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1 BELGIE - BELGIQUE PB 9099 GENT X BC Afgiftekantoor 9099 Gent X / P /Bimestriel Nr 37 Mars-Avril 2013 Pour changer la façon dont vous concevez la collaboration! Comment pourrions-nous définir la collaboration de manière telle qu elle apparaisse en tant que challenge? A une époque où la Collaboration est au centre de chaque article dans l industrie, de chaque événement, de chaque key note et de chaque agenda de réunion, dans un contexte où d anciennes technologies mortes forment la toile de fond, quelles sont nos chances de parler de l essence de la collaboration alors que la plupart d entre nous doivent recourir au dictionnaire lorsqu il s agit de la définir? Page 15 La chambre d hôtel du futur, vraiment? Les meetings ont à se focaliser sur le contenu et non plus sur la destination L industrie du meeting, et spécialement l énorme marché des meetings d associations, connaît des transformations permanentes. Observer, analyser et prendre les bonnes décisions face à ces changements constitueront les challenges qu il faudra relever pour rencontrer le succès. La réception en question: pour ou contre le front desk dans les hôtels? Le front desk des hôtels, la réception traditionnelle, a du plomb dans l aile et vit peut-être ses derniers jours. La réception a pourtant été incontournable, et de nombreux films la mettent en scène avec talent (Hitchcock avec Cary Grant, par exemple). C est une question essentielle pour les hôtels: dans quelle direction faut-il aller, quels seront les désirs des voyageurs demain? Chaque expert possède sa propre boule de cristal et il n est pas étonnant qu il n y ait pas à proprement parler de consensus qui se dégage. Page 3 Page 12 Page 9 Les distributeurs revendeurs réagissent Réactions recueillies lors du Wainhouse Research Collaboration Summit qui s est tenu le 28 janvier au Barbizon Palace, Amsterdam. Des principaux distributeurs revendeurs d Angleterre, d Allemagne, et d Espagne ont évoqué les défis auxquels sont confrontées les entreprises d aujourd hui face à la vidéoconférence, aux communications unifiées et aux challenges mobiles. Page 16 Investir dans des solutions Les cinq tendances des meetings Page 20 Page 2 Plus jamais comme avant! Page 16 10

2 Les grandes tendances des voyages d affaires Le domaine des voyages d affaires, des réunions et de l industrie du meeting, comme tout autre domaine, évolue d année en année. que les problèmes économiques ont été prédominants ces derniers Alors temps, il semble que 2013 va connaître un changement de tendance, déclare Jorge Rubio Navarro, de l Office du Tourisme espagnol à Chicago. De plus en plus de contacts intimes Il poursuit: il existe de bonnes perspectives pour le secteur des voyages d affaires en Espagne et nous sommes prêts pour accueillir un plus grand nombre de voyageurs d affaires internationaux. Ces déclarations optimistes sont Jorge Rubio Navarro corroborées par d autres indicateurs, au niveau mondial. Les chiffres démontrent en effet que les hommes d affaires vont voyager davantage et rencontrer plus de monde qu avant: plus d un milliard de voyages à l étranger en 2012, selon les données de l organisation mondiale du tourisme, contre 450 millions en 1990! Orlando, Londres, Shanghai et la Riviera Maya (Mexique) sont susceptibles d être les meilleures destinations pour des réunions d affaires, selon Global Meetings Previsions. Las Vegas, Barcelone, Singapour et San Juan (Puerto Rico) sont également citées, de même que Berlin, Vienne, Madrid, Mexico, New York et la Thaïlande. Mais les rencontres seront plus finement élaborées, elles réuniront les personnes clés, et même lors de congrès, il y aura aussi le souci de concevoir des sous-réunions en tête-à-tête Shaun Casey qui favorisent les contacts plus intimes. Une autre manière de rechercher le bien-être Une tendance forte, aussi: aucune crainte à avoir que les réunions en ligne remplacent les réunions réelles. Plutôt que de se focaliser sur ce faux problème, la question doit être de réfléchir à l intégration de la technologie dans les réunions. Dans cet esprit, on peut imaginer que la technologie aidera à consolider les communautés via les média sociaux, les réunions web et le streaming vidéo. Le bien-être des participants aux congrès sera