Gestion de parc informatique. PCI, la société, notre démarche 3. ROI : retour sur investissement 4. Possibilités d imports & d exports 5

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2 SOMMAIRE Gestion de parc informatique PCI, la société, notre démarche 3 ROI : retour sur investissement 4 Possibilités d imports & d exports 5 GIMI Schéma général des modules 6 GIMI Gestion de parc informatique 7 GIMI Gestion des licences logicielles 16 GIMI LDAP/AD 17 GIMI Gestion code-barres et inventaire code-barres 18 GIMI Web Gestion de parc Web 19 GIMI Gestion des réservations 20 GIMI Gestion des Achats, Stocks, Budgets 21 Caractéristiques 24 2

3 PCI, la société, notre démarche Fondée en 1994, PCI a acquis une solide expérience dans la distribution de solutions logicielles dans le domaine des systèmes d information et de communication d entreprise en qualité d intégrateur. è Le contact avec les clients ainsi qu une étude de marché approfondie, nous ont amené à constater que : Hormis les grands groupes, la majorité des entreprises françaises ainsi que les collectivités Territoriales et Administrations de moyenne taille sont sous-équipées en outils performants de gestion des infrastructures (actifs informatiques, biens mobiliers, fonction achat services généraux - cette fonction étant imparfaitement traitée par les progiciels existants de type ERP, gestion des immobilisations et feuilles de calculs). Les logiciels proposés sur le marché sont pour la plupart, soit destinés aux grandes entreprises gérant des parcs extrêmement importants, d un coût, d une mise en oeuvre et d une exploitation complexes nécessitant des ressources humaines importantes (plusieurs mois d études, des temps de formation importants du fait de la complexité des produits...), soit des produits minimalistes, donnant accès à une information non exhaustive à un moment «t» mais ne permettant pas le suivi continu du parc et des actifs de l entreprise. è C est pourquoi, nos équipes ont conçu et développé le concept de Gestion des actifs GIMI qui est proposé avec succès depuis è Une présence internationale : Siège social basé à Lyon. Filiale au Québec chargée de développer notre activité sur le secteur de l Amérique du Nord. Réseau international de partenaires permettant d être au plus près de nos clients et de leur proposer la solution la plus adaptée à leurs besoins. è PCI compte aujourd hui plus de 700 clients en France, DOM TOM et dans le monde et, de nombreux nouveaux clients choisissent chaque année la suite GIMI pour gérer leurs actifs. De fait PCI, s impose aujourd hui comme l un des acteurs incontournables de la Gestion de parc. è Fort d un succès auprès des utilisateurs et fruit d un travail en partenariat étroit avec nos clients, la suite logicielle GIMI s est enrichie en fonctionnalités nouvelles et est aujourd hui disponible en 3 modules principaux fonctionnant en mode WINDOWS ou WEB via un navigateur. è Il est à préciser que la suite GIMI est l une des seules de sa catégorie à regrouper les fonctionnalités de gestion administrative, technique et financière du parc informatique et de biens d équipements, d administration de parc (inventaire, prise de main, télédistribution, cartographie réseau), d inventaire code-barres, de gestion du Help Desk et de Green IT. è Les solutions logicielles PCI permettent de résoudre les problématiques de gestion de parc, d inventaire code-barres, d administration de parc, de Help Desk et de Green IT par le biais d outils toujours plus performants, plus intuitifs permettant un gain de temps pour la maîtrise des actifs tant techniques que financiers. è La politique PCI est basée sur une circulation d informations continue entre ses clients partenaires et les équipes internes (technique et commerciale). Il en ressort une avancée globale sur les produits et l apport de solutions mutualisées pour tous nos clients sans surcoût. 3

