Bienvenue au workshop "Le nouveau certificat de salaire"

Transcription

1 Bienvenue au workshop "Le nouveau certificat de salaire" Le nouveau certificat de salaire - comment gérer son introduction?

2 Présentation des orateurs Orateur et interlocuteur pour les questions ayant trait au certificat de salaire: Xavier Pan Expert diplômé en finance et controlling Succursale de Lausanne Tél: / Fax:

3 Programme Pourquoi un NCS (nouveau certificat de salaire)? Réglementation transitoire Conception du NCS Cadre juridique Comment organiser l introduction du NCS? 3

4 Pourquoi un NCS? Uniformité sur le plan suisse Système postnumerando Harmonisation: Impôts directs, AVS, TVA Meilleure visibilité sur les prestations accessoires (fringe benefits) Meilleur instrument pour la préparation et la transparence de la déclaration d impôts Utilisation facilitée pour le traitement informatique et le scanning 4

5 Conception du nouveau certificat de salaire : 5

6 Conception du NCS Tout employeur a l obligation de délivrer un certificat de salaire annuel Ce dernier doit être conforme aux principes suivants: Intégralité Sincérité Clarté Addition des éléments de revenus Revenus bruts 6

7 Conception du NCS En-tête et pied de page x x x Monsieur Jean-Pierre Martin Pl. Pépinet no Lausanne 7 Lausanne, le Exemple SA Rue de Bourg Lausanne, M. Jacques Tanin 021/

8 Chiffre 1: salaire brut Font partie du salaire brut (principe brut) Salaire ordinaire, 13ème, paiement d heures supplémentaires, paiement des vacances Allocations, (allocation familiale: voir chiffre 15) Primes Commissions Indemnités de trajet Contributions au comptant aux repas pris au lieu de travail, etc. 8

9 Chiffre 2: prestations accessoires en nature Déclaration des prestations en nature dont la valeur vénale ou la valeur marchande peut être estimée Mise à disposition par l employeur d un logement et prise en charge de la nourriture : voir la notice N2 de l'afc pour le logement et la nourriture (voir classeur) 9

10 Chiffre 2: prestations accessoires en nature Exemple : appartement de service Valeur marchande = CHF 900/mois Déduction du salaire = CHF 600/mois La différence de CHF (12 mois à CHF 300) doit être déclarée sous chiffre 2 A ne pas mentionner sous chiffre 2, les prestations en nature difficiles à estimer. Ces dernières doivent figurer sous chiffre 14 10

11 Chiffre 2.2: part privée voiture de service Saisie effective au moyen du livre de bord selon barème kilométrique du TCS ou Forfait de 0.8% du prix d'achat par mois (sans TVA) mais au minimum CHF 150 par mois (valeur fixée dans le contrat de leasing pour paiement comptant). Des taux inférieurs à 0.8% sont possibles, les autorités fiscales des cantons restent compétentes en la matière (uniquement pour le taux). Si l'employé prend des frais considérables à sa charge Cocher la case F et mention sous chiffre 15 Observations Part privée pour voiture de service à vérifier par les autorités fiscales 11

12 Chiffre 2.2: voiture de service à usage mixte Exemple : Part privée CHF à 9.6 % = CHF TVA prestations à soi-même (1%) = CHF 483 Cotisations AVS/AI/AC/APG/AF/LAA ainsi que ass. indemnité journalière et ass. compl. LAA de 18% p.ex. = CHF 916 Charges soc. de l employé 6.05% = CHF 308 Pas de déduction pour le trajet du domicile au lieu de travail (lettre F) 12

13 Chiffre 3: prestations non périodiques Déclarer sous chiffre 3 les prestations suivantes: Bonus (en fonction du bénéfice) Indemnités de déménagement Primes pour ancienneté de service, etc. Primes d engagement et indemnités de départ 13

14 Chiffre 4: prestations en capital Déclarer le versement de prestations en capital par l employeur visant à dédommager les prétentions de l'employé soit : Indemnités de départ à caractère de prévoyance Prestations en capital à caractère de prévoyance Versements différés de salaire But: présentation des prestations à traiter le cas échéant de manière privilégiée sur le plan fiscal. 14

15 Chiffre 5: droits de participation Déclarer la différence entre la valeur vénale des actions ou options reçues par les employés et la valeur d acquisition, les détails y relatifs doivent être mentionnés dans une feuille annexe Les droits de participations octroyés par une société proche sont également à déclarer 15

16 Chiffre 5: droits de participation (suite) Dans les cas suivants, il n y a pas lieu de déclarer les participations sous chiffre 5 mais en mention sous chiffre 15 Observations soit: participation de collaborateur avec droits d'expectative options non encore imposables lors de l'attribution nature ou montant de la participation non encore connus au moment de l'attribution 16

17 Chiffre 6: indemnités des membres du conseil d'administration Indemnités versées à une personne en sa qualité de membre du conseil d'administration, à titre de salaire, notamment: Indemnités des membres de conseils d'administration Jetons de présence Tantièmes 17

18 Chiffre 7: autres prestations Toutes les prestations de l'employeur appréciables en argent et qui n'ont pas encore été déclarées: Allocations versées par l'employeur (p.ex. indemnités journalières, allocations pour perte de gain) Cotisations à des assurances sociales prises en charge par l'employeur pour le compte de l'employé Autres prestations (caisse-maladie, prévoyance libre comme pilier 3a, assurances-vie) 18

19 Chiffre 10: prévoyance professionnelle Chiffre 10.1: cotisations ordinaires Chiffre 10.2: cotisations pour le rachat dans la prévoyance professionnelle Si l employeur prend à sa charge les cotisations, celles-ci devront être déclarées à la fois comme une prestation imposable sous chiffre 7 et déduites sous chiffre 10.1 (remonter au salaire brut) Les montants au titre de rachat payés par l'employé lui-même doivent être attestés séparément par l'institution de prévoyance 19