toujours recherché, mais d une manière différente de celle qu on a connue précédemment. Ainsi la restauration s oriente-elle vers une recherche d options plus saines et les dérivatifs prendront-ils de plus en plus le chemin des cures de remises en forme, de mini-traitements entre les sessions ou de promenades axées sur la santé des participants. Les cinq tendances des meetings Les agences de voyage spécialisées dans les congrès et séminaires devront se différencier et s impliquer dans les besoins de leurs clients et se montrer dynamiques en sortant des sentiers battus, comme le dit Shaun Casey, directeur régional EMEA pour Pacific World. Le prix des transports aériens restera stationnaire ou l augmentation sera très raisonnable, selon la Global Business Travel Forecast. Il faudra juste faire attention aux frais optionnels, très en vogue. Quant aux chambres d hôtels, c est en Amérique du Nord qu elles augmenteront le plus. On parle d une hausse de 2 à 7% pour les hôtels de moyenne gamme et de 4 à 9% pour le haut de gamme. En Europe, la hausse restera modérée et dans la fourchette de 0,5 à 5%. Écoutons André Fournier, vice-président des ventes et du marketing pour Destination Hotels&Resorts : Les gens pourraient organiser plus de meetings, mais ils restent prudents à propos de l évolution des budgets en la matière. Il y a une croissance, mais c est une croissance prudente. C est dans cette optique de prudence que Destination Hotels & Resorts a récemment effectué un sondage auprès des organisateurs de meetings et de congrès, afin de déterminer ce qu ils recherchent. De la nourriture saine! Au niveau de l emplacement de la manifestation, un souhait: que l endroit soit facile d accès. En filigrane, ceci implique arriver dans un grand aéroport et un temps de transfert minimal à l hôtel, afin de disposer d un maximum de temps pour les réunions et les réseautages. Le respect de l environnement devient un vrai souci: 45% des répondants estiment qu il s agit d un point important, et 18% disent que c est un aspect très important. Comme le souligne Fournier, on se sent presque honteux ou coupable si on ne fait pas quelque chose. La nourriture doit être saine, et c est 78% des organisateurs qui l exigent. Dans cette optique d aliments bons pour la santé, il est intéressant de constater que seulement 10% des organisateurs pencheraient pour une nourriture signée par un grand chef. J aurais eu tendance à penser qu il y aurait eu davantage de demandes pour des plats préparés par des grands chefs, avoue Fournier. La tendance est forte et va même plus loin: certains estiment qu il faudrait s approvisionner localement en produits saisonniers et qu il faudrait même organiser des sorties dans les fermes de la région pour en apprendre davantage sur les endroits d où les repas vont provenir. Sports et technologie! Mais la santé dépasse la seule nourriture. 54% des gens indiquent que des options actives dans les activités de teambuilding, seraient du plus grand intérêt. On pense surtout à entrer dans l environnement, à faire de l exercice et à se dépenser. Parcours fléchés, détermination des cheminements à la boussole, petits chemins à arpenter, voilà quelques activités en guise d exemple. Le recours à la technologie fait partie des attentes des personnes interrogées. Les hôtels et centres de congrès doivent offrir le Wi-Fi gratuit et performant, et se monter accueillants vis-à-vis des Smartphones et autres tablettes. Et ce n est pas tout: la transmission multimédia en continu, les conférences Web et la production vidéo sur le site sont également citées et considérées comme hautement désirables! On retrouve ici la tendance déjà détectée ailleurs qui consiste à enrichir un événement en le rendant hybride et en permettant aux personnes distantes de s associer à la manifestation. 2