4 ROI : retour sur investissement Service Informatique Liens avec l annuaire LDAP / Active Directory, Gestion fine du parc et de ses différents équipements, Mise à jour en temps réel avec historisation des interventions et des mutations, Parfaite connaissance de la localisation géographique, réseau et utilisateur, Parfaite maîtrise de l utilisation du temps passé au support utilisateurs et aux interventions, Affichage et contrôle instantané du contenu du parc (suivi des licences logicielles, des composants matériels), Inventaire permanent automatisé, Gestion des contrats et des garanties, Réalisation d économies sur la consommation électrique et réduction de l empreinte carbone, Alertes proactives paramétrables, Automatisation des télédistributions patches, mises à jour logicielles, Gain de temps dans la maintenance par prise de main et actions distantes sur les PC. Service achats Gestion des achats en harmonie avec le contenu du parc informatique, Suivi des commandes de consommables, composants et équipements, Suivi du portefeuille de commandes et des livraisons, Alertes sur les retards de livraison, Statistiques sur les fournisseurs avec détail des livraisons, Chiffre d Affaires généré. Gestion des stocks Suivi des stocks de consommables et de composants avec état des stocks permettant d éviter tout problème de ruptures accidentelles, ou d achats inutiles, Homogénéité avec la Gestion de parc, Optimisation de la rotation des stocks. Service Financier Inventaire précis du parc informatique avec la valeur nette comptable de chaque équipement et la connaissance des acquisitions ou mises au rebut, Préparation des états chiffrés pour les déclarations des valeurs d assurance ou de taxe professionnelle sur la valeur nette comptable, Anticipation et simulation des budgets d investissement par une connaissance précise des éléments du parc, Valorisation et répartition des coûts analytiques du parc informatique par nature et par service, Économies sur la consommation électrique des PC, Économies financières importantes par la prolongation de la durée de vie des PC au-delà de leur période d amortissement. 4 Tous services Tableaux de bord d aide à la décision avec les nombreux états standards permettant d obtenir d un seul clic de souris les renseignements techniques, commerciaux ou financiers souhaités sans passer des heures à collationner l information et à la retraiter. Accès direct des utilisateurs sur le Portail de services leur permettant de formuler des demandes de service, d intervention, ou autre. Les utilisateurs bénéficient d un temps de réponse plus rapide, et donc les temps d indisponibilité sont réduits pour les applications critiques.

5 Gestion de parc informatique Possibilités d imports & d exports Possibilités d imports & d exports 5

6 GIMI Schéma général des modules GIMI est une suite modulaire intégrée comportant les modules de Gestion de parc, Administration de parc, Green IT et Service Desk détaillés dans le schéma général des modules ci-après : Portail Service Demandes paramétrables, demandes d achats, déménagements, création, départ utilisateurs Workflow de validation interne Gestion des réservations Gestion d équipements réservables, salles de réunions Planning graphique de réservation Workflow de validation États des réservations Green IT Diagnostic consommation électrique Réduction consommation Augmentation durée de vie des postes de travail Gestion des DEEE Active Directory/LDAP Récupération des données issues de l annuaire de l entreprise Mise à jour automatique des utilisateurs Base de Données Format SQL Help Desk/Service Desk Demandes d intervention Gestion de la Hot Line Demandes, Incidents, Problèmes, Changements Planification interventions Base de connaissances Escalade, Alertes, Workflow Lien avec la CMDB Tableaux de bords, statistiques Gestion de Parc/CMDB Gestion des équipements informatiques, mobilier de bureau, téléphonie, Localisation et affectation Historique des mouvements Coûts, garanties, contrats Gestion des conformités de licences Achats/Stocks/budgets Codes-barres Alertes proactives Tableaux de bords, statistiques Administration de parc Prise de main à distance Télédistribution Cartographie réseau Taux d utilisation des logiciels Inventaire Inventaire automatique sans agent PC Windows et SNMP Inventaire PC Linux Remontée très précise des composants matériels et logiciels installés sur les PC Affectation automatique des postes de travail aux utilisateurs Inventaire code-barres 6

