Les outils de la promotion touristique

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1 Le spécia liste Marketin g du touris me de Groupes et du touris me d Affaires Les outils de la promotion touristique 2014 Fichiers de prospection Campagnes ing Routage de documents Relance téléphonique NOUVEAUTE Chéquier Promotionnel Rendez-vous page 11! Devis, comptage 24h/24

2 L édito par Frédéric BALMONT Promotion Services 30 ans déjà!! Qui aurait cru en 1984 que l'intuition de Jean Louis Delage serait toujours d'actualité. Très tôt il avait compris que les structures touristiques avaient besoin de fichiers qualifiés pour prospecter et attirer chez eux les groupes. 30 ans, 4 crises économiques et 6 restructurations plus tard cette prémonition est toujours d'actualité et toute l'équipe est fière de partager son savoir-faire avec vous. Implantée en région lyonnaise depuis 30 ans, PROMOTION SERVICES c est : C'est cette expérience qui nous a poussé en 2009 à investir de nouveaux marchés malgré la crise : fichiers nominatifs, promotion téléphonique, logiciel de routage d' ings, imprimante à enveloppes, nous avons essayé de renouveler notre offre et vous apporter de nouvelles solutions et outils de marketing direct. Pourquoi? En période de crise nous avons naturellement tendance à nous renfermer et à diminuer les investissements et les budgets de communication. «Les clients reviendront bien tout seuls...», «ils ont l'habitude de nous solliciter...» Malheureusement rien n'est immuable, les habitués ont besoin de nouveauté, certains cessent leur activité, sont approchés par des concurrents ou pensent tout simplement que votre silence signifie votre disparition. C'est la raison pour laquelle vous devez toujours préserver un budget de communication même restreint vous permettant de vous rappeler aux bons souvenirs de votre clientèle et de démarcher de nouveaux prospects. Alors n'hésitez plus, contactez nous et bâtissons ensemble l'opération de marketing qui vous ressemble! Une base de données de plus de adresses Une livraison en 48 heures L assurance d une qualité optimale grâce à une mise à jour quotidienne de nos fichiers Le remboursement de tous vos «PND» (Plis Non Distribuables) Un important panel de supports de communication Un service conseil en marketing touristique unique dans la profession! 2 3

3 Choisissez les meilleures périodes d envoi pour vos mailings Où communiquer? Quand communiquer? Depuis notre site Web, vous faites vous-même votre sélection sur la carte et vous connaissez immédiatement le potentiel de cibles sur la zone choisie! 4 5

4 Nos prestations Les supports de fichiers La mise à disposition de FICHIERS ENVELOPPES PRE-IMPRIMEES LOCATION Une seule utilisation possible. Supports spécifiques: étiquettes, fichiers Excel (envoyés directement à votre routeur), enveloppes. Signature d'une licence d'utilisation à usage unique en cas d envoi du fichier par mail. VENTE Multi-utilisation possible. Supports spécifiques : CD-Rom, fichier Excel,... Achat de mises à jour possible s sur simple demande Signature d'une licence d'utilisation non commerciale. ROUTAGE, le confort d un service complet qui vous fera économiser un temps précieux La prestation comprend : la location du fichier d adresses, l impression jet d encre des enveloppes fournies par nos soins et personnalisables pour un meilleur impact auprès du destinataire, la mise sous pli, l affranchissement à coût réduit (à partir de ), le tri postal et la remise à La Poste. Moins de P.N.D.! (Plis Non Distribuables) à partir de 0,125 HT* ETIQUETTES AUTOCOLLANTES Que vous communiquiez auprès de vos propres clients, à partir de vos adresses, ou dans le cadre d une location de fichiers, nous vous proposons désormais l impression de vos enveloppes en quadri comprenant votre logo et pourquoi pas également quelques mots d accroche et une photo! Nous vous garantissons une qualité d impression professionnelle et un fantastique rendu des couleurs à des tarifs très compétitifs. * unitaire, hors location, pour un minimum de enveloppes au format DA. ING, un véritable outil de fidélisation... Rester en contact avec ses clients est primordial quand on connaît le coût et l effort nécessaires pour les conquérir! Les avantages de l ing sont incontestables : RAPIDE, à produire et à envoyer. C est l ère du temps réel, REACTIF : grâce aux technologies informatiques du tracking, on connaît immédiatement l impact du message, (nombre d ouvertures, nombre de clics sur les liens, ) ECONOMIQUE : et donc complémentaire d un mailing postal. SUPPORTS en ACHAT de fichiers ou en LOCATION via un routeur Fichier Excel (pour votre routeur) Cd-Rom Location d adresses : 1 seule utilisation. Remboursement de l adresse non parvenue 0,30 TTC. Possibilité de sélection par département. 6 7