3 Les meetings ont à se focaliser sur le contenu et non plus sur la destination Par Christian Mutschlechner, Directeur du Vienna Convention Bureau L industrie du meeting, et spécialement l énorme marché des meetings d associations, connaît des transformations permanentes. Observer, analyser et prendre les bonnes décisions face à ces changements constitueront les challenges qu il faudra relever pour rencontrer le succès. Les meetings d associations ont connu une structure plutôt stable depuis de nombreuses années, mais, aujourd hui, il y a des discussions en cours et des adaptations, voire de réels changements. Certains d entre eux, qui s avèrent aussi des opportunités potentielles, sont les suivants: Les dirigeants, souvent bénévoles, des associations, sont généralement informés par un staff professionnel. Leur besoin est de comprendre que les meetings scientifiques ne sont plus de l art pour l art, mais qu ils sont des plateformes pédagogiques intenses les participants cherchent d excellentes occasions de réseau- contenu et de l organisation. Cependant, les associations doivent également tenir compte que nous entrons de plain-pied dans une ère événementielle multigénérations, en ceci que nous devons aussi gérer les jeunes générations férues de technologie (et il s agit de la rendre disponible), qui réclament des mises en route plus flexibles, davantage d appareils dans les salles de conférence et dans les aires communes, ainsi que plus d interactivité. Mais en même temps, nous devons continuer à nous adresser aux Anciens, qui ont, eux, des attentes et des besoins physiques différents lors d un meeting, et qui, par exemple, réclament Christian Mutschlechner été évoqués nous en entendons parler chaque jour D un autre côté, aucun secteur ne peut délivrer une formation continue comme le font les meetings médicaux. Nous verrons moins de participants sponsorisés par l industrie, ce qui, à mon avis, ne signifie pas que les milieux pharmaceutiques vont déserter les meetings médicaux mais que le contenu sera plus que jamais le roi absolu! Et l attrait touristique de la destination s effacera encore davantage. Déjà aujourd hui, les meetings médicaux veulent se focaliser sur le contenu et non plus sur la destination. En suivant avec attention les discussions et les développements en cours, nous comprendrons mieux comment développer des réponses à ces questions. Keizershoevestraat, Wilrijk - Belgium Tel: Fax: Website: Directeur de la Publication Jean-Pierre Thys Rédaction Jean-Claude Lesuisse Traduction Babel Ophoff Vertalingen Impression Lowyck Editeur responsable Jean-Pierre Thys Keizershoevestraat, Wilrijk - Belgium Communications Business Solutions paraît 6 x par an. Online registration forms on our website will be considered for a regular free copy. Abonnement Version imprimée: 35 (Belgique) 45 (Etranger). Tous droits de reproduction réservés pour tous les pays. La reproduction de textes (même partielle) est interdite sans la permission de l éditeur. Member MPI (Meeting Professional International) Member ICCA (International Congress and Convention Association) Communications Business Solutions est également disponible en néerlandais et online en français, en néerlandais et en anglais.. se profile à l horizon. Certains d entre eux s imposeront vite, d autres apparaîtront plus tard, d autres encore ne verront peut-être jamais le jour, mais il nous faut surveiller, suivre et discuter tous ces différents points avec nos clients et nos fournisseurs. tage et de formation, sans oublier une bonne planification du programme. Aujourd hui plus qu avant, les associations doivent se battre pour obtenir la présence de chaque participant, pour le convaincre que leur meeting sera le meilleur dans son domaine et qu il s agit d un must que d être là. Un service optimal et un meilleur contenu assureront aux participants leur retour sur investissement, et c est essentiel, car ce sont eux, les participants, via leurs inscriptions, qui paient la facture. Les associations, européennes en particulier, peuvent créer une plateforme reconnue de communication et de formation, qui soit attractive, non seulement pour les participants européens, mais qui intéresse aussi les participants émanant de pays étrangers les éléments clés de l intérêt continuant d être la qualité du des sièges de qualité. Ceci crée de nouveaux challenges aux hôtels et aux salles, qui doivent s adapter aux deux aspects de ces choses. Les associations doivent tenir compte elles aussi de ces deux points de vue et coopérer avec les établissements pour arriver à proposer une offre qui pourra être facilement et confortablement acceptée par tous les participants. Les meetings médicaux méritent qu on s y attarde. Les développements ci-dessus ont conduit à des réactions différentes