Echanges APLON / SCONET RECOMMANDATIONS CREATION DES REPERTOIRES DE TRANSFERT RECOMMANDATIONS WEB FICHE TECHNIQUE ELEVES

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1 FICHE TECHNIQUE ELEVES Echanges APLON / SCONET Cette fiche technique s adresse aux utilisateurs maitrisant déjà l application secrétariat. Ce document est une synthèse pour vous aider à mieux appréhender les échanges APLON / SCONET mais il ne remplace pas votre procédure SCONET qui reste la référence et qui peut différer selon les académies. RECOMMANDATIONS Votre version secrétariat est ou supérieure sinon lancer une mise à jour Internet. L importation des nomenclatures 2011/2012 doit être effectuée avant le traitement de fin d année. (cf. fiche technique ADM Traitement de fin d année). CREATION DES REPERTOIRES DE TRANSFERT Si vous changez d ordinateur seulement : créer votre dossier de partage de fichiers sur C: Menu Import/Export > Sconet > création des répertoires de transferts. Indiquer le lecteur C: (ou V: si vous êtes plusieurs à travailler depuis des postes différents). Il est aussi possible d utiliser une clé USB si SCONET n est pas sur le même poste qu APLON. Cette procédure crée un répertoire SCONET sur le disque C: avec un sous répertoire par unité pédagogique. Tous les transferts avec SCONET seront stockés à cet endroit. RECOMMANDATIONS WEB Pour les transferts, l académie recommande généralement l utilisation du navigateur Firefox. Depuis la page d accueil Firefox, sélectionner : Menu Outils > Option > onglet général cocher la ligne «Toujours demander où enregistrer». Le fait de choisir son emplacement vous permettra d écraser au fur et à mesure les fichiers d export, et vous évitera par la même occasion d importer d anciennes versions. V6/VS/ADM/04/07/2011 Page 1 /12

2 STSWEB MENU BASCULE STSWEB permet de travailler sur 2 années. Attention, la dernière campagne de HSA doit être validée. La première étape consiste à basculer l année scolaire. Il propose la récupération de plusieurs éléments. Il n est pas nécessaire de tout récupérer surtout si une récupération des emplois du temps est faite. Après basculement, l année scolaire devient accessible au lancement de STSWEB-WEB, en plus de l année Vous pouvez relancer la bascule plusieurs fois tant que les nouvelles nomenclatures n ont pas été intégrées. Vous utilisez un calculateur (edt udt) Reconduisez les divisions Ne reconduisez ni les groupes ni les services Il est préférable de laisser au calculateur le soin de générer les groupes et les services, que vous pourrez ensuite (courant septembre) récupérer dans STSWEB Ne reconduisez pas les ARE (heures supplémentaires sans élèves) STSWEB permet de répartir les ARE de manière rapide et intuitive; de plus, elles seront récupérables depuis le calculateur. Vous saisissez intégralement dans STSWEB WEB Reconduisez les divisions La reconduction des groupes et des services (avec ou sans rattachement aux enseignants) est liée à la stabilité de la situation d une année sur l autre. Si beaucoup de changements interviennent, il est préférable de ne pas les reconduire car le travail de suppression des éléments basculés inutilement risque d être assez conséquent. Ne reconduisez pas les ARE (heures supplémentaires sans élèves) STSWEB permet de répartir les ARE de manière rapide et intuitive. SCONET ANNEE SCOLAIRE Menu Calendrier NE PAS MODIFIER les dates officielles Menu Paramètres généraux Contrôler les informations générales V6/VS/ADM/04/07/2011 Page 2 /12

3 SCONET : PROFILAGE DES NOMENCLATURES Menu Profilage > profilage établissement > profilage des MEF Sélectionner les formations, les options et les formations d origines (déplacer les éléments qui vous concernent de la colonne de gauche vers la colonne de droite). IMPORTANT : Si un élément est absent, il faut le signaler au rectorat afin qu il vous personnalise le jeu standard. MEFS d origine : prendre tout ce qui peut être utilisé dans chacune de vos structures. Profilage : permet de sélectionner les MEFS réels de l établissement A la fin du traitement Cliquer ICI V6/VS/ADM/04/07/2011 Page 3 /12

