L Espace Notarial est accessible depuis tout ordinateur connecté à Internet à l adresse

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2 I P R É A M B U L E Le présent document a pour objectif de guider les clients et partenaires d une étude notariale dans la découverte de son espace d échange de documents : l Espace Notarial. L Espace Notarial permet au notaire de partager et d échanger des documents sur Internet en les rendant accessibles à l ensemble de ses clients et partenaires (établissements bancaires, collectivités locales, géomètres experts, ). Service du réseau Intranet Notarial, hébergé dans des conditions optimales de sécurité et de disponibilité, l Espace Notarial répond aux exigences du notaire d assurer la confidentialité des échanges avec ses clients. L Espace Notarial est accessible depuis tout ordinateur connecté à Internet à l adresse Il est recommandé d utiliser un navigateur récent tel Internet Explorer ou Firefox. Il n est pas compatible avec des navigateurs anciens comme Netscape 4.7 l'écran de connexion des utilisateurs 2 M a n u e l u t i l i s a t e u r c l i e n t

3 II 1 L UTILISATION DE L ESPACE NOTARIAL Le login et le mot de passe de l utilisateur Quand un utilisateur est inscrit la première fois par un notaire, un , envoyé automatiquement, lui indique son mot de passe et l invite à prendre contact avec l étude notariale afin que lui soit communiqué son login. d envoi du mot de passe La communication du login et du mot de passe a volontairement été scindée en deux étapes distinctes afin de sécuriser au maximum l accès aux documents publiés dans l Espace Notarial. Le login est une chaîne alphanumérique composée de quelques lettres empruntées au prénom et au nom de l utilisateur ainsi que d un nombre aléatoire fourni par le système. Le mot de passe, d une longueur minimale de 6 caractères sera modifié par l utilisateur lors de la première connexion. La probabilité qu un tiers trouve la combinaison «login/mot de passe» est quasiment nulle. Ce procédé assure la sécurisation de l accès à l Espace Notarial. M a n u e l u t i l i s a t e u r c l i e n t 3

4 Toutefois, afin de maintenir ce niveau de sécurité, il est recommandé à tout utilisateur de : Ne jamais communiquer son login et son mot de passe, Ne pas utiliser de mot de passe classique comme sa date de naissance ou toute autre information facilement accessible, Penser à modifier périodiquement son mot de passe, Répondre par la négative si le navigateur propose de retenir le mot de passe pour automatiser les connexions ultérieures. A tout moment pendant la consultation, l utilisateur peut modifier son mot de passe (bouton «nouveau mot de passe» dans la barre de menu). En cas de perte du mot de passe, l utilisateur peut effectuer une demande de réinitialisation en cliquant sur le lien «Mot de passe oublié?». Il lui sera demandé son login, son nom et son adresse électronique. Un lui sera automatiquement renvoyé avec un nouveau mot de passe. En cas de perte de votre login, prenez contact avec votre notaire. 2 L accès à un dossier Choix du dossier à consulter puis le dossier que vous souhai- Sur la page d accueil, sélectionner l espace client tez consulter M a n u e l u t i l i s a t e u r c l i e n t

5 a Consultation d un dossier Chaque utilisateur est prévenu automatiquement par de tous les événements concernant le dossier (publication d un nouveau document, d une nouvelle version d un document ou d un commentaire). Consultation d'un dossier L écran du dossier est composé de trois parties : A gauche 1 la liste des sous dossiers, avec entre parenthèses, le nombre de documents qu ils contiennent, Au centre 2 la zone de consultation des éléments du dossier, A droite 3 les boutons donnant accès aux principales fonctions (synthèse d activité, création d un commentaire, recherche de documents, ). M a n u e l u t i l i s a t e u r c l i e n t 5

6 b Suivi de l activité Une synthèse d activité liste les documents publiés, les commentaires et les utilisateurs du dossier. Synthèse d activité du dossier Les documents sont triés par ordre chronologique de publication (du plus récent au plus ancien). Le système affiche leur nom, sous dossier d appartenance et auteur. Par défaut, la liste ne présente que les 5 derniers documents publiés. Le bouton «afficher tous les documents» permet d afficher l intégralité des documents publiés. Les commentaires sont affichés avec leur titre et celui de leur auteur. Par défaut, la liste ne présente que les 5 derniers commentaires publiés. Le bouton «afficher tous les commentaires» permet d afficher l intégralité des commentaires publiés. Les utilisateurs sont affichés avec leur fonction et la date de leur rattachement au dossier. 6 M a n u e l u t i l i s a t e u r c l i e n t

