Les procédures personnalisées pour votre entreprise. FICHES CLIENTS.

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1 Révisé 07 juin 2007 LES MILLOPROCÉDURES CTMA Express. Les procédures personnalisées pour votre entreprise. FICHES CLIENTS. Accès au programme: Page (C)lients ou page (8)C-LTL, carreau # 2, 1ère ligne. Appuyer sur la touche [Échap.] pour entrer dans le programme. But du programme: Gérer le fichier client. Le système distingue quatre (4) grands types de clients: les clients payeurs, (appelés aussi «facturé à»), les clients expéditeurs (appelés aussi «point d'origine», les clients destinataires (appelés aussi «point de destination» ou «consignataire», les clients prospects, qui n'ont encore jamais fait affaire avec la compagnie mais pour lesquels des soumissions ont été émises. Chaque client possède une fiche contenant les informations pertinentes utilisées par la facturation, la répartition (dispatch), et les comptes à recevoir. Choix du menu: CLIENTS A FACTURER: Ajout Requête Fin Ajout: Permet d'ajouter une nouvelle fiche client. Requête: Permet de rechercher une fiche client existante. Fin: Pour sortir du programme. Copyright MILLOGICIEL INC. 1 sur 6 Reproduction interdite

2 Exemple de fiche client: Code alpha.:[marhal] # compte :[ 4] Raison :[Maritime Paper Produ] Contact 1:[Dave Cameron ] sociale:[cts ] Contact 2:[ ] Adresse rue1:[ ] Téléphone:[ / -. ] rue2:[ ] [ ] ville:[dartmouth ] [NS] Fax:[902/ ] C.P. / zip..:[ ] [I2692] No taxes:[ ] - RÉPARTITION -- <F6> FACTURATION - <F7> Notes:[Full loads only ] Code zone:[hx] Contrats(F/P):[F ] C.r.:[ ][Paper products ] Tarif S7[ ] Y7[ ] Equip. requis:[ ][ ] [ ][ ] F7[ ] E7[ 10.00] Courtier en douane:[ ] Client payeur:[ ] - COMPTABILITÉ - <F8> Etats compte:[o] Jours net:[30] [ 0.00]% escompte a [30] jours Groupe de GL:[01] Vendeur:[ ] Devise CA/US:[C] Compagnie:[CT] Crédit:[ 5000] Solde:[ 0.00] Vol:[ 0] P.[ 0] Description des champs de la fiche client: Code alpha: De 1 à 6 caractères. Ce sont souvent les 3 premiers caractères de la raison sociale du client suivi des 3 premiers caractères de la ville, ou bien les 6 premiers caractères de la raison sociale. L'idée est d'appliquer une règle compréhensible par tous les usagers afin que ce code mnémotechnique permette d'identifier un client rapidement. C'est ce code qui sera utilisé en facturation et dans tous les rapports statistiques. # compte: De 1 à 6 chiffres. Numéro de compte du client, répertorié de la façon suivante: 0 à Facturé à à Livraison à Cueillette à Prospect (# compte attribués automatiquement par le système lors de la demande de cotation...) Copyright MILLOGICIEL INC. 2 sur 6 Reproduction interdite

3 Raison sociale: Raison sociale du client. Vous avez 2 lignes pour l'inscrire. Adresse rue 1 & rue 2: Adresse postale du client. Vous avez aussi 2 lignes pour l'inscrire. Voir MILLUSAGES VOL (ci-joint) pour les règles de cadrâge. Ville: Ville où est situé le client. État/Province: Code de l'état ou de la province. Lorsque le code de la province est «QC», le système ouvre une fenêtre avec le choix de codes zones suivant: 01 Iles de la Madeleine, 20 Montréal, Zone Route X 30 Rimouski, Québec. 01 Iles de la Madeleine 20 Ville de Montreal & env. 30 Rimouski 40 Ville de Quebec & env. QC Ailleurs au Quebec Code zone non requis. Entrez un 'X' pour choisir Lorsque le code de la province est «NB», «NS», ou «PE», le système inscrit automatiquement le code zone «NB», «HX», «PE». C.P. /Zip: Contact 1-2: Téléphone: No taxes: Notes-1-2: Équip.requis: Code postal du client. Noms des responsables pour les opérations. Numéros de téléphone 1 et 2 du contact. Réservé à la comptabilité. Notes utiles à la répartition, facturation. Notes pour la répartition. Copyright MILLOGICIEL INC. 3 sur 6 Reproduction interdite