4 STSWEB MODIFICATION / CREATION DES DIVISIONS Menu Exports > Structures Permet de mettre à jour SCONET dans le cas d une création ou modification de classe SCONET EXPORT DES STRUCTURES ET NOMENCLATURES Menu Exploitation > Export Standard > Export XML générique > export fichiers xml Les fichiers sont à enregistrer sur C:\SCONET\code_RNE> (ou autre lecteur). Répéter l opération pour chaque code rectoral ExportXML_Nomenclatures.zip ExportXML_structures.zip ExportXML_elevessansadresse.zip (identifiants élèves, octobre/novembre) ExportXML_Communs.zip (dates année scolaire officielles) V6/VS/ADM/04/07/2011 Page 4 /12

5 APLON IMPORTATION DES STRUCTURES Menu Import/export > Sconet / STSweb > Importation Structures depuis Sconet Sélectionner votre unité pédagogique puis le lecteur et cliquer sur le bouton Importer. Le fichier récupéré se nomme ExportXLM_Structures.zip Suite à l importation, un compte rendu vous est proposé. Mettre en correspondance le code classe Aplon avec le code classe STS. A la question «souhaitez vous mettre à jour la division des élèves», répondre Oui (2 fois de suite) V6/VS/ADM/04/07/2011 Page 5 /12

6 APLON IMPORTATION DES NOMENCLATURES Menu Import/export > Sconet / STSweb > Importation nomenclatures depuis Sconet Les nomenclatures importées sont : Régimes, matières, MEFS, options, départements et pays. Le fichier récupéré se nomme ExportXLM_Nomenclature.zip A la question : «le lecteur contient les nomenclatures de l année scolaire 2011/2012 Souhaitez vous continuer?» Répondre Oui APLON ENVOI DES ELEVES Réception des identifiants : Menu import/export > Sconet/STSweb > Import numéro identifiants Pour éviter les erreurs liées aux ré-immatriculations, importer les numéros d identifiant avant chaque envoi dans SCONET. Le fichier à récupérer est ExportXML_ElevesSansAdresses.zip Contrôle de cohérence : Menu import/export > Sconet > contrôle de cohérence Un rapport indique les incohérences trouvées avant l envoi de la base élève. Parallèlement un bouton «Elèves en erreur» apparaît dans le menu élèves responsables, il permet de repérer rapidement les élèves non conformes.. Envoi des élèves : Menu import/export > Sconet/STSweb > Envoi des élèves vers SCOnet Le programme efface les exports précédents et crée un fichier avec votre code rectoral suivi de PRIVE, de l année, du jour, du mois et de l heure : Exemple : APRIVE zip (fichier fait le 23/02/11 à 15h06) V6/VS/ADM/04/07/2011 Page 6 /12

7 Cas des élèves sortis (n-1) : Les élèves sortants de l année précédente (n-1) ne doivent pas être supprimés mais remontés pendant une année entière. Menu Structures > Classe Pour chaque classe de sortie renseigner l unité pédagogique courante, sur laquelle seront remontés les élèves sortis. Par exemple, les élèves de la classe de sortie du lycée seront remontés avec les élèves du lycée général (ne seront remontés que les élèves dont la date de sortie est n-1) - CO SORTIS COLLEGE 2010/11 ANCIENS COLLEGE Choisir l unité pédagogique courante ou «réelle» APLON JOURNAL DES TRANSFERTS Menu Import Export > Sconet > journal des transferts Récapitule par ordre décroissant toutes les importations et exportations réalisées entre Aplon et SCONET/STSWEB V6/VS/ADM/04/07/2011 Page 7 /12

8 SCONET IMPORTATION DES ELEVES Menu Liaisons > importer > Dossier Elèves depuis un logiciel privé Permet de récupérer les élèves exportés depuis APLON. Les imports ne se feront réellement que la nuit. Plusieurs imports successifs sont possibles sur une même journée mais uniquement le dernier sera pris en compte. ❶ ❸ ❷ VERIFICATIONS DES ERREURS Tableau de bord Menu Liaisons > suivi des échanges > tableau de bord Permet de voir le nombre de bloquants suite à l importation, l objectif est de mettre à zéro le nombre de bloquants. Affiche le nom des élèves bloquants V6/VS/ADM/04/07/2011 Page 8 /12