7 Gestion de parc informatique GIMI Gestion de parc informatique INTRODUCTION è Le module de Gestion de parc GIMI est un outil simple et efficace destiné à la gestion de parc informatique des entreprises du secteur privé ou public quelque soit leur taille. Le module de Gestion de parc Informatique fait partie de la suite modulaire GIMI qui comprend également les modules d Administration de parc, Green IT et Service Desk. Il se présente sous la forme d une interface unique regroupant l ensemble des modules. è Tout au long de notre développement nous nous sommes attachés à automatiser au mieux les tâches répétitives des services que ce soit dans les processus d inventaire et d identification des biens ou bien dans leur gestion quotidienne, améliorant de ce fait la productivité de votre service tout en optimisant les coûts. OBJectifS è Point central de l application, il permet de : Gérer les différents types d équipements (UC, écran, imprimante, matériel réseau, matériel non informatique) ainsi que leurs composants Hard et Soft (processeur, mémoire, disques durs, logiciels.). Gérer l organisation et la topologie des locaux. GIMI est un logiciel Multi-sociétés et Multi-sites, aussi il permet de gérer la localisation des différents équipements avec une notion d arborescence de site, étage, bureau jusqu au détail des prises et du lien avec les concentrateurs (hubs, switchs, routeurs). Gérer les utilisateurs et les services en lien direct avec l annuaire LDAP/Active Directory. Gérer les aspects financiers : gestion des différents types d acquisition (achat, location, leasing, prêts) avec les coûts correspondants, la gestion des contrats et des garanties avec les coûts correspondants, les dates de validité et de préavis, calcul des immobilisations, amortissements et des valeurs résiduelles. Gérer les Achats/Stocks/Budgets (option) : gestion des Stocks composants (DD, mémoire,..), consommables (cartouches encre, CD, DVD), gestion des Achats avec génération des commandes, suivi, relance, réception et gestion des Budgets avec imputation automatique du réalisé en regard du prévisionnel. Gérer l historique et de la traçabilité des mouvements des équipements depuis leur réception jusqu à leur sortie du parc. Cela inclue les réceptions, les mises en stock, les mises en service, les interventions techniques, les transferts vers d autres utilisateurs, les prêts, la sortie du parc et la mise au rebut. Gérer les logiciels avec les non conformités de licences (en lien avec le module d inventaire GIMI Scan). Suivre les interventions avec leur traçabilité. Chaque mouvement ou chaque intervention génère automatiquement l affichage d une fiche d intervention. Gérer finement les composants : les composants matériels et logiciels peuvent être saisis manuellement ou bien être remontés automatiquement par le module d inventaire automatique GIMI Scan. Gérer les alertes : le système permet la génération automatique d un certain nombre d alertes sur des dépassements (contrats en préavis ou périmés, équipements hors garantie, licences en non conformités, commandes en retard de livraison,..). Gérer des Tableaux de bord avec des fonctions d export au format texte, XML, CSV. Afficher par TreeView, fonction de Drag&Drop Importer des données au format CSV S interfacer avec l annuaire LDAP/Active Directory, outils d administration de parc comme LANDESK, Microsoft SCCM Gestion de parc informatique 7

8 GIMI Gestion de parc informatique EXPLoitation : une interface ergonomique ET conviviale è La version GIMI V10 intègre les fonctionnalités de Gestion de parc, Administration de parc, Green IT et Service Desk. Elle se présente sous la forme d une interface unique regroupant l ensemble des modules composant le logiciel GIMI. Il est ainsi possible d un seul clic de souris de naviguer d un applicatif vers un autre ou d un simple clic droit de visualiser la fiche détail d un équipement, lancer un inventaire sur ce poste, prendre la main à distance, enregistrer ou réaliser une intervention ou redémarrer le PC. è Élément fondamental d une démarche ITIL, le module de Gestion de parc informatique GIMI permet de gérer l ensemble des informations liées à l infrastructure informatique de l entreprise. è Ainsi la CMDB GIMI intègre les données liées à : L organisation (sociétés, sites, topologie des locaux jusqu au détail des bureaux et des prises réseaux), Aux utilisateurs et services, Aux biens gérés avec leurs composants, contrats, garanties, A la gestion financière avec les coûts, amortissements, valeurs résiduelles. 8

