RH - SALAIRES DECOMPTES DE SALAIRE PAR INCAMAIL

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1 A B A C U S D O C U M E N T A T I O N RH - SALAIRES DECOMPTES DE SALAIRE PAR INCAMAIL janvier 2013 / emo / ekl Cette documentation est protégée par des droits d'auteur. En particulier, le droit de copier, exposer, distribuer, traiter, traduire, transmettre ou enregistrer une partie ou l'ensemble du support par n'importe quel média (sous forme graphique, technique, électronique et/ou digitale, y inclus la photocopie et le téléchargement) est strictement réservé à ABACUS Research SA. Toute utilisation dans les cas mentionnés ou dans les cas autres que ceux autorisés par la loi, notamment toute utilisation commerciale, requiert auparavant un accord par écrit d'abacus Research SA. D'après l'art. 67 al. 2 LDA, la violation par métier des droits d'auteurs peut être sanctionnée. Copyright 2012 by ABACUS Research SA, CH-9301 Wittenbach-St.Gall.

2 Sommaire 1 Qu'est-ce qu'incamail Quelle application ABACUS supporte IncaMail Conditions préalables pour IncaMail Enregistrer adresses chez IncaMail Paramètres dans ABACUS Paramètres généraux Paramètres dans la Comptabilité des salaires Comment fonctionne IncaMail dans le décompte de salaire Paramètres dans le programme Quel chemin prend l'incamail Liste de contrôle...11 Décomptes de salaire par IncaMail Page I

3 Qu'est-ce qu'incamail 1 1 Qu'est-ce qu'incamail Extrait de IncaMail, le courrier électronique confidentiel et démontrable IncaMail est un service de la Poste Suisse, simple d utilisation pour l envoi sécurisé et démontrable de courriels confidentiels. Avec IncaMail vous envoyez vos courriels de manière conviviale, flexible, à un prix avantageux et ceci avec la même sécurité et traçabilité qu une lettre recommandée. Qu il s agisse de données commerciales sensibles, de décomptes, d extraits de comptes, de licenciements ou bien encore du courrier administratif, grâce à la technologie brevetée SAFE, vous êtes certain d atteindre votre destinataire directement et tout de suite. 1.1 Quelle application ABACUS supporte IncaMail Pour le moment, IncaMail est intégré dans les Salaires Enterprise et est utilisé pour l'envoi sécurisé par du décompte de salaire. Versions dès V2010 Servicepack Décomptes de salaire par IncaMail Page 2

4 Conditions préalables pour IncaMail 2 2 Conditions préalables pour IncaMail 2.1 Enregistrer adresses chez IncaMail Afin qu'incamail puisse être utilisé dans ABACUS, toutes les adresses voulant envoyer ou recevoir IncaMail doivent être enregistrées chez IncaMail. Cela signifie que votre adresse ainsi que votre nom de connexion et votre adresse de notification se trouvent chez IncaMail. Décomptes de salaire par IncaMail Page 3

5 Paramètres dans ABACUS 3 3 Paramètres dans ABACUS 3.1 Paramètres généraux Compte Admin IncaMail Le compte Admin IncaMail est le compte IncaMail qui se connecte directement chez IncaMail et envoie les IncaMails lorsque les décomptes de salaires sont expédiés. Ce compte ne peut être saisi qu'une seule fois par serveur ABACUS. L'administration IncaMail (programme Q989) se trouve sous Administration Compte administrateur IncaMail par mandant - dès V2012 Dès la version 2012 il faut activer l'envoi IncaMail dans le programme 6311 sous les paramètres. Il n'est possible d'utiliser un compte IncaMail séparé par mandant qu'à partir de cette version Gestion des utilisateurs Une adresse valable doit être consignée sur chaque utilisateur éditant le décompte de salaire. Décomptes de salaire par IncaMail Page 4

6 Paramètres dans ABACUS Fixer champ pour l'employé Dans le programme des Salaires 443, il faut définir le champ utilisant l'adresse . Il est possible d'utiliser ici un autre champ (fichier salaire), afin que cette adresse n'apparaisse pas dans la Gestion des adresses et puisse être modifiée Paramétrer imprimante factice sur serveur S'il n'existe aucune imprimante sur le serveur, une imprimante factice doit être configurée. Décomptes de salaire par IncaMail Page 5

7 Paramètres dans ABACUS Paramètres dans la Comptabilité des salaires et paramètres d'envoi dans la base du personnel L'adresse est, comme d'habitude, saisie dans la base du personnel, si cela est défini de la sorte dans L443. Sous l'onglet DIVERS, dans le champ Mode d'envoi, vous pouvez définir la manière d'envoyer le décompte de salaire: sur papier, via , avec IncaMail - confidentiel via IncaMail - en recommandé Décomptes de salaire par IncaMail Page 6