5 Conception de documents Promotion téléphonique Témoignage Client «Nous avons confié à Promotion Services la conception et l impression de notre nouvelle brochure groupes en Décembre Ils ont fait preuve d une grande disponibilité durant le projet. La réactivité et la professionnalisme de leurs graphistes sont au rendez-vous, le tout à un prix très attractif. Que demander de mieux?» Auriane STEINER Chargée de promotion/ prospection BELFORT TOURISME CARTE POSTALE Communiquez autrement et surprenez vos clients! 300 HT BROCHURE / PLAQUETTE / FLYER confiez-nous la conception de vos supports de communication à partir de 300 HT Nous pouvons vous aider... Fort de nos 30 années d expérience dans ce domaine, nous vous accompagnons dans la conception de votre argumentaire et déployons votre offre sur une cible prédéfinie. I like Vous souhaitez décupler l impact de votre communication? N attendez plus, optez pour la PROMOTION TELEPHONIQUE! la promotion téléphonique! La promotion téléphonique permet d établir un contact direct avec vos prospects et clients, d échanger de manière interactive contrairement au courrier ou à l . A ce titre, l outil «téléphone» peut être utilisé en prospection comme en fidélisation pour qualifier des contacts, relancer des prospects ayant déjà reçu un mailing ou un E- à partir de 990 HT mailing, activer directement un rendez-vous, l envoi d une documentation, voire une vente... Témoignage Client «Nous avons réalisé deux campagnes (2012/2013) de prospection suivies d un phoning avec Promotion Services. Ces actions nous ont permis de faire mieux connaître notre territoire. Des contacts directs et efficaces ont été générés grâce à ces campagnes de prospection accrocheuses et originales. Des retombées concrètes se sont fait sentir notamment en termes de réservations pour les produits groupes. Un partenariat de confiance et une communication directe se sont mis en place avec la clientèle.» Elisabeth FRIEH Adjoint de Direction OFFICE de TOURISME du Pays de Brisach ALSACE Devis personnalisé Campagne Téléphonique

6 Campagne ing NOUVEAUTES Pour vos campagnes, n hésitez pas à nous demander l extension BELGIQUE Disponible sur les cibles : Autocaristes Agences de Voyages Tours Opérateurs Mairies Monde scolaire Randonneurs CONCEPTION Page HTML s Hors Taxes Le codage HTML est nécessaire pour une diffusion optimale de votre message dans le corps de l . Notre infographiste vous écoute et vous conseille, puis conçoit et réalise l à votre image dans un souci de délivrabilité, de pertinence et d efficacité. 204 HT FICHIERS Nombre d'adresses AUTOCARISTES France TOURS-OPERATEURS et AGENCES de VOYAGES France DOUBLE IMPACT France Autocaristes + Agences de voyages DOUBLE IMPACT Belgique Autocaristes + Agences de voyages MONDE SCOLAIRE par région 199 Agences Conseils en Evènementiel CE Dynamiques (nominatif) CCAS France CLUBS Voitures de Collection RANDONNEURS CYCLOTOURISTES SKI-CLUBS DRH Entreprises > 50 salariés Directeurs Marketing/Communication Assistantes de Direction par région INGS 220 les 1000 adresses Chéquier Promotionnel RANDONNEURS et SENIORS Nous vous proposons de communiquer autrement en figurant dans un CHEQUIER PROMO- TIONNEL rassemblant une sélection limitée d offres qualitatives à destination de deux cibles Groupes très actives : les CLUBS de RANDONNEURS et les SENIORS. Les chéquiers seront routés par nos soins courant du dernier trimestre 2014 et vous pouvez compter sur nous pour communiquer largement sur cet évènement auprès des prospects!soyez sûrs d y figurer en réservant dès maintenant votre espace annonceur, les places sont comptées! BEST OF Fichiers s Hors Taxes FICHIERS Journée de FORMATION Les Fondamentaux de la Communication en Tourisme de Groupes Offre dédiée aux promoteurs de territoires et groupements touristiques, soucieux d optimiser leurs budgets «communication» AGENCES CONSEILS en EVENEMENTIEL Associations de COMMERCANTS/ARTISANS Clubs de VOITURES de COLLECTION Ski Clubs Clubs du 3ème Age Belgique Associations de GOLFEURS CLUBS RANDONNEURS France CLUBS CYCLOTOURISTES France CCAS France CE France DYNAMIQUES Associations d'anciens COMBATTANTS DRH Entreprises ASSISTANTES de DIRECTION Directeurs de la COMMUNICATION QUANTITES - PRIX par région 240 les 1000 adresses