7 3 Affichage de la liste des documents contenus dans un sous dossier Cliquer dans le menu de gauche sur le nom du sous dossier souhaité. Le nombre de documents contenus dans chaque sous dossier est indiqué entre parenthèses. 4 Consultation des documents Cliquer sur le nom du document que vous souhaitez consulter. Consultation d'un document La description du document s affiche au centre de l écran. Elle comprend : - Le nom du document, - L auteur et la date de publication, - Le numéro de version, - La description du document et les remarques de l auteur de la version en cours, - Le téléchargement du fichier joint, - La possibilité de saisir un commentaire. M a n u e l u t i l i s a t e u r c l i e n t 7

8 5 Téléchargement du fichier joint au document - cliquer sur le bouton «télécharger», Téléchargement d'un document - Pour afficher le fichier immédiatement à l écran, cliquer sur «Ouvrir». - Pour enregistrer le fichier sur le poste de travail, cliquer sur le bouton «Enregistrer», sélectionner le répertoire de destination et cliquer sur «enregistrer». 6 Consulter une version précédente d un document Pour consulter les versions précédentes d un document. - dans la partie supérieure de la fenêtre, cliquer sur le bouton «Versions précédentes», - dans la liste des versions, cliquer sur «Télécharger» pour accéder au fichier joint. 8 M a n u e l u t i l i s a t e u r c l i e n t

9 7 L utilisation des commentaires Les commentaires permettent aux utilisateurs d échanger des informations avec l étude sur le dossier en cours (remarques, suggestions, informations complémentaires). Le commentaire est lié au dossier et non à un document en particulier. Pour publier un commentaire, cliquer dans le menu de droite sur le bouton «Commentaires» puis sur «Nouveau commentaire». Publication d'un commentaire Saisir le sujet 1 et votre commentaire 2. Tous les membres du dossier seront prévenus par de la publication de votre commentaire 3. envoyé suite à la publication d'un commentaire M a n u e l u t i l i s a t e u r c l i e n t 9

10 III LES BULLETINS D INFORMATION Les bulletins d information permettent au notaire de communiquer des informations d ordre général à ses clients (présentation générale de l étude, lettre d information à l attention de la clientèle, informations conjoncturelles ou juridiques, ). Chaque utilisateur peut consulter et télécharger tous les articles publiés dans les bulletins d informations. Depuis la page d accueil, cliquer sur le nom de la rubrique du bulletin d information pour afficher la liste des articles qui s y trouvent publiés. Cliquer sur le nom de l article pour le consulter. Consultation d'un article du bulletin d'information Pour accéder au fichier joint, cliquer sur le bouton «télécharger», puis sur «ouvrir» dans la fenêtre de téléchargement de fichier. Pour garder une copie du document, utiliser la fonction d enregistrement. 10 M a n u e l u t i l i s a t e u r c l i e n t

11 IV FORMAT DES DOCUMENTS Le tableau ci dessous liste les principaux types de fichiers reconnus par l Espace Notarial ainsi que les programmes à utiliser pour ouvrir ces derniers et l icône qui les représente. Extension Type Programme à utiliser.bmp Image bmp Photoshop - Paint - Photo Editor.cms Fichier signé électroniquement selon installation.csv Fichier texte structuré Excel.doc Fichier Word Word.dwg Fichier AutoCAD AutoCAD - Viewer dwg.gif Image gif Photoshop - Paint - Photo Editor.htm.html Page html Internet Explorer - FireFox.jpg.jpeg Image jpeg Photoshop - Paint - Photo Editor.p7m Fichier signé électroniquement selon installation.pdf Fichier pdf Acrobat Reader.ppt.pps Présentation PowerPoint Powerpoint.rar Fichier compressé Winrar.rtf Document bureautique Word.txt Fichier texte Notepad - Word.xls Tableau Excel Excel.xml Fichier xml Internet Explorer - FireFox.zip Fichier compressé Winzip M a n u e l u t i l i s a t e u r c l i e n t 11

12 ( ) En cas de difficulté de navigation ou de consultation, n hésitez pas à prendre contact avec votre notaire qui vous guidera efficacement

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