les activités doivent permettre d atteindre un résultat donné. Elles sont donc décrites en liaison directe avec les résultats attendus. Il s agit des activités de recherche et de formation, mais aussi des activités de suivi-évaluation et des activités de valorisation des résultats obtenus (publication, diffusion des résultats par des canaux appropriés). Méthodologie et plan de recherche (1 à 2 pages) Les activités regroupées en composantes cohérentes, sont conduites suivant une méthodologie rationnellement structurée, et décrite avec clarté. Il s agit notamment : o Du dispositif expérimental et des observations à faire pour les recherches en laboratoire et au champ (station et milieu réel) ; o Des méthodes d échantillonnage, de choix des sites et d établissement des questionnaires pour les enquêtes ; o Des méthodes de dépouillement et d analyse des données ; o Des approches de transfert des résultats aux utilisateurs Les partenariats (1 à 2 pages au maximum + un tableau expliquant les relations entre les partenaires) Le document doit être assez explicite sur les types de partenariats que veut promouvoir le projet : o Partenariat entre différentes catégories d'acteurs (chercheurs, ONG, OP, secteur privé ) ; o Partenariat régional et éventuellement international Dans cette partie la complémentarité entre les différentes équipes et les modalités de coopération entre elles doivent être clairement présentée. Chronogramme des activités (Fiche I-a : 1 à 2 pages) Le chronogramme doit être présenté de manière à avoir une planification rigoureuse des activités par mois ou par trimestre sur toute la période que couvre le projet. Diffusion et valorisation des résultats Un plan de diffusion et de valorisation des résultats doit être présenté de façon concrète et réaliste

28 28 Les Moyens Moyens nécessaires au projet La description des moyens nécessaires à la réalisation du projet facilitera l élaboration du budget. Il s agit des moyens : o humains : chercheurs, techniciens et personnel de soutien ; o physiques : infrastructures et équipement ; o financiers pour les déplacements, le payement du personnel occasionnel, l achat de petits équipements et de consommables Moyens déjà disponibles La disponibilité de certains de ces moyens, conditionne l octroi du fonds. C est pourquoi il est nécessaire de les répertorier au niveau des institutions hôtes. Ces moyens constituent, logiquement la contrepartie fournie par ces institutions et consistent notamment en personnel permanent et équipement utilisables par le projet. Budget (fiche I-b ) Le budget fera apparaître le coût total du projet et la demande au Fonds Compétitif. Pour rappel les seules rubriques éligibles sur FC sont : o L'équipement (petits équipements agricoles, équipements informatiques et de télécommunication, petit équipement de laboratoire) ; o Les intrants agricoles et produits de laboratoire ; o La maintenance des infrastructures et équipements utilisés par le projet ; o La main d œuvre occasionnelle ; o Les transport et déplacements (perdiem) ; o Les pièces de rechange de véhicules et motos ; o Les frais d entretien/réparation de véhicules et motos ; o Les frais de carburant et lubrifiant ; o Le mobilier et matériel de bureau ; o La documentation ; o Les analyses de laboratoire, analyses biométrique et autres services fournis par une institution tiers ; o L'édition (rapports et publications) ; o Les ateliers, les séminaires et la formation ; Plan de décaissement des fonds alloués Le plan de décaissement précisera le montant à débloquer au démarrage, périodiquement et à la fin du projet. Une avance de 30% sera octroyée dès la notification de l approbation du programme d exécution technique et financière. Les autres décaissements de fonds seront fonction des rapports techniques et financiers produits et approuvés. Cadre logique (fiche I-c : 2-3 pages) Le cadre logique est formulé sous forme d un tableau synoptique présentant les indicateurs objectivement vérifiables d atteinte des résultats et/ou de réalisation des activités, de même que les sources de vérification. Références bibliographiques (1 page) Il s agit de la bibliographie relative aux travaux les plus importants effectués sur le thème ou le sujet de recherche ces dernières années qui permet de mesurer le degré de connaissances et d information des proposants sur le sujet.