7 Location de fichiers AUTOCARISTES et AGENCES de VOYAGES Europe (tarifs en location) AUTOCARISTES et AGENCES de VOYAGES France et francophones s Hors Taxes PAYS (1) sélection possible par région (2) programmant la France s Hors Taxes SELECTION Autocaristes Location d'étiquettes Agences de voyage Vente fichiers Routeu r Allemagne (2) Allemagne TO Allemagne frontalière Autriche Belgique-Luxembourg (1) Belgique Francophone Espagne Catalogne Grande-Bretagne Hollande Italie (1) Italie du Nord Suisse Suisse Francophone Prix de Vente s Hors Taxes Régions Route ur ALSACE AQUITAINE AUVERGNE BOURGOGNE BRETAGNE CENTRE CHAMPAGNE FRANCHE-COMTE LANGUEDOC- ROUSSILLON Autocaristes Agences de voyage Clubs du 3ème âge Hôtels Pompiers Campings LIMOUSIN LORRAINE MIDI-PYRENEES NORD-PICARDIE NORMANDIE PARIS IDF PAYS DE LOIRE POITOU-CHARENTES PROVENCE-COTE AUTOCARISTES FRANCE - d'azur complet 2A-2B AUTOCARISTES FRANCE - RHÔNE-ALPES nominatif AUTOCARISTES Francophones AGENCES de VOYAGES France AGENCES de VOYAGES Francophones TOURS OPERATEURS France

8 Location de fichiers s Hors Taxes Régions Associations Sportives Associations Culturelles Mairies de habitants Mairies de habitants Colonies & centres aérés Offices de tourisme Comités d'entreprise personnes Comités d'entreprise personnes Ecoles maternelles Ecoles primaires Routeu r Ecoles secondaires ALSACE AQUITAINE AUVERGNE BOURGOGNE BRETAGNE CENTRE CHAMPAGNE FRANCHE-COMTE LANGUEDOC- ROUSSILLON LIMOUSIN LORRAINE MIDI-PYRENEES NORD-PICARDIE NORMANDIE PARIS IDF PAYS DE LOIRE POITOU-CHARENTES PROVENCE-COTE d'azur A-2B RHÔNE-ALPES Collèges