8 Paramètres dans ABACUS Paramètres sur le gestionnaire d'imprimante Les paramétrages suivants doivent être effectués sur le gestionnaire d'imprimante: Sélectionner paramètres mail. Remplir au moins serveur SMTP et port, ainsi que l'adresse (le reste si nécessaire). Les paramètres dans le gestionnaire d'imprimante sont à vrai dire exclusivement utilisés pour les s normaux. Mais comme un envoi est effectué, ces paramètres sont nécessaires. Décomptes de salaire par IncaMail Page 7

9 Paramètres dans ABACUS Sujet Dans le programme 52 (programme 521 dès V2012), le sujet de l' peut être adapté sous les définitions du décompte de salaire. Décomptes de salaire par IncaMail Page 8

10 Comment fonctionne IncaMail dans le décompte de salaire 4 4 Comment fonctionne IncaMail dans le décompte de salaire 4.1 Paramètres dans le programme 14 Dans le décompte de salaire, il faut activer le switch "Envoi après paramétrage de la base du personnel" (paramètre par défaut). Ainsi, les décomptes seront édités selon l'employé. Bien entendu, des formes mixtes sont aussi possibles (selon paramètres base du personnel): une partie des employés peut recevoir un document imprimé une autre partie reçoit un normal. et ceux qui ont un compte IncaMail reçoivent un IncaMail Grâce au bouton Exécuter, toutes les possibilités peuvent être démarrées en même temps. Vous pouvez bien sûr aussi procéder à une exécution individuelle. Décomptes de salaire par IncaMail Page 9

11 Comment fonctionne IncaMail dans le décompte de salaire Quel chemin prend l'incamail Si les décomptes de salaires sont envoyés avec IncaMail, le processus suivant est déclenché: 1. Le Printspooler ABACUS prépare les décomptes de salaire (explication simplifiée). 2. Les décomptes de salaires sont envoyés à l'administrateur IncaMail grâce à une liaison codée. 3. IncaMail envoie une "Notification" à chaque employé. Le destinataire ne peut se connecter à IncaMail que grâce au lien annexé. Il peut alors consulter, transmettre, imprimer etc. son décompte de salaire Mode d'envoi mal paramétré (IncaMail vs. mail) Si le mode d'envoi est paramétré en IncaMail et le destinataire n'est pas enregistré chez IncaMail, un avis est tout de même envoyé par IncaMail. Le destinataire peut s'enregistrer par la suite chez IncaMail et lire le mail s'il le souhaite IT interne, mail et pare-feu Le serveur ABACUS envoie des s au serveur mail interne (voir ci-dessus). Les IncaMails sont directement envoyés. Le serveur ABACUS établit une liaison SMTP avec le serveur IncaMail (im.post.ch (SMTP et TLS)) - le mieux est d'enregistrer le serveur ABACUS dans le pare-feu et d'ouvrir les liaisons et ports (port 25 inclus) nécessaires En cas de problème Lors de nos tests, il est arrivé que le Printspooler n'ait plus imprimé, car un pilote d'imprimante ne fonctionnait pas correctement. En supprimant le pilote d'imprimante et redémarrant les services ABACUS, les mails et jobs d'impression retenus ont ensuite été exécutés. De ce fait, contrôler le log de l'imprimante, ainsi que la file d'attente d'impression (selon le genre d'installation - le support technique pourra vous aider). Si des documents restent bloqués dans le répertoire abac\tmp_server\.print, il faut les supprimer et redémarrer les services ABACUS. Décomptes de salaire par IncaMail Page 10

12 Comment fonctionne IncaMail dans le décompte de salaire Liste de contrôle Liste de contrôle Conclure contrat IncaMail Paramètres dans ABACUS Enregistrer administrateur IncaMail Programme Activer l'envoi IncaMail (seulement à partir de la version 2012) Enregistrer adresse dans la Gestion des utilisateurs Indication Ne doit être effectué que sur les utilisateurs envoyant des décomptes de salaire. Programme 443 Définir champ Paramétrer imprimante factice sur le serveur (s'il n'y a encore aucune imprimante) Programme 31 Enregistrer adresse et paramètres d'envoi sur tous les employés Enregistrer paramètres sur le gestionnaire d'imprimante Programme 52 (dès V2012 programme 521) - Enregistrer objet Destinataire de décompte de salaire Ouvrir compte IncaMail Indication Lorsque toutes les configurations ont été effectuées, nous vous recommandons de redémarrer les services ABACUS. Décomptes de salaire par IncaMail Page 11

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