9 Gestion de parc informatique GIMI : logiciel de gestion de parc informatique Une organisation d équipe et une gestion fine des droits è L utilisateur est identifié dès le démarrage soit : via le processus d authentification Windows grâce à l annuaire LDAP/Active Directory (Single Sign On) via un mot de passe, que l application fonctionne sur un seul poste ou en réseau. Celui-ci a alors accès aux fonctions le concernant telles que définies par le responsable de l application. Une présentation par TreeView des équipements è La liste générale dresse l état du parc informatique. Elle peut être triée de nombreuses façons, des filtres permettant de n afficher que l information pertinente. Un simple clic dans cette liste permet d aller consulter directement les détails de chaque équipement. L ergonomie des écrans et états ainsi que la rapidité d accès aux données font de GIMI un outil très convivial. Le système présente la liste des biens triables par : société, site, localisation géographique, service/utilisateur, poste de travail, statut des biens (en service, en stock, en panne, à réformer, supprimé) type d équipements champs des colonnes (personnalisation des champs à afficher) Gestion de parc informatique 9

10 GIMI Gestion de parc informatique Une présentation ergonomique des équipements è Les fiches détaillées par équipement donnent : les descriptions détaillées de chaque composant d un équipement, la liste de tous les mouvements, la liste des interventions, la localisation précise et l affectation aux utilisateurs, la fiche commerciale décrivant les caractéristiques d achat ou de location, la fiche comptable et financière décrivant les conditions d acquisition et de garantie, les contrats, l analyse des coûts, l inventaire technique, la fiche Green IT sur le recyclage DEEE, la consommation électrique, La fiche détaillée d un équipement se présente sous forme d onglets et permet l affichage des informations commerciales, techniques et financières. Une fiche récapitulative paramétrable La fiche récapitulative est paramétrable et permet l affichage des données importantes pour l utilisateur. 10

11 Gestion de parc informatique è GIMI permet de gérer un nombre illimité de sociétés et de sites. Les locaux sont décrits pour chaque adresse et pour chaque société. Les utilisateurs sont identifiés par rapport à l organisation fonctionnelle de chaque société. Le lien avec l annuaire LDAP/AD permet la création automatique du poste de travail (voir chapitre Scan&Go du module d Administration de parc). Les équipements sont localisés physiquement et par rapport à l organisation géographique et humaine. Les données individuelles pour chaque équipement ou globales pour tout ou partie du parc informatique sont facilement accessibles aux utilisateurs de GIMI. Fiche utilisateur è La fiche utilisateur se présente sous forme de TreeView et peut être alimentée automatiquement par l annuaire LDAP/AD, import de données ou saisie manuelle. Les droits d accès à l application sont définis suivant les groupes d utilisateurs, sociétés et sites et les modules. La fiche utilisateur est alimentée automatiquement par lien avec l annuaire LDAP/AD, import de données ou saisie manuelle. Gestion de parc informatique 11

12 GIMI Gestion de parc informatique Gestion physique et de l environnement géographique è Le schéma de câblage du réseau est défini par rapport aux locaux et aux concentrateurs des salles informatiques. Il peut être automatiquement dessiné par l application avec le logiciel de Cartographie Réseau (composante du module d Administration de parc). Les équipements connectés au réseau sont identifiés pour chaque prise. Ils sont ainsi facilement localisables tant par rapport à leur lieu d implantation que par rapport à leur adresse IP. Les équipements non connectés au réseau sont localisés physiquement. Gestion technique è Chaque équipement est défini par rapport à des composants. Le responsable informatique détermine les composants utiles pour ses besoins de gestion. Il obtient ainsi des descriptions techniques correspondant à ses propres paramètres de gestion. De nombreux exemples sont fournis avec le logiciel. Les composants sont alimentés automatiquement par le module d inventaire GIMI Scan. 12