9 Compte rendu Menu Liaisons > suivi des échanges > historique import du privé Liste toutes les transactions effectuées ainsi que les éventuelles erreurs (cliquer sur le bouton Détail) Possibilité d éditer le résultat en cliquant sur le bouton «imprimer» en bas de page. La correction des élèves en erreur se fait uniquement dans APLON, suivi d un nouvel export SCONET. Anomalies fréquentes dans SCONET Dates de scolarité ne correspondent pas à la scolarité active ou à la scolarité antérieure : Vérifier les dates de scolarité active dans le module Commun SCONET. Importer dans Aplon le fichier ExportXML_Communs.zip qui contient les dates officielles. Vérifier la date d entrée et s il s agit d un élève sortant vérifier la date de sortie. Fiches élèves de Sconet absentes du fichier : Les élèves sortis en cours d'année scolaire (2010/2011) doivent remonter avec les élèves scolarisés. La classe de sortie est rattachée à une UP de sortie sans code RNE mais avec une UP courante. Elève rejeté car l inscription de l élève dans une division est invalide : Le ou les codes MEF division ont été modifiés dans STS et les structures n ont pas été réimportées depuis STS > SCONET > Aplon d où une différence de MEFs entre les structures de STS et Aplon. Elève rejeté car l identifiant privé a changé depuis le dernier dépôt : Vérifier les numéros identifiants provisoire et définitif de l élève (cas fréquent suite à une suppression et à une nouvelle création de la fiche élève). Le code PCS ou la situation d un responsable légal n est pas correct : Il s agit d un responsable légal avec un lien de parenté DASS ou CDAS. Mettre dans Aplon le code CSP 99 (Non renseigné, inconnu ou sans objet) et le code situation emploi à la valeur 4 (Autre) La date d'entrée est strictement supérieure à la scolarité commençant le 02/09/2010 (2011) de la période entrée-sortie actuelle : Fiche Elève, scolarité en cours, modifier la date de formation par MAJ en tableau. Edition des erreurs Menu Exploitation > Listes standard Permet de rechercher les rubriques manquantes pour des élèves bloquants V6/VS/ADM/04/07/2011 Page 9 /12

10 CAS PARTICULIERS 1. NOUVEL ELEVE JAMAIS VENU L élève est nouveau et a été envoyé dans SCONET avec la date de rentrée au 5 septembre, mais ne s est jamais présenté dans l établissement, il faut donc le sortir. Mettre une classe de sortie Mettre une date de sortie et un motif (pas présenté dans l établissement) Garder sa fiche dans Aplon pendant 1 an. 2. ELEVE QUI ARRIVE EN COURS D ANNEE L élève arrive dans votre établissement en cours d année. Créer l élève dans sa classe réelle Renseigner à l identique, sa «date d entrée» dans l établissement et dans «date d entrée dans l unité pédagogique» Renseigner dans l établissement précédent son établissement 2010/ ELEVE QUI SORT EN COURS D ANNEE L élève quitte l établissement en cours d année. Faire sa facturation et éditer ses notes Renseigner sa classe de sortie (attention sa classe de sortie doit avoir une unité courante de remontée) Renseigner sa date et son motif de sortie 4. ELEVE QUI PART ET REVIENT DANS LA MEME ANNEE L élève quitte votre établissement pour un autre établissement puis finalement revient chez vous. Au moment où il part : Renseigner sa classe de sortie (attention sa classe de sortie doit avoir une unité courante de remontée) Renseigner sa date et son motif de sortie Au moment où il revient : NE PAS LE RECREER Le remettre dans une classe réelle Enlever sa date et son motif de sortie Date d entrée unité pédagogique ET date début de formation mettre sa date de retour 5. ELEVE QUI CHANGE DE CLASSE EN COURS D ANNEE L élève passe de 4emeA en 4emeB (sans changer de type de classe) Changer sa classe dans scolarité en cours L élève passe de 4emeA en 4emeB (en changeant de type de classe) Changer sa classe dans scolarité en cours, son type de classe et sa date de formation L élève passe de 4emeA en 3emeA Changer sa classe dans scolarité en cours et sa date de formation V6/VS/ADM/04/07/2011 Page 10 /12