9 Nos conditions générales FICHIER - ROUTAGE - MAILING FAX - ING Les présentes conditions de vente sont conformes aux recommandations du Syndicat National de la Communication Directe (SNCD - 69, rue de la Boétie PARIS) et de l Union Française du Marketing Direct (UFMD - 60, rue de la Boétie PARIS). Rappel concernant les fichiers Le client reconnaît disposer de la compétence nécessaire pour procéder au choix du fichier et notamment apprécier la qualité de ce dernier et son adéquation à la clientèle qu il souhaite prospecter eu égard au message qu il entend adresser. En conséquence, le client est seul responsable de la sélection et de la commande des fichiers permettant de répondre à ses besoins en terme de prospection commerciale, et ne saurait en aucun cas mettre en jeu la responsabilité de PROMOTION SERVICES. Location ou mise à disposition pour un usage unique De convention expresse entre les parties, le client est locataire des fichiers dont la description figure aux conditions particulières co rrespondantes. A ce titre, le client dispose uniquement d un droit d utilisation desdits fichiers à l exclusion de tout autre droit. Le droit d utilisation du fichier s entend du droit pour le client d utiliser les éléments du fichier pour un usage unique à l occasion d une seule opération promotionnelle et pour un seul message. Le client s engage à ne pas recopier, garder ou réutiliser de quelque façon que ce soit. Mise à disposition pour usages multiples La mise à disposition avec droit de consultation implique la communication des adresses au client pour des utilisations multiples. Par utilisation multiple, on entend toute communication propre au client sans limitation du nombre. La communication des adresses n entraîne cependant pas le transfert de propriété. Il est dont expressément interdit au client de rétrocéder tout ou partie de ce fichier à un tiers, à titre onéreux ou gracieux. Par tiers, il est entendu toute personne physique ou morale non signataire de la commande. Le client devra limiter les utilisations du fichier à celles non expressément interdites par le propriétaire du fichier. Il est rappelé au client que la mise à disposition des adresses entraîne l obligation pour l acquéreur de déclarer le fichier reçu à la CNIL, dans le cadre des dispositions de la loi. Adresse témoin Le propriétaire du fichier est autorisé à introduire des «adresses témoin» dans le fichier fourni dans le but de vérifier la co nformité de l utilisation des adresses fournies avec les termes prévus au présent contrat. Article 1 - Propriété - Déclaration CNIL Les fichiers sont la propriété exclusive de PROMOTION SERVICES. Ils ont été déclarés à la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL sous le numéro ). Article 2 - Acceptation et annulation de commande Toute commande emporte adhésion sans réserve à nos conditions générales de vente. Les conditions d achat de nos clients ne nous engagent que si elles sont acceptées par nousmêmes et par écrit. Lorsque la transmission d une commande est réalisée par téléphone, elle ne peut être admise qu à titre exceptionnel. Nous déclinons toute responsabilité en cas de non -exécution de cette commande. Nous nous réservons le droit de refuser une commande de prestations non conforme à la législation ou à la déontologie de notre profession. Les annulations et reports doivent nous parvenir au maximum 48 heures après envoi de la commande et en tout état de cause nonobstant ce délai, au minimum 48 heures avant la date de livraison prévue sur la commande. Dans le cas contraire, l intégralité de la commande sera facturée de plein droit. Article 3 - Obligations de PROMOTION SERVICES OBLIGATION DE MOYENS : La société PROMOTION SERVICES, en tant que propriétaire et gestionnaire des fichiers, est liée à ses clients par une simple obligation de moyens et non de résultats. En raison des contraintes techniques liées à leur exploitation, les fichiers proposés ne peuvent jamais être exhaustifs. La qualité des fichiers n est garantie que pendant une durée de six mois à compter de la livraison. DELAIS DE LIVRAISON : Les délais de livraison ne sont données qu à titre indicatif et les éventuels retards ne donnent pas droit à réclamations de «dommages et intérêts» en particulier en cas de grève ou troubles, lesquels seraient considérés comme un cas de force majeur. De plus un retard de livraison ne pourra entraîner le droit d annuler la commande. Article 4 - Obligations du client CHOIX DES FICHIERS : le client reconnaît disposer de la compétence nécessaire pour procéder au choix du fichier et notamment apprécier la qualité de ce dernier et son adéquation à la clientèle qu il souhaite prospecter eu égard au message qu il entend adresser. En conséquence, le client est seul responsable de la sélection de la commande des fichiers permettant de répondre à ses besoins en terme de prospection commerciale, et ne saurait en aucun cas mettre