13 Gestion de parc informatique Gestion des évènements è Dès la date d entrée dans la société, les événements relatifs à un équipement (mise en service, ajout de composants, transfert d utilisateurs,...) sont mémorisés. Le responsable peut à tout moment retracer les évènements ayant trait à un équipement et donc avoir l historique de celui-ci. Gestion des interventions è En lien avec le module de Gestion du Help Desk, GIMI permet de visualiser toutes les interventions portant ou non sur des équipements. Elles sont tracées pour chaque équipement et récapitulées dans le carnet des interventions. Gestion des contrats è Le service informatique gère une quantité croissante de contrats tels les locations, leasings, assurances, maintenances ou prestations. GIMI permet de suivre ces contrats par fournisseur, type de contrat, détail des prestations (forfait, régie, jeton, ), de gérer les pièces jointes, de savoir à quels équipements ils se rapportent et surtout d anticiper les dates d échéance et de renouvellement. Les contrats sont reconductibles ou non ; leur coût est intégré dans le TCO (coût de possession) de l équipement. A noter qu il peut être intégré dans la gestion budgétaire si le module est présent. Gestion des garanties è Lors de l entrée dans le parc les informations de garantie et d extension de garantie sont saisies. Il est très aisé de savoir à tout moment quels sont les matériels sous garantie, ceux qui ne sont pas ou ne sont plus garantis. Gestion comptable è Pour les biens achetés, GIMI propose une liste générale des équipements immobilisés avec leur n d immobilisation. Les amortissements et les valeurs résiduelles sont calculés à partir du prix d achat de l équipement et de ses composants. En cas de location, une liste générale des équipements loués indiquant les contrats de location et les coûts associés est disponible. 13 Gestion de parc informatique

14 GIMI Gestion de parc informatique Coûts d un équipement è Les coûts d un équipement portent sur l amortissement, la location, les achats de composants et pièces de rechange ainsi que les garanties et les contrats. Ils sont également récapitulés pour l ensemble du parc. Catalogue è Le catalogue défini tous les articles gérés par le responsable. Il est construit de la même manière qu un catalogue de vente par correspondance. Il est découpé en catégories puis en familles... jusqu à l article. Il permet de définir les composants des équipements, de passer les commandes aux fournisseurs, de suivre les stocks de composants et de consommables. Évolutions è GIMI permet de suivre les caractéristiques des composants intégrés dans les équipements. Cette connaissance fine permet de prévoir et de préparer les évolutions du parc informatique. Tableaux de bord, statistiques et états è GIMI propose un certain nombre de tableaux de bords et des statistiques liés aux informations commerciales, techniques et financières du parc. Il est à préciser que tout tableau est exportable vers, Excel, CSV, XML, d un simple clic droit. Les états permettent de suivre les principaux éléments constitutifs du tableau de bord du gestionnaire informatique. De plus, un tableau de bord entièrement personnalisable vous permet de choisir les données que vous souhaitez afficher, et ainsi gagner en productivité. 14

15 Gestion de parc informatique. Imports, exports de données, générateur d états è IMPORTS DE DONNéES Le module d imports de données GIMI vous permet d importer vos propres données au format CSV (import du parc, des utilisateurs, des postes de travail, des contrats, des données financières). Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps au démarrage de l application et évite de fastidieuses saisies. Il est à préciser que les imports peuvent se faire de façon incrémentale. è EXPORTS DE DONNÉES ET GÉNÉRATEUR D ÉTATS Toutes les données du logiciel GIMI (format SQL SERVER, ORACLE) sont accessibles via ODBC. Tout outil ODBC peut donc accéder à la base de données (le dictionnaire étant fourni sur demande). Nous avons intégré le générateur d états Crystal Report afin de personnaliser les éditions de rapports, tableaux, statistiques. Un runtime développeur est nécessaire. De plus dans le logiciel GIMI, tous les tableaux sont exportables par un simple clic droit au format XLS, CSV, XML. Toute requête sur la base de données pourra être exécutée via le requêteur SQL intégré. Gestion des alertes è Ce module présente des alertes proactives qui permettent aux différents gestionnaires d être informés automatiquement sur des actions à accomplir : Financières (commandes en retard de livraison, articles à réapprovisionner, équipements non garantis, contrats ayant atteint leur date de préavis), Techniques liées au module d inventaire (par ex disque dur ayant une place disponible inférieure à une valeur définie, ou tout changement : ajout, modification, suppression de composant réalisé entre 2 scans), Conformité des licences (écart entre licences acquises et licences installées), Ces alertes sont affectées par profil utilisateurs et peuvent être envoyées par courriels. Gestion de parc informatique 15