de la part des firmes pharmaceutiques. Nous avons déjà remarqué, au cours de ces dernières années, une modification quant à la participation et concernant le sponsoring de l industrie pharmaceutique lors des meetings médicaux. Des questions de conformité, des codes éthiques ont Une récente recherche auprès des participants a souligné que la priorité était le programme scientifique et le contenu et qu à chaque fois l attrait exercé par l aspect touristique de la destination diminuait (c est particulièrement le cas pour les meetings européens et un peu moins valide concernant les meetings internationaux). Ce paysage est fascinant, c est un fameux paquet de changements qui Il y a un élément absolument positif dans ce scénario du changement: il reflète la vie et, on le sait, la vie change sans quoi elle meurt. L industrie du meeting est plus en vie que jamais et personne ne conteste qu il n y a pas de meilleure solution que de se réunir, que d entrer physiquement en contact avec d autres et de discuter. Les perspectives sont positives gardez la main sur le changement, faites-en partie! Festsaal Hofburg Vienna 3

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5 Nouveaux formats de formation qui amèneront de la valeur à IMEX Des nouveautés au niveau des programmes de l éducation, dossiers d actualité et speakers - Nouveau: Réseau Hub - Nouveau: Research Pod - Nouveau: Programme exclusivement - Nouveau: Partenariat éducatif allemand et observation clinique - Faits éducatifs saillants par jour Huit pistes de formation qui incluent des «tendances de l industrie», le «développement personnel» et le «développement durable» définissent le programme éducatif et de développement de l IMEX de Francfort Plus de 100 séminaires d une heure, des ateliers interactif et des «feux de camps informels» (des enseignements pour petits groupes qui se situent en bordure du salon) sont prévus lors de ce salon qui démarre le 21 mai à 8:45h. Basé sur des sujets brûlants bien actuels, certaines des sessions incluront: Comment éviter les avocats gestion des contrats par IAPCO et PCMA; un atelier de strategic meetings managements dirigé par Peggy Hemphill de Your Corporate Source et Betsy Bondurant de Bondurant Consulting ; Comment les bar camps et les événements hybrides peuvent enrichir les meetings par Brita Moosmann de Yieldforprofit et Wolf-Thomas Karl, Partner, Karl &Karl ; Comment créer une stragégie de social média par Christine Fuchs et Gerrit Hejkoop de Casehunters, et Vous êtes embauché! Techniques puissances pour obtenir un job, de Avinash Chandarana, Global learning and Development Director, MCI. Des séances d apprentissage plus courtes et des feux de camps prendront place à IMEX au Inspiration Centre, au hub de durabilité, au Tech Tap ou au nouveau Networking Hub (qui inclut des conseils de bien-être). Des séminaires plus longs se tiendront en-dehors des heures de travail dans des salles dédiées des Halls 8 ou 9 de Frankfurt Messe Deux événements importants au niveau de l éducation ciblée et du réseautage auront lieu la veille de l ouverture d IMEX. Le Show s Hallmark Association Day, qui offre enseignement et réseautage sur-mesure aux dirigeants d associations, aura lieu le lundi 20 mai, soit en même temps que le nouveau Exclusively qui est un événement privé destiné aux dirigeants et aux meeting planners corporate. Carina Bauer, CEO de l IMEX Groupe, souligne: La qualité et la variété de notre programme de formation sont devenues de plus en plus importantes en termes de valeur commerciale pour IMEX et, pour cette raison, nous réservons chaque année beaucoup de moyens pour repenser son contenu. Avec l aide et la contribution de nombreux partenaires de l industrie et d experts, nous sommes fiers de présenter un programme bien structuré, agréable et, aussi complet qui couvre ces domaines qui importent le plus pour atteindre le succès dans les affaires, tant en 2013 qu au-delà. Avinash Chandarana Mardi 21 mai Parmi les sessions actuellement planifiées pour ce premier jour de show, citons Itsy Bitsy Spider, séances de motivation animée par Amy Spatrisano de MeetGreen, Evaluating Meeting Technologies de Ken Clayton, Director de Ref- Tech, Events are the new rock n roll the amazing transformational power of music de Andy Sharpe de Song Division, 