en jeu la responsabilité de PROMOTION SERVICES à ce niveau. Le client de PRO- MOTION SERVICES n a aucun droit de propriété sur les fichiers qui lui sont transmis. En conséquence, il s interdit la duplication, même partielle, par quelque procédé que ce soit, des fichiers qui lui ont été adressés par PROMOTION SERVICES et ce même à titre gratuit. Toute commande passée par un client doit être accompagnée des conditions générales de vente dûment signées. Afin de contrôler l utilisation des adresses, PROMOTION SERVICES inclut dans ses fichiers des adresses témoins et des références de date d édition des fichiers. TRANSPORT : Toutes nos marchandises sont vendues réputées prises en nos locaux ou ceux désignés explicitement par nos soins. Elles voyagent aux frais risques et périls du client quel que soit le mode de transport ou de règlement. Le port et l assurance sont facturés en sus selon débours. En cas d avarie, de perte ou de retard, il appartient au destinataire d exercer son recours contre les transporteurs, et par conséquent de prendre à la livraison les mesures prévues par la loi pour conserver ce recours. MESSAGE : Le client rédige lui-même le message qu il entend adresser aux personnes figurant dans le fichier loué, il en assume la pleine responsabilité tant sur le plan du contenu que de sa présentation. Article 5 - Remboursement des retours postaux PND Les us et coutumes de la profession acceptent une tolérance de 5% des plis n arrivant pas à leurs destinataires. Dans le cas d une location de fichiers sur étiquettes autocollantes, le client se verra rembourser 0.30 TTC l adresse sous forme d avoir valable sur une prestation future quel que soit le taux de retour pour «Pli Non Distribuable» à l exception des envois refusés par le destinataire et envoyés dans les 3 mois qui suivent la livraison des fichiers. Dans le cas du routage, il se verra remiser au-delà de 5% de NPAI, une fois la valeur locative des adresses non parvenues, sous réserve que la demande en soit faite expressément dans un délai de trois mois suivant la livraison et que les adresses reconnues soient mises à la disposition de PROMOTION SERVICES à fin de traitement. Article 6 - Conditions de règlement Pour les locations ou la vente de fichiers quel que soit le support retenu (listing, location, enveloppes, étiquettes autocollantes ) toute commande doit être accompagnée de son règlement ou sera envoyée contre remboursement. Pour les opérations de routage (fourniture d enveloppes, mise sous pli, affranchissement), les commandes devront être accompagnées des présentes conditions générales de vente dûment signées. Aucun escompte ne sera accordé en cas de paiement anticipé du solde. En cas de retard de paiement, des pénalités de retard seront appliquées Elles seront de 1,3% par mois de retard. Article 7 Routage La société PROMOTION SERVICES peut sur demande du client et à ses frais assurer le routage des expéditions. Dans cette hypothèse, la société PROMOTION SERVICES s engagera sur des délais d expédition. Ces délais engageront PROMOTION SERVICES dans la mesure, d une part, d une livraison complète des documents à expédier 10 jours au moins avant la date d envoi, et d autre part, du versement dans le même délai d un acompte sur frais de routage conforme au montant demandé par PROMOTION SERVICES. Sauf instruction écrite et préalable du client, les reliquats seront détruits une semaine après l envoi des documents. Dans le cas où le client souhaiterait que les reliquats lui soient retournés, les frais de retour seront à la charge du client. Conditionnement des documents confiés à PROMOTIONSERVICES : les colis devront porter clairement le nombre de documents livrés par type de document. PROMOTION SERVI- CES ne pourra être tenu pour responsable en cas de perte ou avaries lors du transport par un tiers. Seule la responsabilité du transporteur sera recherchée. Article 8 - ing PROMOTION SERVICES respecte la charte de l ing UFMD relative à l utilisation des coordonnées électroniques à des fins de prospection directe. Les adresses utilisées sont celles de personnes morales et peuvent comporter des noms de personnes physiques. PROMOTION SERVICES veille à ce que le message adressé présente un caractère professsionnel en relation avec la fonction que la personne exerce dans l entreprise ou l organisme privé ou public. Tout message électronique de prospection directe envoyé par PROMOTION SERVICES comporte un lien de désinscription. Article 9 - Litige Tous litiges ne pouvant être traités à l amiable seront portés devant les tribunaux du siège de la société PROMOTION SERVICES. Article 10 - Conditions générales de vente Toute commande passée confirme l acceptation des conditions générales de vente. PROMOTION SERVICES - BP CREMIEU - FRANCE - 33 (0) (0) ww w.promotion-services.fr - S.A.R.L SIRET R.C. BOURGOIN APE 7311Z - CA CREMIEU - N TVA FR

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