20 Chiffre 13: frais - définition Il s agit de l ensemble des frais remboursés à l employé qui sont justifiés par l usage commercial (p.ex. frais de voyage en train pour se rendre chez un client) 20

21 Chiffre 13: frais effectifs / forfaitaires Frais effectifs Frais effectifs de voyage, de repas et de nuitée Autres frais effectifs Frais forfaitaires Représentation Voiture Autres frais 21

22 Chiffre 13.1: frais effectifs Le montant des frais effectifs doit en principe être déclaré à l exception: Règlement des frais approuvé Respect des taux maximums Dans ces deux cas, la société fera figurer une X dans la case sous chiffre

23 Chiffre 13.1: respect des taux maximums CHF 30 par repas (base effective maximum CHF 35) Les menus frais journaliers CHF 20 par jour Frais de voiture de CHF 0.70 par km Autres frais: remboursement des frais effectifs contre justificatifs originaux 23

24 Chiffre 13.2: frais forfaitaires Les frais forfaitaires ne doivent en principe pas être supérieurs aux frais effectifs Les frais forfaitaires doivent toujours être déclarés dans le certificat de salaire (même s'il existe un règlement des frais) La mention «Règlement de frais agréé par le canton de le» doit figurer au chiffre 15, le cas échéant 24

25 Chiffre 13.3: contributions au perfectionnement Indiquer toutes les indemnités versées sous forme monétaire Indiquer les contributions versées à un tiers, (p.ex. à des instituts de formation), si elles excèdent CHF par an Formation = perfectionnement (pour la fiscalité de l employé) 25

26 Chiffre 14: prestations salariales accessoires Principe Toutes les prestations salariales accessoires qu'il est difficile d'estimer et qui ne sont pas reportées sous chiffre 2 (sans spécifier le montant) A ne pas mentionner Les prestations minimes p.ex. les rabais habituels dans la branche, certaines prestations inférieures à CHF 500 par cas (selon directives AVS) 26

27 Prestations non imposables ne devant pas figurer dans le certificat de salaire Abonnement CFF demi-tarif Franchise de CHF 600 par an sur les chèques REKA Cadeaux de Noël, d'anniversaire ou autre d'une valeur de CHF 500 au maximum par cas Utilisation privée d'outils de travail (téléphone portable, ordinateur, etc.) Chèques repas jusqu'à CHF 180 par mois 27

28 Prestations non imposables ne devant pas figurer dans le certificat de salaire (suite) Place de stationnement gratuite sur le lieu de travail Participation aux frais de consultation médicale demandée par la caisse de pension ou par l'employeur dans le cadre de la prévoyance Participation aux cotisations de clubs et d'associations à hauteur de CHF par cas (participation aux cotisations des associations faîtières illimitée) Octroi de rabais sur les marchandises destinées à un usage personnel et habituels dans la branche concernée 28

29 Prestations non imposables ne devant pas figurer dans le certificat de salaire (suite) Contributions aux frais de crèches qui offrent une réduction sur le prix des places aux collaborateurs Offre de miles pour les voyages en avion Billets d'entrée à des évènements culturels, sportifs ou sociaux jusqu'à CHF 500 par évènement Paiement des frais de voyage du conjoint ou du partenaire qui accompagne l'employé en voyage d'affaires 29

30 Chiffre 15: observations Nombre de jours ayant donné lieu au versement d'indemnités pour perte de gain Agrément d'un règlement des frais Délivrance de plusieurs certificats de salaire Engagement à temps partiel (mention du degré d'occupation souhaitée par les autorités fiscales) Participations de collaborateurs (remarques supplémentaires) Indication des frais de déménagement remboursés par l'employeur pour des raisons professionnelles 30

31 Rappel du cadre juridique des certificats de salaire Responsabilité de l employeur Le certificat de salaire délivré doit être établi selon le principe de la sincérité et de l'intégralité des informations communiquées L'employeur a l'obligation d'établir un certificat de salaire Responsabilité solidaire pour l'impôt soustrait 31

32 Sanctions en cas de non respect des directives Violation intentionnelle ou par négligence d'obligations de procédure: amende jusqu'à CHF 1 000, en cas de récidive jusqu'à CHF Participation intentionnelle à la fraude fiscale (complicité): amende jusqu'à CHF au plus Falsification d'un document: amende et risque de poursuites pénales 32

33 Introduction du nouveau certificat de salaire Fixer la date d'introduction Planifier les différentes étapes Commander les mises à jour de logiciel / Choisir un logiciel adapté Décision(s) quant à l adaptation du système de rémunération et récapitulation des implications (p.ex. contrat de travail, règlement des frais) 33

34 Introduction du nouveau certificat de salaire (suite) Adapter le plan comptable et les méthodes de comptabilisation des salaires Procéder aux demandes d agréments auprès des autorités fiscales pour les règlements des frais ou pour d autres points spécifiques (valorisation des avantages en nature) 34

35 Introduction du nouveau certificat de salaire (suite) Gérer la communication aux employés Former les collaborateurs chargés du traitement des salaires Procéder aux essais et tests Démarrer la production avec la nouvelle version en

36 Les avantages d un règlement des frais approuvé par les autorités fiscales Sécurité lors de contrôles des autorités fiscales (et sociales) Pas d'obligation d'attester les frais effectifs Dispense de présenter un justificatif de vraisemblance pour les frais forfaitaires Valable dans toute la Suisse 36

37 Merci de votre attention Nous répondons volontiers à vos questions 37

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