25 Strategies for leadership success regardless of sex de Susan Sarfati, High Performance Strategies et Liz Jackson, President, Jackson Consulting Inc et engaging agents with improved incentive practices by Tom Wilson, vice president and financial services sector lead à Maritz Travel. Mercredi 22 mai For registration information, see On commencera à 8H45 avec une session ASAE, Trends, Issues, and New Competencies: Implications for Today s Meetings Professionals, par Claire Smith, CMP, Vice President, Sales & Marketing Vancouver Convention Centre. Plus tard, dans la journée, ce sera le tour de Lindsey Rosenthal, Chief Strategist at Events For Good s Curating and creating Betsy Bondurant bite-size content ; From Cost to Investment Monetising Mobile Apps par Thorben Grosser, European Business Development Manager for EventMobi; Aviation in the MICE Business - Facts, Figures and Trends par Paul Walker, Business Development Director à Air Partner plc, et, un Lab de formation Sell, Sell, Sell, Tips for Trade Show Success avec Jonathan Cohen, Director, Azimuth Marketing Communications. Jeudi 23 mai Brita Moosmann Les formations continuent, à partir de 14H30, en ce dernier jour d IMEX qui comportera: A Great Deal - Using Negotiation to get Results par le formateur, Maxine Rie; How to market your event for maximum results avec Kerrin MacPhie, Director of Sales au ACC Liverpool et une étude de cas par Charlie Banks, Business Development Manager at Wolf-Thomas Karl Positive Impact. Imex Francfort est réputé pour l étendue et la diversité de ses programmes de formation, qui constitue l un des trois piliers de ses activités qui alimentent chaque année la manifestation, les deux autres étant constitués par les rendez-vous d affaires et, également, par les occasions de réseautage. Tout l enseignement d Imex est fourni gratuitement dans le cadre de l engagement des organisateurs à aider à se développer l industrie des meetings internationaux, des événementiel et des incentives. De nombreuses associations de premier plan utilisent également Imex pour partager leurs dernières idées avec leurs membres, ainsi que pour dispenser un ens e i g n e m e n t éclairé à tous les visiteurs. Carina Bauer 5

6 Faire des meetings, c est faire des affaires! Faire des meetings, c est faire des affaires! C est en tout cas la conclusion d un rapport publié par The Economic Significance of Meetings to the US Economy! Les organisateurs de meetings sont pourtant loin de se reposer sur leurs lauriers! Leur souci est de toujours mieux répondre aux attentes de leur clientèle. Le plus important, c est de disposer de l Internet rapide! À cet égard, la technologie a toujours été considérée comme un des facteurs principaux contribuant au choix de l emplacement du meeting. Pour obtenir une meilleure compréhension des tendances dans l industrie du meeting, Unifocus a sondé un panel d organisateurs professionnels aguerris à l exercice (ayant organisé plus de 500 meetings et événementiels durant 2012). A la question comment préférez-vous communiquer avec vos participants?, la réponse fut nette: par voie électronique, en ce compris les ordinateurs portables, les tablettes et les Smartphones. Les enquêtes menées via support papier sont en net déclin et perçues comme moins respectueuses de l environnement. Les organisateurs de meetings estiment que, lors du choix du lieu de congrès, la technologie la plus importante pour eux, c est une connexion Internet rapide (80% des réponses). Ensuite, on souligne aussi l intérêt de pouvoir disposer de projecteurs LCD, de micros sans fil et de capacités de vidéoconférence. La percée des événements hybrides Pour l avenir, les organisateurs de meetings et de congrès estiment qu en sus de l accessibilité Internet WiFi rapide, il s agira également d utiliser des systèmes permettant Les hybrides sont là et y resteront! de diffuser les événements par le Web (streaming vidéo) et, aussi, de mettre en place des réunions virtuelles, pour concevoir des événements hybrides (réels + virtuels). En finale, c est 83% des organisateurs qui estiment que la vidéoconférence est en passe de devenir un must au cours des deux ou trois prochaines années. Ils ne pensent pas que les progrès technologiques sont susceptibles de réduire l intérêt des réunions réelles, si