16 GIMI Gestion des parc licences informatique logicielles Objectifs è Avoir une vue globale des logiciels installés sur le parc è Contrôler leur conformité au regard des types de licences et de leurs acquisitions è Vérifier que les licences sont installées auprès des bons utilisateurs è Faire le lien avec la gestion des achats Principe Exploitation L inventaire GIMI Scan remonte les informations logicielles et matérielles du parc. Les configurations existantes dans la CMDB GIMI sont alors mises à jour avec les données de l inventaire (OS, logiciels installés, écran, mémoire, processeur...). è Le module de Gestion des logiciels GIMI permet de : Créer les logiciels de manière automatisée en se basant sur les remontées de l inventaire GIMI Scan Différentier les logiciels des correctifs et des drivers Gérer les différents modules et versions des logiciels Créer et gérer différents types de licences (volume, unité, OEM...) Faire le lien avec la gestion des achats et des stocks Gérer les attributions (équipement, utilisateur, service, site, société...) Générer des alertes sur non conformité, et sur non utilisation de la licence attribuée Faire le lien avec le module de télédistribution GIMI TLD Connaître le taux réel d utilisation des logiciels (nécessite le module Taux d utilisation) 16

17 Gestion de parc informatique GIMI LDAP/AD è Le connecteur GIMI LDAP permet de faire le lien entre l annuaire LDAP/Active Directory et l applicatif GIMI. Il permet ainsi la mise à jour automatique dans GIMI des données d organisation (société, site, bureau, N de prise), des utilisateurs (nom, prénom, tel, ,..), des centres de coûts, des profils de connexion. Cette mise à jour fastidieuse est ainsi automatisée. Le principe résidant dans la création d un modèle permettant la mise en correspondance des champs issus de l annuaire AD avec les champs de la base de données GIMI. IMPortant ; Il est à noter qu il est également possible de mettre à jour l annuaire LDAP via les données de GIMI. La mise à jour dans GIMI est automatisée lors du scan d un PC (interrogation du profil login et mise à jour de la fiche) ou lors d une saisie de demande d intervention par un utilisateur depuis le module Help Desk. Cette mise à jour pouvant également être réalisée en manuel. L association avec le module d inventaire GIMI Scan permet d affecter automatiquement les postes de travail aux utilisateurs et ainsi gagner en productivité (voir concept Scan&Go du module d Administration de parc). LDAP/AD 17

18 GIMI Gestion code-barres et inventaire code-barres Introduction La législation imposant un inventaire physique annuel, GIMI vous permettra d inventorier et de suivre vos biens efficacement et simplement. Objectifs Identifier les équipements dès leur acquisition par une étiquette code-barres et permettre leur suivi dans le temps. è L édition des étiquettes code-barres avec choix du type de code-barres et personnalisation des champs à imprimer è Le relevé physique des biens par PDA lecture code-barres autonome è La réinjection dans le parc des données inventoriées è Le contrôle de l existence et de la bonne affectation des équipements è La gestion automatique des changements: réaffectation des biens ayant déménagé. Basée sur la technologie PDA sous Windows CE, notre solution d inventaire offre l avantage d utiliser des matériels standards du marché. Il peut s agir d un simple PDA sur lequel sera rajouté une solution de lecteur code-barres ou des terminaux plus industriels de type PDA durcis. Le lien d import de données avec l applicatif GIMI permettra de récupérer les données organisationnelles (localisations physiques, utilisateurs, postes de travail) ainsi que les données techniques (types de biens, composants). Le lien d export de données permettra la mise à jour et l intégration des données dans GIMI. GIMI permet la création ainsi que l édition des codesbarres des différents équipements. Les étiquettes code-barres pourront être collées sur les différents équipements pour identification visuelle et collecte d inventaire. 18