4 Code zone: Voir en dernière page quand et pourquoi un code zone est requis. Lorsqu'aucun code de zone n'est inscrit, le système propose un choix de code de zone. Si le code de la province est «QC»: Si le code de la province n'est pas «QC»: Zone Route X Iles de la Madeleine 20 Ville de Montreal & env. 30 Rimouski 40 Ville de Quebec & env. QC Ailleurs au Quebec Code zone non requis. Entrez un 'X' pour choisir Zone Route X NB N-B. HX N-S. PE I.P.E. Code zone non requis. CA Canada US Etats-Unis Entrez un 'X' pour choisir Contrats (F/P): Inscrire -F- (par défaut taux fixe dans les cases tarifs), ou -N- pour ne pas facturer de TPS, -NQ pour ne pas facturer de TVQ, -NA pour ne facturer aucune taxes. Tarifs: Laisser les 3 premiers champs en blanc. Le 4ième chmap est utilisé pour inscrire le taux de surcharge de carburant. Le système inscrit le taux courant appliqué par défaut. États compte: Jours nets: Escompte %: O = calcul des frais intérets N = pas de calcul de frais financiers à l'impression de l'état de compte. Valeur par défaut = 30 jrs. Laisser tel quel. Groupe G/L: Pour ventiler les revenus, valeur par défaut 01. Vendeur: NC= Nouveau compte (La comptabilite va assigner le vendeur). Copyright MILLOGICIEL INC. 4 sur 6 Reproduction interdite

5 Devise: C= CAN U= USA Compagnie: Note 1: CT pour CTMA Express. Laisser en blanc. CLIENT PAYEUR: Inscrire le code ALPHA du client à facturer si c'est un tiers. Touche F12: Pour vérifier le nom de la ville au dictionnaire des villes et trouver de code du PC*MILER correspondant. (Si vous ne vérifiez pas la ville par la touche de fonction [F12], le système vérifie que le nom de ville inscrit existe au dictionnaire des villes quand vous appuyez sur la touche [Échap.] pour enregistrer la fiche client. Il ouvre la fenêtre suivante pour vous permettre de choisir le bon nom de ville: -----> NOMS DE VILLE Noms de ville a partir de: Dans cette fenêtre, inscrire les premières lettres du nom de ville recherché et appuyer sur la touche [Retour]. Le système va vous retourner la liste des noms de ville à partir des lettres inscrites. Vous choisissez la ville voulue en déplaçant le curseur sur la ligne souhaitée et en appuyant sur la touche [Échap.]. Touche F11: Shift-F5: Inscrire la localisation géographique. Inscrire la date d'ouverture du compte et les informations des CAP. Terminer par la touche [Échap.] pour enregistrer la fiche. Copyright MILLOGICIEL INC. 5 sur 6 Reproduction interdite

6 Lors de l'ajout d'un nouveau client, le système peut attribuer lui-même un numéro de client si vous n'en avez pas inscrit... Quand vous enregistrez une nouvelle fiche client par la touche [Échap.], le système vous indique que: LE NUMÉRO DE CLIENT MANQUE! Puis, il vous propose de choisir le type de client: Client: Facturable Livraison Ceuillette Prospect Sélectionner le type en appuyant sur la première lettre du type choisi ou en déplaçant le curseur sur le bon choix à l'aide des flèches et en validant votre choix par la touche [Retour]. À propos du champ code "zone". CTMA maintient et publie six (6) tarifs généraux de messagerie (LTL) entre les iles et six (6) zones pour lesquelles il y a une activité économique fréquente pour les résidents et les entreprises des iles. TRAJETS: 30 Rimouski (03) 40 Québec (04) 20 Montréal (12) PE Ile-du-Prince-Edouard NB Nouveau-Brunswick HX Nouvelle-Ecosse Pour que le logiciel sache lequel de ces tarifs s'applique (et pour faciliter le travail de la personne qui fait la prise de commande), il faut spécifier la zone d'origine ou de destination de la marchandise sortante ou entrante aux iles. Le champ "zone" du fichier clientsexpéditeur et clients-destinataire permet d'enregistrer la zone tarifaire pour la messagerie. Remarque: les clients-expéditeur ou les clients-destinataires ne se situant pas dans ces zones tarifaires n'ont pas besoin qu'une valeur soit inscrite dans le champ zone de leur fiche client. Le champ peut rester vide (blanc). Le code zone CA pour Canada ou US pour USA peut être inscrit, mais le système de tarification par route ne s'en servira pas puisque aucune route n'est associée à ces zones. Copyright MILLOGICIEL INC. 6 sur 6 Reproduction interdite