toutefois les hôtels et centres de congrès répondent à leurs demandes. L intérêt des réunions hybrides serait à chercher du côté d un impact plus important des événements (pourraient y participer virtuellement des personnes qui, de toute manière, n assisteraient pas en personne) et, le cas échéant, elles donneraient lieu à la perception de droits de participation qui permettraient un financement supplémentaire. Il s agit là d un ensemble d informations qui plaide en faveur d une intégration proactive des technologies nouvelles dans les hôtels et centres de congrès: c est la meilleure des façons de proposer, en permanence, des offres intéressantes. Elles sont à la mode, mais ce n est pas qu une mode, les réunions hybrides sont là pour durer! Elles répondent à une demande forte: il s agit de gagner du temps et de l argent. Pas de crainte à avoir non plus, les meetings hybrides ne vont pas cannibaliser les événements réels. En fait, leur avantage, c est qu ils génèrent une plus grande participation! Sauver sa peau face à son ennemi? L industrie des meetings se bat pour sauver sa peau, face à son ennemi, le virtuel. Que voilà une vraie erreur! En réalité, il y a largement place pour les deux types d événements! En adoptant les réunions hybrides, les organisateurs de meetings s assurent d une présence plus importante que 2013 Wavecast Pro s ils se limitaient à la seule réalité. Il y a de nombreuses personnes qui ne savent pas assister à un meeting. Par manque de temps ou par manque de moyens. Ces personnes ne viendraient de toute manière pas, donc. En revanche, elles assisteraient peut-être volontiers à l événement s il était retransmis virtuellement On le comprend, il s agit non de diminuer des présences, mais d augmenter la participation en l étendant à une population qui serait, de toute manière, absente de l événement réel. Enfin, le fait même d héberger une présence virtuelle lors d événements réels est susceptible de rejaillir positivement sur l événement, en démontrant que les organisateurs sont ouverts aux nouvelles technologies et qu ils font tout pour augmenter au maximum le retentissement de leur meeting. Quelques jalons Mais comment procéder? Comme pour tout autre aspect de la gestion des meetings, il s agira de dédier un collaborateur à la réussite de la composante virtuelle de l événement. Il faudra aussi déterminer la plateforme à utiliser et la société qui pourra assurer le service. Il y a plusieurs solutions, en effet, l hybride peut simplement générer des webinaires, mais il peut également s agir d une plateforme complète d événement virtuel, avec visualisation des participants distants sur de grands écrans et possibilité d intervenir dans le 2013 Wavecast Pro meeting réel lors de son déroulement. Des exigences audiovisuelles dépendra le matériel à activer. Dans la solution la plus complète, tout orateur (réel ou virtuel) est filmé et retransmis tant en réel qu en virtuel. On peut aussi simplifier le système et ne filmer que les interventions réelles, en affichant alors un logo générique pour toute intervention virtuelle. On peut, encore, décider que les interventions virtuelles ne se feront que sous forme écrite, de chat. Les combinaisons, on le voit, sont nombreuses et tout dépendra des buts à atteindre. Enfin, va-t-on, ou pas, faire intervenir les médias sociaux? Ces derniers (on parle ici surtout de Twitter et de Facebook) jouent parfois un rôle important dans le monde des réunions hybrides, mais c est une arme à double tranchant. À vous de décider! 6

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8 Les réunions qui savent résister à la machine à remonter le temps Imaginez que vous disposiez d une machine à remonter le temps et qu il vous prenne l envie de vous reporter trente années plus tôt, histoire de vous repaître de la manière dont votre job était fait, à l époque Quelles seraient les grosses différences? Bien sûr, l ordinateur ne trônerait pas sur chaque poste de travail, c est clair, mais au-delà des aspects techniques, que pourrait-on noter comme différences? Nécessité ou perte de temps et d énergie? Que faisons-nous aujourd hui que nous ne faisions pas (ou moins) en cet hier lointain? Une réponse pertinente serait de souligner que nous organisons bien plus de réunions aujourd hui! Il y en avait