19 Gestion de parc informatique GIMI Web Logiciel de Gestion de parc mode Web GIMI Web : état du parc et des équipements è Intégrée dans le Portail Services, cette option au module de gestion de parc vous permet de réaliser les opérations de gestion courante suivantes : Visualisation de l état du parc Accès au détail d une fiche Visualisation et modification de tous les éléments d un équipement Création d équipement Mouvement / transfert Mise en service Intervention technique Accès au détail des interventions è Véritable complément de la version Windows, cette option vous fera gagner un temps précieux lors de vos interventions et de vos déplacements. GIMI Web : fiche équipement Web Gestion de parc mode Web 19

20 GIMI Gestion des réservations En complément du module de Gestion de parc et de Service Desk, ce module 100% Web permet aux utilisateurs via un navigateur Internet de visualiser les salles de réunion et les équipements de prêts, contrôler leur disponibilité et générer une demande de réservation. Le superviseur réalise le suivi et le contrôle des affectations et des mouvements. è Gestion des équipements de prêts è Gestion des salles de réunion è Gestion des disponibilités è Planning des réservations et des affectations è Possibilité de réservations périodiques et de réservations de plusieurs biens en simultané è Validation et supervision des réservations è Lien avec la messagerie GIMI Web : liste des équipements réservables è Pour chacun des équipements, via le planning hebdomadaire ou quotidien, les utilisateurs vont connaître en temps réel les dates de disponibilité, de réservation ainsi que la personne à qui il est affecté. è Pour chacun des équipements cinq statuts sont gérés : Libre Réservation par un utilisateur Réservation confirmée par le responsable Réservation en cours Réservation terminée è A chacun des stades un mail de confirmation est automatiquement envoyé par le système. Le planning des réservations permet de visualiser par jour et par équipement son état de disponibilité ainsi que son statut. Gestion des réservations: planning des réservations 20

21 Gestion de parc informatique GIMI Gestion des Stocks / Achats / Budgets INTRODUCTION Regroupé dans le module Financier, le module de Gestion des Achats, Stocks, Budgets GIMI permet de gérer les stocks, saisir et réceptionnner les commandes et suivre en temps réel les budgets d investissement et de fonctionnement. Il offre l avantage d intégrer cette fonction financière dans l entreprise depuis un référentiel unique et ainsi d éviter des doubles saisies ou des interfaces complexes avec des outils tiers. OBJectifS è Outil de gestion périphérique, il permet de : Gérer les commandes, les réceptionner, les intégrer dans le stock Gérer les stocks de consommables, composants et d automatiser les réapprovisionnements Gérer et suivre les budgets des services Suivre l activité des fournisseurs CIBLE Il est destiné aux Services informatiques qui sont confrontés à cette problématique de gestion. EXPLoitation Gestion des Stocks è Le module de Gestion des Stocks GIMI permet la gestion des stocks de composants, de consommables et d équipements par références articles. Ne sont gérées en stock que les références choisies. Gestion des stocks composants et consommables en lien avec les équipements Suivi des mouvements (entrée, sortie, transfert, régularisation d inventaire, mise au rebut) Gestion des niveaux de stock avec alertes (quantité mini, seuil de réapprovisionnement, quantité économique d achat) Gestion des fournisseurs avec tarifs Lien avec le module Achats pour les commandes, réceptions et l intégration automatique dans le stock Suivi des consommations par services, utilisateurs, équipements Statistiques sur les réceptions par article et par fournisseur Lien avec le Portail Services permettant au demandeur d accéder au catalogue et de faire une demande d achat. Gestion des Stocks / Achats / Budgets 21