11 6. ELEVE QUI CHANGE D UNITE PEDAGOGIQUE EN COURS D ANNEE L élève au bout d un mois souhaite arrêter le cursus général et passer en cursus professionnel. Changer sa classe, à la validation de la fiche 3 questions vous seront posées : 1. Attention, vous venez de changer la formation de l élève. Vous allez devoir mettre à jour la date de début de formation. Répondre OK et changer la date 2. Souhaitez-vous créer une ligne dans le cursus scolaire? OUI ou NON 3. Souhaitez-vous créer l élève comme sortant de l unité pédagogique? répondre Oui pour que l élève soit bien intégré dans SCONET comme sortant. 7. ELEVES NOUVEAUX SORTIS EN COURS D ANNEE L élève arrive dans votre établissement à cette rentrée scolaire au 05/09/2011 et le quitte en cours d année, vous le placez directement en classe de sortie. Comme l élève doit être remonté pendant une année scolaire après sa sortie, il sera remonté avec comme établissement précédent celui de l année 2009/2010, ce qui est faux son dernier établissement avant celui où il se trouve désormais est le votre. Pour les élèves dans ce cas, il faut modifier l établissement précédent et la classe précédente. Sélectionner en filtre rapide les élèves dont l établissement précédent n est pas le votre et qui sont sortis avant la fin d année scolaire. 8. ELEVE QUI CHANGE D UNITE PEDAGOGIQUE PAR LE TRAITEMENT DE FIN D ANNEE PUIS FINALEMENT QUI QUITTE L ETABLISSEMENT Par le biais du traitement de fin d année, un doublon est créé pour cet élève dans une classe de type (SOR ), il est nécessaire de supprimer ce doublon qui ne doit plus remonter à l académie : Mettre une date de sortie et un motif Supprimer le doublon Garder sa fiche dans Aplon pendant 1 an. 9. CREATION DE NOUVEAUX RESPONSABLES Séparation de parents en cours d année (par exemple) modifier le lien de parenté. V6/VS/ADM/04/07/2011 Page 11 /12

12 SYNTHESE PAR ETAPE Etape 1 Opérations à réaliser dans l application STSWEB-Web Effectuer la bascule pour l année en préparation , si celle-ci n est pas proposée à l ouverture Menu «Paramètres» cocher que vous utilisez SCOnet, Etape 2 Vérification des informations dans le module «données communes» de SCOnet Vérifier les coordonnées du chef d établissement et de l établissement Saisir les dates officielles de l année scolaire Etape 3 Sélection et Profilage des nomenclatures dans le module «nomenclatures» de SCOnet Sélectionner et profiler les nomenclatures suivantes : o Formations d origine o Formations et matières optionnelles et éventuellement, les matières ETP Ne pas oublier de «lancer le profilage» et «exporter matières ETP vers STSWEB». Etape 4 Opérations à réaliser dans l application STSWEB-Web Modifier vos structures Aller dans le menu «Exports» pour lancer l export des structures vers SCOnet. Renseigner les effectifs prévisionnels Etape 5 Préparation des fichiers xml à destination d APLON dans SCOnet module «base élèves» Menu «Exploitation/Extractions/Exports génériques» et réaliser les exports génériques suivants : o Communs + Nomenclature + Structures + Elèves sans adresse Enregistrer ces 4 fichiers dans le répertoire C:\SCONET\code RNE créé lors de l étape 2. Etape 6 Récupération des fichiers xml dans APLON Récupération des nomenclatures (à faire avant le traitement de fin d année) Récupération des structures Mise en correspondance des structures SCONET et des structures APLON Etape 7 Création du fichier élèves à destination de SCOnet depuis APLON Effectuer le contrôle de cohérence avec la correction des anomalies constatées Exportation de vos élèves Etape 8 Importation du fichier élèves dans le module «Base élèves» de SCOnet Menu Liaison/Importer/Dossier élèves depuis un logiciel privé, récupérer le fichier élèves créé étape 7 Etape 9 Consultation du compte-rendu d importation le lendemain dans SCOnet «Base élèves» Menu «Liaison/Suivi des échanges/historique Import du Privé», vous permet de visualiser l ensemble des intégrations de fichiers d élèves que vous allez réaliser. Cliquer sur le bouton «Détail» du dernier fichier que vous avez déposé pour afficher le compte-rendu. Vérifier les différents compteurs dans le menu «Liaison/Suivi des échanges/tableau de bord». Etape 10 Recyclage des anomalies dans le module «Base élèves» de SCOnet Si des fiches responsables ou élèves sont en anomalie, les corriger dans APLON et refaire les étapes 7 à 9. V6/VS/ADM/04/07/2011 Page 12 /12

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