déjà, notez, mais elles étaient plus rares! Sans remonter de trente années, une récente enquête a démontré (réalisée par InfoComm, aux États- Unis) que 72% des hommes d affaires s adonnent bien plus longuement aux réunions qu ils ne le faisaient cinq ans plus tôt! Deux opinions s affrontent, aussi extrémistes l une que l autre. Les réunions sont une nécessité. Les réunions équivalent à une perte de temps et d énergie. Les deux avis sont valables, à vrai dire. Les réunions pertinentes amènent les équipes à se rencontrer, à trouver des idées, à définir des directions à suivre et à nettoyer la route pour y parvenir. Les réunions inutiles, trop fréquentes, ont un effet pervers sur les personnes qui y participent, en les frustrant et en réduisant leur productivité: la réunionnite démotive! On peut donc se poser la question: organisons-nous trop de réunions, dans de mauvais endroits, pour de mauvaises raisons? Si vous envisagez, pour répondre à cette question, de mettre sur pied une réunion de discussion à ce propos, vous êtes probablement coupable d organisation de mauvaises réunions! Tout est question de psychologie La première étape est de parvenir à reconnaître qu une réunion n est pas nécessaire et qu elle peut avoir réellement un impact négatif sur la productivité. Steelcase La deuxième étape, c est de s assurer que les réunions nécessaires et pertinentes sont organisées de manière telle que tous les outils et toutes les personnes nécessaires seront présents. Agir de la sorte pourra avoir un impact positif sur la productivité et sur les profits de l entreprise. En fait, tout est question de psychologie. Plusieurs équipes estiment que les réunions constituent des interruptions gênantes et non indispensables dans leur journée de travail. On dénote chez ces personnes une corrélation entre la fatigue et la charge de travail ressenties et le nombre de réunions par jour. Pour elles, passer trop de temps en réunions peut avoir un effet négatif sur les individus. Les personnes avec des objectifs difficiles à atteindre ressentent souvent une moindre satisfaction au travail lorsque le nombre de réunions auxquelles il s agit d assister augmente, alors que les collaborateurs, moins tenus dans leurs travaux au respect de délais, ont tendance à apprécier devoir assister à des réunions, peut-être tout simplement parce qu ils y voient le moyen de s évader de leur train-train. Voici une expérience possible: si vous avez programmé une réunion, annulez-la et voyez ce qui va se passer. Donnez à vos collaborateurs plus de temps de travail ininterrompu et mesurez la productivité qui va en résulter. Des outils pour résoudre les problèmes! Le côté positif des réunions? C est de les utiliser en tant qu outils pour résoudre des problèmes et construire un business plus productif. Avant de programmer une réunion, il faut s interroger sur les différentes manières possibles de la rendre plus intéressante et plus importante pour les participants. La technologie adéquate peut y aider, tout comme la programmation plus précoce des réunions, qui permet d anticiper et d étaler la charge de travail des participants. De la même manière, il s agira d à chaque fois déterminer l endroit de réunion le plus adéquat: la même salle ne peut s adapter à toutes les exigences. Il s agira aussi de s interroger sur la nécessité ou pas- d inviter chacun des participants. Il faut éviter les présences inutiles (au double sens du terme) qui mènent tout droit à cette démotivation détestable dont nous avons parlé plus haut. Et puis, il y a le test de la machine à remonter le temps: cette réunion se serait-elle tenue avec les critères en vigueur trente années plus tôt? La réponse donne un critère d évaluation qui n est pas si suranné! Travailler ainsi permettra de contribuer Steelcase positivement à la motivation et à la santé de vos collaborateurs. 8

9 L hôtel de demain, c est déjà pour aujourd hui Il n y a pas à tourner autour du pot, autant que les choses soient claires dès le départ: les hôtels doivent être capables d offrir à leurs clients une connexion Internet rapide sans fil, de la même manière qu il serait aujourd hui inimaginable de proposer des chambres non équipées de l eau courante. A ce point? Oui, à ce point. Il s agit d un des points essentiels pour un voyageur d affaires. Inutile de tergiverser et d arguer qu il suffit de descendre au bar ou au lobby pour en bénéficier! L Internet sans fil doit faire partie de l offre standard et, surtout, ça doit fonctionner sans aléas! L ère des portiers électroniques Ce ne fut pas toujours le cas, c est vrai. Voici quelques années, proposer l Internet sans fil (et rapide de surcroît) était un plus, une sorte de cerise sur le gâteau, alors qu il s agit maintenant d une absolue nécessité. Un pas plus loin, les centres de congrès et les salles de réunion, pour être dignes de ce nom, doivent eux aussi inclure un Internet sans fil performant. Les Smartphones, les notebooks et les tablettes le réclament, ce n est plus du luxe, cela doit faire partie des équipements de base. Certains hôtels n ont pas attendu que nécessité fasse loi et sont déjà passés à la vitesse supérieure, en offrant des tablettes à leurs hôtes, dotées des applications adéquates et permettant, en sus de la connexion Internet, de prendre connaissance des différents services hôteliers proposés, des bonnes adresses de la région et du détail des congrès ou réunions en cours. Il s agit de portiers électroniques, qui renseignent à tout moment sur ce qui se passe et dont l information est mise à jour en permanence. De toute manière, plus l information dispensée est utile, plus elle sera consultée et, en conséquence, plus les tablettes seront précieuses et utilisées. Smartphones bienvenus! C est un nouveau mode de fonctionnement, qui permet de prendre connaissance à tout moment des différents événements qui se déroulent dans l hôtel et d effectuer des réservations (service de chambre, restaurants, excursions) d où que l on se trouve. Ces techniques sont également accessibles sur les Smartphones, même en-dehors de la zone de réception Wi-Fi, par connexion 3G à l Internet, tant et si bien qu on peut à tout moment et d où que l on La chambre d hôtel du futur, vraiment? soit commander, par exemple, une collation pour qu elle soit prête et proposée au moment où on rentrera en chambre. Les procédures d enregistrement, lors de l arrivée des voyageurs, est simplifiée un maximum, ainsi que celles de checkout. Tout peut même se passer par obtention de QR codes, qu il suffit d afficher sur l écran du Smartphone et qui sont lus par des lecteurs adéquats. Les paiements s effectuent tout simplement via débit de la carte de crédit. Ces établissements hôteliers qui ont investi dans la haute technologie pour simplifier la vie de leurs clients, gagnent une clientèle supplémentaire séduite par les procédés qui éliminent les files d attente et les pertes de temps tout en augmentant le confort de l hébergement au sens large. C est une question essentielle pour les hôtels: dans quelle direction faut-il aller, quels seront les désirs des voyageurs demain? Chaque expert possède sa propre boule de cristal et il n est pas étonnant qu il n y ait pas à proprement parler de consensus qui se dégage. Quant à y dormir Néanmoins, l ITH (Instituto Tecnologico Hotelero) de Madrid a planché sur la question et, aidé par le studio de design SerranoBrothers, a créé sa meilleure réponse, un prototype axé sur la technologie. Elle fait appel, entre autres, à des produits de Microsoft, de Toshiba, de Bang & Olufsen, de PayTouch, de Roca et utilise du verre Guardian. La chambre en question est un espace entièrement nouveau qui répond à la fois aux besoins des clients et des gestionnaires de l hôtel. Les technologies, logiciels, applications et gadgets d avant garde sont intégrés dans un design novateur, pour offrir une expérience interactive. Et cette expérience risque bien d être inoubliable puisque le client nage littéralement dans un univers d icônes, d écrans et de murs en verre transparents et informatifs (ou ludiques). Tout, dans cette chambre d hôtel, respire le high tech et incite à interagir! A un point tel que la grande majorité des commentateurs estiment qu elle faillit à sa vocation première qui est quand même toujours, ne l oublions pas, de fournir un cocon confortable pour le repos et pour dormir! Quoi qu il en soit, cette réalisation a le mérite d exister et de pousser le bouchon aussi loin qu il est possible de le faire aujourd hui en déclinant les différentes technologies existantes. 9

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